Business Communications Self-test

Communication Best Practices Self­Test Instructions 1) Please complete this self­test     • Be honest and thoughtful     • Be open to seeing your good and bad habits ­ everyone has them! 2) Share your responses with a partner, noting      • Which practices you strongly agree and disagree with      • What you do well and not so well

Rate yourself on how well you handle complaints Always 1.

I answer my phone by the third ring  when I'm available.

2.

I change my voicemail greeting  every day so people know when I'll  be available.

3. 

I automate my greeting when I will  be on vacation to let people know  who they can contact in my  absence.

4. 

I return phone calls within 24 hours.

5.

I leave voicemail messages for  exactly the right person. 

6.

I leave voicemail messages only  when they are essential.

7

I leave voicemail messages that are  clear and last less than 15 seconds.

8.

I summarize what was agreed upon, 

Sometimes

Never

DK/NA

what was said, what action I will  take when speaking with a customer  about a complaint.

Always 9.

I  keep customers informed about  my progress in resolving  complaints.

10.

I automate email responses to let  people know if I'll be unavailable  for several days and who they can  contact in my absence.

11.

I respond to emails within 24 hours.

12.

I write clear and concise emails  with fewer than 10 lines. 

13.

I only send emails that are essential.

14.

I get permission from the sender  before I forward a message.

15.

I am careful about what I put in  writing.

16.

I send emails only to the people  who must receive them.

17.

I use email subject headings that  define the message's content.

18.

I provide complete information to  voicemail and email recipients.

19.

I talk directly to people when our  voicemails and emails get testy.

20.

I use bullets for key points.

21.

I keep my participation in threaded  emails to a minimum.

Sometimes

Never

DK/NA