Cele Mai Frecvente 13 Greseli In Project Management

Ministerul Integrårii Europene

PROIECT FINANŒAT DE UNIUNEA EUROPEANÅ

Phare - Coeziune Economicå æi Socialå

Cele mai frecvente 1 3 greseli facute de solicitantii de finantare nerambursabila 1. Solicitant æi /sau partener neeligibil

2. Neconformitate administrativå

3.

4.

Proiect neeligibil

Activitåœi neeligibile

5. Bugetul solicitat nu se încadreazå în limitele finanœårilor nerambursabile æi ale procentajului de co-finanœare a proiectului

6. Grupuri œintå neeligibile

7. Durata incorectå a proiectului

8. Supraestimarea costurilor eligibile

9. Incompatibilitate între buget æi metodologie

10. Greæeli de aritmeticå în calculul bugetului 11. Documentaœie însoœitoare incompletå 12. Cereri scrise de mânå

13. Nerespectarea Ghidului Solicitantului

Pliant publicat de Ministerul Integrårii Europene. Conœinutul acestui material nu reprezintå în mod necesar poziœia oficialå a Uniunii Europene æi a Guvernului României Acest document a fost elaborat de cåtre echipa de asistenœå tehnicå a proiectului ”Suport pentru organizarea campaniei de conætientizare æi facilitare a pregåtirii cererilor de finanœare” Programul Phare 2002 - Coeziune Economicå æi Socialå Anul publicårii: 2005

Introducere

Punctul culminant al unei munci de luni de zile îl reprezintå cererea dvs. de finanœare nerambursabilå - acea multitudine de hârtii care vå acapareazå rapid întreaga atenœie æi preocupare. Cu toate acestea, dosarul dvs. atât de preœios nu reprezintå pentru Autoritatea Contractantå decât una dintre multele cereri. Trebuie så înœelegeœi æi så respectaœi fiecare instrucœiune în parte ca så vå asiguraœi cå sunteœi pe drumul cel bun spre finanœare. De aceea trebuie så acordaœi atenœie tuturor detaliilor. Aceastå broæurå prezintå greæelile cele mai frecvent întâlnite în solicitårile de finanœare nerambursabilå. Poate nu o så vå vinå så credeœi, dar lista include æi greæeli precum “Solicitårile trebuie dactilografiate/adicå scrise la calculator, æi nu de mânå”. Tot în acestå broæurå sunt câteva sfaturi practice care vå ajutå så evitaœi greæelile æi sugestii privind respectarea cerinœelor din instrucœiuni. Acest document este un rezumat util al punctelor esenœiale pe care trebuie så le respectaœi când vå pregåtiœi æi când redactaœi cererea de finanœare. El include o prezentare completå a fiecårei secœiuni a solicitårii de finanœare, care så vå atragå permanent atenœia. Este aæadar o resurså utilå pe care toœi solicitanœii ar trebui så o citeascå, så o imprime æi så o afiæeze pe perete în faza de pregåtire a cererii de finanœare nerambursabilå.

Solicitant æi /sau partener neeligibil

1

Ghidul Solicitantului defineæte clar solicitanœii æi partenerii eligibili (secœiunea “Eligibilitatea solicitanœilor: cine poate solicita finanœare” æi “Parteneriat æi eligibilitatea partenerilor”). Eligibilitatea solicitantului æi a partenerilor rezultå din: - Descrierea organizaœiei solicitante incluså în Formularul de cerere de finanœare. - Descrierea partenerilor incluså în Formularul de cerere de finanœare. - Documentele însoœitoare (actul constitutiv) ale organizaœiei solicitante, incluse ca anexå la Formularul de cerere de finanœare.

Exemplu

3 7

În Ghidul Solicitantului corespunzåtor unei scheme de finanœare pentru dezvoltarea resurselor umane, se precizeazå cå aplicanœii eligibili sunt organizaœiile publice sau non-publice, non-profit sau orientate spre obœinerea de profit. O societate comercialå, fie cå are capital privat sau de stat, este în acest caz eligibilå pentru obœinerea finanœårii.

Dacå activitåœile descrise în proiect nu sunt incluse în documentele statutare, cererea va fi respinså. ACEST LUCRU ESTE VALABIL æI PENTRU PARTENERII SOLICITANŒILOR.

Cele mai frecvente 1 3 greseli facute de solicitantii de finantare nerambursabila

Neconformitate administrativå

2

În ceea ce priveæte conformitatea administrativå, Ghidul solicitantului conœine menœiuni foarte concrete privind eligibilitatea administrativå (secœiunea: “Eligibilitatea solicitanœilor: cine poate solicita finanœare”). Solicitanœii trebuie så includå în cererile lor de finanœare o declaraœie din care så reiaså cå ei æi partenerii lor nu fac parte din nici una dintre categoriile urmåtoare: •

• • •

•

•

sunt în stare de faliment sau de lichidare, afacerile acestora sunt administrate de cåtre instanœe, au încheiat înœelegeri cu creditorii, æi-au suspendat activitatea de afaceri, se supun procedurilor privind aceste aspecte, sau se aflå într-o situaœie asemånåtoare, rezultatå dintr-o procedurå similarå prevåzutå în legislaœia sau reglementårile naœionale;

au fost condamnaœi pentru abuz în serviciu printr-o hotårâre ce are autoritate de lucru judecat; se fac vinovaœi de abuz grav în serviciu, dovedit prin orice mijloace pe care Autoritatea Contractantå le poate justifica; nu æi-au îndeplinit obligaœiile legate de plata contribuœiei la asiguråri sociale sau de plata impozitelor în conformitate cu prevederile legale ale œårii în care îæi desfåæoarå activitatea sau ale œårii cåreia îi aparœine Autoritatea Contractantå sau cu cele ale œårii în care urmeazå så se deruleze contractul;

în cazul lor s-a pronunœat o hotårâre care are autoritate de lucru judecat pentru înæelåciune, corupœie, apartenenœa la o organizaœie criminalå sau implicarea în orice fel de activitate ilegalå, contrare intereselor financiare ale Comunitåœii; urmare a unei alte proceduri de procurare sau de acordare a unei subvenœii finanœate din bugetul Comunitåœii, s-au constatat încålcåri grave ale contractului constând în nerespectarea obligaœiilor contractuale.

• • • •

•

nu æi-au îndeplinit obligaœiile de platå a contribuœiilor de asiguråri sociale conform prevederilor legale ale œårii în care sunt stabiliœi; nu æi-au îndeplinit obligaœiile fiscale conform prevederilor legale ale œårii în care sunt stabiliœi;

sunt vinovaœi de a fi furnizat informaœii eronate æi menite så inducå în eroare Autoritåœile Contractante, în scopul de a participa la licitaœii sau contractare; fac obiectul unei declaraœii de încålcare gravå a contractului pentru nerespectarea obligaœiilor aferente unui alt contract încheiat cu aceeaæi sau cu o altå autoritate contractantå sau unui alt contract finanœat din fonduri comunitare;

au încercat så obœinå informaœii confidenœiale sau så influenœeze comitetul sau Autoritatea Contractantå în timpul procesului de evaluare aferent licitaœiei curente sau unor licitaœii anterioare.

7

Dacå solicitantul sau partenerii såi se încadreazå în oricare dintre categoriile menœionate, cererea de finanœare VA FI RESPINSÅ.

Cele mai frecvente 1 3 greseli facute de solicitantii de finantare nerambursabila

3

Proiect neeligibil Secœiunea “Eligibilitatea proiectelor: proiecte pentru care se poate solicita finanœare” din Ghidul solicitantului defineæte proiectele eligibile pentru finanœare. Solicitanœii justificå eligibilitatea proiectelor lor în anumite secœiuni specifice ale cererii de finanœare: -

Exemplu

Rezumat Obiective Justificare Descrierea detaliatå a activitåœilor Metodologie

3

Se lanseazå un program de finanœare, iar proiectele eligibile se referå la acœiuni privind drepturile omului æi democraœia. Asta înseamnå cå dacå un ONG cu activitate în domeniul protecœiei mediului depune o cerere de finanœare pentru un proiect privind educaœia în domeniul protecœiei mediului, cererea sa va fi respinså.

7

Solicitanœii trebuie så pregåteascå proiecte care corespund domeniului de aplicare æi scopurilor programelor de finanœare existente æi nu så încerce så adapteze programele de finanœare existente la ideile lor de proiecte.

Activitåœi neeligibile

4

Eligibilitatea activitåœilor din cadrul proiectului propus este descriså în “Eligibilitatea proiectelor - Secœiunea Tipul activitåœilor” din Ghidul Solicitantului. Solicitantul justificå eligibilitatea activitåœilor propuse în secœiunile “Descriere detaliatå a activitåœilor” æi “Metodologie” din cererea sa de finanœare.

Exemplu

3

O companie aplicå pentru obœinerea de fonduri printr-o schemå de finanœare pentru dezvoltarea resurselor umane. Proiectul propus prevede organizarea unor cursuri de instruire în utilizarea calculatorului, adresate angajaœilor administraœiei publice din judeœ. Aceastå activitate este eligibilå pentru finanœare.

7

Dacå solicitantul propune un proiect ale cårui activitåœi principale sunt neeligibile, Comitetul de evaluare va respinge proiectul.

Cele mai frecvente 1 3 greseli facute de solicitantii de finantare nerambursabila

Bugetul solicitat nu se încadreazå în limitele finanœårilor nerambursabile æi al procentajului de cofinanœare a proiectului

5

Limita superioarå æi inferioarå a bugetului sunt specificate clar în Ghidul Solicitantului, în secœiunile: - Bugetul disponibil al sprijinului financiar acordat de Autoritatea Contractantå; - Surse de finanœare necesare din bugetul solicitantului. Finanœårile nerambursabile nu acoperå 100% costurile eligibile ale proiectului.

Volumul finanœårii solicitat Autoritåœii Contractante trebuie så se încadreze în limitele stabilite de Ghidul Solicitantului.

3 7

În plus, solicitantul (æi partenerii såi) trebuie så dispunå de resursele financiare necesare pentru a acoperi diferenœa conform Ghidului solicitantului.

Exemplu

Volumul minim al finanœårii nerambursabile: 10.000 Euro. Volumul maxim al finanœårii nerambursabile: 50.000 Euro. Finanœarea nerambursabilå nu trebuie så depåæeascå 80% din totalul costurilor eligibile ale proiectului. Diferenœa trebuie finanœatå din resursele proprii ale solicitantului, sau din alte surse decât bugetul Comisiei Europene.

Acest lucru înseamnå cå restul de 20% trebuie acoperit din resursele proprii ale solicitanœilor (æi/sau partenerilor).

Exemplu

3

Volumul finanœårii nerambursabile solicitate nu trebuie så fie mai mic de 10.000 EURO æi nici mai mare de 50.000 EURO. Dacå totalul costurilor eligibile se ridicå la 42.000 EURO, finanœarea solicitatå nu trebuie så depåæeascå 33.600 EURO (adicå 80% din 42.000 EURO). Diferenœa, adicå 42.000 - 33.600 = 8.400 EURO trebuie finanœatå din resursele proprii ale solicitantului æi acest lucru trebuie domonstrat în mod corespunzåtor în secœiunea intitulatå “Surse de finanœare ca parte a bugetului solicitantului”.

7

Dacå solicitantul NU SATISFACE condiœiile sus menœionate, cererea sa de finanœare va fi respinså.

Cele mai frecvente 1 3 greseli facute de solicitantii de finantare nerambursabila

Grupuri œintå neeligibile

6

Solicitanœii demonstreazå cå proiectul lor este eligibil în urmåtoarele secœiuni ale cererilor lor de finanœare: -

Exemplu

Descriere detaliatå a activitåœilor; Metodologie; Impactul estimat asupra grupurilor œintå.

3

Grupurile œintå din cererea de finanœare trebuie så fie CLAR DEFINITE, iar terminologia folositå în întreaga cerere de finanœare trebuie så fie aceeaæi. De exemplu: termenul “cursant” nu trebuie înlocuit cu “student” (deoarece este posibil ca acesta din urmå så nu desemneze un grup œintå eligibil).

7

Unele dintre proiectele propuse de solicitanœi nu œin cont de grupurile œintå indicate în Ghid, sau grupurile œintå menœionate în cererea de finanœare nu sunt definite în mod clar.

Durata incorectå a proiectului

7

Proiectul are o duratå specificå æi clar definitå în Ghidul Solicitantului (secœiunea “Dimensiunea proiectelor Duratå”). Durata proiectului propus de solicitant se indicå în secœiunea “Duratå æi Plan de acœiune” din cererea de finanœare.

Exemplu

3

Durata proiectului nu poate så depåæeascå 18 luni.

7 3

Dacå durata proiectului este mai mare de 18 luni, este bine ca solicitanœii så reducå unele activitåœi pentru a se putea încadra în durata programului de finanœare.

Dacå durata propuså în cererea de finanœare depåæeæte durata indicatå în Ghid, cererea va fi respinså.

Cele mai frecvente 1 3 greseli facute de solicitantii de finantare nerambursabila

Supraestimarea costurilor eligibile

8

7 3 7

Secœiunea “Eligibilitatea costurilor: costuri care pot fi luate în considerare pentru finanœarea nerambursabilå” din Ghidul solicitantului indicå în mod clar costurile eligibile pentru finanœare.

Solicitanœii nu trebuie så supraestimeze costurile pentru a primi un volum mai mare de finanœare.

Exemplu

Unele dintre costurile eligibile din bugetul cererilor de finanœare sunt supraestimate, de ex. 35.000 EURO pentru o maæinå. În aceastå situaœie, Comitetul de evaluare poate så reducå bugetul alocat pentru acest articol bugetar (dar nu poate realoca surplusul la o altå linie bugetarå).

Apare aici un risc, æi anume în cazul în care Comitetul de evaluare reduce costurile supraestimate conform preœurilor pieœei, atunci volumul finanœårii nerambursabile poate så scadå sub limita minimå indicatå în Ghid æi deci cererea de finanœare så fie respinså.

Incompatibilitate între buget æi metodologie

9

3 7

Metodologia æi acœiunile - activitåœile prezentate de solicitanœi trebuie så fie compatibile unele cu altele, conform secœiunii “Metodologia æi bugetul acœiunii” din Ghidul Solicitantului.

Exemplu

Unele puncte din buget nu sunt justificate în descrierea proiectului, sau, în unele cazuri, din partea descriptivå (metodologia solicitantului) decurge nevoia de anumite articole/activitåœi, dar acestea nu se regåsesc în buget.

În aceastå situaœie, este posibil ca cererea så fie respinså datoritå lipsei de coerenœå.

Cele mai frecvente 1 3 greseli facute de solicitantii de finantare nerambursabila

Greæeli de aritmeticå în calculul bugetului

1 0

3 7 3 7

Solicitanœii justificå sumele pe care le cer în secœiunea “Foaia de calcule bugetare” din cererea lor de finanœare.

Exemplul 1

Suma efectivå a liniilor bugetare defalcatå este diferitå de suma solicitatå.

Acest lucru înseamnå cå bugetul prezentat de solicitant conœine procentaje greæite ale finanœårii solicitate æi ale contribuœiei proprii prevåzute.

Exemplul 2

Foaia de calcul a bugetului din cererea de finanœare nu cuprinde decât valoarea finalå a sumei solicitate.

Toate liniile bugetare necesare trebuie completate æi calculate. Dacå se prezintå numai valoarea finalå fårå justificårile/calculele corespunzåtoare, este posibil ca cererea så fie respinså.

Documentaœie însoœitoare incompletå

11

Documentele necesare aferente cererii de finanœare sunt enumerate în secœiunea “Cererea de finanœare” æi documente suport din Ghidul Solicitantului. Solicitanœii trebuie så includå în dosarul pe care îl depun pentru a obœine o finanœare nerambursabilå documentele enumerate în “Lista de verificare a documentelor suport din formularul cerere de finanœare”.

7

Un solicitant uitå så includå în documentaœia depuså CV-urile experœilor responsabili cu activitåœile cheie ale proiectului. În acest caz, el nu mai poate face completåri ulterioare, iar cererea sa de finanœare este respinså.

Cele mai frecvente 1 3 greseli facute de solicitantii de finantare nerambursabila

1 2

Cereri scrise de mânå

7

Ghidul Solicitantului specificå în mod clar cå cererile de finanœare nu trebuie så fie scrise de mânå. (Secœiunea: “Cererea de finanœare æi documente suport”).

Conform Ghidului, cererile trebuie så fie dactilografiate/scrise la calculator æi NU de mânå; în caz contrar, ele vor fi respinse.

Nerespectarea Ghidului Solicitantului

1 3

7

Solicitanœii interesaœi trebuie så citeascå cu atenœie Ghidul æi så-æi completeze cererea de finanœare în mod corespunzåtor.

Solicitanœii NU TREBUIE SÅ ŒINÅ CONT de ghidurile aferente unor programe de finanœare anterioare.

Cele mai frecvente 1 3 greseli facute de solicitantii de finantare nerambursabila