Arsiparis.docx

ANALISIS JABATAN ARSIPARIS AHLI

INFORMASI JABATAN 1. Nama Jabatan : Fungsional Arsiparis Ahli Pertama

2. Kode Jabatan : 3. Unit Organisasi a. Eselon I : b. Eselon II : Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah c. Eselon III : d. Eselon IV :

4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

5. Ikhtisar Jabatan Melakukan kegiatan di bidang kearsipan dalam hal pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.

6. Uraian Tugas. 1. Pengelolaan Arsip Dinamis: a. Menyeleksi arsip in aktif yang akan dimusnahkan. Tahapan : 1) Identifikasi arsip in aktif yang akan dimusnahkan 2) Memilah arsip in aktif yang akan dimusnahkan 3) Menilai arsip dengan JRA

b. Membuat daftar arsip in aktif usul musnah Tahapan : 1) Mengidentifikasi arsip in aktif. 2) Menilai arsip in aktif usul musnah. 3) Memverifikasi berkas arsip yang akan di usulkan musnah oleh pencipta arsip baik secara lansung (tanpa JRA) maupun lansung (menggunakan JRA) sehingga menghasilkan suatu daftar arsip usul musnah. 4) Meminta persetujuan / pertimbangan pemusnahan dari Pimpinan Pencipta Arsip

c. Melaksanakan pemusnahan arsip in aktif Tahapan : 1) Membuat tim pemusnahan arsip. 2) Menetapkan arsip yang akan dimusnahkan. 3) Menyiapkan mesin pencercah arsip. 4) Memasukan arsip yang akan dimusnahkan ke mesin pencercah arsip.

d. Menyeleksi arsip in aktif yang akan diserahkan

Tahapan : 1. Identifikasi arsip in aktif yang akan diserahkan. 2. Menilai arsip in aktif yang akan diserahkan. 3. Memverifikaksi berkkas arsip yang akan di usulkan serah arsip statis karena memiliki nilai guna kesejarahan. 4. Meminta persetujuan / pertimbangan pimpinan tentang penyerahan arsip in aktif.

e. Melaksanakan penyerahan arsip Tahapan : 1) Membuat daftar arsip in aktif usul serah. 2) Melaksanakan penyerahan fisik arsip. 3) Membuat berita acara serah terima arsip in aktif. 4) Menandatangani berita acara serah terima arsip in aktif. 5) Menyimpan berita acara serah terima arsip in aktif.

2. Pengelolaan arsip statis. a. melakukan penelusuran sumber arsip pada kegiatan penyusunan guide arsip. Tahapan : 1. menentukan tema penelusuran arsip dalam rangka penyusunan guide. 2. Melakukan penilaian terhadap arsip statis. 3. Verifikasi arsip statis yang sudah dinilai.

b. Melakukan laminasi arsip peta dan kearsitekturan. Tahapan : 1) Identifikasi arsip peta dan kearsitekturan. 2) Menyiapkan perlengkapan laminasi arsip peta. 3) Mengukur dan mencocokan ukuran laminasi dengan arsip peta dan kearsitekturan. 4) Melaminasi arsip peta dan kearsitekturan.

c. Melakukan penelusuran arsip sesuai tema dalam rangka pameran arsip tektual dan virtual. Tahapan : 1) Identifikasi tema pameran. 2) Mengumpulkan informasi yang terkait dengan tema pameran. 3) Melakukan penelusuran arsip statis untuk display pameran.

d. Melakukan pemindaian dan pengolahan hasil pindaian dalam rangka pameran arsip tektual dan virtual. Tahapan : 1) Identifikasi arsip sesuai dengan tema pameran. 2) Menyiapkan alat untuk pemindaian arsip. 3) Memindaian arsip. 4) Melakukan autentikasi terhadap arsip hasil pindaian.

e. Menyusun katalog pameran. Tahapan : 1) Menentukan tema pameran. 2) Membuat konsep atau outline katalog pameran. 3) Melakukan peninjauan ulang terhadap tema dan konten pameran. 4) Merumuskan konsep katalog menjadi katalog.

f. Memberikan layanan jasa penelusuran arsip statis. Tahapan : 1) Pengenalan sumber / khazanah arsip statis dengan memberi layanan konsultasi tentang sumber – sumber khazanah arsip yang ada di Lembaga Kearsipan. 2) Layanan jasa penelusuran arsip dengan memberikan bantuan jasa penelusuran dengan menyajikan arsip statis di lembaga kearsipan. 3) Layanan penyajian informasi kearsipan dengan memberikan jasa informasi terhadap pengguna dengan memanfaatkan khazanah arsip di Lembaga Kearsipan.

3. Melakukan pembinaan kearsipan. a. Melakukan penilaian kinerja arsiparis terampil/pelaksana, arsiparis mahir/pelaksana lanjutan, arsiparis penyelia/penyelia dan arsiparis ahli pertama. Tahapan : 1) Menentukan tugas pokok dan fungsi arsiparis. 2) Membuatkan format penilaian SKP 3) Menilai SKP dengan memperhatikan standar kualitas hasil kerja.

b. Melakukan penelusuran referensi dan pencarian data dalam rangka penyusunan SOP. Tahapan : 1) Mengidentifikasi kebutuhan 2) Mengevaluasi dan menilai kebutuhan 3) Menetapkan kebutuhan 4) Mengumpulkan informasi terkait lainnya yaitu alur otorisasi, kebijakan, pihak yang terlibat, formulir, keterkaitan dengan prosedur lain.

4. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggung jawaban. Tahapan : 1) Menginvertarisir seluruh kegiatan yang telah dikerjakan. 2) Mengelompokan hasil kerja sesuai dengan jenisnya. 3) Mengonsep laporan.

5. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik secara tertulis maupun secara lisan. Tahapan : 1) Mempelajari disposisi pimpinan.

2) Melaporkan tugas. 3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

7. Bahan Kerja : No

Bahan Kerja

Digunakan dalam tugas

1.

Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Menyeleksi arsip in aktif yang akan dimusnahkan

2.

Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Membuat daftar arssip in aktif usul musnah

3.

Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Melaksanakan pemusnahan arsip in aktif.

4.

Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Menyeleksi arsip in aktif yang akan diserahkan.

5.

Peraturan

Melaksanakan Penyerahan Arsip.

6.

Peraturan

Dalam penelusuran sumber arsip pada kegiatan penyusunan guide arsip

7.

Peraturan

Melakukan laminasi arsip peta dan kearsitekturan.

8.

Peraturan

Melakukan penelusuran arsip sesuai dengan tema dalam rangka pameran tektual dan virtual

9.

Peraturan

Melakukan pemindaian dan pengolahan hasil pindaian dalam rangka pameran arsip tektual dan virtual.

10.

Peraturan

Menyusun katalog pameran

11.

Peraturan

Memberikan layanan jasa penelusuran arsip statis.

12.

Peraturan

Melakukan penilaian kinerja arsiparis terampil / pelaksana, arsiparis mahir/pelaksana lanjutan, arsiparis penyelia/penyelia dan arsiparis ahli pertama.

13.

Peraturan

Melakukan penelusuran refennsi dan pencarian data dalam rangka penyusunan SOP.

14.

Hasil pelaksanaan kegiatan

Pembuatan laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban.

15.

Disposisi Pimpinan

Pelaksanaan tugas kedinasan lain

8. Perangkat/Alat Kerja : No

Alat Kerja

Digunakan dalam tugas

1.

Standar Operasional Prosedur

Menyeleksi arsip in aktif yang akan dimusnahkan

2.

Standar Operasional Prosedur

Membuat daftar arsip in aktif usul musnah

3.

Standar Operasional Prosedur

Melaksanakan pemusnahan arsip in aktif.

4.

Standar Operasional Prosedur

Menyeleksi arsip in aktif yang akan diserahkan.

5.

Standar Operasional Prosedur

Melaksanakan Penyerahan Arsip.

6.

Standar Operasional Prosedur

Dalam penelusuran sumber arsip pada kegiatan penyusunan guide arsip

7.

Standar Operasional Prosedur

Melakukan laminasi arsip peta dan kearsitekturan.

8.

Standar Operasional Prosedur

Melakukan penelusuran arsip sesuai dengan tema dalam rangka pameran tektual dan virtual

9.

Standar Operasional Prosedur

Melakukan pemindaian dan pengolahan hasil pindaian dalam rangka pameran arsip tektual dan virtual.

10.

Standar Operasional Prosedur

Menyusun katalog pameran

11.

Standar Operasional Prosedur

Memberikan layanan jasa penelusuran arsip statis.

12.

Standar Kualitas Hasil Kerja

Melakukan penilaian kinerja arsiparis terampil / pelaksana, arsiparis mahir/pelaksana lanjutan, arsiparis

penyelia/penyelia dan arsiparis ahli pertama. 13.

Standar Operasional Prosedur

Melakukan penelusuran referensi dan pencarian data dalam rangka penyusunan SOP.

14.

Standar Operasional Prosedur

Pembuatan laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban.

15.

SOTK

Pelaksanaan tugas kedinasan lain

9. Hasil Kerja : No

Hasil Kerja

Satuan

1.

Daftar arsip in aktif

Nomor

2.

Daftar arsip in aktif usul musnah

Nomor

3.

Daftar arsip yang dimusnahkan

Nomor

4.

Daftar Arsip in aktif usul serah

Nomor

5.

Berita Acara penyerahaan arsip in aktif

Laporan

6.

Konsep guide arsip

Dokumen

7.

Arsip peta / kearsitekturan yg terlaminasi

Nomor

8.

Arsip yang terpindaian

Nomor

9.

Display konten pameran

Rancangan

10.

Katalog pameran

Dokumen

11.

Daftar Pengguna arsip yang terlayani

Layanan

12.

SKP

Dokumen

13.

Konsep materi SOP

Dokumen

14.

Laporan Kegiatan

Aktifitas

15.

Laporan surat kedinasan lain

Dokumen

10. Tanggung Jawab :

a. menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. b. menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; c. menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; 11. Wewenang : a. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip; b. melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.

12. Korelasi Jabatan : No

Jabatan

Unit Kerja/Instansi

Dalam Hal

1.

Kepala Dinas

Dinas Arsip dan Perpustakaan

Pelaksanaan tugas dan laporan

2.

Sekretaris Dinas

Dinas Arsip dan Perpustakaan

Koordinasi

3.

Kepala Bidang

Dinas Arsip dan Perpustakaan

Koordinasi

4.

Kepala Seksi

Dinas Arsip dan Perpustakaan

Koordinasi

5.

Jabatan fungsional dan pelaksana lainnya

Koordinasi pelaksanaan tugas

13. Kondisi Lingkungan Kerja : No

Aspek

Keterangan

1.

Tempat kerja

Di dalam ruangan

2.

Suhu

Suhu ruang normal

3.

Udara

Sirkulasi baik

4.

Keadaan ruangan

Cukup

5.

Letak

Datar

6.

Penerangan

Terang

7.

Suara

Tidak berisik

8.

Keadaan tempat kerja

Bersih dan rapi

9.

Getaran

Tidak ada

14. Resiko Bahaya : No

Bahaya Fisik/Mental

1.

-

Penyebab

15. Syarat Jabatan : a. Pangkat/Gol.ruang : Penata Muda /III.a b. Pendidikan : S.1 Pendidikan yang relevan dengan jabatannya dan mengikuti diklat pengangkatan jabatan fungsional arsiparis tingkat ahli.

c. Diklat 1) Penjenjangan : 2) Teknis : Pengelolaan arsip in aktif, pengelolaan arsip statis, Diklat TOT.

d. Pengalaman Kerja :

e. Pengetahuan Kerja : 1) Pelayanan Prima. 2) Teknologi Informasi. 3) Teori pelayanan.

f. Keterampilan Kerja : 1) Mengoperasikan internet. 2) Mengoperasikan komputer.

g. Bakat Kerja : 1) Ketelitian : Kemampuan menyerap perincian dalam bentuk verbal dan tabel. 2) Kecekatan tangan : Kemmapuan menggerakan tangan dengan mudah dan penuh keterampilan

h. Temperamen : Kemapuan menyesuaikan diri dalam kegiatan - kegiatan yang berulang secara terus menerus, melakukan kegiatan yang sama sesuai dengan perangkat prosedur urutan, atau kecepatan tertentu.

i. Minat Kerja : j. Upaya Fisik : 1) Bicara 2) Duduk 3) Bekerja dengan jari k. Kondisi Fisik : 1) Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan 2) Umur : tidak ada syarat khusus

3) Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus 4) Berat Badan : tidak ada syarat khusus 5) Postur Badan : tidak ada syarat khusus 6) Penampilan : tidak ada syarat khusus

16. Prestasi Kerja yang Diharapkan : No

Hasil Kerja

Waktu penyelesaian (menit)

Volume (setahun)

1.

Daftar arsip in aktif

10

600 Nomor

2.

Daftar arsip in aktif usul musnah

10

1.000Nomor

3.

Daftar arsip yang dimusnahkan

10

1.000 Nomor

4.

Daftar Arsip in aktif usul serah

10

500 Nomor

5.

Berita Acara penyerahaan arsip in aktif

1200

2 Laporan

6.

Konsep guide arsip

3600

2 Dokumen

7.

Arsip peta / kearsitekturan yg terlaminasi

150

50 Nomor

8.

Arsip yang terpindaian

60

50 Nomor

9.

Display konten pameran

300

10 Rancangan

10.

Katalog pameran

3000

2 Dokumen

11.

Daftar Pengguna arsip yang terlayani 7200

1 Laporan

12.

SKP

3600

15 Dokumen

13.

Konsep materi SOP

1500

7 Dokumen

14.

Laporan Kegiatan

900

12 Aktifitas

15.

Laporan surat kedinasan lain

600

12 Dokumen

17. Butir Informasi Lain : -