Cap

6.REALIZAREA SISTEMELOR INFORMATIONALE PENTRU MANAGEMENT Obiective 1.Realizarea SI ca actiune de reinginerie a firmei 2.Planificarea realizarii SI 3.Schimbari induse intr-o firma prin realizarea SI 4.Procesul dezvoltarii etapizate a SI 5.Corelatia intre diferite categorii de specialisti implicati in realizarea SI

Realizarea SI pentru managementul unei întreprinderi, folosind noile TIC, are un impact deosebit asupra modului în care întreprinderea va funcţiona în noul context economic şi tehnologic, corespunzător mileniului III. Cum poate întreprinderea să fie competitivă la acest început de mileniu? Răspunsul este: să devină o întreprindere „event – driven”, condusă pe baza „evenimentelor” din piaţă, pe baza unui SI care utilizează „tehnologii de timp real”, ca esenţă a flexibilităţii şi timpului de răspuns la cererea pieţei [VIRA 99]. Realizarea SI reprezintă în sine o provocare, mai ales când este complex şi destinat pentru o dezvoltare pe termen mediu-lung a întreprinderii/organizaţiei căreia îi este destinat: 1. Realizarea şi dezvoltarea SI sunt asociate cu anumite riscuri în îndeplinirea

obiectivelor organizaţiei din mai multe motive: - dificultatea stabilirii cerinţelor pentru informaţii şi cunoaştere, la nivelul fiecărui utilizator (individual) şi la nivelul întregii organizaţii sau corporaţii; - cerinţele exprimate la un moment dat, pot constitui obiectul unor schimbări după o anumită perioadă, care presupune timp şi costuri suplimentare pentru implementare; - dificultatea gestiunii implementării schimburilor presupuse de realizare a SI, mai ales în organizaţii sau corporaţii mari, complexe. 2. Determinarea beneficiilor obţinute din realizarea şi implementarea SI este dificilă, deoarece majoritatea sunt intangibile, care nu pot fi estimate după metode şi tehnici precise. Folosirea numai a beneficiilor bazate pe criterii financiare, sau supraestimarea beneficiilor intangibile poate conduce în egală măsură la pierderea unor oportunităţi oferite de SI. Din motivele expuse, în acest capitol vom aborda modul în care sunt realizate SI, cu atenţie deosebită asupra reingineriei şi proiectării organizaţiei care va funcţiona pe baza noului SI. Este important să prezentăm etapele realizării SI şi a valorii adăugate de acest sistem. 6.1.Sistemul informational, ca sistem de planificare a schimbării întro organizaţie Sistemul informational(SI), aşa cum s-a prezentat până acum, este asociat cu o entitate sociotehnică, de aceea implementarea lui presupune ceva mai mult decât instalarea de hardware şi software, prin crearea unui suport pentru activităţile şi

procesele în cadrul unei organizaţii. Sunt de la sine înţelese schimbări în fişa posturilor, în aptitudinile cerute de SI, în organizarea firmei şi a modului în care este condusă. În mod frecvent, realizarea unui SI modern, înseamnă definirea unui alt mod de a lucra şi a acţiona în mediul economic (conţinutul activităţilor/job-urilor, viteza de îndeplinire a lor, natura urmăririi şi evaluării, inclusiv ca frecvenţă şi intensitate etc.). Aceste schimbări pot genera conflicte, pot modifica grupele de lucru şi relaţiile între ele, de aceea în realizarea SI trebuie să se decidă cât de mult se impun modificările şi cu ce consecinţe. SI poate fi un succes tehnic/tehnologic, însă poate fi un insucces socio-organizaţional. De aici rezultă şi responsabilitatea proiectanţilor SI în a ţine permanent legătura cu cei care constituie obiectul schimbărilor în cadrul organizaţiei. Decizia realizării unui SI presupune o includere/preluare a planului activităţilor şi proceselor, a sistemelor de strategie la cel mai înalt nivel, pentru analiza şi definirea unui plan pentru SI (PSI) ce urmează a fi dezvoltat, acesta fiind un ghid (road map) care trebuie să conţină cel puţin sapte elemente de referinţă/componente: 1. Scopul planului, prin conţinut, schimbări în firmă, organizarea actuala, planul strategic, strategia de management 2. Planul de afaceri strategic (starea actuală, mediul schimbărilor, obiectivele majore pe termen mediu - lung) 3. Sistemul actual cu funcţiile – suport şi capabilităţi (ca hardware, software, baze de date, comunicatii), cu dificultăţi şi cerinţe anticipative 4. Noi dezvoltări, ca proiecte şi capabilităţi 5. Strategia de management ca plan de achiziţii, repere de timp, restructurări, strategia de personal şi instruirea personalului 6. Planul de implementare, cu rapoarte pe faze şi dificultăţi anticipate 7. Cerinţe bugetare, ca volum, economii potenţiale, modul de finanţare şi ciclul de achiziţii (eşalonări). Un PSI eficient presupune o înţelegere şi asigurare a cerinţelor de informaţii pe termen scurt şi lung, pe baza a două metode: A. Analiza întreprinderii, care presupune o analiză a cerinţelor de informaţii pe întreaga organizaţie, pe funcţii, unităţi organizaţionale, procese şi activităţi, elemente de date, cu identificarea entităţilor şi atributelor cheie pentru datele din organizaţie. Această analiză presupune înţelegerea cerinţelor informaţionale la nivelul întregii organizaţii. În cadrul acestei analize se realizează o matrice a proceselor şi claselor de date, prin care se arată ce clase de date sunt cerute să suporte diferite procese sau activităţi şi care dintre acestea sunt creatoare sau utilizatoare de date. În matrice se pot evidenţia grupuri de aplicaţii logice, ca grupuri de elemente de date care suportă un set corespunzător de procese/activităţi din organizaţie. O lipsă a acestei analize este legată de faptul că rezultatul ei se referă mai mult la date şi informaţii existente, decât la cele privind obiectivele critice,

prioritare. În acest mod, prin SI se ajunge la automatizarea prelucrării datelor, prelucrare care se face manual. B. Determinarea factorilor critici de succes (FCS), sau analiza strategică, reprezentând identificarea unui număr determinat de obiective operaţionale ce caracterizează domeniul, firma, managerul, precum şi mediul mai larg, care se bănuieşte că asigură succesul unei organizaţii. Această metodă se bazează pe interviuri cu managerii cheie, pentru a determina FCS, care apoi sunt agregaţi la nivelul organizaţiei, cu datele şi informaţiile necesare în decizii [Figura 6.1]. Prin această metodă se obţin mai puţine date decât în precedenta, iar concluzia este particularizată la domeniul industrial, la zona geografică, iar SI sunt adaptate unei organizaţii, prin FCS definiţi de managerii unei organizaţii, ca individualităţi la un anumit nivel (ESS, DSS).

M an ag eru l 1 FC S1

M an ag eru l 2 FC S2

M an ag eru l 3 FC S3

......

M an ag eru l n FC Sn

A n aliz a şi ag reg area F C S -u rilo r

D efin irea F C S p e n tr u f i r m ă D efin irea d ec iz iilo r şi b az ele d e d a te

D efin irea d ec iz iilo r şi b az ele d e d a te

Figura 6.1. Utilizarea FCS pentru dezvoltarea SI 6.2.Realizarea SI şi schimbarea organizaţiei Un nou SI poate fi mijlocul/instrumentul prin care se fac schimbări majore întro organizaţie, prin reproiectarea structurilor, a produselor/serviciilor, a fluxurilor şi obiectivelor. Elemente specifice noilor TIC pot induce diferite schimbări aşa cum se arată în Tabelul 6.1.

Tabelul 6.1. Elemente ale TIC Reţele globale (Internet,...)

Reţele de (Intranet/Extranet) Prelucrarea datelor

firmă

distribuită

a

Dispozitive de calcul comunicare portabile

şi

Interfeţele multimedia, utilizator –calculator

Schimbări induse în organizaţie • Diviziunea internaţională a muncii • Scăderea costurilor în colaborările la nivel global/continental/regional • Scăderea costurilor tranzacţiilor • Constituirea organizaţiilor virtuale • Dezvoltarea muncii în echipă şi colaborarea • Scăderea costurilor în management • Schimbarea modului şi metodelor de lucru • Indivizii şi grupurile de lucru dispun de mai multă informaţie şi cunoaştere • Se reduc ierarhiile şi centralizarea, cu diminuări de costuri • Se modifică procesele şi activităţile • Independenţa muncii de locaţia geografică • Informaţia şi cunoaşterea poate fi livrată oriunde şi oricând • Costurile de organizare şi cu spaţiile pentru locurile de muncă scad • Accesul facil la informaţie şi cunoaştere • Digitizarea documentelor şi comunicării între membrii unei organizaţii prin sisteme multimedia

Tehnologiile informaţionale şi de comunicaţii pot conduce la schimbări caracterizate de riscuri şi succese care pot fi diferite în funcţie de opţiunea făcută în realizarea SI. În decursul timpului, începând cu primele utilizări ale calculatoarelor, se pot distinge patru tipuri de schimbări: Automatizarea, în care calculatorul se folosea pentru creşterea performanţelor (productivităţii) în prelucrarea datelor, prin înlocuirea muncii manuale. Acest model avea riscuri mici în implementare, dar şi rezultate modeste, nespectaculoase. Raţionalizarea procedurilor, în care utilizarea calculatorului urma un proces de eliminare a aşa numitelor „locuri înguste” în circulaţia şi utilizarea informaţiei, automatizarea devenind mai eficientă. Reingineria proceselor şi activităţior, prin care se realizează o reproiectare a funcţionării organizaţiei, ca activităţi şi procese, urmărind eficienţa şi maximizarea beneficiilor din utilizarea noilor TIC. În acest caz beneficiile pot fi mari, însă riscurile cresc în asigurarea obţinerii acestor beneficii.

Schimbarea de model, prin care se regândeşte natura organizaţiei şi a proceselor sau activităţilor. În acest caz, ca şi în reinginerie, beneficiile pot fi foarte mari, la fel ca şi riscurile în realizarea lor. R isc u ri S c h im b are d e m o d el R ein g in erie R a ţi o n a l i z a r e A u to m a ti z a r e

B en efic ii

Figura 6.2. Modele ale schimbării unei organizaţii prin TIC În Figura 6.2. se arată, sintetic, o ierarhizare în raport cu beneficiile şi riscurile care sunt specifice schimbărilor induse în organizaţie, prin introducerea noilor tehnologii informaţionale şi de comunicaţii. 6.3.Dezvoltarea de ansamblu a S.I. Orice SI este realizat ca o soluţie la apariţia unei probleme sau a unui set de probleme în organizaţie. Problemele pot apărea ca o sesizare în legătură cu performanţe slabe care se obţin în anumite procese/activităţi, sau din nevoia valorificării unei oportunităţi, din care se pot obţine avantaje pentru organizaţie, pentru a deveni mai competitivă. Dezvoltarea S.I. se referă la ansamblul activităţilor care permit realizarea unei soluţii pentru un SI, prin care se rezolvă anumite probleme şi/sau se valorifică anumite oportunităţi care apar pe piaţă. Procesul de dezvoltare a SI este reprezentat de un set de activităţi distincte, care se desfăşoară într-o ordine secvenţială, unele repetându-se iar altele desfăşurându-se în paralel, în funcţie de abordarea implementării SI (care se va prezenta într-un capitol separat, mai departe). Fiecare activitate presupune o interacţiune strânsă cu organizaţia (Figura 6.3).

A n aliz a S I e x i s te n t

P r o i e c ta r e a E l a b o r a r e a n o u lu i S I p ro g ram elo r

T e s ta r e a ş i i n te g r a r e a p ro g ram elo r

T e s ta r e a n o u lu i S I

C o n v ersia, o p erarea, î n tr e ţi n e r e a ş i d e z v o l ta r e a

O r g a n i z a ţi a p e n tr u c a r e s e d e z v o l tă n o u l S I

Figura 6.3. Procesul de dezvoltare etapizată a SI Activităţile prezentate în această figură se desfăşoară de obicei într-o ordine secvenţială. Membrii organizaţiei sunt implicaţi în acest proces, iar finalizarea SI implică schimbări în cadrul organizaţiei: 1. Analiza

sistemului existent se poate defini ca analiza problemei/problemelor pe care organizaţia intenţionează să le rezolve prin realizarea SI. În această fază, rolul principal îl are analistul de sistem, care realizează, în principal, următoarele activităţi: - definirea problemei/problemelor şi identificarea cauzelor care au dus la apariţia ei/lor; - specificarea soluţiilor şi a fezabilităţii lor, prin realizarea unui studiu de fezabilitate; - stabilirea cerinţelor informaţionale cerute de soluţiile propuse. Analistul poate identifica problemele prin examinarea documentelor şi procedurilor din organizaţie, prin observarea directă a operării sistemului existent, prin discuţii şi interviuri cu persoane cheie din sistem. Se ajunge la realizarea unei „hărţi” (road map) a organizaţiei, cu identificarea posesorilor şi utilizatorilor primari de date în cadrul organizaţiei. Aceştia au un interes direct în modul prin care noul SI, sau un sistem dezvoltat al celui existent, afectează datele şi informaţiile existente. De obicei, activitatea unui analist se finalizează cu propunerea dezvoltării SI existent sau realizarea unui SI nou, prezentând şi un studiu de fezabilitate, prin care se demonstrează că soluţia propusă este fezabilă şi realizabilă, cu ce constrângeri (limitări) şi cu ce resurse. Un asemenea studiu are o cuprindere asupra a trei domenii: • Fezabilitatea tehnică, care se referă la componentele hardware, software şi alte resurse tehnice. • Fezabilitatea economică, care pune în balanţă beneficiile soluţiei propuse şi costurile realizării ei. • Fezabilitatea operaţională, care se referă la acceptarea şi dorinţa de a utiliza soluţia propusă, în cadrul managementului şi structurilor organizaţionale din organizaţie.

În mod normal, în faza de analiză se propun soluţii alternative, fiecare cu fezabilitatea ei: • menţinerea sistemului existent; • modificarea, pentru a îmbunătăţi sistemul existent; • dezvoltarea unui nou sistem. Un raport scris va prezenta costurile, beneficiile, avantajele şi dezavantajele fiecărei alternative, iar managementul organizaţiei va decide care soluţie este cea mai convenabilă. O altă sarcină dificilă a analistului o reprezintă definirea cerinţelor informaţionale specifice, impuse de soluţia recomandată. În principal, aceste cerinţe presupun identificarea celor care au nevoie de informaţie, unde (în ce locaţie), când (la ce timp) şi în ce formă şi ce conţinut, pe scurt: cine, unde, când şi cum (who, where, when and how). În acest fel se ajunge la o descrietre detaliată a funcţiilor şi obiectivelor sistemului propus. Cerinţele, cu alte cuvinte, trebuie să considere aspectele tehnice, economice şi de timp, obiectivele, procedurile şi procesele decizionale din organizaţie. Orice greşeli realizate în definierea cerinţelor, au repercusiuni majore asupra fazelor următoare şi o influenţă foarte mare asupra costurilor de realizare a SI. 2. Proiectarea sistemului este etapa în care trebuie realizată arhitectura şi

structura sistemului, la nivel fizic şi logic, conform specificaţiilor şi cerinţelor rezultate din faza de analiză, astfel încât să fie îndeplinite obiectivele urmărite. Proiectantul de sistem detaliază cerinţele şi specificaţiile rezultate din faza de analiză, pentru toate nivelurile şi componentele sistemului care va fi realizat. Principalele tipuri de specificaţii care sunt definite în faza de proiectare se referă la: • ieşirile sistemului (mediul pe care apar, conţinutul lor şi timpul la care apar); • intrările în sistem (originea/sursa intrărilor, fluxul parcurs de intrări şi modul de introducere şi preluare a acestor intrări); • interfeţele cu utilizatorii (simplitate , eficienţă, logica relaţiei om – maşină, reacţia inversă şi tratarea erorilor în operare); • proiectarea fişierelor şi bazei de date (structurarea datelor ca logică şi relaţii, volumul şi timpul de răspuns, specificaţiile pentru înregistrări); • prelucrarea datelor (proceduri de prelucrare, modulele de programe, cerinţele de raportări şi timpul de răspuns etc.) • definirea procedurilor manuale în prelucrarea şi urmărirea fluxurilor de date şi informaţii (ce activităţi, cine le realizează, când, cum şi unde); • definirea operaţiunilor de control pentru diferite operaţii: - de intrare (caractere, limite etc.); - de prelucrare (consistentă, gestiunea înregistrărilor);

- de ieşire (totaluri, eşantioane etc.); - procedurale (forme speciale, cuvinte de acces etc.); - de evaluare a performanţelor în raport cu anumite standarde • definirea operaţiunilor de securitate, privind controalele de acces, planurile pentru situaţii de excepţie, auditul de urmărire. • documentarea pentru operarea sistemului şi pentru utilizatori. • conversia la noul sistem, care referă la transferul de fişiere, iniţierea şi definirea unor proceduri noi, selectarea metodelor de testare pentru noul sistem, modul de trecere efectivă la utilizarea noului sistem. • instruirea, care presupune pregătirea personalului care va utiliza noul sistem, alegerea metodei de instruire, realizarea modulelor de instruire şi definirea facilităţilor care vor fi utilizate în instruire. • schimbările organizatorice presupuse de implementarea noului sistem, prin proiectarea fişelor posturilor de lucru (job design), a activităţilor, proceselor şi structurii organizatorice (compartimente şi conexiunile dintre ele), precum şi toate corelaţiile presupuse de această structură. Din prezentarea acestor cerinţe şi specificaţii de proiectare a SI, se poate vedea că proiectarea în sine se poate realiza pe două planuri: unul logic şi altul fizic. Proiectarea logică constă în componentele sistemului şi a corelaţiilor dintre ele, aşa cum acestea apar utilizatorului. Prin proiectarea logică se prezintă soluţiile pentru realizarea SI, independent de implementarea lor fizică curentă. În proiectarea logică se descriu intrările şi ieşirile, funcţiile de prelucrare, procedurile, modelele de date, controalele din sistem, după specificaţiile prezentate mai sus. Proiectarea fizică constă în translatarea componentelor logice, formale, a modelelor, în specificaţii tehnice ale sistemului pentru un anumit hardware şi software sau SGBD disponibile, pentru anumiţi suporţi (media) de intrare şi ieşire în/din sistem, ţinând seama de procedurile manuale şi controalele specificate. Proiectarea fizică finalizează modul de funcţionare al sistemului, cu oameni şi echipamente. Ca şi în construcţia unei case, proiectarea SI poate oferi mai multe soluţii, urmărindu-se uşurinţa si eficienţa realizării şi implementării cerinţelor utilizatorului, în cadrul unor restricţii de ordin tehnic, organizatoric sau financiar. În procesul de proiectare implicarea utilizatorului este esenţială, în confirmarea cerinţelor informaţionale şi a priorităţilor din organizaţie, realizându-se în acest mod înţelegerea şi acceptanţa lui pentru noul sistem. Gradul de implicare al utilizatorului depinde şi de modul în care este abordată realizarea SI, aşa cum se va arata intr-un capitol următor. Analiza şi proiectarea SI, aşa cum au fost prezentate, reprezintă etapele cele mai importante şi de durată, însă care se concretizează, până la obţinerea unui SI

operaţional, cu încă trei etape: programarea, testarea şi conversia, urmate de etapa de exploatare şi întreţinere curentă. 3. Programarea reprezintă procesul prin care specificaţiile rezultate din

proiectare sunt transpuse în programe, pe infrastructura hardware necesară realizării SI. În această etapă, cerinţele rezultate din analiză şi modulele funcţionale generate de aceste cerinţe în faza de proiectare, se vor regăsi în module - program realizate în faza de programare, aşa cum se arată în Figura 6.4. C e r i n ţe l e a n a l i s tu l u i

S p e c i fi c a ţi i l e p r o i e c ta n tu l u i

S o l u ţi i l e p r o i e c ta n tu l u i de program M o d u l - p ro g ram

C e r i n ţe ş i s p e c i f i c a ţi i

1

M o d u l f u n c ţi o n a l M o d u l - p ro g ra m

M o d u l - p ro g ra m

C e r i n ţe ş i s p e c i f i c a ţi i

2

M o d u l f u n c ţi o n a l

M o d u l - p ro g ra m M o d u l - p ro g ra m

M o d u l - p ro g ra m

n

C e r i n ţe ş i s p e c i f i c a ţi i

M o d u l f u n c ţi o n a l

M o d u l - p ro g ra m

M o d u l - p ro g ra m

Figura 6.4 Corelarea cerinţelor cu specificaţiile de proiectare şi elaborarea programelor. Modulele – program proiectate, conţin descrieri ale logicii de prelucrare necesare pentru a implementa un anumit modul – funcţional, care cuprinde: - algoritmii, in detaliu, folosiţi în prelucrare; - structura şi reprezentarea datelor; - relaţiile între funcţiile realizate şi datele utilizate. Fiecare modul poate fi codificat ca procedură, subrutină, funcţie sau alt tip de obiect identificabil. 4. Testarea se referă la etapa în care se verifică dacă sistemul realizează

obiectivele (cerinţele) impuse în etapa de analiză. În economia de timp a programului, testarea ocupă o parte foarte importantă (până la 50 %). Din această etapă pot rezulta cerinţe de reproiectare a anumitor module. Testarea unui SI se poate realiza prin următoarele tipuri de activităţi, în special pentru sistemele mari, complexe (Figura 6.5):

S i s te m în e x p lo a ta r e M odul su rsă 1

T e s ta r e m o del

M odul su rsă 2

T e s ta r e m o del

T est d e i n te g r a r e

T est f u n c ţi o n a l

T est d e p e r f o r m a n ţă

M odul su rsă

M odul su rsă

M odul su rsă n

T e s ta r e m o del

C e r in ţe ş i s p e c i f i c a ţi i de p r o ie c ta r e p e n tr u p ro g ram e ş i s i s te m

C e r i n ţe f u n c ţio n a le p e n tr u s i s te m

P e r f o r m a n ţe c e r u te p e n tr u s o lu ţii le h ard w are şi s o f tw a r e

C e r i n ţe l e c l i e n tu l u i s a u u ti l i z a to r u l u i

M ed iu l d e e x p l o a ta r e / u til iz a r e

Figura 6.5. Fazele procesului de testare în realizarea unui SI complex •

•

• •

•

testarea modulelor (a „imitaţiilor de program”), în engleză „unit testing”, constă în testarea separată a fiecărui program, separat, în primul rând pentru a depista erorile care, chiar dacă sunt corectate, mai pot apărea la integrarea programului în sistem. testarea integrării, cu scopul verificării interfeţelor între modulele sau unităţile de program şi ca fiecare modul / componentă a sistemului funcţionează în corelare cu celelalte, conform specificaţiilor rezultate din proiectarea sistemului. testarea cerinţelor funcţionale pentru sistem, conform cu cerinţele şi specificaţiile impuse la proiectarea sistemului. testarea performanţelor, se referă în principal la evaluarea soluţiilor software şi hardware: performanţe de timp, capacitatea de a prelua sarcini la încărcării maxime (ca memorie şi prelucrare), capacitatea de recuperare şi restartare, după întreruperi datorate unor cauze diferite, execuţia procedurilor manuale. testarea de acceptare reprezintă certificarea finală a sistemului, de către client/utilizatorul final, conform cerinţelor exprimate de acesta în faza de analiză şi proiectare conform unui plan de testare realizat de client şi proiectant. Această acceptare este realizată de personalul tehnic al beneficiarului, de utilizatorii diferitelor structurii şi de management, care a

elaborat planul detestare. După acceptare, sistemul poate fi instalat şi pus în exploatare. 5. Conversia, sau instalarea noului sistem în locul celui vechi, se poate realiza

considerând mai multe strategii, în funcţiile de condiţiile de instalare şi de mediul de utilizare: Strategia funcţionării în paralel, care presupune exploatarea ambelor sisteme, în paralel, până va exista siguranţa că noul sistem va funcţiona corect. Această abordare este mai sigură (asigurând un back-up în caz de erori sau căderi ale noului sistem), însă este foarte scumpă (resurse şi personal în plus). • Strategia de înlocuire directă a vechiului sistem cu cel nou, incepând cu o dată fixată dinainte. Această abordare este mai ieftină, însă presupune riscuri mari, dacă noul sistem are probleme mari în exploatare, care pot cauza pagube mari. • Strategia de instalare prin etape pilot, în care noul sistem se introduce treptat, pe departamente sau funcţiuni separate, prin studii/faze pilot care, dacă se confirmă, se trece la alte părţi/funcţii din organizaţie, fie simultan, fie etapizat. • Strategia introducerii pe faze, la nivelul unităţilor/componentelor organizaţionale sau al unor funcţii la nivelul întregii organizaţii până la cuprinderea întregii organizaţii şi a funcţiei ei. În oricare din strategii, se deduce uşor ca este necesar un plan de conversie, care trebuie să cuprindă eşalonarea în timp a tuturor activităţilor care conduc la instalarea noului sistem. De asemenea, este foarte importantă elaborarea unei documentaţii, care să cuprindă modul în care noul sistem este utilizat, atât de către personalul tehnic şi de către utilizatorii obişnuiţi, sau de către managementul la diferite niveluri. •

6. Operarea

şi exploatarea, întreţinerea şi dezvoltarea sistemului, reprezintă etapa care urmează conversiei şi instalării noului sistem, după trecerea testului de instalare, marcând momentul punerii în funcţiune al SI, în vederea operării şi exploatării curente. Întreţinerea se realizează prin menţinerea în parametrii proiectaţi şi testaţi la instalare, în realizarea modificării sau îmbunătăţirii/dezvoltării, în hardware, software, proceduri şi documentaţie în vederea eliminării unor erori, a satisfacerii unor cerinţe noi sau a creşterii eficienţei în exploatare a SI. Întreţinerea este realizată de specialiştii clientului sau în regim de outsourcing. În acest fel, se poate spune că asigurarea calităţii în realizarea unui SI se realizează prin implicarea clientului, a constructorului SI şi a celor care asigură întreţinerea aşa cum se arată în Figura 6.6.

Clienţii şi potenţialii utilizatori/beneficiari ai SI bazat pe noile TIC îşi formulează problemele care le au şi care pot fi rezolvate prin TIC prin activităţii proprii, însă cel mai frecvent prin consultanţă, pe baza contractuală cu organizaţii specializate, care pot realiza şi studii de fezabilitate pentru SI. Clienţii, după aceea, intră în relaţii contractuale pentru realizarea SI şi rezolvarea problemelor cu organizaţii care dispun de competenţa realizării SI (analiză, proiectare, inginerie software, implementare). După implementare, odată depăşită faza de întreţinere în perioada de D o m e n i u l te h n o l o g i i l o r in f o r m a ţio n a le ş i a l e c o m u n i c a ţi e i (T IC )

C o n c e p ţii , m e to d e , te h n i c i

C o n s u la tn ţă

F a c il ită ţi o f e r ite d e c a l c u l a to a r e ş i c o m u n ic a ţii

C li e n ţi, u ti l i z a to r i

P ro b lem e c are p o t fi r e z o l v a te p r in T I C

A n a l i z ă , p r o i e c ta r e , i n g i n e r i e s o f tw a r e ş i i m p l e m e n ta r e

S i s te m u l in f o r m a ţio n a l

Î n tr e ţi n e r e ş i d e z v o l ta r e

Figura 6.6 Relaţia între client/utilizator şi domeniile care contribuie la realizarea SI garanţie, se trece la contractarea întreţinerii şi dezvoltării, cu organizaţii care pot fi altele decât cea care a realizat SI, în condiţii de contractare competitivă, ţinând seama de costurile presupuse de asigurarea unei funcţionări bune şi operative a SI, cu păstrarea şi eventual dezvoltarea performanţelor. În realizarea SI se observă conlucrarea mai multor categorii de profesionişti care trebuie să asigure o coerenţă în realizarea diferitelor etape aşa cum se arată în Figura 6.7.

A n alist

P r o ie c ta n t

P r o g r a m a to r

E c h ip a d e te s ta r e ş i i n te g r a r e

E c h ip a d e i m p l e m e n ta r e

E c h ip a d e î n tr e ţi n e r e ş i d e z v o lta r e

A n aliz a s is te m u lu i e x i s te n t

P r o ie c ta r e a n o u l u i s i s te m

P r o i e c ta r e a ş i elab o rarea p ro g ram u lu i

T e s ta r e a ş i i n te g r a r e a p ro g ram u lu i

T e a ta r e a n o u l u i s i s te m

C o n v ersia, o p erarea, î n tr e ţi n e r e a ş i d e z v o l ta r e a

Figura 6.7 Corelaţia între diferite categorii de specialişti în realizarea SI În primul rând, se implică analiştii, care pot acorda consultanţă, la început pentru identificarea problemelor şi pentru realizarea unui studiu de fezabilitate al noului SI. Odată luată decizia de realizare a SI, analiştii se implică în realizarea primei etape, cu responsabilităţi în urmărirea realizării cerinţelor SI în faza de proiectare, în testarea de acceptare şi în conversie. În continuare, sunt implicaţi proiectanţii, în proiectarea noului sistem şi în urmărirea fazei de programare şi celei de implementare. Programatorii, în afara proiectării şi elaborării programelor, urmăresc testarea programelor, integrarea lor şi testarea noului sistem. În echipa de implementare un rol important îl au instructorii, responsabili cu pregătirea utilizatorilor finali în operarea şi exploatarea eficientă a sistemului. În final, după conversie, intervine echipa de întreţinere, în responsabilitatea clientului sau prin contract de outsourcing. ************************** Termeni si notiuni de baza • • • • • • •

Obiective (ale SI) Beneficii (ale SI) Valoare adaugata (prin SI) Plan (pentru SI) Analiza firmei/organizatiei Factori critici de succes Modele ale schimbarii unei organizatii : -automatizare -rationalizare -reinginerie -schimbare de model

• • • • • • • •

Analiza sistemului existent Proiectarea noului sistem Programarea (in realizarea SI) Testarea Conversia Operarea/Exploatarea Intretinerea si dezvoltarea (pentru SI) Categorii de specialisti in SI (analisti, proiectanti, programatori, instructori, ingineri de sistem, administratori de retele, administratori de baze de date)

*********************** Intrebari si teme recapitulative 1.Care este motivatia realizarii SI pe baza noilor TIC ? 2.Ce riscuri si beneficii exista in realizarea si utilizarea SI ? 3.Cum se planifica schimbarile intr-o organizatie prin realizarea SI ? 4.Care sunt tipurile de schimbari induse de TIC intr-o organizatie (evolutie in timp) ? 5.Care sunt principalele etape in dezvoltarea unui SI ? 6.Prezentati fazele procesului de testare in realizarea unui SI complex ! 7.Prezentati relatia client – beneficiar in realizarea SI ! 8.Care sunt principalele categorii de specialisti implicati in realizarea, implementare, operarea si dezvoltarea SI ?

*********************** Tema de casa Sa se analizeze avantajele si riscurile in realizarea unui SI pentru management, folosind bibliografia indicata la curs.

************************