Aliran Informasi Dalam Organisasi

ALIRAN INFORMASI DALAM ORGANISASI Komunikasi dalam hampir semua org. secara jelas merupakan suatu proses dinamis. Penyampaian informasi yang akurat dan pemahaman atas informasi sari satu unit (pengirim) ke unit lain (penerima) vital dalam: - perumusan dan implementasi tujuan organisasional - peralatan dan sarana penting dimana keg.organisasional dilakukan. Komunikasi adalah usaha mendorong orang lain menginterpretasikan pendapat spt apa yg dikehendaki oleh orang yg mempunyai pendapat tersebut. POLA DAN PROSES KOMUNIKASI Organisasi jelas memerlukan informasi. - Fase ekstensif: terjadi perkembangan cepat informasi secara kuantitatif - Fase intensif: perkembangan cepat secara kualitatif. Proses komunikasi: - Pengirim - Sarana Pengiriman Berita - Penerima Berita. Dengan Komunikasi diharapkan agar orang lain melakukan kegiatan seperti apa yang dikehendaki. Dengan Komunikasi diharapkan pula segala ketidakpastian menjadi pasti Macam-macam tujuan komunikasi: 1. Komunikasi untuk kegiatan yang tak diprogram 2. Komunikasi memulai dan menciptakan program; usaha menyesuaikan dan mengkoordinasikan program. 3. Komunikasi yg memberikan data penerapan strategi 4. Komunikasi untuk menimbulkan program dan komunikasi untuk memotivasi orang melaksanakan program 5. Komunikasi yg memberikan info ttg hasil kegiatan dan informasi umpan balik utk pengawasan. SALURAN KOM. FORMAL Aliran Vertikal Aliran komunikasi vertikal mencakup seluruh transaksi yg meliputi aliran informasi ke bawah maupun ke atas yg tjd antr. Atasan dan bawahan dlm org. 1. Untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja ttt (spesifik) 2. Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan 3. Untuk memberikan informasi ttg prosedur dan praktek-praktek organisasional 4. Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dlm membantu org. menanamkan pengertian ttg tujuan-tujuan yg ingin dicapai. Bentuk: - rantai perintah - plakat dan papan pengumuman

- majalah perusahaan - surat pada karyawan - buku petunjuk karyawan - kotak informasi - sistem pengeras suara - secarik kertas tanda terima gaji - laporan tahunan - pertemuan kelompok - serikat pekerja Gerakan informasi ke atas (upward) mell. tingkatan2 hirarki organisasional paling sering berbentuk umpan balik pelaksanaan kerja dan dihubungkan dengan fungsi pengawasan. Bentuk: - kontak tatap muka - pertemuan kelompok - prosedur pengaduan - surat usulan - pemberian saran - wawancara - kebijaksanaan pintu terbuka - serikat sekerja Aliran horizontal Mencakup seluruh penyampaian informasi yang mengalir secara lateral dlm suatu organisasi. Transmisi ini dapat dikelompokkan: a. diantara para karyawan dalam kelompok kerja yang sama b. diantara kelompok-kelompok yang mempunyai kedudukan (status) sederajat atau antar departemen Aliran diagonal: mencakup seluruh transmisi info yg memotong silang rantai perintah org. HAMBATAN- HAMBATAN KOMUNIKASI Komunikasi tidak efektif disebabkan berbagai hambatan manusiawi dan teknis: 1. Faktor-faktor hambatan dalam diri pribadi. -persepsi selektif: sso akan menolak atau salah mengartikan informasi yang tidak sesuai dengan anggapan-anggapan atau harapan-harapan yang secara emosional dibentuk sebelumnya. -perbedaan individu dalam ketrampilan Komunikasi 2. Hambatan antar pribadi - kepercayaan:karakter pokok komunikasi adalah kepercayaan. - kredibilitas; kejujuran, keahlian, kemampuan, dinamisme, antuasiame - kesamaan pengirim-penerima Hambatan organisasional - Status: Pada umumnya orang-orang lebih senang mengarahkan komunikasinya mereka ke individu2 yg statusnya lebih tinggi. - Orang-orang dg status tinggi pada umumnya lebih banyak berkom. Satu dengan yg lain yang berstatus lebih rendah.

- Orang dg status lebih tinggi pada umumnya lebih mendominasi pembicaraan dibanding orangorang yang berstatus lebih rendah. Transmisi hirarkis: Hirarki dikembangkan tidak hanya untuk memudahkan pencapaian sasaran kegiatan tetapi juga karena sgt diperlukan untuk komunikasi Proses-proses individual ttt juga mengubah transmisi hirarkis 1. Penyingkatan (Condensation): para penerus berita sering cenderung mungubah isi berita dengan menyampaikan hanya pokok-pokok berita 2. Closure 3. Pengaharapan ( Expectation): penerus info sering membelokkan komunikasi ke arah yg sesuai dg sikap-sikap dan pengharapan2 merek sendiri. 4. Asosiasi: Bila peristiwa atau akibat-akibat terjadi bersamaan di masa lalu, pristiwa tsb sering dihub. satu dgn yang lain 5. Ukuran kelompok: Semakin besar kelompok akan semakin kecil kemungkinan tercapainya komunikasi yang memuaskan. 6. Kendala ruangan: karakter fisik ruangan akan mrmpengaruhi kuantitas dan kualitas komunikasi. Faktor hambatan teknologis - Bahasa dan pengertian: Kata2 yang sama belum tentu punya pengertian yang sama. - Isyarat non verbal - Efektivitas saluran PENINGKATAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI - Audit Komunikasi: memeriksa seluruh proses-proses komunikasi - Teknik-teknik Peningkatan Efektivitas Komunikasi: penyelenggaraan pertemuan tahunan karyawan, penetapan saluran pribadi - Penggunaan umpan balik. - Pengembangan SIM (Sistem Informasi Manajemen): jaringan informasi yang diciptakan berdasarkan penelaahan situasi lingkungan