Aa3 Ev 6 Igr Agenda De Trabajo -solucion De Conflictos.docx

SENA – CENTRO DE GESTIÓN DE MERCADOS, LOGÍSTICA Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

Tecnología en Gestión Logística Ficha 1792943

AA3_Ev.6_IGR: Agenda de trabajo “Solución de conflictos para equipos de trabajo interdisciplinarios”

Presentado a los instructores: Janneth Cristina Vera Aroca Diana del Pilar Muñoz Cadena Ilia Inés del Socorro Guevara Rubiano

Presentado por: Grupo 2 – Logistec.com Integrantes: José Edilberto Ramírez Pineda

Colombia, marzo 15 de 2019

TABLA DE CONTENIDO

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Introducción

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Objetivos

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Presentación de un conflicto entre equipos interdisciplinarios.

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Criterios de los diferentes jefes de área.

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Introducción al conflicto.

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Análisis de la situación del conflicto entre los jefes de área.

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Actividades a desarrollar para solucionar el conflicto.

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Justificación de las actividades a realizar.

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Descripción del desarrollo de las actividades.

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Conclusiones

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Tabla Bibliográfica

INTRODUCCIÓN

La resolución de los conflictos laborales es uno de los problemas más difíciles de manejar por los directivos de las compañías ya que entrar a analizar a cada empleado es un gasto de tiempo que muchas veces no está previsto. Entender los conflictos en el ámbito laboral, su origen, los principales tipos de conflictos laborales en las empresas y las formas de prevenirlos nos ayudará a poder encontrar una solución mediante estrategias, técnicas y dinámicas que desarrollaremos buscando lo más viable para todos. Es así como debemos transformar los problemas en oportunidades. Los puntos de vista, como ocurre en la propia vida, pueden ser muy dispares en cada situación. En el trabajo, las confrontaciones en puntos de vista pueden llevar a conflictos en el trabajo que pueden verse agravados por los “chismes” y “guerras territoriales” entre grupos de cada corriente. Una comunicación abierta y aportar argumentos sólidos para cada percepción es en la mayoría de los casos la mejor solución para evitar conflictos en la empresa por diferencia de percepciones.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

 Ejercitar las habilidades para manejar los conflictos de forma constructiva y dotar de técnicas y estrategias para intervenir de manera más eficaz y creativa en la solución los mismos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Diferenciar conflictos clasificándolos según diferentes parámetros.  Aprender a realizar una agenda de trabajo frente a conflictos laborales.  Conocer los procedimientos de resolución de conflictos y comprender la estructura y la dinámica de los conflictos.

 Analizar los diferentes puntos de vista de los involucrados en el conflicto.

Veamos las siguientes situaciones: Los jefes de área de almacén, de compras y de costos y presupuesto tienen criterios encontrados al momento de establecer las estrategias para el mejoramiento de los procesos de la cadena logística, generados por los incumplimientos que se vienen presentando en las entregas de los pedidos a los clientes.

Situación Uno:

Situación Dos:

Situación Tres:

SOLUCION DE CONFLICTOS ENTRE JEFES DE AREA

INTRODUCCIÓN AL CONFLICTO Al observar situaciones conflictivas en la empresa por los jefes de área tan importantes como presupuesto, compras e inventarios, nos vemos en la necesidad de profundizar más en el tema y analizar dichas situaciones que no son nada benéficas para la compañía. Al trabajar cada jefe de área por su lado, lo que genera es que la compañía sea vulnerable y no cumpla con los objetivos propuesto de la mejor manera.

Claro que, al presentarse conflictos, la empresa tiene la oportunidad de demostrar gran habilidad y destreza en encontrar una solución rápida y efectiva, procurando no afectar otras áreas en dicho proceso, para ello la buena comunicación, la creatividad, la parcialidad y el análisis son fundamentales para dar solución a cualquier conflicto y trabajar para un mismo fin.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN DEL CONFLICTO ENTRE LOS JEFES DE ÁREA

Criterios del Jefe de almacén o inventarios

La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es: a. Del jefe de compras por que se demora más de 10 días en entregar al almacén los pedidos solicitados. b. Del jefe de presupuesto porque siempre insiste en disminuir los niveles de inventarios, estableciendo metas que le quitan dinamismo y oportunidad al manejo de los inventarios.

ANALISIS - CRITERIO JEFE DE ALMACEN Vemos que el jefe de bodega no está haciendo bien su trabajo debido a según él, fallas en las áreas de compras y de costos, en eso se excusa para no cumplir con sus funciones, es claro que no se ha detenido en analizar la situación ni a ver sus errores, solo le echa la culpa a los demás y en eso se enfrasca y por ende se presentan conflictos con los otros jefes.

ACTIVIDADES PROPUESTAS PARA EL JEFE DE ALMACEN Se van a hacer las siguientes actividades con el jefe de almacén: Se tomará la siguiente semana (lunes a sábado) con un periodo de 3 horas diarias (7:00 am a 10:00 am) para analizar la situación de su criterio y los conflictos que se presentan, y encontrar una solución viable para todos que conlleven al bienestar de la empresa. JUSTIFICACION Es en el almacén donde en la mayoría de las empresas tiene el personal de menor cualificación, es donde se producen la mayor parte de las tensiones por los esfuerzos del último momento, horas extraordinarias, trabajos adicionales, festivos; sin embargo y curiosamente es precisamente donde la empresa consigue hacer efectivo el servicio al cliente y en demasiadas ocasiones con pocos medios o con medios poco actualizados por ello vemos que si el área de almacén no trabaja como debe ser, la imagen de la compañía estará en juego, además si el almacenaje de los productos no es el ideal, se podría deteriorar y pierden sus condiciones óptimas para el uso, presentar un inventario ideal y a tiempo es de gran ayuda para las demás áreas involucradas en los procesos logísticos, de ahí la importancia del almacén en una empresa.

ACTIVIDADES A DESARROLLAR CON EL JEFE DE ALMACEN Agenda: LUNES: Establecer la escena con el jefe de Almacén

El jefe de almacén comenta que la culpa es de compras porque se demora mucho en entregar los pedidos al almacén y del jefe de costos por disminuir el inventario y por ende no tener stock de mercancías. MARTES: Recopilar información del jefe de almacén.

Entraremos a analizar sus funciones, que clase de indicadores maneja, y como está manejando el almacenamiento, a plantearle alternativas para el correcto manejo de la bodega y del inventario, por su puesto la presentación de informes puntuales para no generar retrasos en el proceso.

MIERCOLES: Acuerdo del jefe de almacén. El jefe de almacén está dispuesto a trabajar en equipo, tener el almacén en óptimas condiciones y a presentar los informes en el tiempo requerido.

JUEVES: Encontrar Posibles soluciones.

El jefe de almacén opina que estará más pendiente de sus informes, hará una retroalimentación de funciones a sus auxiliares, ordenará de una manera diferente los materiales y productos en la bodega y también que sería bueno implementar horarios para la recepción de materiales y productos.

VIERNES: Negociar las soluciones. Con el fin de que el jefe de almacén este más concentrado y motivado, se le pagaran las horas extras que genere por su labor.

SABADO: Soluciones efectivas, presentación de soluciones. El jefe de almacén comenta que, si no se hubiese hecho esa actividad durante esa semana con todos los involucrados, la empresa seguiría presentando una mala imagen para con los clientes y la solución para su área es: Tener el correcto almacenamiento de los productos en la bodega, mantener limpio el lugar trabajo, estar en constante comunicación con los demás jefes de área, presentar los informes puntalmente.

Criterios del jefe de compras

La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es: a. Del jefe de presupuesto por que no apropia las partidas presupuestales suficientes para realizar los volúmenes de compras necesarios que garanticen buenos precios y poder tener capacidad de negociación. b. Del jefe de almacén y de inventarios por no entregar de manera oportuna los faltantes de mercancías para poder hacer de manera adecuada el proceso de compras.

ANALISIS - CRITERIO JEFE DE COMPRAS Por parte del jefe de compras podemos encontrar que su criterio se basa en echarle la culpa al jefe de almacén y al jefe de costos y que por ese motivo no está respondiendo con sus

funciones como se debe, en ningún momento ha querido analizar su trabajo más bien está pendiente de los demás para poderse escudar en eso y hacer mal su trabajo. ACTIVIDADES PROPUESTAS PARA EL JEFE DE COMPRAS Se van a hacer las siguientes actividades con el jefe de compras: Se tomará la siguiente semana (lunes a sábado) con un periodo de 3 horas diarias (10:00am a 1:00pm) para analizar la situación de su criterio y los conflictos que se presentan, y encontrar una solución viable para todos que conlleven al bienestar de la empresa. JUSTIFICACION El área de compras de una empresa tiene como objetivo primordial adquirir adecuadamente materias primas y auxiliares, materiales, suministros, equipos y servicios necesarios para que la empresa desarrolle sus operaciones de forma satisfactoria, eso es claro, y al haber conflictos con otras áreas, los procesos se ven afectados y por ende la empresa. Por ende, si el área de compras falla simplemente no habrá materiales o productos para las respectivas operaciones.

ACTIVIDADES A DESARROLLAR CON EL JEFE DE COMPRAS Agenda: LUNES: Establecer la escena con el jefe de compras Jefe de compras, según su opinión dice que la culpa es del almacén porque no envía la información a tiempo y del jefe de costos porque está recortando presupuesto para las compras.

MARTES: Recopilar información del jefe de compras.

El jefe de compras, se van a establecer los parámetros y directrices correctas para el proceso de las compras, analizando los indicadores de gestión que se tienen para con los proveedores, evaluándolos constantemente y consiguiendo nuevos proveedores, revisando de igual forma sus funciones y hasta dónde puede llegar con su proceso.

MIERCOLES: Acuerdo del jefe de compras. El jefe de compras se compromete a seguir los nuevos parámetros, funciones y demás que le deleguen y a trabajar mancomunadamente con sus compañeros. JUEVES: Encontrar Posibles soluciones.

El jefe de compras opina que una posible solución sería empezar a conseguir nuevos proveedores, y que haya más presupuesto para poder comprar suficiente producto.

VIERNES: Negociar las soluciones.

El jefe de compras, tendrá retribuciones de tiempo para que pueda seguir con sus estudios.

SABADO: Soluciones efectivas, presentación de soluciones. El jefe de compras dice que fue muy productiva la búsqueda de las soluciones al conflicto, y las soluciones para esta área son:

Manejar una nueva plataforma de proveedores, donde se evalúen periódicamente y además estar en constante búsqueda de nuevos proveedores y se trabajara con las demás áreas de tal forma que el flujo y la comunicación sean efectivas

Criterios del Jefe costos y presupuestos

La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es: a. Del Jefe de inventarios por no entregar a tiempo los informes de inventarios para poder realizar una adecuada programación de pedidos. b. Del jefe de compras por no tener un proceso adecuado en la selección de proveedores.

ANALISIS - CRITERIO JEFE DE COSTOS Tenemos el caso del jefe de costos y presupuesto el cual no está fallando en sus funciones y se escuda en que las áreas de compras y de almacén tienen la culpa, como vimos en los casos pasados, no se ha detenido en analizar la situación ni a ver sus errores, solo le echa la culpa a los demás y en eso se enfrasca y por ende se presentan conflictos con los otros jefes sin importar el bienestar de la compañía y solo defiende sus intereses.

ACTIVIDADES PROPUESTAS PARA EL JEFE DE COSTOS Se van a hacer las siguientes actividades con el jefe de costos y presupuesto: Se tomará la siguiente semana (lunes a sábado) con un periodo de 3 horas diarias (2:00 pm a 5:00 pm) para analizar la situación de su criterio y los conflictos que se presentan, y encontrar una solución viable para todos que conlleven al bienestar de la empresa.

JUSTIFICACION En el área de costos se involucran los gastos incurridos en la producción, administración y venta de los productos o servicios. Además, la gestión del jefe de costos y presupuesto es de gran de interés para la empresa porque nos permite mejorar la creciente la necesidad de competitividad y es fundamental para la toma de decisiones, pensemos por un momento ¿qué sería de una empresa sin presupuesto para su funcionamiento?, pues estaría condenada a su desaparición, entonces vemos que es parte vital de toda empresa

ACTIVIDADES A DESARROLLAR CON EL JEFE DE COSTOS Y PRESUPUESTO Agenda: LUNES: Establecer la escena con el jefe de costos y presupuesto

Jefe de costos y presupuesto alega que la culpa es de compras porque no tiene proveedores suficientes en caso de incumplimiento de alguno y del jede fe inventarios por no enviar la información puntual. MARTES: Recopilar información del jefe de costos y presupuesto

Siguiendo con el jefe de costos y presupuestos, revisaremos minuciosamente el análisis de los presupuestos, sus funciones, horario, previniendo complicaciones como escases de dinero para compra de materiales, suministros y productos que por los escases puedan afectar a otras áreas.

MIERCOLES: Acuerdo del jefe de costos y presupuesto. El jefe de costos está muy interesado en empezar de ceros para que sus funciones sean más efectivas y generen valor en los procesos de la empresa y a trabajar en equipo sin ponerle trabas a las funciones. JUEVES: Encontrar Posibles soluciones.

El jefe de presupuesto opina que analizara mejor las partidas para que le aprueben más presupuesto y también creara una nueva plataforma para medir mejor los indicadores.

VIERNES: Negociar las soluciones.

Al jefe de costos y presupuesto se le dará un nuevo incentivo por tener su proceso marchando en perfectas condiciones.

SABADO: Soluciones efectivas, presentación de soluciones.

El jefe de costos comenta que fue un trabajo necesario para lograr encontrar las soluciones al conflicto, para esta área la solución fue: Trabajar arduamente en los indicadores para tener un presupuesto acorde y que nunca falte dinero para las compras y que siempre tener un remanente de dinero para cualquier necesidad.

DESCRIPCION DEL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES

Día a día se observan diferencias entre el personal que labora en una empresa, más en aquellas personas que tienen a cargo una sección, área o departamento, ya que cada uno tiene una manera diferente de plantear situaciones donde intervenga el manejo logístico. Para mejorar las probabilidades de alcanzar dichos objetivos propuestos, la mejor manera es encarándolos para que cada jefe pueda cumplir conjuntamente dichos conflictos.

* Establecer la escena Analizaremos una a una las funciones y roles de cada jefe de área, estudiando detenidamente cada función, con el fin de que no se crucen o repitan entre ellos, comprometeremos a cada uno en buscar una solución viable y que todos se concienticen a través del dialogo y las charlas que si es posible llegar a un común acuerdo en beneficio no solo de cada jefe de área sino en pro de la empresa.

* Recopilar Información

Esta parte es determinante pensando en soluciones, cada jefe de área tendrá un tiempo determinado para ser escuchado y dar su punto de vista de la situación, siendo coherente y respetuoso con sus compañeros; es así como se recopilará la información y junto con la opinión de expertos o ayuda tecnológica se analizará detalladamente cada criterio.

* Común acuerdo En esta parte cada jefe de área debe entender la importancia de aprender a conocer y manejar dichos conflictos, ya sabiendo cual es la raíz de las controversias y el porqué de los problemas, desde ese mismo momento entraremos a interactuar para llegar a un mutuo acuerdo que es a través del trabajo colaborativo, dar solución a los inconvenientes y tomar decisiones equitativas para dejarlas planteadas y de estricto cumplimiento.

* Recopilación de posibles soluciones Aquí se plantean soluciones y se escucharan a todos los jefes de áreas y demás compañeros involucrados en el tema, se analizará cada una de ellos hasta encontrar las soluciones que generen el mejoramiento en el proceso, no se debe descartar ninguna opinión por pequeña que sea.

* Negociar las soluciones Luego de estudiar los puntos de vista de los jefes de área, recopilar información y tener las posibles soluciones, se definirán bajo parámetros logísticos y mutuo acuerdo, las soluciones

más viables y acordes, debemos ser cuidadosos para no crear más conflictos al no escoger una posible solución que dio un compañero, ya que hay empleados que son muy susceptibles al ver que no se escogió una solución que él planteo.

* Soluciones efectivas Después que cada uno de los jefes de área tenga clara su posición, su rol, y las respectivas funciones, se debe determinar la implementación, seguimiento y control de los procesos logísticos y así mejorar el rendimiento para cumplir con metas específicas, entre ellas la entrega de pedidos en los tiempos pactados y por ende suplir la necesidad de los clientes.

CONCLUSIONES

De acuerdo con el análisis desarrollado en torno a la solución de conflictos entre equipos de trabajo interdisciplinarios y al caso de estudio planteado, se establecen las siguientes conclusiones: La solución de conflictos al interior de cualquier tipo de empresa (entre jefes de áreas) depende de mejorar los procesos de comunicación, de incentivar la participación de los integrantes y de generar mejores estrategias de liderazgo. La consolidación de equipos y grupos de trabajo es un importante proceso del cual se benefician cada uno de los integrantes de la compañía. Los directivos se apoyan entre sí para determinar las estrategias que se deben seguir para mantener motivado al equipo de trabajo, para fortalecer los espacios de comunicación, y para mejorar el rendimiento y la producción.

TABLA BIBLIOGRAFICA

 https://repository.unimilitar.edu.co  https://www.datadec.es  https://www.felicidadeneltrabajo.es/ideas-para-empresarios  https://www.gestiopolis.com/5-pasos-para-la-resolucion-de-conflictos-en-lasempresas  http://blogs.evaluar.com/acciones-efectivas-para-resolver-conflictos-laborales  https://es.pdfcoke.com/doc/59452803/Trabajo-Escrito-Conflicto-Organizacional