5_sop_pengajuan_penagihan.pdf

PANDUAN PENGAJUAN PENAGIHAN PEMBAYARAN PEKERJAAN LAYANAN JASA NON KONSULTAN PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT MANDIRI PERKOTAAN

1

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR

A.

3

PENGERTIAN ............................................................................................. 1. Jenis Pembayaran ................................................................................ 2. Jenis Tagihan .......................................................................................

B

4 4

PROSEDUR PEMBAYARAN ......................................................................... 1. Pembayaran Uang Muka ..................................................................... 2. Pembayaran Tagihan Pelaksanaan Pekerjaan ............................................

C

4 4

KELENGKAPAN BUKTI PENDUKUNG ............................................................ 1. Biaya Langsung Personil ...................................................................... 2. Direct Reimbursable Cost .................................................................... 2.1. Duty Travel .................................................................................. 2.2 Office Operational Expenses ...................................................... 2.3 Office Equipment Expenses ....................................................... 2.4 Rental Expenses ......................................................................... 2.5 Reporting ..................................................................................... 3. Activities 3.1. Training Activities ........................................................................ 3.2 Socialization .................................................................................

6 7 7 9 10 11 13 13 15

D

Bagan Alur Proses Penagihan

17

E

Mekanisme Pengecekan Tim Verifikator PMU

18

Lampiran: 1. Contoh time sheet di tingkat Propinsi 2. Contoh time sheet di tingkat Kota/Kabupaten 3. Rekapitulasi bukti transfer 4. Rekapitulasi bukti perjalanan dinas 5. Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) 6. Spesifikasi teknis 7. Petunjuk penomoran barang IKMN 8. Contoh surat pernyataan sewa kantor 9. Contoh surat pernyataan sewa kendaraan 10. Detail Kelengkapan Bukti Pendukung 11. Pembukuan Korkot

2

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

KATA PENGANTAR Dalam upaya memastikan bahwa sistem pengelolaan keuangan dapat diandalkan guna menghasilkan Laporan Manajemen Keuangan (FMR) proyek P2KP PNPM Mandiri Perkotaan yang memenuhi ketentuan Pemerintah Indonesia maupun ketentuan Pihak Donor, maka setiap pengeluaran proyek P2KP PNPM Mandiri Perkotaan harus diperiksa secara cermat dan teliti, sehingga sesuai dengan kesepakatan pendanaan yang tercantum dalam Project Appraisal Document maupun dokumen proyek lainnya. Berkaitan dengan itu, maka langkah verifikasi terhadap seluruh dokumen / bukti pendukung (yang diajukan oleh Penyedia Jasa / Provider / Rekanan) harus mengacu pada prinsip-prinsip prudential (kehati-hatian), kejujuran dan dapat dipertanggung jawabkan. Secara garis besar pelaksanaan verifikasi antara lain harus berdasarkan hal-hal sebagai berikut : 1. Kecukupan, validitas dan akurasi sistem pengelolaan keuangan proyek, yang didalamnya telah termasuk pengendalian internal, dan 2. Ketaatan terhadap ketentuan kesepakatan pendanaan (Loan Agreement), khususnya yang terkait dengan relevansi pelaksanaan akuntansi / keuangan yang mencakup bahwa : a) Semua dana external telah digunakan sesuai dengan persyaratan dengan memperhatikan prinsip ekonomi dan efisiensi dan sesuai dengan tujuan pendanaan; b) Semua pengeluaran yang dibebankan kepada proyek merupakan pengeluaran yang layak dan telah dikelompokan dengan benar; c) Seluruh Barang dan Jasa yang didanai dan diadakan (pengadaan) sesuai dengan kesepakatan pendanaan; d) Semua bukti-bukti dokumen pendukung dan seluruh catatan-catatan pengeluaran telah disimpan sesuai dengan semua kegiatan proyek. Bertitik tolak dari hal tersebut diatas dan mengingat kompleksitas kegiatan dan pengeloaan keuangan / akuntansi proyek, maka untuk tertib dan kelancaran seluruh kegiatan pembayaran tagihan jasa penyedia jasa yang dapat dipertanggung jawabkan (akuntabel), perlu disusun petunjuk pelaksanaan “Prosedur Pembayaran Tagihan Jasa Penyedia jasa pada Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Mandiri Perkotaan” Petunjuk tersebut merupakan acuan bagi bagian verifikasi proyek / verifikator tagihan dan Penyedia Jasa pelaksana pekerjaan, sehingga dapat mencegah terjadinya pembayaran tagihan jasa non konsultan yang ineligible dan terhindar dari terjadinya pinjaman dana yang tidak dapat di replenish sehingga pada akhirnya dapat menghindarkan dari konsekuensi yang kurang baik (bad performance) atas pelaksanaan proyek dan keuangan pemerintah. Dalam menggunakan petunjuk pelaksanaan ini, bagian verifikasi maupun Penyedia Jasa hendaknya tetap mengacu kepada peraturan yang berlaku tentang keabsahan suatu pembayaran tagihan jasa non konsultan. Petunjuk pelaksanaan ini akan selalu diperbaharui sesuai dengan perubahan yang terjadi. Jakarta, Januari 2013 Penyusun

3

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

PANDUAN PROSES PEMBAYARAN PEKERJAAN LAYANAN JASA NON KONSULTAN PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM) MANDIRI PERKOTAAN A. PENGERTIAN 1.

JENIS PEMBAYARAN Jenis pembayaran yang dilakukan oleh pihak Proyek kepada pihak Penyedia Jasa adalah pembayaran uang muka dan pembayaran atas hasil pelaksanaan pekerjaan. 1.1 PEMBAYARAN UANG MUKA Pembayaran uang muka kepada penyedia jasa digunakan sebagai modal kerja yang besarannya telah ditentukan dalam dokumen kontrak. Uang muka ini merupakan hak kepada pihak penyedia jasa dengan masa pengembalian maksimum 12 bulan atau ketentuan lain yang diatur dalam dokumen kontrak. Pemberian uang muka dilakukan pada saat pekerjaan akan dilaksanakan, atau setelah SPK ditandatangani dengan mewajibkan bagi penyedia jasa untuk menyerahkan jaminan uang muka yang diterbitkan oleh bank umum dengan nominal sebesar uang muka tersebut. 1.2 PEMBAYARAN HASIL PELAKSANAAN PEKERJAAN Pembayaran hasil Pelaksanaan Pekerjaan kepada penyedia jasa dilakukan setelah adanya surat tagihan yang disebut Invoice. Invoice dapat dibayarkan secara periodic sesuai dengan dokumen kontrak (monthly basis), berdasarkan pembuktian yang akuntabilitasnya dapat dipertangungjawabkan.

2.

JENIS TAGIHAN Untuk tagihan hasil pelaksanaan pekerjaan terdiri dari dua jenis, yaitu Tagihan Uang Muka dan Tagihan untuk Pembayaran hasil pelaksanaan pekerjaan. Tagihan atas hasil pelaksanaan pekerjaan terdiri dari tagihan langsung personil (Remuneration), dan tagihan non personil serta kegiatan lainnya yang terdiri dari duty travel, office equipment, office operational, rental expenses, reporting, training dan socialization.

B. PROSEDUR PEMBAYARAN 1.

PEMBAYARAN UANG MUKA : a. Pihak Proyek akan membayarkan uang muka kepada Penyedia Jasa setelah mengajukan surat permohonan pembayaran dengan melampirkan Jaminan Uang Muka, yang diterbitkan oleh Bank Umum paling lambat 30 hari setelah permohonan diterima. b. Selain Jaminan Uang Muka Penyedia Jasa juga harus melampirkan Faktur dan Surat Setoran Pajak (SSP).

2.

PEMBAYARAN TAGIHAN PELAKSANAAN PEKERJAAN : 2.1 UMUM : Pihak Proyek akan melakukan Pembayaran Tagihan pelaksanaan setelah pihak proyek menerima hasil pelaksanaan pekerjaan berupa laporan bulanan, tiga bulanan, tahunan dan laporan akhir penugasan,

4

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

setelah penyedia jasa mengajukan surat permohonan Pembayaran kepada pihak Proyek paling lambat 15 hari setelah bulan berjalan secara umum dengan melampirkan dokumen pendukung berupa : a. Kwitansi dalam rangkap 5 (lima) bermaterai cukup, bernomor, tanggal, dan ditandatangani oleh Direktur / Pimpinan Perusahaan. b. Laporan Kegiatan (laporan bulanan, triwulan, dll), c. Berita Acara Serah Terima Pekerjaan, dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan telah ditandatangani oleh Panitia Penerima Pekerjaan, d. Bukti-bukti pengeluaran dibuat dalam rangkap 2 dan menyertakan bukti transfer untuk pengeluaran yang mensyaratkan bukti transfer ( 1 asli dan 1 copy), e. Rincian Anggaran Biaya (RAB) invoice / tagihan bersangkutan, dalam bentuk soft file dan hard copy. 2.2 KETENTUAN PEMBAYARAN : Persyaratan sebagaimana tersebut diatas wajib dipenuhi oleh penyedia jasa dengan ketentuan sebagai berikut : a. b. c.

d.

e. f.

g.

h. i.

Jika ada salah satu persyaratan tersebut pada point 2.1 tidak dipenuhi maka, pihak proyek menolak dan mengembalikan permohonan Pembayaran Invoice / Tagihan tersebut, Jika seluruh bukti pengeluaran tidak disusun sesuai dengan urutan RAB, maka pihak proyek menolak permohonan Pembayaran Invoice / Tagihan tersebut, Bukti-bukti pengeluaran yang dinyatakan tidak valid oleh pihak proyek (seperti : Bukti pengeluaran dalam bentuk scan, bukti pengeluaran yang tidak wajar dll), akan dikembalikan ke pihak penyedia jasa. Terhadap bukti-bukti yang dinyatakan tidak valid atau tidak wajar (dalam hal berkaitan dengan volume maupun jumlah) dan telah dinyatakan dalam berita acara antara penyedia jasa dengan team verifikator, tidak dapat di tagihkan kembali pada periode berikutnya. Jika pada poin 2.2.a dan 2.2.b dipenuhi oleh penyedia jasa, maka pihak proyek akan memproses pembayaran sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Seluruh berkas penagihan disampaikan kepada pihak proyek pada jam kerja. dengan batasan waktu pengajuan berkas penagihan sebelum jam 12.00 WIB dan apabila penyerahan di atas jam tersebut, maka tanda terima akan tertanggal hari berikutnya, bukti tanda terima ditandatangani oleh Asisten Administarasi dan Keuangan. Bukti tagihan yang bersifat pembelian / pengadaan (purchase) dinyataan valid apabila pembelian tersebut dilakukan paling lambat 2 (dua) bulan setelah tandatangan kontrak, kecuali pembelian dengan spesifikasi khusus (indent) dan harus mendapat persetujuan dari pemberi pekerjaan. Berkas Tagihan disusun dalam satu ordner perbulan yang ditagihkan. Staff personel yang ada dalam paket pekerjaan harus sesuai dengan nama, posisi / jabatan yang tertera dalam kontrak atau surat mobilisasi, bilamana terjadi ketidak sesuaian maka tidak dapat ditagihkan.

2.3 PROSEDUR/MEKANISME PEMBAYARAN Prosedur/Mekanisme Pembayaran Konsultan dapat dilakukan setelah penyedia jasa memenuhi kewajibannya yaitu menyerahkan laporan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam kontrak. Disamping kewajiban menyerahkan laporan tersebut, pihak penyedia jasa juga menyampaikan buktibukti pendukung tagihan/invoice dapat dipertenggungjawabkan kepada pemberi pekerjaan. Secara garis besar prosedur dan mekanisme pembayaran sesuai dengan tahapan berikut : 1. Penyedia jasa menyerahkan laporan ke pejabat PPK, KMP dan/atau pihak lain yang terkait secara periodik (laporan bulanan/triwulan) dengan melampirkan buktikan tanda terima distribusi/

5

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

pengiriman kepada pihak terkait. Laporan yang diserahkan kepada pihak pemberi pekerjaan sebanyak 5-exsemplar, KMP 2-exsemplar, Bappeda, Satker PBL dan PPK P2KP di Provinsi. 2. Laporan dimaksud di review oleh KMP yang dilampiri dengan Evaluasi Kinerja OSP pada setiap bulannya. Hasil Evaluasi Kinerja tersebut diserahkan kepada panitia penerimaan pekerjaan dan PPK dan kemudian panitia penerima pekerjaan membuat berita acara serah terima hasil pekerjaan. 3. Laporan hasil pekerjaan disampaikan kepada pemberi pekerjaan paling lambat hari ke 10 (sepuluh) setelah bulan berjalan. 4. Dengan dilampiri berita acara serah terma pekerjaan selanjutnya penyedia jasa mengajukan berkas kelengkapan tagihan/invoice kepada asisten administrasi keuangan paling lambat 15 (lima belas) hari setelah bulan berjalan. Apabila ada item kegiatan bulan berjalan yg tidak ditagihkan maka tagihan tersebut hanya dapat diajukan tidak lebih dari 30 (tiga puluh) hari bulan berikutnya. 5. Berdasarkan hasil review kelengkapan pengajuan berkas pencaiaran dari asisten administrasi keuangan yang selanjutnya diserahkan kepada team verifikator untuk diverifikasi. 6. Verifikasi atas pengajuan berkas tagihan harus dapat diselesaikan paling lambat 7 (tujuh) hari, 1 (satu) hari oleh asisten administrasi keuangan dan 6 (enam) hari oleh team verifikator, apabila dalam proses verifikasi ditemukan adanya bukti-bukti yang meragukan atau sejenisnya dapat dilakukan klarifikasi antara penyedia jasa dengan pemberi pekerjaan. 7. Proses klarifikasi yang dilakukan team verifikator dengan penyedia jasa dituangkan dalam berita acara dengan penjelasan besaran nominal yang dapat atau tidak dapat dibayarkan, dan terhadap bukti-bukti yang telah dinyatakan tidak valid dalam berita acara, makan tidak dapat ditagihkan kembali. 8. Berita acara klarifikasi ditandatangani oleh penyedia jasa dan team verifikator yang disetujui oleh asisten administrasi keuangan. 9. Asisten adminitrasi keuangan membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan Berita Acara Pembayaran serta kelengkapannya lainnya dan diserahkan kepada PPK untuk ditandatangani. 10. Setelah SPP, BAP dan kelengkapan lainnya ditandatangani PPK kemudian diajukan kepada pejabat penguji untuk dibuatkan SPM (Surat Perintah Membayar). 11. Setelah SPM (Surat Perintah Membayar) diterbitkan kemudian diajukan ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) untuk diproses lebih lanjut. C.

KELENGKAPAN BUKTI PENDUKUNG Bagian 1 (Biaya langsung personil/remuneration) dan bagian 2 (Direct reimbursable cost) di bawah ini menjelaskan garis besar dari kelengkapan dokumen/bukti pendukung yang dibutuhkan untuk melakukan penagihan. Penjelasan rinci untuk penagihan setiap jenis pengeluaran disampaikan pada Lampiran 10. Untuk item yang ada di direct reimbursable cost, setiap angka yang ditagihkan dalam invoice harap merujuk pada nomor kode item di kontrak. 1.

BIAYA LANGSUNG PERSONIL (REMUNERATION) 1.1 Bukti transfer atas pembayaran remunerasi baik secara perorangan atau payroll, 1.2 Melampirkan bukti setor pajak baik yang disetor secara perorangan maupun kolektif oleh perusahaan, berikut copy NPWP Tenaga Ahli, (copy NPWP dilampirkan hanya pada tagihan pertama), 1.3 Daftar hadir / Absensi (time sheet) yang ditandatangani seluruh personel atau finger print.  

Pada level provinsi time sheet harus disetujui oleh Project Director (PD) / Team Leader (TL) dan diketahui oleh Satker PBL Provinsi, sedangkan Pada level Kabupaten / Kota yaitu untuk supporting staf, time sheet harus disetujui oleh Korkot dan diketahui oleh PPK Kab / Kota.

Contoh format time sheet pada Lampiran 1 & 2.

6

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

Catatan : jika tenaga ahli ditemukan tidak ada dilapangan, maka akan di kenakan SP 1-3 (pemutsan hubungan kerja)

2.

DIRECT REIMBURSABLE COST. Kelengkapan bukti pendukung harus merujuk kepada persyaratan kontrak (ceiling cost/ fixed cost).  Untuk persyaratan ceiling cost (biaya dengan plafon): wajib disertai bukti pendukung asli disertai dengan rekapitulasi sesuai dengan RAB, yang disiapkan oleh Office Manager, disertai dengan bukti transfer asli dari Office Manager ke rekening penerima masing2 Propinsi, Korkot atau Askot, disertai dengan rekapitulasi bukti transfer yang disiapkan oleh Office Manager.  Untuk persyaratan fixed cost (biaya yang bersifat tetap) wajib disertai bukti transfer asli dari Office Manager ke rekening penerima masing-masing Propinsi, Korkot atau Askot, disertai dengan rekapitulasi bukti transfer yang disiapkan oleh Office Manager. 2.1 DUTY TRAVEL / PERJALANAN DINAS Perjalanan dinas sesuai dengan kontrak dibagi menjadi kategori berikut:

2.1.1

Tingkat Propinsi

2.1.1.1 Spot check (uji petik) a. Transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas (harus ada jadwal spot check) b. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel / penginapan yang bersangkutan. c. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas 2.1.1.2 From province to regional workshop & coordination meeting at OC a. Air transport (fixed/ceiling cost): tiket pesawat, boarding pass, airport tax; b. In land transport/local transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas 2.1.1.3 For several training to Jakarta, by request a. Air transport (ceiling cost): tiket pesawat, boarding pass, airport tax; Inland/local transport/transport(fixed cost): 1) tiket bis/travel/nota bensin/tiket kapal laut; 2) rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas b. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas 2.1.1.4 For EGM (Expert Group Meeting) to Jakarta a. Air transport (ceiling cost): tiket pesawat, boarding pass, airport tax; Inland transport/local transport/transport (ceiling/fixed cost): 1) tiket bis/travel/nota bensin/tiket kapal laut; 2) rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas

7

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

b. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel / penginapan yang bersangkutan c. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas 2.1.1.5 For coordination meeting to Jakarta, by request a. Air transport (ceiling cost): tiket pesawat, boarding pass, airport tax; b. Inland transport/local transport/transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas c. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel / penginapan yang bersangkutan d. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas 2.1.2

Kota/Kabupaten

2.1.2.1 Spot check (uji petik) a. Inland transport/local transport/transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas b. Accomodation (ceiling): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel / penginapan yang bersangkutan. c. OSA (fixed cost cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas 2.1.2.2 For CB Activity by Askot to Faskel a. Inland transport/local transport/transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas b. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel/penginapan yang bersangkutan c. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas 2.1.2.3 From Kab/Kota to TL office for coordination meeting a. Inland transport/local transport/transport (fixed cost cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas b. Accomodation (ceiling cost/fixed cost): 1) bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel / penginapan yang bersangkutan; 2) rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas c. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas 2.1.2.4 Several training & special event from Kab/Kota a. Inland transport/local transport/transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas b. Accomodation (ceiling cost): 1) bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel / penginapan yang bersangkutan; 2) rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas c. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas 2.1.2.5 Special event by request

8

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

a. b. c.

Inland transport/local transport/transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel/penginapan yang bersangkutan OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas

Untuk semua perjalanan dinas harus disertai :  Bukti konfirmasi kedatangan dan kepulangan ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan (tingkat kab/kota oleh PPK, tingkat kelurahan oleh Lurah dan tingkat provinsi oleh kepala satker)  Untuk perjalanan dinas ke Jakarta (by request) atau lintas regional dalam rangka kegiatan koordinasi, pelatihan harus didukung dengan undangan.  Laporan perjalanan dinas khusus untuk perjalanan udara, wajib menyertai boarding pass.  Untuk mendukung bukti perjalanan dinas harus dilampirkan format rekapitulasi sebagaimana dalam lampiran 4.  Bagi Tenaga Ahli yang memiliki sertifikasi Pemandu Nasional yang bertugas sebagai nara sumber di level kota / kab, perjalanan dinasnya dibebankan pada pos spot check di tingkat propinsi.  Surat Perintah Tugas (SPT) harus sesuai dengan tiket penerbangan sesuai dengan SPT.  Untuk Spot Check dilakukan per-3bulanan.

2.2 OFFICE OPERATIONAL EXPENSES Pertanggungjawaban penggunaan dana Office Operational Expenses dibagi menjadi kategori berikut 2.2.1 Provincial 2.2.1.1 Office running cost (ceiling cost): Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran listrik, air, pembelian peralatan kebutuhan rumah tangga kantor (misalnya lampu, air mineral, perlengkapan sanitasi, dan pembelian snack untuk rapat, yang didukung dengan undangan, absensi dan notulensi); 2.2.1.2 Office supply & consumable (ceiling cost): Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembelian kebutuhan adminitrasi perkantoran, Alat Tulis Kantor (ATK) dan kebutuhan supply komputer, dengan penggunaan yang wajar; 2.2.1.3 Communication cost (fixed cost): Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti transfer dari Office Manager ke masing-masing kantor propinsi. 2.2.2 Kota/Kabupaten 2.2.2.1 Office running (fixed cost): Bukti pertanggungjawaban berupa : 1) bukti pembayaran listrik, air, pembelian peralatan kebutuhan rumah tangga kantor (misalnya lampu, air mineral, perlengkapan sanitasi, dan pembelian snack untuk rapat, yang didukung dengan undangan, absensi dan notulensi ); 2) Rekap bukti transfer (sesuai lampiran 3) disertai dengan bukti transfer dari Office Manager ke rekening Korkot/Askot 2.2.2.2 Office supply & consumable (fixed cost): Bukti pertanggungjawaban berupa: 1) bukti pembelian kebutuhan adminitrasi perkantoran, Alat Tulis Kantor (ATK) dan kebutuhan supply komputer, dengan penggunaan yang wajar; 2) Rekap

9

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

bukti transfer (sesuai lampiran 3) disertai dengan bukti transfer dari Office Manager ke rekeing Korkot/Askot. 2.2.2.3 Communication cost (fixed cost): Bukti pertanggungjawaban berupa: rekap bukti transfer (sesuai lampiran 3) disertai dengan bukti transfer dari Office Manager ke rekening Korkot/Askot. Korkot wajib membuat pembukuan (standar pembukuan sesuai dengan format pembukuan Korkot) yang akan menjadi objek audit oleh pihak yang berwenang. Contoh format pembukuan Korkot ada di lampiran 11.

2.3

OFFICE EQUIPMENT EXPENSES 2.3.1 Provincial 2.3.1.1 Desktop (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. 2.3.1.2 Laptop (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. 2.3.1.3 Printer laser jet (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. 2.3.1.4 Printer color A3 (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. 2.3.1.5 Digital Camera (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. 2.3.1.6 GPS Tool (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. 2.3.1.7 LCD Projector (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. 2.3.1.8 Scanner (fixed cost)

10

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6.

2.3.1.9 Equipment maintenance (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. Seluruh pembelian office equipment segera diberi penomoran/registrasi kode barang, yang dibuat dalam pembukuan inventarisasi sebagaimana (format Lampiran 7). 2.3.2

Kota/Kabupaten

2.3.2.1 Desktop (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. 2.3.2.2 Laptop (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. 2.3.2.3 Printer Laser jet (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. 2.3.2.4 Scanner (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. Note:  Seluruh pembelian office equipment segera diberi penomoran / registrasi kode barang, yang dibuat dalam pembukuan inventarisasi sebagaimana (format Lampiran 7).  Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai lampiran 6 dapat diisi oleh: Office Manager, Team Leader, Korkot, Askot serta pada saat pengecekan yang dilakukan oleh tim verifikasi PMU  Office Manager wajib membuat rekapitulasi sesuai dengan urutan RAB  Jika Spesikasi barang tidak sesuai, maka tagihan yang sudah terbayarkan akan dilakukan pemotongan sampai dengan manajemen mengganti dengan spesifikasi yang sesuai

2.4

11

RENTAL EXPENSES 2.4.1 Provincial 2.4.1.1 Office Space (Fixed cost) Bukti Pertanggungjawaban berupa: Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

1) Copy surat perjanjian sewa kantor & Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui oleh si pihak pemilik rumah/bangunan atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak atas tanah dan bangunan tersebut. Surat pernyataan (contoh pada Lampiran 8) yang harus sesuai dengan spesifikasi dalam lampiran 5 dan harus dilengkapi dengan dokumen (NPWP, Asuransi Rumah, PBB, serta surat lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan rumah); 2) No telp & KTP Pemilik kantor; 3) Fotocopy PBB Kantor; 4) Fotocopy rekening listrik; 5) Fotocopy rekening telepon Note :  Apabila volume kurang dari yang tercantum dalam kontrak, maka akan dibayarkan sesuai dengan Volume dikali Rate dalam Kontrak, dan apabila volume melebihi yang tercantum dalam kontrak maka akan dibayar sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak. 2.4.1.2 Vehicle rental (Fixed) Bukti pertanggungjawaban berupa: 1) Surat perjanjian sewa & Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui oleh si pihak pemilik kendaraan atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak atas kendaraan tersebut. Surat pernyataan (contoh pada Lampiran 9) yang harus sesuai dengan spesifikasi dalam lampiran 5 dan harus dilengkapi dengan dokumen (STNK, Asuransi Kendaraan, serta surat lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan kendaraan); 2) Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai dalam lampiran 6; 3) Fotocopy KPT, Pemilik kendaraan/yang dikuasakan; 4) No telp dan alamat pemilik kendaraan Note :  Apabila spesifikasi kendaraan tidak sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak (lampiran 5), maka tidak akan dibayarkan dan harus dilakukan penggantian sesuai dengan spesifikasi dalam kontrak.  Kendaraan operasional harus berada dalam kantor wilayah OSP  Kendaraan operasional hanya digunakan untuk kegiatan operational kantor bersama dan tidak digunakan / dikuasai oleh perorangan.  Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai lampiran 6 dapat diisi oleh: Office Manager, Team Leader, Korkot, Askot serta pada saat pengecekan yang dilakukan oleh tim verifikasi PMU

2.4.2 Kota/Kabupaten 2.4.2.1 Vehicle rental (Fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa: 1) Surat perjanjian sewa & Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui oleh si pihak pemilik kendaraan atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak atas kendaraan tersebut. Surat pernyataan (contoh pada Lampiran 9) yang harus sesuai dengan spesifikasi dalam lampiran 5 dan harus dilengkapi dengan dokumen (STNK, Asuransi Kendaraan, serta surat lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan kendaraan); 2) Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai dalam lampiran 6; 3) Fotocopy KPT, Pemilik kendaraan/yang dikuasakan; 4) No telp dan alamat pemilik kendaraan Note:

12

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP



   

Apabila spesifikasi kendaraan tidak sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak (lampiran 5), maka tidak akan dibayarkan sampai dengan manajemen mengganti dengan spesifikasi yang sesuai dalam kontrak. Kendaraan operasional harus berada dalam kantor Koordinator Kota Bila ditemukan pembayaran gaji Pengemudi dibawah UMR, maka pihak penyedia jasa wajib membayarkan kekurangan gaji dibulan sebelumnya Kendaraan operasional hanya digunakan untuk kegiatan operasional kantor bersama dan tidak digunakan / dikuasai oleh perorangan Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai lampiran 6 dapat diisi oleh: Office Manager, Team Leader, Korkot, Askot serta pada saat pengecekan yang dilakukan oleh tim verifikasi PMU

2.4.2.2 Motorcycle rental (Fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa: 1) perjanjian sewa dan kuitansi pembayaran sesuai spesifikasi dalam lampiran 5 dalam kontrak serta bukti asuransi (apabila tidak sesuai dengan spesifikasi diminta kepada penyedia jasa untuk mengganti kendaraan lainnya); 2) Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai dalam lampiran 6; 3) Fotocopy KTP, Pemilik kendaraan/yang dikuasakan; 4) No telp dan alamat pemilik kendaraan Note:  Apabila spesifikasi kendaraan tidak sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak (lampiran 5), maka tidak akan dibayarkan sampai dengan manajemen mengganti dengan spesifikasi yang sesuai dalam kontrak.  Sewa Sepeda Motor peruntukannya bagi kelancaran mobilitas / operasional kegiatan kantor bagi Asisten CD Mandiri;  Kendaraan operational hanya digunakan untuk kegiatan operational kantor bersama dan tidak digunakan / dikuasai oleh perorangan;  Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) pada lampiran 6 dapat diisi oleh: Office Manager, Team Leader, Korkot, Askot serta pada saat pengecekan yang dilakukan oleh tim verifikasi PMU. 2.5. REPORT (Fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa: 1) Bukti pendistribusian / pengiriman dan atau tanda terima report kepada pihak-pihak terkait 2) Kwintansi dan nota pembayaran terlampir: nama pembeli, uraian rincian yang jelas, tandatangan penjual dan nama jelas serta dibubuhi cap toko, alamat toko dan no telp, tandatangan dan nama jelas penerima 3.

ACTIVITIES 3.1. TRAINING ACTIVITIES (Ceiling cost) Bukti pertanggungjawaban berupa: 1) Bukti kegiatan berupa SPK dari Wisma / Hotel / balai tempat diselenggarakan dan kwitansi tanda terima pembayaran yang dikeluarkan oleh pihak manajemen Wisma / Hotel / Balai, 2) Bon / kwitansi pembelian Kits (kelengkapan penunjang seperti tas, atk dll) 3) Kwitansi tanda terima honorarium dari Nara Sumber (jika menggunakan tenaga outsourcing). Spesifikasi merujuk pada lampiran 5. Pada bukti ini harus dilampirkan pula:  TOR Kegiatan

13

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

       

Undangan Kegiatan Agenda Kegiatan Absensi peserta (daftar hadir asli) Bukti Penggandaan Materi Bukti Dokumentasi Proceeding Rekomendasi KMP Nota pengeluaran kegiatan

Notes :  Jenis – jenis training (Training tingkat Regional / Tingkat Provinsi dan Tingkat Kabupaten). Pelaksanaan kegiatan training dan atau kegiatan lain untuk tingkat kabupaten yang masuk dalam kategori training tidak dapat digabungkan pelaksanaanya di satu tempat, dan harus dilaksanakan di masing-masing Kota/kabupaten. Penetapan pelaksanaan kegiatan tersebut diatas harus sesuai dengan rencana kegiatan yang dituangkan dalam jadwal pelaksanaan yang telah ditetapkan bersama, dan penanggung jawab pelaksanaan kegiatan ada di bawah pengendalian Program Director (PD) dan Asisten Program Director.  Untuk pembiayaan dalam pelaksanaan kegiatan, dimana interval waktu antara Bukti pengiriman dana dengan pelaksanaan kegiatan tidak melebihi kurun waktu selama 7 (tujuh) hari . 3.2. SOCIALIZATION ACTIVITIES 3.2.1

Workshop (Ceiling cost)

Bukti kegiatan berupa: 1). SPK dari Wisma / Hotel / Balai / tempat diselenggarakan dan kwitansi tanda terima pembayaran yang dikeluarkan oleh pihak manajemen Wisma / Hotel / Balai, 2). Bon / kwitansi pembelian Kits (kelengkapan penunjang seperti tas, atk dll), 3). Kwitansi tanda terima honorarium dari Nara Sumber (jika menggunakan tenaga outsourcing). Notes: Apabila kegiatan dilaksanakan di Kantor Pemerintahan, maka bukti pendukung berupa : kwitansi / tanda sewa ruangan, pembayaran konsumsi, penggandaan materi / kits (kelengkapan penunjang seperti tas, atk dll) serta kwitansi tanda terima honorarium dari Nara Sumber (jika menggunakan tenaga outsourcing). Pada bukti ini harus dilampirkan pula:  TOR Kegiatan  Undangan Kegiatan  Agenda Kegiatan  Daftar Hadir (Peserta, Pemandu, Panitia)  Bukti Penggandaan Materi  Bukti Dokumentasi  Proceeding Notes:  Penetapan pelaksanaan kegiatan tersebut diatas harus sesuai dengan rencana kegiatan yang dituangkan dalam jadwal pelaksanaan yang telah ditetapkan bersama, dan penanggung jawab pelaksanaan kegiatan ada di bawah pengendalian Team Leader.  Untuk pembiayaan dalam pelaksanaan kegiatan, dimana interval waktu antara Bukti pengiriman dana dengan pelaksanaan kegiatan tidak melebihi kurun waktu selama 7 (tujuh) hari . 3.2.2

14

TV Talkshow (Ceiling cost)

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa perjanjian kerjasama antara stasiun televisi yang dipilih dengan penyedia jasa di lapangan, jadwal tayang, waktu dan durasi serta biaya per penayangan selama kontrak berlangsung diatur dalam perjanjian kerjasama kedua belah pihak. Pada bukti ini harus dilampirkan pula:  TOR Kegiatan  Agenda Kegiatan  Bukti Dokumentasi / VCD Bentuk penayangan media sosialisasi lewat televisi adalah salah satu alternatif lain program sosialisasi PNPM-MP P2KP dengan target pemirsa wilayah desa/kelurahan diperkotaan. Indikator keberhasilan media televisi ini sangat dipengaruhi oleh jumlah pemirsa pada televisi yang mereka putar. 3.2.3

Penulisan artikel/berita (Ceiling Cost)

Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa bukti atas penayangan / cetak pada surat kabar yang dimuat dan bukti / kuitansi tanda terima pembayaran dari surat kabar. 3.2.4

Exhibition (Ceiling cost)

Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa bukti atas sewa booth/tempat kegiatan, penggandaan brosur, pembuatan spanduk, dokumentasi. Sebelum pelaksanaan kegiatan tersebut diperlukan pesetujuan dari Pemberi Pekerjaan (Project).

15

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

D. BAGAN ALUR PROSES PENAGIHAN

16

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

E.

Mekanisme Pengecekan Tim Verifikator Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Tim verifikasi adalah suatu tim resmi yang dibentuk oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), dimana tugasnya adalah memverifikasi keabsahan dokumen dan kelengkapan bukti-bukti pendukung. Hasil pemeriksaan tim verifikasi dikomunikasikan kepada Penyedia Jasa, dimana Penyedia Jasa mendapat kesempatan untuk menjelaskan. Hasil pemeriksaan dituangkan dalam sebuah berita acara resmi yang disepakati oleh kedua belah pihak. Selain tugas tersebut diatas Tim Verifikasi juga harus melakukan pengecekan fisik langsung ke kantor propinsi dan korkot yang mencakup : 1. Verifikasi atas sewa maupun pembelian untuk masing-masing kantor propinsi dan korkot. 2. Melakukan pengecekan fisik langsung ke kantor propinsi maupun secara acak ke kantor korkot, sekurang-kurangnya dua kali dalam setahun untuk setiap OSP. 3. Melakukan pengecekan fisik atas: 1) office equipment; 2) office rental; 3) vehicle/motorcycle rental terhadap spesifikasi dalam kontrak untuk masing-masing OSP maupun secara acak ke kantor korkot. Hasil pengecekan fisik dilakukan sesuai dalam lampiran 6 (physical count checklist) 4. Memeriksa dokumentasi pembukuan korkot serta rekening korkot atas pertanggungjawaban biaya: 1) duty travel; 2) office operational expense (office running cost, office supply & consumable & communication cost) dan memeriksa dokumen pendukung terkait. 5. Melakukan tugas-tugas khusus lain yang diperintahkan oleh PPK yang berkaitan dengan keabsahan alat-alat bukti secara langsung di lapangan.

17

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

Lampiran 1 - Contoh Time Sheet di Level Propinsi Time Sheet Non Consultant Services for Oversight Service Provider (OSP) Package … No Kontrak: Tanggal Kontrak: Periode

No

Nama

Posisi 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Tanggal 17 18

Professional Staff OSP x 1

A

Program Direktur

2

B

Team Leader Prov Z

3

C

TA Training Prov Z

4

D

Sub TA Training Prov Z

Sub Professional Staff OSP x 1 2 3 Keterangan H : Hadir A : Absen S : Sakit DT : Duty Travel CT : Cuti L : Libur

Mengetahui Kepala SNVT Penataan Bangunan dan Lingkungan Provinsi ….

(Nama Satker) NIP: ………………

1

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

OSP …. PNPM Mandiri Perkotaan

(Nama Program Direktur) Jabatan: Program Direktur

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

Lampiran 2 - Contoh Time Sheet di Level Kab/Kota Time Sheet Non Consultant Services for Oversight Service Provider (OSP) Package … No Kontrak: Tanggal Kontrak: Periode

No

Nama

Posisi 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Tanggal 17 18

19

20

21

22

23

Professional Staff OSP x 1 2 3 4

E F G H

Operator Secretary Office Boy

Keterangan: H: Hadir bubuhkan paraf A: Absent S: Sakit DT: Duty Trip CT: Cuti L: Libur / Hari besar Mengetahui

Mengetahui

Korkot

Pejabat Pembuat Komitmen

OSP ….

Kab/Kota ….

Kab/Kota ….

PNPM Mandiri Perkotaan

Provinsi …

Provinsi …

(Nama Korkot)

(Nama PPK)

(Nama Office Manager)

NIP: ………………

Jabatan: Office Manager

2

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

24

25

26

27

28

29

30

31

Lampiran 3 – Rekapitulasi Bukti Transfer Bukti Transfer No

No Bukti Transfer

Tanggal

Nama Penerima

Jabatan

Bank penerima

No rekening penerima

Jumlah (IDR)

Keterangan (duty travel cost/office operational/rental)

Item # di kontrak

Periode

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

1

1.1

5-Jan-13

Rifki

Korkot Surabaya

BCA

0840185626

1,000,000

Biaya operasional

2.2

Jan-13

2

1.2

26-Jan-13

Irma

Korkot Balikpapan

BNI

0815465265

150,000

Duty travel cost

2.1

Jan-13

Total

3

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

1,150,000

Lampiran 4 – Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas

Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas No

No Bukti Transfer

Tanggal

Nama Penerima

Posisi

Jumlah (IDR)

Keterangan

Item # di kontrak

Periode

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(7)

(8)

(9)

(10)

1

1.2

2.1

Jan-13

2.1

Jan-13

2.1

Jan-13

3-Jan-13

Irma

Korkot Balikpapan

50,000

13-Jan-13

Irma

Korkot Balikpapan

50,000

15-Jan-13

Irma

Korkot Balikpapan

50,000

2

3

Total

4

150,000

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

Transport - spot check Kota Balikpapan Transport - spot check Kota Balikpapan Transport - spot check Kota Balikpapan

Lampiran 5 - Rekapitulasi Pengecekan Fisik (Physical Count Checklist) Pemeriksaan dilakukan oleh: Nama / jabatan: Tanggal pemeriksaan: No

Objek Pemeriksaan

Kontrak number dan tanggal

Spesifikasi sesuai kontrak

Spesifikasi sesuai pemeriksaan

Keterangan (Sesuai / Tidak Sesuai*)

Lokasi

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

International branded, personal computer (PC) with minimum specification: Pentium Core 2 Duo, 500 GB, HDD, 2GB, DDR3, 512 MB VGA card, DVD RW, Original Operating system (OS), windows 7 with antii virus tool kit, LCD Monitor 17", 21" LED, 1 year warranty (service & spareparts)

International branded, personal computer (PC) with minimum specification: Pentium Core 2 Duo, 500 GB, HDD, 2GB, DDR3, 512 MB VGA card, DVD RW, Original Operating system (OS), windows 7 with antii virus tool kit, LCD Monitor 17", 21" LED, 1 year warranty (service & spareparts)

1

Desktop

HK.0x.0x/OSPx/IBRD/SATKERPKP/00x/2012

2

*: apabila tidak sesuai diberi keterangan Kesimpulan: ……………………………. …………………………….

5

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

Sesuai

Kantor OSP 6

Lampiran 6 - Spesifikasi dan Persyaratan Teknis TECHNICAL REQUIREMENT FOR RENTAL EXPENSES

Office Space Rental

Space : 6 m2 for each personnel, 50 m2 for meeting room at central office, 30 m2 for meeting room at province office, including furniture, Air Conditioning (AC), Telephone line. Given rental cost for Korkot office

6

Vehicle Rental

Minimum MPV 1300 CC not older than 2010, including driver, maintenance & insurance, operations cost (BBM) & overhead

Motorcycle Rental

Minimum year 2010 include maintenance & insurance

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

TECHNICAL REQUIREMENT FOR TRAINING ACTIVITY

In Regional Levels

Workshop: full board package in minimum one star hotel

In Province Levels

a. OSP Consolidation: to be carry on in Provincial Office, provided 2 time for coffe break and once for lunch b. Training Activity; full package day metting which in representantive motel.

In City/Regency Levels

Thematic Discussion conducted in City Coordinator Office, with snack and lunch

TECHNICAL REQUIREMENT/SPECIFICATION FOR EQUIPMENT EXPENSES [ PURCHASES ]

TECHNICAL REQUIREM ENT FOR SOCIALIZATION

In Province Le ve ls

a. Provincial Workshop; carried out 1 day in 3 star hotels, consumption 2 times coffee break and lunch 1 time

In City/Re ge ncy Le ve ls

Midterm Review Workshop: held 2 days at 1-star hotel, full package (stay)

b. M e dia Workshop; carried out 2 days in 3 star hotels, full package (stay)

7

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

Desktop Computer

International Branded Personal Computer (PC) with minimum spesification: Core i3, 500 GB HDD, 2 GB DDR3, 512 MB VGA card, DVD RW, Original Operating System (OS) windows 7 with antivirus tool kit, Monitor 17"-21" LED, 1 year warranty (service & spareparts)

Laptop/Notebook

Notebook with minimum spesification: Pentium Core i5, 500 GB HDD, 2 GB DDR3, 512 MB VGA card, DVD RW, Original Operating System (OS) windows 7 with anti-virus tool kit, 12"-14" WXGA, 1 year warranty (service & spareparts)

Printer Laser Jet

Printer Laser Jet A4, 600 x 600 dpi, 30 ppm print, 2 x 250 Tray, USB port, 1 year warranty (service & spareparts)

TECHNICAL REQUIREMENT/SPECIFICATION FOR EQUIPMENT EXPENSES [ PURCHASES ]

Printer Color A3

Printer Colour Inkjet A3, 5760 x 1440 optimised dpi, 15/15 ppm, USB, 1 year warranty (service & spareparts)

8

Digital Camera

Prosummer digital camera with minimum, spesification: 10 MP CCD sensor, 5x wide angle with optical image stabilizer, up to 4x digital zoom, RAW image recording, 2.8" LCD monitor, 1 year warranty (service & spareparts)

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

GPS tools

Outdoor GPS with minimum specification: - High sensitivity GPS receiver - Barometric altimeter - Electronic compass - waterproof case - Built in basemap and ability to add maps - display resolution 160x240 pixels, 256 level color TFT - Interface: serial & USB - including 64 MB micro SD card - Automatic routing - 10.000 track log points & 20 saved track - 1 year warranty (service & spareparts)

TECHNICAL REQUIREMENT/SPECIFICATION FOR EQUIPMENT EXPENSES [ PURCHASES ]

9

LCD Projector

Scanner

LCD Projector with minimum spesification: XGA 1024 x 768, Lumens 300 ANSI, VGA (HD15) × 2, S-Video × 1, Composite Video × 1, Audio × 2, LCD/DLP Technology, 1 year warranty (service & spareparts)

Scanner with minimum spesification: Flatbed colour scanner, 4800 x 9600 dpi, Hi-speed USB 2.0, 1 year warranty (service & spareparts)

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

Equipment Maintenance (Include existing equipment) Payment of maintenance for 6 months for all equipment and used in at cost.

Lampiran 7 – Petunjuk Penomoran Barang IKMN

PETUNJUK PEMBUATAN NOMOR IKMN Contoh No. Urut Barang :

‘0001

No. Urut Barang

10

INV

INVENTARIS

SCANNER

OSP - XXX

2012

JENIS BARANG

AREA WILAYAH

TAHUN PENGADAAN

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

Lampiran 8 –Surat Pernyataan Sewa Kantor

11

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

Lampiran 9 –Surat Pernyataan Sewa Kendaraan

12

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

Lampiran 11 - Format pembukuan Korkot

Korkot

: BUKU KAS 20 Bulan:……………..

13

Tanggal

Uraian

1

2

No Bukti 3

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

Transaksi Debet Kredit 4 5

Saldo Debet 6

Korkot BUKU BANK 20 Bulan:……………..

14

Tanggal

Uraian

1

2

No Bukti 3

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

Transaksi Debet Kredit 4 5

Saldo Debet 6

Lampiran 11 - Format pembukuan Korkot (continued)

Korkot

: LAPORAN REKONSILIASI – KAS 20 Bulan:……………..

Saldo kas awal bulan

…………………

Ditambah: Penerimaan bulan:

…………………

(sesuai dengan total penerimaan dari buku Kas no 4)

Dikurang: Total Pengeluaran Kas

(…………………)

(sesuai dengan total pengeluaran dari buku kas no 5)

Saldo kas akhir bulan

15

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

…………………

Korkot

: LAPORAN REKONSILIASI – BANK 20 Bulan:……………..

Saldo Bank awal bulan

…………………

Ditambah: Penerimaan bulan:

…………………

(sesuai dengan total penerimaan dari buku Bank no 4)

Dikurang: Total Pengeluaran Bank:

(…………………)

(sesuai dengan total pengeluaran dari buku Bank no 5)

Saldo kas akhir bulan

16

Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP

…………………