Aula6 Eventos

AULA 6 PLANEJAMENTO DE EVENTOS – PRÉ-EVENTO CRIATIVIDADE EM EVENTO PREPARAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DO EVENTO Uma vez analisadas as etapas da viabilidade do evento e de sua coordenação, passaremos agora a relatar a composição, preparação de um evento. Estaremos estudando as principais etapas da elaboração de um planejamento e ainda, a criatividade para fazer com que o mesmo se torne atrativo, diferente, único perante o público-alvo e as empresas patrocinadoras e parceiras. - CRIATIVIDADE EM EVENTO O primeiro passo a ser dado logo após a verificação da viabilidade do evento e com relação ao tema e os atrativos que poderemos proporcionar para os participantes de um evento. • A escolha criativa do tema Um tema criativo, oportuno, inovador, atual, polêmico é garantia de sucesso de qualquer evento. Vale lembrar que o marketing do evento já começa com a natureza e a relevância do tema escolhido. O tema ou a mensagem que se pretende transmitir pelo evento deverá ser estabelecido ou inspirado de forma a motivar o interesse e a participação do público-alvo. Não é à toa que o grupo Corpo é a mais famosa companhia de dança do país. A razão do seu sucesso está principalmente na feliz escolha (e, sobretudo, criativa) de seus temas de apresentação. Um dos temas da companhia é Benguelê que representa o seguinte: "Benguelê é uma palavra entendida aqui como uma fusão de Benguela, nome de uma região situada ao sudoeste de Angola, com o fonema 'lê', que em quimbundo quer dizer nostalgia: banzo, saudade - ou seja, saudade dos terras livres e férteis do longínquo reino africano". A criatividade temática da companhia desponta nos seguintes comentários: "Nos temas abordados, o grupo não peca pela mesmice ou pelos lugares-comuns... Eles conseguem dosar influência e conceitos próprios". Há casos, no entanto, em que o tema é inovador, mas faltam idéias para explorá-lo de forma criativa durante a concepção e o desenvolvimento do evento. Vejamos um outro exemplo do que pode ocorrer quando a temática do evento sofre desgaste e o evento ganha vitalidade com um novo tratamento. O Free Jazz Festival começou com a temática do Jazz. Em razão do isolamento do jazz, e do estreitamento do seu mercado, a direção do evento optou por "abranger diversas esferas musicais, que são variadas, excitantes e relevantes para nossos dias". Mantida a temática central - o jazz - o evento ganhou maior amplitude musical, com a incorporação de novas modalidades musicais. Com isso, o evento adquiriu maior relevância cultural, maior divulgação, visibilidade e ampliou enormemente seu público. Um caso de insucesso na atualização de temas é o Bale Bolshoi. O tema de seus espetáculos baseia-se no romantismo. "Cada peça mostra um amor transcendente e impossível, uma musa inspiradora e um herói abnegado". Planejamento de Eventos Profs. Carlos Eduardo Lourenço e Marcelo Simioni

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A criatividade de um evento já começa na escolha do seu tema. Há temas sociais, culturais, étnicos, históricos, místicos, futuristas. Umberto Eco (1983: 16) fala de "passadização" e "presentificação" ao analisar a imaginação norte-americana de idealização do falso absoluto em seus museus, shows, exposições, parques temáticos e eventos. A "passadização" é o processo de identificação com o passado, por meio de uma projeção ficcional-científica, pela qual são reconstruídos cenários de fatos históricos e é revivida sua atmosfera, com apresentações, representações e imagens. A "presentificação", por sua vez, compreende o nivelamento do passado, a fusão cópia/original e o achatamento verdadeiro/falso e antigo/moderno. Tudo o que é passado apresenta-se como algo do presente, tamanha a simulação e a capacidade de criação de verdade absoluta. Podemos falar também de "futurização" numa alusão à abordagem de temas futuros, de criação de cenários e de projetos futuristas. O sucesso do tema do evento depende fundamentalmente das respostas para as seguintes questões:  O que o evento transmite para o público?  O que o público sente ao ver e participar do evento?  O resultado esperado é uma apresentação perfeita, um espetáculo para o público, ambos determinantes para o sucesso do evento. Todo esforço criativo na concepção e na condução de um evento de qualquer natureza deve ter como ponto de partida as respostas para uma única pergunta: o que proporciona prazer paralelo e complementar ao público presente ao evento? As respostas estão nos fatores de sucesso de um evento, ou seja, as suas fontes de prazer listadas a seguir:  Escolha do tema, da idéia-central e a sua transposição para a cena e o ambiente do evento;  O virtuosismo e o desempenho dos atores do espetáculo;  A agregação de novos elementos e a combinação desses elementos;  A criação de momentos memoráveis;  A finalização empolgante. O tema constitui a idéia-central do evento. É a sua idéia-força, o seu principal núcleo de criação. Dele surgem todas as demais idéias suplementares que dão vida, empolgação, ousadia ao evento. Há temas atuais, como o mundo virtual, a economia digital, os quinhentos anos do Descobrimento do Brasil e tudo o que for considerado moderno, pós-moderno, futurista, atual e contemporâneo. Mas não basta escolher o tema capaz de atrair a atenção do público. É preciso saber transportá-lo para a cena e o ambiente do evento.

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• A criatividade nos eventos Logo após a escolha de um tema “chamativo”, os organizadores do evento devem se atentar em explorar a criatividade para entreter, interagir o público-alvo, saindo da “mesmice e do cotidiano” que acabam afastando boa parte dos interessados em participar do evento. Para De Bono (1985: 153) existem dois tipos de criatividade: a criatividade da inocência e a criatividade da fuga. O que diferencia ambos é o conhecimento das regras, diretrizes, procedimentos e processos. Na criatividade da inocência, o processo criativo é livre, despojado, espontâneo, porque o agente criador desconhece totalmente as regras, diretrizes, procedimentos e processos que definem a atividade objeto da criação. É um pensar livre de restrições, limites e impedimentos. Para o agente criador, o objeto de sua criação é novo, totalmente desconhecido. Na criatividade da fuga, rompem-se os padrões vigentes. Ao assim proceder, o agente criador, que conhece as regras, diretrizes, procedimentos e processos procura ignorá-los deliberadamente. Daí o conceito de "fuga", com o significado de rompimento dos padrões vigentes, "fuga do modus operandi" atual. Como afirma De Bono, "é o abandono dos pontos de vista tradicionais na busca de novos conceitos e percepções". Na área de eventos, há um predomínio da criatividade de fuga. Criadores e gestores de eventos rompem as barreiras do "realizar um show de música", "encenar uma peça de teatro", "promover um festival de dança", "uma mostra de cinema", "um festival gastronômico", "um jogo ou competição esportiva" e pensam sobre novas regras do showbizz. É quando os eventos esportivos, sociais, culturais, educacionais, e de negócios dão lugar a megaeventos de entretenimento, lazer e diversão. Revendo padrões e ultrapassando os limites, os criadores de eventos ampliam o escopo das atividades dos eventos e lhes conferem uma nova natureza multifuncional, multifacetada ou setorial. Por exemplo, uma feira de livros, como a Bienal Internacional do Livro, torna-se um "festival de cultura", com atividades diversas - venda e promoção de livros, cursos, palestras, oficinas e shows. Um jogo de futebol ganha características de show de entretenimento com atrações diversas, do tipo concurso de torcidas, shows no intervalo, distribuição de brindes, música, fogos, adereços, luzes, chuva de confetes, cerimônias de premiação. Os eventos funcionais - eventos esportivos, sociais, culturais, educacionais, ecológicos - dão lugar aos eventos multifuncionais ou multifacetados - eventos esportivos com atividades e eventos sociais, culturais, educacionais; eventos culturais e eventos educacionais, juntos num único evento. E assim sucessivamente, prevalecendo o conceito de "mixing de atividades". Os eventos especializados, como feiras de livros e de negócios, abrem novos espaços para outros setores, como entretenimento, música, esportes, fazendo do evento especializado, um evento multiespecializado. Os eventos setoriais - as exposições de arte - modularizam-se e tornam-se eventos temáticos. Os eventos cedem espaço para atividade virtualizadas e, com isso, ampliam a sua audiência por meio do acesso via Internet. Planejamento de Eventos Profs. Carlos Eduardo Lourenço e Marcelo Simioni

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A interatividade e o experimentalismo criam novas opções de entretenimento para o público dos eventos. As suas versões convencional - o público é espectador passivo - e tradicional - a performance é exclusiva do artista - cedem lugar às versões interativas e experimentais, nas quais o público é parte do evento ao interagir com os protagonistas do evento e também produz arte, ao manipular objetos e participar do cenário. O quadro a seguir apresenta algumas "pistas e caminhos" para pensar criativamente os eventos: Pontos de reflexão Conceito Visão Objetivos Formas Possibilidades de realização

Regras básicas Pense num novo conceito de evento. Mude a sua visão de evento, crie novas visões de evento. Formule novos objetivos. Pense em novas formas para seu evento. Defina novas possibilidades de realização do evento.

A evolução exposta demonstra a quebra de padrões, o pensar criativo em eventos. A ordem é mudar, reformular. Mude o conceito, a visão, os objetivos, as formas e as possibilidades de realização do evento. Alguns tópicos para serem refletidos no processo de criatividade dos eventos:        

A criatividade na montagem dos espaços alternativos. A criatividade na definição de um calendário de eventos. A criatividade em eventos temáticos e megaeventos de entretenimento. A criatividade em eventos que tenham impacto com as tecnologias digitais. A criatividade eventos virtuais. A criatividade em eventos que proporcionem diversão. A criatividade em eventos que proporcionem espetáculos. A criatividade no cenário e na programação do evento.

Portanto, um evento que apresenta um tema novo, criativo, atividades diversificadas, idéias ousadas, seus objetivos transcendem o escopo das atividades propostas. Busca diversão, emoção, atratividade e alavancagem de novos negócios para seus investidores e parceiros. Pense no evento a partir do binômio forma-conteúdo. O formato do evento é a sua natureza, o seu caráter, real, virtual ou ambos e as características de suas atividades e operações, bem como o seu lócus de realização. - PLANEJAMENTO DE EVENTOS – PRÉ-EVENTO PREPARAÇÃO E DESENVOLVIMENTO O planejamento, a exemplo de qualquer atividade humana, é a peça fundamental num processo de organização de evento. É o primeiro esforço organizacional que engloba todas as etapas de preparação e desenvolvimento do evento. É a fase decisiva do evento, na qual estão inseridas o roteiro do projeto e o planejamento de todas as atividades, o detalhamento de receitas e despesas esperadas, a decisão de que tipo de fornecedores e profissionais deverá ser contratado.

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• Tema do evento O tema do evento ou o nome com que será conhecido facilitará a divulgação e sua memorização. A estrutura ou formato escolhido e a programação planejada podem definir a tipologia do evento: será uma jornada ou um congresso? Pense bem nessa etapa. Portanto, o tema ou a mensagem deve inspirar e motivar o interesse e a participação do público-alvo, assim, ele deverá identificar-se com o perfil das pessoas e dos grupos que constituem o universo do evento planejado, ou seja, origem, nível cultural e social, poder aquisitivo, faixa etária, sexo, estado civil, nacionalidade, etc. Três características básicas devem ser observadas:  Clareza: a linguagem usada não deve permitir dúvidas de interpretação e deve estar perfeitamente adequada ao público a que se destina. Todos os que tomarem conhecimento do temário devem interpreta-lo de forma única;  Antecedência: os participantes potenciais devem ter conhecimento do tema com a maior antecedência possível, uma vez que isso gera interesse de patrocínios, parcerias, apoios e participações e inscrições;  Atualidade: as discussões devem girar em torno dos acontecimentos mais recentes, que envolvam o tema escolhido e se manter fiéis aos objetivos estabelecidos. A identificação do tema do evento também deve conter os seguintes parâmetros: NÚMERO

TIPOLOGIA

ABRANGÊNCIA

ASSUNTO

XIII

JORNADA

PAULISTA

DE RADIOLOGIA

NÚMERO

TIPOLOGIA

ASSUNTO

ABRANGÊNCIA

8ª

FESTA

DO PEÃO BOIADEIRO

DE BARRETOS

OU

• Objetivos e Justificativa Como já abordamos anteriormente, na análise dos elementos para realização do planejamento, os objetivos devem ser claros, preciso, amplos e também específicos. Devem definir todos os resultados, expectativas e propostas que se desejam alcançar, bem como apresentar quais as justificativas que permitem viabilizar a execução do evento, além de indicar como serão avaliados seus resultados. Para que sejam bem elaborados, cada objetivo, após sua conclusão, deve responder aos pontos: O quê?; Como?; Quando?; Quanto?; Onde; Por quê?. Quanto a justificativa se torna indispensável o detalhamento dos motivos e importância do evento que acabem justificando sua realização. • Classificação do evento Os eventos são apresentados sob diversas classificações ou modalidades de acordo com seu propósito, sua natureza, fato gerador entre outros aspectos. A classificação trará noções claras quanto seu objetivo, finalidade e a que se prepõe o evento, trazendo subsídios para sua qualificação, amplitude, abrangência, frequência, dimensão e Planejamento de Eventos Profs. Carlos Eduardo Lourenço e Marcelo Simioni

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finalidade, etc. São através dessas definições que de modo geral realizamos uma harmonia com relação a divulgação, pois nos dará percepções dos mecanismos e ações de comunicações que será necessário utilizar. • Classificação por área de interesse Aqui se refere principalmente ao interesse da empresa, ou seja, atender aos objetivos específicos que a organização deseja atingir. Artístico Ambiental / Ecológico Assistencial Beneficente Científico Cívico Cultural Desportivo

Divulgação Ecoturismo Educativo Empresarial Expositivo Filantrópico Folclórico Gastronômico

Governamental Incentivo Informativo Institucional Lazer Motivacional Político Promocional

Religioso Social Sindical Técnico Turismo Etc.

•

Classificação em relação ao público-alvo É a forma de como a empresa pretende fazer com que o público tenha conhecimento e participe do evento.  Eventos fechados;  Eventos abertos:  Eventos aberto por adesão;  Evento aberto em geral. •

Classificação por abrangência É o critério adotado para saber até onde o evento deve atingir com relação aos participantes. Tem relação como tema do evento.       

Mundiais; Internacionais; Latino-americanos; Nacionais (brasileiros); Regionais; Municipais; Locais.

•

Classificação por frequência É determinado principalmente para dar clareza quanto a existência do evento, se o mesmo irá acontecer em outras datas ou até mesmo se só irá acontecer uma única vez. Isso traz condições para o público ter noção quanto a sua participação ou não. Assim, como a abrangência, a frequência também tem relação com o tema do evento.    

Esporádicos Permanentes; Únicos; De oportunidade.

•

Classificação por dimensão É com relação a quantidade de participantes que a empresa pretende atingir, o número de pessoas que estarão presentes no evento. Planejamento de Eventos Profs. Carlos Eduardo Lourenço e Marcelo Simioni

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   

Macroevento; De grande porte; De médio porte; De pequeno porte.

• Tipologia do evento Nesta etapa a empresa visa relacionar o evento com o público-alvo, procurando atender de forma mais objetiva possível e dar condições necessárias aos interessados em participar. O tipo do evento encontra-se ligado diretamente ao público-alvo, aos seus interesses, condições econômicas, perfil sócio-cultural, entre outros aspectos. É através da tipologia que muitas pessoas tem sua preferência em participar de um determinado evento. Almoço Aniversário Assembléia Bazar Brainstorming Brunch Café da manhã Campanha Campeonato Carreata Carnaval Casamento Chá da tarde Churrasco Coffee-break Coletiva de imprensa Colóquio Comemoração Competição Comício Concerto Concilio Conclave Concurso Conferência Confraternizações Congresso Convenção Coquetel Coral

Curso Debate Desfile Encontro Entrevista coletiva Excursão Exposição Feira Festa Festival Formatura Fórum Gincana Happy hour Homenagem Inauguração Jantar Jornada Lançamento de livro Lançamento de produto Leilão Mesa-redonda Micareta Missa Mostra Noite de autógrafos Oficina Olimpíada Open day Opera

Outorga de títulos Painel Palestra Passeata Pedra fundamental Performance Pré-estréia Posse Premiação Regata Retrospectiva Reunião Roadshow Rodada de negócios Rodeio Salão Sarau Semana Seminário Show Showcasing Solenidade Sorteio Teleconferência Torneio Treinamento Vernissage Videoconferência Visita Workshop

• Local do evento O local já deve ter sido pré-definido quando efetuamos a análise da viabilidade do evento. A correta escolha do local para a realização de um evento é ponto fundamental na soma de probabilidade de sucesso. Sua adequação aos objetivos e porte do evento é imprescindível. • Data, hora e duração Também estabelecido anteriormente. A fixação de data está estreitamente ligada às possibilidades de sucesso do evento. Uma data mal escolhida pode acarretar inúmeros problemas. Planejamento de Eventos Profs. Carlos Eduardo Lourenço e Marcelo Simioni

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Além da questão relacionada a data e horário do evento, a organização deve se atentar com o período de duração. Saber adequar o tempo necessário é também uma das primícias para não afastar os participantes, pois eventos muito longo poderá provocar a desmotivação por parte das pessoas interessadas. • Público-alvo e número previsto de participantes Entende-se por público-alvo toda pessoa física ou jurídica, que seu evento pretende atingir. Não podemos esquecer que independente de qual seja o público, todos buscam obter, no evento, preços razoáveis, que lhes garantam segurança, conforto, qualidade de serviços, atendimento eficiente, bons ou novos produtos, conhecimentos técnicos e profissionais, bons relacionamentos, novas amizades, e principalmente experiências memoráveis, únicas. Aqui também se leva em consideração o número previsto de participantes, pois é essencial para que entre em sintonia com a definição do local, data e hora. • Programação do evento Estabelecer qual será a programação geral do evento. É a descrição organizada, seqüencial das diferentes atividades que acontecerão no evento, pó seja, é o fluxo das diversas atividades, ordenadas pelo tema central e temários que possam fazer parte do evento, data e horário de suas realizações. A programação é definida para facilitar a compreensão dos temários escolhidos ou do tema central, assim, pela programação se define a existência de diversas tipologias que podem fazer parte do evento para cumprir a programação desejada. Exemplo: Num workshop será oferecido um coffe break, um coquetel de encerramento? Abertura da sessão - 1º workshop - Parada para o coffe break - 2º workshop Coquetel de encerramento. Aqui também, deve-se estabelecer se o evento terá outros eventos complementares, simultâneos na programação. A programação de eventos complementares poderá ampliar a área de atuação do evento principal e consequentemente a participação do público. • Recursos materiais Por recursos materiais entende-se toda a gama de produtos necessários nas etapas de operacionalização e execução do evento.  Material de expediente: engloba todo tipo de papéis e instrumentos utilizados pela secretária e comissão organizadora para o seu dia-a-dia: papel, circulares, recibos, envelopes, canetas, lápis, clipes, grampeadores e grampos, cartão de visita, paínes informativos, etc.  Material de participante: agrupa tudo que será utilizado pelo participante: crachá, pasta, caneta, brindes, tickets diversos (de refeição, de estacionamento etc.), blocos, convites, ficha de inscrição etc.;  Equipamentos em geral: reúne todo e qualquer equipamento elétrico e eletrônico a ser utilizado no pré-evento, durante o evento e até seu fechamento, como: telefone, fax, copiadoras, micro, impressora, projetores de filmes e slides, retroprojetor, data show, suprimentos (toner, fitas de impressora etc.), microfones, fitas e CDS para gravação, extensões, filmadoras, prismas para mesa, linhas telefônicas, celulares, quadr-negro ou brando, pincéis, giz, painéis indicativos e informativos etc.;  Mobiliário: abrange as mesas, cadeiras, poltronas, tablados, púlpito, balcões, divisórias, lixeiras Planejamento de Eventos Profs. Carlos Eduardo Lourenço e Marcelo Simioni

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 Material de higiene e limpeza: toalhas, papel higiênico, sabonetes, álcool gel, desinfetantes, pano de chão etc.  Material de segurança e proteção: extintor de incêndio, fitas adesivas e correntes de sinalização, grades protetoras etc.  Medicamentos de primeiros socorros e emergência: remédios em geral, maca, desfibrilador etc.  Materiais diversos: inclui correios, comunicações, viagens de inspeção, combustível, transporte, medalhas, troféus, guarda-chuvas, cordas divisórias, carpetes e passadeiras, jornais e revistas, mastros, bandeiras, bandejas etc. OBS: Muitos desses materiais listados serão fornecidos pelas empresas prestados de serviços especializadas e fornecedoras do evento. • Recursos humanos Deve relacionar todos os profissionais necessários para desenvolver a programação estabelecida, bem como as diversas atividades já definidas, e a remuneração proposta, além da infra-estrutura específica. Para as profissões mais requisitadas, a sugestão é de ter algumas pessoas "fixas", ou seja, as que serão as primeiras a serem contratadas dentro de suas profissões, escolhidas por seu desempenho e experiência, objetivando conseguir ter uma equipe mais afinada e eficiente. Além disso, essas pessoas devem assinar contrato de trabalho temporário antes de cada evento, de maneira que resguarde sua empresa de processos trabalhistas. Deve indicar as credenciais desejadas para cada função necessária. Cada cadastro deve ter os dados básicos (nome e endereço completo, idiomas, telefone, celular, e-mail etc.) do profissional, bem como os requisitos básicos para o desenvolvimento das funções, de acordo com sua categoria profissional.  Contratação de profissionais especializados: refere-se a recepcionista, seguranças, eletricistas, etc.  Uniformes: deve-se verificar a necessidade de uniformizar todas as funções que o exigirem.  Alimentação: Providenciar a alimentação de todo o staff durante a realização do evento (inclusive na montagem e desmontagem).  Treinamento: Proceder treinamento para todas as funções necessárias durante toda a realização do evento (inclusive na montagem e desmontagem). Algumas das categorias de profissionais especializados mais utilizados em eventos: • Tradutor/intérprete; • Recepcionistas; • Garçons exclusivos; • Fotógrafo; • Mensageiro; • Manobristas; • Motorista;

• Seguranças/vigilantes; • Operador de som/luz; • Encanador/eletricista; • Guia turístico; • Secretária bilíngüe; • Digitador; • Operador de telemarketing; Planejamento de Eventos Profs. Carlos Eduardo Lourenço e Marcelo Simioni

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• Baby-siter; • Músico/DJ; • Monitor, animador, recreadores; • Cinegrafista; • Pessoal de limpeza; • Motoboy; • Decorador; • Panfleteiros; • Telefonista; • Médico, profissionais de enfermagem; • Assessor de imprensa; • Bombeiros; • Operador de audiovisual; • Entre outros. • Mestre de cerimônia; Lembre-se em colocar as devidas regras aos profissionais, tais como: pontualidade, interesse, eficiência na execução das funções, companheirismo, compromisso com o evento, nível de treinamento e conhecimento dos detalhes do evento, educação, jogo de cintura para situações difíceis, cordialidade, simpatia etc. Segundo Vinicius, em seu livro: “O papel das instruções de ensino na formação profissional”, 2001, o profissional de eventos deve possuir as seguintes habilidades: Algumas habilidades necessárias que um profissional de eventos deve possuir: • boa apresentação pessoal; • ser criativo; • raciocínio lógico; • percepção aguçada; • espírito de liderança; • saber ouvir; • empatia; • receber e dar feedback;

• ser bom negociador; • saber lidar com imprevistos e desafios; • gerenciar e superar conflitos; • capacidade de interpretar dados; • dominar técnicas de planejamento e organização de eventos; • gerenciar pessoas e recursos; • tomar decisões.

• Prestação de serviços e fornecedores Tão importante como escolher os profissionais e voluntários que estarão fazendo parte dos trabalhos do evento e a escolha dos seus fornecedores, das empresas prestadoras de serviços especializados. Precisamos também, fazer que cada empresa se conheça, ou seja, se conheçam e falem a mesma “linguagem”, tendo o mesmo padrão de qualidade e atendimento. Todas as empresas oficiais do evento devem ser alvo de criteriosa seleção, onde se deve analisar a competência, reputação, experiência e qualidade dos serviços anteriormente prestados e preço justo. Todas, sem exceção, devem ter contrato escrito previamente assinado, com descrição detalhada de suas responsabilidades e deveres e cronograma. Para cada produto, serviço ou opcional oferecido a seus clientes, deve haver um ou mais fornecedores já cadastrados e com contrato de fornecimento previamente definido e assinado. As condições mínimas a serem negociadas e acordadas com cada um dependem das necessidades de cada empresa e de seus mercados. Alguns dos principais fornecedores e empresas prestadoras de serviços de um evento: • Agência de propaganda; • Agência de viagens; • Alimentação (restaurantes, buffets); • Assistência médica; • Banco, posto bancário e de câmbio; • Banda; • Brindes; • Cartão de crédito; • Companhia de seguros; • Decoração;

• • • • • • • • • •

Espaços para eventos; Equipamentos eletrônicos; Fotografia e filmagem; Gráfica; Gerador próprio de energia; Locadora de veículos; Limpeza e zeladoria; Hotéis; Montadora de estandes/divisórias e palco; Mobiliário/equipamentos e acessórios;

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• • • •

Primeiros-socorros e Ambulância; Recursos visuais; Segurança e vigilância patrimonial; Sinalização (placas, faixas indicativas, banners, painéis etc.); • Sistemas de rádio e de comunicação; • Sistema de ar condicionado central;

• • • • •

Sonorização/iluminação e cenário; Táxi; Tradução simultânea; Transportadora aérea, rodoviária, etc. Transporte local de participantes e convidados.

• Pagamentos de taxas, impostos, tributos e comissões Incluir não só os valores que deverão ser pagos à Prefeitura do local do evento (ISS, Cadam – Taxa sobre anúncio, taxa sobre localização etc.), mas também os seguros necessários e os impostos estimados sobre a receita (IRPJ, Cofins etc.). Além disso, não podemos esquecer o pagamento das comissões devido, para as pessoas físicas ou jurídicas, que realizarem em conjunto a comercialização de estandes, merchandising, produtos, anúncios etc. • Alvará e autorizações para execução do evento O organizador do evento deverá estar atento sobre todos os tramites necessários para regulamentação do evento. Nessa etapa busca verificar junto aos diversos órgãos as devidas autorizações necessárias para liberação da realização do evento. Isso inclui desde Prefeituras, Polícia Militar, Corpo de Bombeiros, transito e demais entidades que estejam ligadas a realização do evento. Exemplo: Alvará junto a Prefeitura. • Orçamento - Análise de despesas e receitas O orçamento é o demonstrativo do cálculo das receitas que se devem arrecadar e das despesas que deverão ser realizadas no evento. Deverá ser expresso em várias alternativas para o estudo e avaliação pelo interessado das opções e decisão final, e serve de base para o contrato de serviços. • Fluxo de Caixa – Cash Flow Sua principal vantagem está em permitir a rápida e fácil visualização da real situação do caixa do evento, num espaço temporal determinado (no dia, na semana, no mês ou no ano). Esse importante instrumento de trabalho utilizado e atualizado sempre, ou seja, todas as vezes que fora feito um gasto ou na entrada de alguma receita. Modelo de Fluxo de Caixa - Cash Flow Receitas Saldo preexistente Comercialização de espaços Comercialização de anúncios Comercialização de produtos Doações Auxílios Governamentais Taxas de inscrições/ingressos Patrocínio Permuta e apoio Total de Receitas Despesas Pagamentos de taxas Comunicação

Fluxo de Caixa ou Cash Flow Agosto Setembro Outubro 1.000,00 20.000,00 2.000,00 10.000,00

Novembro

5.000,00 1.000,00 5.000,00 Agosto 10.000,00

Setembro 5.000,00

10.000,00 10.000,00 Outubro 5.000,00

Novembro

Saldo 1.000,00 20.000,00 12.000,00 0,00 5.000,00 0,00 10.000,00 11.000,00 5.000,00 64.000,00 Saldo 5.000,00 15.000,00

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Recursos humanos Prestadores de Serviço Recursos materiais Total de Despesas

10.000,00

10.000,00 20.000,00 5.000,00 55.000,00

20.000,00 5.000,00 ORÇAMENTO GERAL DO EVENTO

Total de Receitas Total de Despesas Saldo Total

-

64.000,00 55.000,00 9.000,00

Este é um modelo de orçamento e fluxo de caixa e seus valores são hipotéticos. Sabemos que existem outros modelos e não queremos aqui determinar a utilização exclusivamente deste, entretanto, acreditamos que o mesmo é um modo de fácil assimilação e compreensão. • Cronograma do evento O cronograma de atividades deve ser considerado como uma peça fundamental e imprescindível na fase de operacionalização do evento. Sua importância fica mais evidente quanto maior for sua complexidade e mais longa a duração do evento. Num evento, o cronograma deve ser a representação gráfica de todas as atividades necessárias para sua operacionalização, num espaço de tempo predeterminado para o início e término de cada tarefa. Pode ser ordenado pelas atividades segundo seus diversos critérios, de acordo com a necessidade do momento. Critérios de estabelecimento de um cronograma:  Temporal: na ordem em que devem ser executadas as tarefas e atividades;  Responsabilidade: na ordem em que devem ser executadas por pessoas e empresas.  Por atividade: na ordem de execução de uma única atividade, mas envolvendo todos os responsáveis. Modelo de Cronograma de eventos Cronograma de Eventos Evento: Local: Descrição das Atividades

Data: / / Horário: Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Apresentação da proposta ao cliente Elaboração do Planejamento Aprovação da proposta do evento Lançamento do evento Preparação da comunicação Veiculação da comunicação Veiculação de matérias / AI Comercialização de anúncios Comercialização de produtos Doações e Auxílios Governamentais Patrocínio, permuta e apoio Pagamentos de taxas Autorizações e regulamentações Contratação de recursos humanos Contratação de fornecedores Aquisição de materiais Inscrições / adesões / convites Montagem de equipamentos Check-list do evento Execução do evento / Dia do evento Planejamento de Eventos Profs. Carlos Eduardo Lourenço e Marcelo Simioni

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Questionário de avaliação Desmontagem de equipamentos Devolução de materiais ao cliente Pagamentos de fornecedores Pagamentos de pessoal Divulgação pós-evento Balanço financeiro Análise e avaliação de resultados Apresentação final ao cliente

REFERÊNCIA BIBLIOGRÀFICA ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organização de eventos: planejamento e operacionalização. São Paulo: Atlas, 2006. (p. 35 - 113). MATIAS, Marlene. Organização de Eventos: procedimentos e técnicas. São Paulo: Manole, 2002. (p. 97 - 112). MARTIN, Vanessa. Manual Prático de Eventos. São Paulo: Atlas,2008. (p. 70 - 139).

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