Alliance Tech White Paper - Rfid (radio Frequency Identification) - An Overview And Tips For Successful Event Tracking- Alliance Tech White Paper

Why Do RFID Pilots Fail?   Six Questions to Ask Your Solution Provider      Tim Blackwood  November 13, 2008 

O VERVIEW    Radio frequency identification (RFID) is one of the fastest growing technologies today.  The current  business trend to quickly adopt this technology has been stoked by advances in microchip design, lower  costs, and the establishment of standards. While adoption in the supply chain continues to dominate  the news, Fortune 500 companies are also applying this technology to marketing events. Event directors  are piloting RFID solutions to gather attendance data, business intelligence, and metrics.   Why are some businesses utilizing RFID to drive additional revenue, while others are seeing little return  on investment (ROI)?  Why do some RFID pilots fail, while others successfully deliver automated data  collection, increased business opportunities, and intelligent metrics?   Misconceptions about this technology present obstacles to reaping its benefits. Businesses need to  understand what RFID is and what it can do at events to successfully leverage RFID.    This white paper reviews the following aspects of this trend in event management.   Metric challenges that led businesses to seek a better solution  Technological and other changes that triggered an explosion of RFID solutions  Why some event planners still think RFID pilots will fail  Three misconceptions about RFID and the facts you should know   The Solution Myth  The Process Myth  The ROI Myth   Six questions to ask your solution provider to successfully pilot RFID  

W HERE ’ S THE  M ETRIC ?     One of the biggest challenges in event management is delivering a measurable return on investment. To  achieve this objective most event managers gather data on attendee satisfaction, qualified leads, and  metrics that measure company objectives. Some event managers also gather behavioral metrics, such as  attendee interests and preferences based on session attendance and visits to product exhibits. Often  the tools used to collect this data do so in ways that slow down  event traffic and are labor‐intensive to collect, compile and  analyze. More importantly, the results are difficult to link to  actual revenue.   One of the key pain points is event lead generation. A qualified  lead for a single product may contain hundreds of entries which  may be anything from a hot sales lead to a request for more  information.  These leads are passed to the sales team who  depend on them, but often feel frustrated over the volume of  Traditional view of leads by product  leads and the fact that the leads are not prioritized. In the fast‐ paced arena of sales opportunities, the sales team must quickly choose which leads to pursue. Often the  team does not have the resource to follow up on all leads. Without prioritization, it’s difficult to gauge 

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider   

2 

which leads have the best revenue potential. As a result some company directors are asking “How can I  find out at events if there is greater revenue potential in one lead verses another?”     Event managers are frequently frustrated, too. They bemoan the lack of tools to gather more  meaningful measurements. They know that without good metrics it’s difficult to protect events from  budget cuts and to improve future events. Traditional metric gathering tools generally provide views of  attendance data, satisfaction survey results from less than half of the attendees, and long lists of  qualified leads that are not prioritized. Sometimes inferences can be made about brand loyalty.  Ideally,  event managers would like to see leads prioritized and tracked from an event to actual revenue in order  to expedite budget approval for the next event. But how?    

RFID Explosion  A new generation of RFID  solutions is exploding across  industries. RFID solutions now  collect roadway tolls, offer  museum services, pay bills with  smart cards, track inventory,  verify passports, track  newborns in hospitals, prevent  car theft, and gain entry to  events. In September 200,000  visitors at Belgium’s Formula 1  Grand Prix received RFID tickets.  These tickets expedited entry,  prevented unauthorized access,  increased employee  productivity, and strengthened  security. Developers say this is  just the tip of the iceberg. 

T ECHNOLOGY  G ROWTH  W AVE   Perhaps the answer to this question is closer than you would think.  In August 2008 analysts stated, “Forrester believes that we are in  the initial phases of a major technology innovation and growth  wave called ‘IT everywhere’." If you want to see an example of IT  everywhere, look at the role RFID applications are playing in our  daily lives—everything from roadway toll collection to newborn  tracking in hospitals.  While RFID is not a new technology, a new generation of RFID  solutions are changing the world in which we live. RFID was first  used on a wide‐scale in the    1940s. However it was not  until advances in microchip  RFID: Then and Now  design reduced costs in the  Forerunners of today’s RFID were  1990s that renewed interest  developed for use as friend or foe  aircraft identification systems during  lead to standardization and  World War II. Commercial use of  rapid development of new 

ways to use this technology.     Over the past few years much of the RFID focus has been on retail  and manufacturing companies who are working on how to adapt  RFID to track inventory. While many of the inventory initiatives  were still in the planning stage, a few forward‐thinking companies  (including a number of Fortune 500 companies) have been  piloting RFID solutions at marketing events, tradeshows, and  conferences. These companies have been using automated data  collection at events to obtain business intelligence and metrics in  order to identify business opportunities and potential new  markets. 

RFID first flourished in the 1960s  with the introduction of new tag and  reader systems. However it was not  until the 1990s that advances in  microchip design led to a new  generation of chips with improved  performance and reduced size and  cost. Increased interest prompted  global standardization efforts in the  2000s that make many of today’s  applications possible. 

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider   

3 

Why Do Some Think RFID Will Fail?  While many are moving forward with RFID solutions, some event organizers are pushing back on this  technology. When considering the use of RFID one of the first questions they ask is, “Will attendees  refuse to wear the tags because of security and privacy issues?” With the myriad of security and privacy  questions in the news each week, this question is not surprising.  

I S  P RIVACY  A N  I SSUE ?     Is privacy really an issue for attendees? The  answer might surprise you.  In a study of  RFID pilots by five Fortune 500 companies  from 2003‐2007, the number of attendees  that chose to opt out were much lower than  expected. In 2003 the opt‐out rate was 8%.  As attendees became more familiar with  RFID in 2004, the opt‐out rate dropped to  4%.  By 2007 the opt‐out rate for RFID  dropped to 1‐2%, less than the error rate  with barcodes, counters, and other devices.    The initial reasons attendees gave for opting out indicated that some attendees had a false perception  of the use of the technology. Many opt‐out attendees were under the impression that the technology  worked like Global Positioning System (GPS) devices in cars and that event RFID devices could track  them anywhere, even in restrooms. They were unaware of how the technology really worked and  unaware that attendees were only tracked in locations where RFID pods were located. It was clear from  the comments that organizers needed to educate attendees.   A second finding was that attendees were unaware of RFID’s benefits to them. Comments indicated that  attendees had some idea that RFID benefited event organizers, but did not understand that RFID also  benefited them. After reviewing these findings, it was concluded that a small investment in education  could cause opt‐out rates to drop even further.   Focus group research in 2003 by Gartner, Inc. supports this conclusion. Gartner learned that people are  willing to trade some privacy if they receive certain things in return, like improved customer service or a  speedier payment process.  Gartner RFID Analyst, Jeff Woods, explained that so far “Conversations  about the benefits of RFID have been very one‐sided. Almost exclusively, they have been about benefits  to companies rather than how this technology will benefit consumers.  This is a mistake.”2 Educating  customers about the benefits of RFID, such as shorter lines or responsiveness to attendee interests and  preferences, is essential to public acceptance of RFID. 

A DDRESSING  A TTENDEE  S ECURITY AND  P RIVACY  C ONCERNS   Traditionally event organizers tracked attendee participation by using barcode readers or magnetic  stripe readers. At RFID events a tag is attached to the attendee’s badge with his consent. Attendees are  informed in advance about RFID and given the opportunity to opt out.   Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider   

4 

 

How does RFID work?  Radio Frequency Identification  (RFID) is a technology that sends  radio frequency signals between  a reader and a tag (transponder).   Tags contain a salt grain‐sized  microchip that stores an  electronic product code (EPC).  The reader sends out a signal  looking for tags. A tag responds  with its number. A computer can  interpret information from the  reader.   

Readers installed in key areas, such as in session entranceways or  exhibit booths, determine the location of the attendee.  When an  attendee nears one of the readers, the tag picks up the reader’s  signal and responds. A computer application can then interpret  information from the reader to identify who attended a session or  visited a product station within a booth. This allows event  organizers to cost effectively track attendance at specific venues.     

RFID badges are more secure than the barcode or magnetic stripe  badges commonly used at events. Magnetic stripe systems are  designed to store personal information, such as the attendee’s  name, address, and email. In a RFID solution, the only information  contained on a RFID tag and communicated to the reader is the    unique electronic product code (EPC) number used to identify a tag. Neither the tag, nor the reader  sends or receives any personal information. So no personal information can be intercepted or stolen.   TAG TYPES    There are two types of tags used in most RFID solutions: active and passive.  Active tags have a battery  which powers the integrated circuits and broadcasts the response signal. These tags have the ability to  conduct a session with the reader and transmit at higher power levels. As a result active tags have much  longer ranges than passive tags, usually several hundred feet. Because active tags have a battery, they  are bigger than passive tags. The size and cost of the battery makes them more expensive to  manufacture. In a RFID solution that uses active tags, the tags generally cost $15‐$25 per badge.  Passive tags do not contain a battery. They are a green solution  that recycles energy generated from radio waves sent from the  reader. The upper limit of their range is generally about 50’. Since  they do not contain a battery, they are smaller than active tags  and are easily embedded into badges. Passive tags are less  expensive to manufacture, because they do not have a battery.  With a RFID solution that uses passive tags, the tags usually cost  less than $1 per badge. Currently most event planners favor cost‐ effective passive tags, rather than the more expensive active tags.     

Low cost passive tag 

READER RANGES  Not all RFID readers operate at the same frequency. It is important to know the frequency of a reader,  as its frequency drives the reader’s range. Also called read range in specifications, this is the area within  which a reader can detect a signal. Short range systems operate at high frequency (13.56 MHz) which  has a read range of 1‐12”. Short range solutions are commonly used by employees at secure business  locations. With this range, badge holders need to slow down and generally hold the badge about 6”  from the reader.      

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider   

5 

Long range systems operate at ultra‐high frequencies (868‐928 MHz) and have a  read range of 1‐500’. In this range, badge holders can walk quickly through a  doorway without holding the badge. Badge reading is quick and convenient. No  action is required by the badge holder.   If desired, long range passive RFID readers can be tuned down to a smaller read  range. For example a reader in a doorway may be tuned down from 50’ to 1’ to  accurately track only people who pass through that door.     Table top reader 

  W HAT  A RE  T HE  R EAL  R EASONS  S OME  RFID   P ILOTS  F AIL ?     Misconceptions about RFID have discouraged some event planners from taking advantage of RFID to  improve their ROI. Understanding these myths and the real reasons why some RFID pilots fail while  others succeed can enable you to launch a successful RFID pilot that can provide a real return on your  investment. Misconceptions can be grouped into three categories.   The Solution Myth  The Process Myth  The ROI Myth  Here’s what you need to know to be successful in each area.   

T HE  S OLUT ION  M YTH   Due to the misconception that the technology used in all RFID  solutions is basically the same, some event planners were led  to believe that all RFID solutions are created equal and that  cost is the key differentiator.   All solutions are not created equal. RFID equipment designed  to track inventory may not track people. Human beings are  far more complicated to track, analyze, and predict than  products on a moving cart. Once the data is collected, tools  are needed to make sense of the data in ways that help  planners to understand attendee choices, interests, and  preferences.    Key solution areas to assess include 

Myth:  All solutions are created equal. The  technology is basically the same.  Cost is the key differentiator.   

Reality:  Assess the solution’s equipment,  application, and reporting. Beware of  solutions priced too low. There are  many that do not work at events.  Solutions created for tracking  inventory may not be able to track  people. 

Equipment variables  Attendance and duration application logic   Reporting        Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider   

6 

UNDERSTANDING EQUIPMENT VARIABLES    Equipment variables that can impact data accuracy are tags, readers, and reader placement. The  sensitivity of tags may vary. Gen 2 tags have greater accuracy than Gen 1 tags. The Gen 2 standard was  developed to facilitate the use of EPC numbers which uniquely identify each tag. EPC and Gen 2  standards are administered by EPCglobal. While standardized, most of these tags were designed with  inventory, not people in mind.   New applications have expanded the use of tags to track people in a variety of settings, such as  hospitals, secure locations, and events. One recurring issue is that RFID  cannot send or receive signals through water. Since the human body is  90% water, this can create a problem with accuracy if the RFID solution  is not developed with people in mind.   

Badge tag tested for people   Badge tag tested for people 

Have you been to a show and noticed the badges had spacers behind  them to keep them away from the body? Spacers indicate a poorly  designed solution. If a badge needs a spacer, its tag is more sensitive to  water than others. It was probably designed for use with inventory and  is compensating by forcing the tag away from the body. The danger  here is that if a tag is unreliable around people, the data collected may  not be accurate. A tag designed for use with people allows the badge to  hang normally around the attendee’s neck. It is important to test tags  with people to ensure accuracy.   

Readers have several variables that can impact an event. One of these is reader frequency. If a high  frequency solution (13.56 MHz) is deployed, attendees would have to slow down when approaching a  reader and hold their badges near the reader. This could create long lines at an event, as large numbers  of people are often waiting to enter a session or exhibit area.   A better solution for events is an ultra‐high frequency solution at 928 MHz. An attendee can walk quickly  through the entry. No action is required. This practical solution allows large numbers of people to gain  access to a session or exhibit hall in much less time.   Long range readers are very effective at events. They are also very flexible. A long range passive reader  at an exhibit product station may be tuned down to 10‐20’ to only track visitors viewing a specific  product in the booth. This can provide valuable intelligence about interest in a specific product.   Another factor is reader polling rates. Each brand of reader has a different polling rate specification.  Polling rates can impact data accuracy. Readers with slower polling rates are designed for use with slow  moving inventory. A reader with a slow polling rate may read up to 30% less tags on people walking  quickly into a session hall. Readers with faster polling rates provide higher accuracy with people.  

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider   

7 

  Reader position is also important. Generally session readers are positioned  on either side of a doorway. However in large doorways wide enough for  three people to enter abreast, the position of one of more these people  might block a tag’s signal. Overhead mounts may be needed for accuracy.   Independent rankings of reader brands can also provide valuable  information. According to a recent RFID Update, Motorola topped reader  vendor rankings in the latest Passive UHF Reader Vendor Matrix released  by ABI Research. “ABI assigned scores to vendors for a variety of factors  related to product innovation and implementations. Motorola topped the  matrix, based on consistently good scores in multiple categories.”3    

Overhead readers in session entrance 

E V A L U A T I N G   A T T E N D A N C E  A N D   D U R A T I O N   A P P L I C A T I O N   L O G I C   Analyzing the data is essential to providing a better understanding of an event. Not all applications are  alike. Have you heard a colleague talk about the solution that placed an attendee in two rooms at the  same time? Some solutions can provide little more than headcounts and are prone to conflicts. Others  can produce a comprehensive analysis of an event. Why are they different?  Application logic is a key  component of good analysis. An intelligent application can provide both simple and complex behavioral  analysis. It is valuable to know who showed an interest in a product; it is more valuable to know for how  long and how frequently during an event. So it is important to verify what an application can deliver.    M A X I M I Z I N G   E V E N T S  W I T H   R E A L ­T I M E   B U S I N E S S   I N T E L L I G E N C E   Just a few years ago implementers used stand‐alone computers to process event metrics and reduce  costs, rather than an integrated network. However often accuracy and responsiveness were reduced as  well. Deliverables in this environment were generally static “canned” reports delivered after the event.  Today most solutions utilize networking to monitor the RFID system and provide real‐time reports with  business intelligence you can use at your event.   Monitoring the RFID system is mission critical. If a reader is down, you cannot gather data. Automated  reader monitoring ensures you are gathering the data you need. What’s the most common cause of  reader down time at events? An attendee has unplugged the reader to plug in his laptop.   Networking also enables the delivery of real‐time business intelligence. Event managers can access  visual maps of session attendee participation from the Web. Visual maps of attendee participation in the  exhibit hall are also available. These maps are updated in real time as attendee’s demonstrate their  interests and preferences.   Real‐time reports can also be accessed from the Web. A set of real‐time reports for each session can be  generated immediately after a session ends. Real‐time tools provide business intelligence. You can  quickly spot trends, high product interests, business opportunities, and potential new markets.  For  more information about these tools, see EXPAND OPPORTUNITIES WITH INTELLIGENT REPORTS on page 10.  

  Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider   

8 

T HE  P ROCESS  M YTH   Myth:  RFID cannot be piloted  successfully without the  addition of time‐consuming and  costly processes.  

Reality:  A well structured RFID pilot can be  implemented with minimal process  changes and no real time database  integration. Registration line wait  time to activate an RFID badge is  less than 2 seconds.  

 Some implementers believe that to successfully pilot RFID,  internal business processes have to be significantly changed  and that real‐time database integration is required. A RFID  pilot does not require time‐consuming and costly process  changes or real‐time database integrations. In fact in a well‐ structured pilot, the solution provider will recommend  minimal process change and use flat files for data exchange.   Key areas to review when considering process include  Registration process  RFID tag association process  Registration and session data exchange   

MINIMIZING PROCESS CHANGE AND SEAMLESSLY INTERFACING WITH ATTENDEES   An effective, well‐designed pilot allows event managers to maintain their current registration process.  The only additions for RFID are the inclusion of a RFID notice on the registration Web site and an opt‐out  option on the registration form.  To maintain a low opt‐ out rate, it is recommended that you include  information on the event’s use of RFID and its benefits  to attendees in the RFID notice. 

 Badge with RFID tag on back 

Event managers can also continue to use their current  badge format. Tags can be embedded inside the badge  or attached to the back of the badge. The process used  to scan a badge and tag in order to associate a tag’s EPC  with an attendee profile takes less than 2 seconds. Even  when attendees are in line waiting for immediate badge  processing, so little time is needed to add RFID that the  process time is well within attendee acceptable limits.  

Flexible badge printing options are also available. Badges can be printed pre‐event, by attendees at  “airport check‐in” style kiosks, or at registration tables at the event.   E L I M I N A T I N G   T H E   C O S T  O F   I N T E G R A T I O N   For a pilot you do not need the overhead of real‐time database integration.  Registration and session  data can be exchanged via a flat file. A download of registration data in a specified format, such as  comma delimited, is all that is necessary to deploy RFID. Subsequent updates to registration and session  data can be sent nightly or even after the conference if real‐time reports are not required. Changes in  session times and locations can also be phoned or texted to a solution provider in real time. Less is  more… more desirable and more cost effective. 

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider   

9 

The ROI Myth  Some managers believe that RFID produces little or no  return on investment. Usually they have heard about  canned attendance reports that are of little value to the  company.  Unfortunately they are unaware that this is  not a characteristic of RFID, it is a characteristic of a poor  RFID solution.   A good RFID solution offers a lot more than canned  attendance reports.  It offers business intelligence that  your company can act on. The key is in knowing what  steps to take before you invest in an RFID solution.  

Myth:  Little or no ROI can be obtained with  RFID.  Canned attendance reports can  be generated in other ways and have  little value in and of themselves. 

Reality:  The potential ROI from an RFID  solution is virtually unlimited.  A good  solution offers real time reports,  visual maps, and business  intelligence. The key is in knowing  what steps to take before you invest. 

Key steps to take before you invest are  Understand the kind of intelligence RFID can provide   Determine what your objectives are  Get buy‐in to maximize business opportunities  Validate what a solution can deliver  U N D E R S T A N D I N G   W H A T   RFID   C A N   D O   It is important to understand what RFID can do when selecting a set of measurements. If you are  interested in alignment of the planets on the day of your event, RFID is probably not the best solution.  However for business intelligence and analysis of the journey of attendees at your event, the potential  of RFID is virtually unlimited. Here are a few of the results RFID can deliver.  Increase responsiveness at events   Expand business opportunities and identify potential new markets   Provide business intelligence you can utilize in real time    Validate and prioritize leads and predict revenue generation  INCREASE RESPONSIVENESS WITH INSTANT FEEDBACK 

With automated data collection and analysis, RFID solutions can immediately deliver session reports via  the Web. Exhibit metrics and visual maps also can be reviewed in real time. These metrics can provide  businesses with keen insights into customer interests while the customer is still at the event. They can  also identify additional opportunities and potential new markets that could make the event more  successful. What could you do if you had real‐time data while the event was still in progress?  EXPAND OPPORTUNITIES WITH INTELLIGENT REPORTS 

Any RFID solution can provide attendance reporting. A good RFID solution provides business intelligence  with reports that businesses can use to increase revenue and profitability. In addition to telling how  many people attended from Sweden, an intelligent solution can generate breakdown reports by  specified demographics that provide insights into new revenue opportunities.  For example, what is the  interest in a strategic product by country?  These reports enable businesses to ask smart questions like,  “Why are so many people who attended from Sweden interested in my ABC product? What do I need to  Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider   

10 

know about what’s happening there to leverage this business opportunity and drive increased revenue  in Europe?”    Another valuable report is an analysis report. For example, “What percentage of people left a strategic  session early?” This enables an event manager to assess whether session timing or speaker quality was a  factor. Then action can be taken to improve the quality and effectiveness of subsequent sessions.  IMPROVE EVENTS IN REAL TIME WITH VISUAL MAPS 

Visual maps can be helpful in event command centers. Utilize visual maps, such as session floor plans, to  monitor and improve events. You can mouse over a room to display session and attendee information.  You can also  generate an  instant analysis  by searching on  multiple  categories.  Visual aids are  intuitive,  quicker to read  at a live event,  and provide  instant insights  into  preferences  and trends.     Real‐time interactive visual map of session area    INCREASE OPPORTUNITIES WITH SMART SIGNS 

RFID also enables the use of smart signs. These signs can increase your business opportunities by  delivering targeted marketing messages to attendees.  A smart sign can be programmed to display  messages, session information, vendor advertisements,  product videos, and any item that can be stored on a  Smart Signs  computer. Rather than randomly displaying these messages,  Add smart signs to your next RFID event.  Smart signs can display messages, session  a smart sign delivers personalized information tailored to the  information, and product videos based on  interests of the attendees currently in front of the sign. These  interests of visitors in the vicinity of the  sign. See booth 406 for more details.  messages can also lead attendees to other venues at the  event, such as specific product exhibits or sessions.      RFID smart sign 

  VALIDATE AND PRIORITIZE LEADS AND PREDICT REVENUE GENERATION 

Typically when a marketing representative demonstrates a product in an exhibit booth, he captures  qualified leads with a handheld bar code scanner. The scanner records only the visitor’s contact 

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider   

11 

information. It cannot provide the business intelligence needed to assist the team in prioritizing leads  after the event.      When RFID is also deployed in an exhibit area, Booth Analytics can provide additional information.  Similar to Google Analytics, Booth Analytics gathers data on how many attendees visited an exhibit,  which specific product stations were visited, and how long visitors stayed. In addition Booth Analytics  analyzes the behavior of individual visitors to determine which products an individual preferred, the  duration of interest, and the frequency.   When metrics on visitor interests, preferences, and actions from Booth Analytics are combined with  demographic information and other sources of lead qualification data, the intelligence becomes more  valuable.  It can be used to validate leads,  improve the quality of qualified leads, and  assist the team in prioritizing leads after  the event.    In this Exhibit Booth Analytics visual map  the blue triangles indicate the area  around an exhibit booth that RFID readers  are monitoring. The red dots depict  visitors within those areas. With a visual  map, trends on an exhibit floor are easier  to spot.     Real‐time visual map: Exhibit Booth Analytics 

      Some solution providers also use post‐event analysts to evaluate event data and generate prioritization  aids, such as the Revenue Predictability Score (RPS). These scores empower the sales team to prioritize  leads, based on business intelligence. The sales team can  also download the leads and track them from event contact  to product sale and revenue generation.    Visual maps often work in tandem with intelligent reports.  The underlying data in a visual map is analyzed and put into  one or more intelligent reports that answer questions like:   How long did a visitor look at specific product?  Which products sparked the most visitor interest?  What products have a significant percentage of  repeat visits?   These intelligent reports are Web‐based and can be viewed  in real time in conjunction with the visual map.  

Report on frequency of booth visits 

If an executive visits a booth three times during an event, that’s valuable information. If he spoke to a  different representative each time, a company might not be aware of the significance of this lead. With  traditional lead qualifying methods, a business may miss this and not respond promptly on this lead. 

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider   

12 

Since intelligent reports score leads on demographic qualifications and behavior, new and additional  opportunities are more apparent in intelligent reports.    Duration is another valuable metric that indicates visitor interest.  Behavioral analysis infers that the  longer the visit, the higher the interest. A report on duration can show product stations visited by  specific attendees, the amount of time at a product station, and the total time in a booth. RFID solutions  can provide an in‐depth analysis of visits to a product station by one or more demographics. 

Real‐time report: Depth of product interest based on duration of product station and booth visits 

    DETERMINING WHAT YOU WANT  With unlimited choices on how to combine data to get the best intelligence, the next step is to  determine what your objectives are. What information is the most valuable to your business? What  business intelligence would provide your company with the best return on investment? Are there  specific questions that you need to answer to improve the bottom line? Are there specific geographical  regions or industries that you want to analyze for marketing potential?  Is one of your business’ key  return‐on‐investment objectives obtaining and prioritizing qualified leads? Knowing what you want for  your investment is the key to getting it.  Working with others in your business to determine what  business intelligence will provide your business with the best return is essential.  GETTING BUY­IN TO MAXIMIZE OPPORTUNITIES  Getting buy‐in is an important step in choosing the right solution for your business. A good solution can  be tuned to meet a wide range of objectives. Different teams need different business intelligence.  Getting buy‐in from executives and other teams is essential to ensuring a solution meets executive and  cross organization needs. Taking a broad view early in the process maximizes the business’ ability to  expand business opportunities and drive revenue. Once you have buy‐in on what your business needs,  the next step is to verify what a solution can do for your business.   

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider   

13 

_______________________  SIX QUESTIONS TO ASK  YOUR SOLUTION PROVIDER  1.

Do you have both RFID and  event experience?   

2.

What are the specifications  of your tags and equipment?  

3.

What are the determining  factors for reader  placement?   

4.

Does your solution deliver  real‐time information?  

5.

Can you implement RFID  without significant impact to  our processes?  

6.

What reports do you  provide? Can you develop  the reports we need? 

SIX QUESTIONS TO ASK YOUR SOLUTION PROVIDER    Confirm what a solution provider can deliver before you buy. Here  are six questions to ask a RFID solution provider.  Q1: Do you have both RFID and event experience?     Solution providers with little or no event experience may not  understand that one‐day setup means one day, no matter how  many hours it takes. There are no extensions, no excuses.  Customers are arriving tomorrow. On the other hand, solution  providers who have event experience but do not fully understand  RFID may impact the accuracy of results. Look for an experienced  solution provider whose core business is obtaining event metrics  with RFID. To ensure that RFID is not new to the vendor, ask if they  have a certified RFID engineer on staff. 

Q2: What are the specifications of your tags and equipment?   Gen 2 tags are compatible with standards and provide higher  accuracy than Gen 1. However tags still need to be tested with  people to ensure that water in the body does not interfere with getting accurate results. A 928 MHz  reader provides a better read range for events than a 13.6 MHz reader. Attendees can walk quickly  through doorways with accurate results. Polling rates vary by brand. Readers with faster polling rates  are more effective with people, as people generally move faster than inventory. Compare a solution  provider’s equipment to independent rankings. For example, ABI Research ranked Motorola as number  one in its Passive UHF Reader Vendor Matrix in 2008.   Q3: What are the determining factors for reader placement?    For small doorways, side‐mounted readers are fine. However for large entrances that can accommodate  three people abreast, an overhead mount will produce more accurate results.   Q4: Does your solution deliver real‐time information?   If a solution is networked, it can provide continuous monitoring of readers, real‐time analysis and  reporting, and visual mapping of session and exhibit areas. This enables you to act while your customers  are still at the event. A networked solution may also offer other options, too, like smart signs or RFID  offerings for your exhibitors.   Q5: Can you implement RFID without significant impact to our processes?   Keep your pilot simple. A pilot can be implemented with minimal process changes and no real‐time  database integration. You can maintain your current registration process and only add an RFID notice on  your registration Web site and an opt‐out option in the registration form. The process to scan a badge  and tag in order to associate the EPC with an attendee profile takes less than 2 seconds per badge.  Registration and session data can be exchanged via flat files and updated nightly.   Q6: What reports do you provide? Can you develop the reports we need?   A good solution can help you to analyze behavior and get valuable business intelligence. Don’t settle for  canned attendance reports. Get a solution that combines attendance, demographic, behavior, and  survey data to get the best return on your investment. Intelligent reports can yield new insights and  reveal untapped business opportunities. However, you may also need data specific to your business.  Verify that the solution provider can analyze data to provide your company with the business  intelligence it needs. 

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider   

14 

  E ND  N OTES   1. Bobby Cameron, Alex Cullen, and Brandy Worthington. “The Emerging Technology Trends That  CIOs Should Care About”, Forrester Research Paper at http: //www.forrester.com, August 2008.  2. “Insight with Jeff Woods, Gartner RFID Analyst”, RealTime Interview, January 2004.  3. John Burnell. “Motorola Tops Newest RFID Reader Vendor Rankings”, RFID Update, RFID  industry daily newsletter at http://www.rfidupdate.com/articles/articles_list.php?df=2008 , July  24, 2008. 

A BOUT  A LLIANCE  T ECH   Alliance Tech is a business intelligence solutions provider focused on marketing metrics for conferences,  tradeshows, and other events. With expertise in events, RFID, experiential marketing, and behavioral  analysis, Alliance Tech was the first company to offer a comprehensive and integrated RFID solution to  track attendee behavior and preferences at conferences. AllianceTech is also the leading provider to  Fortune 500 companies of real‐time reports and visual mapping of events.    Alliance Tech’s certified RFID engineer has extensive experience in delivering RFID solutions for  attendance tracking, CEU validation, customer surveys, social networking, and exhibit Booth Analytics  for qualified lead generation, validation, and prioritization. Alliance Tech products include: Intelligent  ATTENDANCE, Intelligent SURVEY, Intelligent NETWORKING, Intelligent EXHIBITOR, and Intelligent  LEADS.      Alliance Tech’s mission is to increase ROI and revenue opportunities for its customers by measuring,  reporting, and improving the effectiveness of events.  For more information on Alliance Tech visit  www.AllianceTech.com.   

Copyright © 2008 AllianceTech. All rights reserved.   AllianceTech, Booth Analytics, and Revenue Predictability Score are trademarks of Alliance Tech in the United  States, other countries or both.   Other company, product and service names may be trademarks or service marks of others.  

Why Do RFID Pilots Fail? Six Questions to Ask Your Solution Provider   

15