Cara Membuat Mail Merge

CARA MEMBUAT MAIL MERGE

mail Merge adalah sebuah solusi untuk membuat sebuah surat, atau dokumen lain seperti sertifikat dsb, dimana dokumen utama ( data source ) sama tetapi ditujukan kepada orang banyak. Berikut adalah langkah-langkah membuat mail merge : 1. Buatlah

data

source

atau

dokumen

utama

yang

akan

dicetak,

contohnya

sbb

:

klik Tools, lalu Letters and Mailings, lalu Mail Merge 2. Pada sisi kanan layar akan tampak tampilan baru, lalu klik di Letters pada menu Select document type, dan pada bagian bawah Step 1 of 6 klik Next: Starting Document

3. Lalu

pilih

Use

the

current

document

pada

Select

Starting

Document

lalu

klik

Next

4. Lalu klik Type a new list lalu create (perhatikan gambar):

5. Maka pada layar akan muncul tampilan sebagai berikut, klik Costumize disesuaikan

dengan

kebutuhan

untuk meng-edit kolom-kolom yang akan data source

6. Lalu klik delete untuk menghapus fields names sesuai kebutuhan, misalnya pada data disini hanya dipakai empat fields

7. Setelah terdapat empat kolom maka silakan klik rename dan ubah Fields name sesuai dengan kebutuhan,

8. Setelah meng-edit fieldsname , silakan masukan data atau keterangan yang akan ditambahkan pada kolom address list, untuk menambah address list silakan klik new entry sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan.

9.

10. Setelah

selesai

memasukan

data,

silakan

close

dan

save

data

yang

telah

dimasukan

11. Setelah disave maka akan muncul tabel yang telah dibuat tadi, lalu klik Edit untuk memilih atau meng-edit kolom-kolom yang

sudah diisi. Setelah yakin silakan klik OK untuk keluar. 12. Selanjutnya masukan data source ke dokumen master dengan meng-klik Insert Merge Field seperti terlihat pada gambar dibawah ini dan akan muncul tampilan sbb :

13. Klik Insert satu persatu untuk memasukan data source ke dokumen master, dan akan terlihat tampilan sbb :

14. Untuk melihat hasil data yang sudah diinput, maka silakan klik View Merged Data dan untuk melihat satu persatu, klik previous record atau next record seperti terlihat pada gambar berikut :