Aspects Organisationnels Et Conduite De Projet Foad

Université Paris III – Sorbonne Nouvelle

Année 2007 – 2008

D9MO1 : Aspects organisationnels et conduite projet FOAD

Dina El Kassas

Les caractéristiques d’un dispositif de FOAD Les moyens

Outils de FAD Ils aident l’apprenant à avoir un suivi de sa progression tout au long du parcours

Leurs fonctions

Les conditions de cohérence

Les conditions pour la souplesse d’accès (temps, lieux, accès à l’information) - apporter le - prévoir dans la progression - choisir les supports adéquats contenu de des chapitres ce qui peut être par rapport aux équipements formation développé en présence nécessaires - calculer le volume horaire - proposer plusieurs entrées équivalent en présence au contenu - préconiser la durée de travail de chaque séquence - valoriser les - structurer le support mettre en relief par le biais des principes facilitant pédagogique en séquence avec hypermots ou par le biais de la l’apprentissage à des temps de travail identifié mise en page : distance et - favoriser l’activité de 1- au début de chaque l’apprenant dans sa formation cours les objectifs permettre à l’apprenant de en lui permettant de se généraux, les prérequis et s’appropier les construire ses séquences de les logiciels nécessaires contenus par le travail, prévoir donc un agenda au suivi (avec un guide de biais d’une écriture flexible téléchargement et de pédagogique démarrage) adaptée 2- au début de chaque séquence de travail les prérequis pour la séquence, les objectifs spécifiques, la table des contenus et la durée de travail préconisée - intégrer des correcteurs -mettre l’apprenant - élaborer des aides mémoire automatiques pour l’autoen situation d’un - élaborer un pré-test pour permettre à l’apprenant de évaluation. acteur capable de s’auto-motiver et de mesurer son niveau au début de - mettre en place les espaces de travail collaboratif afin de s’auto-stimuler la formation permettre aux apprenants de - prévoir des modules de - faciliter s’entraider l’autonomie de remédiation - prévoir un guide d’emploi l’apprenant dans - Intégrer des exercices son parcours d’application ou des tests de technique sur la page connaissances pour vérifier son d’accueil pour aider niveau d’acquisition du contenu l’apprenant à se repérer et à et sa progression. savoir comment démarrer - prévoir une table des - préciser les objectifs séquences de travail spécifiques de chaque partie, autrement dit, ce qu’il faut accessible en dehors du maîtriser cours. Les objectifs de chaque - prévoir les questionnements séquence doivent être des apprenants lors de l’écriture brièvement signalés avec la durée préconisée. du cours. - proposer des séquences de - préciser les indicateurs de travail proposées ne doivent pas progression et les critères d’évaluation afin de faciliter être ni trop courtes ni trop longues l’auto-évaluation -favoriser l’auto-évaluation : 1. créer les appuis pédagogiques de l’autoévaluation 2. proposer une correction automatique 3. prévoir des indicateurs de

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progression 4. permettre la sauvegarde de l’historique des résultats - aider l’apprenant à construire son parcours en le guidant dans la personnification du cursus et le choix des modules conformément à ses besoins

- intégrer des tests de - permettre un repérage facile positionnement des grandes étapes de la - déterminer les objectifs visés formation pour chaque partie - mettre en évidence les - introduire des consignes pour objectifs spécifiques de accompagner l’apprenant dans chaque partie par le biais de la sa formation mise en page et -faciliter le choix du rythme de l’hypertextualité travail ou proposer plusieurs - donner accès à des autres rythmes de formation en sources complémentaires prévoyant les besoins et les d’information acquis des différents types de publics - guider l’apprenant - proposer un parcours jalonné - mettre en place des moyens dans son parcours et un cursus maîtrisé par de communications et par le biais d’un l’équipe pédagogique d’échange synchrones et cadre de référence - prévoir un tuteur et aider asynchrones avec l’enseignant l’apprenant à structurer sa et le tuteur progression et à planifier ses - proposer un calendrier de tâches travail - proposer des fiches de - prévoir des indicateurs de consignes méthodologiques progression concernant la prise en contact - prévoir une foire aux avec le formateur ou le support questions concernant - prévoir des moments pour des l’utilisation des services de réunions à distance avec les tutorat et la communication apprenants avec les formateurs - aider l’apprenant à - prévoir l’intégration d’exercices - prévoir les procédures de s’évaluer pour mesurer l’assiduité de remise des travaux et bien l’apprenant, si nécessaire pour décrire les étapes valider la formation dispensée, - élaborer un calendrier de comme formation remise de travaux et dans ce professionnelle continue (livre IX cas faciliter le contact entre du code du travail) formateur et apprenant - proposer des exercices intégrés avec des systèmes de correction automatique - proposer des exercices visant des compétences intellectuelles ou professionnelles. - prévoir si nécessaire et possible des exercices sur un temps de regroupement en présence - proposer des conseils méthodologiques - proposer des corrections - prévoir un suivi et un contrôle de la progression - proposer une remédiation du contenu non-maîtrisé Les services d’accompagnement permettent le bon agencement des ressources en combinant les différents moyes de formation répondre à des - proposer des séances -faciliter l’accès aux centres Services besoins légaux en se d’accompagnement de ressources et aux d’accompagnepliant au code du méthodologique matériels informatiques ment en travail nécessitant des proposer des séances - prévoir le lieu de présence regroupements en d’accompagnement regroupement : entreprise, Il vaut mieux présence pour valider disciplinaire établissement scolaire,

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éviter les séances d’accompagnement en présence, surtout celles disciplinaires (coût important, éloignement géographique, frais de séjour,etc.) Il vaut mieux répondre aux demandes en équipement et substituer les rencontres en présence par des rencontres virtuelles (visio conférence, salle de chats…) et mettre en place des forums et de listes de diffusion. Le présentiel est ainsi gardé pour les travaux pratiques indispensables qui ne peuvent pas être substituter par des cédéroms interactifs

la formation à distance dispensée comme formation professionnelle continue

Répondre à des besoins pédagogiques : - favoriser une interactivité directe avec le formateur sur le contenu - avoir accès à des ressources documentaires complémentaires - utiliser un matériel informatique (apprenants non équipés) pour se servir d’internet, consulter des cédéroms, - avoir des moments d’évaluation en présence - rencontrer d’autres apprenants - avoir un soutien pédagogique lié au contenu de la formation - réaliser des travaux pratiques avoir des apports complémentaires de contenus répondre à un besoin d’accompagnement méthodologique conforme au degré d’autonomie des apprenants et leur niveau d’études (regroupement ou accompagnement individualisé) : - initier les apprenants au mode de formation à distance - assister l’apprenant sur les modalités d’organisation du travail à distance - aider l’apprenant à construire son programme de travail

- donner accès à des ressources - proposer conformément au mode d’apprentissage et à la nature du contenu : des exercices en ateliers, des TP, des contenus complémentaires en présence, etc. - prévoir le nombre de séances d’accompagnement, leur durée et leur condition d’accès - préciser un volume horaire pas trop important des séances en présence par rapport à la durée global de la formation - développer certains points du cours nécessitant une interactivité immédiate avec le formateur tout en soulignant le lien avec le cours en ligne - selon la formation, proposer des travaux pratiques nécessitant une expression directe ou un équipement particulier tout en mettant en évidence le lien avec le cours en ligne. - guider l’apprenant dans son suivi autonome

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construire des aides d’apprentissages - prévoir des séances d’accompagnement individualisé - prévoir des dates de regroupements - prévoir des séances d’accompagnement échelonnées sur la durée de la formation : 1. Une première réunion plutôt méthodologique : prévoir une réunion en présence au début du parcours afin de présenter le dispositif FOAD, de familiariser les apprenants au mode de formation à distance et montrer aux apprenants comment profiter des différents

université - organiser le regroupement - préparer le matériel nécessaire et en quantité adéquate - préciser le nombre d’heures d’accompagnement - préparation à distance des séances présentielles en montrant à l’apprenant comment optimiser le temps de face à face et la relation directe avec le formateur - mettre en ligne les ressources documentaires - fractionner les moments de formation en présence en deux ou trois périodes de deux ou trois jours réparties sur tout le parcours - prévoir les coûts salarials, d’hébergement, de déplacement, etc. - prévoir la disponibilité des formés - Prendre en considération les contraintes liées à l’éloignement géographique et au déplacement entre pays. - Prévoir des partenariats pour alléger le coût - Envisager la participation des apprenants sur des structures en présence déjà existantes - Assurer un réseau de services de proximité - Mesurer la faisabilité de la mise en place des services d’accompagnement en présence

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Services d’accompagnement à distance Ces services sont offerts en continu. Ils relèvent du concept de tutorat. En effet, un dispositif FOAD cherche à identifier tous les services d’aide qui peuvent se réaliser à distance et assurer ainsi un lien pédagogique permanent entre un apprenant et un formateur tout au long du parcours

remotiver l’apprenant et l’inciter à suivre le calendrier de travail aider l’apprenant à se préparer à l’examen aider l’apprenant à faire un bilan de sa formation

moyens mises à leur disposition (outils de FAD, services d’accompagnement en présence, services d’accompagnement à distance) et optimiser leur usage. Ce premier temps servira aussi à donner des conseils méthodologiques à l’apprenant pour l’aider à s’organiser dans le cadre de FAD et à l’aider à faire un tableau de bord et se fixer des échéances conformément aux objectifs fixés et à ses contraintes professionnelles et personnelles. 2. Une deuxième réunion à mi-parcours dont l’objectif est de fournir un apport de contenu complémentaire, remotiver l’apprenant et l’aider à suivre la progression de son travail conformément au calendrier fixé 3. Une troisième réunion à la fin de la formation dont l’objectif est d’aider l’étudiant à se préparer à l’examen ou de faire un bilan de sa formation

Fonction d’évaluation aider l’apprenant à choisir une formation (orientation)

- le positionnement ou le prétest : prévoir une évaluation du niveau d’une personne pour l’aider à choisir une formation et à identifier les éléments à revoir avant de s’engager dans une formation (avec correction automatique) - créer plusieurs tests

aider l’apprenant à se - proposer des tests de repérer dans sa positionnement échelonnés progression sur le calendrier du cours apporter une validation - proposer un post-test ou une évaluation finale Fonction méthodologique aider l’apprenant à se prévoir un tuteur à distance former à distance aider l’apprenant à choisir ses supports (soutien technique) aider l’apprenant à organiser ses

- mettre en place des supports techniques - préciser les pré-requis nécessaires - préciser les objectifs généraux de la formation - mettre en ligne les tests et de leur mode de déroulement - proposer un historique des résultats - proposer une formation modulaire avec des entrées différentes

- essayer autant que possible de substituer les séances en présence méthodologiques et disciplinaires par des séances d’accompagnement à distance en intégrant des opportunités techniques

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apprentissages et structurer son travail sur son parcours (soutien méthodologique) Suivre la progression de l’apprenant Echange et communication : - aider les apprenants à communiquer et à mettre en place un travail collaboratif entre eux. - inciter les apprenants à communiquer entre eux - empêcher les apprenants de s’isoler Motivation : -maintenir la motivation de l’apprenant pour se former à distance - apporter une aide psychologique à l’apprenant et maintenir sa motivation - contacter un inscrit qui ne se manifeste pas - aider l’apprenant à préparer ses contacts valoriser les services d’accompagnement en présence et les optimiser

possibles pour faciliter les relations synchrones et asynchrones (chat, visioconférence, forum, courriel, liste de diffusion). - Contacter l’apprenant pour vérifier le suivi de son calendrier de travail

- envisager des lieux de regroupements équipés pour les visio-conférences afin de limiter les déplacements des stagiaires et de dépasser les contraintes d’équipement

- créer plusieurs forums selon la nature des acteurs (tous les acteurs, enseignants, étudiants) - proposer des thématiques sur un forum : remise des devoirs, projet, - prévoir des heures de tutorat - mettre en ligne des services de « Foire aux questions » ou assez fréquentes « Questions réponses » - Prévoir les moments - envisager que les services d’intervention du tuteur d’accompagnement à méthodologique distance et en présence soit - Prévoir les moyens de maintenues par le même contacter les apprenants tuteur

- préparer l’apprenant avant les séances en présence et l’aider à atteindre le niveau pré-requis - envoyer ensuite en fichiers attachés des ressources complémentaires s’il y en a - continuer et approfondir les séances en présence sur les procédés d’apprentissage à distance - prévoir un profil détaillé du tuteur méthodologique capable de motiver les apprenants Aide disciplinaire sur le contenu du cours - prévoir un tuteur pour Envisager des visio-conférences chaque cours de la formation proposant un soutien ou charger le tuteur sur le contenu, ce qui méthodologique d’assurer un favorisera une relais sur les questions liées à interactivité directe la compréhension de avec le formateur ou le contenus tutueur et permettra - déterminer les moments aussi de profiter des privilégiés de contact dans le échanges des autres parcours de la formation par apprenants rapport au contenu - élaborer des exercices d’application

- analyser les besoins et les contraintes des utilisateurs et les prendre en considération dans la mise en place des services d’accompagnement. - choisir les vecteurs adéquats (internet, téléphone, courrier,…) - mettre en place plusieurs vecteurs - se préoccuper des conditions d’accès au matériel nécessaire pour ces

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- imaginer des thématiques disciplinaires de forum - apporter le contenu sur des cédéroms interactifs

vecteurs - mettre en ligne du calendrier des communications synchrones au début de la formation - mettre en ligne des contacts individualisés privés (courriel, ...)

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Pourquoi un dispositif FOAD ? La notion d’efficience consiste à avoir le meilleur résultat possible avec le moins de moyens possibles et dans un temps le plus réduit possible. Se basant sur mon expérience en tant que maître de conférence à une université égyptienne de province, je vais discuter des motivations susceptibles d’amener mon université à construire un dispositif FOAD. Mais d’abord, je dois introduire le contexte de mon travail qui est bien différent de la situation au sein des universités françaises. Je travaille au département de langue française de la faculté de langues et traduction de l'université de Minia, une ville à 235 km de la capitale. Comme une grande partie du corps professoral, je réside à la capitale et je dois faire un déplacement long et très difficile deux jours par semaine pour se rendre à mon lieu de travail. La faculté souffre d'un manque en infrastructure technologique et la bibliothèque manque d'ouvrages. L'évolution de l'université est assez lente. L'installation d'un haut débit est en cours, mais on se pose des questions sur sa qualité et sur son accessibilité pour l'ensemble du corps professoral et pour les étudiants. La qualité de l'enseignement et l'efficacité pédagogique nécessitent une sérieuse évaluation, situation aggravée par le nombre important d'étudiants par salle : pour certains départements, le nombre d’inscription dépasse le cent. La formation en salle se limite à la transmission de connaissances déclaratives et présente de graves déficiences. En plus, si le ministère de l’enseignement supérieur facilite aux enseignants universitaires l’équipement en informatique, cependant les enseignants n’essayent pas de se former en technologie et trouvent qu'il est encore possible de s'en passer de l'ordinateur. Quant aux étudiants, presque tous n'ont aucune base technologique. Ils viennent de petites villes et des villages avoisinantes et sont obligés de rester dans des résidences universitaires manquant de tout équipement technologique. Ceci dit, un bon nombre parmi eux, s'ils ne viennent pas d'un milieu aisé, sont au moins au dessus du moyen et peuvent s’équiper en informatique, mais pas au point de s’offrir chacun un ordinateur portable. Partant du principe que l’apprenant est au centre de toute formation qu’elle soit présentielle ou à distance et que Les motivations prioritaires de toute formation tourne autour du temps imparti, les moyens et les résultats, nous avancerons des raisons susceptibles de motiver la mise en place d’une formation mixte, comprenant une partie à distance et une autre en présence. Tout d’abord, un dispositif FOAD permettra de pallier au manque de qualité d’enseignement et d’accroître l’efficacité pédagogique. Une solution reste toujours d'inviter fréquemment des professeurs, mais le coût de ce genre de missions est au dessus des conditions budgétaires de l’université. Un dispositif FOAD présente ainsi un grand intérêt économique si l’on prend en considération l’urgence de l’amélioration de la qualité du contenu pédagogique. Les dépenses de rémunération sont réduites par le fait que le dispositif sera conçu et maintenu par les enseignants et les fonctionnaires de l'université. En échange, il sera indispensable de former les enseignants à l'utilisation des NTIC. Une bonne partie du corps professoral sera favorable à cette solution, compte tenu que le dispositif de FOAD permettra de réduire les temps de déplacement vers l’université et de dégager ainsi du temps de travail. Par leur implication dans la mise en place d'un dispositif FOAD, les enseignants auront conscience de la place incontestable des NTIC dans le monde de la formation et seront amenés à s’offrir des équipements en informatique. La libération des contraintes de temps et de déplacement présente une motivation non négligeable. De même, le dispositif FOAD et l’introduction des NTIC bouleversera inévitablement le schéma désuet d’apprentissage en obligeant les enseignants à sortir de leur isolement et à affronter la compétition inter-universitaire accroisssante sur le web. La mise en ligne des cours de qualité basés sur des stratégies d’apprentissages adéquates ainsi que la conception de banques de données permettra de pallier aux manques bibliothécaires. Le système de versioning prise en charge par les plateformes pédagogiques favorisera aussi une constante évaluation du contenu. Le coût de la formation des enseignants universitaires aux apports NTIC ne doit pas présenter une entrave vue qu'il s'agit d'une formation incontournable pour l’avenir des enseignants et de l’université. D'autre part, cette dépense équilibre avec la dispense de la rémunération du formateur qui conçoit l'outil technologique de formation. Les services d'accompagnement à distance – particulièrement le tutorat – seront assurés par les assistants et les maîtres-assistants, en conséquence les moyens humains et les rémunérations correspondantes nécessaires pour le tutorat sont aussi évités. Par contre, la mise en place de campus numériques bien équipés et l’installation du haut débit sont inévitables bien qu’elles présentent un budget conséquent. L’apport des NTIC dans un dispositif de FOAD est incontestable, néanmoins, nous ne pensons pas qu'il soit nécessaire de suivre une technologie toujours à point. L'objectif des NTIC en tant qu'un

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moyen important de transmission de connaissance doit toujours être rappelé. Il ne s'agit pas juste d'affirmer une politique d'innovation ou de donner une image de modernité à l'université, mais de remédier aux problèmes majeurs de l'enseignement universitaire et d'accroître l'efficacité pédagogique moyennant les apports technologiques. Par conséquent, il n'est guère nécessaire de courir à perdre haleine derrière toute nouvelle technologie si celle mise en place assure le travail demandé. En plus, face à la politique gouvernementale dont l'université ne peut pas s'en détacher, il n'est pas possible de restreindre le nombre d'étudiants admis. Aussi l'enseignant universitaire doit-il affronter un public de plus en plus élargi. Dépassant les contraintes de disponibilité, un dispositif FOAD peut présenter une solution adéquate pour gérer un public d'apprenants important en nombre et ce en démultipliant une action de formation. La souplesse du mode d'organisation pédagogique permettra de varier les temps et les lieux de formations. Il ne faut pas oublier que les plateformes pédagogiques sont conçues pour gérer de grands nombres d'apprenants. Si les infrastructures technologiques nécessaires sont mises en place, particulièrement les campus numériques, un dispositif FOAD présentera un bon moyen de démocratisation de formations de qualité et d’optimisation de l’effectif des cours. Le dispositif FOAD palliera ainsi à l'inefficacité de la formation en salle, en s’assurant de la participation de tous les apprenants et leur implication dans leur propre formation. Tout apprenant ne peut que devenir l'acteur de sa formation dans la mesure où il doit gérer son temps de formation et se déterminer son rythme de progression. La rigueur et la discipline qu’impose la FOAD nécessitent de la part de l'apprenant un engagement personnel. L’apprenant, tout au long de sa formation, produit des exercices et des devoirs qui l’obligent à être actif dans son parcours de formation. L’absence du formateur amènera l’étudiant à faire le point dans sa progression sur ses difficultés afin de demander de l’aide à son tuteur en profitant des services d’accompagnement à distance qui lui sont offerts ou en cherchant à valoriser les temps de contact en présence avec l’enseignant ou le tuteur. Finalement, La FOAD demandera aux apprenants de l’autonomie et les orientera vers l'auto-formation et l'apprentissage à vie, un objectif principal pour l'Université.

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Montage financier d’un dispositif de FOAD « C’est l’évaluation de l’ensemble des moyens nécessaires à la mise en place et à la vie du dispositif qui conditionne son développement. » La construction budgétaire est au cœur d’un dispositif de FOAD, l’objectif étant de réaliser un équilibre financier et de parvenir au meilleur rapport entre l’offre de formation idéale et les coûts supportables. Il est indispensable de réfléchir sur le bon agencement des moyens humains, matériels et financiers nécessaires à la conception du dispositif. Il faut aussi intégrer toutes les conditions nécessaires à la pérennité du dispositif et rendre compte du coût de maintenance et d’animation des services en ligne. Le montage financier doit donc rendre compte et justifier tous les coûts d’investissement et d’exploitation. Il se base essentiellement sur les principes suivants : 1- La détermination des recettes Avant de définir la nature des prestations offertes, il est important, dès le début, de faire une estimation des recettes basée sur une étude de marché afin d’évaluer le tarif, l’organisation générale du dispositif et la prévision des inscriptions. 2- La détermination des dépenses La combinaison des outils de formation à distance et des services d’accompagnement à distance et en présence caractéristiques d’un dispositif de FOAD nécessite un inventaire de toutes les dépenses à engager et une identification des coûts apparents et cachés. Cela permet de construire le dispositif par l’identification des moyens et donne les bases pour la réalisation du dispositif. Or, Les coûts cachés sont parfois difficiles à évaluer au niveau de la conception de la coordination du dispositif ou du suivi pédagogique. Par conséquent, le budget prévisionnel est à confronter à différents moments de la vie du dispositif avec les dépenses réelles avant de réaliser le budget réel qui pourra servir de base dans le montage de nouveaux dispositifs. 3- La distinction entre coûts de conception et de communication et coûts de fonctionnement Dans cet inventaire des coûts nécessaires à la mise en place de la formation, les coûts de conception et de communication sont à distinguer des coûts de fonctionnement. Ces derniers apparaissent au moment de l’exploitation du dispositif de formation et sont liés au nombre de participants à la formation. Dans un dispositif de FOAD, les coûts pour réaliser les modules de formation à distance peuvent être très élevés, d’autant plus qu’on intègre des outils de type cédérom, cours en ligne ou des émissions de télévision. Ainsi l’investissement initial peut-il nécessiter un engagement de l’organisme concepteur du dispositif, sur des budgets importants en volume, et une immobilisation de fonds sur une certaine durée avant que les premières personnes ne soient formées et que ne rentrent les premiers fonds provenant dans les inscriptions. 4- La mise en place d’une structure de coordination efficace La conception d’un dispositif FOAD et l’assemblage de différents moyens relatifs à sa réalisation nécessitent de mettre en place une structure de coordination efficace. En effet, pour envisager le montage d’un dispositif il faut bien analyser la demande de formation et identifier quel média choisir, avant de se lancer dans la phase de conception. Ensuite, il faut suivre le programme de réalisation des différents moyens de formation retenus, pour veiller à la bonne conduite du projet tout en respectant les délais de réalisation prévus et les enchaînements des différentes étapes. Il est important d’évaluer le temps et le travail de la coordination en journées de réunions présentiels et de les intégrer au calcul dans le montage financier du dispositif. 5- L’identification des coûts des services d’accompagnement à distance La faisabilité d’une formation doit rendre compte des dépenses afférentes à l’organisation de services d’accompagnement de qualité et prévoir des rémunérations d’enseignants-formateurs pour l’animation de ces services. Même si les comportements dans un groupe d’apprenants sont très variés, on parvient à calculer une rémunération en partant d’une durée moyenne de sollicitations sur un mois d’un groupe d’étudiants, de façon à déterminer des heures de tutorat à rémunérer. Cette estimation peut être déterminée en s’appuyant sur des critères qui vont permettre d’évaluer le nombre des sollicitations. (niveau de la formation, utilisation d’un équipement personnel ou professionnel sur lieu de travail….). Ces coûts relèvent de coûts de fonctionnement.

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6- L’identification des postes de dépenses Dans une étude de faisabilité d’un dispositif FOAD, il est nécessaire de distinguer les charges fixes liées aux investissements pour lancer le dispositif de formation et les charges variables liées aux coûts de fonctionnements induits par l’exploitation du dispositif et dépendant en partie des effectifs du public suivant la formation. Notons aussi que dans les coûts de fonctionnement il existe aussi des charges fixes liées aux équipements qui peuvent être utilisés. Le tableau suivant présente un récapitulatif des différentes charges d’un projet FOAD : I- Les dépenses d’investissement 1- La conception des supports de formation (papier, cédérom, vidéo, etc.) : a. Le travail de conception pédagogique (ex. les rémunérations des différents acteurs associés à la phase de conception) b. Les droits d’auteurs et l’autorisation d’exploitation 2- La production des supports de formation : a. La production sur un support papier (coût de définition d’une charte graphique, les rémunérations d’un maquettiste et des techniciens spécialistes en Publication Assistée par Ordinateur) b. La production sur supports audio, vidéo, cédérom, site Internet (coût du développement de ces outils, les rémunérations, l’achat, la location ou l’utilisation d’un matériel existant) 3- La coordination de la conception du dispositif (estimer les coûts du temps et travail investis dans l’organisation de réunions de suivi ainsi que dans le développement d’outils de suivi pendant les phases de conception et de réalisation du projet) 4- Les frais des déplacements nécessaires à : a. Réunir et coordonner les différents acteurs (coordonnateurs, rédacteurs, techniciens) b. Rechercher des spécialistes pour concevoir le contenu des cours

Il ne faut pas sous estimer ces temps de rencontre et de coordination indispensables dans la conduite du projet. Les frais inhérents doivent être prévus dans la faisabilité du projet. 5- Les moyens matériels et techniques : a. prévoir les coûts liés aux équipements en matériel et la mise en place d’une plate-forme (achat ou amortissement de matériels existants) 6- La communication (externe pour la commercialisation ou interne pour l’information). L’investissement dans la communication doit être en rapport avec les coûts de la conception afin de favoriser les inscriptions qui permettront de donner vie au dispositif et d’amortir les dépenses d’investissement. Pour une commercialisation, il faut : a. Définir les publics cibles et les contacter (coûts des affiches, dépliants, es insertions presse dans des journaux généralistes ou revues spécialisées b. Prévoir des outils de communication qui vont s’adresser au public qui a pris contact avec l’organisme de formation et qui souhaite davantage de renseignements sur le dispositif. II- Les dépenses d’exploitation du dispositif

Il s’agit des coûts de fonctionnement. Ils dépendent pour la plupart, du nombre de stagiaires qui suivent la formation et des différentes prestations prévues dans le dispositif au niveau des services d’accompagnement à distance et en présence. L’évaluation de ces dépenses doit être effectuée par rapport au tarif de commercialisation de la formation. Certains coûts ne sont pas faciles à mesurer. Par exemple, le degré de consommation par un apprenant de services d’accompagnement à distance n’est pas toujours facile à évaluer. Il est donc nécessaire d’avoir un cadre un peu large et de réajuster en phase d’exploitation. 1- Duplication (charges variables liées à l’impression des supports, à la duplication de cassettes audio ou vidéo et au pressage de cédéroms) 2- Conditionnement et expédition des supports particulièrement pour une diffusion internationale et pour les cours importants en volume. a. Le conditionnement : il renvoie aux modes de présentation des outils, au visuel) : b. L’expédition : il faut choisir un tarif d’expédition favorisant le raccourcissement des délais d’attente entre l’engagement d’un apprenant dans une démarche de formation à distance et la réception des outils permettant de commencer réellement la formation (les coûts liés à ce service peuvent être calculés et ramenés au produit même de formation) 3- Frais de gestion et de maintenance informatique 4- Frais pédagogiques de suivi de formation

Ils correspondent aux frais de corrections et sont liés à l’organisation et à l’animation des regroupements et de tous les services de tutorat à distance. a. Correction des exercices (coûts d’organisation du service, rémunération de la

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prestation du correcteur, de traitement administratif, d’expédition, des conditions d’enregistrement des résultats et des délais de correction et d’expédition). Il est important de mesurer au niveau de la conception des supports de formation la pertinence pédagogique des exercices, car leur nombre implique des coûts de fonctionnement qui peuvent parfois être très élevés. Il est aussi possible d’appliquer dans le montage un coefficient d’assiduité pour tenir compte, dès la phase d’élaboration budgétaire, des abandons ou des remises partielles de travaux à corriger par les inscrits. b. Organisation des services d’accompagnement en présence (service d’accueil individualisé ou regroupements) : rémunération des intervenants et des animateurs des temps en présence, immobilisation de salles et d’équipements (centres de ressources, visioconférences, internet, télécopie). Dans la mise en place de ces services, le nombre de séances prévues dans le dispositif est un facteur important, mais il doit aussi être associé au niveau de proximité que l’on veut offrir à l’apprenant. Les dépenses liées à ces services peuvent grever lourdement le budget d’un dispositif. c. Organisation des services d’accompagnement a distance (le tutorat) : rémunération des tuteurs, mise en place des outils nécessaires (courrier, téléphone, minitel, internet, visioconférences, etc.) d. Visioconférences : prévoir les coûts de communication, les frais de connexion entre les sites, les frais de gestion si la coordination technique est accordé à une société de téléservices, etc. e. Exploitation et maintenance du site. Peu d’organismes ou d’institutions ont beaucoup de recul sur ces questions, par conséquent, il faut s’interroger sur la pertinence des offres et prévoir le réajustement des coûts avancés peu d’organismes ou d’institutions ont beaucoup de recul sur ces questions au fur et à mesure de l’avancement du projet 5- Coordination, fonctionnement et frais de gestion. La budgétisation de ce poste contribue à établir les conditions de faisabilité du dispositif, l’objectif étant de tendre vers la vérité des coûts. En effet : a. Il est important de budgéter une enveloppe globale affectée à la coordination, qui peut être calculée à partir d’un pourcentage de recettes pour couvrir les frais de fonctionnement en temps travail des différents acteurs concernés. b. D’autres éléments sont à intégrer comme les frais de fonctionnement ou structurels ( locaux, amortissement des équipements ) et les coûts de structure d’une Direction Générale.

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Etude de cas Situation initiale : Je travaille en tant que formatrice au sein d’un milieu bancaire. J’ai développé une formation en présence à l’utilisation d’un logiciel. Mon travail a été remarquée par le directeur de l’organisme qui souhaite proposer à la direction générale un projet d'un dispositif de FOAD permettant de former plusieurs centaines de salariés du groupe à l’utilisation du logiciel en question. La mise en place du projet ne doit pas prendre beaucoup de temps. Je dois rédiger une note soulignant l’intérêt et la pertinence du projet. Je vais supposer qu’il s’agit d’une formation qui a eu lieu sur deux journées, mais qu’effectivement, on a besoin de 40h de travail pour maîtriser le logiciel.

Pour une meilleure gestion de la formation Introduction Il faut commencer par une analyse de l’existant (gestion de la formation au sein du groupe) et des grandes tendances et solutions adoptées par nos concurrents. Donner quelques données chiffrées : dépenses de formation, nombre de salariés formés par an ou nombre moyen de journées de formation par salarié par an, etc.) Analyse des besoins La complexité de notre secteur d’activité et de nos différends cœurs de métiers nécessitent l’implémentation et l’utilisation de nombreux logiciels parfois très spécialisés. Les utilisateurs ont donc besoin de suivre régulièrement des formations en fonction de l’évolution de ces logiciels (nouvelles fonctionnalités). Ainsi, nous avons récemment développé au sein de notre organisme une formation à l’utilisation du logiciel X, déployé sur l’ensemble du groupe. Le feedback que nous avons reçu de la part des participants suite à cette formation a d’ailleurs été très positif. Cette action de formation répond à un besoin de formation qui dépasse le cadre d’une seule agence et peut en effet intéresser de nombreuses agences de notre groupe. Toutefois, notre mode actuel de gestion de la formation ne nous permet pas de former rapidement plusieurs centaines de salariés du groupe dispersés sur toute la France, sans engager des coûts importants de déplacement et de formation : soit en mobilisant plusieurs formateurs pour une intervention dans les différentes agences, soit en rassemblant tous les salariés concernés en un même lieu. Il est difficile de rentabiliser une telle solution sur une période donnée dans la mesure où les coûts moyens de formation engagés (par salarié) à chaque nouvelle session de formation restent du même ordre de grandeur. Offre de formation classique ou dispositif de FOAD ? la formation en présence à l’utilisation du logiciel peut se faire de deux façons : soit je me déplace aux différentes agences, soit les centaines de salariés concernés par la formation, eux, se déplacent. La première solution présente une perte de temps importante étant donné que je devrais me déplacer successivement d’une agence à l’autre selon un certain agenda. On ne pourra pas donc former rapidement les salariés. Effectuer la formation simultanément dans les différentes agences impliquent la formation et la rémunération des formateurs internes. En plus, cette solution nécessite l’existence dans chaque agence d’un dispositif de formation en présence (salle, ordinateurs, etc.), ou, au moins, une personne devrait s’en charger dans chaque agence d’acheter les prestations nécessaires. La seconde solution qui consiste à faire déplacer les salariés nécessite un budget important. Il faut prévoir les frais de déplacement et d’hébergement ainsi que la rémunération des salariés pendant le temps de déplacement. D’autre part, étant donné que l’action de formation dispensée par un formateur en salle ne peut concerner qu’un effectif restreint, il faudra organiser de nombreuses journées de formation afin de réussir à gérer les centaines de salariés qui doivent suivre la formation. Par conséquent, la formation ne sera pas faite rapidement comme prévu. Il est bien sûr possible de faire intervenir plusieurs formateurs et louer plusieurs salles de formation mais dans ce cas le budget sera conséquent. Et dans les deux cas, il faut prévoir la rémunération des salariés qui assureront le travail dans les différentes agences pendant le temps de formation.

Les facteurs décisifs du choix d’un dispositif de FOAD La mise en place d’un dispositif de FOAD permettrait de : −

former des publics dispersés dans différents lieux géographiques

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former plus de salariés avec un même budget

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motiver les salariés à devenir acteurs de leur formation.

a- Souplesse et adaptabilité du système les salariés n’ont pas tous le même profil. La formation en ligne avec le recours à un service d’accompagnement plus individualisé (tuteurs) les aidera à progresser selon un rythme plus souple et ils auront davantage la maîtrise de leur parcours de formation. Acteurs de leur formation, ils seront plus « fidélisables » et se formeront plus volontiers en continu. b- Intérêt économique et gain de temps Un dispositif de FOAD permettra de réduire d’une manière significative les coûts de formation en réduisant les temps de formation en présence, les dépenses liées aux déplacements et hébergement, ainsi que les dépenses de rémunération sur ces temps de déplacement. Il nous permettra de former notre public dispersé dans les différentes villes sans être amené à se déplacer. Les économies dégagées sont conséquentes : environ 85% des coûts de formation en présence sont économisés. Cela ne signifie pas que les temps de formation en présence seront supprimés dans le dispositif de FOAD mais ils seront fortement réduits. Il faudra aussi prévoir, comme on le verra plus loin, les rémunérations des services d’accompagnement à distance et le coût des équipements technologiques. La rémunération du formateur qui conçoit l’outil de formation, même si elle est plus élevée que celle du formateur en présence, est versée à un moment x pour une utilisation de son produit de formation déterminée sur une certaine durée. Cette durée d’utilisation du produit permet de répartir la rémunération du formateur à un bien plus grand nombre de formés, pour calculer le coût de l’heure de formation par stagiaire, ce qui présente aussi un gain d’argent et de temps important. c- Valorisation de l’image de l’organisme L’introduction des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication caractéristique de l’eformation permettra de faire évoluer le schéma traditionnel de la formation en offrant une nouvelle approche d'apprentissage basée sur la découverte personnelle et par la libre navigation à travers un réseau de connaissances. Les NTIC sont aussi un moyen d’affirmer la politique d’innovation de la banque, ce qui présente une valorisation incontestable de son image en tant qu’un organisme toujours à point. d- Démultiplication de l’action de formation La FOAD est le mode de formation à choisir pour viser un public important en nombre en permettant de démultiplier l’action de formation. En effet, grâce à la souplesse de son mode d’organisation pédagogique, l’accès à la formation est facilité, l’apprenant peut varier les temps et les lieux de formation. Il peut ainsi travailler chez lui. Les contraintes de disponibilité ainsi dépassées, le dispositif peut s’adresser efficacement à notre large public sur un laps de temps court et assurer la formation rapidement comme prévu. Par conséquent, un grand nombre de salariés seront former avec un même budget. e- Gain de productivité La FOAD libère de certaines contraintes de temps ce qui assure un important gain de productivité. Elle supprime ou réduit les temps de déplacements vers le lieu de formation. Elle permet également le déportement d’une partie du temps de formation des salariés sur leur temps personnel. Seuls les périodes de regroupements ou d’accompagnement à distance nécessitant des équipements seront organisées sur le temps du travail. Ce financement de la formation sans dégagement de temps réduits les temps de travail consacrés à la formation d’une manière significative. Le temps de formation peut aussi correspondre à des plages horaires prises sur le temps de travail en fonction des disponibilités professionnelles sans programmation définie longtemps à l’avance. Il n’est plus lié à des journées de formation à prendre sur du temps travail. Cette souplesse offerte dans la gestion du temps permet d’optimiser le temps travail. f-

Assurer l’efficacité pédagogique

La FOAD impose rigueur et discipline. Elle développe aussi l’autonomie des apprenants. Tout salarié est ainsi l’acteur de sa formation : il doit gérer son temps de formation, et se déterminer son rythme de progression. Tout au long de sa formation, il produira des exercices et des devoirs qui l’obligeront à être actif dans son parcours de formation.

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L’absence du formateur va l’amener à faire le point dans sa progression sur ses difficultés afin de demander de l’aide à son tuteur en profitant des services d’accompagnement à distance qui lui sont offerts ou en cherchant à valoriser les temps de contact avec le formateur en présence. La FAOD permet aussi d’offrir des formations sur une durée plus longue. L’appropriation et la maîtrise du logiciel sont ainsi mieux assurées qu’en formation en présence sur 2 ou 3 jours. g- Créer un automatisme comportemental Il faut former des centaines de salariés à l’utilisation d’un logiciel. Autrement dit, il faut créer chez eux des automatismes comportementaux. La manipulation des différentes fonctionnalités du logiciel doit se faire d’une manière mécanique. Cela ne peut pas se faire au bout de deux jours de formation en présence. L’apprenant a besoin de faire de nombreux exercices répétitifs et activités pédagogiques allant du simple au sophistiqué et couvrant toutes les fonctionnalités du logiciel. La FOAD permet de mettre en place une approche béhavioriste-constructiviste par la mise en place d’exercices interactifs. h- Varier des stratégies d’apprentissages et des scénarios pédagogiques Les profils variés des salariés, leur capacité d’acquérir des connaissances surtout procédurales et de s’approprier un automatisme diffèrent. Pour quelques uns, certains aspects seront plus faciles à acquérir que d’autres, pour d’autres personnes, cela sera différent. Certains préfèreront l’apprentissage guidé, d’autres seront plus efficaces dans le cadre d’un apprentissage par exploration. Ces contraintes ne sont pas prises en compte lors d’une formation en présence. Par contre, la FOAD par son mode d’organisation permet de mettre en place plusieurs stratégies d’apprentissage et plusieurs scénarios pédagogiques. Elle permet aussi de proposer une formation modulaire avec des entrées différentes. i-

Créer des simulations et maîtriser le savoir faire

Dans cette formation accès sur l’acquisition d’un savoir faire ou plus précisément d’une compétence procédurale, l’apport des NTIC qui caractérise la FOAD permettra de montrer clairement, grâce aux logiciels de simulation, les différentes manipulations que l’utilisateur est amené à maîtriser. L’apprenant est ainsi invité à visualiser la séquence de simulation autant de fois possibles. j-

Favoriser l’interaction entre les apprenants et avec le tuteur

La FAOD favorise l’interaction et les discussions entre les apprenants par le biais du chat, des forums et du courriel. Grâce aux espaces collaboratifs, les apprenants peuvent faire des activités en groupe. Ils sont ainsi amenés à être beaucoup moins passifs que dans une formation traditionnelle en présence. Ils vont se motiver les uns les autres et s’entraider. Ces outils favorisent aussi l’interaction avec le tuteur, le formateur responsable de l’accompagnement à distance. Ils lui permettront de suivre de près la progression de chaque apprenant, de savoir ce qui est compris et ce qui mérite plus d’explications. Le tuteur aidera aussi l’apprenant à se former à distance, à choisir ses supports et à structurer l’ensemble de son travail. k- Le suivi et l’évaluation des participants par les formateurs sont facilités les formateurs ont recours à différents médias pour communiquer et maintenir le lien avec les participants avant, pendant et après la formation. Les participants peuvent facilement contacter les formateurs, répondre à un questionnaire de satisfaction en ligne, déposer des messages sur un forum, etc. Enfin, il est possible de réutiliser des des données stockées sur la plateforme pour une meilleure évaluation du dispositif : les données sur les participants (note/évaluation, activité en ligne/temps passé sur la formation, commentaires/feedback, nombre de formations suivies, etc.) sont de bons indicateurs. l-

Démarche qualité et respect de l’environnement

Une plateforme Web s’appuie sur des ressources électroniques, telles que les supports de cours, les séquences interactives, les aides en ligne, mais aussi les messages sur les forums, les échanges lors de conversations type chat (écrit ou oral) entre participants et formateurs, etc. Toutes ces données sont stockées sur la plateforme d’apprentissage et d’échange, ce qui en qui facilite la gestion. Il devient dès lors possible de livrer de façon quasi instantanée des ressources, mais aussi de gérer les versions de ces ressources. m- Économie de papier et d’espace sur les postes de travail un tel environnement numérique de travail permet d’accéder à la dernière version d’un document puisqu’il est désormais stocké en un lieu unique partagé. Ce qui incite les salariés à ne pas imprimer les supports de formation « à tout va » de peur de ne plus avoir accès au document ou de l’égarer. De plus, un dispositif FOAD privilégie l’apprentissage en ligne par la réalisation de séquences pédagogiques interactives avec des activités autocorrectives en ligne ne nécessitant pas le recours à des supports papiers. Des sessions en salle de formation peuvent être organisées à certaines étapes de la formation

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pour valider et vérifier l’acquisition des compétences et favoriser le maintien du dialogue entre les salariés et l’intérêt qu’ils portent à la formation. n- Industrialiser les bonnes pratiques un dispositif de FOAD facilite l’harmonisation de l’offre de formation et de ses contenus, favorisant ainsi le développement des bonnes pratiques. Grâce à une mise en commun et une gestion harmonisée des ressources d’une part, et aux outils de collaboration et de communication mis à disposition d’autre part, ce type de dispositif de formation favorise l’harmonisation des pratiques et le partage des connaissances.

La mise en place d’un dispositif de formation à distance permettrait à notre groupe de s’adresser à un public dispersé et plus important en nombre, faciliterait une individualisation de la formation et inciterait davantage chacun à devenir acteur de sa formation. Un tel dispositif s’inscrit dans une double perspective de qualité et d’efficacité, qui ne peut être que profitable à notre groupe.

Analyse de la demande de formation en question Durée du montage du dispositif (6-8 semaines) Il s’agit de mettre en ligne un module comprenant 12 cours (simulation inclus), 24 exercices d’entraînement et 3 tests d’évaluation (pré-test, post-test et test intermédiaire). Le matériel développé pour la formation en présence déjà dispensée me servira de base dans la rédaction et la conception de mon contenu pédagogique. Cela peut prendre environ quatre semaines. La formation sera dispensée sur internet. La conception du site pourrait prendre deux semaines. Etant donné que la formation doit être dispensée rapidement, nous allons nous contenter d’une mise en ligne du matériel pédagogique. Cela n’empêche qu’il soit possible de produire un CdRom si nécessaire ou permettre un téléchargement. Le montage du dispositif pourra prendre entre six et huit semaines si les tâches de création du contenu sont réalisées en parallèle avec les tâches logistiques et administratives Il faut prévoir l’organisation soit d’une journée de service d’accompagnement en présence au début de la formation soit d’une visio-conférence afin de présenter le dispositif FOAD, de familiariser les apprenants au mode de formation à distance et leur montrer comment profiter des différents moyens mises à leur disposition (outils de FAD, services d’accompagnement en présence, services d’accompagnement à distance) et optimiser leur usage. Ce premier temps servira aussi à donner des conseils méthodologiques à l’apprenant pour l’aider à s’organiser dans le cadre de FAD et à l’aider à faire un tableau de bord et se fixer des échéances conformément aux objectifs fixés et à ses contraintes professionnelles et personnelles. Si l’on choisi la formule visio-conférence, ce qui est plus pratique, il faut envisager des lieux de regroupements équipés. Il faut aussi repérer les implications de tous les acteurs, pédagogues, administratifs et techniques dans l’exploitation et d’évaluer leur charge de travail pour mesurer la faisabilité, recueillir des données pour le montage financier et pour les associer dès le départ. Un acteur peut bien sûr assurer de multiples fonctions. La conception d’un dispositif de FOAD comprend deux phases : une phase de montage ou d’investissement et une phase d’exploitation. Ci-joint une liste préliminaire des principales tâches de la phase du montage du dispositif. Nous n’allons pas nous pencher sur les tâches de l’exploitation du dispositif. ID

Moyens

Responsable 1) Activités de création

1

Outil d’aide méthodologique

Rédacteur

2

Conception des cours

Rédacteur Concepteur

Tâches

Réaliser un outil papier qui permet à tout stagiaire de comprendre la nouvelle méthode de travail : conseils, tableau de bord, calendrier des devoirs, rôle du tutorat… - Rédiger le contenu. - Mettre le en forme sur le support choisi. - structurer le support pédagogique en séquence avec des temps de travail identifié - favoriser l’activité de l’apprenant dans sa formation en lui

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3

Les devoirs

Rédacteur

4

Les corrections

5

Les simulations

6

coordination de la conception du dispositif Moyens matériels et techniques

Rédacteur Concepteur Rédacteur Concepteur Coordinateur

7

8

Le document d’aide méthodologique

9

Communication de l’information

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l’aide méthodologique aux stagiaires (à l’inscription) mise en place d’un dossier pédagogique et administratif du stagiaire inscription des stagiaires

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Concepteur

permettant de se construire ses séquences de travail, prévoir donc un agenda flexible Proposer des sujets qui serviront de référence pour connaître l’évolution de l’apprentissage et mettre en place un outil d’évaluation Proposer une correction modèle qui servira de référence aux stagiaires pour s’auto-évaluer. Proposer des simulations du savoir faire à acquérir. Réunir l’équipe du projet si nécessaire pour une mise au point.

Choisir et installer le matériel technique

2) Activités de logistiques et administratives Producteur à tirer en x exemplaires Éditeur : Centre de formation ou service externe Coordinateur Concepteur Rédacteur Coordinateur Recenser dans un tableau, le nombre de demandes des stagiaires et divers renseignements sur la réponse communiquée, délai, volume Coordinateur Secrétaire

Elaborer et compléter un tableau de bord sur le stagiaire et sa formation : identité – prérequis – envoi des devoirs – nombre d’appels d’aide pédagogique

Secrétaire

Enregistrer les demandes et après coordinateur déclencher l’inscription

mise en place des calendriers de travail avec les devoirs et corrigés types

Coordonnateur

Programmation des plannings de réception des appels téléphoniques avec les tuteurs

Secrétaire

validation

du

Etablir un calendrier d’ensemble

Tuteur Secrétaire

Coordinateur

Etablir avec les tuteurs le planning d’ensemble avec les disponibilités Transmettre à la secrétaire des informations sur le nombre des appels

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Table de travail pour la phase de montage Semaine 1

Semaine 2

Semaine 3

Semaine 4

Semaine 5

Moyens techniques Conception des cours

Semaine 6

Semaine 7

Outil d’aide méthodologique

Production du document d’aide méthodologique

Semaine 8

Devoirs et corrections Simulations Communication Coordination

Inscription et aide à l’inscription Programmation des plannings de Démarrer la réception des appels téléphoniques mise en place avec les tuteurs du dossier pédagogique et administratif du stagiaire mise en place des calendriers de travail avec les devoirs et corrigés types

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