330360426-pedoman-tata-naskah.docx

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmat dan hidayatNya, sehingga penyusunan buku Pedoman Tata Naskah UPTD Puskesmas Cibitung dapat diselesaikan dengan baik. Dalam proses penyusunan dokumen diperlukan acuan tata naskah sehingga format yang dihasilkan seragam, sehingga perlu dibuat buku Pedoman Tata Naskah UPTD Puskesmas Cibitung yang akan dijadikan sebagai acuan dan panduan dalam pembuatan dokumen-dokumen dalam kegiatan puskesmas. Dengan tersusunnya buku Pedoman Tata Naskah UPTD Puskesmas Cibitung, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan kontribusi dalam penyusunan buku ini. Kami sadari buku ini belum sempurna, oleh karenanya masukan dan saran perbaikan sangakami harapkan guna penyempurnaannya. Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan rahmat dan hidayaNya kepada kita semua.

Kepala UPTD Puskesmas Cibitung

Yogianto, SKM NIP.1980111720080110004

i

DAFTAR ISI Kata Pengantar ....................................................................................................

i

Daftar Isi ............................................................................................................... ii Bab I Pendahuluan ............................................................................................... 1 Bab II Dokumentasi Puskesmas dan Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama .................................................................................................. 3 Bab III Penyusunan Dokumen Puskesmas .......................................................... 5 A. Keputusan ........................................................................................................ 5 B. Manual Mutu..................................................................................................... 12 C. Rencana Lima Tahunan Puskesmas................................................................ 15 D. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) Tahunan .......................................... 17 E. Pedoman/ Panduan.......................................................................................... 23 F. Penyusunan kerangka acuan program/kegiatan .............................................. 25 G. Standar Operasional Prosedur (SOP) .............................................................. 31 Bab IV Pengendalian Dokumen dan Rekaman Puskesmas Cibitung................... 45 1. 2. 3. 4.

Tujuan Proses ................................................................................................. Tanggung Jawab dan Wewenang................................................................... Uraian Umum .................................................................................................. Kebijakan ........................................................................................................

45 45 45 51

BAB V Penutup .................................................................................................... 53 LAMPIRAN

ii

BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Pengaturan sistem dokumentasi dalam suatu proses implementasi Puskesmas sangat penting karena dokumen merupakan acuan kerja, bukti pelaksanaan dan penerapan kebijakan, program dan kegiatan. Dengan adanya system dokumentasi yang baik dalam suatu institusi/organisasi diharapkan fungsifungsi setiap personel maupun bagian-bagian dari organisasi dapat berjalan sesuai dengan perencanaan dalam mewujudkan kinerja yang optimal. Dokumen secara garis besar dibagi atas dua bagian yaitu dokumen eksternal dan dokumen internal. Dokumen tersebut digunakan untuk membangun dan membakukan system manajemen mutu dan system manajemen pelayanan. Regulasi internal berupa kebijakan/SK, Pedoman, Standar Operasional Prosedur (SOP) dan dokumen lain yang disusun berdasarkan peraturan perundangan dan pedoman (regulasi) eksternal yang berlaku. Agar Puskesmas memiliki acuan dan memudahkan dalam melakukan dokumentasi maka perlu disusun Pedoman Tata Naskah UPTD Puskesmas Cibitung. B. DASAR PENETAPAN TATA NASKAH DINAS Didalam penetapan pedoman Tata Naskah Dinas UPTD Puskesmas sebagai dasarnya adalah: 1. Undang-undang No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan. 2. Undang-undang No. 32 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah. 3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas, 4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 tahun 2013 tentang Pelayanan Kesehatan pada Jaminan Kesehatan Nasional 5. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 80 tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah 6. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia N0 14 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Kesehatan. 7. Peraturan Bupati Sukabumi Nomor 37 Tahun 2015 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sukabumi. Pedoman ini disusun dengan tujuan sebagai berikut 1. Tersedianya pedoman bagi Kepala Puskesmas/Fasiltas Kesehatan Tingkat Pertama, penanggung jawab dan pelaksana Upaya Kesehatan di Puskesmas, dan tim mutu dalam menyusun dokumen-dokumen yang dipersyaratkan dalam standar Pelayanan di Puskesmas, 2. Tersedianya Pedoman bagi Puskesmas di Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk melakukan pendamping pada Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama, 1

3. Tersedianya pedoman penyusunan dokumen untuk pelatihan Puskesmas dan Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama lainnya. B. PENGERTIAN TATA NASKAH DINAS 1. Pedoman Tata Naskah Dinas UPTD Puskesmas pada Dinas Kesehatan Kabupaten Sukabumi adalah sistem pengelolaan dokumen/surat menyurat dan rekaman implementasi, yang meliputi sistem penyusunan tata naskah untuk penyelenggaraan Manajemen Puskesmas, penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat dan Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan. 2.Dokumen penyelenggaraan manajemen Puskesmas meliputi Rencana Lima Tahunan Puskesmas, Pedoman/Manual mutu, Pedoman/Panduan teknis yang terkait manajemen, Standar Operasional Prosedur, Perencanaan Tingkat Puskesmas serta Kerangka Acuan Kegiatan. 3.Dokumen penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat meliputi kebijakan Kepala Puskesmas, Pedoman masing-masing UKM, Standar Operasional Prosedur (SOP), Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM, Kerangka Acuan Kerja untuk masing-masing UKM. 4.Dokumen eksternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/ referensi di dalam penyusunan dokumen Puskesmas.

2

BAB II DOKUMENTASI PUSKESMAS DAN FASILITAS KESEHATAN TINGKAT PERTAMA Sistem manajemen mutu, sistem pelayanan, dan sistem penyelenggaraan upaya Puskesmas perlu dibakukan berdasarkan regulasi internal. Regulasi internal ini disusun dalam bentuk dokumen yang harus dipersiapkan oleh Puskesmas untuk memenuhi standar pelayanan. Penyusunan regulasi internal, perlu didukung regulasi eksternal yang berupa peraturan perundangan dan pedoman-pedoman yang diberlakukan oleh Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan organisasi profesi, yang merupakan acuan bagi Puskesmas dalam menyelenggarakan manajemen Puskesmas, upaya kesehatan masyarakat, dan upaya kesehatan perorangan. Dokumen-dokumen tersebut sebaiknya ada di Puskesmas, dan merupakan dokumen eksternal yang dikendalikan, meskipun dokumen eksternal tersebut tidak merupakan persyaratan dalam penilaian pelayanan Puskesmas. Dokumen-dokumen yang perlu dipersiapkan di Puskesmas dapat dibedakan sebagai berikut : A. Penyelenggaraan manajemen Puskesmas: 1. Kebijakan Kepala Puskesmas/Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama, 2. Rencana Lima Tahunan Puskesmas 3. Pedoman/manual mutu, 4. Pedoman/panduan teknis yang terkait dengan manajemen 5. Standar Operasional Prosedur (SOP) 6. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP): Rencana Usulan Kegiatan (RUK) dan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) 7. Kerangka Acuan Kegiatan B. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas: 1. Kebijakan Kepala Puskesmas, 2. Pedoman untuk masing-masing upaya kesehatan masyarakat, 3. Standar Operasional Prosedur (SOP), 4. Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM, 5. Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM,

3

BAB III PENYUSUNAN DOKUMEN PUSKESMAS A. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) a. Pengertian Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk: 1. Menetapkan/ mengubah status kepegawaian/ personal keanggotaan /material/ peristiwa; 2. Menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/ tim; 3. Menetapkan pelimpahan wewenang. b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1. Kepala a) Kop naskah dinas, yang berisi lambang Negara dan nama jabatan untuk pejabat Negara atau logo dan nama instansi untuk pejabat eselon I, II dan Kepala Unit Pelaksana Teknis, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; b) Kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c) Nomor Keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d) Kata penghubung tentang, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; e) Judul Keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; f) Kalimat Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan g) Nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma.

4

2. Konsiderans Bagian konsiderans keputusan terdiri dari a) Kata

menimbang,

yaitu

konsiderans

an/tujuan/kepentingan/pertimbangan

yang

tentang

memuat

perlu

alas

ditetapkannya

Keputusan; b) Kata

mengingat,

yaitu

konsiderans

yang

memuat

peraturan

perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran keputusan. 3. Diktum Bagian diktum Keputusan terdiri dari hal berikut. a) Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital. b) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital. c) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan 4. Batang Tubuh Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan Peraturan, tetapi substansi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan

bilangan

bertingkat/diktum

Kesatu,

Kedua,

Ketiga,

dan

seterusnya. 5. Kaki Bagian kaki Keputusan terdiri dari a) Tempat dan tanggal penetapan Keputusan; b) Jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan; d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. d. Pengabsahan 1) Pengabsahan

merupakan

suatu

pernyataan

bahwa

sebelum

digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang 5

bertanggung jawab dibidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan. 2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata Salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda tangan, dan dibubuhi nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital. e. Distribusi Keputusan

yang

telah

ditetapkan

didistribusikan

kepada

yang

berkepentingan. f. Hal yang Perlu diperhatikan Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan yang bersifat pengaturan disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Aturan penulisan kebijakan adalah sebagai berikut 1. Memakai Kertas dengan Kop Surat UPTD Puskesmas dengan menggunakan kertas HVS 80 gram, PH 7, ukuran Folio/A4 (21,0 cm x 29,7 cm) 2. Jenis huruf yang digunakan adalah Arial 3. Ukuran huruf 12 4. Spasi 1,15 5. Batas kertas : a.

Batas kanan : 2,5 cm

b.

Batas kiri

: 3 cm

c.

Batas atas

: 2,5 cm

d.

Batas bawah : 2,5 cm

6. Nomor ditulis sesuai system penomoran UPTD Puskesmas dan no urut menggunakan tinta biru. 7. Judul ditulis dengan huruf Kapital

Format Peraturan/ surat keputusan dapat disusun sebagai berikut: 1. Pembukaan: a. Judul : Surat Keputusan Kepala …………….… b. Nomor: ditulis sesuai sistem penomoran surat keputusan di FKTP,

6

c. Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis dengan huruf kapital, d. Konsideran, meliputi: 1) Menimbang: memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf capital diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ), dan diletakkan di bagian kiri, konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil abjad dan dimulai dengan kata bahwa dengan “b” huruf kecil; 2) Mengingat: memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat keputusan tersebut. Perturan perundangnan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsideran ini diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang. Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan diawali dengan nomor dengan huruf angka 1, 2, dst. 2. Diktum: a. Diktum “Memutuskan” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf capital, serta diletakkan di tengah margin; b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf capital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ); c. Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf capital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ). 3. Batang Tubuh. a. Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya: KESATU : KEDUA : dst b. Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan/keputusan. d. Kaki: Kaki peraturan/keputusan merupakan bagian akhir substansi peraturan/keputusan yang memuat penanda tangan penerapan peraturan/keputusan, pengundangan peraturan/keputusan yang teridiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menanda tangani.

7

e. Penandatanganan: Peraturan/Keputusan Kepala FKTP ditandatangani oleh Kepala FKTP, dituliskan nama tanpa gelar. f. Lampiran peraturan/keputusan: 1). Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor peraturan/keputusan 2). Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Kepala FKTP.

8

PEMERINTAH KABUPATEN SUKABUM DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS CIBITUNG JL.Raya Cikaso KM 6 Telp.Kecamatan Cibitung, Kabupaten Sukabumi e-mail:puskesmascibitung@ymail,com Kode Pos 43172

2 spasi

KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS CIBITUNG 2 spasi

Penomoran mengacu pada pola klasifikasi arsip dan no urut menggunakan tinta biru sesuai dg Pemenkes no. 14 th 2017

NOMOR …… TAHUN…… 2 spasi

TENTANG

……………………………………...............

2 spasi

KOP SURAT Puskesmas Cibitung sesuai dengan Tata naskah Dinas di lingkungan pemerintah Kabupaten Sukabumi dan untuk jenis huruf sesuai dg Permenpan no.80 th 2012

KEPALA UPTD PUSKESMAS CIBITUNG 1 spasi

Menimbang

: a. bahwa…………………………………………………………… ………...………………………………………………………… …………………..; b. bahwa…………………………………………………………… ……..…………………………………………………………… ………………………;

Mengingat

: 1. …………………………………………………………………… ………….; 1,5 spasi 2. …………………………………………………………………… ………….;

9

MEMUTUSKAN : 1,5 spasi

Menetapkan

: KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS CIBITUNG TENTANG …………………………………………………………………… ………………

KESATU

: ………………………………………………………………………… …………

KEDUA

: ………………………………………………………………………… …………

Dst 2 spasi

Ditetapkan di Cibitung Pada tanggal ………………… 1 spasi

KEPALA UPTD PUSKESMAS CIBITUNG, 3 spasi

Salinan sesuai dengan aslinya 1 spasi

KASUBBAG TATA USAHA,

YOGIANTO

Nama jabatan di tulis dengan huruf kapital, Nama lengkap di tulis dengan huruf kapital di cetak tebal dan tidak mencantumkan gelar dan NIP. Sesuai dg Permenpan no.80 th 2012

3 spasi

HENDRA GUNAWAN Penata NIP.196709281991031005

10

B. Manual Mutu, Manual Mutu adalah: dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan dipelihara oleh organisasi, yang meliputi: 1. Pendahuluan a) Latar belakang 1) Profil organisasi 2) Kebijakan mutu 3) Proses pelayanan (proses bisnis) b) Ruang lingkup c) Tujuan d) Landasan hukum dan acuan e) Istilah dan definisi 2. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan: a) Persyaratan umum b) Pengendalian dokumen c) Pengendalian rekaman 3. Tanggung Jawab Manajemen a) Komitmen manajemen b) Fokus pada sasaran/pasien c) Kebijakan mutu d) Perencanaan sistem manajemen mutu dan pencapaian sasaran kinerja/mutu e) Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi f) Wakil manajemen mutu/penanggung jawab manajemen mutu g) Komunikasi internal 4. Tinjauan Manajemen: a) Umum b) Masukan tinjauan manajemen c) Luaran tinjauan 5. Manajemen sumber daya: a) Penyediaan sumber daya b) Manajemen sumber daya manusia c) Infrastruktur 11

d) Lingkungan kerja 6. Penyelenggaraan pelayanan: a) Upaya kesehatan masyarakat b) Pelayanan klinis (Upaya kesehatan perorangan) 7. Penutup

Lampiran (jika ada)

Aturan penulisan manual mutu adalah sebagai berikut 1. Kertas ukuran A4 2. Jenis huruf Arial 3. Ukuran huruf 12 4. Spasi 1,5 5. Batas kertas: a. Batas kanan

: 2,5 cm

b. Batas kiri

: 3 cm

c. Batas atas

: 2,5 cm

d. Batas bawah

: 2,5 cm

C. Rencana Lima Tahunan Puskesmas 1. Pendahuluan Sejalan dengan rencana stratejik Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Puskesmas

perlu

menyusun

rencana

kinerja

lima

tahunan

dalam

memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan target kinerja yang ditetapkan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Rencana lima tahunan tersebut harus sesuai dengan visi, misi, tugas pokok dan fungsi Puskesmas bedasarkan pada analisis kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan sebagai upaya untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat secara optimal. Dalam menyusun rencana lima tahunan, Kepala Puskesmas bersama seluruh jajaran karyawan yang bertugas di Puskesmas melakukan analisis situasi yang meliputi analisis pencapaian kinerja, mencari factor-faktor yang menjadi pendorong maupun penghambat kinerja, sehingga dapat menyusun

12

program kerja lima tahunan yang dijabatkan dalam kegiatan dan rencana anggaran.

2. Sistematika Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas Sistematika Rencana kinerja lima tahunan Puskesmas dapat disusun dengan sistematika sebagai berikut: Bab I. Pendahuluan A. Keadaan Umum Puskesmas B. Tujuan penyusunan rencana lima tahunan Bab II. Kendala dan Masalah A. Identifikasi dan Masalah a. Tim

mempelajari

kebijakan,

RPJM,

rencana

strategis

Kementerian Kesehatan, Standar Pelayanan Minimal (SPM) kabupaten/ kota, Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota, target kinerja lima tahunan

yang harus dicapai oleh

puskesmas. b. Tim mengumpulkan data : a) Data umum b) Data wilayah c) Data penduduk sasaran d) Data cakupan e) Data sumber daya c. Tim melakukan analisis data d. Alternative pemecahan masalah B. Penyusunan rencana C. Penyusunan rencana D. Penyusunan pelengkap dokumen Bab III. Indikator dan standar kinerja untuk tiap upaya dan jenis pelayanan puskesmas Bab IV. Analisis Kinerja A. Pencapaian

Kinerja

untuk

tiap

jenis pelayanan

dan

upaya

puskesmas. B. Analisis Kinerja: menganalisis factor pendukung penghambat pencapaian kinerja. 13

Bab. V Rencana Pencapaian Kinerja Lima Tahun A. Program Kerja dan kegiatan: berisi program-program kerja yang akan dilakukan yang meliputi antara lain: 1. Program Kerja Pengembangan SDM, yang dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan,

misalnya:

pelatihan,

pengusulan

penambahan SDM, seminar, workshop, dsb 2. Program Kerja Pengembangan sarana, yang dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan,

misalnya:

pemeliharaan

sarana,

pengadaan alat-alat kesehatan, dsb 3. Program Kerja Pengembangan Manajemen, dan seterusnya,.

B. Rencana anggaran: yang merupakan rencana biaya untuk tiaptiap program kerja dan kegiatan-kegiatan yang direncanakan secara garis besar Bab VI. Pemantauan dan Penilaian Bab VII. Penutup Lampiran : matriks rencana kinerja lima tahunan Puskesmas 3. Langkah-langkah Penyusunan Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas: Adapun tahapan penyusunan rencana lima tahunan Puskesmas adalah sebagai berikut: a. Membentuk tim penyusunan rencana kinerja lima tahun yang terdiri dari Kepala

Puskesmas

bersama

dengan

penanggung

jawab

upaya

Puskesmas. b. Tim mempelajari rencana stratejik Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, target kinerja lima tahunan yang harus dicapai oleh Puskesmas c. Tim mengumpulkan data pencapaian kinerja d. Tim melakukan analisis kinerja e. Tim menyusun pentahapan pencapaian indikator kinerja untuk tiap upaya Puskesmas dengan penjabaran pencapaian untuk tiap tahun f. Tim menyusun program kerja dan kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai target pada tiap-tiap indicator kinerja g. Tim menyusun dokumen rencana kinerja lima tahunan untuk disahkan oleh Kepala Puskesmas h. Sosialisasi rencana pada seluruh jajaran puskesmas 14

4. Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan Panduan dalam mengisi matriks rencana kinerja lima tahunan: a. Nomor : diisi dengan nomor urut b. Upaya Kesehatan Masyarakat di Puskesmas: diisi dengan Upaya Kesehatan Masyarakat yang dilaksanakan di Puskesmas tersebut, misalnya Upaya KIA, Upaya KB, Upaya PKM, dan seterusnya, c. Indikator: diisi dengan indikator-indikator yang menjadi tolok ukur kinerja Upaya d. Standar : diisi dengan standar kinerja untuk tiap indicator e. Pencapaian : diisi dengan pencapaian kinerja tahun terakhir f. Target pencapaian: diisi dengan target-target yang akan dicapai pada tiap tahap tahunan g. Program Kerja : diisi dengan Program Kerja yang akan dilakukan untuk mencapai target pada tiap tahun berdasarkan hasil analisis kinerja, misalnya program kerja pengembangan SDM, program kerja peningkatan mutu, program kerja pengembangan SDM, program kerja pengembangan sarana, dsb h. Kegiatan: merupakan rincian

kegiatan untuk tiap program yang

direncanakan, misalnya untuk program pengembangan SDM, kegiatan Pelatihan Perawat, Pelatihan Tenaga PKM, dan sebagainya. i. Volume : diisi dengan volume kegiatan yang direncanakan untuk tiap tahapan tahunan j. Harga Satuan: harga satuan untuk tiap kegiatan, k. Perkiraan Biaya : diisi dengan perkalian antara volume dengan harga satuan. 5. Penutup. Panduan ini disusun dengan harapan akan membantu Kepala Puskesmas dalam menyusun rencana kinerja lima tahunan, yang kemudian diuraikan dalam rencana tahunan dalam bentuk Rencana Usulan Kegiatan dan Rencana Pencapaian Kegiatan. Lampiran: Lampiran 1. Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas

15

Aturan penulisan rencana lima tahunan puskesmas adalah sebagai berikut 1. Kertas ukuran A4 2. Jenis huruf Arial 3. Ukuran huruf 12 4. Spasi 1,15 5. Batas kertas: a. Batas kanan

: 2,5 cm

b. Batas kiri

: 3 cm

c. Batas atas

: 2,5 cm

d. Batas bawah

: 2,5 cm

D. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) Tahunan Perencanaan adalah: suatu proses kegiatan secara urut yang harus dilakukan untuk mengatasi permasalahan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan memanfaatkan sumberdaya yang tersedia secara berhasil guna dan berdaya guna. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) diartikan sebagai proses penyusunan rencana kegiatan Puskesmas pada tahun yang akan datang, dilakukan secara sistematis untuk mengatasi masalah atau sebagian masalah kesehatan masyarakat diwilayah kerjanya. Perencanaan Puskesmas mencakup semua kegiatan upaya Puskesmas yang dilakukan di Puskesmas baik wajib, pengembangan maupun upaya khusus spesifik wilayah/ Puskesmas sebagai rencana Tahunan Puskesmas yang dibiayai oleh pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah serta sumber dana lainnya. 1. Mekanisme Perencanan Tingkat Puskesmas. Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) adalah: menyusun usulan kegiatan yang meliputi usulan mencakup semua kegiatan semua upaya Puskesmas, maupun upaya khusus spesifik wilayah/ Puskesmas. Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK) memperhatikan berbagai kebijakan yang berlaku, baik secara global, nasional maupun daerah sesuai dengan hasil kajian data dan informasi yang tersedia di Puskesmas. Puskesmas perlu mempertimbangkan masukan dari masyarakat melalui 16

kajian maupun asupan dari lintas sektoral Puskesmas. Rencana Usulan Kegiatan harus dilengkapi usulan pembiayaan

untuk kebutuhan rutin,

sarana, prasarana dan operasional Puskesmas. RUK yang disusun merupakan RUK tahun mendatang

(H+1). RUK dibahas di Dinas

Kesehatan Kabupaten/ Kota selanjutnya terangkum dalam usulan Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota akan diajukan ke DPRD untuk memperoleh persetujuan pembiayaan dan dukungan politis. Secara rinci RUK dijabarkan kedalam rencana pelaksanaan kegiatan (RPK). Setelah menapatkan persetujuan, selanjutnya diserahkan ke Puskesmas melalui Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota maka disusun secara rinci rencana pelaksanaan kegiatan dengan menyesesuaikan anggaran yang telah turun. 2. Tahap penyusunan RUK. a. Tahap persiapan. Tahap ini mempersiapkan staf Puskesmas yang terlibat dalam proses penyusunan RUK agar memperoleh kesamaan pandangan dan pengetahuan untuk melaksanakan tahap- tahap perencanaan. b. Tahap analisis situasi. Tahap ini dimkasudkan untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan permasalahan yang dihadapi Puskesmas melalui proses analisis terhadap data yang dikumpulkan tim yang telah ditunjuk oleh Kepala Puskesmas. Data- data tersebut mencakup data umum, data khusun (hasil penilaian kinerja Puskesmas. 3. Tahap penyusunan RUK. Penyusunan RUK memperhatikan hal- hal untuk mempertahankan kegiatan

yang

sudah

dicapai

pada

periode

sebelumnya

dan

memperhatikan program/ upaya yang masih bermasalah, menyusun rencana kegiatan baru yang disesuaikan dengan kondisi kesehatan diwilayah tersebut dan kemampuan Puskesmas. Penyusunan RUK terdiri dua tahap, yaitu: a. Analisis Masalah dan Kebutuhan Masyarakat. Analisis masalah dan kebutuhan masyarakat dilakukan melalui kesepakatan tim penyusun dan lintas sektoral Puskesmas melalui:

17

1) Identifikasi masalah dan kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan, melalui analisis kesehatan masyarakat (community health analysis) 2) Menetapkan urutan prioritas masalah, 3) Merumuskan masalah, 4) Mencari akar penyebab, dapat mepergunakan diagram sebab akibat, pohon masalah, curah pendapat, dan alat lain yang dapat digunakan. b. Penyusunan RUK Penyusunan

RUK

meliputi

upaya

kesehatan

upaya

wajib,

pengembangan dan upaya khusus setempat yang meliputi: 1) Kegiatan tahun yang akan datang, 2) Kebutuhan sumber daya, 3) Rekapitulasi rencana usulan kegiatan. 4. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan Rencana

Pelaksanaan

Kegiatan

baik

upaya

kesehatan

wajib,

pengembangan maupun khusus setempat dan rencana inovasi secara bersama-sama, terpadu dan terintegrasi, dengan langkah-langkah: a. Mempelajari alokasi kegiatan, b. Membandingkan alokasi kegiatan yang disetujui dengan RUK, c. Menyusun rancangan awal secara rinci, d. Mengadakan lokakarya mini, e. Membuat Rencana Pelaksanaan Kegiatan. Proses

penyusunan

Perencanaan

Tingkat

Puskesmas

dengan

menggunakan format- format sesuai dengan Pedomanan Perencanaan Tingkat Puskesmas yang dikeluarkan Kementrian Kesehatan Direktorat Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat, tahun 2006. Aturan penulisan perencanaan tingkat puskesmas (PTP) tahunan adalah sebagai berikut 1. Kertas ukuran A4 2. Jenis huruf Arial 3. Ukuran huruf 12 4. Spasi 1,15

18

a. Batas kertas: Batas kanan: 2,5 cm, Batas kiri: 3 cm,Batas atas :2,5cm,Batas bawah: 2,5 cm.

19

RENCANA PELAKSANA KEGIATAN UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT/ UPAYA KESEHATAN PERSEORANGAN DI UPTD PUSKESMAS CIBITUNG 2019 NO

UPAYA

KEGIATAN

TUJUAN

SASARAN

KESEHATAN 1

2

3

4

5

TARGET

PENANGGUNG

VOLUME

SASARAN

JAWAB

KEGIATAN

6

7

8

JADWAL

9

RINCIAN

LOKASI

BIAYA

PELAKSANAAN

PELAKSANAAN

10

11

12

UKM ESENSIAL 1

KIA & KB

Sukabumi, tgl-bln-tahun Mengetahui,

Upaya

Yogianto Nip. 198011172008011004

21

RENCANA USULAN KEGIATAN PROGRAM KESEHATAN UPTD KESEHATAN ………………………… UPTD PUSKESMAS CIBITUNG TAHUN 2019

NO

1

UPAYA KESEHATAN

2

KEGIATAN

3

TUJUAN

4

SASARAN

TARGET SASARAN

5

Mengetahui, Kepala UPTD Puskesmas Cibitung

Yogianto Nip. 198011172008011004

6

PENANGGUNG

KEBUTUHAN SUMBER

JAWAB

DAYA

7

8

MITRA

WAKTU

KEBUTUHAN

INDIKATOR

SUMBER

KERJA

PELAKSANA

ANGGARAN

KINERJA

PEMBIAYAAN

9

10

11

12

13

Sukabumi, tgl-bln-tahun Penanggung Jawab Program Kesehatan ………… …………………….. Nip. ……………………

22

E. Pedoman/ Panduan Pedoman/ panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan

dengan

baik dan benar melalui penerapan SOP. Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan maka Puskesmas menyusun/membuat sistematika buku pedoman/ panduan sesuai kebutuhan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan yaitu : 1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan Kepala Puskesmas untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut. 2. Peraturan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas. 3. Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun sekali. 4. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/ Panduan untuk suatu kegiatan/ pelayanan tertentu, maka Puskesmas dalam membuat pedoman/ panduan wajib mengacu pada pedoman/ panduan yang diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan. 5. Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai berikut : a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja BAB I Pendahuluan BAB II Gambaran Umum Puskesmas BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabatan BAB VII Tata Hubungan Kerja 23

BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi BAB X Pertemuan/ Rapat BAB XI

Pelaporan 1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan

b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman C. Ruang Lingkup Pelayanan D. Batasan Operasional E. Landasan Hukum BAB II

STANDAR KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia B. Distribusi Ketenagaan C. Jadwal Kegiatan BAB III

STANDAR FASILITAS

A. Denah Ruang B. Standar Fasilitas BAB IV

TATALAKSANA PELAYANAN

BAB V

LOGISTIK

BAB VI

KESELAMATAN PASIEN

BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX

PENUTUP

c. Format Panduan Pelayanan Puskesmas BAB I

DEFINISI

BAB II

RUANG LINGKUP

BAB III

TATALAKSANA

BAB IV

DOKUMENTASI

24

Sistematika panduan pelayanan Puskesmas dapat dibuat sesuai dengan materi/isi

panduan.

pedoman/panduan

Pedoman/panduan minimal

yang

yang

harus

harus

ada

di

dibuat

adalah

Puskesmas

yang

dipersyaratkan sebagai regulasi yang diminta dalam elemen penilaian. Bagi Puskesmas yang telah menggunakan e-file tetap harus mempunyai hardcopy

pedoman/panduan

yang

dikelola

oleh

bagian

Tata

Usaha

Puskesmas. Aturan penulisan panduan adalah sebagai berikut 1. Kertas ukuran A4 2. Jenis huruf Arial 3. Ukuran huruf 12 4. Spasi 1,15 5. Batas kertas: a. Batas kanan

: 2,5 cm

b. Batas kiri

: 3 cm

c. Batas atas

: 2,5 cm

d. Batas bawah

: 2,5 cm

F. Penyusunan Kerangka Acuan Program/Kegiatan Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oeh

Puskesmas,

peningkatan

mutu

misalnya:

program

Puskesmas

dan

pengembangan Keselamatan

SDM,

program

Pasien,

Program

pencegahan bencana, Program pencegahan kebakaran, Program Imunisasi, dsb.

Dalam menyusun kerangka acuan harus jelas tujuan dan kegiatan-

kegiatan yang akan dilakukan dalam mencapai tujuan. Tujuan dibedakan atas tujuan umum yang merupakan tujuan secara garis besar dari keseluruhan program/kegiatan, dan tujuan khusus yang merupakan tujuan dari tiap-tiap kegiatan yang akan dilakukan.

Dalam kerangka acuan harus dijelaskan

bagaimana cara melaksanakan kegiatan agar tujuan tercapai, dengan penjadwalan yang jelas, dan evaluasi serta pelaporan. 1. Sistematika/ Format Kerangka Acuan Program/Kegiatan Sistematika atau format kerangka acuan Program/Kegiatan adalah sebagai berikut : a. Pendahuluan 25

b. Latar belakang c. Tujuan umum dan tujuan khusus d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan e. Cara melaksanakan kegiatan f. Sasaran g. Jadwal pelaksanaan kegiatan h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan i. Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan Jika diperlukan, dapat ditambahkan butir-butir lain sesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi, misalnya rencana pembiayaan dan anggaran Petunjuk Penulisan a. Pendahuluan Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/ kegiatan b. Latar belakang Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat. c. Tujuan umum dan tujuan khusus Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/kegiatan. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan. e. Cara melaksanakan kegiatan Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain f. Sasaran Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan . 26

Sasaran Program/kegiatan

menunjukkan hasil antara yang diperlukan

untuk merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu : 1) Specific : sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik. 2) Measurable : sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akontabilitas harus ditanamkan

kedalam

proses

perencanaan.

Oleh

karenanya

meetodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/ kegiatan) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan. 3) Agressive but Attainable : apabila sasaran harus dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak. 4) Result oriented : sedapat mungkin sasaran harus menspesifikkan hasil yang ingin dicapai. Misalnya : mengurangi komplain masyarakat terhadap pelayanan rawat inap sebesar 50% 5) Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (sebaiknya kurang dari 1 tahun). Kalau ada Program/kegiatan 5 (lima) tahun dibuat sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di Puskesmas. g. Jadwal pelaksanaan kegiatan Skedul atau jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiaptiap rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan Gantt. h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan kegiatan terhadap Jadwal yang direncanakan. Jadwal tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu 27

tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu Program/kegiatan secara keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan. Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa. i. Penutup Aturan penulisan kerangka acuan program/kegiatan adalah sebagai berikut 1. Kertas ukuran A4 2. Jenis huruf Arial 3. Ukuran huruf 12 4. Spasi 1,15 5. Batas kertas: a. Batas kanan

: 2,5 cm

b. Batas kiri

: 3 cm

c. Batas atas

: 2,5 cm

d. Batas bawah

: 2,5 cm

28

KERANGKA ACUAN KEGIATAN PROGRAM………………………………………. UPTD PUSKESMAS CIBITUNG

PEMERINTAH KABUPATEN SUKABUMI DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS CIBITUNG JL.Raya Cikaso KM 6 Telp. Kecamatan Cibitung, Kabupaten Sukabumi e-mail:[email protected] Kode Pos 43172

29

PEMERINTAH KABUPATEN SUKABUMI DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS CIBITUNG JL.Raya Cikaso KM 6 Telp. Kecamatan Cibitung, Kabupaten Sukabumi e-mail:[email protected] Kode Pos 43172

KERANGKA ACUAN PROGRAM …………………………… UPTD PUSKESMAS CIBITUNG I. Pendahuluan

II. Latar Belakang

III. Tujuan : A. Tujuan Umum : B. Tujuan Khusus :

IV. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan

V. Cara Melaksanakan Kegiatan dan Sasaran : No Kegiatan Pelaksana Program Lintas program Pokok UKGM terkait

Lintas sektor terkait

Ket

VI. Sasaran

30

VII. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan 2016 2017

VIII.

des

nov

okt

sep

Ags

Jul

jun

Mei

apr

Mar

feb

jan

Des

Kegiatan

Nov

No

Monitoring Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan

IX. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan

G. Standar Operasional Prosedur (SOP) Istilah prosedur ada beberapa pengertian, diantaranya: 1. Standard Operating Procedures (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintah, (Kepmenpan No.021 tahun 2008). 2.

Instruksi kerja adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara rinci, spesifik dan bersifat instruktif, yang dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar dapat mencapai hasil kerja sesuai persyaratan yang telah ditetapkan (Susilo, 2003). Langkah didalam penyusunan instruksi kerja sama dengan penyusunan prosedur, namun ada perbedaan, instruksi kerja adalah suatu proses yang melibatkan satu bagian/unit/ profesi, sedangkan proses yang melibat

prosedur

adalah suatu

lebih dari satu bagian/ unit/ profesi. Prinsip dalam

penyusunan prosedur dan instruksi kerja adalah kerjakan yang ditulis, tulis yang dikerjakan, buktikan dan tindak-lanjut, serta dapat ditelusur hasilnya. 3.

Standar

Operasional

Prosedur

(SOP)

adalah

suatu

perangkat

instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. Istilah ini digunakan di Undang-undang No. 29 Tahun 2004, tentang Praktik Kedokteran dan Undang-undang No. 44 Tahun 2009, tentang Rumah Sakit,

31

Beberapa Istilah Prosedur yang sering digunakan yaitu :  Prosedur yang telah ditetapkan disingkat Protap,  Prosedur untuk panduan Kerja (prosedur kerja, disingkat PK),  Prosedur untuk melakukan tindakan,  Prosedur Penatalaksanaan  Petunjuk pelaksanaan disingkat Juklak,  Petunjuk pelaksanaan secara tehnis, disingkat Juknis, Walaupun

banyak

istilah

tentang

pengertian

prosedur

agar

tidak

menjadikan salah tapsir maka yang dipergunakan didalam dokumen Puskesmas dan Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama didalam buku panduan ini adalah “Standar Prosedur Operasional (SOP)”. Sedangkan pengertian SOP adalah : Suatu perangkat instruksi/ langkah-langkah yang di bakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. a. Tujuan Penyusunan SOP, Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan

efisien, efektif,

konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku. b. Manfaat SOP c. Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas d. Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan e. Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan pekerjaannya. Contoh : SOP

Pemberian

informasi,

SOP

Pemasangan

infus,

SOP

Pemindahan pasien dari tempat tidur ke kereta dorong, f. Format SOP 1) Format SOP dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang digunakan, contoh pada lampiran, dan diberlakukan sesuai dengan Puskesmas ini diberlakukan, 2) Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan materi/kolom misalnya, nama penyusun SOP, unit yang memeriksa SOP. Untuk SOP tindakan agar memudahkan didalam melihat langkah- langkahnya dengan bagan alir, persiapan

32

alat dan bahan dan lain- lain, namun tidak boleh mengurangi item-tem yang ada di SOP. Format SOP sebagai berikut : Penjelasan : Penulisan SOP yang harus tetap didalam tabel/kotak adalah : nama Puskesmas dan logo, judul SOP, nomor dokumen,

tanggal terbit dan

tandatangan Kepala Puskesmas, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur/ langkah- langkah, dan unit terkait boleh tidak diberi kotak/ tabel. g.

Petujuk Pengisian SOP

1) Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah Kabupaten Sukabumi dan logo Puskesmas. 2) Kotak Heading : masing-masing kotak (Puskesmas, judul SOP, No. Dokumen, No. Revisi, Halaman, SOP, Tanggal Terbit, ditetapkan Kepala Puskesmas) diisi sebagai berikut : a) Heading dicetak pada setiap halaman. Untuk halaman pertama heading lengkap dengan

logo Pemerintah Daerah dan logo

Puskesmas. Untuk halaman kedua dan seterusnya heading tidak perlu diberi logo. b) Kotak Nama FKTP diberi nama Puskesmas. c) Judul SOP : diberi Judul /nama SOP sesuai proses kerjanya. d) No. Dokumen: diisi dengan nomor urut SOP 440/[XXXX]/SOP-[MM] /PKM/[YYYY], penomoran SOP dibuat oleh sekretariat umum puskesmas XXXX : nomor urut dokumen MM : jenis upaya pelayanan ; -

ADMEN : administrasi dan manajemen puskesmas

-

UKM : upaya kesehatan masyarakat

-

UKP : upaya kesehatan perseorangan

PKM : Puskesmas YYYY : tahun terbit dokumen e) No. Revisi : diisi dengan status revisi,

diisi menggunakan angka,

misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 00, sedangkan

33

dokumen revisi pertama diberi nomor 01, revisi kedua diberi nomor 02, dan seterusnya. f) Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut (misalnya ; halaman pertama : 1/5, halaman kedua : 2/5, dan seterusnya). g) SOP diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah) yang digunakan Puskesmas, misalnya : SOP. h) Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SOP tersebut. i) Ditetapkan Kepala Pusksmas: diberi tanda tangan Kepala Puskesmas dan nama jelasnya. a. Isi SOP Isi dari SOP minimal adalah sebagai berikut: Isi SOP adalah sebagai berikut: a) Pengertian : berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin

sulit

dipahami

atau

menyebabkan

salah

pengertian/menimbulkan multi persepsi. b) Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “Sebagai acuan……” c) Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SOP tersebut, contoh untuk SOP imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No ........... tentang Pelayanan Imunisasi. d) Referensi : berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang- undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka. e) Langkah- langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu. f) Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. Dari keenam isi SOP sebagaimana diuraikan di atas, dapat ditambahkan antara lain: bagan alir, dokumen terkait. 34

g) Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart) : Didalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkah- langkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/bagan alir untuk memudahkan dalam pemahaman langkahlangkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro. (1) Diagram alir makro/ Macro flow chart, menunjukkan kegiatankegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbol. Bentuk balok :

(2) Diagram alir mikro/ micro

flow chart, menunjukkan rincian

kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro,

bentuk

simbul sebagai berikut: o Awal kegiatan : o Akhir kegiatan :

o Keputusan :

Ya

?

o Tidak

o Penghubung :

o Dokumen :

,

Arsip :

h) Dokumen Terkait : berisi nama-nama dokumen yang ada kaitannya dengan SOP tersebut.

35

i) Rekaman historis perubahan : berisi riwayat jika dilakukan revisi SOP.

b. Tata Cara Pengelolaan SOP: 1) Agar ditetapkan siapa yang mengelola SOP, 2) Pengelola SOP harus mempunyai arsip seluruh SOP Puskesmas, 3) Pengelola SOP agar membuat tata cara penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan, evaluasi dan revisi SOP c. Tata Cara Penyusunan SOP Hal-hal yang perlu diingat : 1) Siapa yang harus menulis atau menyusun SOP 2) Bagaimana merencanakan dan mengembangkan SOP 3) Bagaimana SOP dapat dikenali 4) Bagaimana memperkenalkan SOP kepada pelaksana dan unit terkait 5) Bagaimana pengendalian SOP: penomoran, revisi yang keberapa, dan distribusi kepada siapa. 6) Syarat penyusunan SOP :  Identifikasi kebutuhan, yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang dilakukan saat ini sudah memiliki SOP atau belum, dan bila sudah agar diidentifikasi apakah SOP masih efektif atau tidak, jika belum apakah kegiatan tersebut perlu disusun prosedurnya.  Perlu ditekankan bahwa SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk oleh Kepala Puskesmas/FKTP hanya untuk menanggapi dan mengkoreksi SOP tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SOP hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/unit kerja dalam penyusunan SOP.  SOP harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim Mutu diminta memberikan tanggapan.  Di dalam SOP harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan, dan mengapa.

36

 SOP jangan menggunakan kalimat majemuk, subjek, predikat dan objek harus jelas.  SOP harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang dikenal pemakai.  SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SOP pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SOP profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan

Ilmu

Pengetahuan

dan

Teknologi

(IPTEK)

kesehatan, dan memperhatikan aspek keselamatan pasien. d. Proses penyusunan SOP 1) SOP disusun dengan menggunakan format sesuai dengan panduan penyusunan dokumen Puskesmas/FKTP ini. 2) Penyusunan

SOP

dapat

dikoordinir

oleh

tim

mutu/tim

Puskesmas/FKTP dengan mekanisme sebagai berikut : a) Pelaksana atau unit kerja/ upaya menyusun SOP dengan melibatkan unit terkait. b) SOP

yang

telah

disusun

oleh

pelaksana

atau

unit kerja

disampaikan ke tim mutu/tim, c) Fungsi tim mutu/ tim Puskesmas didalam penyusunan SOP adalah : (1) Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki SOP yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi bahasa maupun penulisan, (2) Mengkoordinir proses pembuatan SOP sehingga tidak terjadi duplikasi SOP/tumpang tindih SOP antar unit, (3) Melakukan

cek

ulang

terhadap

SOP-SOP

yang

akan

ditandatangani oleh Kepala Puskesmas. (4) Penyusunan SOP dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan SOP. Untuk SOP pelayanan dan SOP administrasi, untuk melakukan identifikasi kebutuhan SOP bisa dilakukan dengan menggambarkan proses bisnis di unit kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang dilakukan di unit tersebut. Untuk melakukan identifikasi kebutuhan SOP dapat pula dilakukan 37

dengan

memperhatikan

elemen

penilaian

pada

standar

Pelayanan , minimal SOP-SOP apa saja yang harus ada. SOP yang dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SOP minimal yang harus ada di Puskesmas/FKTP. Sedangkan identifikasi SOP dengan menggambarkan terlebih dahulu proses bisnis di unit kerja adalah seluruh SOP secara lengkap yang harus ada di unit kerja tersebut. (5) Mengingat SOP merupakan flow charting dari proses kegiatan maka untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi subyek, penulisan SOP adalah dimulai dengan membuat flow chart dari kegiatan yang dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana yang menggambarkan langkah penting dari seluruh proses. Setelah dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan di masing-masing kotak dan dibuat alurnya. (6) Semua SOP harus ditandatangani oleh Kepala Puskesmas, (7) Agar SOP dapat dikenali oleh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi SOP-SOP tersebut dan bila SOP tersebut rumit maka untuk melaksanakan SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan. e. Hal-hal yang mempengaruhi keberhasilan penyusunan SOP 1) Ada komitmen dari Kepala Puskesmas/FKTP yang terlihat dengan adanya dukungan fasilitas dan sumber daya. 2) Adanya fasilitator/petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan untuk menyusun SOP. 3) Ada target waktu yaitu ada target dan jadwal yang disusun dan disepakati 4) Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan SOP. 5) Tata cara penomoran SOP. Penomoran SOP maupun dokumen lainnya diatur pada kebijakan pengendalian dokumen, dengan ketentuan: a) Semua SOP harus diberi nomor, b) Puskesmas/FKTP agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor untuk SOP sesuai dengan tata naskah yang dijadikan pedoman, 38

c) Pemberian nomor mengikuti tata naskah Puskesmas/FKTP, atau ketentuan penomoran yang khusus untuk SOP (bisa menggunakan garis miring atau dengan sistem digit). Pemberian nomor sebaiknya dilakukan secara terpusat. 6) Kode-kode dapat dipergunakan untuk pemberian nomor, seperti contoh sebagai berikut: a) Kode unit kerja : masing-masing unit kerja di Puskesmas/FKTP mempunyai kode sendiri-sendiri yang dapat berbentuk angka atau huruf. Sebagai contoh pada Program Bab VI, dengan VI/ SOP/KIA.KB, dan lain sebagainya (namun tergantung didalam pedoman tata naskah yang berlaku, b) Nomor urut SOP adalah urutan nomor SOP di dalam unit kerja upaya Puskesmas/FKTP. c) Satu SOP dipergunakan oleh

lebih dari satu unit yang berbeda

misalnya SOP rujukan pasien maka

diberi kolom unit terkait/unit

pemakai SOP. 7) Tata Cara Penyimpanan SOP a) Penyimpanan adalah bagaimana SOP tersebut disimpan. b) SOP asli (master dokumen/ SOP yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani) agar disimpan di sekretariat Puskesmas/FKTP atau Bagian Tata Usaha Puskesmas/FKTP, sesuai dengan ketentuan yang berlaku di organisasi tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen yang diatur dalam tata naskah. Penyimpanan SOP yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan. c) SOP

fotocopy

Puskesmas/FKTP,

disimpan

di

masing-masing

unit

upaya

dimana SOP tersebut dipergunakan. Bila SOP

tersebut tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan SOP yang sudah tidak berlaku tersebut ke sekretariat atau Bagian Tata Usaha sehingga di unit kerja hanya ada SOP yang masih berlaku saja. Sekretariat atau Bagian Tata Usaha organisasi dapat memusnahkan fotocopy SOP yang tidak berlaku tersebut, namun untuk SOP yang asli agar tetap disimpan, dengan

39

lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku di Puskesmas/FKTP. d) SOP di unit upaya Puskesmas/FKTP harus diletakkan ditempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana. 8) Tata Cara Pendistribusian SOP a) Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan SOP kepada unit upaya atau pelaksana yang memerlukan SOP tersebut agar dapat

digunakan

kegiatannya.

sebagai

Kegiatan

ini

panduan

dalam

melaksanakan

dilakukan

bagian

Tata

Usaha

Puskesmas/FKTP sesuai pedoman tata naskah. b) Distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima. c) Distribusi SOP bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit kerja lainnya. d) Bagi Puskesmas yang sudah menggunakan e-file maka distribusi SOP bisa melalui jejaring area local, dan diatur kewenangan otorisasi disetiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas kewenangan dalam membuka SOP. 9) Evaluasi SOP. Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP. a) Evaluasi penerapan/kepatuhan terhadap SOP dapat dilakukan dengan meniai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SOP. Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list  Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check-mark).  Daftar tilik merupakan bagian dari sistem Puskesmas untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.  Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks.  Daftar

tilik

digunakan

untuk

mendukung,

mempermudah

pelaksanaan dan memonitor SOP, bukan untuk menggantikan SOP itu sendiri. (1) Langkah-langkah menyusun daftar tilik

40

Langkah awal menyusun daftar tilik dengan melakukan Identifikasi prsedur yang membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan

monitoringnya

 Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut,  Buat daftar kerja yang harus dilakukan,  Susun urutan kerja yang harus dilakukan,  Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu,  Lakukan uji-coba,  Lakukan perbaikan daftar tilik,  Standarisasi daftar tilik. Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap

SOP dalam

langkah- langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut.

Compliance rate (CR) =

Σ Ya

x 100 %

Σ Ya+Tidak (2) Evaluasi isi SOP. (a) Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal dua tahun sekali yang dilakukan oleh masing-masing unit kerja. (b)Hasil evaluasi : SOP masih tetap bisa dipergunakan, atau SOP tersebut perlu diperbaiki/direvisi. Perbaikan/revisi isi SOP bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya. (c) Perbaikan/ revisi perlu dilakukan bila :  Alur SOP sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada  Adanya

perkembangan

Ilmu

dan

Teknologi

(IPTEK)

pelayanan kesehatan,  Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru,  Adanya perubahan fasilititas (d) Pergantian kepala Puskesmas, bila SOP memang masih sesuai/ dipergunakan maka tidak perlu direvisi.

Aturan penulisan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut

41

1. Kertas ukuran f4 2. Jenis huruf Bookman old stile dan Arial 3. Ukuran huruf 12 dan 14 4. Spasi 1,15 5. Batas kertas: a. Batas kanan : 2,5 cm b. Batas kiri

: 3 cm

c. Batas atas : 2,5 cm d. Batas bawah: 2,5 cm

Contoh format SOP :

42

Bookman old stile LOGO KABUPATEN SUKABUMI

Font 14

LOGO PUSKESMAS

PERBUP NO 37 TAHUN 2015

PERMENKES 75 TAHUN 2014

JUDUL

Bookman old stile Font 14

SOP

No. Dokumen

:

No. Revisi

:

Tanggal Terbit : Halaman

UPTD PUSKESMAS CIBITUNG

1. Pengertian 2. Tujuan

Bookman old stile Font 9

:

TTD KAPUS Book Old Style Font 10

Book Old Style Font 8

3. Kebijakan 4. Referensi 5. Prosedur/ Langkahlangkah 6. Diagram Alir

Yogianto NIP.198011172008011004

ARIAL Font 12, spasi 1.15

Mempersiapkan Rencana Kegiatan

Mengikuti Forum Pertemuan di Pusk/Desa/Kel.

Menyampaikan Rencana Kegiatan

Memberi kesempatan untuk memberi saran dan pendapat

Mendiskusikan saran dan pendapat yang disampaikan

Mendokumentasikan semua kegiatan

Menempel Rencana Kegiatan di papan pengumuman Puskesmas

Menyerahkan Rencana Kegiatan kpd Pelaksana program Memberikan kesempatan untuk mangajukan pertanyaan

Menjawab pertanyaan yang diajukan

Merangkum saran dan pendapat

Membacakan Rangkuman

43

7. Hal-hal Observasi pasien antara 5-15menit yang perlu diperhatik an 8. Unit 1. Poli Umum Terkait 2. Dst 9. Dokumen Terkait 10. Rekaman Historis Perubah an

No

Yang Dirubah

Isi Perubahan

Tgl.mulai diberlakukan

Ditetapkan di Cibitung pada tanggal / /2019 KEPALA PUSKESMAS CIBITUNG,

YOGIANTO

44

 SURAT BIASA PEMERINTAH KABUPATEN SUKABUMI DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS CIBITUNG Jl. Raya Cikaso KM 6 Tlp. Kecamatan Cibitung, Kabupaten Sukabumi e-mail : [email protected] Kode Pos 43172

tempat, tanggal bulan dan tahun Nomor Sifat Lampiran Hal

: ........./....../PKM/...../2019 ::: ......................................................

Kepada Yth, ................. di Tempat

....................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ........ ....................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ......

Ditetapkan di Cibitung Pada tanggal ........./......../2019 KEPALA UPTD PUSKESMAS CIBITUNG

YOGIANTO, SKM PENATA NIP.198011172008011004

45

 SURAT PERINTAH TERTENTU PEMERINTAH KABUPATEN SUKABUMI DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS CIBITUNG Jl. Raya Cikaso KM 6 Tlp. Kecamatan Cibitung, Kabupaten Sukabumi e-mail : [email protected] Kode Pos 43172

SURAT PERINTAH NOMOR : / /PKM/ /2019

Nama

: Yogianto, SKM

Jabatan

: Kepala UPTD Puskesmas Cibitung

MEMERINTAHKAN : Nama

: .................................................................................................

Jabatan

: .................................................................................................

Untuk

: ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... .........................................................................................................................

Ditetapkan di Cibitung Pada tanggal, / /2019 KEPALA UPTD PUSKESMAS CIBITUNG

YOGIANTO, SKM PENATA NIP.198011172008011004

46

 SURAT PERINTAH TUGAS RAPAT PEMERINTAH KABUPATEN SUKABUMI DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS CIBITUNG Jl. Raya Cikaso KM 6 Tlp. Kecamatan Cibitung, Kabupaten Sukabumi e-mail : [email protected] Kode Pos 43172

SURAT PERINTAH TUGAS NOMOR : 090/ /PKM/III/2019

DASAR

: 1. Undangan Dinas Kesehatan Kabupaten Sukabumi NOMOR : ......../......../......./....... 2. Surat Tugas dari Kepala UPTD Puskesmas terkait tugas tertentu di Puskesmas NOMOR : ....../......../PKM/...../2019 MEMERINTAHKAN :

Nama

: ..................

Pangkat/Golongan : ….............. NIP

: …..............

Jabatan

: …..............

Untuk

: Menghadiri Undangan ............................................................................ Hari

: …..............

Tanggal

: …..............

Tempat

: …..............

Ditetapkan di Cibitung Pada tanggal ........./........./2019 KEPALA UPTD PUSKESMAS CIBITUNG

Yogianto, SKM PENATA NIP. 198011172008011004

47

 SURAT PERINTAH TUGAS BOK, JKN PEMERINTAH KABUPATEN SUKABUMI DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS CIBITUNG Jl. Raya Cikaso KM 6 Tlp. Kecamatan Cibitung, Kabupaten Sukabumi e-mail : [email protected] Kode Pos 43172

SURAT PERINTAH TUGAS NOMOR : 090/ /PKM/III/2019

DASAR

:

1. SK Kepala UPTD Puskesmas Cibitung Kabupaten Sukabumi tentang pembagian tugas NOMOR : / /PKM/ /2019 2. Surat Tugas dari Kepala UPTD Puskesmas terkait tugas tertentu di Puskesmas NOMOR : ....../......../PKM/...../2019 MEMERINTAHKAN :

Nama

: ..................

Pangkat/Golongan : ….............. NIP

: …..............

Jabatan

: …..............

Untuk

: Menghadiri Undangan ............................................................................ Hari

: …..............

Tanggal

: …..............

Tempat

: …..............

Ditetapkan di Cibitung Pada tanggal ........./........./2019 KEPALA UPTD PUSKESMAS CIBITUNG

Yogianto, SKM PENATA NIP. 198011172008011004

48

 SURAT KUASA PEMERINTAH KABUPATEN SUKABUMI DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS CIBITUNG Jl. Raya Cikaso KM 6 Tlp. Kecamatan Cibitung, Kabupaten Sukabumi e-mail : [email protected] Kode Pos 43172

SURAT KUASA Nomor

/

/PKM/

/2019

Yang bertandatangan di bawah ini : a. Nama

: .....................................................................

b. Jabatan

: ..................................................................... MEMBERI KUASA :

Kepada

:

Nama

: .................................................................................................

Jabatan

: .................................................................................................

NIP

: .................................................................................................

Untuk

: .................................................................................................

Demikian surat kuasa ini di buat untuk dapat dipergunakan sebagai mestinya.

Cibitung Yang diberi kuasa Nama jabatan

................................. ..................................... NIP. ................................

/

/2019

Yang memebri kuasa KEPALA UPTD PUSKESMAS CIBITUNG

YOGIANTO, SKM Penata NIP. 198011172008011004

23

 SURAT UNDANGAN PEMERINTAH KABUPATEN SUKABUMI DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS CIBITUNG Jl. Raya Cikaso KM 6 Tlp. Kecamatan Cibitung, Kabupaten Sukabumi e-mail : [email protected] Kode Pos 43172

Cibitung, Nomor Sifat Lampiran Hal

: / /PKM/ ::: Undangan

/2019

/

/2019

Kepada Yth, di Tempat

........................................................................................................................... ................................................................................................................................... Hari

:..................................................................................................

Tanggal

: ...............................................................................................

Pukul

: .................................................................................................

Tempat

: .................................................................................................

Acara

: .................................................................................................

........................................................................................................................... ................................................................................................................................... ...................................................................................................................................

KEPALA UPTD PUSKESMAS CIBITUNG

YOGIANTO, SKM PENATA NIP.198011172008011004 Tembusa : 1. Yth ...................... 2. ......................

24

 SURAT KET MELAKSNAKAN TUGAS PEMERINTAH KABUPATEN SUKABUMI DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS CIBITUNG Jl. Raya Cikaso KM 6 Tlp. Kecamatan Cibitung, Kabupaten Sukabumi e-mail : [email protected] Kode Pos 43172

SURAT KETERANGAN MELAKSANAKAN TUGAS NOMOR

/

/PKM/

/2019

Yang bertandatangan di bawah ini : Nama NIP Pangakat/Golongan Jabatan

: Yogianto, SKM : 198011172008011004 : Penata, III/C : Kepala UPTD Puskesmas Cibitung

Dengan ini menerangkan dengan sesungguhnya bahwa : Nama NIP Pangakat/Golongan Jabatan

: : : :

Yang diangkat berdasarkan peraturan ........................................................... Nomor ............................. Terhitung ............................................................................ telah nyata menjalankan tugas sebagai ....................................................................... di- ............................................................................................................................ Demikain surat keterangan melaksakan tugas saya buat dengan sesungguhnya dengan mengingat sumpah jabatan/pegawai ................ dan apabila dikemudian hari isi surat pernyataan ini ternyata tidak benar yang berakibat kerugian bagi negara, maka saya bersedia menanggung kerugian tersebut. Cibitung,

/

/2019

KEPALA UPTD PUSKESMAS CIBITUNG

YOGIANTO, SKM PENATA NIP.198011172008011004

25

 SURAT KET UMUM PEMERINTAH KABUPATEN SUKABUMI DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS CIBITUNG Jl. Raya Cikaso KM 6 Tlp. Kecamatan Cibitung, Kabupaten Sukabumi e-mail : [email protected] Kode Pos 43172

SURAT KETERANGAN NOMOR

/

/PKM/

/2019

Yang bertadatangan di bawah ini : a. Nama

: ......................................................................................

b. Jabatan

: ......................................................................................

Dengan ini menerangkan bahwa : a. Nama/NIP

: .................................................../ NIP ..........................

b. Pangkat/ Golongan

: ................................................../ ..................................

c.

: ......................................................................................

Jabatan

d. Maksud

:

............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. .................................................................................................... Demikian surat keterangan ini di buat untuk digunakan seperlunya.

Cibitung,

/

/2019

KEPALA UPTD PUSKESMAS CIBITUNG

YOGIANTO, SKM PENATA NIP. 198011172008011004

26

 NOTA DINAS PEMERINTAH KABUPATEN SUKABUMI DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS CIBITUNG Jl. Raya Cikaso KM 6 Tlp. Kecamatan Cibitung, Kabupaten Sukabumi e-mail : [email protected] Kode Pos 43172

NOTA DINAS

Kepada Dari Tanggal Nomor Sifat Lampiran Hal

: ............................................................................................................ : ........................................................................................................... : ............................................................................................................ : ........................................................................................................... : ........................................................................................................... : ........................................................................................................... : ...........................................................................................................

....................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ....................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ....................................................................................................................... ...................................................................................................................................

KEPALA UPTD PUSKESMAS CIBITUNG

YOGIANTO, SKM PENATA NIP.198011172008011004

27

 LAPORAN PEMERINTAH KABUPATEN SUKABUMI DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS CIBITUNG Jl. Raya Cikaso KM 6 Tlp. Kecamatan Cibitung, Kabupaten Sukabumi e-mail : [email protected] Kode Pos 43172

LAPORAN TENTANG ............................................................. I. Pendahuluan A. Umum/Latar Belakang : ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... B. Landasan Hukum

:

...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... C. Maksud dan Tujuan

:

...................................................................................................................................... II. Kegiatan yang dilaksanakan

:

........................................................................................................................................... III. Kesimpulan dan Saran

:

........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... IV. Penutup

:

........................................................................................................................................... ...........................................................................................................................................

Mengetahui Dibuat di

: Cibitung

Kepala UPTD Puskesmas Cibitung Pada Tanggal :

/

/ 2019

Yang membuat laporan

Yogianto, SKM NIP : 198011172008011004

.................................................... NIP : ...........................................

28

 REKOMENDASI PEMERINTAH KABUPATEN SUKABUMI DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS CIBITUNG Jl. Raya Cikaso KM 6 Tlp. Kecamatan Cibitung, Kabupaten Sukabumi e-mail : [email protected] Kode Pos 43172

REKOMENDASI NOMOR : 800/

/PKM/

/2019

Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama

: ..................................

NIP

: ..................................

Pangkat/ Gol

: ..................................

Jabatan

: ..................................

Memberikan Rekomendasi Kepada :

Nama

: ..................................

NIP

: ..................................

Pangkat/ Gol

: ..................................

Jabatan

: ..................................

Unit Kerja

: UPTD Puskesmas Cibitung

......................................................................................................................... .................................................................................................................................).

Demikian surat Rekomendasi ini saya buat untuk di jadikan bahan pertimbangan, atas perhatiannya saya ucapkan terimaksih.

Cibitung,

/

/2019

KEPALA UPTD PUSKESMAS CIBITUNG

YOGIANTO, SKM PENATA NIP. 198011172008011004

29

 NOTULEN PEMERINTAH KABUPATEN SUKABUMI DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS CIBITUNG Jl. Raya Cikaso KM 6 Tlp. Kecamatan Cibitung, Kabupaten Sukabumi e-mail : [email protected] Kode Pos 43172

NOTULEN Sidang / Rapat Hari / Tanggal Waktu Panggilan Waktu Sidang / Rapat Acara

: : : : : 1. …………… 2. …………… 3. ……………

Pimpinan Sidang Rapat Ketua Sekretaris Pencatat

: : :

Peserta Sidang Rapat

: 1. …………. 2. ……………..

Kegiatan Sidang Rapat

: 1. ………………. 2. ……………….

1. Kata Pembukaan

:

2. Pembahasan

:

3. Peraturan

: Pimpinan Sidang /Rapat Nama Jabatan Nama Pangkat Nip

30

 LEMBAR PENGESAHAN PEMERINTAH KABUPATEN SUKABUMI DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS CIBITUNG Jl. Raya Cikaso KM 6 Tlp. Kecamatan Cibitung, Kabupaten Sukabumi e-mail : [email protected] Kode Pos 43172

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN TATA NASKAH UPTD PUSKESMAS CIBITUNG TAHUN 2019

Nomor Dokumen

:

Tanggal Terbit

:

Mengetahui Kepala Puskesmas Cibitung

Penanggung Jawab Manajemen Mutu

Yogianto NIP. 198011172008011004

H. Hendra Gunaewan, SKM NIP. 196709281991031005

31

BAB IV PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PUSKESMAS CIBITUNG 1. TUJUAN PROSES Pedoman ini disesuaikan sebagai acuan untuk melaksanakan pengedalian dokumen dan rekaman agar terjadinya proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen yang ada di UPTD Puskesmas Cibitung sesuai dengan Perundangan dan Peraturan yang berlaku serta memenuhi Persyaratan Akreditasi Puskesmas.

2. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG 2.1. Kasubbag Tata usaha 2.2. Pengendali Dokumen 2.3. Penanggung Jawab Program

3. URAIAN UMUM 3.1. DOKUMEN PUSKESMAS adalah seluruh dokumen resmi yang berlaku di

Puskesmas

Cibitung

yang

digunakan

sebagai

acuan

dalam

pelaksanaan tugas pokok dan fungsi, meliputi: a. Dokumen Internal 1. Surat Keputusan/Kebijakan (SK) 2. Manual Mutu (MM) 3. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK) 4. Standar Operasional Prosedur (SOP) b. Dokumen Eksternal 1. Dasar Hukum berupa Undang-Undang, Peraturan dan Keputusan yang berasal dari supra sistem. -

Undang-Undang (UU)

-

Keputusan Menteri Kesehatan (KMK)

-

Peraturan Menteri Kesehatan (PMK)

-

Lain-lain (X)

2. Buku-buku Pedoman atau buku lainnya yang menjadi referensi. -

Buku Pedoman atau panduan lain (Ped)

3.2. MANUAL MUTU

32

a. Dokumen yang merincikan sistem manajemen mutu Puskesmas Cibitung b. Format Manual Mutu Puskesmas Cibitung ditentukan sebagai berikut: 1. Pendahuluan a) Latar belakang 1) Profil organisasi 2) Kebijakan mutu 3) Proses pelayanan (proses bisnis) b) Ruang lingkup c) Tujuan d) Landasan hukum dan acuan e) Istilah dan definisi

2. Sistem

Manajemen

Mutu

dan

Sistem

Penyelenggaraan

Pelayanan: a) Persyaratan umum b) Pengendalian dokumen c) Pengendalian rekaman 3. Tanggung Jawab Manajemen a) Komitmen manajemen b) Fokus pada sasaran/pasien c) Kebijakan mutu d) Perencanaan sistem manajemen mutu dan pencapaian sasaran kinerja/mutu e) Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi f) Wakil manajemen mutu/penanggung jawab manajemen mutu g) Komunikasi internal 4. Tinjauan Manajemen: a) Umum b) Masukan tinjauan manajemen c) Luaran tinjauan 5. Manajemen sumber daya: a) Penyediaan sumber daya b) Manajemen sumber daya manusia c) Infrastruktur d) Lingkungan kerja 6. Penyelenggaraan pelayanan: 33

a) Upaya kesehatan masyarakat 7. Penutup

3.3. DOKUMEN INDUK a. Dokumen asli. b. Telah disahkan oleh Kepala Puskesmas Cibitung. c. Didokumentasikan oleh Pengendali Dokumen. d. Tidak memiliki cap “TERKENDALI” atau “TIDAK TERKENDALI” maupun “KADALUARSA”.

3.4. DOKUMEN TERKENDALI a. Dokumen yang didistribusikan kepada setiap unit kerja. b. Terdaftar dalam Daftar Distribusi Dokumen. c. Menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan. d. Ditarik bila ada perubahan (revisi). e. Pada dokumen ini harus ada tanda/stempel “TERKENDALI”.

3.5. DOKUMEN TIDAK TERKENDALI a. Didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar Puskesmas Cibitung. b. Digunakan untuk keperluan insidentil. c. Tidak dapat

digunakan

sebagai acuan

dalam

melaksanakan

pekerjaan. d. Apabila

didistribusikan

harus

memiliki

tanda/stempel

“TIDAK

TERKENDALI”. e. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Kasubah Tata Usaha dan tercatat pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali. 3.6. DOKUMEN KADALUARSA/TIDAK BERLAKU a. Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami perubahan/revisi. b. Tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan. c. Dokumen ini harus ditarik dari seluruh unit dan dicatat dalam Lembar Distribusi/Penarikan Dokumen. d. Dokumen induk diberi stempel “KADALUARSA” dan dokumen sisanya dimusnahkan. 3.7. KETENTUAN NUMERISASI DOKUMEN adalah sebagai berikut: a. Surat Keputusan/Kebijakan 34

Contoh penomoran dokumen SK: Kode Kesehatan/<no urut SK>/SK/<Standar> /PKM// Ket : 440

: (3 digit)

: Kode Kesehatan

<no urut SK>

: (4 digit)

: Kode no urut pembuatan SK

SK PKM

: Surat Keputusan (3 digit) : (2 digit)

: Puskesmas : 1 digit “huruf” kode pokja,1 digit “angka” kode bab

<standar>

: (1 digit)

: Kode standar dalam bab



: (2 digit)

: Kode kriteria dalam bab setelah standar



: (2 digit)

: Kode nomor urut elemen penilaian (EP)



: Bulan pembuatan SK menggunakan angka romawi



: (4 digit)

: Tahun pembuatan SK

b. Standar Operasional Prosedur Contoh penomoran dokumen SOP SOP/<no urut>/.<Standar>..// Ket : SOP

: Standar Oprasional Prosedur

<no urut >

: (3 digit)

: Kode no urut pembuatan SOP



: (2 digit)

: 1 digit “huruf” kode pokja,1 digit “angka” kode bab. Diakhiri dengan tanda “titik<.>”

<standar>

: Kode standar 2 dalam bab Diakhiri dengan tanda



“titik<.>”

: Kode kriteria 2,Diakhiri dengan tanda “titik<.>”



: Kode nomor urut elemen penilaian (EP)



: Bulan

pembuatan

SOP

35

menggunakan angka romawi

: (4 digit)

: Tahun pembuatan SOP

c. Dokumen Eksternal, khusus buku-buku atau peraturan yang dijadikan referensi untuk melaksanakan kegiatan : 1. Undang-Undang : UU-[XX] XX : nomor urut dokumen 2. Keputusan Menteri Kesehatan RI : KMK-[XX] XX : nomor urut dokumen 3. Peraturan Menteri Kesehatan RI : PMK-[XX] XX : nomor urut dokumen 4. Pedoman atau panduan : Ped-[XX] XX : nomor urut dokumen 5. Dokumen jenis lain : X-[XX] XX : nomor urut dokumen

3.8. Setiap pembuatan dokumen harus mendapat persetujuan kecukupannya sebagai berikut : a. Manual Mutu : 1) Dibuat dan disiapkan oleh Pengendali Dokumen. 2) Ditinjau dan diperiksa oleh Wakil Manajemen Mutu. 3) Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas. b. Kerangka Acuan : 1) Dibuat dan disiapkan oleh Penanggung Jawab Program/Kegiatan. 2) Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya. 3) Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas. c. Standar Operasional Prosedur 1) Dibuat dan disiapkan oleh Penanggung Jawab Program/kegiatan. 2) Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya. 3) Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas. 3.9. Revisi atau Perubahan Dokumen : a. Dilakukan jika terdapat perubahan pada sebagian atau seluruh isi dokumen. b. Revisi atau perubahan dokumen harus sepengetahuan Koordinator Upaya dan/atau Tata Usaha. c. Revisi atau perubahan dokumen merupakan upaya perbaikan berkelanjutan. 36

d. Revisi atau perubahan dokumen yang telah disetujui diajukan ke Pengendali Dokumen untuk pencatatan, penomoran, penggandaan dan pendistribusian. e. Dokumen yang dirubah/direvisi ditarik oleh Pengendali Dokumen. 3.10. Penyimpanan dokumen harus berprinsip pada keamanan dan memiliki kemampuan telusur agar tidak hilang, tidak rusak, mudah ditemukan serta terkendali. 3.11. Dokumen yang beredar : a. Status terkendali. b. Telah mendapat pengesahan. 3.12. Dokumen eksternal : a. Harus ditetapkan dan dikendalikan oleh pemakainya. b. Daftar dokumen eksternal disimpan oleh pemakai.

3.13. Rekaman: a. Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi bukti pelaksanaan kegiatan. b. Dapat dipakai untuk mendokumentasikan ketelusuran dan memberi bukti verifikasi, tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan. c. Tidak perlu terkena pengendalian revisi. d. Formulir yang diisi dan atau semua catatan yang merupakan bukti melaksanakan pekerjaan menjadi rekaman. 3.14. Rekaman

yang

muncul

dari

setiap

kegiatan

diidentifikasi

dan

dikelompokkan sesuai klasifikasi 3.15.Menentukan referensi rekam dan metode penyimpanan rekam 3.16.Memberikan pengesahan terhadap data induk rekam 3.17. Penyimpanan dan pemusnahan rekaman sesuai dengan masa retensi yang telah ditetapkan Memeriksa rekam yang telah habis masa simpan 3.18. Rekaman disimpan dan dipelihara sehingga dapat dimanfaatkan sebagai bukti pelaksanaan kegiatan, bahan analisa dan pengukuran kinerja. 3.19. Membuat daftar rekam habis masa simpan 3.20. Rekaman yang telah habis masa simpan dilaporkan ke atasan terkait untuk dilakukan pemusnahan 3.21. Data rekam yang akan dimusnahkan dicek dan direview kemudian disetujui pemusnahan rekam sesuai dalam aturan yang berlaku 3.22. Memerintahkan staf untuk melakukan pemusnahan

37

3.23. Memisahkan rekam dan melakukan pemusnahan rekam dan membuat berita acara pemusnahan rekam 3.24. Pemusnahan rekaman diarsipkan dalam Berita Acara Pemusnahan Rekaman 4. KEBIJAKAN 4.1. Pengendalian dokumen dan rekaman di Puskesmas Lengkong dilakukan secara terpusat dibawah kendali Tim Manajemen Mutu. 4.2. Seluruh Dokumen Internal (SK, MM, PK, KAK, SOP) tercatat dalam Daftar Dokumen Internal dan disimpan oleh Pengendali Dokumen. 4.3. Seluruh Dokumen Eksternal tercatat dalam Daftar Dokumen Eksternal dan dikelompokkan berdasarkan program. 4.4. Seluruh

Formulir/Rekaman

tercatat

dalam

Daftar

Rekaman

dan

dikelompokkan berdasarkan program. 4.5. Dokumen Master disimpan oleh Tata Usaha. 4.6. Setiap dokumen harus dikendalikan sesuai prosedur yang berlaku dengan tujuan untuk : a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan. b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen. c. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian. d. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali. e. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya dikendalikan. f. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disengaja dan menerakan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut apabila disimpan untuk maksud tertentu. g. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen ditunjukkan. 4.7. Review terhadap dokumen internal berupa Surat Keputusan, Manual Mutu, Panduan Kerja, Kerangka Acuan Kegiatan, dan Standar Operasional Prosedur dilakukan secara berkala dan/atau jika terdapat perubahan dalam proses pelayanan. 4.8. Dokumen yang telah direview dan dinyatakan tidak dipergunakan kembali masuk ke dalam kategori dokumen kadaluarsa.

38

4.9. Masa retensi dokumen kadaluarsa ditetapkan bersama oleh Penanggung Jawab Program/kegiatan dan Tata Usaha dan tercantum dalam daftar rekaman dan kode formulir. 4.10. Setiap

kegiatan

baru

didokumentasikan

dalam

bentuk

catatan

kegiatan/rekaman. 4.11. Pemusnahan dokumen kadaluarsa diusulkan Penanggung Jawab Program dan dilakukan oleh Pengendali Dokumen atas persetujuan Tata Usaha dan Kepala Puskesmas. 4.12. Pemusnahan

dokumen

kadaluarsa

dicatat

dalam

Berita

Acara

Pemusnahan Dokumen.

39

BAB V PENUTUP

Pada prinsipnya dokumen Puskesmas adalah “TULIS YANG DIKERJAKAN DAN

KERJAKAN

YANG

DITULIS,

BISA

DIBUKTIKAN

SERTA

DAPAT

DITELUSURI DENGAN BUKTINYA”. Namun pada penerapannya tidaklah semudah itu. Penyusunan kebijakan, pedoman/ panduan, standar prosedur operasional dan program selain diperlukan komitmen Kepala Puskesmas/FKTP, juga diperlukan staf yang mampu dan mau menyusun dokumen Puskesmas tersebut. Dengan tersusunnya Buku Panduan Penyusunan Dokumen Tata naskah Puskesmas diharapkan dapat membantu Puskesmas/FKTP dan progremer dalam menyusun dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh standar Pelayanan Puskesmas. Dengan pedoman ini diharapkan semua penulisan dokumen di Puskesmas dan seluruh jaringannya dapat dilaksanakan sesuai dengan standar. Dokumen ini terbuka terhadap saran-saran untuk perbaikan dan penyempurnaan. Akhirnya semoga buku pedoman ini bermanfaat secara maksimal, dengan tidak mengurangi kesempatan untuk berkonsultasi.

40