Auditoria Y Evaluacion De Sistemas Copia 2003

AUDITORIA Y EVALUACION DE SISTEMAS INFORME DE AUDITORIA

INTEGRANTES

LEYSLA GUILLEN BRU VERA REYES NERYS RODRIGUEZ BELKYS QUINTERO EVER MOLINA

CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON AUDITORIA Y EVALUACION DE SISTEMAS EL COPEY - CESAR 2009

AUDITORIA Y EVALUACION DE SISTEMAS INFORME DE AUDITORIA

INTEGRANTES

PROYECTO PARA OPTAR EL TITULO DE GERENCIA EN INFORMATICA

ASESOR ESP: GERARDO MORALES

CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON AUDITORIA Y EVALUACION DE SISTEMAS EL COPEY - CESAR 2009

PAGINA DE ACEPTACION

AGRADECIMIENTOS

Este trabajo se lo agradecemos a Dios principalmente por habernos dado vida, salud y sabiduría para iniciar y terminar esta especialidad. A nuestros tutores por brindarnos los conocimientos y apoyo en dicha labor y a todas aquellas personas que nos han colaborado directa e indirectamente en el desarrollo de este proyecto a nuestras familias por la confianza depositada.

DEDICATORIA

Dedicamos este trabajo a nuestros padres, esposos, hijos, amigos y todas aquellas personas que nos colaboraron para hacer realidad este proyecto.

INTRODUCCION

Es importante notar el desarrollo que ha tenido la sociedad a nivel mundial, a través de las distintas etapas que ha pasado el hombre a lo largo de la historia y esa evolución se ha dado por los diferentes adelantos científicos, poniendo en práctica su propia imaginación. Por ende el hombre contemporáneo no puede desligarse de la tecnología, ya que de ella depende el surgimiento y desarrollo de todo un pueblo.

Se sabe que no es fácil la sistematización de una empresa por muy pequeña que esta sea, pero es menester de nosotros orientar a sus dueños para que no se queden al margen de todos los beneficios que se podrán conseguir con un sistema de información bien montado y sin duda alguna, utilizando las herramientas tecnológicas que ofrecen los adelantos científicos, se pueden obtener grandes y positivos resultados.

JUSTIFICACIÓN

El proyecto es importante para la empresa ya que permite darle solución a las diferentes dificultades presentadas en el manejo de la información de la Institución Educativa María Montessori de El Copey – Cesar utilizando las herramientas tecnológicas para la motivación que es fundamental para el desarrollo de los procesos académicos, contables, administrativos que a futuro enfrentará.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Realizar una auditoría y evaluación de sistemas de la Institución Educativa María Montessori de El Copey – Cesar.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

•

Establecer las fortalezas y debilidades del sistema de información.

•

Determinar las causas de las fallas y las posibles mejoras que se pueden hacer al sistema.

•

ESTUDIO GLOBAL

Empresa: Ubicación: Razón Social:

Institución Educativa Calle 11 Nº 19 - 25 El Copey Cesar Institución Educativa María Montessori

Misión: MARÍA MONTESSORI está constituida para ser prestador del servicio integral de educación con una amplia experiencia en el mercado educativo, presentando una red de servicios en todas las áreas del saber, servimos a la comunidad educativa con un personal altamente calificado, con la tecnología necesaria para iniciar el siglo XXI y recursos para prestar una educación de calidad que satisfagan las necesidades de nuestros educandos. Por una educación de calidad y servicios a la comunidad.

Visión:

El Colegio MARÍA MONTESSORI será líder en la prestación de un servicio educativo integral con excelencia y calidez, posicionándose en el primer lugar de competitividad en el entorno donde se encuentra, a través del desarrollo del talento humano de sus valores y de los mecanismos que le permitirán lograr la evolución acorde con las necesidades de los educandos a través de procedimientos, evaluaciones, seguimientos y contar desarrolladas en forma planificada y sistematizada para así poder garantizar la calidad de nuestro servicio.

Objetivo: El Objetivo de la Institución educativa María es ser líder en la prestación de un servicio educativo integral con excelencia y calidez, posicionándose en el primer lugar de competitividad en el entorno donde se encuentra, a través del desarrollo del talento humano de sus valores y de los mecanismos que le permitirán lograr la evolución acorde con las necesidades de los educandos a través de procedimientos, evaluaciones, seguimientos y contar desarrolladas en forma planificada y sistematizada para así poder garantizar la calidad de nuestro servicio.

•

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

 Estructura Física:

Rectoría

Coordinación

Secretaría

Sala de Profesores

 Descripción de las áreas que componen la entidad

La Institución Educativa María Montessori de El Copey – Cesar, es una empresa constituida legalmente y aprobada por la secretaria de Educación Departamental según resolución No 000620 de diciembre 7 de2005 para la Básica Secundaria y Media Modalidad Comercial, con licencia de funcionamiento No 029 de Septiembre de 1985; actualmente se compone de las siguientes aéreas:

Rectoría / Gerencia: El señor Rector se encarga de los manejos administrativos y legales de la empresa, además es socio mayoritario y representante legal de la misma, en él recae toda la responsabilidad y manejo de la Institución.

Tesorería / Pagaduría: El área de pagaduría se encarga de cancelar las obligaciones financieras que tenga la empresa con previa autorización de rectoría.

Contabilidad: En esta área se lleva a cabo todo el proceso contable y legal de la institución, allí reposan las actas, recibos y todo el soporte físico de los ingresos y egresos de la empresa.

Secretaría: En esta área se elaboran todos los documentos y relacionados que tengan que ver con el movimiento financiero de la empresa, tales como recibos de pago, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc.

ORGANIGRAMA

CONCEJO DIRECTIVO RECTORIA

CONTABILIDAD

COORDINACION

SECRETARÍA DOCENTES

PAGADURIA

 Funciones Básicas del Personal

 OSWALDO ANNICIARICO ELJURE Rector. El señor Rector se encarga de los manejos administrativos y legales de la empresa.

 WILSON BARROS CARRANZA Contador Se encarga de llevar a cabo todo el proceso contable y legal de la institución y todo el soporte físico de los ingresos y egresos de la empresa.

 ELVIRA BERRIO PATERNINA Pagadora Encargada de cancelar las obligaciones financieras que tenga la empresa, tales como sueldo, cuentas por pagar, etc.

 ANA CASTRO Secretaria Elabora todos los documentos y relacionados que tengan que ver con el movimiento financiero de la empresa, tales como recibos de pago, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc.

 Cuerpo Docente

 LEANDRO CONDE Egresado de la universidad Popular del Cesar (UPC) y graduado en el 2007; licenciado en Ciencias Naturales y Educación Ambiental. Su enseñanza se basa en el método constructivo y lleva 2 años de experiencia en la institución.

 ADALBERTO JIMENO

Egresado en la universidad del Atlántico, especializado en lenguas modernas, su método de trabajo se basa en actividades asi como trabajos en grupo e individuales, participación y exámenes.  GLORIA MOGOLLON Egresada de la Universidad de Pamplona Antonio Nariño (sede Aracataca), graduada en 1985, licenciada en lengua castellana. Su método de trabajo se basa en enseñar aprendiendo a hacer. 23 años de experiencia y 5 años en la Institución.



JORGE OSPINA Egresado de la universidad popular del Cesar (UPC-Valledupar), graduado en 1997. Licenciado en Matemáticas y Física, su método se basa de forma constructiva. 3 años de experiencia y 2 años en la institución.

 ANAIS ROMERO Egresado de la universidad de Simón Bolívar, Sociólogo. Su método de trabajo se basa en actividades y evaluar con talleres. 18 años de experiencia laboral.  MISAEL ANTONIO RAMIRES MUÑOZ Egresado de la universidad del Atlántico, graduado en 1998. Licenciado en Ciencias de la Educación y especialista en Ciencias Sociales; su método de trabajo se basa en guías de enseñanzas de enfoque estructuralista.

 JOHN JAIRO RADA

Egresado de la universidad popular del Cesar (UPC- Valledupar) graduado en el 2006. Ingeniero de sistemas; su método se basa en el teórico practico. 4 años de experiencia laboral en la institución.

 LEIDYS SANTANDER

Egresada de la universidad del Atlántico, licenciada en Ciencias Naturales y educación ambiental; su modo de trabajo se basa en clases activas, participativas y lúdicas.

 BELEN OVIEDO Trabajo hasta cuarto semestre en la Universidad Antonio Nariño, y continúa en la Universidad del Magdalena. Licenciada en básica primaria, 10 años de experiencia. 

LUIS FERNANDO TOBAR Egresado de la universidad de Buenaventura (creat Valledupar), graduado en el 2003. Licenciado en comercio y contaduría. Realizo cursos de informática, renovación curricular, competencias laborales e internet básico, metodología de la enseña laboral futuro kiss. Curso del concejo, presidente del honorable concejo. Su método de trabajo es el electico, el cual combina lo tradicional con lo nuevo. Fundador de la institución María Montessori en 1985.

 JAIME CASTRO

Egresado de la universidad del magdalena, graduado en el año 1986, licenciado en biología y química, y especializado en educación para la salud y en arte folclórica, lleva e la institución 11 años.

 Bienes y Servicios MARÍA MONTESSORI está constituida para ser prestador del servicio integral de educación con una amplia experiencia en el mercado educativo, presentando una red de servicios en todas las áreas del saber, servimos a la comunidad educativa con un personal altamente calificado.

•

ESTUDIO DEL PROCESAMIENTO DE DATOS

La institución educativa María Montessori de El Copey – Cesar cuenta con una Red Interna que conecta la parte administrativa, permitiéndole de esta manera

intercambiar información, archivos y compartir recursos como impresoras e internet, los equipos cuentan con las siguientes característica.

•

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LOS EQUIPOS (PCS)

•

Ordenador:

Tipo de ordenador Sistema operativo Service Pack del Sistema •

Placa base:

Tipo de procesador Nombre de la Placa Base Memoria del Sistema Puerto de comunicación •

Intel 3.0 Intel 1024MB (DDR2 SDRAM)

Monitor: Monitor

•

Equipo basado en ACPI x86 Microsoft Windows XP Profesional Service Pack 3

LG N001 17" LCD

Almacenamiento

Disco duro Estado de los discos duros SMART

• Dispositivos de entrada Teclado Ratón

 Computador Servidor

MAXTOR ATA (80 GB, IDE) OK

Teclado PS/2 estándar Mouse compatible con HID

•

Ordenador

Tipo de ordenador Sistema operativo Service Pack del Sistema •

Placa base

Tipo de procesador Nombre de la Placa Base Chipset de la Placa Base Memoria del Sistema •

HP CRT 17”

Almacenamiento

Disco duro Estado de los discos duros SMART •

Corel 2 Duo , 1500 MHz (15 x 100) Intel Intel 2048MB (DDR2 SDRAM)

Monitor

Monitor

•

Equipo basado en ACPI x86 Microsoft Windows VISTA Service Pack 1

Maxtor ATA 160 GB OK

Dispositivos de entrada

Teclado Ratón

 CARACTERISTICAS DE LA UPS

Teclado PS/2 estándar Mouse compatible con HID

Tipo de UPS Voltaje Duración Batería

: : :

UPS Standby 1000 V 15min

 SWITCHS Modelo: Switch 4500 & 4500G Family

• • • •

Características Principales: Switches de Acceso Avanzado Capa 2/3 10/100Mbps y 10/100/1000Mbps Power over Ethernet

 IMPRESORA Tipo: HP Laser

 RED DE COMPUTO

•

Topología

Red en topología de estrella Esta Red se utiliza sobre todo para redes locales. La mayoría de las redes de área local que tienen un enrutador, un conmutador o un concentrador siguen esta topología.

•

Cableado

 Cable UTP Categoría 5 Par Trenzado  Conectores RJ45

 Canaletas  Sistema Servidor Windows Vista Serive Pack 1

•

Diagrama de la distribución Física de los equipos y la Red

 DESCRIPCION DEL SOFTWARE EMPLEADO

•

Software del Sistema

 Microsoft Windows XP Professional Service Pack 2

•

Software Ofimática

 Microsoft Office 2007 – Open Office 3.0

•

Sistema de Información

 El sistema de información para manejo del área contable consta de

herramientas profesionales como software TOTAL, este sistema fue desarrollado por HD Hermanos y es uno de los más utilizados en las PYMES, no solo por su bajo costo; sino por la fiabilidad y seguridad que este brinda.

•

Descripción de la Base de datos

Visual FoxPro ofrece a los desarrolladores un conjunto de herramientas para crear aplicaciones de bases de datos para el escritorio, entornos cliente/servidor, tablet PC o para la Web. Entre sus características se pueden enumerar: 

Capacidades poderosas y muy veloces para el manejo de datos nativos y remotos.



Flexibilidad para crear todo tipo de soluciones de bases de datos.



Lenguaje de Programación Orientado a objetos.



Utilización de Sentencias SQL en forma nativa.



Poderoso manejo de vistas y cursores y control completo de estructuras relacionales.



Su propio gestor de base de datos incorporado. Sin embargo, también puede conectarse con servidores de base de datos, tales como Oracle, Microsoft SQL Server o MySQL.



Cuenta con un motor de generación de informes renovado y muy flexible para soluciones más robustas.



Desde la versión 9.0, amplio soporte de XML, tanto como fuente de datos (por ej., servicios Web basados en XML) como por generar reports en formato XLM.



Desde la versión 7.0, soporte de la tecnología IntelliSense de Microsoft

La última versión liberada es la 9.0.

Se planeo inicialmente la salida de una nueva versión llamada 'Sedna', la cual pretendía ser un poderoso y completo lenguaje interactuando aun más con VisualStudio.net, SQLServer2005, SQLExpress2005 y Office12 teniendo a su vez soporte para Windows Vista. Posteriormente se supo que no habrá una próxima versión (Mensaje a la comunidad VFP). Microsoft ha cancelado su desarrollo y lanzó lo que han hecho hasta ahora como add-ons en conjunto con el service pack 2 ambos por el momento en versión Beta (SP2 y "Sedna" - Beta). Igualmente, según las políticas de soporte de Microsoft, éste continuara dando soporte al producto hasta el año 2015. Hay un movimiento Mas FoxPro que está haciendo presión para que Microsoft continúe, o deje el Visual FoxPro como código abierto para que otra gente pueda seguir evolucionándolo. La versión 9.0 de Visual FoxPro cuenta con el SP1 y el (más reciente) SP2 (en inglés) en los que hay algunas nuevas características y especialmente brindan estabilidad al producto.

•

Personal que realiza el proceso de la información

 Oswaldo Annichiarico Eljure Rector  Misael Ramírez Muñoz Coordinador  Wilson Barros Carranza Contador

APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

2.1 Existen normas y procedimientos escritos sobre el funcionamiento de los servicios informáticos? SI ( )

NO (x) N/A ( )

Observaciones: 2.2 El Servicio de informática está separado del resto de los departamentos? SI (x) NO ( ) N/A Observaciones:

2.3 El personal del área participa en funciones de análisis y desarrollo de aplicaciones? SI ( ) NO (x) N/A ( ) Observaciones: 2.4 Existe un documento descriptivo acerca de las funciones y responsabilidades del personal? SI (x) NO ( ) N/A ( ) Observaciones: 2.5 El personal del área conoce perfectamente cuáles son sus funciones y responsabilidades? SI (x) NO ( ) N/A ( ) Observaciones:

2.6 Es imposible que los operadores accedan a programas y datos no necesarios para su trabajo? SI ( ).

NO (x) N/A ( )

Observaciones:

2.7 Se rotan las actividades de trabajo del personal del área? SI ( )

NO (x) N/A ( )

Observaciones:

2.8 Existe personal con conocimientos y experiencia suficiente para la ejecución del trabajo relacionado con el área? SI (x)

NO ( ) N/A ( )

Observaciones:

2.9 Existen procedimientos adecuados para mantener la documentación al día? SI (x) NO ( ) N/A( ) Observaciones:

2.10 Tienen manuales de todas las aplicaciones? SI ( )

NO( x ) N/A( )

Observaciones:

2.11 Existen controles que garanticen el uso adecuado de los recursos informáticos? SI (x) NO ( ) N/A( ) Observaciones:

2. 12 Al poner en funcionamiento las nuevas aplicaciones o versiones actualizadas, ¿funcionan en paralelo las existentes durante un cierto tiempo? SI ( )

NO (x) N/A ( )

Observaciones. 2.13 Existe personal con los conocimientos y experiencia adecuados que revise con periodicidad los componentes físicos de los equipos de cómputo? SI (x)

NO ( ) N/A ( )

Observaciones:

2.14 Se cumplen las condiciones ambientales (temperatura/iluminación/humedad etc.) en el sitio donde está ubicada la plataforma informática? SI (x)

NO ( ) N/A ( )

Observaciones: 2.15 Existen controles apropiados para que sólo las personas autorizadas tengan acceso a los equipos e información? SI (x)

NO ( ) N/A( )

Observaciones:

3. Ejecutar el siguiente cuestionario: 3.1 ¿Se han adoptado medidas de seguridad en el departamento de sistemas? S I ( x ) N O ( ) N/A () 3.2. ¿Existe una persona responsable de la seguridad? S I ( x ) N O ( ) N/A ( ) 3.3. ¿Se ha dividido la responsabilidad para tener un mejor control de la seguridad? S I ( ) N O ( x ) N/A ( ) 3.4. ¿Existe personal de vigilancia en la institución? S I ( x ) N O ( ) N/A ()

3.5. ¿La vigilancia se contrata? a)Directamente (x) b)Por medio de empresas que venden ese servicio ( ) 3.6. ¿Existe vigilancia en el departamento de cómputo las 24 horas? S I ( ) N O ( x ) N/A( )

3.7. ¿Existe vigilancia a la entrada del departamento de cómputo las 24 horas? a)Vigilante? ( ) b)Recepcionista? (x) c) Tarjeta de control de acceso? ( ) d)Nadie? ( ) 3.8. ¿Se permite el acceso a los archivos y programas a los programadores, analistas y operadores? S I ( ) N O ( ) N/A(x) 3.9. Se ha instruido a estas personas sobre qué medidas tomar en caso de que alguien pretenda entrar sin autorización? S I ( ) N O ( x ) N/A( ) 3.10. El edificio donde se encuentra la computadora está situado a salvo de: a)Inundación? (x) b)Terremoto? ( ) c) Fuego? ( ) d)Sabotaje? ( ) 3.11 El centro de cómputo tiene salida directa al exterior? S I ( ) N O ( x ) N IA () 3.12 ¿Son controladas las visitas y demostraciones en el centro de cómputo? S I ( ) N O ( ) N /A ( x) 3.13. ¿Se registra el acceso al departamento de cómputo de personas ajenas al departamento? S I ( ) N O ( x ) N /A () 3.14 ¿Se vigilan la moral y comportamiento del personal de la dirección de informática con el fin de mantener una buena imagen y evitar un posible fraude? S I ( x ) N O ( ) N /A ( ) 3.15 ¿Existe alarma para a)Detectar fuego (calor o humo) en forma automática? ( ) b)Avisar en forma manual la presencia del fuego? ( ) c)Detectar una fuga de agua? ( ) d)Detectar magnéticos? ( ) e)No existe (x )

3.16 ¿Existe alarma para detectar condiciones anormales del ambiente? a)En el departamento de cómputo? ( ) b)En la biblioteca? ( ) c) En otros lados ( ) 3.17 ¿La alarma es perfectamente audible? S I ( ) N O ( ) N/A( x) 3.18 ¿Esta alarma también está conectada? a)Al puesto de guardias? ( ) b)A la estación de Bomberos? ( ) c) A ningún otro lado? ( ) Otro ____________________________________________ 3.19. Existen extintores de fuego? a)Manuales? ( ) b)Automáticos? ( ) c)No existen (x ) 3.20. ¿Se ha adiestrado el personal en el manejo de los extintores? S I ( ) N O ( ) N IA ( x) 3.21. ¿Los extintores, manuales o automáticos a base de : TIPO

SI NO

a. Agua, ( )

Gas ( ) Otros ( )

()

() () 3.22 ¿Se revisa de acuerdo con el proveedor el funcionamiento de los extintores? S I ( ) N O ( ) N/A(x) 3.23 ¿Los interruptores de energía están debidamente protegidos, etiquetados y sin obstáculos para alcanzarlos? S I ( x ) N O ( ) N /A ()

3.24. ¿Saben que hacer los operadores del departamento de cómputo, en caso de que ocurra una emergencia ocasionado por fuego? S I ( x ) N O ( ) N/A() 3.25 ¿El personal ajeno a operación sabe qué hacer en el caso de una emergencia (incendio)? S I ( x ) N O ( ) N/A()

3.26 ¿Existe salida de emergencia? S I ( x ) N O ( ) N/A() 3.27 ¿Esta puerta solo es posible abrirla: a)Desde el interior ? ( ) b)Desde el exterior? ( ) c)Ambos Lados ( x) 3.28 ¿Se revisa frecuentemente que no esté abierta o descompuesta la cerradura de esta puerta y de las ventanas, si es que existen? S I ( x ) N O ( ) N/A() 3.29 ¿Se ha adiestrado a todo el personal en la forma en que se deben desalojar las instalaciones en caso de emergencia? S I ( x ) N O ( ) N/A( ) 3.30 ¿Se ha tomado medidas para minimizar la posibilidad de fuego: a)Evitando artículos inflamables en el departamento de cómputo? ( ) b)Prohibiendo fumar a los operadores en el interior? ( ) c) Vigilando y manteniendo el sistema eléctrico? ( ) d)No se ha previsto ( ) 3.31 ¿Se ha prohibido a la personas del centro de computo el consumo de alimentos y bebidas en el interior del departamento de cómputo para evitar daños al equipo? S I ( x ) N O ( ) N/A( )

3.33 ¿Se cuenta con copias de los archivos en lugar distinto al de la computadora? S I ( x ) N O ( ) N IA () 3.35 ¿Se tienen establecidos procedimientos de actualización a estas copias? S I ( x ) N O ( ) N/A( )

3.36 Indique el número de copias que se mantienen, de acuerdo con la forma en que se clasifique la información: 0_____ 1____ 2___x___ 3_______ 3.37 ¿Existe departamento de auditoría interna en la institución? S I ( ) N O ( ) N /A ( x)

3.38 ¿Este departamento de auditoría interna conoce todos los aspectos de los sistemas? S I ( ) N O ( ) N/A( x) 3.39 ¿Que tipos de controles ha propuesto? 3.40 ¿Se cumplen? S I ( ) NO ( ) N /A ( x) 3.41 ¿Cuándo se efectúan modificaciones a los programas, a iniciativa de quién es? A.Usuario ( x) B.Director de informática ( ) C.Jefe de análisis y programación ( ) D.Programador ( ) E.Otras ( especifique)____________________________________ 3.42 ¿La solicitud de modificaciones a los programas se hace en forma? a)Oral? (x ) b)Escrita? ( ) En caso de ser escrita solicite formatos 3.43 Una vez efectuadas las modificaciones, ¿se presentan las pruebas a los interesados? S I ( ) N O ( x ) N/A( ) 3.44 .¿Existe control estricto en las modificaciones? SI(x ) NQ( ) N/A( ) 3.45 .¿Se revisa que tengan la fecha de las modificaciones cuando se hayan efectuado? S I ( ) N O ( x ) N /A () 3.46 ¿Se ha establecido que información puede ser accesada y por qué persona? SI (x ) NO ( ); N/A() 3.47 .¿Existen controles y medidas de seguridad sobre las siguientes operaciones? ¿Cuáles son? ( ( ( ( ( ( ( (

) Recepción de documentos ) Información Confidencial ) Captación de documentos x) Cómputo Electrónico x) Programas ) Documentos de Salida ) Operación del equipo de computación ) En cuanto al acceso de personal

( ( ( (

) ) ) )

Identificación del personal Seguros contra robo e incendio Cajas de seguridad Otras (especifique)

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EVALUACION PERSONAL ACERCA DEL ESTADO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION.

Teniendo en cuenta que la empresa escogida es pequeña, la información manejada no requiere de grandes sistemas de cómputo para ser procesada, mas sin embargo existen aspectos que se pueden mejorar en cuanto a la seguridad, manejo y sistematización de los procesos realizados diariamente en las diferentes áreas de la institución, sobre todo la que tiene que ver con el manejo de las notas de los estudiantes.

 Descripción de las Normas Encontradas La Institución Educativa María Montessori de El Copey – Cesar, cuenta con un manual de convivencia donde se reglamenta el comportamiento de los estudiantes, sin embargo no se encontró reglamento por lo menos por escrito que marque las pautas que deben seguir el personal que labora en la misma.

 Técnicas Utilizadas para reunir la Información Es muy rudimentaria y casi que informal la manera en que se reúne la información, a pesar de contar con un sistema que se encarga del proceso de la misma, no existen protocolos estandarizados para regular el cruce de datos entre un departamento y otro.

•

EVALUACION PROFESIONAL DE LA AUDITORIA

Los procesos sistemáticos de hoy en día requieren de una estructura organizacional simplificada, pero con gran capacidad y flexibilidad que permita procesar la información de la empresa de una forma rápida y confiable.

Con esta base fundamentamos un punto de partida sólido para dictaminar un veredicto sobre cómo se encuentran estructurados los procesos de la Institución Educativa María Montessori de El Copey – Cesar.

En primera visita a la entidad indagamos sobre la estructuración y sistematización de los diferentes procesos que se llevan a cabo dentro de la Empresa con la cual obtuvimos el siguiente resultado:

-

La Institución procesa su contabilidad en un software denominado TOTAL

-

Los informes académicos son procesados fuera de la Institución

-

Profundizando y analizando esta situación, deducimos que: La Parte contable está optimizada en un 95% y por llevarse a cabo dentro de la empresa no hay riesgo alguno de filtración de información o en el peor de los casos, pérdida de la misma; mientras que por parte del proceso de los resultados académicos (Boletines), se mandan a elaborar por fuera del plantel, lo cual vemos como una gran falencia; debido a que en este cruce de información (envío y recepción de notas) se puede filtrar algún dato que podría ser confidencial, o pérdida de la misma.

Recomendamos

a los directivos de la empresa, contratar los servicios

profesionales de un Ingeniero para que desarrolle un Software que permita procesar las notas de los estudiantes, sin necesidad de sacarla del plantel y con ello se solventaría está debilidad.