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INFORME AA2

CURSO: DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

APRENDIZ: CINDY CAROLINA LOZANO VALENCIA

SENA APARTADO ANT

INFORME AA2 Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje” .Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la documentación. SOLUCION 1. OBJETIVO: Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros. La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de todos los usuarios .

2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con l identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finalización con la divulgación del documento por parte del responsable del proceso. 3. RESPONSBILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de Gestión. 3.1 Coordinador Trabajo:

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio. 3.2 Asistente – Practicante Profesional:

El Asistente del Área – Practicante Profesional, específicamente interviene en la adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación. Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que: -Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente. -Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos. -Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la intranet. -Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables. -Se socialicen los documentos. -Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. -El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la información. -Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento. -Se mantenga Actualizados los listados maestros. 3.3 Líderes de Procesos:

Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos. 4. PRECISIONES 4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle. DOCUMENTO Política Mapa de procesos Procedimientos - instructivos Manuales - Matrices Protocolos - Programas Formatos – Fichas y Guías

4.2 DISPOSICIONES

SOBRE

REPRODUCCION

DE

FORMATOS En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de gestión de publicaciones, para su correspondiente reproducción. Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa empleara los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias. 4.3

REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.  Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al proceso correspondiente.  No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto. Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados enestos medios. La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital. Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso delos registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo. Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc. 4.3.1 LOSREGISTROS DEBEN GARANTIZAR Lo registros apropiados deben garantizar que sean:  Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.  Exactos: debe ser verificado.

 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta lavable.  Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del tiempo.  Claros: debe ser entendible para todos.  Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.  Legible.  No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso decorrectores, etc.  Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena. 4.3.2 USO DE LOS REGISTROS Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los resultados de los procedimientos. Algunos ejemplos de sus usos son:         

Toma de muestras Procesamiento y análisis de información Almacenamiento y distribución Exámenes realizados Calibración de equipos Abastecimiento y vigencia de los insumos Control de calidad No conformidades Acciones correctivas

5. DESCRIPCION DEL PROCESO 5.1

FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

NO

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

Líder del proceso

Elaborar borrador del documento y enviar por correo a la Directora del Departamento de biblioteca con copia al Profesional de Apoyo de corrección de estilo par su respectiva revisión.

Corrector de estilo

Las correcciones de ortografía y sintaxis se hacen de manera directa en la documentación en los casos problemáticos para la interpretación del sentido el corrector enviara sugerencias y comentarios al líder del proceso para que intervenga en el texto antes de su envió como versión final l Sistema de Gestión de la Calidad. De cualquier manera el corrector hará llegar al líder del proceso la documentación revisada. En caso de requerir ajustes en partes problemáticas para la interpretación el líder del proceso hara las modificaciones en las partes indicadas por el corrector y le enviara nuevamente el documento modificado al corrector de estilo. Enviar por correo al Coordinador de

INICIO

1 Identifica necesidad de creación o mejora de documento.

2

Revisa la adecuación de la documentación

SI

3 La documentació n requiere ajustes?

Modifica y envía nuevamente al corrector

Líder del proceso

NO 4

Líder del Solicita y justifica creación, mejora o anulación de

F-SO-OH-12 SOLICITUD DE CREACION Y MEJORA O ANULACION DE DOCUMENTO

proceso

Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo con copia a la profesional de Apoyo del SG-QHSE el formato solicitud de creación, mejora o anulación de documento F-SO-OH-12 junto con el documento sometido a consideración (Resultado de la revisión del corrector de estilo)

Profesional de Apoyo SGQHSE

Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de crear, modificar o anular el documento.

1

5 1 Revisa solicitud y verifica necesidad

Auxiliar del SG-QHSE

NO

6 Aprobada

Informa al líder del proceso

Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo

Si es una solicitud de anulación, se registra y el proceso termina. Cuando se considere necesario define la intervención de un experto a fin de retroalimentar el documento antes de su aprobación final. Según corresponda se presenta al Consejo Directivo para que autorice la creación, mejora o anulación.

Auxiliar del SG-QGHSE

Se diligencia la parte 2 del registro Solicitud de Creación, Mejora o Anulación del Documento F-SO-OH-12, marcando la casilla de aprobado, Diligenciando la fecha de implementación del cambio.

Profesional de Apoyo SGQHSE

Para el caso de creación de documentos se realiza la respectiva codificación y para mejora se actualiza la versión.

SI 3

7 Registra Aprobación En La Solitud De Creación, Mejora O Anulación De Documentos

8 Codifica y/o actualiza la versión

Auxiliar del SG-QHSE

9 Emite y Aprueba documento

Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.

Al editar los documentos se deben registrar las firmas de elaboro, reviso y aprobó, si aplica. El Coordinador del Área de Salud Ocupacional informa al líder sobre la aprobación del documento.

Profesional de Apoyo SGQHSE.

Una vez firmados los documentos se identifican con Copia No Controlada, se graban en PDF (No Aplica para formatos) y se adaptan en el aplicativo disponible.

Auxiliar del SG-QHSE

10 Retira de Intranet los documentos obsoletos

Profesional de Apoyo SGQHSE

Se publican los nuevos documentos en la Intranet. Al documento físico se le coloca el sello de original, se archiva en la carpeta del proceso que corresponda y se destruye la versión anterior.

11

Actualiza Listado Maestro Control de Documentos

Listado Maestro de Control de Documentos

Profesional de Apoyo SGQHSE.

Actualizar Listado Maestro Control De Documentos F-SO-OH-13

Auxiliar del SG-QHSE

2 2

12

Socializa con el líder del proceso y/o funcionario que realizo solicitud.

13 Aplica documento en el proceso correspondiente

Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.

Se comunica al líder que el documento se encuentra liberado y se autoriza su uso.

Líder del Proceso

Informar los cambios de la documentación a los participantes del proceso. Socializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su debida aplicación.

3 FIN

5.2

FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

NO

ACTIVIDAD

1

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.

Los lidere de proceso con apoyo del Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo identifican los registros incorporados en el Sistema de gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo. Enviar por correo al Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo con copia a la Profesional de Apoyo del SG-QHSE el formato solicitud de Creación, Mejora o Anulación de documento F-SO- OH-12 junto con el documento sometido a consideración.

INICIO

2 Identificar los registros a controlar

3 1

Hay

SI

NO Solicitud

Líderes de procesos Líderes de procesos

4

Revisar solicitudes o necesidades de registros

5 Aprobación de solicitud o necesidad de registros

Informa al líder del proceso

Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo. Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.

Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de crear, modificar o anular el documento.

Si es una solicitud de anulación, se registra y el proceso termina. Cuando se considere necesario define la intervención de un experto a fin de retroalimentar el documento antes de su aprobación final. Según corresponda se presenta al Consejo Directivo para que autorice la creación, Mejora o anulación.

6

Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.

Se autoriza y controla los registros

7

Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.

1 Establecer criterios de control de registro

8

9

Actualización del Listado Maestro

Socializa con el líder del proceso y/o funcionario que realizo solicitud.

1

Listado Maestro de Control de Documentos

El Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo actualiza los registros que se generaron cambios o nuevos documentos relacionados con la estructura de los documentos del SGQHSE. Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo establece criterios sobre los registros del SG.QHSE.

Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.

Actualizar Listado Maestro Control de Documentos F-SOOH-13

Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.

Se comunica al líder que el documento se encuentra liberado y se autoriza su uso.

10

Líder del proceso

1

Aplica documento en el proceso correspondiente

FIN

Informar los cambios de la documentación a los participantes del proceso. Socializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su debida aplicación.