Bella Rosdiana.docx

PROPOSAL PROYEK TUGAS AKHIR/PROJECT WORK Satuan Pendidikan Program Keahlian Paket Keahlian Kode Alokasi Waktu

Nomor Peserta Nama Peserta NIS / NISN

: : : : :

Sekolah Menengah Kejuruan Bisnis dan Manajemen Administrasi Perkantoran -

: : BELLA ROSDIANA :

JUDUL PROYEK PERANAN SEKRETARIS DALAM MENGELOLA DAN MENGARSIPKAN SURAT DI KANTOR ARSIP DAERAH KAB. SUKABUMI

Palabuhanratu, Maret 2019 Peserta Uji,

BELLA ROSDIANA Mengetahui, Kepala Program Keahlian

Guru Pembimbing,

ARIF SOLIHIN, S.Pd NUPTK.

NIP.

F-18/19

Hak Cipta pada Depdiknas

SUK-1/10

I.

LATAR BELAKANG Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan infromasi tertulis oleh suatu

pihak kepada pihak lain. Fungsinya sebagai sarana pemberitahuan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Kegiatan persuratan pada suatu organisasi atau instansi adalah hal yang penting karena dapat menunjang perkembangan organisasi atau instansi dari sisi administrasi. Informasi-informasi penting maupun rahasia terkait dengan suatu instansi terkandung di dalamnya. Pada saat ini aktivitas persuratan yang sedang berjalan mulai dari penerimaan, pengagendaan, pendistribusian, pengarsipan hingga verifikasi atas surat-surat dinas keluar dan masuk baik internal maupun eksternal masih dilakukan dengan cara penulisan di buku besar yaitu pada buku agenda dan ekspedisi sehingga kemungkinan terjadi duplikasi terhadap sistem pengarsipan surat bisa terjadi. Sebagai contoh ketika ada surat masuk eksternal artinya semua jenis surat yang diterima dari pihak lain di luar perusahaan yang ditujukan kepada Dirut. Pertama surat diinput pada format yang telah disiapkan dan dicatat pada buku agenda surat masuk berdasarkan jenisnya. Selanjutnya surat diberi nomor dan lembar disposisi kemudian diarahkan kepada bagian sekretariat perusahaan untuk ditindaklanjuti. kepala sekretariat perusahaan meneliti surat masuk serta memberikan diposisi kepada pejabat yang terkait pada surat tersebut, selanjutnya surat dikembalikan lagi kepada pencatat untuk dicatat dalam buku agenda kemana surat ditujukan. Kemudian setelah itu surat dicatat pada buku ekspedisi untuk didistribusikan sesuai dengan alamat yang dituju gunanya untuk memastikan bahwa surat tersebut telah dikirm. Berdasarkan pemaparan yang telah dijelaskan diatas bahwa permasalahan yang sering dijumpai adalah dokumentasi pengarsipan dalam hal ini pencatatan surat masuk maupun surat keluar hanya dicatat pada buku agenda dan ekspedisi sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama apabila ingin mencari berkas surat kembali. Permasalahan lain berkaitan dengan penyimpanan dalam hal ini pengarsipan hanya berupa penyimpanan dokumen hardcopyyang mengakibatkan kemungkinan dapat terjadinya kehilangan surat. Permasalahan lain selanjutnya yaitu sulitnya menelusuri surat sehingga terjadi penundaan waktu dalam tindak lanjut dari surat masuk tersebut penyebabnya adalah karena pengelolaan surat tidak terkelola dengan baik. Dengan pemaparan data diatas maka peneliti tertarik untuk meneliti dengan judul “PERANAN SEKRETARIS DALAM MENGELOLA DAN MENGARSIPKAN SURAT DI KANTOR ARSIP DAERAH KAB. SUKABUMI“ F-18/19

Hak Cipta pada Depdiknas

SUK-2/10

II.

KEUNGGULAN DAN FUNGSI PRODUK/JASA A. Keunggulan Produk / Jasa 1. Untuk mengetahui tugas sekretaris dalam mengagendakan surat masuk 2. Mempermudahkan pengagendaan surat masuk pada suatu lembaga / instansi B. Fungsi Produk / Jasa 1. Untuk mempermudah pengagendaan surat pada suatu lembaga / instansi 2. Menambah wawasan dan ilmu tentang tata cara pengagendaan surat masuk

III. LAY-OUT / BAGAN KERJA

Penyortiran surat

Pencatatan atau pengagendaan

Pendistribusian surat

Pendisposisian surat

Penyimpanan / pengarsipan surat

IV. BAHAN No.

Nama Bahan

Spesifikasi

Satuan

Jumlah

A4

Rim

1

1.

Kertas HVS

2.

Komputer / PC

Core I 3

Unit

1

3.

Ballpoint

Standar

Batang

1

4

Buku Register

SIDU

Buah

1

V. FASILITAS/PERALATAN No.

Nama Alat

Spesifikasi

Jumlah

Pemilik

1.

Komputer / PC

Core i 3

1

Instansi

2.

Printer

Canon

1

Instansi

3.

Flashdisk

GIGABYTE

1

Instansi

4.

Buku

SIDU

1

Instansi

F-18/19

Hak Cipta pada Depdiknas

SUK-3/10

VI. DAFTAR RENCANA BUKTI BELAJAR (EVIDENCE OF LEARNING) Bidang Pekerjaan Judul Proyek

: Sekretaris :Peranan Sekretaris Dalam Mengelola Dan Mengarsipkan Surat Di Kantor ARSIP DAERAH KAB. SUKABUMI

No

Kompetensi/Subkompetensi

Kriteria Unjuk Kerja

Aspek (P,K,S)

Idikator

Bukti Belajar

1

2

3

4

5

6

1.

Penyortiran surat masuk atau keluar

F-18/19

Melakukan pencatatan surat masuk / keluar

( P,K,S )

Hak Cipta pada Depdiknas

Mencatat surat masuk

Pengagendaan surat masuk / buku ekspedisi

SUK-4/10

VII. PROSES PRODUKSI (SISTEMATIKA KERJA)  Penerimaan surat  Penyortiran surat  Pencatatan  Mengagendakan surat  Penyampaian surat  Penyimpanan berkas atau pengarsipan

VIII. RENCANA ANGGARAN BIAYA No

Nama Bahan

Spesifikasi

Satuan

1.

Kertas hvs

F4

Rim

2.

Bollpoint

Standart

Buah

3.

Tipe-x

Joyko

Buah

4.

Buku Register

Sidu

Fax

5.

Flash Disk

Kingston

Buah

6.

Tinta Printer

Data Print

Botol

Jumlah

Harga Rp. 35.000,Rp. 2.000,Rp. 3.500,Rp. 15.000,Rp. 85.000,Rp. 25.000,Rp.165.500,-

IX. SASARAN PASAR/PENGGUNA Penelitian dapat dijadikan sebagai wawasan atau ilmu bagaimana seorang sekretaris membantu dalam mengelola serta mengarsipkan surat masuk atau surat keluar di suatu lembaga / instansi ataupun pada dunia industri dan dunia usaha (DU/DI).

F-18/19

Hak Cipta pada Depdiknas

SUK-5/10

X.

JADWAL PELAKSANAAN

No

Januari

Kegiatan 1

1

F-18/19

2

3

Februari 4

1

2

3

Maret 4

1

2

3

April 4

1

2

3

4

Rancangan kerja / Penyusunan Proposal

2

Gambar Kerja

3

Proses Produk / Jasa

4

Laporan

5

Presentasi/Verifikasi

6

Ujian Akhir Sekolah

7

Ujian Nasional

8

Uji Kompetensi

Hak Cipta pada Depdiknas

SUK-6/10

LEMBAR BIMBINGAN Satuan Pendidikan Program Keahlian Paket Keahlian Kode Nomor Peserta Nama Peserta Judul Project Work No

: Sekolah Menengah Kejuruan : Bisnis dan Manajemen : Administrasi Perkantoran :

: : BELLA ROSDIANA : PERANAN SEKRETARIS DALAM MENGELOLA DAN MENGARSIPKAN SURAT DI KANTOR ARSIP DAERAH KAB. SUKABUMI

Hari/

Kegiatan/Kompetensi

Tanggal 1

2

3

Bimbingan

Catatan

Paraf

Permasalahan

Pemecahan Masalah

Kemajuan

Pembimbing

Siswa

4

5

6

7

8

A. Penyusunan proposal 1. 2. B. Proses unjuk kerja

F-18/19

Hak Cipta pada Depdiknas

SUK-7/10

No

Hari/

Kegiatan/Kompetensi

Tanggal 1

2

3

Bimbingan

Catatan

Paraf

Permasalahan

Pemecahan Masalah

Kemajuan

Pembimbing

Siswa

4

5

6

7

8

1 2

C. Penyusunan laporan 1. 2. Rekomendasi akhir bimbingan: …………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………

……., …………………………… 2019 Pembimbing

NIP. . Catatan: Kolom 1 Kolom 2 F-18/19

Format ini diisi oleh pembimbing apabila peserta uji perlu mendapatkan bimbingan dalam mencapai KUK : diisi dengan nomor urut pelaksanaan pembimbingan; : diisi dengan Hari dan tanggal pelaksanaan bimbingan;

Hak Cipta pada Depdiknas

SUK-8/10

Kolom 3 : diisi Kegiatan/kompetensi terkait dengan proyek (KUK) yang perlu dibimbing; Kolom 4 : diisi dengan permasalahan yang dihadapi/ditemui oleh peserta uji dalam melaksanakan unjuk kerja; Kolom 5 : diisi dengan pemecahan masalah yang dilakukan untuk setiap masalah yang ditemukan; Kolom 6 : catatan kemajuan yang dicapai peserta uji baik dalam hal solusi permasalahan yang dihadapi dan keberhasilan yang telah dicapai; Kolom 7 : diisi paraf pembimbing sebagai bukti telah membimbing; Kolom 8 : diisi paraf peserta diklat sebagai bukti telah dibimbing; Rekomendasi akhir bimbingan merupakan rekapitulasi secara umum tentang pelaksanaan pembimbingan yang telah dilaksanakan, diisi pada akhir penyelesaian proyek.

F-18/19

Hak Cipta pada Depdiknas

SUK-9/10

FORMAT LAPORAN PROYEK TUGAS AKHIR/PROJECT WORK Satuan Pendidikan Program Keahlian Paket Keahlian Kode Alokasi Waktu

: Sekolah Menengah Kejuruan : Bisnis dan Manajemen : Administrasi Perkantoran : :

A. KERANGKA LAPORAN SAMPUL DEPAN/SAMPUL JUDUL LEMBAR PENGESAHAN DAFTAR ISI KATA PENGANTAR BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Tujuan BAB II PROSES PRODUKSI/JASA 2.1 Waktu dan Tempat Pelaksanaan 2.2 Alat dan Bahan 2.3 Gambar Kerja 2.4 Proses Pengerjaan 2.5 Hasil yang Dicapai 2.6 Perhitungan Laba/Rugi 2.7 Pengujian Kompetensi (Sertifikasi) BAB III TEMUAN 3.1 Keterlaksanaan (Faktor Pendukung dan Penghambat) 3.2 Manfaat yang Dirasakan 3.3 Pengembangan/Tindak Lanjut BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan 4.2 Saran

F-18/19

Hak Cipta pada Depdiknas

SUK-10/10