Auditores Internos Iso14000

SISTEMA SISTEMA DE DE ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL AMBIENTAL ISO ISO 14001 14001

Modelo Modelo del del Sistema Sistema de de Administración Administración Ambiental Ambiental ISO ISO 14001 14001 Mejora MejoraContinua Continua Revisión Revisión por porparte parte de dela laDirección Dirección

Verificación Verificación yyAcción Acción Correctiva Correctiva

Política PolíticaAmbiental Ambiental Planeación Planeación

Implantación Implantación yyOperación Operación

Sistema Sistema de de Administración Administración Ambiental Ambiental ISO ISO 14001 14001 Conjunto de medidas y acciones con referencia a la política que tiene el propósito de: IDENTIFICAR EL IMPACTO AMBIENTAL CONTROLAR EL IMPACTO AMBIENTAL

REDUCIR EL IMPACTO AMBIENTAL

IDENTIFICAR EL IMPACTO AMBIENTAL

Interacción con el medio ambiente

Requisitos legales y otros aplicables en materia ambiental

CONTROLAR EL IMPACTO AMBIENTAL

RESPONSABILIDADES

PREPARACIÓN ANTE EMERGENCIAS

CAPACITACIÓN Y CONCIENCIA

COMUNICACIÓN

CONTROLES DOCUMENTACIÓN

Sistema Sistema de de Administración Administración Ambiental Ambiental ISO ISO 14001 14001 REDUCIR EL IMPACTO AMBIENTAL

Establecimiento de objetivos y metas

4.2 4.2 Política Política Ambiental Ambiental La gerencia debe definir la política ambiental de la organización y asegurar que: • Sea adecuada a la naturaleza, escala e impactos ambientales de sus actividades, productos o servicios • Incluya un compromiso a la mejora continua y la prevención de la contaminación

4.2 4.2 Política Política Ambiental Ambiental • Incluya un compromiso para cumplir con la legislación y regulaciones ambientales aplicables y otros requerimientos que adopte la organización • Marco para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales • Esté documentada, implantada, se mantenga y se comunique a todos los empleados • Esté disponible al Público

4.3 4.3 Planeación Planeación

4.3.1 Aspectos Ambientales. La organización debe establecer y mantener un(os) procedimiento(s) para identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos o servicios que pueda controlar y sobre los que pueda tener influencia, con el fin de determinar aquellos que tienen o puedan tener impactos significativos en el ambiente.

4.3 4.3 Planeación Planeación

4.3.1 Aspectos Ambientales. Al establecer sus objetivos ambientales, la organización debe asegurar que los aspectos relacionados a los impactos significativos sean tomados en cuenta. La organización debe mantener actualizada esta información.

4.3 4.3 Planeación Planeación

4.3.2 4.3.2 Requerimientos Requerimientos Legales Legales yy Otros Otros Requisitos Requisitos La organización debe establecer y mantener un procedimiento para identificar, tener acceso y actualizar los requerimientos legales y otros requisitos que adopte la organización y que son aplicables a los aspectos ambientales de sus actividades,productos o servicios.

4.3 4.3 Planeación Planeación

4.3.3 4.3.3 Objetivos, Objetivos, Metas Metas yy Programas Programas La organización debe establecer y mantener objetivos y metas ambientales documentadas, en cada nivel y función pertinentes dentro de la organización. Los objetivos deben ser medibles cuando sea factible y coherentes con la política ambiental incluido el compromiso de la prevención de la contaminación, cumplimiento de los requisitos legales y con la mejora continua .

4.3 4.3 Planeación Planeación

4.3.3 4.3.3 Programa(s) Programa(s) de de Administración Administración Ambiental Ambiental La organización debe establecer y mantener un(os) programa(s) para alcanzar sus objetivos y metas. Debe incluir: a) la designación de responsabilidades para alcanzar los objetivos y metas en cada función y nivel pertinente de la organización; b) los medios y el periodo de tiempo en los cuales ellos estarán siendo alcanzados.

4.4.1 4.4.1 Estructura Estructura yy Responsabilidad Responsabilidad Deben definirse, documentarse y comunicarse las funciones, las responsabilidades y las autoridades para facilitar una administración ambiental eficaz. Los recursos esenciales para la implantación y control del SAA deben ser provistos por la administración. Estos incluyen recursos humanos con habilidades especializadas, tecnología y recursos financieros.

4.4 4.4Implantación Implantaciónyyoperación operación

4.4.1 4.4.1 Estructura Estructura yy Responsabilidad Responsabilidad La alta dirección de la organización debe nombrar un(os) representante(s) gerencial(es) especifico(s) quien(es), independientemente de otras responsabilidades, tenga(n) funciones, responsabilidades y autoridad definidas para: a) asegurar que los requisitos del SAA sean establecidos, implantados y mantenidos con base en esta Norma Mexicana; b) informar sobre el desempeño del SAA a la alta dirección para su revisión y como base para la mejora del mismo.

4.4.2 4.4.2 Capacitación, Capacitación, conciencia conciencia yy competencia competencia

La organización debe identificar las necesidades de capacitación. Debe requerir que todo el personal cuyo trabajo pueda crear un impacto significativo sobre el ambiente, reciba la capacitación apropiada. Debe establecer y mantener procedimientos para hacer que sus empleados o miembros en cada función y nivel pertinente tengan conciencia de:

4.4.2 4.4.2 Capacitación, Capacitación, conciencia conciencia yy competencia competencia

a) la importancia del cumplimiento con la política y procedimientos ambientales, y con los requisitos del SAA; b) los impactos ambientales significativos, actuales o potenciales, de sus actividades laborales y los beneficios ambientales en la mejora del desempeño personal;

4.4.2 4.4.2 Capacitación, Capacitación, conciencia conciencia yy competencia competencia

c) sus funciones y responsabilidades para alcanzar el cumplimiento con la política y los procedimientos ambientales y con los requisitos del SAA, incluyendo aquellos de preparación y respuesta ante emergencias; d) las consecuencias potenciales de alejarse de los procedimientos especificados de operación especificados

4.4.2 4.4.2 Capacitación, Capacitación, conciencia conciencia yy competencia competencia

El personal que desempeñe tareas que puedan causar impactos significativos al ambiente deben ser competentes con base en una apropiada educación, capacitación o experiencia.

4.4 4.4Implantación Implantaciónyyoperación operación

4.4.3 4.4.3 Comunicación Comunicación Interna Interna yy Externa Externa

En cuanto a los aspectos ambientales y al SAA, la organización debe establecer y mantener procedimientos para: a) una comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la organización;

4.4 4.4Implantación Implantaciónyyoperación operación

4.4.3 4.4.3 Comunicación Comunicación Interna Interna yy Externa Externa b) Recibir, documentar y responder a la comunicación importante proveniente de las partes externas interesadas. La organización debe considerar los procesos para la comunicación externa sobre sus aspectos ambientales significativos y registrar su decisión.

4.4 4.4Implantación Implantaciónyyoperación operación

4.4.4 4.4.4 Documentación Documentación del del Sistema Sistema de de Administración Administración Ambiental Ambiental La organización debe establecer y mantener información, en forma impresa o electrónica, para: - describir los elementos centrales del sistema de administración y sus interacciones. -

proporcionar dirección documentación relacionada.

debida

a

la

4.4 4.4Implantación Implantaciónyyoperación operación

4.4.5 4.4.5 Control Control de de Documentos Documentos La organización debe establecer y mantener procedimientos para controlar todos los documentos requeridos por esta Norma Mexicana para asegurar que: a) se puedan localizar; b) sean periódicamente analizados, revisados según sea necesario y se aprueben adecuadamente por el personal autorizado;

4.4.5 4.4.5 Control Control de de Documentos Documentos c) las versiones actuales de los documentos pertinentes estén disponibles en todos los lugares donde se realicen operaciones esenciales para el funcionamiento eficaz del sistema de administración ambiental; d) los documentos obsoletos sean eliminados rápidamente de todos los puntos de emisión y de los lugares de uso, o en caso contrario, evitar su uso no intencional; e) se identifique adecuadamente cualquier documentos obsoleto que se tenga para fines legales o de preservación para su conocimiento.

4.4.5 4.4.5 Control Control de de Documentos Documentos - La documentación debe ser: • Legible • Tener fecha de revisión • Fácilmente identificable • Mantenida en forma ordenada • Retenida durante un período de tiempo determinado - Deben establecerse y mantenerse los procedimientos y responsabilidades con relación a la creación y modificación de los diferentes tipos de documentos

4.4 4.4Implantación Implantaciónyyoperación operación

4.4.6 4.4.6 Control Control Operacional Operacional La organización debe identificar aquellas operaciones y actividades que estén asociadas a los aspectos ambientales significativos identificados, con base a su política, objetivos y metas. La organización debe planear estas actividades, incluyendo el mantenimiento, a fin de asegurar que ellas se llevan a cabo bajo las condiciones especificadas mediante:

4.4 4.4Implantación Implantaciónyyoperación operación

4.4.6 4.4.6 Control Control Operacional Operacional

a) el establecimiento y mantenimiento de los procedimientos documentados para abarcar las situaciones donde sus ausencias pudieran conducir a desviaciones de la política, objetivos y metas ambientales;

4.4 4.4Implantación Implantaciónyyoperación operación

4.4.7 4.4.7 Preparación Preparación yy respuesta respuesta aa emergencias emergencias La organización debe establecer y mantener procedimientos para identificar situaciones de emergencia potenciales y para responder a accidentes, así como para prevenir y mitigar los impactos ambientales que puedan estar asociados con ellas.

4.4 4.4Implantación Implantaciónyyoperación operación

4.4.7 4.4.7 Preparación Preparación yy respuesta respuesta aa emergencias emergencias

La organización debe analizar y revisar, donde sea necesario, su preparación para emergencias y los procedimientos de respuesta, en particular, después de la ocurrencia de accidentes o situaciones de emergencia. Cuando sea posible la organización debe poner a prueba periódicamente estos procedimientos

4.5 4.5Verificación VerificaciónyyAcción AcciónCorrectiva Correctiva

4.5.1 4.5.1 Supervisión Supervisión yy Medición Medición La organización debe establecer y mantener procedimientos documentados para supervisar y medir periódicamente las características clave de sus operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo sobre el ambiente. Esto debe incluir el registro de la información para seguir el desempeño de los controles de operaciones relevantes y al cumplimiento con los objetivos y metas de la organización.

4.5 4.5Verificación VerificaciónyyAcción AcciónCorrectiva Correctiva

4.5.1 4.5.1 Supervisión Supervisión yy Medición Medición El equipo de medición debe ser calibrado y debe recibir mantenimiento, se deben conservar los registros de este proceso con base a los procedimientos de la organización. La organización debe establecer y mantener un procedimiento documentado para evaluar periódicamente la conformidad con la legislación y regulaciones ambientales aplicables.

4.5.2 Evaluacion del Cumplimiento Legal 

4.5.2.1 La organizacion debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar periodicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables.  Se debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones.



4.5.2.2 Se debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba. Se puede combinar esta evaluacion con la evaluacion del cumplimiento legal mencionada en 4.5.2.1  Se debe mantener registros de los resultados de las evaluaciones periodicas.

4.5 4.5Verificación VerificaciónyyAcción AcciónCorrectiva Correctiva

4.5.3 4.5.3 No No conformidad conformidad yy acciones acciones Correctivas Correctivas yy Preventivas Preventivas

La organización debe establecer y mantener procedimientos para definir la responsabilidad y autoridad para manejar e investigar la no conformidad, para realizar acciones a fin de mitigar cualquier impacto causado y para iniciar y completar la acción correctiva y preventiva.

4.5.3 4.5.3 No No conformidad conformidad yy acciones acciones Correctivas Correctivas yy Preventivas Preventivas Cualquier acción correctiva o preventiva tomada para eliminar las causas de las no conformidades actuales o potenciales, debe ser apropiada a la magnitud de los problemas y en proporción con el impacto ambiental encontrado. La organización debe implantar y registrar cualquier cambio en los procedimientos documentados que resulte de la acción correctiva y preventiva.

4.5 4.5Verificación VerificaciónyyAcción AcciónCorrectiva Correctiva

4.5.4 4.5.4 Control Control de de los los Registros Registros La organización debe establecer y mantener procedimientos para la identificación, mantenimiento y disposición de registros ambientales. Estos registros deben incluir los de capacitación y los resultados de auditorias y revisiones. Los registros ambientales deben ser legibles, identificables y poder ser relacionados a la actividad, producto o servicio involucrado. Los registros ambientales deben ser almacenados y mantenerse de tal forma que sean recuperados prontamente y protegidos contra daño, deterioro o perdida.

4.5 4.5Verificación VerificaciónyyAcción AcciónCorrectiva Correctiva

4.5.4 4.5.4 Control Control de de los los Registros Registros

Sus tiempos de retención deben ser establecidos y registrados. Los registros deben mantenerse con base al sistema de la organización, para demostrar el cumplimiento, con los requisitos de esta Norma Mexicana.

4.5.5 4.5.5 Auditoría Auditoría

4.5 4.5Verificación VerificaciónyyAcción AcciónCorrectiva Correctiva

La organización debe establecer y mantener un(os) programa(s) y procedimientos para llevar a cabo auditorias periódicas del SAA, a fin de: a) determinar si el SAA: 1) es conforme a los arreglos planeados para la administración ambiental incluyendo los requisitos de esta Norma Mexicana; y 2)

ha sido implantado apropiadamente; y

y

mantenido

4.5 4.5Verificación VerificaciónyyAcción AcciónCorrectiva Correctiva

4.5.5 4.5.5 Auditoría Auditoría b) proporcionar información sobre los resultados de las auditorías a la dirección. El

programa de auditoría de la organización, incluyendo cualquier calendario, debe basarse en la importancia ambiental de la actividad involucrada y los resultados de auditorias previas.

A fin de que sean comprensivos, los procedimientos de auditoria deben cubrir el alcance, frecuencia y metodologías de la auditoría, así como las responsabilidades y requisitos para llevar a cabo las auditorias y reportar los resultados.

4.6 4.6 Revisión Revisión por por la la Direccion Direccion La dirección de la organización debe a intervalos que ella determine, revisar el SAA, para asegurar que sea apropiado, suficiente y eficaz de manera permanente. El proceso de revisión por parte de dirección debe asegurar que se obtenga la información necesaria para permitirle llevar a cabo esta evaluación. Dicha revisión debe ser documentada.

4.6 4.6 Revisión Revisión por por la la Direccion Direccion La revisión por parte de la dirección debe atender a la posible necesidad de cambios en la política, objetivos y otros elementos del SAA, a la luz de los resultados de la auditoria del SAA, las circunstancias cambiantes y el compromiso con la mejora continua.

AUDITORIA AUDITORIA A A LOS LOS SISTEMAS SISTEMAS DE DE ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL AMBIENTAL

El El Ciclo Ciclo de de la la Auditoría Auditoría Reunión de apertura  Ejecución de la auditoría  Resultados/Informe(s)  Reunión de cierre  Reporte/Acciones correctivas  Seguimiento/Cierre de la auditoría 

Equipo Equipo de de Auditoría Auditoría Grupo

de auditores, designados para realizar una auditoría. Puede

incluir expertos técnicos y auditores en entrenamiento.

AUDITOR AUDITOR LIDER LIDER

El auditor líder es responsable de asegurar el desarrollo y conclusión de la auditoría de manera eficaz, de acuerdo al alcance, objetivos y criterios de auditoría descritos en el plan de auditoría.

RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDADES DEL DEL AUDITOR AUDITOR LIDER LIDER Preparar el plan de la auditoría y consultarlo apropiadamente con el auditado y el equipo de auditores Comunicar el plan de la auditoría final al auditado y al equipo de auditores.

RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDADES DEL DEL AUDITOR AUDITOR LIDER LIDER Obtener información de soporte relevante para conocer las actividades, productos y servicios del auditado, así como el entorno y detalles de las auditorías previas Formar el equipo de auditores considerando los conflictos de intereses potenciales. Dirigir las actividades del equipo auditor.

RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDADES DEL DEL AUDITOR AUDITOR LIDER LIDER Coordinar la preparación de los documentos de trabajo y procedimientos detallados y dar instrucciones al equipo de auditores. Buscar resolver cualquier problema que surja durante la auditoría. Notificar al auditado sin demora, las observaciones de no conformidades críticas

RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDADES DEL DEL AUDITOR AUDITOR LIDER LIDER Representar al equipo auditor en discusiones con el auditado, previo a, durante y después de la auditoría. Presentar el reporte de la auditoría de manera clara y concluyente, dentro del tiempo acordado con el cliente. Hacer recomendaciones al auditado para mejorar el SAA, en caso de que se haya contemplado en el alcance de la auditoría.

RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDADES DEL DEL AUDITOR AUDITOR INTERNO INTERNO Seguir las instrucciones y apoyar al auditor líder. Planear y llevar a cabo la tarea asignada de manera objetiva, efectiva y eficiente dentro del alcance de la auditoría. Colectar y analizar suficientes y relevantes evidencias que permitan definir los hallazgos y sacar conclusiones referente a la auditoría del SSA.

RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDADES DEL DEL AUDITOR AUDITOR DEL DEL SAA SAA Preparar los documentos de trabajo bajo la supervisión del auditor líder. Documentar individualmente los hallazgos de la auditoría Resguardar documentos de la auditoría regresarlos conforme sea requerido

y

Colaborar en la escritura del reporte de la auditoría

ATRIBUTOS ATRIBUTOS PERSONALES PERSONALES Y Y HABILIDADES HABILIDADES Facilidad de expresión en forma verbal y escrita de conceptos e ideas Diplomacia, tacto y disponibilidad para escuchar

ATRIBUTOS ATRIBUTOS PERSONALES PERSONALES Y Y HABILIDADES HABILIDADES Independencia y objetividad. Organización personal Capacidad de lograr juicio profundo basado en evidencia objetiva

RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDADES DEL DEL AUDITADO AUDITADO Proporcionar al equipo auditor las facilidades necesarias para asegurar un proceso de equipo eficaz y eficiente Comunicar al equipo auditor los requerimientos de seguridad, salud y otros requerimientos Proporcionar acceso a las instalaciones, personal, información relevante y registros Cooperar con el equipo auditor

Listas Listas de de Verificación Verificación 

Objetivos de la evaluación



El criterio usado



El tiempo disponible

Propósitos Propósitos de de una una Lista Lista de de Verificación Verificación 

Identificar y comunicar el alcance de la auditoría



Presenta de una manera organizada los puntos de evaluación y el proceso de auditoría



Ayuda a recopilar información



Ayuda a guiar el curso de la auditoría y evitar desviaciones

Evidencia Evidencia de de Auditoría Auditoría 

  

Información, registros o declaraciones de hechos que son objetivos y verificables. - Documentos - Entrevistas - Observaciones de campo

Hallazgo Hallazgo de de Auditoría Auditoría Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoría recolectada comparada contra el criterio de auditoría.

Revisión Revisión de de Documentación Documentación 

¿Qué es?



¿Quién lo hace?



¿Qué documentos son requeridos?

Ejecución Ejecución de de la la Auditoría Auditoría  No

confíe en su memoria. Tome apuntes  mientras conduce la auditoría, use sus  listas de verificación pero recuerde:  “La

lista de verificación es el sirviente,  no el amo”

Entrevistas Entrevistas en en el el SAA SAA • Seleccione la persona adecuada • Trate de entrevistar en el área de trabajo del auditado • Comunique el objetivo de la auditoría • Hable claramente • Emplee la terminología del auditado • Sea respetuoso y cortés

Entrevistas Entrevistas en en el el SAA SAA • Permanezca dentro de los límites de tiempo acordados • Mantenga un enfoque profesional • Pregunte para aclaración cuando sea necesario • Sea flexible • Escuche

Entrevistas Entrevistas en en el el SAA SAA • Permita suficiente tiempo para cada asunto/inquietud del auditado • Mantenga al mínimo la distracción • Una vez finalizada la entrevista, agradezca al auditado

Técnicas Técnicas de de Cuestionamiento Cuestionamiento El auditor debe ser PROFESIONAL, capaz de obtener información del auditado en corto tiempo. Quitando cualquier barrera de comunicación, manteniendo la tranquilidad en el auditado. Las técnicas de cuestionamiento pueden afectar la calidad de la información recibida.

Ejecución Ejecución de de la la Auditoría Auditoría Mantenga las preguntas sistemáticas  Tipos de preguntas: 

Preguntas  Preguntas  Preguntas  Preguntas  Preguntas  Preguntas  Preguntas  Preguntas 

de final abierto que pidan explicaciones repetitivas hipotéticas expansivas de opinión obvias cerrada

Comunicación Comunicación No No Verbal Verbal Saludar de mano Mantener contacto visual Observar el lenguaje corporal Mantener la distancia correcta Permitir silencio Cultura corporativa Agradecer

Pregunte Pregunte Durante Durante la la Entrevista Entrevista ¿QUIEN? ¿QUE? ¿DONDE? ¿CUANDO? ¿POR QUE? ¿COMO?

Barreras Barreras de de la la Comunicación Comunicación Elección pobre de palabras  Distracciones externas  Poca habilidad para escuchar o leer  Falta de interés en el mensaje  Percepciones diferentes 

Responsabilidades Responsabilidades del del Auditor Auditor El auditor del SAA debe a todo momento, tener el control de la auditoría. En algunas ocasiones el auditado tratará de poner algunas barreras a los auditores. El auditor requiere enfocarse sobre la auditoría y manejar la distracción.

Juegos Juegos del del Auditado Auditado El documento olvidado Compadéceme Lenguaje barrera Caso especial Auditado perdido Llegada tarde Interrupciones Falta de preparación Hablar de cualquier otra cosa Vida personal

Notas Notas del del Auditor Auditor Es necesario realizar notas que traten entre otros puntos : Proporcionar un registro de la auditoría Incluir tamaño de muestra ¿Quién fue entrevistado? ¿Quién fue observado? ¿Llevó a cabo criterios definidos?

Razones Razones de de los los Hallazgos Hallazgos (No (No Conformidades) Conformidades) 

El proceso no se ajusta al manual de medio ambiente y/o a los procedimientos del SAA.



No se aplican los procedimientos escritos en el proceso.



El proceso es ineficaz.



No se cumplen los requerimientos de ISO 14001:2004

Cuando Cuando Registre Registre No No Conformidades…. Conformidades…. •Establezca los hechos: obtenga ayuda del auditado, discuta inquietudes y verifique. • Recoja toda la evidencia disponible: observación exacta. • Declare cuándo, dónde, qué, porqué y quién. • Los auditores deben asegurarse que el informe de no conformidad sea exacto, conciso y fácil de leer.

Programa Anual de Auditoria

Audit Criteria:

ISO 14001:200

Scope: Todos los Procesos del