657.839-g643d-capitulo Iv.pdf

CAPITULO IV

MODELO COCO

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO QUE CONTRIBUYA A MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA DE LA MEDIANA EMPRESA DEL SECTOR COMERCIO DEL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR. A.

GENERALIDADES.

Luego de haber confirmado la viabilidad del diseño e implementación de un Sistema de control interno basado en el Modelo COCO que contribuya a mejorar la gestión financiera en las medianas empresas del sector comercio, determinamos los parámetros y delimitaciones para el diseño de nuestro sistema de control interno lo que entendemos por Modelo COCO, proporcionando la definición de sus componentes, cual es la importancia que éstos representan en el diseño de nuestro sistema, así como también la relación que cada uno de los criterios posee con respecto a los componentes que lo integran. Este capitulo presenta una herramienta innovadora y útil para implementar el control interno, así como también ayudará a mejorar el control interno ya existente, lo cual permitirá orientar a los empleados de las medianas empresas a cumplir adecuadamente con los procedimientos de control delimitado en el Sistema de Control Interno.

123

CAPITULO IV

B.

OBJETIVOS DE LA PROPUESTA.

1.

OBJETIVO GENERAL.

MODELO COCO

Diseñar un Sistema de Control Interno basado en el Modelo COCO, que contribuya a mejorar la Gestión Financiera de las medianas empresas del sector comercio, lo cual permita controlar las actividades, documentos e información registrada y presentada en los estados financieros por la empresa.

2.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS.




Producir información financiera oportuna, correcta y confiable como apoyo a la gestión financiera, en el proceso de toma de decisiones y rendición de cuentas a los usuarios de la información.




Detectar los riesgos de errores e irregularidades, como base para identificar sus causas y sus efectos, promoviendo acciones correctivas que permitan manejarlos y controlarlos.




Definir responsabilidades y funciones para cada empleado que participa en el área financiera.

124

CAPITULO IV

C.

MODELO COCO

IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA.

El Sistema de Control Interno basado en el modelo coco, es importante porque cuenta con los componentes necesarios que aseguren el logro de los objetivos, además de las funciones y tareas relacionadas con la revisión, seguimiento y control de las actividades financieras. Este sistema facilitará el diseño de políticas y procedimientos que garanticen la protección y conservación del tiempo con respecto los recursos humanos, tecnológicos y financieros; de tal manera que los resultados se puedan medir y comprobar. Ayudará a fortalecer y mejorar el desarrollo diario de la gestión financiera en la mediana, lo que permitirá identificar claramente los riesgos que se presentan dentro de esta. El sistema de control interno basado en el modelo COCO, busca proporcionar un entendimiento de control, por las siguientes razones: El impacto de la tecnología y el recorte a la estructura organizativa. Por la creciente demanda de informar a los directivos de la empresa, acerca de la eficiencia y eficacia del control. Por el énfasis de las autoridades para establecer controles, como una forma de proteger los intereses de los accionistas.

125

CAPITULO IV

D.

MODELO COCO

JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA.

Debido a que las medianas empresas han crecido y los volúmenes de sus operaciones se han aumentado considerablemente, se hace necesario diseñar un Sistema de Control Interno, basado en el Modelo COCO. De acuerdo a los avances tecnológicos, a la globalización y principalmente a los acuerdos efectuados entre los gobiernos de El Salvador y Estado Unidos con el Tratado de Libre Comercio (TLC), es de vital importancia para la permanencia de las medianas empresas en el mercado, contar con sistema de control interno que les permitan prevenir y/o reducir los riesgos e irregularidades en la gestión financiera.

E.

DESARROLLO DEL SISTEMA.

126

CAPITULO IV

MODELO COCO

“D iseño de un S istema de Control Interno basado en el M odelo COCO, que contribuya amejorar la gestión financiera de las medianas empresas del sector comercio d el municipio de San Salvador”

127

CAPITULO IV

1.

MODELO COCO

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA.

El Sistema de Control Interno basado en el Modelo COCO, consta de 3 fases las cuales se han diseñado para mejorar la gestión financiera de las medianas empresas. Fase I (Inicial) Esta fase consta del Diagnóstico que se realiza a la empresa, ya que se considera necesario saber cuales son las condiciones en las cuales se realiza la gestión financiera en las medianas empresas, y luego se aplica la técnica FODA, para establecer Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas con las que cuenta las empresas en estudio. Fase II (De proceso) En esta fase se presentan los 4 componentes del Modelo COCO, explicando el objetivo, las políticas y procedimientos de cada uno de los 20 criterios del modelo. Fase III (De Resultado) Se da a conocer la contribución que el sistema dará a la gestión financiera de las medianas empresas del sector comercio. Luego se presenta la retroalimentación, donde se revisaran periódicamente el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos según el modelo COCO, según sean las necesidades que la empresa presenta.

128

CAPITULO IV

2.

OBJETIVOS DEL SISTEMA.

2.1

OBJETIVO GENERAL.

MODELO COCO

Dar a conocer a las medianas empresas del sector Comercio, el Sistema de Control Interno, basado en el Modelo COCO, que contribuirá a que la Gestión Financiera sea más eficiente.

2.2

OBJETIVOS ESPECÍFICOS.




Proporcionar a las medianas empresas una herramienta de control

para

identificar y disminuir los riesgos




Garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos, para tener un mejor control de las operaciones financieras.




Promover el involucramiento y capacidad técnica del recurso humano, que participa en la realización de la Gestión Financiera.




Proporcionar un mejor flujo de información que ayude a la disminución de riesgos del área financiera.

129

CAPITULO IV

3.

MODELO COCO

RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA.

El objetivo que persigue la alta dirección en las empresas, es obtener ganancias a través de la inversión que realizan, para lograr este objetivo es necesario contar con un control interno apropiado, que sea de ayuda para mejorar y/o fortalecer las funciones de tesorería y contabilidad. La presentación del Sistema del Control Interno basado en el Modelo COCO, se realizará a la Junta General de Accionista, Administrador Único o propietario, ( según sea el caso ), a quienes se les explicará en que consiste el sistema y cuales son los beneficios que se obtendrán al implementarlo en la empresa. a.

Responsabilidades del Sistema de Control Interno basado en el Modelo COCO.

Presentación del Sistema de Control Interno.

Junta General de Accionistas. Administrador Único. Propietario.

Aplicación del Sistema de Control Interno.

Tesorería

Implementación del Sistema.

Gerente Financiero. Encargado del área Financiera. Contador.

Contabilidad

FFFuuueeennnttteee::: E E E Elllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrrE Eqqquuuiiipppooo dddeee TTTeeesssiiisss...

130

CAPITULO IV 4.

MODELO COCO

ESQUEMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO, QUE CONTRIBUYA A MEJORAR LA GESTIÓN

FINANCIERA DE LAS MEDIANAS EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIO. Conocimiento de la Gestión Financiera FASE I INICIAL

C O N T R O L I N T E R N O

Recopilación de la Información

Alcance

Resultado Diagnóstico

del

Diagnóstico de la Empresa

S I S T E M A D E

Objetivo

Formulario de Entrevista

Aplicación FODA

Conclusiones

Cuestionario

Propósito FASE II

Componentes

DE PROCESO

Modelo Coco

Compromiso

Tesorería

DE RESULTADO

Evaluación y Aprendizaje

Criterios

Objetivo

FASE III

Capacidad

Contribución a la mejora de la Gestión Financiera Contabilidad

Políticas

Procedimientos

Ingresos. Adquisición de Fondos. Análisis de Créditos. Análisis de Presupuestos.

R E T R O A L I M E N T A C I Ó N

Contabilidad Financiera. Inventarios. Preparación de Estados Financieros. Manejo de Impuestos FFFuuueeennnttteee::: E E E Elllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrrE Eqqquuuiiipppooodddeee TTTeeesssiiisss...

PLAN DE IMPLEMENTACIÓN Presupuesto de Implementación. Cronograma de Implementación. Evaluación y actualización del Sistema de Control Interno.

Recursos: * Humanos * Materiales

131

CAPITULO IV

4.1

MODELO COCO

FASE I (INICIAL)

Continuación se detalla el esquema que se desarrollara,

para dar inicio con el

Sistema, en dicha fase se realizará un diagnostico a las medianas empresas, para conocer las condiciones en las cuales realizan la Gestión Financiera.

Conocimiento de la Gestión Financiera

Diagnóstico Empresa

Objetivo

Resultado del Diagnóstico

de la

Conclusión

Alcance

Recopilación de la Información

Formulario de Entrevista

Cuestionario

Aplicación FOLA

FFFuuueeennnttteee::: E E E Elllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrrE Eqqquuuiiipppooo dddeee TTTeeesssiiisss...

132

CAPITULO IV

MODELO COCO

4.1.1 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA. a)

CONOCIMIENTO DE LA GESTIÓN FINANCIERA.

a.1

OBJETIVO.

Establecer las condiciones en las cuales se realiza la Gestión Financiera, en las medianas empresas del sector comercio. a.2

ALCANCE.

Se espera tener un alcance amplio con la recopilación de información relacionada con la Gestión Financiera, a través de entrevistas al Gerente Financiero y al personal involucrado en las actividades de contabilidad y tesorería de la empresa. De los resultados obtenidos se prepararán conclusiones para establecer cuales son las condiciones reales en las que se desarrolla la Gestión Financiera. El alcance del diagnostico incluye: Revisar la situación organizacional de la empresa. Determinar los controles con los que se realiza la Gestión Financiera. Conocer cual es el flujo de información que se maneja en la empresa, a través de los cuestionarios.

133

CAPITULO IV

a.3

MODELO COCO

RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

Es la primera actividad que se realizará, ya que está dirigida a obtener información general sobre la empresa e información especifica del área financiera. La información general de la empresa se le solicitará al Gerente, el cual conoce los antecedentes de la empresa y sabe cuales son los objetivos y metas que se desean alcanzar. (Ver formulario No. 1)

134

CAPITULO IV

MODELO COCO

Formulario No. 1

Nombre de la Empresa Formulario de solicitud de la Información General No.

Puntos a Considerar

SI

1

¿Existe un Organigrama en la empresa?

2

¿Cuenta la empresa con misión, visión y valores?

3

¿Existen objetivos establecidos en la empresa?

4

¿Existen planes estratégicos y de trabajo?

5

¿Cuentan con presupuestos y manuales?

6

¿Cuentan con planes de negocio?

7

¿Existe información legal de la empresa?

8

¿Existe detalle del personal de la empresa?

9

¿Se realizan operaciones claves y Estructura Organizativa?

NO

Observaciones:_______________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Fecha:

__________________ Firma Solicitante

___________________ Firma Informarte

Para conocer la Gestión Financiera se solicitará al Gerente Financiero o al Encargado del Área Financiera, que de respuestas a una serie de preguntas de control para establecer las condiciones en las cuales se está desarrollando. (Ver formulario No. 2)

135

CAPITULO IV

MODELO COCO

Formulario No. 2

Nombre de la Empresa Recopilación de Información del Área Financiera

No.

Puntos a Considerar Preguntas

SI

1

¿Existen objetivos y metas establecidos para áreas financieras?

2

¿Cuentan con políticas de trabajo establecidos para área financiera?

3

¿Posee la empresa un manual de funciones específicas para el área financiera?

4

¿Existe un control de Ingresos y Egresos?

5

¿Se tienen establecidos todas las fuentes de Ingresos?

6

¿Utiliza la empresa informes financieros para la toma de decisiones?

7

¿Son analizados e interpretados los estados financieros para ser utilizados en los

NO

planes y proyectos de la empresa? 8

¿Los presupuestos son preparados por personal que tiene conocimiento de la operatividad de cada área?

9

¿Utiliza la gerencia financiera el presupuesto para realizar sus actividades?

Observaciones:_______________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

____________________ Firma Solicitante

___________________ Firma Informarte

136

CAPITULO IV

a.4

MODELO COCO

RESULTADO DEL DIAGNOSTICO.

Según los resultados obtenidos con la recopilación de la información se ha concluido lo siguiente:

CONCLUSIONES

Manejo de Riesgo




Falta de procedimientos de control.




Falta de evaluación de los riesgos.




Falta de Capacitación al personal del área Financiera.




Falta de Incentivos.

Estructura




No todas cuentan con un Organigrama.

Organizativa




Falta de un Manual de Responsabilidades y Funciones.

Manejo del Personal

.

Por lo que se hace necesario contar con un sistema de control interno, que vaya destinado a fortalecer las áreas débiles internas como externas que se presentan en su Gestión Financiera.

137

CAPITULO IV

b.

MODELO COCO

APLICACIÓN DE FODA.

Para diseñar el Sistema de Control Interno basado en el Modelo COCO, se tomarán los datos obtenidos de la investigación de campo, para determinar cual es la situación actual de las empresas en estudio, estableciendo así las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

FORTALEZAS.


Todas están legalmente constituidas.




Cuentan con personal capacitado para realizar las operaciones financiero - contable.




Cuentan con una amplia cartera de cliente.




Cuentan con un Capital de Trabajo para mantenerse dentro del mercado.




Cuenta con personal apropiado para la realización de sus actividades diarias.




OPORTUNIDADES Cuentan con la tecnología apropiada para el desarrollo de sus actividades.




Se cuenta con el apoyo de la Junta Directiva, para tener un eficiente control interno.




Cuentan con el apoyo de Instituciones Gubernamentales como: CONAMYPE, FAT, INFOCENTROS.




Acceso financieros activos: BMI, Banco Hipotecario,




Asistencia Técnica Constitucional: CAM, GTZ, Fusades, Fepade.




Contar con el Tratado de Libre Comercio, el cual contribuirá a tener una mayor importación y exportación de los productos.

138

CAPITULO IV

MODELO COCO

DEBILIDADES


No contar con procedimientos y sistematización para el desarrollo de las operaciones financiero - contable.




No todas las medianas empresas han logrado identificar los factores de riesgos financieros de la empresa.




No contar con procedimientos de control para disminuir los riesgos financieros.




Falta de capacitación e incentivos al personal técnico del Área Financiera.

AMENAZAS


Con las nuevas reformas fiscales, están sujetas a cumplimiento formal y sustantivo a los tributos.




Posible aumento de costos, por el Tratado de Libre Comercio, se pueden incrementar los costos y gastos de operación, tecnología y competitividad.




Debido a la globalización, las medianas empresas se ven implicadas en todos los cambios que surgan.




Modernización de sus equipos por los avances tecnológicos.

139

CAPITULO IV

4.2

MODELO COCO

FASE II (DE PROCESO)

En esta fase se desarrolla el Sistema de Control Interno basado en el Modelo COCO, detallando los objetivos que se persigue en cada uno de los componentes del Modelo, estableciendo políticas y procedimientos para cada criterio.

1. Propósito

Objetivos

2. Compromiso Componentes Modelo Coco

3. Capacidad

C R I T E R I O S

Políticas

Procedimientos

4. Evaluación y Aprendizaje

FFFuuueeennnttteee::: E E E Elllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrrE Eqqquuuiiipppooo dddeee TTTeeesssiiisss...

140

CAPITULO IV

MODELO COCO

4.2.1 PRIMER COMPONENTE.

PROPÓSITO

CRITERIO

a) Los objetivos deben ser comunicados

b) Identificar riesgos internos y externos que afecten el logro de los objetivos.

c)

Políticas para el logro de

los objetivos

deben ser comunicados.

d) Se deben establecer planes para guiar los esfuerzos.

e)

Los objetivos y planes deben incluir indicadores de medición de desempeño.

Evaluación del Componente

141

CAPITULO IV

MODELO COCO

POLÍTICAS DEL CRITERIO.


Se darán a conocer los objetivos mediante memorandum y reuniones.




Comprobar que todos los encargados de realizar actividades de gestión están seguros de los objetivos establecidos.




Se realizará una planificación, para programar las actividades financieras paral lograr el cumplimiento de los objetivos.




Mantener actualizada

y protegida contra accesos

indebidos la información financiera.


Clasificar los riesgos por prioridad.




Implementar políticas de prevención de riesgos.




Establecer un manual de funciones.




Lograr que el personal conozca las políticas de apoyo para el logro de objetivos,




Monitoreo constante al personal.




Planificar las actividades de gestión financiera de manera metódica, estableciendo tiempos, actividades y responsables de su ejecución.




Supervisión continúa de la Gerencia General o del Administrador Único en su caso.




Los empleados del área financiera deben contar con experiencia suficiente para su buen desempeño.




Realizar informes de medición del desempeño en el área financiera.




Promover la eficiencia laboral.




Promover el óptimo uso de los recursos de la empresa.

142

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - PROPÓSITO Criterio: Los objetivos deben ser comunicados.

Fecha:

Objetivo: Verificar que los empleados que realizan la gestión financiera sepan cuales son los objetivos que se quieren alcanzar.

Pág.1de 1

No.

Responsable

1

2

ACTIVIDAD Se enviaran por escrito a través de memorando y correos electrónicos los objetivos que el área de gestión financiera ha planificado alcanzar.

Gerente General

Se harán reuniones ordinarias para reforzar la información antes enviada por

Gerente

medio de memorando y correo electrónico.

3

Financiero

Se utilizara la comunicación directa y personalizada, para determinar, si el personal del área financiera conoce los objetivos que persigue dicha área.

4

Utilizando la comunicación escrita se medirá el grado de captación de los objetivos.

5

Se supervisara mensualmente las metas individuales de cada ejecutivo para asegurar el logro de los objetivos generales en el tiempo programado.

6

Se dará a conocer el avance en el logro de los objetivos a través de informes que la gerencia proporcionara al área financiera.

7

necesiten de su apoyo para lograr los objetivos establecidos.

Revisó:

Financiero Gerente Financiero Gerente Financiero

Gerente Financiero

Se informara a la gerencia financiera de manera puntual sobre las áreas en que

Elaboró: Equipo de Tesis

Gerente

Empleados Área Financiera

Autorizó:

143

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - PROPÓSITO Criterio: Se deben identificar los riesgos internos y externos que afectan el logro de objetivos.

Objetivo: Verificar que existan políticas de prevención de riesgos que afecten o impidan lograr los objetivos programados por el área financiera.

No. 1

2

ACTIVIDAD A los empleados del área financiera se les permitirá un atraso máximo de tres

Tesorero

Los informes serán consultados únicamente por los usuarios autorizados por la

Gerente Financiero

Los informes financieros serán archivados para su consulta por plazo no mayor de cinco años, después de este plazo podrán ser destruidos.

Se les dará prioridad a aquellos riesgos que incidan en el logro de los objetivos

Se ejecutaran las políticas de prevención de riesgos por personal capacitado y competente. Se proporcionara a los empleados del área financiera de todas las herramientas tecnológicas adecuadas para detectar los riesgos.

7

Cada seis meses se le dará darle mantenimiento al equipo de detección y prevención de riesgos.

Elaboró: Equipo de Tesis

Gerente Financiero

Gerente Financiero

establecidos.

6

Contador y

días en los registros de las operaciones.

3

5

Pág.1de 1

Responsable

gerencia.

4

Fecha:

Revisó:

Contador y Tesorero Gerente Financiero Gerente Financiero

Autorizó:

144

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - PROPÓSITO Criterio: Las políticas para apoyar el logro de objetivos deben ser comunicadas y practicadas, de manera que el personal identifique el alcance de su libertad de actuación.

Fecha:

Objetivo: Comprobar que se este logrando una gestión financiera excelente alcanzando los objetivos establecidos mediante la implementación de políticas de apoyo.

Pág.1de 1

No.

Responsable

1

ACTIVIDAD Cada empleado deberá tener un manual de descripción de puestos que le permita conocer sus funciones.

2

3

Cada empleado obedecerá las órdenes de un solo jefe para evitar la dualidad de mando. Cada empleado ejecutara las funciones que más se adapten a sus conocimientos, aptitudes y habilidades.

4

Se verificara trimestralmente que los empleados conozcan las políticas de apoyo al logro de objetivos mediante preguntas directas e individuales,

5

Las políticas de apoyo se colocaran en el área financiera a la vista de todos, para ser consultadas en todo momento.

6

Se verificaran a través de la presentación de informes que las funciones se estén desarrollando según lo establecido.

7

El Gerente Financiero, recibirá los informes donde se detalle las funciones realizadas por cada uno de los empleados.

Elaboró: Equipo de Tesis

Revisó:

Depto. R.R.H.H.

Gerente Financiero

Contador y Tesorero

Gerente Financiero

Depto. R.R.H.H.

Contador y Tesorero

Contador y Tesorero

Autorizó:

145

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - PROPÓSITO Criterio: Se deben establecer planes para guiar los esfuerzos.

Fecha:

Objetivo: Verificar que se este logrando una gestión financiera de calidad, utilizando el mínimo recurso humano mediante una buena planificación.

Pág.1de 1

No. 1

ACTIVIDAD Se realizara

únicamente las

Responsable

funciones de gestión financiera que le

corresponden según la planificación.

2

Se supervisara de manera sorpresiva las funciones de los encargados del área financiera una vez al mes. Se entregará una copia de los planes que se han establecidos para realizar de

3

una forma idónea la gestión financiera.

4

Se entregaran al Gerente Financiero informes firmados y sellados para poder determinar responsabilidades.

5

6

Cada empleado deberá haber cumplido toda su planificación o programación diaria antes de retirarse.

Se realizara una reunión mensual con el Gerente Financiero para analizar los avances y resultados de la gestión.

7

Cada empleado deberá haber pasado una prueba de aptitudes y habilidades antes de desempeñar un cargo de gestión financiera.

Elaboró: Equipo de Tesis

Revisó:

Empleados del área financiera. admón. Único y/o Gerente General Empleados del área financiera. Contador y Tesorero Empleados del área financiera.

Admón. Único, Gte.Gral , Gerente Financiero

Depto. R.R.H.H.

Autorizó:

146

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - PROPÓSITO Criterio: Los objetivos y planes deben incluir metas, parámetros e indicadores de medición del desempeño.

Fecha:

Objetivo: Verificar que los objetivos programados se estén logrando en el menor tiempo posible haciendo buen uso de los recursos de la empresa.

Pág.1de 1

No.

Responsable

1

ACTIVIDAD Se medirá el desempeño de los empleados del área financiera tomando como

Financiero

base los resultados de las operaciones financieras.

Se evaluara el desempeño de cada empleado tomando como base la 2

3

4

Gerente

satisfacción personal al realizar su trabajo.

Se evaluara el desempeño de cada empleado tomando como base el tiempo que invierte al realizar sus funciones.

Gerente Financiero, Contador y Tesorero Contador y Tesorero

Se evaluara el desempeño de cada empleado tomando como base las

Contador y

relaciones interpersonales entre sus compañeros y los ejecutivos de otras

Tesorero

instituciones con las que la empresa tiene relaciones. 5

Los empleados mejor evaluados serán ascendidos y mejor equipados.

Gerente General Contador y

6 7

Se rotara el personal cada doce meses.

Tesorero

Supervisar el manejo del equipo de trabajo de cada empleado del área financiera.

Elaboró: Equipo de Tesis

Revisó:

Contador y Tesorero

Autorizó:

147

CAPITULO IV

MODELO COCO

4.2.2 SEGUNDO COMPONENTE.

COMPROMISO

CRITERIOS

a) Establecer y comunicar los valores éticos.

b) Las políticas y prácticas sobre R.R.H.H. deben ser consistentes con los valores éticos.

c)

Definición clara de autoridad y responsabilidad, para tomar decisiones por el personal apropiado.

d) Fomentar la confianza para un buen flujo de información.

Evaluación del Criterio

148

CAPITULO IV

MODELO COCO

POLÍTICAS DEL CRITERIO.




Colocar a la vista los valores éticos para que ningún empleado del área financiera los pierda de vista.




Evaluar a cada empleado para determinar si conoce los valores a




Premiar al empleado que mejor cumpla los valores éticos

los cuales debe regirse. establecidos por la organización.




Ajustar

los

objetivos

a

los

valores

éticos

de

la

organización.


Lograr los objetivos establecidos sin olvidar los valores éticos.




Establecer las políticas y prácticas sobre recursos humanos tomando como base los objetivos a alcanzar y los valores éticos.




Planificar

y realizar los procesos de selección en los niveles

jerárquicos.


Investir de autoridad y responsabilidad a los niveles jerárquicos.




Integrar al personal para que la función de cada uno, sea un gran aporte a la empresa.




Fomentar el compañerismo, la confianza y las buenas relaciones interpersonales.




Fomentar la comunicación, el dialogo y la confidencialidad.




Evitar confrontaciones.

149

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - COMPROMISO Criterio: Se deben establecer y comunicar los valores éticos.

Fecha:

Objetivo: Verificar que todo el personal encargado de la gestión financiera conozca, practique y transmita los valores éticos de la organización al realizar sus funciones.

Pág.1de 1

No.

Responsable

1

ACTIVIDAD Cada empleado que ingrese al área financiera deberá recibir por escrito los

Depto. R.R.H.H.

valores éticos que rigen el Departamento.

Cada empleado deberá tener en su escritorio como herramienta de trabajo el 2

3

listado de los valores éticos y su significado.

Se deberán colocar placas a la vista en donde se encuentren gravados los valores éticos.

4

Se examinaran a los ejecutivos de forma verbal y /o escrita para determinar si saben cuales son los valores éticos que deben cumplir.

5

Se entregara placa de reconocimiento al empleado que más y mejor practique los valores éticos.

6

Se deberá promover los valores éticos entre compañeros en los momentos más críticos en los que se puede faltar a ellos.

7

Se deberá imponer disciplina siempre que se falte a los valores éticos.

Elaboró: Equipo de Tesis

Revisó:

Depto. R.R.H.H.

Depto. R.R.H.H.

Depto. R.R.H.H.

Depto. R.R.H.H. y Gerente Financiero Empleados Área Financiera Gerente Financiero

Autorizó:

150

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - COMPROMISO Criterio: Las políticas y prácticas sobre recursos humanos deben ser consistentes con los objetivos de la organización, para que las decisiones se tomen por el personal apropiado.

Fecha:

Objetivo: Establecer uniformidad entre los objetivos que se pretenden alcanzar, los valores éticos de la empresa y las políticas sobre recursos humanos.

Pág.1de 1

No.

Responsable

1

ACTIVIDAD Los valores éticos se tomaran de base siempre que se vayan a establecer los objetivos. Los valores éticos se deberán poner en práctica en todo momento hasta lograr

2

3

los objetivos de la organización.

Al establecer las políticas y prácticas sobre recursos humanos se tomara de base los objetivos de la organización y los valores éticos.

4

El recurso humano deberá tratarse como ser humano, reconociéndole sus deseos de superación, se le respete y se le recompense moral y materialmente.

5

Deberá eliminarse la competitividad, la rivalidad, y los enfrentamientos directos o velados.

6

Se deberá entregar a Departamento de Recursos Humanos los perfiles de cada uno de los puestos que se necesitan cubrir en el área financiera.

7

El proceso de selección y reclutamiento deberá de ser orientado a los valores éticos de la organización.

Elaboró: Equipo de Tesis

Revisó:

Empleados Área Financiera Empleados Área Financiera Depto. R.R.H.H.

Depto. R.R.H.H. Empleados Área Financiera

Gerente Financiero

Depto. R.R.H.H.

Autorizó:

151

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - COMPROMISO Criterio: La autoridad y la responsabilidad deben ser claramente definidas y consistentes con los objetivos de la organización, para que las decisiones se tomen por el personal apropiado.

Fecha:

Objetivo: Establecer la autoridad y responsabilidad en las personas indicadas de acuerdo a los objetivos que se quieren alcanzar

Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable Depto.

1

Se deberá elegir a los candidatos más competitivos luego de haber realizado

R.R.H.H.

completamente el proceso de selección de personal.

2

Los niveles jerárquicos serán ocupados por aquellos candidatos con alto grado de responsabilidad.

3

En los cargos de jerarquía se elegirá

al ejecutivo con el mayor grado de

moralidad comprobada.

Gerente General

Gerente General Depto.r.r.h.h.

4

Se evitara la dualidad de mando

para evitar el conflicto de intereses y la

confusión de los subalternos. 5

Se informará a cada ejecutivo acerca de sus obligaciones, sus superiores y sus subalternos, con el objetivo de no traspasar los niveles de autoridad y responsabilidad.

6

7

Verificar que los empleados actúen según las directrices marcadas.

Se recibirán sugerencias de los empleados para la toma de decisiones.

Elaboró: Equipo de Tesis

Revisó:

Gerente General

Gerente General Depto.r.r.h.h.

Gerente Financiero y General Gerente Financiero

Autorizó:

152

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - COMPROMISO Criterio: Se debe fomentar una atmósfera de confianza para apoyar el flujo de información.

Fecha:

Objetivo: Fomentar un ambiente de confianza y compañerismo que sirva como punto de apoyo al buen flujo de información en el área de gestión financiera.

Pág.1de 1

No.

Responsable

1

ACTIVIDAD Se fomentará la comunicación abierta y directa

entre los diferentes niveles

jerárquicos.

2

3

4

5

Los jefes deberán tratar a todos los empleados por igual.

Gerente General Depto.r.r.h.h.

Los jefes deberán practicar la empatía con sus subalternos.

Gerente General Depto.r.r.h.h.

Los llamados de atención se harán en privado, a puerta cerrada.

Evitar las confrontaciones siempre que se presenten situaciones en las que no se llegue a un acuerdo unánime.

6

Eliminar las situaciones negativas que pongan en peligro la tranquilidad del ambiente de trabajo.

7

Gerente General Depto.r.r.h.h.

No divulgar información confidencial que ponga en desventaja a las personas con las que se tienen relaciones laborales.

Elaboró: Equipo de Tesis

Revisó:

Gerente General Depto.r.r.h.h.

Gerente General Depto.r.r.h.h.

Gerente General Depto.r.r.h.h.

Gerente General Depto.r.r.h.h.

Autorizó:

153

CAPITULO IV

MODELO COCO

4.2.3 TERCER COMPONENTE.

CAPACIDAD

CRITERIOS

a)

Conocimiento, habilidades y herramientas necesarias para el logro de los objetivos.

b) Proceso Comunicación apoyar los valores de la Organización.

c)

Se debe identificar y comunicar información suficiente y relevante.

d) Las decisiones y acciones deben ser coordinas por toda la Organización.

e) Las Actividad de Control deben ser diseñadas como parte integral de la Organización

Evaluación del Componente

154

CAPITULO IV

MODELO COCO

POLÍTICAS DEL CRITERIO.


Recibir capacitación por lo menos dos veces al año.




Rotar al personal del área financiera.




Actualización de programas contables y/o programas que se utilizan en la Gestión Financiera.




Establecer programas bien estructurados de comunicación entre los gerentes y el personal, así también con empleados de la misma área o de las diferentes áreas.




Establecer que medios de comunicación serán utilizados en la empresa.




Asignar recursos necesarios para el buen funcionamiento de los medios de comunicación.

Establecer mecanismos de seguridad.





Establecer mecanismos para el procesamiento de la información




El contenido de la información debe ser apropiada a las necesidades de la empresa.




Programar reuniones periódicas entre los gerentes de las




Formar comité de cumplimiento del control interno en el área

diferentes áreas funcionales de la empresa. financiera.


Dar cumplimiento al marco legal, que correspondan a las medianas empresas del sector comercio.




Establecer tareas específicas y responsabilidades claras del personal.




Definir firmas para dar autorizaciones.




Contar con documentación de soporte.

155

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - CAPACIDAD Criterio: El personal debe tener los conocimientos, las habilidades y las herramientas que sean necesarios para el logro de los objetivos.

Fecha:

Objetivo: Definir cuales son los conocimientos y habilidad con las cuales debe

Pág.1de 1

contar el personal del área financiera. No. 1

ACTIVIDAD

Responsable

Que el proceso de reclutamiento y selección del personal, debe garantizar que el candidato posea el nivel de preparación y experiencia que se ajuste a los

Depto. R.R.H.H.

requisitos establecidos para el puesto. Debe definirse los conocimientos y habilidades específicas requeridas para el 2

3

4

5

desempeñar las actividades financieras.

Analizar detalladamente las tareas que realiza cada empleado.

Los expedientes de los empleados deben ser actualizados trimestralmente.

En los expedientes se deben especificar los conocimientos y habilidades que el empleado ha adquirido en la empresa.

6

Realizar evaluaciones trimestrales sobre los conocimientos y habilidades adquiridas en la empresa.

7

El personal debe recibir orientación, capacitación y adiestramiento necesario de forma metódica para realizar sus labores.

Elaboró: Equipo de Tesis

Revisó:

Gerente Financiero

Gerente Financiero Depto. R.R.H.H. Gerente Financiero Depto. R.R.H.H. Gerente Financiero Depto. R.R.H.H. Gerente Financiero Gerente Financiero

Autorizó:

156

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - CAPACIDAD Criterio: El proceso de comunicación debe apoyar los valores de la organización.

Fecha:

Objetivo: Definir cuales serán los medios de comunicación interna que serán

Pág.1de 1

utilizados para apoyar los valores de la empresa. No. 1

ACTIVIDAD

Responsable

Se entregara a cada empleado del área financiera por escrito la misión,

Depto. R.R.H.H.

visión y valores de la empresa.

2

3

Comunicar al personal del área financiera los objetivos que persigue la empresa. Comunicar al personal del área financiera los riesgos internos y externos a que están expuestas las medianas empresas comerciales.

4

Creación

de

mecanismos

para

que

los

empleados

aporten

recomendaciones para la mejora continúa. 5

Gerente Financiero

Se utilizarán los memorándum escritos o a través de correos electrónicos, como medio comunicador de cambios, notificaciones y

Gerente General

Gerente Financiero

Personal área financiera

autorizaciones. 6

El gerente financiero debe tener receptividad de sugerencias del personal.

7

Se deberá establecer canales de comunicación adecuados.

Elaboró: Equipo de Tesis

Revisó:

Gerente Financiero Gerente Financiero

Autorizó:

157

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - CAPACIDAD Criterio: Se debe identificar y comunicar información suficiente y relevante para el logro de los objetivos.

Fecha:

Objetivo: Determinar cual es la calidad de la información que suministra el área

Pág.1de 1

financiera, para el logro de los objetivos. No. 1

2 3

ACTIVIDAD

Responsable Empleados del área financiera

La información se obtendrá de fuentes internas y externas.

Revisar el sistema de información de todas las áreas funcionales de la empresa.

Gerente General

Los estados financieros deberán mostrar los anexos necesarios para un mayor

Contador

análisis y mejor comprensión. 4

5

Gerente General

La información presentada debe ser reciente y actualizada.

La información generada por las partes relacionadas a la gestión financiera debe ser confiable y oportuna.

6

Se deberá contar con mecanismos de seguridad para que la información no este expuesta a todo el personal.

7

La información suministrada por el gerente financiero o encargado del área será utilizada para mejor procesamiento.

Elaboró: Equipo de Tesis

Revisó:

Gerentes áreas funcionales

Gerente Financiero y Contador

Contador y Tesorero

Autorizó:

158

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - CAPACIDAD Criterio: Las decisiones y acciones de las diferentes partes de una organización deben ser coordinadas. Objetivo:

Establecer

mecanismos

que

faciliten

la

coordinación

Fecha:

de

los

Pág.1de 1

procedimientos entre todas las áreas de la empresa. No. 1

ACTIVIDAD

Responsable

Se asignarán adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos, y cualquier otro recurso propiedad de

Empleados del área financiera

la empresa.

de actividades relacionadas.

Gerente General Financiero Ventas

El área financiera deberá estar centralizada.

Gerente Financiero

Debe existir una interacción entre el área financiera y el personal de otras áreas 2

3

4

Se realizaran reuniones por lo menos una vez al mes, para exponer sus estrategias y unificar esfuerzos para el logro de ellos.

5

Se deberá contar con una planificación semana, que vaya coordinada con las estrategias que se utilizarán para lograr los objetivos.

6

Se debe comunicar al personal, quién o quienes estarán encargados de supervisar el cumplimiento del control.

7

Asegurarse que todas las acciones del área financiera se desarrollen bajo normas constitucionales, legales y reglamentarias.

Elaboró: Equipo de Tesis

Revisó:

Gerentes diferentes áreas funcionales Contador y Tesorero

Gerente Financiero

Gerente Financiero

Autorizó:

159

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - CAPACIDAD Criterio: Las actividades de control deben ser diseñadas como una parte integral de la organización.

Fecha:

Objetivo: Definir el equilibrio que dar a la empresa las actividades de control que se desarrollan en el área financiera.

Pág.1de 1

No.

Responsable

ACTIVIDAD Crear una división de trabajo, al delegar autoridad y asignar responsabilidades a

1

cada miembro del área financiera. Contar con un sistema de registro de firmas para autorizaciones en las 2

Gerente Financiero

diferentes operaciones:

Gerente Financiero

2.1 La firma de cheque se deben definir rangos de monto, se recomienda que

Contador

existan firmas mancomunadas. 2.2 Los vales de caja chica deben ser autorizados por el gerente o encargado

Contador

del área que compra o gastos.

3

2.3 La planilla de sueldo para su pago debe ser autorizada por el gerente.

Gerente Financiero

Se debe contar con documentos que sirvan de evidencia comprobatoria,

Contador

suficiente para respaldar las diferentes operaciones de la empresa.

4

Se debe contar con formularios necesarios y adecuados para documentar las

Contador

operaciones financieras. 5

Se debe documentar cada procedimiento de control que se realice en contabilidad y tesorería.

6

Gerente Financiero

Tener asistencia legal constante, como un auditor externo.

Elaboró: Equipo de Tesis

Revisó:

Contador y tesorero

Autorizó:

160

CAPITULO IV

MODELO COCO

4.2.4 CUARTO COMPONENTE.

EVALUACIÓN Y APRENDIZAJE

CRITERIOS

a) Supervisar el ambiente interno y externo, para obtener Información para reevaluación de objetivos.

b) Evaluar desempeño contra metas e indicadores.

c) Logros obtenidos revisadas.

d)

Evaluación de los información.

debe

ser

sistemas

de

e) Comprobar cumplimiento procedimientos.

f)

Evaluar sistema información.

de

control

de

e

Evaluación del Componente

161

CAPITULO IV

MODELO COCO

POLÍTICAS DEL CRITERIO.


La supervisión interna como externa debe quedar debidamente documentada.
Dar atención inmediata a las áreas que representa riesgos.
Verificar que el ambiente interno y externo se ajuste a las necesidades de las empresas comerciales.


Realizar evaluaciones de desempeño utilizando indicadores
Permitir mediciones de rendimiento del trabajador y de su potencial laboral.
Se evaluará el desempeño de cada empleado, debido a que el rendimiento no es el mismo.


Se utilizarán métodos de evaluación de desempeño, para medir a cada empleado.
Los encargados del área financiera deberán ser parte activa en las evaluaciones del desempeño.
Los procedimientos deben tener una mejora continua.


Analizar los Procedimientos establecidos para un buen flujo de información.


Contar con un cronograma de actividades.
Documentar cada uno de los procedimientos que se hayan verificado.


Contar con documentación de soporte.
Realizar una planificación para evaluar cada procedimiento.
Las evaluaciones deben realizarse sin previo aviso.


Documentar cada evaluación e informar los resultados. 162

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - EVALUACIÓN Y APRENDIZAJE Criterio: Se deben supervisar el ambiente interno y externo para identificar información que oriente hacia el reevaluación de objetivos.

Fecha:

Objetivo: Verificar la efectividad del Control Interno

Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable Contador y

1

Se deberán tomar en cuenta las limitantes o debilidades encontradas por

Tesorero

auditoria interna y externa. Gerente 2

Realizar auto evaluaciones a los empleados del área financiera.

Financiero Gerente

3

Asignar personal clave para las actividades de supervisión y evaluación.

Financiero Auditoria

4

Se comparará la evidencia obtenida en las actividades diarias.

Interna Auditoria

5

Se deberán revisar la exactitud de los reportes.

Interna

6

Se elaborará un informe del área financiera, los que contendrán información que

Gerente

detalle las actividades que realizan.

7

Financiero

Las observaciones que auditoria emita deberán ser entregadas al comité de cumplimiento para su revisión y verificación.

Elaboró: Equipo de Tesis

Revisó:

Gerente Financiero

Autorizó:

163

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - EVALUACIÓN Y APRENDIZAJE Criterio: El desempeño debe ser evaluado contra metas e indicadores.

Fecha:

Objetivo: Establecer que efectividad tiene el desempeño de los empleados del área

Pág.1de 1

financiera. No.

ACTIVIDAD

Responsable Gerente

1

Se conocerá el desempeño del empleado, a través de una descripción exacta y

Financiero

confiable de las actividades y funciones que realizan. Se realizará una comparación de los empleados con un estándar, siendo su 2

evaluación independiente a la de grupo Se realizarán comparaciones entre los empleados, siendo un enfoque de

3

4

medición de estándares relativos.

Asignar metas de trabajos semanales o mensuales a los empleados del área financiera.

5

Se deberán programar capacitaciones o seminarios de motivación, para fomentar el buen desempeño de los empleados del área financiera.

6

Se deberá supervisar que se de una apropiada segregación de funciones en los departamentos de contabilidad y tesorería.

7

Se deberá indagar sobre el grado de responsabilidad que cada empleado tiene para cumplir con sus metas. La evaluación del desempeño deberán estar bien planeados, coordinados y

8

desarrollados, para así proporcionar beneficios a corto y largo plazo.

Elaboró: Equipo de Tesis

Revisó:

Depto.r.r.h.h. Gerente General Depto.r.r.h.h. Gerente General Depto.r.r.h.h. Gerente General Depto.r.r.h.h. Gerente General Depto.r.r.h.h. Gerente General Depto.r.r.h.h. Gerente General Depto.r.r.h.h. Gerente General

Autorizó:

164

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - EVALUACIÓN Y APRENDIZAJE Criterio: Las premisas consideradas para el logro de objetivos deben ser revisadas periódicamente.

Fecha:

Objetivo: Mantener niveles de eficiencia en las diferentes operaciones que se

Pág.1de 1

realizan en el área financiera. No. 1

ACTIVIDAD

Responsable

Establecer estrategias de mejora continua, cuando los empleados obtengan

R.R.H.H.

resultados negativos.

2

Depto.

Mantener una base de datos capaz de suministrar toda la información necesaria, para realizar un análisis cuantitativo y cualitativo de los empleados

Depto. R.R.H.H.

Depto. 3

Aplicación y adecuación de políticas y procedimientos, relacionados a los

R.R.H.H.

recursos humanos de la empresa. 4

Desarrollar las condiciones empresariales, en donde se permita la aplicación y el desarrollo de los objetivos individuales y por lo tanto mantener satisfechos a

Depto. R.R.H.H.

los empleados. Depto. 5

Se deberán verificar periódicamente, que el personal cumpla las funciones del

R.R.H.H.

puesto de acuerdo al manual de funciones y puestos. Depto. 6

Se deberán de verificar el cumplimiento de las metas asignadas a cada

R.R.H.H.

empleado del área financiera, al finalizar la semana o el mes. 7

Se deberá poseer un expediente a cada empleado, en el cual se acumule la información sobre el progreso que tenga cada empleado en e transcurso del

Depto. R.R.H.H.

tiempo. Elaboró: Equipo de Tesis

Revisó:

Autorizó:

165

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - EVALUACIÓN Y APRENDIZAJE Criterio: Los sistemas de información deben ser evaluados nuevamente en la medida en que cambien los objetivos y se precisen deficiencias en la información.

Fecha:

Objetivo: Establecer mecanismos que ayuden a detectar deficiencias o debilidades en los sistemas de información para lograr el cumplimiento de los

Pág.1de 1

objetivos. No.

ACTIVIDAD

Responsable

Se deberá revisar los objetivos de la empresa al inicio de cada año o cuando 1

fuera necesario. Se deberán comunicar por escrito al personal del área financiera, cualquier

2

cambio que sufran los objetivos por mínimos que fueran. Se deberán evaluar los sistemas de información dos veces al año para evitar

3

debilidades con respecto a la información. Se deberán revisar si los procedimientos con respecto a los sistemas de

4

información se están cumpliendo. Asegurarse que cada empleado conozca y comprenda los objetivos del área

5

financiera, así como también los objetivos generales de la empresa. Se deberá verificar si el área financiera hace frente a los objetivos financieros

6

7

que la empresa ha establecido.

Gerente General Gerente Financiero Gerente Financiero Gerente General Gerente General Gerente Financiero Gerente Financiero

Se deberá establecer si la información recibida contribuye a que los planes del

Contador y

área financiera estén acorde con los objetivos de la empresa y con los planes de

Tesorero

las otras áreas funcionales. Elaboró: Equipo de Tesis

Revisó:

Autorizó:

166

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - EVALUACIÓN Y APRENDIZAJE Criterio: Debe comprobarse el cumplimiento de los procedimientos modificados.

Fecha:

Objetivo: Proporcionar de forma cronológica los pasos a seguir para la verificación

Pág.1de 1

del cumplimiento de los procedimientos modificados. No. 1

ACTIVIDAD

Responsable

Se deberá comprobar que la segregación de funciones se esté cumpliendo dentro del área financiera.

Financiero

Se deberá asignar personal clave para la verificación de los procedimientos. 2 3

Gerente

Diseñar un cronograma que contenga las fechas en las cuales se realizarán la revisión de los procedimientos.

Contador y Tesorero Gerente Financiero

4

Se deberá comprobar cada procedimiento en forma práctica y teórica.

Contador y Tesorero

5

Se deberá analizar la ejecución de los procedimientos tomando en cuenta lo

Contador y

siguiente:

Tesorero

5.1 Es posible reducir el número de veces que se ejecuta el procedimiento.

Contador y Tesorero

5.1

Contador y Tesorero

Es factible simplificarlo y realizar una automatización.

5.3 La ejecución del procedimiento responde a las necesidades de la empresa. Elaboró: Equipo de Tesis

Revisó:

Contador y Tesorero

Autorizó:

167

CAPITULO IV

MODELO COCO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO. PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - EVALUACIÓN Y APRENDIZAJE Criterio: Se debe evaluar periódicamente el sistema de control e informar de los resultados.

Fecha:

Objetivo: Determinar la eficacia y eficiencia de las actividades de control.

Pág.1de 1

No. 1

ACTIVIDAD

Responsable Gerente

Realizar pruebas teóricas y prácticas.

Financiero

Pedir a los empleados la documentación que respalde el procedimiento que han 2

realizado.

3

Las evaluaciones deberán realizarse trimestralmente.

4

5

6

Financiero

Gerente Financiero

Se evaluarán a todo el personal involucrado en la gestión financiera.

Se deberá realizar una depuración de procedimientos de control.

Sobre de datos obtenidos en las evaluaciones, se debe realizar informes para analizarlos y darle seguimiento para poder superarlo.

7

limitantes encontradas.

Revisó:

Gerente Financiero

Gerente Financiero Gerente Financiero

Se debe contar con programas de seguimiento para superar las deficiencias y/o

Elaboró: Equipo de Tesis

Gerente

Gerente Financiero

Autorizó:

168

CAPITULO IV 4.3

MODELO COCO

FASE III (DE RESULTADOS).

4.3.1 CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA DE LA GESTIÓN FINANCIERA. a.

TESORERIA.

a.1

INGRESOS. Situación Actual

Mejora a la Gestión Financiera

En las Medianas Empresas del sector

Se realizarán reportes diarios de cobranzas

Comercio, los ingresos que se generan

y se quedaran con su respectiva copia

con las transacciones diarias no cuentan

firmada.

con procedimientos que organicen y

Asignación

de

garanticen la razonabilidad, oportunidad e

encargue

de

integridad. El encargado de tesorería no

operaciones:

cuenta con herramientas necesarias que

a. Quién efectuó el registro de los clientes.

ayuden a controlar de manera eficiente

b. Fecha

las transacciones de dinero por lo cual no

una

persona

controlar

que

todas

estipulada

para

se las

su

correspondiente pago.

se están logrando los objetivos que se

Existencia de un control adecuado sobre los

planifica.

cobros, utilizando: a. Emisión de recibos enumerados. b. Lista de cobranza. c. Lista de Efectivo. d. Lista de cheque recibidos. Y

que

el

importe

total

cobrado

sea

depositado diariamente en la cuenta de Bancos. Los

ingresos

diarios

deberán

ser

depositados inmediatamente, para no tener demoras en los saldos de disponibilidad de ingresos.

169

CAPITULO IV

MODELO COCO

CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA EN EL CONTROL DE INGRESOS.

Permitirá conocer a las Medianas

Empresas

del Sector Comercio de forma Reportes diarios de Cobranza Personal encargado del Control Control Adecuado sobre Cobros Deposito Inmediatos de Ingresos

inmediata

y

efectiva, los saldos con Respaldo Firmados Control de Clientes Control de Fecha de

los que cuentan a nivel de

Efectivo

Equivalente,

y

de

tal

manera que se puedan Emisión de Recibo. Listado de Cobranzas. Listado de Efectivo Recibido. Conocer diariamente la disponibilidad del Efectivo.

tomar

decisiones,

convirtiendose en una herramienta

esencial

para la elaboración de Flujo de efectivo, lo cual servirá para dar información a usuarios internos

como

externos, al final de

FFFuuueeennnttteee::: E E E Elllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrrE Eqqquuuiiipppooodddeee TTTeeesssiiisss...

170

CAPITULO IV

a.2

MODELO COCO

ADQUISICIÓN DE FONDOS.

Situación Actual

Mejora a la Gestión Financiera

Refiriéndose a la adquisición de fondos,

Asignación de una persona idónea de

no cuentan con procedimientos y políticas

negociar con las instituciones financieras,

que garanticen una estabilización en la

que conozca las necesidades y límites de la

captación

empresa, para no poner en riesgo los

de

fondos.

Por

lo

que

determinamos que no se hace un análisis

objetivos de la empresa.

de los riesgos financieros, que pueden

A través de un comité se determinara el

desestabilizar

cantidad de financiamiento y/o servicios a

la planificación realizada

en función al logro de objetivos de la

requerir a las instituciones financieras.

empresa. Además de no existir controles

Tomar en cuenta que más plazo de

que garanticen el buen uso de los fondos

financiamiento se corre el riesgo de caer en

que son de suma importancia para el

mora, por lo que se recomienda negociar

crecimiento de las empresas de este

plazos de pago acorde a la capacidad de

sector: prueba de ello, es muy difícil que

pago de la empresa.

se les otorgue fondos por parte del sector

Establecer límite de crédito a los clientes,

financiero por no contar con garantía de

para evitar dificultades en futuros cobros, se

pago.

deberá cobrar a la brevedad posible, para no incurrir en un elevado riesgo de liquidez.

171

CAPITULO IV

MODELO COCO

CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA EN LA ADQUISICIÓN DE FONDOS. Financiamiento

Comité responsable de aprobar cantidad a solicitar en las Instituciones

NECESIDADES

Presentación Estados Financieros a Instituciones Bancarias.

Condiciones de Pago:
Monto.
Plazo.

DE LA MEDIANA EMPRESA

Establecimiento de Límite de Crédito para clientes.

Otorgamiento de Crédito para clientes.

ADQUISICIÓN DE FONDOS.

Ventas FFFuuueeennnttteee::: E E E Elllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrrE Eqqquuuiiipppooodddeee TTTeeesssiiisss...

172

CAPITULO IV

a.3

MODELO COCO

ANÁLISIS DE CRÉDITOS.

Situación Actual

Mejora a la Gestión Financiera

El departamento de tesorería no cuenta

Establecer políticas y procedimientos que

con una persona encargada de analizar

ayuden

los créditos otorgados a los clientes,

realizadas, en el otorgamiento de créditos a

además de no existir un control para

los clientes.

determinar la morosidad de éstos. No hay

Nombrar una persona encargada de tener el

políticas ni procedimientos que brinden

control de los clientes procesándolos así:

una eficiente y adecuada información a

a) Listado de los clientes que pagan en el

los ejecutivos.

a

controlar

las

operaciones

tiempo estipulada. b) Listado de Clientes Morosos. c) Listado

de

Cuentas

consideradas

incobrables. La salida de mercadería deberá facturarse a través de créditos fiscales o facturas de consumidor final para tener el nombre, dirección

y

fecha

de

realizada

la

transacción, clasificando la mercadería que van a ser financiados y las fechas que deberán recibir los pagos. Archivar los documentos en forma adecuada para controlar los clientes a través de pagarés, letras de cambio etc. Establecer fecha de vencimiento de las facturas, y pasado la fecha de pagos cobrar intereses, con la finalidad de que los pagos se reciban según la fecha estipulada.

173

CAPITULO IV

MODELO COCO

CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA EN EL ANALISIS DE CRÉDITOS.

Emisión de Documentos

Ventas de Mercadería Políticas y

Establecer

Procedimient

fecha

os en el

Vencimiento Clientes Puntuales.

otorgamiento de Créditos.

de

Persona para

Clientes Morosos.

encargada

Cuentas

controlar

Incobrables.

Permitirá contar con buena y pronta información financiera,

necesaria

para

la

realización

de

diferentes análisis financieros.

FFFuuueeennnttteee::: E E E Elllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrrE Eqqquuuiiipppooodddeee TTTeeesssiiisss...

174

CAPITULO IV a.4

MODELO COCO

ANÁLISIS DE PRESUPUESTOS. Situación Actual

Mejora a la Gestión Financiera

En el departamento de Tesorería no se

Un buen control interno, permite y facilitar a la

cuentan con bases, procedimientos y

empresa

políticas para realizar los presupuestos.

estadísticos y financieros que permitan plantear

No existe una coordinación con los demás

un buen presupuesto, apegado a la realidad y a

departamentos para analizar cuáles son

períodos históricos, y no formularlos con datos

las necesidades a tomar en cuenta en la

hipotéticos.

consecución de la misma.

Tener un conocimiento completo de la empresa;

Se desarrollan a través de un seguimiento técnico con otros períodos por lo que se corre el riesgo de dejar muchos vacíos en la información presentada, o que los pronósticos no estén acordes a los planes efectuados en el momento de realizar las estimaciones.

contar

con

suficientes

datos

este punto es básico ya que los presupuestos deben ir ligados al tipo de empresa a sus objetivos,

a

su

organización

y

a

sus

necesidades. Fijación

del

período

presupuestal.

Es

la

ejecución del lapso que comprenden unas estimaciones, la determinación de este periodo opera en función de diversos factores: a) Estabilidad

o

Inestabilidad

de

las

operaciones de la empresa. b) El proceso del período productivo. c) Las tendencias del Mercado. d) Ventas de Temporadas. Coordinación

para

presupuesto.

Debe

la

de

existir

ejecución una

del

persona

encargada del presupuesto que actuará como coordinador de todas las áreas que intervienen en el presupuesto, sincronizado las diferentes actividades se elaborará un calendario, en que se precisen las fechas, en cada departamento deberá tener disponible la información necesaria para

que

las

demás

secciones

puedan

desarrollar sus estimaciones.

175

CAPITULO IV

MODELO COCO

CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA EN LOS ANÁLISIS DE PRESUPUESTOS.

E L A B O A R A C I O N

Tipo de Empresa Organización Conocimiento completo de La Empresa.

Necesidades

Estabilidad o Inestabilidad de las operaciones

D E P R E S U P U E S T O S

Objetivos

Fijación período presupuestral

Período Productivo Tendencias del Mercado Ventas Temporales

Coordinación y Ejecución Presupuestral.

Sincronizar Actividades entre las diferentes áreas de la empresa.

FFFuuueeennnttteee::: E E E Elllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrrE Eqqquuuiiipppooodddeee TTTeeesssiiisss...

176

CAPITULO IV

MODELO COCO

b.

CONTABILIDAD.

b.1

CONTABILIDAD FINANCIERA.

Situación Actual

Mejora a la Gestión Financiera

Las medianas empresas del sector

Diariamente deberán procesar la información

comercio, se han visto obligadas a

de las operaciones ya que es importante tener

mejorar su controles con la entrada en

la información justo a tiempo, para la toma de

vigencia

de

las

reformas

fiscales,

debido a esto el atraso en el registro de sus operaciones se ha hecho más evidente, debido que el área contable

decisiones en la empresa. El encargado del área contable deberá delegar funciones a sus subalternos para garantizar el control de las operaciones ya sea en las ventas, cuentas por pagar bancos,

no cuenta con el personal suficiente

cuentas por cobrar con el fin de tener de

para sus actividades diarias, y si le

primera mano la información contable.

sumamos la falta de planificación a la

Establecimiento de políticas para el cierre

hora de realizar sus labores diarias,

contable, en el cual se estipule una fecha

semanales o mensuales.

determinada para contar con la información financiera. Capacitar al personal de contabilidad en las funciones que se le deleguen con la finalidad de garantizar el trabajo que cada uno realice y para estar al día con los cambios en las leyes tributarias

y

mercantiles

para

un

mejor

desempeño en sus labores. Registrar diariamente las operaciones en los libros de contables y mayores auxiliares, comparándolo con los saldos que se reflejen en los estados financieros evitando así el atraso en la información contable.

177

CAPITULO IV

MODELO COCO

CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA.

Procesamiento Delegación de revisiones

de

información:

Registros diarios a los Libros Contables


Cuentas por pagar
Cuentas por cobrar
Bonos

Procesamiento al sistema contable de la información

Capacitación al Personal de Contabilidad Financiera

Presentación de la información a los usuarios de la misma FFFuuueeennnttteee::: E E E Elllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrrE Eqqquuuiiipppooodddeee TTTeeesssiiisss

178

CAPITULO IV

b.2

MODELO COCO

INVENTARIOS. Situación Actual

Mejora a la Gestión Financiera

En las Medianas Empresas del Sector

Es muy importante el control de los inventarios

Comercio

realizado

debido a que representan una parte sobresaliente

específicamente en el área de Gestión

de las actividades de la empresa. Por lo cual se

Financiera

de

requiere de un control contable que asegure la

procedimiento eficiente en el control de

captación de las operaciones y es recomendable

Entradas

y

que establezcan como mínimo lo siguiente:

Haciendo

deficiente

según

estudio

constatamos Salidas

la de

el

falta

mercadería. sistema

Entrada de Mercadería ( Compras )

que

actualmente están utilizando por no seguir

Las compras ó entradas de mercadería

lineamientos que impliquen tener resultados

deberán ser controladas mediante la emisión

concretos y reales para toma de decisiones.

de documentos; por parte del Almacén o

Cuentan con Sistemas de Valuación pero no

bodega a través de una orden de compras; y

es suficiente tener una certeza de los saldos

por el lado del proveedor por medio de

reflejados en los Estados Financieros por no

facturas consumidor Final o Crédito Fiscal

contar con una persona encargada de

Las devoluciones de mercadería deberán ser

bodegas que brinde informes a los usuarios

controladas emitiendo notas de crédito.

de está.

Las mercaderías en consignación deberán ser

El

departamento

de

contabilidad

debe

controladas a través de documentos que

delegar funciones en esta área para brindar

amparen dichas entradas.

informes eficientes garantizando un mejor

Se

control en las operaciones.

recuentos físicos de inventarios con el fin de

deberán

efectuar

periódicamente

verificar la exactitud de los libros. Las mercaderías deberán estar protegidas de cualquier evento (entrada, salida, pérdida, robo, etc.) en cuartos o bodegas para ser captados

por

el

sistema

de

control

establecido. Para cada entrega de mercadería a los proveedores al almacén, se deberán asignar una persona que verifique la exactitud de lo

179

CAPITULO IV

MODELO COCO recibido, para que coincida con la orden de compra y precio cotizado para luego ser registrado

al

libro

de

compras

por

el

departamento de contabilidad. Deberán registrarse diariamente las entradas de mercadería en el sistema para llevar el control que proporcione ayuda valiosa a la toma de decisiones. Salidas de mercadería (ventas) Para cada salida de mercadería del almacén, deberá ser emitido una factura o crédito fiscal en forma correlativa, la cual será registrada posteriormente a los libros de contabilidad. Por cada factura o crédito fiscal, deberá revisarse la mercadería con las órdenes de salida del almacén, la cual deberá ser igual en cantidad y descripción de mercaderías. Por cada salida de mercadería el encargado de

inventarios,

deberá

descargar

en

el

sistema la cantidad de mercadería vendida para ir actualizando de manera inmediata el saldo de inventarios. Cuando la mercadería sea entregada al cliente, deberá firmar el documento si es venta al crédito, en el caso de la venta al contado

debe

imprimirse

la

leyenda

“Mercadería Entregada”. El departamento de contabilidad recibirá en original las facturas, comprobantes de crédito fiscal para las ventas al crédito y con la firma de recepción del cliente y copias de las ventas al contado para su control.

180

CAPITULO IV

MODELO COCO

CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA DE LOS INVENTARIOS.

Compras Mercadería.

Ventas de Mercadería.

de

Controlar Ingreso de Mercadería y verificar con la Orden de Compras.

Registro diario de las Salidas del Almacén.

Documentar las devoluciones y consignación de Mercadería.

Ventas de Mercadería. (Orden de Salida)

Registro diario de las entradas al Inventario.

Emisión documento de Salida: Factura Consumidor Final. Factura Comprobante de Crédito Fiscal. Nota de Crédito

Envío de documentos al Departamento de Contabilidad.

Recuentos físicos a los Inventarios.

Revisión de Mercadería a entregar por personal responsable.

Entrega de Mercadería al Cliente.

FFFuuueeennnttteee::: E E E Elllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrrE Eqqquuuiiipppooodddeee TTTeeesssiiisss...

181

CAPITULO IV

b.3

MODELO COCO

PREPARACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS.

Situación Actual

Mejora a la Gestión Financiera

Con respecto a la Preparación de

1) Establecer

procedimientos

que

Estados Financieros, en las Medianas

ayuden a que los estados financieros

Empresas del Sector Comercio, la

sean preparados con el menor tiempo

información y/o documentos financieros

posible:

no es proporcionada en el tiempo que

Cumplir con las políticas de la

se requiere, debido

empresa

comunicación que diferentes

áreas

a la falta de existe

entre

funcionales

en

en

cuanto

a

la

las

comunicación con la finalidad de

la

que las metas se cumplan tal como

empresa.

se planifican.

El no contar con los Estados Financiera

Se debe recopilar la información

en el tiempo justo, limita

financiera antes de la finalizar cada

a los

ejecutivos de la empresa a la toma de

mes

o

periodo

contable,

decisiones a corto, mediano y largo

estableciendo fechas limites para la

plazo.

entrega de documentación por parte de las áreas funcionales de la empresa. El

cierre

contable

deberá

comenzarse a trabajar antes de finalizado el periodo contable, para que en Enero del siguiente año, se tengan

preparados

los

Estados

Financieros. 2) Los estados financieros deberán ser estudiados por la administración de la empresa para la toma de decisiones, además

se

deberán

explicar

los

182

CAPITULO IV

MODELO COCO resultados obtenidos en el período a las autoridades de la Empresa. 3) Los

Estados

Financieros

deberán

contener los siguientes requisitos: El nombre de la empresa que presenta la información. Período de tiempo cubierto por el estado financiero. Moneda en que están expresadas las cifras. Nivel de precisión utilizando en la presentación de las cifras de los estados

financieros

(millones,

miles etc.)

183

CAPITULO IV

MODELO COCO

CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA EN LA PREPARACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

P R E P A R A C I O N

Cumplir Políticas de Comunicación Procedimientos para preparar Estados Financieros.

Recopilación de Información

Tener listos Estados Financieros en enero del siguiente año

D E E S T A D O S F I N A N C I E R O S

Análisis de Estados Financieros

Contenido de los Estados Financieros.

Justificación de los Resultados.

Los Estados Financieros deberán ser presentados según lo indica la NIF 1.

FFFuuueeennnttteee::: E E E Elllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrrE Eqqquuuiiipppooodddeee TTTeeesssiiisss

184

CAPITULO IV

b.4

MODELO COCO

MANEJO DE IMPUESTOS.

Situación Actual

Mejora a la Gestión Financiera

En las medianas empresas del sector

Debe el encargado de contabilidad de

comercio en el manejo de impuestos

delegar

constatamos que carecen de políticas

controle

que obligan a presentar los impuestos

obligaciones tributarias, así como a las

ya se IVA, pago a cuenta, declaración

demás

de

sustantivas

alcaldía,

declaración

de

renta,

a

una

el

persona

para

que

de

las

cumplimiento

obligaciones que

la

formales empresa

o debe

registro de comercio, estadística y

cumplir.

censo, informe anual de retención,

Capacitar constantemente al personal

informe de distribución de utilidad,

de contabilidad en el área tributaria.

informe de notificación de dirección, etc.

Establecer

Antes de la fecha de vencimiento por lo

preparar y presentar por lo menos cinco

cual se pierde tiempo presentándolos a

días antes de la fecha de vencimiento

último día. Además de no contar con

las declaraciones de los impuestos.

una persona que controle y vigile el

a. Cuarto día proceder a realizar las

cumplimiento de dicha obligaciones y que sepa las consecuencias que se dan

procedimientos

para

declaraciones. b. Pasar

las

declaraciones

al

en el caso de no cumplir con estas

encargado de la emisión de cheques

obligaciones.

para que sea aprobada. c. Luego de autorizado y aprobados el cheque proceder a cancelar los impuestos. Los libros de contabilidad deberán anotarse diariamente, para que al inicio del mes se tengan los saldos. Las

facturas

de

ventas

tanto

al

185

CAPITULO IV

MODELO COCO consumidor

final,

así

como

comprobantes de crédito fiscal deben estar en forma correlativa. Tener

todos

los

comprobantes

de

crédito fiscal de compras y si no se tienen

agilizar

la

entrega

con

el

proveedor en los primeros 3 días de cada mes. Elaborar un archivo en el que se guarden todos los formularios de los impuestos

cancelados

evitando

sin

problemas futuros.

186

CAPITULO IV

5.

RETROALIMENTACION.

5.1

OBJETIVO.

MODELO COCO

Evaluar el estado de avance del Sistema de Control Interno de la empresa como principal instrumento para asegurar que la gestión financiera se oriente a la realización de los fines y objetivos estratégicos y, se realice con estricta sujeción a los principios de la empresa. 5.2

DESARROLLO.

La retroalimentación tiene que ver con la efectividad de la comunicación de la entidad y es la fase final y dinamizadora del Sistema de Control Interno basado en el modelo COCO, que busca precisamente generar al interior una cultura de autocontrol que permita mejorar la gestión y resultados de la organización. Para lograr una retroalimentación efectiva, es necesario articular el accionar de los procesos de seguimiento expresados en los planes de mejoramiento continuo con la dinámica de los denominados comités coordinadores de control interno o la instancia que haga sus veces. En efecto, el valor de la función evaluadora del Control Interno no radica en la detección de hallazgos reportados o en la emisión de recomendaciones sino en la efectividad de las acciones implantadas. Si bien es cierto, el seguimiento debe hacerse sobre el cumplimiento de los acuerdos y compromisos dentro de un término prudencial para medir su aplicación, no basta que las Oficinas de Control Interno asesoren esta aplicación, sino el compromiso de los diferentes actores o responsables de su ejecución en la entidad. 187

CAPITULO IV

a)

MODELO COCO

Comité de Coordinación del Control Interno.

Es la entidad que se constituye en una instancia de la Administración, cuyo objetivo es proponer acciones orientadas al mejoramiento continuo en aras del cumplimiento óptimo de la misión organizacional, así como de garantizar el logro de los objetivos propuestos lo que implica necesariamente el papel decisivo que tiene en

la

retroalimentación para el adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno. b)

Planes de Mejoramiento

Con base en la

evaluación del Sistema de Control Interno por los organismos

externos de control, surgen las recomendaciones para redireccionar la acción organizacional a través de Planes de Mejoramiento que corrigen las desviaciones, se ajustan los procesos y procedimientos y subsanan los problemas que se presentan, con el propósito de lograr la eficacia y eficiencia en el cumplimiento de los fines misionales de las entidades. Estos se enmarcan dentro de un contexto de tiempo y espacio, requieren de la definición de estrategias, objetivos (medibles y cuantificables) y asignación de responsabilidades. b)

Seguimiento.

El seguimiento identifica logros y debilidades; establece los correctivos requeridos para obtener los resultados esperados, monitorea e identifica aciertos o fallas en el diseño y en la ejecución, brinda elementos que clarifican y sustentan ajustes a los objetivos, identifica problemas recurrentes que requieren mayor atención.

188

CAPITULO IV

6.

PLAN DE IMPLEMENTACIÓN.

6.1

GENERALIDADES.

MODELO COCO

Después de haber conocido, evaluado y aprobado el sistema de control interno basado en el Modelo COCO, las autoridades de las medianas empresas deberán contar con un plan de implementación, que les permita obtener los resultados, a través de las operaciones realizadas, guiadas por procedimientos y controles adecuados y necesarios para el logro de los objetivos. El plan consiste en un conjunto de acciones que permite poner en marcha la propuesta del sistema de control interno basado en el modelo COCO, facilitando su adopción y ejecución; estableciendo los lineamientos necesarios. El propósito es que la empresa al implementarlo considere las herramientas necesarias en el desarrollo del sistema, ya que es importante para la contribución a la mejora de la gestión financiera. Para una implementación apropiada se necesitará lo siguiente: Asignar un comité que sean los encargados de llevar a cabo el Plan de Implementación, seleccionando a las personas apropiadas y con amplia experiencia en la planificación y desarrollo de un nuevo sistema capaz de mejorar los controles ya existentes. Entrega de políticas y procedimientos al personal para el mejoramiento de todas las operaciones, que deben realizar en el área de financiera.

189

CAPITULO IV

6.2

OBJETIVOS.

a.

GENERAL.




MODELO COCO

Facilitar la implementar para la aplicación del sistema de control interno basado en el Modelo COCO, a las medianas empresas del sector comercio, que contribuyan al fortalecimiento de mejores controles y procedimientos que ayuden a la obtención de resultados de forma ágil y oportuna para la toma de decisiones.

b.




ESPECÍFICOS. Establecer los lineamientos necesarios para la puesta e marcha del Sistema de Control Interno.




Determinar los requerimientos necesarios y su debido control para la implementación del Sistema.




Establecer políticas y procedimientos para la implementación del Sistema de Control Interno basado en el Modelo COCO.

190

CAPITULO IV

6.3

MODELO COCO

EQUIPO RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA.

Es de suma importancia formar un equipo de personas que se responsabilicen de la divulgación, ejecución, evaluación y control del sistema de control interno propuesto; por lo que se deben considerar como responsables las siguientes personas. a.

Autores del Sistema Propuesto.

Serán los responsables de dar a conocer el sistema de control interno propuesto, a cada una de las medianas empresas del sector comercio, al mismo tiempo serán los encargados de realizar los ajustes que sean necesarios para la aplicación del sistema según los exija cada empresa. b.

Junta General de Accionistas, Administrador Único o Propietarios.

Serán los encargados de analizar, aprobar y promover el sistema de control de interno basado en el modelo coco, para luego aplicarlo en el área financiera de la empresa, así como también de velar por el cumplimiento. c.

Gerente General y/o Gerente Financiero.

Serán los encargados de promover entre su personal la implementación y aplicación del sistema en el área financiera. El papel del Gerente es fundamental, ya que sabe cuales son las operaciones que se realizan diariamente, por lo que su participación es imprescindible y valiosa. d.

Personal del Área Financiera.

Serán los responsables directos de la ejecución del Sistema de Control Interno basado en el Modelo COCO, ya que son ellos los que realizan operaciones financieras diariamente.

191

CAPITULO IV

MODELO COCO

Serán los responsables de promover el cumplimiento del sistema.

6.4

POLÍTICAS DE IMPLEMENTACIÓN.

a.

Políticas de Presentación o Divulgación.

La divulgación y presentación del Sistema de Control Interno Basado en el Modelo Coco, se realizará a través de una clara exposición a los dueños, administradores únicos o al gerente general de las medianas empresas, específicamente del sector comercio. El propósito de la divulgación del sistema de control interno, es dar a conocer la importancia y los beneficios que se obtendrán si se implementa en la empresa dicho sistema. b.

Política de Aprobación.

Deberá ser aprobado por la máxima autoridad de la empresa, y a su vez deberán dictar políticas al encargado del área financiera para su implementación.

6.5

RECURSOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN.

a.

Recursos Humanos.

Para la ejecución del Sistema de Control Interno es necesario que cada empleado del área financiera se comprometa de una manera real, para obtener los resultados esperados con la implementación del sistema. El Gerente Financiero, así como el personal de tesorería y contabilidad de las medianas empresas, cuentan con la capacidad necesaria para poder trabajar en el

192

CAPITULO IV

MODELO COCO

Sistema de Control Interno Basado en el Modelo Coco, para contribuir a mejorar la Gestión Financiera.

b.

Recursos Materiales.

Es importante para el buen desarrollo del sistema de control interno, contar con los recursos materiales mínimos, para obtener los resultados esperados. Contar con todo el apoyo logístico para implementar el modelo como: Papelería y Útiles. Fólder. Plumones para pizarra. Cartapacios para Papeles de Trabajo. Fotocopias. Etc.

7.

PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACION.

Para la implementación del Sistema de Control Interno Basado en el Modelo Coco, es necesario contra con una estimación presupuestaria. El presupuesto puede variar de una a otra mediana empresa, ya que son muy pocas las empresas que no cuenta con equipo de oficina necesario para poder desarrollar el sistema, otro factor importante es la contratación de servicios profesionales los cuales deberán negociarse de acuerdo al tamaño y volumen de operaciones de cada empresa

193

CAPITULO IV

MODELO COCO

PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACION

RECURSOS HUMANOS

SUBTOTAL

Responsable de Implementación **

$ 600.00

Colaboradores **

$ 1,100.00

Asesoría para la Implementación

$ 2,000.00

$ 3,700.00

RECURSOS MATERIALES

SUBTOTAL

TOTAL

Papelería y Útiles

$

250.00

Maquinaría y Equipo **

$

500.00

Otros Gastos

$

100.00

Subtotal

Imprevistos 10%

TOTAL

TOTAL

$

850.00

$ 4,550.00

$

455.00

$ 5,005.00

** Son recursos con los que ya cuenta la empresa en el desarrollo de sus actividades diarias, no se necesitaría invertir en personal 194

CAPITULO IV 8.

MODELO COCO

CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. MES 1

MES 2

MES 3

MES 4

MES 5

SEMANAS

SEMANAS

SEMANAS

SEMANAS

SEMANAS

No.

RESPONSABLES

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

1º

2º

3º

4º

1º

2º

3º

4º

1º

2º

3º

4º

1º

2º

3º

4º

1º

2º

3º

4º

1

Contactar a Propietarios o Gerentes

Autores del Sistema

2

Presentación del Sistema a las autoridades

Autores del Sistema

3

Aprobación del Sistema

4

Revisión y adaptación del sistema

Gerentes y Autores del Sistema

5

Capacitación al personal involucrado en la implementación

Autores del Sistema

6

Implementación de los Procedimientos del Sistema

7

Evaluación del Sistema de Control Interno

Personal responsable de la Implementación

8

Ajustes y Correcciones al Sistema de Control Interno

Personal responsable de la Implementación

Propietarios

Personal responsable de la Implementación

195