Cap

1

1.

INTRODUCERE

Obiective si notiuni de baza : •

Schimbari si evolutii fundamentale in societataea moderna sub impactul noilor tehnologii informationale si de comunicatii

•

Caracteristicile societatii informationale ca societate bazata pe cunoastere, comparativ cu societatea industriala

•

Factorii de influenta asupra managementului firmei moderne

•

Informatia si cunoasterea in management

•

Conceptul de sistem in management

•

Sistemul informatic si sistemul informational in management

2

1.0 Societataea informationala ca societate a cunoasterii În mediul concurenţial globalizat, care se dezvoltă în ultimii ani sub impactul noilor tehnologii informaţionale si de comunicatii(TIC), apar noi oportunităţi, pin care firmele şi toate tipurile de organizaţii îşi pot desfasura activitatea, atât pentru a prospera cat şi pentru a supravieţui. Un nou mod de a obţine, prelucra şi utiliza datele, informaţiile şi cunoaşterea, se impune în extinderea activităţilor pe arii geografice mari, în realizarea sau oferirea bunurilor sau serviciilor, în schimbarea sau remodelarea conţinutului şi conexiunilor în fluxurile materiale sau informaţionale ce însoţesc orice activitate şi, în final, în modul în care se realizează managementul. Trei scimbări fundamentale caracterizează activităţile care se desfăşoară la scară globală: apariţia economiei globalizate, transformarea economiei şi societăţii industriale într-o economie a serviciilor bazate pe informaţii şi cunoaştere, transformarea a însăşi modului în care se realizează organizarea şi managementul. Aceste schimbări se pot prezenta într-o formă concentrată, ca în Tabelul 1. Tabelul 1 Schimbări majore în societatea modernă Globalizarea • Competiţia la nivelul pieţelor internaţionale • Grupuri de lucru la nivel global • Sisteme de distribuţie la nivel global • Managementul şi controlul la nivelul pieţelor globalizate

Transformarea economiei de tip industrial • Economie bazată pe informaţie şi cunoaştere • Noi produse şi servicii • Cunoaşterea – un activ productiv strategic • Competiţie bazată pe timp • Productivitate crescută • Mediu în schimbare, cu cicluri de viaţă mai scurte la produse

Transformarea firmei • • • •

Aplatisarea organizării Descentralizarea Flexibilzarea Independenţă de locaţie • Costuri scăzute pentru tranzacţii şi coordonare • Lucrul în echipă şi munca în colaborare

Apariţia economiei globalizate se bazează pe faptul că succesul unei firme moderne depinde de abilitatea ei de a opera 24 ore pe zi la nivel global. Capacitatea de a opera 24 ore pe zi în diferite medii naţionale, de a comunica cu furnizorii, distribuitorii şi clienţii, presupune existenţa unor sisteme informaţionale puternice, care să furnizeze soluţii şi răspunsuri necesare managerilor. Clienţii pot accesa şi valorifica informaţii existente pe pieţele internaţionale privind preţurile şi alte facilităţi privind achiziţionarea de produse şi servicii.

3

Transformarea economiilor de tip industrial în economii bazate pe informaţii şi cunoaştere, care devin o bază a realizării bunăstării pentru ţările dezvoltate. Procesele de fabricaţie şi alte activităţi care au ca rezultat bunuri şi servicii cu valoare adăugată mică sunt transferate spre ţările mediu şi slab dezvoltate. Noua revoluţie în restructurarea forţei de muncă a apărut spre sfârşitul secolului 20, odată cu apariţia şi dezvoltarea rapidă a produselor şi serviciilor care încorporează valoare adăugată mare, cerand un procent mare de informare, cunoaştere şi inovare în realizarea lor. Intensificarea utilizării cunoaşterii în produsele tradiţionale, cum ar fi automobilele, avioanele etc., a dus la o reponderare a specialiştilor, inginerilor şi proiectanţilor în detrimentul munciltorilor tradiţionali (blue collar). În ultimii 10 15 ani au apărut firme şi organizaţii noi, care au ca obiective producerea, prelucrarea şi distribuirea informaţiei sau cunoaşterii acumulate la nivel mondial. Caracteristica de bază a noii economii (digitale, informaţionale) se regăseşte în modificarea radicală a ponderii în structurarea resursei umane pe parcursul a cca 100 ani în SUA şi alte ţări dezvoltate, aşa cum se prezintă în Tabelul 2. Noile TIC reprezintă mai mult de 70% din capitalul investit în industria de servicii din domeniul finanţelor, băncilor si asigurărilor etc. Tabelul 2.Restructurarea resursei umane în economia bazată pe informaţii şi cunoaştere Compoziţia (RU)

resursei

umane

% din RU utilizată

1900 - 1910 RU în agricultură 40 RU în fabricaţie (blue collar) 40 RU în activităţi bazate pe 14 informaţii şi cunoaştere (white collar) RU în servicii 6 Sursa: US Department of Commerce

1950 - 1960 10 45 35

1990 - 2000 ≈3 23 60

10

14

În noua economie, suntem martorii dezvoltării unui alt mod de a trăi, munci sau comunica, datorită noilor oportunităţi oferite de noile tehnologii. O imagine sintetică asupra caracteristicilor societăţii industriale si societăţii informaţionale, bazate pe cunoaştere, se prezintă în Figura 1[GURM95].

4 S o c ie t a t e a in f o r m a ţ io n a lă - s o c ie t a t e a c u n o a ş te r ii

S o c ie t a t e a in d u s t r ia lă

  



A m p lific a r e a ş i în lo c u ir e a m u n c ii f iz ic e C r e ş t e r e a p r o d u c tiv it ă ţ ii m u n c ii f iz ic e I n d iv id u a liz a r e

   P o lu a r e

 

   

U z in a m o d e r n ă c u m e c a n iz a r e ş i a u t o m a t iz a r e R e a liz a r e a d e b u n u r i ş i s e r v ic ii s ta n d a rd

E P D D

 D e z e c h ilib r e la s c a r ă g lo b a lă  R is ip a ş i e p u i z a r e a r e s u r s e l o r n a tu r a le

 D e z v o lta re d u r a b ilă



 C o n s e rv a re a n a tu r ii

 

 R a ţ io n a liz a r e a c o n s u m u lu i ş i r e c i c l a r e a r e s u r s e lo r

c o n o m ia d e p ia ţ ă r o f itu l e m o c r a ţ ia p a r la m e n t a r ă r e p t u r ile o m u lu i

S o c ie ta te a d e c o n s u m  U r b a n iz a r e  M o to r iz a r e  A g re m e n t

S o c ie ta te a b u n ă s tă r ii s o c ia le ş i a c o n s u m u lu i p e n tr u tim p u l lib e r

   

A m p lific a re a ş i în lo c u ire a a c t iv it ă ţ ii in t e le c t u a le ( d e r u t in ă ) C r e ş t e r e a p r o d u c tiv it ă ţ ii m u n c ii in t e le c t u a le S in e r g is m , d e z v o lt a r e d u r a b ilă S is te m e in te g ra te d e c a lc u la t o a r e ş i c o m u n ic a ţ ii S is t e m e m u lt im e d ia R e a liz a r e a d e b u n u r i ş i s e r v ic ii c u v a lo a re a d ă u g a tă m a re ( in te lig e n te ) G lo b a lis m u l E c o n o m ia s o c ia lă d e p ia ţ ă D e m o c r a ţia p a r tic ip a tiv ă R e s p o n s a b ilita te a s o c ia lă ş i d r e p tu r ile o m u lu i ( p r in c ip iu l s o c ie ta l)

S o c ie ta te a c r e a ţie i, in fo r m a ţie i ş i c u n o a ş te r ii  C e rc e ta re a /In o v a re a /C u n o a ş te re a  T e h n o lo g iilr in f o r m a ţ io n a le ş i d e c o m u n ic a ţ ie  E d u c a ţ ie / f o r m a r e c o n t in u ă

Figura 1.1 Trecerea de la societatea industrială la societatea informaţională societate a cunoaşterii Transformarea firmei sau organizaţiei, prin însăşi modul în care este condusă şi în care îşi desfăşoară activităţile / procesele. În mod tradiţional, o firmă este organizată ierarhic, centralizat, cu o structurare a resursei umane după proceduri de operare standard, care corespund cel mai bine realizării unor produse / servicii în serie medie - mare. Noul mod de lucru şi organizare presupune o aplatisare a nivelurilor ierarhice, o descentralizare, o flexibilizare a procedurilor pentru a face faţă unor cereri specifice pieţii şi clienţilor, uneori chiar individualizate. Această tendinţă se conturează prin mai multe modele generice, începând cu întreprinderea flexibilă / elastică şi terminând cu intreprinderea virtuală, care identifică oportunităţile oferite de piaţă, orgnizându-se repede şi „ad-hoc”, în cadrul unei reţele (cluster), care valorifică cel mai bine resursele în satisfacerea rapidă a cererii. Această orientare este susţinută de noile TIC, făcând firma mai dependentă decât în trecut de informaţii, cunoaştere, de cerinţa de instruire / educaţie permanentă a angajatului.

5

1.1.Factorii de influenţă asupra mangementului firmei moderne Schimbările prezentate, impuse şi susţinute de noile tehnologii informaţionale şi de comunicaţii, vor conduce la consolidarea noii economii şi a societăţii bazate pe informaţii şi cunoaştere. În mod obiectiv şi necesar, mangementul unei firme / organizaţii care îşi propune să se încadreze în cerinţele noii economii şi societăţi, trebuie să ţină seama de factorii de influenţă specifici noilor evoluţii la scară globală. Aceşti factori de influenţă se pot prezenta în patru grupe [GUCO 98, GUDR 98], care influenţează realizarea unor schimbări fundamentale în managementul firmelor / organizaţiilor moderne (Figura 1.1).

1

3

S c h im b area reg u lilo r c o m p e ti ţi e i

2 I n f r a s tr u c tu r a

S c h im b ări f u n d a m e n ta l e î n m a n a g e m e n tu l firm ei

i n f o r m a ţi o n a l ă şi d e c o m u n i c a ţi i

A b i l i ta te a d e a realiz a sc h im b ări

4

U ti l i z a r e a te h n o l o g i i l o r d e v ârf

Figura 1.2 Principalele grupe cu factori de influenţă asupra managementului firmei / /organizaţiei moderne

1.Schimbarea regulilor competiţiei În locul producţiei de serie mare sau de masă, care deseori era motivată de lipsa inovaţiei şi caracterizată de produse şi servicii de calitate modestă, în prezent există o mare presiune în realizarea unei mari flexibilităţi în satisfacerea cererii, în condiţii de maximă operativitate. Acum se pune accentul pe factorul timp într-o competiţie cu produse şi servicii inovative de înaltă calitate. Astfel de produse şi servicii trebuie să apară pe piaţă înaintea produselor şi serviciilor competitorilor, cu cerinţa suplimentară de a maximaliza încasările chiar dacă ciclul de viaţă este mai redus faţă de perioadele anterioare. Aceste schimbări şi presiuni marcate şi de

6

globalizarea competiţiei, impun firmelor o revedere fundamentală a modului în care operează. În acelaşi mod se impune elaborarea unor strategii inovative de pătrundere pe pieţe, din ce în ce mai diversificate, ca cerere şi condiţii oferite. 2.Abilitatea de a realiza schimbări impuse de progresul tehnologic şi de competiţie Majoritatea firmelor nu dispun de potenţialul necesar realizării unor schimbări impuse de progresul tehnologic sau de competiţie, aşa cum s-a prezentat anterior. În general, birocraţia şi obişnuinţa nu percep necesitatea schimbărilor, opunându-se la intenţiile sau iniţiativele de schimbare. În unele firme se observă o amnezie, rezultată şi din lipsa de comunicare între diferiţi indivizi sau responsabili, fapt ce conduce la repetarea unor greşeli / erori în evoluţia firmei. În multe cazuri, firmele sunt paralizate de cultura consensului, care aliniază deciziile la nivel scăzut,al unui numitor comun, în loc de a lua decizii inovative, cerute de noul context competiţional. Toate aceste aspecte pot avea o influenţă nefastă, dezastruoasă, în evoluţia firmei, punând-o în situaţia de a nu răspunde eficient la schimbări în timp util, impus de competiţie. Fiecare disfuncţie de tipul celor prezentate, poate afecta fiecare nivel într-o organizaţie. În special, managementul la vârf (nivelurile superioare) este pus în situaţia de a răspunde cu întârziere la schimbări, în loc de a avea iniţiativa schimbărilor, pentru a preveni in acest fel stagnarea şi ieşirea din competiţie. Managementul la nivel mediu este aşa de prins cu activităţile pe termen scurt şi cu raţionalizarea acestora, încât nu are răgazul necesar să realizeze şi să implementeze obiective de schmbare pe termen mediu - lung. La nivelul execuţiei, angajaţii se simt neputincioşi şi nemotivaţi în raport cu schimbarea. 3.Infrastructura informaţională şi de comunicaţii Sistemele informaţionale tradiţionale (moştenite), pot ajunge la consumuri importante de resurse pentru întreţinere şi, mai ales, pentru dezvoltare, obligând firmele să folosească tehnologii închise, care împiedică evoluţia fluxului de date şi informaţii în raport cu progresul tehnologic internaţional. Mergând pe soluţii învechite, se ajunge atât la consum mai mare de resurse cât şi la operarea neeficientă a firmei, la duplicarea eforturilor sau la obţinerea unor soluţii parţiale pentru problemele care apar.Astfel de sisteme depăşite, nu fac decât să automatizeze şi să perpetueze procedurile proceselor informaţionale existente. În prezent,se pune problema adaptării sistemelor informaţionale folosite în management, în aşa fel încât să asigure o relaţie activă şi operativă cu comunitatea utilizatorilor. În loc să răspundă la cererea utilizatorului, trebuie să asigure o educare şi ghidare / consiliere a lui, în aşa fel încât să înţeleagă cum poate folosi cel mai bine resursele de care dispune. În acest fel, se ajunge la modelul adecvat de interfaţă - utilizator, la o dimensionare corectă a sistemului, la implementarea

7

conceptelor client/server, Extranet/Intranet/ Internet , cu realizarea unor aplicaţii şi sisteme care folosesc date integrate, deschise pentru dezvolări anterioare. 4.Utilizarea tehnologiilor de vârf Se pune problema utilizării tehnologiilor care pot cu adevărat să permită realizarea unor SI de înalt nivel, caracterizate de performanţă şi calitate. Pentru mangement, se pune stringent problema înţelegerii modului în care se poate asigura schimbarea organizării, proceselor/activităţilor, pentru a realiza maximum de beneficii din inovaţiile care domină piaţa în prezent, cum ar fi: prelucrare distribuită a datelor, prelucrare paralelă, comunicaţii fără fir, tehnologii avansate pentru organizarea şi exploatarea datelor (relaţionale, orientate obiectiv), gestiunea fluxurilor de documente/informaţii, metodologii CASE pentru realizarea de aplicaţii şi sisteme etc. Provocările prezentate, pot conduce la o regândire a modului în care se desfăşoară activităţile într-o organizaţie, care trebuie avută în vedere de management atunci când îşi fixează ţinte şi performanţe pe noi niveluri, superioare, obţinute prin reducerea costurilor de operare, creşterea calităţii sau reducerea ciclurilor (de timp), creşterea nivelului serviciilor la clienţi, în paralel cu creşterea motivaţiei angajaţilor. Transformarea proceselor/activităţilor care se înlănţuie (secvenţial) în procese concurente este de exemplu esenţială competivitate, pentru a câştiga timp în satisfacerea unui client în raport cu o cerere dată. În acest caz, folosind tehnologii avansate informaţionale şi de comunicaţii, se poate înlocui succesiunea: client → reprezentant local pentru vânzări → oficiu local pentru vânrări → corporaţie → centru regional de distribuţie → client, cu un sistem în care clienţii transmit cererile (comenzile) la un sistem de gestiune al unei baze de date distribuite, pentru comenzi. Într-un asemenea sistem se poate afla imediat ce produse sunt disponibile, ca informaţii complete despre produs (inclusiv grafice, spaţiale – 3D şi color) şi planificarea livrării lui. Prin baza de date se face cunoscută comanda departamentelor implicate în execuţie, urmărindu-se comanda până la executie şi livrare. Pe acest tip de model, se poate asigura în managementul firmei moderne, o funcţionalitate integrată (de tip concurent), pentru toate activităţile de bază: • Pentru concepera, proiectarea şi fabricaţia produselor • Pentru gestiunea lanţului de aprovizionare – desfacere, inclusiv comerţ electronic şi planificare globală • Pentru activitatea financiară, cu planuri multiple de conturi, valute multiple, calendare multiple etc.

8

• Pentru resurse umane etc. Această abordare sistemică, integrată, care depăşeşte pe cea departamentală, este posibilă prin consolidarea datelor şi informaţiilor din cele mai diferite surse în ceea ce se numeşte „depozit de date”.In Figura1.2, se prezinta modul in care este corelat scopul managementului ca tactica si strategie, cu utilizarea tehnologiilor avansate.In utilizarea acestor tehnologii sunt asumate si riscuri, in raport cu beneficiile care se obtin din utilizarea lor.In Cap.6 sunt reluate aceste considerente, prin prezentarea modelelor schimbarilor produse de tehnologii in decursul timpului, incepand cu automatizarea activitatilor (cu beneficii si riscuri minime) si terminand cu o modificare a modelelor traditionale, care se petrece in zilele noastre si in perspectiva, impusa de posibilitatile oferite de noile TIC (cu beneficii si avantaje competitive mari, asociate insa si cu riscuri mari..).

S copul m a n a g e m e n tu l u i

S tr a te g i c

R ein g in eria m a n a g e m e n tu l u i ( f i r m ă , c o r p o r a ţi e )

A b o r d a r e a s i s te m i c ă , m o d ern ă, c u te h n o l o g i i a v a n s a te î n s i s te m e d e s c h i s e

T a c ti c

S i s te m e tr a d i ţi o n a l e TQ M

S i s te m e c u n i v e l î n a l t d e a u to m a ti z a r e

Important

Scăzut, mediu

R o l u l te h n o l o g ii lo r a v a n s a te

Figura1.3 Abordarea modernă a mangementului

9

1.2.Concepte privind informaţia şi cunoaşterea in mangement Câteva noţiuni sunt tot mai frecvent utilizate în ultimii ani, atunci cand este vorba de mangement, în contextul definit mai înainte, al economiei digitale şi societăţii informaţionale. În primul rând, noţiunea de date (data în limba engleză) se defineşte ca un şir sau ansamblu de valori primare („materie primă”) asociate activităţilor şi evenimentelor ce apar într-o organizaţie sau într-un mediu fizic natural, înainte de a fi organizate şi prelucrate/prezentate,într-o formă care să fie înţeleasă şi utilizabilă de către om. În al doilea rând, noţiunea de informaţie (information în limba engleză) este asociată cu aceea de „date prelucrate şi prezentate” într-o formă care să fie înţeleasă şi utilă, sau utilizabilă de către om. Informaţia are deci o valoare reală, percepută de om şi care se adaugă la ceea ce omul ştie, relativ la un domeniu de interes. În al treilea rând, este vorba de cunoaştere, o noţiune mai greu de definit într-un mod simplificator. O tratare exhaustivă se prezintă în [DRAG 01], însă aici avem în vedere noţiunea de cunoaştere ca factor economic, alături de factorii asociaţi în mod tradiţional, ca factori de producţie (pământul, munca şi capitalul). Cunoaşterea reprezintă un capital intelectual, ceea ce învaţă o organizaţie, ceea ce ştie să realizeze şi cum poate utiliza ceea ce ştie, cât de repede poate învăţa sau asimila ceva nou. În ultimul timp se vorbeşte despre „producţia de cunoaştere”, ca o cheie a progresului tehnologic, o categorie mult mai largă, care include cercetarea de bază şi cercetarea aplicativă, diferite forme de educaţie, asociate capacităţii de a inventa şi inova în raport cu realizarea de produse şi servicii. Dacă datele provin direct din măsurători, iar informaţiile din prelucrarea şi prezentarea acestora într-o formă care reprezintă, de exemplu, starea proceselor / activităţilor la un moment dat, cunoaşterea este mai mult, ea caută să înţeleagă procesele / activităţile, să producă asocieri cauzale, să facă predicţii, care stau la baza unor decizii.Absenţa cunoaşterii într-un domeniu de interes, înseamnă incertitudine în activitatea de management. În mangement, nevoia de date, informaţii şi cunoaştere, diferă ca volum şi conţinut pe diferite niveluri ale firmei / organizaţiei. Tradiţionala reprezentare a acestei nevoi ca proprorţii pentru mangerii plasaţi între nivelul operativ (de bază) şi nivelul executiv (de vârf) se prezintă în Figura 1.3, unde există informaţie factuală (numerică) sau textuală (narativă), de provenienţă internă sau externă firmei / organizaţiei.

10

M an ag eri la n iv el su p erio r ( e x e c u tiv i )

P r o p o r þi a i n f o r m a þi e i n e c e s a r e

   

I n f o r m a þi e  I n f o r m a þi e d e c o n f o r m i t a t e c u f a c tu a l ã o b i e c tiv e l e s ta b i li te I n f o r m a þi e  I n f o r m a þi a d e s t a r e º i f i n a n c i a r- c o n ta b il ã p lan ific are I n f o r m a þi e d e  I n f o r m a þi a d e r a p o r ta r e p e n tr u a b a te r i a v e rtiz a r e I n f o r m a þi e d e n a t u r ã i n t e r n ã  I n f o r m a þi a ( r e b u tu r i , c a l i ta te , v â n z ã r i e tc ) e x te r n ã

M an ag eri la n i v e l o p e ra tiv

Figura 1.4 Proporţia informaţiei necesare pe niveluri de mangement Informaţia se adaugă cunoaşterii pentru a reduce gradul de incertitudine în procesele decizionale, de aceea trebuie să fie caracterizată de atribute care s-o faca utilă şi eficientă în utilizare, atât prin componente cât şi prin asocierea mai multor componente (set de informaţii). În acest sens, se disting mai multe atribute asociate celor doua forme de prezentare: • Atribute pentru informaţia individuală -

Acurateţea: reflectarea realităţii obiective

-

Forma: o structură a prezentării, adecvată înţelegerii cât mai facile (grafică, numerică, sintetic / detaliată etc)

-

Frecvenţa: inversul intervalului de timp in care este produsă şi prezentată

-

Aria de cuprindere: dimensiunea, în funcţie de scopul urmărit, determinat de utilizarea ei

-

Originea: sursa internă sau externă (organizaţiei)

-

Orizontul de timp: definirea intervalului de timp relativ la trecut, prezent, viitor

• Atribute pentru setul de informaţii -

Relevanţa: informaţiile necesare într-o situaţie dată

-

Completitudinea: informaţiile sunt furnizate la momentul când sunt necesare, fără întârziere.

11

Deoarece informaţia are o importanţă deosebită în orice activitate, dar mai ales în procesele decizionale,care se referă la starea unei organizaţii, se impune să ne referim şi la valoarea informaţiei. Valoarea informaţiei implică direct pe utilizatorul / receptorul ei, care poate face o estimare a valorii ei economice. Această situaţie arată că nu se poate stabili o valoare universală pentru informaţie, deoarece această valoare conţinută într-un mesaj, se adaugă sau este relativă în raport cu informaţia depozitată la receptor / utilizator, sub formă de cunoaştere. Prin urmare, se poate afirma că, valoarea informaţiei este incrementală, reprezentând un câştig economic în plus, rezultat din utilizarea ei. Valoarea nu depinde de cantitatea informaţiei conţinută într-un mesaj, ci de relaţia ei cu cunoaşterea acumulată în timp şi memorată. Valoarea informaţiei este reprezentată şi de costul obţinerii ei, care se poate determina cu suficientă precizie (sursa, prelucrarea, echipamentul si personalul folosit etc). În acelaşi timp, informaţia, de dorit, aduce şi beneficii distincte, care nu se pot exprima uşor ca valoare. O prezentare a metodelor şi tehnicilor de evaluare a costurilor şi beneficiilor informaţiei şi cunoaşterii se va face în partea finala a aceste lucrări, referitoare la evaluarea sistemelor informaţionale pentru mangement.

1.3.Conceptul de sistem în management Pentru a putea realiza un sistem în organizaţia sau firma sa, un manager trebuie să impună o schemă care să ordoneze modul în care interacţionează diferitele compartimente ale mediului în care se desfăşoară activităţile / procesele, pentru a atinge anumite obiective. Intr-o formulare simplă, sistemul este un ansamblu de componente / elemente, care interacţionează între ele, urmărind realizarea unui obiectiv. Sistemele pot fi abstracte sau fizice. Un sistem abstract este unul conceptual, produs al gândirii umane, care nu conţine elemente identificabile ca entităţi fizice. Un sistem fizic este un ansamblu de elemente identificabile, care inreacţionează între ele pentru a realiza un obiectiv sau un scop comun. Structura generală a unui sistem, cu principalele caracteristici, este prezentată în Figura 1.4, în care se arată şi capacitatea unui sistem de a reacţiona, prin aşa numita „reacţie inversă”, la ieşirile realizate în funcţionarea lui. Principalele elemente ce caracterizează sistemul sunt următoarele: 1.

Intrările sistemului, reprezentând ansamblul acţiunilor care determină funcţionarea, ca acţiuni umane sau influenţe ale mediului în care există sistemul.

2.

Ieşirile sistemului, realizate prin funcţia ieşirilor, reprezintă rezultatul funcţionării sistemului, utilizat de om, sau prin care acţionează asupra mediului.

12 3.

Starea sistemului, compusă din mai multe elemente (de stare) interconectate, caracterizate la un moment dat de o anumită stare proprie care, sub influenţa intrărilor, se poate modifica, trecând într-o altă stare, care se va asocia la un alt moment cu intrările, generând o nouă stare, realizând ceea ce se numeşte funcţia de tranziţie.

M e d i u l î n c a r e f u n c ţi o n e a z ă s i s te m u l

I n tr ă r i

X

E l e m e n te l e ( d e s ta r e ) c e c a r a c te r i z e a z ă s i s te m u l ( o a m e n i , s tr u c tu r i , a c ti v i tă ţi , te h n o l o g i i )

Ieşiri

D a te d e m o n i to r i z a r e a ieşirilo r R e a c ţi a i n v e r s ă

Figura 1.5 Reprezentarea structurii unui sistem cu reacţie inversă 4.

Reacţia inversă reprezintă o preluare a informaţiilor privind realizarea ieşirilor, conform destinaţiei sistemului, prin abateri de la ceea ce a fost prevăzut în funcţionarea lui. Aceste abateri vor influenţa intrările, astfel încât sistemul să revină prin valoarea ieşirilor la nivelul planificat / prevăzut odată cu proiectarea lui. Abaterile prea mari, care nu se încadrează în limitele prevăzute de funcţionarea sistemului, pot duce la restructurarea acestuia, deci la modificări de esenţă, care pot presupune chiar o reproiectare a lui.

Sistemele prevăzute cu capacitatea de a se adapta la schimbările survenite în mediu, prin dezvoltări şi adaptări care nu presupun restructurare/reproiectere, se numesc sisteme deschise. Sistemele care se realizează pe baza noilor tehnologii informaţionale şi de comunicaţii, sunt de tipul sistemelor deschise, concepute conform cu norme şi standarde general acceptate în lume, la care vom face referire în capitolele următoare, unde se va prezenta conceperea şi realizarea sistemelor informaţionale folosite în manegement.

13

1.4. Sistemele informaţionale şi managementul După ce au fosat prezentate principalele noţiuni şi concepte privind datele, informaţia, cunoaşterea şi sistemele, se impune o definire a sistemelor informaţionale, ca instrumente principale în procesele decizionale, care implică mangementul, cu scopul realizării obiectivelor urmărite în activitatea firmelor / organizaţiilor.

ul ent em nag Ma al on aþi rm fo in

Or ga niz aþi a Si ste m ul

Un sistem informaţional poate fi definit tehnic, ca un ansamblu de componente interconectate, care primesc (colectează, regăsesc), memorează, prelucrează, prezintă într-o formă utilizabilă datele, informaţia şi cunoaşterea, pentru a fi utilizate ca suport pentru evaluare / control şi decizie în cadrul unei organizaţii / firme. Un sistem informaţional (SI) este mai mult decat suportul lui tehnic (calculatoare, comunicaţii, software, etc), deoarece utilizarea eficienta a SI, urmarita si în realizarea lui, presupune o înţelegere şi cunoaştwere a organizaţiei, a tehnologiei pe care se bazează, a mangementului care trebuie asistat şi implicat. Toate sistemele informaţionale pot fi descrise ca soluţii pentru mangementul şi organizarea unei firme, pentru a răspunde provocărilor mediului social-economic şi tehnologic în care funcţionează.

S i s te m u l i n f o r m a ti c

T eh n o lo g ia

14

Figura 1.6 Sistemul informaţional şi sistemul informatic în cadrul unei organizaţii Foarte des, atunci când sistemul informaţional se bazează, în principial, pe utilizarea calculatorului în realizarea unei părţi importante a activităţilor legate de prelucrarea automată a datelor şi informaţiei, se utilizează noţiunea de sistem informatic, ca expresie tehnică a SI, deci ca o parte a lui, aşa cum se arată în Figura 1.5, unde: -

-

-

Organizaţia coordonează activităţile în cadrul unei structuri, pe baza unor proceduri de operare standard. În cadrul organizaţiei sunt necesare mai multe categorii de persoane: •

Persoane implicate în activităţi privind cunoaşterea(knowledge workers): ingineri, proiectanti, cercetatori, tehnologi

•

Persoane implicate în manipularea şi prezentarea datelor şi informaţiilor ( data workers ), gestionând fluzul documentelor

•

Persoane implicate în activităţile de realizare a produselor / serviciilor şi de întreţinere (în limba emgleză, production sau service workers).

Managementul are menirea să rezolve problemele care apar în asigurarea misiunii organizaţiei, asigurând soluţiile necesare în timp util. Rolul managementului şi al deciziilor este diferit în raport cu nivelul la care se exercită: •

Managementul la vârf (top management) pentru decizii pe termen mediu - lung

•

Managementul intermediar (middle mangement), pentru ducerea la îndeplinire a obiectivelor definite de nivelul superior

•

Managementul operaţional (operational management) pentru urmărirea operativă (pe schimburi, zile) a activităţilor prevăzute.

Tehnologia are menirea să asigure realizarea unor performanţe ridicate în domeniul specific organizaţiei, precum şi în sistemul decizional şi informaţional, prin utilizarea noilor tehnologii informaţionale şi de comunicaţii: • Calculatoare şi reţele de calculatoare • Software-ul de bază, middle-software-ul şi software-ul aplicativ • Echipamente periferice etc.

O tendinţă în evoluţia SI este legată de realizarea aşa-numitelor sisteme socio-tehnologice, în care performanţa se realizează atunci când tehnologia şi organizaţia se adaptează reciproc, fără a impune, de exemplu, soluţii la orice problemă, prin noile tehnologii, fără a urmări eficienţa sau profitul acestei acţiuni. În aceste sisteme trebuie să se ţină seama de patru componente: oameni, activităţi, structuri şi tehnologii. Interacţiunea între aceste componente este foarte strânsă.

15

Acest lucru este valabil mai ales la introducerea noilor tehnologii, faţă de care există opoziţie, datorită schimbărilor importante care trebuie avute în vedere la oameni, proceduri şi activităţi, structuri. Principalele atribute ale SI, mai ales a celor bazate pe noile TIC, care oferă un suport efectiv managementului, sunt: • Prezintă informaţii „la zi” privind realizarea obiectivelor urmărite, cu eventuale explicaţii asupra abaterilor. • Asigură analiza factorilor interni şi externi, de care depinde bunul mers al organizaţiei. • Permite utilizatorilor „să caute” informaţii disponibile în fişiere / baza de date / baza de cunoştinţe, altele decât cele care îi sunt prezentate prin rapoarte. • Modelând realitatea organizaţiei şi a mediului exterior, permite obţinerea unor variante de soluţii la preoblemele puse, prin simulare, obţinând avantaje în plan economic şi în raport cu competitorii care nu folosesc mijloace similare. • Permite descongestionarea de informaţia în exces, prin prezentarea selectivă şi la cerere a informaţiei necesare la un moment dat. • Atenţionează asupra unor detalii sau situaţii semnificative în desfăşurarea activităţilor, folosind tehnici speciale de semnalizare şi prezentare pe ecran. • Poate detalia, la cerere, informaţiile prezentate sumar, prezentând şi explicaţii sau elemente de ordin calitativ / cantitativ. • Prezintă, în diferite forme, informaţiile necesare: analitic, geografic, static / dinamic, prin tehnologii multimedia (combinaţie de text, voce şi imagine).

1.5.Un nou rol pentru sistemele informaţionale în cadrul firmelor Sistemele informaţionale (SI) nu mai pot fi neglijate sau trecute pe un plan secundar de către manageri, deoarece joacă un rol determinant / critic într-o firmă / organizaţie modernă. SI moderne asistă direct deciziile managerilor, definesc modul de planificare la nivelul cel mai înalt în organizaţie, în ultimă instanţă fundamentează ce produse şi servicii se realizează etc. Astfel de sisteme au un rol strategic în viaţa firmei / organizaţiei [KELA00, SENN92].

16

În anii '50 se poate spune că era vorba de o mecanizare a calculelor aritmetice şi a unor evidenţe care se realizau pentru aplicaţii extrem de simple, cum ar fi cele de salarii şi evidenţa stocurilor, folosind suporţi de tip cartelă sau bandă perforate pentru introducerea datelor primare, rezultatele obţinându-se la dispozitive de imprimare electromecanica de tipul cu impact. În anii '60 - '70, odată cu utilizarea calculatoarelor de generaţia a 3-a, ariade utilizare şi aplicaţiile s-au extins, atât în domeniul tehnic-ingineresc cât şi în cel economic sau în conducerea proceselor tehnologice. Se poate spune că se realiza o automatizare a activităţilor obişnuite, inclusiv prin acces de la distanţă la capacităţi de calcul partajate(sisteme time-sharing),pentru sute şi mii de utilizatori care acţionau prin terminale de tip TTY sau display (CRT). La sfârşitul anilor '70, odată cu generalizarea utilizării calculatoarelor personale, a microprocesoarelor şi prin integrarea sistemelor de calcul cu sistemele de comunicatii,se declanşează „revoluţia reţelelor”, cu apariţia Internetului şi a reţelelor locale, cu explozia de aplicaţii la care suntem martori în prezent. Pe o reţea de arie largă, cum este Internetul, se pot asigura următoarele funcţii: •

Comunicare şi colaborare la scară globală prin schimb de mesaje, transfer de documente şi fişiere, organizare de discuţii în grupuri, partajare a resurselor de calcul etc.

•

Accesul la date şi informaţii, prin consultarea unor baze de date, cataloage şi cărţi, documente, opere de artă, prospecte, manuale etc, realizate în formă digitală.

•

„Aprovizionarea” cu informaţie, în forme multimedia, cu programe etc.

•

Acces la produse program de o mare diversitate, folosite în timpul liber (jocuri, filme etc) şi ca divertisment.

•

Achiziţia de bunuri şi servicii şi realizarea unor aplicaţii de tip chioşc în relaţie cu administraţia şi agenţiile guvernamentale etc.

În mod deosebit, s-au dezvoltat în ultimii ani aplicaţiile de tip „world-wideweb”, ca sistem universal supus standardizării pentru memorarea, regăsirea, formatarea şi afişarea informaţiei într-un mediu de tip reţea de arie largă. În acest mod, se generalizează realizarea „paginilor web”, întreţinute de organizaţii şi persoane fizice în asa numitele „web sites”. Orice firmă/organizaţie are în prezent opţiuni noi în proiectarea şi implementarea activităţilor, astfel încât să se asigure prelucrarea, depozitarea şi distribuirea informaţiei instantaneu în interiorul şi exteriorul organizaţiei. În acest mod se ajunge la schimbări fundamentale în modul de a funcţiona al unei firme / organizaţii: -

Structurile ierarhice pe multe niveluri, ineficiente, neoperative şi necompetitive, se aplatizează în structuri cu numaăr redus de niveluri ierarhice şi de personal, dar cu o eficienţă şi productivităţi crescute. Se

17

poate promova lucrul în echipă, cu membrii echipei amplasaţi în diferite locaţii, eliminând managerii intermediari. -

Separarea muncii de locaţia geografică, în sensul organizării activităţilor la nivel global, lucrând însă local, dispersând forţa de muncă în timp şi spaţiu, în zone cu culturi diferite, pentru a obţine avantaje competitive. Se ajunge în acest fel la constituirea organizaţiilor virtuale, „reţelizate”, în care se interconectează persoane, capacităţi / mijloace de producţie, idei şi cunoştinţe, pentru a realiza şi distribui produse şi servicii, fără limitările tradiţionlae privind „organizaţia cu hotare” asociată unei locaţii geografice.

-

Restructurarea şi reorganizarea fluxurilor de lucru, datorită „digitizării” ducumentelor, procedurilor, a fluxurilor şi proceselor. Ţinând seama şi de virtualizarea producerii produselor şi serviciilor, se ajunge la o reuniune de organizaţii specializate şi competitive, pe perioade limitate de timp, pentru a realiza anumite produse şi servicii inovative, în cadrul organizaţiei de bază/mamă, aşa cum se prezintă în figura 1.5. Acest subiect este dezvoltat într-un capitol special, referitor la managementul şi ingineria întreprinderilor virtuale.

F irm ă d e c e r c e ta r e d e z v o l ta r e

F irm ă d e f a b r i c a ţi e

F irm ă d e m a r k e ti n g ş i d esfac ere

F irm ă d e bază ( i n o v a ti v ă )

F irm ă d e l o g i s ti c ă

O r g a n i z a ţi e p e n tr u o p e r a ţi u n i fin an c iar-b an c are

Figura 1.7 Structura unei firme / organizaţii virtuale -

Flexibilizarea firmei/organizaţiei, prin realizarea unei adaptări în masă a produselor, fără costuri suplimentare pentru loturi mici.

18 -

Schimbarea proceselor manageriale, prin realizarea unui sistem care integrează şi tratează sistematic toate aspectele producţiei, de exemplu planificarea, programarea, fabricaţia, desfacerea, vânzarea, prin ceea ce se numeşte planificarea resurselor întreprinderii (EPR), în care se realizează un schimb operativ de informaţii, coordonat între toate compartimentele implicate.

Disponibilitatea şi globalitatea tehnologiilor internet în realizarea unor tranzacţii între producători, colaboratori, clienţi, furnizori etc, conduce la dezvoltarea activităţilor de tip e-commerce şi e-business, care se bazează pe aceste tehnologii: •

e-Commerce, ca un ansamblu de activităţi care contribuie la realizarea procesului de cumpărare şi vânzare de produse şi servicii, bazate pe tranzacţii care folosesc tehnologiile internet şi care se referă la: marketing şi vânzări on-line, cumpărarea de produse prin ordin de plată, servicii la client, aprovizionare şi mangementul lanţului de aprovizionare etc.

•

e-Business, ca un ansamblu de activităţi ce se realizează într-o firmă / organizaţie, care presupune coordonarea comunicării prin management între unităţile de producţie, între diferite grupuri şi servicii amplasate în locaţii la distanţă, cu partenerii de afaceri ca furnizori asociaţi (proiectare în comun, outsourcing etc), cu clientii.

Această nouă orientare, cu un nou rol, pe care SI îl au într-o firmă / organizaţie, presupune realizarea SI folosite în management prin definirea unei arhitecturi informaţionale a firmei şi a infrastructurii informaţionale şi de comunicaţii care stă la baza ei. ****************

Termeni si notiuni de baza : • Globalizarea • Societatea industriala • Societatea informatioala, bazata pe cunoastere • Sistem informatic • Sistem informational • Tehnologii informationale si de comunicatii • Managementul firmei moderne

19

• Informatia • Cunoasterea • Sistem informational in management • Firma ca organizatie virtuala

Intrebari si teme recapitulative : •

Ce deosebiri exista intre date, informatii si cunoastere?

•

Definiti schimbarile majore ale economiei de tip industrial !

• Caracterizati societatea informationala ca societate a cunoasterii ! •

Ce transformari majore au aparut in managementul firmelor moderne si care sunt factorii de influenta ?

• Definiti conceptul de sistem in management ! •

Cum definiti sistemul informatic si sistemul informational ca instrumente ale managementului ?

• Caracterizati evolutia managementului pentru organizatii virtuale !

Studiu de caz : •

Prospecte pentru MIS in diferite domenii

• Rapoarte anuale si site-uri ale firmelor cotate la bursa si in topul FORTUNE 500 Tema de casa: Identificarea elementelor unui SI pentru management la o firma : infrastructura(calculatoare, interconectari, echipamente de interfata si comunicatii, echipamente auxiliare specifice etc), intrarile, iesirile, activitatile si procesele(aplicatiile), tehnologiile folosite.

********************

20

În cadrul acestei lucrări, prin structura şi conţinutul său, se caută răspuns la următoarele întrebări, legate de utilizarea SI, bazate pe noile tehnologii informaţionale şi de comunicaţii(TIC): 1. Cum pot fi abordate problemele globalizării în realizarea SI bazate pe TIC? 2. Cum poate fi conceputa o firmă/organizaţie pentru a funcţiona eficient, în condiţii de competitivitate, utilizând SI şi TIC? 3. Cum poate o firmă/organizaţie să-şi conceapă şi să realizeze o arhitectură informaţională, bazată pe TIC, pentru a-şi îndeplini obiectivele propuse? 4. Cum se poate realiza şi implementa un SI, pentru a răspunde cerinţelor privind investiţiile necesare conceperii, realizării, implementării şi dezvoltării lui? 5. Cum se poate evalua SI, pentru a răspunde cerinţelor privind investiţiile necesare conceperii, realizării, implementării şi dezvoltării lui?

Răspunsul la aceste întrebări, cu soluţii la problemele care se pun, se regăsesc în capitolele următoare, care pot fi parcurse după însuşirea noţiunilor de bază şi a conceptelor prezentate în capitolul introductiv. În funcţie de nivelul cunoştinţelor cititorului, fiecare capitol poate fi parcurs separat, cu o revedere sumară sau mai aprofundată a conceptelor de bază tratate. Capitolul 10, referitor la utilizarea SI în concepţia şi realizarea de produse, este unul de sinteză, privind domeniul construcţiilor de maşini, în care sistemele CAD/CAM/CAE/CIM şi ingineria virtuală au o largă răspândire şi o perspectivă deosebită.Capitolul 11 se refera la definirea organizatiei virtuale, la modul in care se constitue si functioneaza, pe baza noilor TIC.Capitolul 12 se refera la evaluarea si auditul SI, ca activitati de baza impuse de amploarea investitiilor in implementarea noilor TIC.Lista de abrevieri si indexul de notiuni si subiecte pot usura parcurgerea oricarui capitol. ********************************