9 Nguyen Tac Can Ban Cua Ke Toan

Chương trình giảng dạy kinh tế Fulbright MPP1 - Niên khóa 2008-2009

Phân tích tài chính Bài đọc thêm

Tóm tắt các nguyên tắc căn bản của kế toán

CHÍN (9) NGUYÊN TẮC CĂN BẢN CỦA KẾ TOÁN Các nguyên tắc căn bản của kế toán được đúc kết từ kinh nghiệm thực tiễn và từ sự nghiên cứu khoa học, được chấp nhận rộng rãi trên thế giới và là cơ sở nền tảng của nguyên lý kế toán (GAAP). 1. Nguyên tắc cân đối (dual-aspect concept) Còn gọi là “kế toán kép” hay “tính hai mặt”. Theo đó quy định rằng mọi tài sản của một tổ chức đều được giải thích bởi các nguồn hình thành lên tài sản. Nguồn này có thể huy động từ vốn của chủ sở hữu hoặc do mua chịu hay vay mượn – tức các khoản nợ phải trả (nghĩa vụ nợ). Đẳng thức căn bản của kế toán là: TÀI SẢN = NỢ PHẢI TRẢ + VỐN CHỦ SỞ HỮU (Assets) = (Liabilities) + (Equity) Hoặc ta có thể viết lại đẳng thức trên như sau: VỐN CHỦ SỞ HỮU = TÀI SẢN – NỢ PHẢI TRẢ Cách viết ngụ ý rằng, trừ các khoản nợ phải trả, phần tài sản còn lại là của chủ sở hữu. Ví dụ: Anh Thanh quyết định lập công ty Thanh Hằng với vốn sở hữu của mình là 400 triệu đồng tiền mặt. Để tiến hành công việc kinh doanh, Công ty mua một xe hơi (tài sản cố định) trị giá là 150 triệu đồng, nhưng anh được salon auto cho nợ lại 50% (là 75 triệu đồng). Công ty còn dùng tiền mặt mua một lô hàng nhập kho để chuẩn bị bán, trị giá 300 triệu đồng. Sau khi mua xe hơi và lô hàng, Công ty còn lại 25 triệu đồng tiền mặt tồn quỹ. Như vậy, công ty Thanh Hằng có một tài sản trị giá là 475 triệu đồng, gồm: một xe hơi: 150 triệu; một lô hàng: 300 triệu và 25 triệu đồng tiền mặt. Nguồn hình thành lên tài sản 475 triệu đồng được giải thích từ 400 triệu đồng vốn của anh Thanh và một khoản nợ mà công ty có trách nhiệm phải trả cho người bán xe: 75 triệu đồng. Đặt tài sản và nguồn hình thành ở 2 bên, ta có bảng cân đối kế toán khái quát như sau: Tài sản Tiền mặt Hàng hóa Tài sản cố định Tổng cộng tài sản

Nguồn hình thành tài sản ( nguồn vốn) 25 Khoản phải trả 300 Vốn chủ sở hữu 150 475 Tổng cộng nguồn vốn

Số tiền

Số tiền 75 400 475

Theo diễn giải trên đây, tài sản luôn bằng với nguồn vốn, hay nói cách khác Tổng tài sản luôn bằng với Tổng Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu. Khi một tài sản nào đó tăng lên thì sẽ có một tài sản khác giảm đi tương ứng. Ví dụ dùng tiền mặt để mua hàng hóa mang về nhập kho sẽ làm cho tài sản tiền mặt giảm đi và làm cho tài sản hàng hóa tăng lên. Kế toán ghi chép đồng thời trên cả 2 tài khoản: tiền mặt và hàng hóa. Phương pháp ghi chép như vậy được gọi là ghi sổ kép.

Nguyễn Tấn Bình

1

06-Jan-09

Chương trình giảng dạy kinh tế Fulbright MPP1 - Niên khóa 2008-2009

Tóm tắt các nguyên tắc căn bản của kế toán

Phân tích tài chính Bài đọc thêm

Sự biến đổi của bảng cân đối kế toán và phương pháp ghi sổ kép Trường hợp 1: Tài sản tăng – Tài sản giảm (tăng giảm cùng bên tài sản) Ví dụ: Dùng tiền mặt mua 5 triệu đồng hàng hóa nhập kho. Giao dịch này làm tăng tài sản “hàng hóa” và giảm tài sản “tiền mặt” đồng thời 5 triệu đồng. Trường hợp 2: Nguồn vốn tăng – Nguồn vốn giảm (tăng giảm cùng bên nguồn vốn) Ví dụ: Vay ngân hàng để trả người bán 10 triệu đồng. Giao dịch kinh tế này làm tăng “khoản nợ phải trả ngân hàng” 10 triệu đồng, đồng thời làm giảm “khoản nợ phải trả người bán” 10 triệu đồng. Trường hợp 3: Tài sản tăng – Nguồn vốn tăng (cả 2 bên cùng tăng) Ví dụ: Mua hàng hóa nhập kho 15 triệu đồng, tiền chưa trả người bán. Giao dịch này làm tăng tài sản “hàng hóa” 15 triệu đồng, và đồng thời làm tăng “khoản nợ phải trả người bán” 15 triệu. Trường hợp 4: Tài sản giảm – Nguồn vốn giảm (cả 2 bên cùng giảm) Ví dụ: Dùng tiền mặt trả nợ người bán 3 triệu đồng. Giao dịch này làm giảm tài sản “tiền mặt” 3 triệu đồng, và làm giảm “khoản nợ phải trả người bán” đồng thời 3 triệu đồng. Về tổng quát, bảng cân đối kế toán chỉ thay đổi với 4 trường hợp trên.

2. Nguyên tắc thước đo bằng tiền (money-measurement concept) Theo nguyên tắc này, mọi tài sản và nguồn hình thành lên tài sản đều phải được thể hiện giá trị bằng tiền. Ta có một lô tài sản gồm có: 1 tivi, 2 xe gắn máy, 100 kg gạo, 4 con gà, 5 lít rượu ngon, ta không thể cộng chúng lại được vì không có cùng đơn vị đo lường. Chỉ có thể cộng một khi chúng được thể hiện thước đo giá trị bằng tiền. Tài sản Tivi Xe gắn máy Gạo Gà Rượu ngon Tổng cộng

Đơn vị Cái Chiếc Kg Con Lít

Số lượng 1 2 100 5 20

Đơn vị: ngàn đồng Đơn giá Thành tiền 5.000 5.000 13.500 27.000 20 2.000 200 1.000 150 3.000 38.000

3. Nguyên tắc đơn vị hạch toán (entity concept) Về mặt kế toán, mỗi đơn vị doanh nghiệp được xem là một tổ chức độc lập với các doanh nghiệp khác và đặc biệt là độc lập với chủ sở hữu. Hạch toán kế toán được thiết lập cho đơn vị chứ không phải cho chủ sở hữu. Tỉ như anh Thanh là chủ công ty Thanh Hằng trên đây, nếu một ngày đẹp trời nào đó anh Thanh lấy ra từ công ty một số tiền là 5 triệu đồng để đi chơi ở Hà Nội, số tiền đó phải được ghi chép vào sổ sách công ty là một khoản giảm tài sản “tiền mặt” và giảm nguồn vốn "chủ sở hữu".

Nguyễn Tấn Bình

2

06-Jan-09

Chương trình giảng dạy kinh tế Fulbright MPP1 - Niên khóa 2008-2009

Phân tích tài chính Bài đọc thêm

Tóm tắt các nguyên tắc căn bản của kế toán

4. Nguyên tắc hoạt động liên tục (going-concern concept) Về mặt kế toán, một công ty được giả định là tiếp tục hoạt động từ năm này qua năm khác trừ phi có những bằng chứng cụ thể về việc phá sản hay ngừng hoạt động. Những ghi chép sổ sách kế toán đều dựa vào giả định này. 5. Nguyên tắc giá gốc (cost concept) Còn gọi là nguyên tắc chi phí quá khứ hay lịch sử (historical cost concept). Theo nguyên tắc này, kế toán ghi chép giá trị tài sản theo giá gốc chứ không quan tâm tới giá thị trường của chúng. Tại sao như vậy? Vì việc xác định giá thị trường cho từng loại tài sản rất khó khăn. Mặt khác, tài sản của công ty sẽ được tiếp tục sử dụng cho các hoạt động của mình trong tương lai chứ không có ý định bán đi hay thanh lý để giải thể (nguyên tắc hoạt động liên tục). Giá thị trường của một tài sản cũng chỉ là ước đoán nên dễ chủ quan, vì thực tế, nó không được thực sự mang ra thị trường để bán. Nếu công ty mua một ngôi nhà để làm văn phòng giá 5 tỉ đồng thì giá trị ngôi nhà được ghi trên sổ sách là 5 tỉ đồng. Giá thị trường ngôi nhà sau 1 năm dự đoán lên gấp đôi, 6 tháng sau nữa do tình hình qui hoạch nào đó giá chỉ còn 4 tỉ đồng. Kế toán không quan tâm đến việc thay đổi giá cả thị trường đó. Trừ khi ngôi nhà được đem đi bán thực sự hoặc mang đi góp vốn, giá ngôi nhà trên sổ sách kế toán vẫn là 5 tỉ đồng. Vì vậy, giá trị sổ sách (BV: book value) của tài sản khác với giá trị thị trường (MV: market value) của tài sản đó. 6. Nguyên tắc thận trọng (conservatism concept) Còn gọi là “nguyên tắc bảo thủ”. Theo nguyên tắc này, kế toán sẽ công nhận một khoản “lỗ” hay giảm vốn ngay khi nó được nghĩ rằng có thể xảy ra (possible) nhưng chỉ công nhận một khoản “lãi” hay tăng vốn khi nó đã trở thành chắc chắn (certain). 7. Nguyên tắc trọng yếu (materiality concept) Theo nguyên tắc này, kế toán chỉ theo dõi và công khai (disclose) những việc được xem là quan trọng (important matters) và sẳn sàng bỏ qua, không quan tâm đến (disregard) những sự việc được coi là không quan trọng (unimportant matters). Ví dụ công ty xuất kho một công cụ lao động để sử dụng ở phân xưởng sản xuất trị giá 50 ngàn đồng, kế toán sẽ ghi nhận ngay chi phí sản xuất vào thời điểm xuất kho. Mỗi ngày sử dụng, công cụ bị hao mòn đi một phần nhưng kế toán sẽ không theo dõi và ghi sổ. Trong thực tế việc theo dõi, đánh giá phần hao mòn đó là việc không thể. Cho rằng đó là việc “vụn vặt” (trivial), không trọng yếu và kế toán bỏ qua. Nhưng nếu một tài sản cố định hay một lô hàng phát hiện là không còn giá trị, không thể sử dụng được nữa kế toán sẽ công khai vấn đề quan trọng này. Tuy nhiên, đối với một công cụ lao động có giá trị lớn và có thể sử dụng trong nhiều thời kỳ, để tránh biến động chi phí và ảnh hưởng đến lợi nhuận báo cáo giữa các thời kỳ, giá trị công cụ lao động đó sẽ được “phân bổ” cho nhiều kỳ1.

1

Kỳ kinh doanh hay kỳ kế toán là một giai đoạn thời gian của một báo cáo thu nhập (Income statement). Đó có thể là tháng, quý, 6 tháng hay thường là một năm.

Nguyễn Tấn Bình

3

06-Jan-09

Chương trình giảng dạy kinh tế Fulbright MPP1 - Niên khóa 2008-2009

Phân tích tài chính Bài đọc thêm

Tóm tắt các nguyên tắc căn bản của kế toán

8. Nguyên tắc thực tế (realization concept) Theo nguyên tắc này, doanh thu được ghi nhận vào lúc việc giao nhận hàng hóa hay dịch vụ đã hoàn tất chứ không phải là thời điểm sản xuất hoàn thành hay thời điểm thanh toán tiền. Đây chính là cơ sở kế toán theo thực tế phát sinh (accrual accounting)2. Theo đó, sự thay đổi trong doanh thu và chi phí sẽ tạo ra thu nhập (lãi hoặc lỗ), tức sẽ làm ảnh hưởng (tăng thêm hay giảm đi) đến vốn chủ sở hữu (phía bên phải của bảng cân đối), còn sự thay đổi trong tiền mặt sẽ làm ảnh hưởng (tăng thêm hay giảm đi) đến tài sản (phía bên trái của bảng cân đối). Ví dụ: Trong tháng 6/2008 Công ty may mặc Model sản xuất hoàn thành một lô hàng quần áo trị giá 20 triệu đồng nhập kho chờ bán. Ngày 15/7/2008, công ty ký hợp đồng số 43/HĐ, bán lô hàng quần áo trên cho Cửa hàng thời trang Young theo giá thỏa thuận là 26 triệu đồng. Ngày 6/8/2008, lô hàng được giao cho cửa hàng Young nhưng Công ty Model cho Cửa hàng Young nợ lại với thời hạn là 1 tháng. Ngày 6/9/2008, Công ty Model nhận được “Giấy báo Có” của ngân hàng PSB – nơi mà công ty mở tài khoản để giao dịch, số tiền 26 triệu đồng với nội dung “Cửa hàng Young thanh toán tiền hàng theo hợp đồng số 43/HĐ”. Doanh thu sẽ được ghi nhận vào tháng 8/2008. 9. Nguyên tắc phù hợp (matching concept) Chênh lệch của doanh thu và chi phí trong một kỳ kinh doanh là lợi nhuận của kỳ kinh doanh đó. Nguyên tắc này đòi hỏi rằng chi phí phải được phản ảnh cho phù hợp với doanh thu trong từng kỳ kinh doanh cụ thể. Ví dụ, đầu tháng 6/2008, công ty mua lô hàng trị giá 10 triệu đồng về nhập kho và đã trả bằng tiền mặt. Nếu trong tháng 6/2008, lô hàng vẫn chưa bán thì chúng vẫn được xem là tài sản của công ty nằm trong kho, không được xem là chi phí của tháng 6/2008. Đến tháng 7/2008, ba phần tư lô hàng được bán ra với giá 12 triệu đồng. Lúc này, kế toán ghi nhận doanh thu của tháng 7/2008 là 12 triệu đồng và đồng thời ghi nhận chi phí (chi phí của hàng đã bán, còn quen gọi là giá vốn hàng bán) là 7,5 triệu đồng cho tháng 8/2008 để phù hợp với doanh thu trong kỳ. Như vậy, lãi gộp (= doanh thu - chi phí) là: 4,5 triệu (= 12 - 7,5 triệu). Tháng 6/2008, công ty đã chi tiêu 10 triệu đồng để mua hàng nhưng đó không phải là chi phí của tháng 6. Cho đến tháng 7, trong 10 triệu hàng hóa cũng chỉ có 7,5 triệu trở thành chi phí của tháng 7, một phần tư còn lại là 2,5 triệu đồng hàng tồn kho vẫn là tài sản, chưa trở thành chi phí4 trong kỳ. 3

2

Ngược với cơ sở kế toán theo tiền mặt (cash accounting) “Chi phí đến hạn” hay “phân bổ chi phí” (expired cost) 4 “Chi phí chưa đến hạn” hay “chi phí chờ phân bổ” (unexpired cost) 3

Nguyễn Tấn Bình

4

06-Jan-09