Anleitung

Anleitung für den Urlaubs- und Dienstplaner der ADG

Urlaubs- und Dienstplaner der ADG

Inhaltsverzeichnis 1 Eingangsbildschirm....................................................................................................................... ...............3 2 Hauptbildschirm.................................................................................................................. .........................3 2.1 Schaltfläche „Personal“......................................................................................................................... .3 2.1.1 Erfassen der Personaldaten und der wiederkehrenden Dienstzeiten............................................. .3 2.1.2 Erfassen von Abwesenheitszeiten und Planungsübersicht für Dienst- und Abwesenheitszeiten....4 2.2 Schaltfläche „Einstellungen“............................................................................................... ...................7 2.2.1 Erfassen der Nachtdienste..................................................................................................... .........7 2.2.2 Verwalten der Feiertage und deren Übersicht....................................................................... ..........8 2.2.3 Allgemeine Einstellungen zu Urlaubsrest, Werktage, Farben und Geburtstagen............................8 2.3 Schaltfläche „Berichte“........................................................................................................................ .10

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1 Eingangsbildschirm Bitte geben Sie im Eingangsbildschirm als erstes ein Passwort ein. Das Default-Passwort heißt „adg“. Dieses Passwort können Sie später in den Einstellungen nach Ihren Wünschen abändern. Das Datum, muss zwingend immer das richtige Heute-Datum sein, auch wenn Ihr Systemdatum evtl. falsch eingestellt sein sollte.

2 Hauptbildschirm Die linke Symbolleiste begleitet Sie durch das gesamte Programm und enthält die Schaltflächen für Personal Einstellungen Berichte Info Beenden

hier erfassen und verwalten Sie Personaldaten, Dienstzeiten und Abwesenheitszeiten hier fixieren Sie die Nachtdienste und Feiertage hier rufen Sie Ihre Berichte ab hier sind Urheberrechte und der Zugang zur Homepage der ADG hinterlegt und mit dieser Schaltfläche verlassen Sie die Software

Für das Symbol Personal sind zusätzlich die oberen waagerechten Symbole relevant. Wenn Sie mit Ihrem Cursor auf die Symbole gehen ohne zu klicken, öffnet sich ein kleines Textfeld, das Ihnen mitteilt, für was das Symbol steht.

2.1 Schaltfläche „Personal“ 2.1.1 Erfassen der Personaldaten und der wiederkehrenden Dienstzeiten

Klicken Sie auf das Symbol „Personal“ in der linken Bildleiste ganz oben und dann auf die Schaltfläche „Mitarbeiter und Dienste erfassen“ in der oberen Bildleiste ganz links. Es öffnet sich das Fenster „Neuer Mitarbeiter“. Unter dem Register „Allgemein“ erfassen Sie die persönlichen Mitarbeiterdaten. Titel und 3

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Mitarbeiter Art werden mittels „drop down“ ausgewählt bzw. mit „Titel einfügen“ oder „Mitarbeiter Art einfügen“ ergänzt, indem Sie auf das kleine rote Kreuz klicken, das Feld füllen und dann mit dem grünen Haken bestätigen. Unter dem Register „Dienste“ geben Sie den wiederkehrenden Dienstplan des Mitarbeiters ein. Wenn Sie das Feld oberhalb des Wortes „Wochentage“ anklicken, markiert die Software automatisch „Vormittag“ und „Nachmittag“. Durch nochmaliges Anklicken wird die entsprechende Tageszeit wieder deaktiviert und der Haken entfernt. Mit dem Anklickfeld oberhalb können also alle Felder auf einmal markiert werden. Ein Klick auf „ok“ und der Mitarbeiter ist mit seinem entsprechenden Dienstplan angelegt.

In der oberen Bildleiste finden Sie auch die Symbole „Bearbeiten“ und „Löschen“ mit denen Sie die eingegeben Daten wieder anpassen oder löschen können. Zuvor markieren Sie den entsprechenden Mitarbeiter in der Personal-Liste. Das in der rechten oberen Ecke zur Verfügung stehende Drop down Menü ermöglicht die Ansicht der kompletten Personalliste bzw. diese auf bestimmte Mitarbeitergruppen einzuschränken. Die hier im Dienstplan festgelegten wiederkehrenden Dienstzeiten werden automatisch an die ZweiMonats- bzw. Jahresübersicht im Planer übergeben (s. hierzu auch 2.1.2)

2.1.2 Erfassen von Abwesenheitszeiten

Abwesenheitszeiten

und

Planungsübersicht

für

Dienst-

und

Die Schaltfläche „Planer“ bzw. ein Doppelklick in der Personal-Liste auf den jeweiligen Mitarbeiter führt Sie weiter zum Fenster der Planungsübersicht für Dienste, Urlaube und andere Abwesenheitszeiten. 4

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Das Fenster ermöglicht eine Zwei-Monats- bzw. Jahresansicht aller Dienste und Abwesenheitszeiten. Die wiederkehrenden Dienste, die Sie bereits unter „Personal“ und „Erstellen“ eingegeben haben, erscheinen erst, wenn Sie das Kontrollkästchen „Dienste anzeigen“ mit einem Häkchen versehen. Im Planer erfassen Sie zusätzlich noch die Tage der Abwesenheit des Mitarbeiters und einmalige Änderungen, die ausnahmsweise dem wiederkehrenden Dienstplan nicht entsprechen. Die Abwesenheitszeiten erfassen Sie, in dem Sie die Zeiträume eingeben und auf den entsprechenden Button, also entweder auf „Urlaub“, „Zeitausgleich“ oder „Krank“ klicken. Bei der Eingabe des Zeitraums stehen Ihnen 3 Möglichkeiten zur Verfügung: •Sie geben „von Datum“ „bis Datum“ manuell ein •Sie setzen das Anfangsdatum und geben dann die entsprechende Anzahl der Tage ein oder •Sie markieren im Kalender den entsprechenden Anfangstag, drücken auf die rechte Maustaste, wählen dort „Anfang“ und die Software trägt diesen Anfangstag in den Zeitraum ein (das gleiche natürlich mit dem Ende-Tag). Außerdem können Sie sich mit der rechten Maustaste die Feiertage anzeigen lassen. Die Software öffnet ein kleines separates Fenster. Mit Esc oder Enter oder einem Klick auf das kleine Kreuz oben rechts in der Ecke schließt sich das Fenster wieder. Zusätzlich können Sie, wie bereits erwähnt, hier den übernommenen bzw. wiederkehrenden Dienstplan ändern, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert ist. Sie klicken einfach den entsprechenden Tag an und dann auf eine oder mehrer Schaltflächen für „Vormittag“ und/oder „Nachmittag“ bzw. „Nachtdienst“. Diese Änderungen werden nicht in den wiederkehrenden Dienstplan des Mitarbeiters übernommen! In der Zwei-Monats-Ansicht haben Sie in der rechten Bildlaufleiste stets auch den aktuellen Überblick des Abwesenheits-Status, der sich durch die Eingabe im Kalender automatisch anpasst. 5

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Durch klicken auf die Schaltfläche „Jahresansicht“ erhalten Sie eine Gesamtübersicht über das gewählte Jahr mit allen Diensten und Abwesenheiten des Mitarbeiters. Auch hier haben Sie die Möglichkeit Anpassungen durch anklicken des Kalendertages und der gewünschten Schaltflächen von Abwesenheiten oder Diensten vorzunehmen. Sie können auch mehrer Tage auf einmal markieren und dann auf U, Z oder K klicken, die Software trägt dann für alle markierten Tage die Zeiten ein.

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2.2 Schaltfläche „Einstellungen“ 2.2.1 Erfassen der Nachtdienste Im Register „Mitarbeiter Art/Nachtdienste“ können Sie die vorhandenen Mitarbeiterarten (werden bei Personal/Mitarbeiter und Dienste erfassen, vergeben) einsehen, neue anlegen oder auch löschen. Die geplanten Nachtdienste werden durch Doppelklick auf das Datum des Kalenders angelegt und können hier auch bei Bedarf wieder gelöscht werden. Sie doppelklicken auf den Tag im Kalender, den Sie als Nachtdienst anlegen wollen, danach nimmt er diesen Tag in die links nebenstehende Liste auf. Sind die Nachtdienste auch unter den Personaldaten in den Diensten eingestellt, erscheint in der Jahresansicht des Planers ein großes N (s. 2.1.2).

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2.2.2 Verwalten der Feiertage und deren Übersicht Unter dem Register „Feiertage“ verwalten Sie die fixen und variablen Feiertage durch Ergänzungen mit der Schaltfläche „Neu“ bzw. Änderungen mit der Schaltfläche „Bearbeiten“ oder „Löschen“.

2.2.3 Allgemeine Einstellungen zu Urlaubsrest, Werktage, Farben und Geburtstagen Im Registerblatt „Einstellungen“ können Sie die Urlaubsrestgültigkeit für die Apotheke (also nicht für einzelne Mitarbeiter, sondern für alle Mitarbeiter) eingeben und, wenn gewünscht, auch den Samstag als Werktag kennzeichnen. Weiterhin sind hier die Farben die im Kalender für Abwesenheitszeiten bzw. für den Dienst angezeigt werden spezifisch wählbar.

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Außerdem können Sie hier angeben, wann Sie an den Geburtstag Ihrer Mitarbeiter erinnern werden wollen und hier können Sie auch das Passwort „adg“, das Sie im Eingangsfenster eingegeben hatten, abändern.

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2.3 Schaltfläche „Berichte“ Einen Bericht erstellen Sie für einen einzelnen Mitarbeiter und für eine Mitarbeitergruppe.

Der Zeitraum für den Bericht ist durch die Eingabe einer individuellen Periode bzw. eines gewählten Monats (mittels Drop Down Menü) möglich. Sie können mehrere Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen mit Hilfe der Strg-Taste oder der Umschalt- und Pfeiltasten markieren. Zusätzlich können Sie sich hier noch einmal alle Geburtstage Ihrer Mitarbeiter anzeigen lassen.

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Der Bericht kann gespeichert und/oder ausgedruckt werden

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