A De Interventoria 2

PR OCEDIMI ENT O INTER VENT ORÍA

FLUJOGRAMA

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN 1.

1

Luego de recibir de la Dirección Jurídica la copia del contrato con todos sus anexos, el interventor hace el análisis respectivo de acuerdo a lo establecido en el Manual de Interventoría.

INTERVENTOR

3

3. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ALCANCE Y CRITERIOS DE INTERVENTORÍA Basado en el contrato y de acuerdo al Manual de Interventoría.

4. ELABORACIÓN PLAN DE INTERVENTORIA Y DEFINICIÓN DE RESPONSABLES

4

PLAN DE INTERVENTORÍA

5

ACTA DE ININCIO DE INTERVENTORÍA (Reunión de apertura)

De acuerdo a las actividades requeridas para la interventoría, y a los términos pactados en el contrato se elabora el cronograma (responsables, actividades y tiempo) para uso continuo durante la vigencia del contrato.

5.

6.

7.

DE

LA

REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN: Se hace la revisión de escritorio, es decir, pertinencia de la cuenta, soportes, detección de alertas y objeciones. En ésta revisión el interventor puede utilizar Listas de Chequeo.

LISTA DE CHEQUEO

8.

11 a

RECOPILACIÓN INFORMACIÓN.

Recepción de las cuentas de cobro y soportes para la interventoría. Se hace periódicamente considerando el Plan de interventoría y la forma de pago.

6

A

REUNIÓN DE APERTURA DE LA INTERVENTORÍA: Telefónicamente o por escrito se concerta fecha para la visita. La reunión de apertura es la presentación del(de) interventor(es), objetivos, alcance, criterios, metodología, itinerario.

INTERVENTOR E INTERVENIDOS

8

LOS

2. ANÁLISIS DEL CONTRATO.

MEMO : NOTIFICACIÓN

2

7

DE

Una vez perfeccionado el contrato se notifica por medio de comunicación interna (Memorando) la designación como interventor(es) al(los) funcionario(s) o contratista de la DSSA.

SECRETARIO SECCIONAL DE SALUD

Inicio

DESIGNACIÓN INTERVENTORES.

INTERVENTOR

PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO. Se elaboran los formatos en los que se recogen las evidencias: Se elabora la lista de chequeo para el trabajo de campo, muestras, solicitud de otras evidencias.

PR OCEDIMI ENT O INTER VENT ORÍA

FLUJOGRAMA

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN 9.

A INTERVENTOR E INTERVENIDOS

9

RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN DE NUEVA INFORMACIÓN (EVIDENCIA). De acuerdo a la lista de verificación se pide información que complemente la enviada inicialmente. Entre las metodologías para realizar la interventoría puede estar la visita de campo.

10. CONCLUSIONES DE LA INTERVENTORÍA: El interventor INTERVENTOR

10

INTERVENTOR E INTERVENIDOS

analiza la información solicitada, saca conclusiones y formula objeciones, es decir, lo que requiere explicación si es necesario.

11. DESARROLLO REUNIÓN DE CIERRE: Terminado el trabajo de campo se presentan verbalmente las conclusiones al intervenido.

12. REDACCIÓN Y ENVÍO DE INFORME DE OBJECIONES

11

El interventor prepara el informe escrito de objeciones, y lo envía al intervenido para que éste presente las explicaciones pertinentes en el tiempo definido en el plan de interventoría.

INFORME DE OBJECIONES

12

INFORME DE

INTERVENTOR

NO

acta de aval certifica el monto que puede ser pagado.

15. ELABORACIÓN INFORME DE GLOSAS. Las objeciones aceptadas por el

SI

prestador o cuya respuesta no justifica el pago se convierten en glosas.

ACTA DE AVAL

14

16. ELABORACIÓN Y ENTREGA DEL ACTA DE INTERVENTORIA INTERVENTOR Y CONTRATISTA

16

ACTA DE INTERVENTORI

BITÁCORA

17

OFICIO INFORMAND O A LAS PARTES

18 NO

Se elabora el Acta de Interventoría de acuerdo al Manual de Interventoría. Se entrega copia con sus anexos (Acta de aval e Informe de Glosas) si es pertinente al contratista. El contratista debe hacer llegar a la Dirección Financiera y Administrativa el Acta de Aval original con su respectiva cuenta de cobro. El interventor hará llegar a la Dirección Jurídica el original de la Acta de interventoría y copia del Acta de Aval e Informe de glosas.

17. CONSIGNACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA BITACORA.

SI

INTERVENTOR

La bitácora es el registro que da cuenta del estado financiero actualizado en que se encuentra un contrato. Se registra el valor facturado, el valor avalado, el valor glosado entre otros datos.

18. EL CONTRATO ESTÁ PRÓXIMO A TERMINAR? Revisada la bitácora, el Interventor determina el estado de ejecución del contrato. Si está próximo a terminar en tiempo o en dinero se informa a las partes para que determinen la posibilidad de hacer adición o prórroga.

B

11aa

determina si acepta o no las explicaciones.

14. ELABORACIÓN ACTA DE AVAL. El

15

13

13. SE ACEPTAN LAS EXPLICACIONES A LAS OBJECIONES? Se revisan las respuestas a objeciones. El interventor

SE ACEPTAN OBJECION

1616

ACTA DE INTERVENTORÍA CON OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

1414

PR OCEDIMI ENT O INTER VENT ORÍA

FLUJOGRAMA

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

INTERVENTOR

17. REQUERIMIENTOS DE MÁS INTERVENTORÍA? Si el contrato no ha terminado, y es necesario continuar la interventoría.

SECRETARIO SECCIONAL DE SALUD

18. EL CONTRATO ES ADICIONADO?

INTERVENTOR

19. ELABORACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN. Se elabora acta y se envía original a la Dirección Jurídica y copia al contratista y a la Dirección Financiera y Administrativa.

20. ELABORACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO. Se tiene un plazo de cuatro meses después de terminado el contrato y debe ser suscrito por las partes y el interventor. También se elabora el acta final de interventoría que debe acompañar el acta de liquidación.

INTERVENTOR, CONTRATISTA, DIRECCIÓN JURÍDICA

21. REVISIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE LIQUIDACIÓN. El interventor hace firmar del contratista y luego envía a Dirección Jurídica, para que revise y consiga las firmas del contratante.

22. DISTRIBUCIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN. El original reposa en la carpeta en custodia en la Dirección Jurídica. Se envía copia del Acta de Liquidación a la Dirección Financiera y Administrativa, al interventor, al Contratista.

B SI

6

19 NO

SI

20

6

NO

21 22

ACTA DE TERMINACIÓN

ACTA DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATO. Y ACTA FINAL DE INTERVENTORÍA

23 11 aFIN 24

OFICIO REMISORIO