Benchmark

Benchmarking Una mirada como herramienta para lograr la calidad en educación

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Concepto Benchmark La palabra Benchmark proviene de los estudios de elevamiento geográfico, en los cuales significa medir con respecto a un punto de referencia. En el léxico del mejoramiento de la calidad, un Benchmark es el que ha logrado ser "el mejor en su clase".

Benchmarking Es un proceso proactivo para cambiar las operaciones de manera natural y lograr un desempeño superior. Se define como el proceso continuo de mejora de productos, servicios y métodos con respecto al competidor más fuerte.

Identificar los más altos estándares Benchmarking es una técnica que provee de un aprendizaje práctico a través de comparar mediciones, políticas y resultados. La esencia del benchmarking es el proceso de identificar los más altos estándares de excelencia en productos, servicios o procesos y luego realizar los ajustes necesarios para lograr dichos estándares.

¿Por qué en educación? • La sociedad es dinámica; modifica sus valores, costumbres, hábitos, creencias, métodos de comunicación, estructura familiar. No es estática, entonces de igual manera la educación debe variar y adecuarse a estos cambios. • Puede mejorar sus procesos de evaluaciones, área de tecnología, índice de matriculación, deudores, imagen de la institución, por citar sólo algunos de los Factores Críticos de éxito de estas empresas tan especiales, que tienen a su cargo la formación de nuestros jóvenes.

¿Qué logra?  Este proceso estimula cambios y mejoras en las organizaciones en base a información recopilada, midiendo así el desempeño, tanto propio como el de otros.  Permite diagnosticar, medir, comparar y evaluar entre otras cosas los servicios, procesos de trabajo, funciones, etc., facilitando el aprendizaje sobre uno mismo y los demás, enfocando el estudio de éstos últimos en cómo se prestan o realizan los servicios y no tanto en qué servicio se realiza o se presta.

¿Cómo se logra? • Este proceso debe ser sistemático, formal y organizado para promover un conjunto de acciones en un orden particular, siendo una secuencia coherente y esperada que cualquier miembro de la organización pueda repetir.

condiciones básicas  1. Conseguir el compromiso de la dirección El proceso requiere mucho tiempo de gente clave y recursos. La autorización de la dirección para el intercambio de información que en algunos casos es considerada confidencial. El primer objetivo es descubrir procesos que sustituyan los tuyos o al menos hacer cambios sensibles en ellos. 2. Demarcar tus propios procesos Es muy importante tener bien definidos, documentados y comprendidos nuestros propios procesos para así poder compararlos contra los de otra organización.

 3. Identificar tus procesos fuertes y débiles y documentarlos . Los procesos débiles son candidatos a cambio radical. Los fuertes no lo serán inicialmente; es mejor tratarlos con técnicas de mejora continua. Por encima de todo, se deben documentar todos los procesos.  4. Seleccionar los procesos que serán sometidos . Nunca hagas BenchMark a un proceso que no deseas cambiar. Los procesos en la lista de BenchMark son aquellos que sabemos son inferiores y que sabemos que necesitan alguna mejora considerable.

 5. Investigar lo mejor en su clase Que puedas encontrar y que esté dispuesto. Puesto que se hace sobre procesos, se debe investigar la competencia y las tendencias mundiales exitosas.  6. Seleccionar candidatos mejores en su clase La organización decide con quien prefiere trabajar, considerando ubicación, y si se trata de un competidor debe recordar que compartirá información. Los mejores compañeros de BenchMarking aportan algún beneficio para ambas partes. La mayoría de las organizaciones mejores en su clase, están dispuestas a compartir sus conocimientos y experiencias.

 7. Colectar datos Observe, colecte y documente todo sobre el proceso del socio, trate de determinar los factores y procesos subyacentes ¿Qué es lo que los hace exitosos en esta área? Comprensión de lo que es su proceso (diagrama de flujo), sus necesidades de apoyo, tiempos, control, relación con procesos. La observación de la cultura de otra organización es útil.  8. Analizar datos Con los datos en la mano, compararlos contra los datos tomados de tu proceso. Es hasta este momento cuando se pueden establecer algunas medidas de cambio u observar las ventajas del BenchMarking.

 9. Planear la acciones Si se descubren cambios que se deben hacer en nuestros procesos es necesario establecer la forma de implantación.  10. Implementar el cambio La etapa más fácil de todos puede ser la implantación, suponiendo que la planeación de la organización ha sido profunda y que la ejecución se incluya al plan.  11. Monitorear Después de que el proceso está instalado y operando, el desempeño debe aproximarse rápidamente al del BenchMark. Es en este momento que se debe monitorear los procesos que sufrieron algún cambio considerable.

• Ya puede vislumbrarse que el benchmarking es un proceso largo y costoso, pero es una herramienta útil cuando las decisiones pueden producir un impacto significativo en la rentabilidad de la organización. Esto nos deja que no es un proceso que deba elegirse cuando se investigan cuestiones rutinarias o de baja o mediana importancia. Tampoco se lo recomienda como recopilación simple de información.