Actividad Informe Aa 2.docx

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001 - (1830349) Profesor: PEDRO EFRAIN RODRIGUEZ MARTINEZ Estudiante: Liliana Lasso Rodríguez

CONFECCIONES S.A. Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”. Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la documentación 1. OBJETIVO Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de todos los usuarios 2. ALCANCE Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, format os, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento por parte del responsable del proceso. 3. RESPONSABILIDAD El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión. 3.1 Coordinador Trabajo Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de l a documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio. Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la dirección.

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001 - (1830349) Profesor: PEDRO EFRAIN RODRIGUEZ MARTINEZ Estudiante: Liliana Lasso Rodríguez

3.2 Asistente - Practicante Profesional. El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación. Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que: - Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente. - Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos - Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la Intranet. - Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables. - Se socialicen los documentos. - Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. - El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la información - Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.- Se mantenga actualizados los listados maestros. 3.3 Líderes de procesos -Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos. 4. PRECISIONES4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001 - (1830349) Profesor: PEDRO EFRAIN RODRIGUEZ MARTINEZ Estudiante: Liliana Lasso Rodríguez

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de Publicaciones, para su correspondiente reproducción. Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empres aempleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias. 4.3. REGISTROS Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por: Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados. Proporciona la evidencia necesaria para establecer si tarea se adecuaron al proceso correspondiente.

la actividad

o la

No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto. Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios. La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital. Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo. Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001 - (1830349) Profesor: PEDRO EFRAIN RODRIGUEZ MARTINEZ Estudiante: Liliana Lasso Rodríguez

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR Los registros apropiados deben garantizar que sean: Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió. Exactos: debe ser verificado. Permanentes: se debe diligenciar lápiz o tinta lavable.

con elementos de difícil

borrado,

no usar

Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del tiempo. Claros: debe ser entendible para todos. Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc. Legible. No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc. Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena 4.3.2. USO DE LOS REGISTROS Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los resultados de los procedimientos. Algunos ejemplos de sus usos son: Toma de muestras Procesamiento y análisis de información Almacenamiento y distribución Exámenes realizados Calibración de equipos Abastecimiento y vigencia de los insumos Control de calidad No conformidades Acciones correctivas

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001 - (1830349) Profesor: PEDRO EFRAIN RODRIGUEZ MARTINEZ Estudiante: Liliana Lasso Rodríguez

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO5. 1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001 - (1830349) Profesor: PEDRO EFRAIN RODRIGUEZ MARTINEZ Estudiante: Liliana Lasso Rodríguez

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001 - (1830349) Profesor: PEDRO EFRAIN RODRIGUEZ MARTINEZ Estudiante: Liliana Lasso Rodríguez

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001 - (1830349) Profesor: PEDRO EFRAIN RODRIGUEZ MARTINEZ Estudiante: Liliana Lasso Rodríguez

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001 - (1830349) Profesor: PEDRO EFRAIN RODRIGUEZ MARTINEZ Estudiante: Liliana Lasso Rodríguez

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

7. GLOSARIO Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE. Caracterización de Procesos Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados, Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo PHVA de las actividades funcionales del proceso.

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001 - (1830349) Profesor: PEDRO EFRAIN RODRIGUEZ MARTINEZ Estudiante: Liliana Lasso Rodríguez

Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado, reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está autorizado para su circulación. Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones, procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000). Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad para ser aplicados en los procedimientos de la misma. Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento. Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico. Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos. Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular. Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los documentos del SG.QHSE LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado Maestro Control de Documentos. LMCR: Listado Maestro Control de Registros Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de cobertura amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas.

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001 - (1830349) Profesor: PEDRO EFRAIN RODRIGUEZ MARTINEZ Estudiante: Liliana Lasso Rodríguez

Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política deCalidad. Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO-9000) Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000) Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de resultados obtenidos Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la Universidad. Ej.: Reglamento Estudiantil. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos. SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene Ambiental Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de las palabras en una oración Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan problemas en términos de precisión o claridad en su redacción.