5w+1h Analisis Proses Bisnis.docx

1. Apa yang dimaksud proses bisnis ? Menurut Wikipedia Indonesia, proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan demi meraih tujuan tertentu. Suatu proses bisnis yang baik harus mempunyai tujuan mengefektifkan, mengefisienkan dan meningkatkan produktifitas dari suatu organisasi. 2. Dimana saja proses bisnis itu ada dan berperan? Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang berperan untuk memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman). Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan berperan sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi. Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer. Berperan untuk merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer). 3. Kapan proses bisnis itu dilakukan? Proses bisnis itu diperlukan pada saat perkembangan pasar yang bergerak menjadi sangat kompetitif dan persaingan bisnis yang semakin kompleks dan ketat telah menghadirkan tantangan baru bagi perusahaan. Kecepatan menjadi masalah yang patut diperhatikan yaitu bagaimana cara perusahaan atau organisasi untuk mendapatkan dan mengevaluasi informasi dengan segera, dan untuk kemudian menggunakan informasi tersebut untuk merespon setiap kejadian dan masalah secara cepat dan tepat pula. 4. Siapa yang terlibat/ berperan penting dalam proses bisnis?, Manejemen lini pertama (first-line management), Manajemen tingkat menengah (middle management), Manajemen puncak (top management).

5. Mengapa proses bisnis penting bagi organisasi?,

Untuk mengatasi masalah tersebut, para pemimpin perusahaan sangat membutuhkan suatu solusi yang dapat membantu mereka untuk melihat gambaran bisnis mereka secara menyeluruh (komprehensif) dan real-time, atau menggambarkan kondisi perusahaan secara jangka Panjang. 6. Bagaimana mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola siklus hidup proses bisnis?) Langkah-langkah yang dapat dilakukan adalah: 1. Definisi Proses Pada fase ini pemilik proses akan merancang, menganalisa dan mendefinisikan proses bisnis yang akan diotomasi yang dimulai dari alur aktifitas, alur informasi, aturan dan kebijakan bisnis, sumber daya yang dibutuhkan, hingga perhitungan performansinya (Key Performance Indicators / KPI) seperti lamanya waktu proses, biaya seluruh aktifitas, dsb. Pada beberapa software solusi BPM, tahap ini dapat dilakukan dengan cara memodelkan dan menggambarkan prosesnya secara grafis visual, seperti layaknya Microsoft Visio. Setelah dimodelkan, kita bahkan dapat melakukan simulasi jalannya proses untuk mengidentifikasi critical path dan bottleneck yang mungkin terjadi. Pada simulasi tersebut, kita juga dapat mendefinisikan semacam Service Level Agreements (SLA) untuk menguji performansi rancangan proses tersebut. 2. Eksekusi & Kontrol Proses Hasil dari pemodelan dan perancangan proses yang dilakukan oleh manajer proses kemudian dioper ke bagian IT untuk dilakukan otomasi. Setelah dilakukan implementasi, maka pada fase inilah karyawan dan pihak-pihak terkait akan menjalankan proses sesuai dengan aturan yang telah didefinisikan sebelumnya, dan supervisor dan manajer proses bertugas untuk mengontrol jalannya proses tersebut. Tindakan perbaikan diperlukan pada fase ini ketika terjadi hal-hal yang tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, seperti adanya keterlambatan waktu proses, terjadinya exception, sumber daya tidak tersedia, dan sebagainya. 3. Monitoring & Perbaikan Proses Proses bisnis yang telah diimplementasi dimonitor terus performansinya melalui perhitungan Key Performance Indicators (KPI) dan ukuran-ukuran lain yang telah ditentukan sebelumnya. Monitoring dilakukan dengan menggunakan data-data dalam

bentuk real-time, sehingga akan sesuai dengan keadaan riil di lapangan. Dari hasil monitoring tersebut maka pihak manajemen dapat melihat dan menganalisa apakah perlu diadakan perbaikan terhadap suatu proses bisnis atau tidak. Dari proses bisnis diatas dapat dikatakan bahwa hal ini sangat berpengaruh terhadap tingkat fleksibilitas dari suatu perusahaan yang sangat dibutuhkan di dunia bisnis seperti sekarang ini. Dengan dukungan dari Sistem BPM (Business Process Management) yang men-support full process lifecycle dan bersifat loop tertutup maka pembangunan suatu sistem proses bisnis yang efektif dan efisien, yang memiliki daya respon yang cukup cepat terharap perubahan kondisi bisnis akan dapat terwujud.