2012-1-00584-si Bab 3.pdf

BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PERUSAHAAN

3.1 Fase Analisis, Perancangan dan Implementasi KMS Berikut adalah ilustrasi penggunaan metodologi dalam pengembangan KM S pada Lonsum yang melaluibeberapafase :

Phase 1 : Justify the need for KM S

Phase 2 : Identify the Knowledge Management System

REQ UES T FO R INFO RMATIO N

58   

59   

¾ Komponen Knowledge Management Systen ¾ Functional Specificatioan ¾ Teknologi • Server Hardware Processor : Intel i7 RAM

: 8 GB

Software Phase 3 :

Windows Sharepoint Server 2010

Clarify the

Microsoft Office Sharepoint Designer 2010

custom

SQL Server 2008 R2 Windows Server 2008 R2

spesification

Internet Explorer sebagai browser wajib • Client Hardware Processor : Intel Core 2 Duo RAM

: 2 GB

Software Windows 7 Microsoft

Office

Sharepoint

Designer

komputer admin) Internet Explorer sebagai browser wajib REQ UES T FO R PRO POSAL

2010

(untuk

60   

Phase 4 : System Selection

•

Train users Agar user dapat menggunakan KM S dengan baik, diperlukan strategi trainning bagi user.

•

Helpdesk support User dapat menanyakan langsung KM S kepada administrator

Phase 5 :

portal di kantor baik percakapan secara langsung, via e-mail

Pilot St udy

ataupun menulis dalam discussion board yang ada di dalam portal Knowledge Management •

User Manuals Membuat User Manuals yang akan diumumkan di portal Knowledge, setiap user dapat men-download dengan bebas User Manual tersebut.

•

Strategi Implementasi

Phase 6 : Strategi yang dipilih merupakan Paralel Strategy Full Implementation

Gambar 3.1 Planning and im plem enting a new KMS (Sumber: Debowski, 2006, 152)

61   

3.2 Latar Belakang Perusahaan 3.2.1

Sejarah Perusahaan Perusahaan Lonsum berawal pada tahun 1906 dengan namaHarrisons & Crossfield Plc (H&C), sebuah perusahaan perkebunan dan perdagangan yang berlokasi di London, Inggris. Pada awalnya perusahaan ini mengelola berbagai usaha antara lain : 1. Industri dan bahan kimia 2. Perkebunan 3. Perdagangan umum internasional Seluruh usaha tersebut tersebar di seluruh dunia, tetapi unt uk Indonesia perusahaan ini hanya bergerak di bidang perkebunan. Perkebunan Harrisons & Crossfield Plc (H&C) pada mulanya merupakan bekas hak konsensi berdasarkan perjanian antara Zelf B Elstuut dengan beberapa perusahaan Rubber Com pany Ltd, yang disahkan residen Sum atera Timur. Untuk memperluas usahanya, perusahaan bergabung dengan perkebunan yang berada di Sum atera Utara, hingga akhirnya berganti nama menjadi PT PP London Sumatra pada tahun 1962 dengan akte notaris Raden Kadiman , pada 18 September 1962 dan akte pembaharuan pada 9 September 1963 no. 2 dengan status Hak Guna Usaha (HGU). Pada masa konfrontasi dengan negara Malaysia, terjadi konflik antara pemerintah Inggris dengan Indonesia yang menyebabkan kaum buruh perkebunan dan pemerintah Republik Indonesia berinisiatif mengambil alih kepengurusan perusahaan untuk meneruskan aktivitas yang mengalami kendala.

62   

Selanjutnya pada tahun 1964 kepengurusan ini diserahkan kepada badan pengawas pemerintah daerah. Tetapi dalam tahun tersebut terjadi lagi perubahan berdasarkan ketetapan Presiden No.6 Tahun 1064 diadakan perjanjian ini m ulai berlaku tanggal 20 Maret 1968. Isi perjanjian tersebut adalah : 1. Pengam bilan hak milik kepada Harrison dan Crosfield Ltd di Sum atera 2. Kerjasama di bidang perkebunan karet, kelapa sawit, proyek pertanian Perjanjian tersebut diaksanakan dengan berdasarkan kepada : 1. Instruksi Presidium Kabinet No.28/ U/ IN/ 12/ 1966, tanggal 12 Desember 1966 dan semua peraturan lain yang berhubungan dengan pengendalian perusahaan-perusahaan asing 2. Undang- undang No. 1 Tahun 1967 mengenai Penanaman Modal Asing Indonesia. Anggaran Dasarperseroan mengalami beberapa kali perubahan. Perubahan terakhir terjadi pada tanggal 25 Juli 1967, sehubungan dengan perubahan Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan surat keputusan No.C2- 6275. HT.01.04 tahun 1997. Sehubungan dengan perubahan Anggaran Dasar Perseroan sebagaimana diat ur oleh Undang-

undang No.1/ 1995, perubahannama

perusahaan menjadi PT.PP. London Sumatera Indonesia Tbk. Serta perubahan tempat kedudukan perusahaan menjadi di Jakarta.

63   

Gambar 3.2 Sejarah dari Lonsum (Sumber : www.londonsumatra.com)

64   

3.2.2

Alamat Perusahaan Saat

ini

kantor

pusat

Lonsum

berlokasi

di

PRUDENTIAL

TO WER 15th&18th floor Jl. Jend. Sudirman Kav. 79 Jakarta 12920, Indonesia. Telepon (62-21) 5795 7718, Faximile (62-21) 5795 7719.

3.3 FAS E 1 : Justify the need for KMS 3.3.1

Gathering Corporate Information

3.3.1.1 Bidang Bisnis Perusahaan Perusahaan Lonsumbergerak dalam tiga (3) cakupan besar area bisnis, yait u perkebunan, pabrik, serta penelitian dan pengembangan. 1. Perkebunan PT PP London Sumatra Indonesia T bk memiliki 38 perkebunan inti dan 14 perkebunan plasma

yang tersebar di wilayah Indonesia diantaranya

Sumatera, Jawa, Kalimantan dan Sulawesi namun perkebunan terbesar tetap berada di Sumatera. Pengelolaan kebun dilakukan dengan menerapkan kemajuan penelitian dan pengembangan, keahlian di bidang agro-manajemen dan tenaga kerja yang terampil serta profesional. Bidang bisnis PT PP London Sumatra Indonesia Tbk mencakup perm uliaan tanaman, penanaman, pemanenan,pengolahan, pemrosesan dan penjualan produk-produk kelapa sawit, karet, kakao dan teh. Berikut berbagai lokasi pabrik Lonsum : ƒ

Sumatera Utara 1. Turangi Oil Mill (TOM) dengan kapasitas 50 ton/jam 2. Bagerpang POM (Palm Oil Mill) dengan kapasitas 45 ton/jam

65   

3. Dolok Palm Oil Mill dengan kapasitas 30 ton/jam 4. Gunung Melayu P OM dengan kapasitas 30 ton/jam 5. Sei Rum bia, komoditi karet ƒ

Sumatera Selatan 1. Sei Lakitan POM dengan kapasitas 60 ton/jam 2. Belani Elok POM dengan kapasitas 60 ton/jam 3. Artha Kencana P OM dengan kapasitas 15 ton/jam 4. Tirta Agung POM dengan kapasitas 45 km/jam 5. Gunung Bais POM dengan kapasitas 40 km/jam 6. Terawas POM dengan kapasitas 20 ton/jam 7. Makp Crum b Rubber, komoditi karet 8. Cengal Crum b Rubber, komoditi karet

ƒ

Luar Sumatera 1. Kertasari, Jawa Barat, komoditi teh 2. Trebalasa, Jawa Timur, komoditi teh dan cokelat 3. Palangisang, Sulawesi Selatan, komoditi karet

2. Pabrik Perseroan saat ini yang dimiliki oleh PT PP London Sumatra Indonesia Tbk berjumlah 21 pabrikyang sudah beroperasi di Sumatera, Jawa, dan Sulawesi. Dalam dunia industri perkebunan Lonsum dikenal sebagai produsen bibit kelapa sawit dan kakao yang berkualits baik. Bisnis berteknologi canggih tersebt adalah kunci utama pertumbuhan perseroan.

66   

3. Penelitian dan Pengembangan Pada bidang bisnis Penelitian dan Pengembangan yang dilaukan oleh PT PP London Sumatra Indonesia Tbk adalah penjualan bibit kelapa sawit yang sebelunya telah diteliti oleh Sum atra Bioscence Lonsum yang didukung oleh staff ahli pemuliaan yang professional dan berpengalaman.

3.3.1.2 Visi, Misi, dan Nilai Perusahaan Visi dari PT. PP London Sumatra Indonesia T bk adalah : “To add value for stakeholders in agribusiness” yang berarti menambah nilai bagi para stakeholdersyang bergerak dalam bidang agribisnis. Adapun misi dari PT. PP London Sumatra Indonesia T bk yait u : “To be the leading 3C (Crops, Cost,

Condotion) and research driven sustainable

agribusiness” yang berarti menjadi perusahaan agribisnis terkem uka yang berkelanjutan dalam hal tanaman, biaya, lingkungan (3C) yang berbasis penelitian dan perkem bangan. Berikut adalah nilai-nilai yang tertanam di dalam PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk : 1. Integrity (integritas). Mampu bertindak jujur dan bertanggng jawab terhadap segala sesuat u. 2. Team work (kerja sama). Adanya sikap saling menghormati dan peduli antar karyawan. 3. Excellence (unggul). Mampu menerapkan pola kedisilinan dan bersedia untuk melakukan perbaikan secara terus menerus.

67   

3.3.2 S truktur Organisasi Perusahaan

Board of  Commisioner

President Director

Head of  Government and  Community  Relations

Corporate  Secretary and  Head of Legal  affairs

Head of Corporate  Communications

Head of Investor  Relations

Managing  Director  Operations

Managing  Director Finance

Head of Treasury

Head of Project  Management  Office

Head of  Information  System &  Business Process

Head of  Accounting and  Task

Head of  Procurement and  Logistic

Co‐Head of  Procurement and  Logistic

Gambar 3.3Struktur OrganisasiLonsum (Sumber : www.londonsumatra.com)

Head of Human  Resources

Managing  Director Human  Resource and  General Service

Head of Internal  Audit and Risk  Management

Head of General  Service

Head of Security

Managing  Director Sales

Head of Sales

Head of Special  Project and Joint  Venture

68   

3.3.3

Deskripsi Tugas, Fungsi dan Tanggung Jawab 1. Dewan Komisaris ( Board of Commissioner ) Dewan Komisaris merupakan posisi tertinggi dalam stuktur organisasi di PT. PP London Sumatra Indonesia T bk. Wewenang dan tanggung jawab dari Dewan komisaris adalah sebagai berikut: o Mengawasi pekerjaan direksi. o Berhak

memeriksa

dokumen

kantor,

gedung

dan

kekayaan

perusahaan. o Meminta berbagai keterangan dari direksi yang berkenaan dengan kepentingan perusahaan. o Berhak atas beban perusahaan serta meminta bantuan ahli unt uk melakukan pemeriksaan. o Mempertimbangkan serta memutuskan laporan tahunan dan program kerjatahunan yang diajukan Presiden Direkt ur. o Menyetujui kebijaksanaan Presiden Direktur dalam penggunaan kekayaan menurut cara pandang yang baik. 2. Presiden Direktur Presiden Direkt ur adalah pimpinan tertinggi yang berkuasa penuh terhadap perusahaan dengan berkewajiban mengawasi pekerjaan pada direktur. Wewenang dan tanggungjawab dari Presiden Direktur adalah sebagai berikut: o Membuat kebijaksanaan yang diperlukan dalam pelaksanaan. o Mengat ur strategi agar pelaksanaan operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar.

69   

o Merencanakan dan mengendalikan kebijaksanaan keuangan yang telah dibuat oleh bagian keuangan termasuk menyet ujui anggaran belanja dan biaya perusahaan. o Seluruh strategi dan kebijaksanaan dipertanggungjawabkan kepada Dewan Komisaris. 3. Head of Goverment and Community Relations. Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: o Bertanggung jawab kepada Presiden Direkt ur. o Memimpin dan mengelola Governm ent dan Com m unity Relations. o Membuat

kebijakan

perusahaan

mengenai

Governm ent

dan

masyarakat

atau

Comm unityRelations. o Membina hubungan

antara perusahaan

dan

Pemerintah, dengan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang memberi manfaat bagi masyarakat yang ada di sekitar perusahaan. o Membawahi Com m unity Relations Manager and Governm ent Relations Manager. 4. Coorporate Secretary and Head of Legal affairs Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: o Bertanggung jawab kepada President Direktur. o Berperan sebagai Sekretaris Perusahaan. o Menangani masalah hukum yang ada diperusahaan o Memimpin dan mengelola pelaksanaan dan administrasi perijinan serta dokumentasi. o Membawahi Legal Affair Manager

70   

5. Head of Coorporate Communications Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : o Bertanggung jawab kepada President direktur. o Memimpin dan mengelola aktifitas Coorporate Comm unication termasuk: a. Mengkonsolidasi informasi tentang aktifitas perusahaan b. Menyediakan media komunikasi internal dan eksternal c. Membina hubungan dengan wartawan ƒ

Membawahi Internal Comm unications Manager dan External Comm unicationManager.

6. Head of Investor Relations a. Menyiapkan informasi untuk para investor/calon investor. b. Menjalin

dan menjaga hubungan

memperluas

baik

dengan

investor dengan

jaringan kom unikasi lewat berperan aktif di lembaga

investasi, pasar bursa, dan

perusahaan sekuritas atau BAPEP AM.

c. Mengkoordinasi pertemuan BOD dengan investor. d. Menjadi pendamping bagi investor yang berminat melihat secara langsung, serta berkoordinasi dengan bagian-bagian terkait. e. Mengidentifikasi isu-isu internal yang dapat memepengaruhi citra perusahaan

dimata investor dan mencari penyelesaiannya dengan

berkoordinasi dengan pihak tersebut. 7. Head of Internal Audit and Risk Management a. Bertanggung jawab kepada Presiden Direkt ur.

71   

b. Memimpin dan mengelola kegiatan Internal Audit dan Risk Managem ent. c. Membuat kebijakan Risk Management. d. Membuat Audit dan Menyiapkan laporan Audit. e. Memastikan perusahaan telah memiliki dan menjalankan semua standar yang diperlukan. f. Membawahi Internal Audit Manager dan Risk Managem ent Manager. 8. Head of Human Resources a. Bertanggung jawab kepada Managing Director HR (Hum an Resources) dan GS (General Services). b. Memimpin dan mengelola aktifitas pengem bangan dan pengelola SDM gunamendukung pencapaian bisnis. c. Mengem bangkan

strategi dan

sistem pengem bangan

SDM

serta

mengelola pelaksanaannya. d. Membawahi HR Service Manager dan HR Planning dan Recrutm ent Manager. 9. Head of general Services a. Bertanggung jawab kepada Managing Director HR dan GS. b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi keseluruhan aktifitas yang berhubungan dengan layanan umum, kesehatan dan keamanan kerja. c. Menyediakan

sarana pendukung yang memadai

dan

menunjang

kelancaranoperasi perusahaan. d. Membawahi Support Facilities Manager, Head and Safety Manager dan GSAdm inistration Staff.

72   

10. Head of Security a. Bertanggung jawab kepada Managing dan Director HR dan GS. b. Memimpin dan mengelola aktifitas yang berhubungan dengan keamanan untuk melindungi fasilitas dan kegiatan perusahaan. c. Memantau pelaksanaan sistem dan prosedur keamanan di seluruh wilayah. d. Berkoordinasi dengan pihak-pihak eksternal terkait mengenai masalah keamanan (misalnya Polda, dll) untuk melindungi fasilitas dan kegiatan perusahaan. e. Membawahi semua regional Security Manager dan Security Coordinator. 11. Head of Treasury a. Bertanggung jawab kepada ManagingDirector Finance. b. Memimpin dan mengelola dana ( penerimaan, penempatan dan pengeluaran ) perusahaan terselenggara dengan baik. c. Membawahi Financial Institution Relations Manager, Cash Managem ent dan Paym ent Manager, Pension Fund Supervisor dan Plasm a Financing serta Administrasi Manager. 12. Head of Accounting and Tax a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Finance. b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi seluruh aktifitas akuntansi danpajak perusahaan agar selalu berjalan sesuai dengan kebijakan perusahaan. c. Melakukan semua koordinasi dengan semua regional Finance Manager untukpelaksanaan pencatatan akuntansi dimasing-masing wilayah.

73   

d. Membawahi Recording and Consolidation Manager, Tax Planning and Adm inistration Manager, Statutory Reporting Manager and Fixed Asset Manager. 13. Head of Procurement and Logistic a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Finance. b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi seluruh kegiatan pengadaan, penyimpanan dan distribusi barang agar dapat mendukung kegiatan bisnis perusahaan secara optimal. c. Membawahi Logistic Procurem ent Adm inistration Manager, Estate and Planting

Proucurem ent Manager.

SuppliesProcurem ent Manager,

Direct

material

Instratructure and

dan

General

Non

Planting

Pricyrenebt Manager, Logistic Center Manager. 14. Co-Head of Procurement and Logistic a. Bertanggung jawab terhadap Head of Procurem ent & Logistic. b. Membantu Head of Procurem ent&Logistic untuk mengelola dan mengkoordinasi kegiatan pengadaan barang 15. Head of Project Management Office a. Bertanggung jawab terhadap Manager Director Finance. b. Memimpin,

perkembangan

proyek-proyek

yang sedang berjalan.

mengelola dan mengkoordinasi c. Melaporkan proyek-proyek yang sedang berjalan. 16. Head of Information System & Bussines Process a. Bertanggung jawab terhadap Manager Director Finance.

74   

b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi seluruh kegiatan sistem informasi perusahaan agar dapat mendukung seluruh kegiatan perusahaan secara optimal. c. Memahami Management Information System & Application Support Manager,IT Quality Manager, Infrastructure, Communication & Data Center Operation Manager, Bussines Process dan System Prosedur Manager.

3.3.4

Define KM Information

3.3.4.1 Budaya Perusahaan PT PP London Sumatra Indonesia Tbk adalah perusahaan menjunjung tinggi budaya standar tata kelola perusahaan yang baik dan mewujudkan komitmennya selama beberapa tahun terakhir melalui kepatuhannya dengan kerangka peraturan internal dan eksternal yang bertujuan memperkuat keterbukaan, akuntabilitas, pertanggungjawaban, kewajaran dan kemandirian.

Sebagai contoh, yait u

penggunaan principlesdan criteria yang mencakup berbagai aspek operasional yang terdapat pada PT PP London Sumatra Indonesia Tbk. Lonsum juga mengembangkan serangkaian pedoman kebijakan yang komprehensif, SOP dan pedoman pelaksanaan yang mencakup seluruh bidang operasionalnya. Pedoman tersebut berisi uraian prosedur yang terkait dengan audit internal, manajemen resiko, sumber daya manusia, akuntansi dan keuangan, penjualan, pengadaan, keamanan dan manajemen lingkungan. Dari uraian diatas dapat dilihat bahwa budaya berbagi dan pendokumentasian informasi dan pedoman merupakan hal yang telah diterapkan didalam PT PP

75   

London Sumatra Indonesia Tbk. Diskusi yang intens juga sering dilakukan apabila terjadi masalah yang agak sulit dan tidak terpikirkan pemecahan masalahnya bila hanya dipikirkan sendirian. Tiap karyawan pada PT PP London Sumatra Indonesia Tbk juga biasa unt uk mempelajari hal yang baru. Niat unt uk belajar dari setiap karyawan yang ada di perusahaan dapat dinilai cukup tinggi. Untuk staf-staf tertentu memang masih agak kurang namun masih dapat didorong untuk mempelajari hal-hal diluar area yang dikuasainya.

3.3.4.2 Kon disi Knowledge Management Perusahaan sekarang Seperti yang telah dijabarkan pada bagian budaya perusahaan diatas, secara keseluruhan keinginan belajar dari staf yang ada pada PT PP London Sumatra Indonesia Tbk tergolong baik. Akan tetapi, bagaimana pengetahuan it u didokumentasikan dan dikelola saati ini masih sangat kurang. Sebagai contoh dalam hal manajemen pengetahuan terhadap proyek yang dikerjakan. Saat ini setiap proyek yang sedang berjalan belum dikerjakan dengan metode terstrukt ur. Artinya bahwa tidak ada dokumentasi yang akurat dan jelas mengenai tahaptahap pelaksanaan proyek tersebut. Setiap pengetahuan yang ada dalam proyek yang ada selalu berada di dalam kepala orang yang menjalankan proyek tersebut saja, sehingga apabila suat u saat orang it u mengundurkan diri dari perusahaan, maka perusahaan akan menjadi kelimpungan dalam melanjutkan proyek tersebut ke tangan orang yang baru. Saat ini Lonsum hanya berfokus pada hasil jadi dari setiap apa yang dikerjakan oleh karyawan yang ada didalam perusahaan, tanpa memperhitungkan

76   

pembelajaran yang diperoleh dari staf pada saat mereka terlibat di dalam pengerjaan sebuah proyek, seprti perencanaan proyek atau hal teknikal lainnya. Perusahaan Lonsum sebelumnya sudah memiliki situs portal yang memuat berbagai

profile

dari

setiap

karyawandantidakdapatdikategorikansebagaiKnowledge Managem ent System , dengan kata lain belum tersedia teknologi yang mampu membantu perusahaan dalam mengelola pengetahuan yang ada. Dokumen, pedoman dan SOP belum tersusun dan di-publish dengan tepat yang mengakibatkan ketidaktahuan karyawan terhadap sumber pengetahuan yang sesungguhnya telah tersedia.

3.3.4.3 Tujuan Pembangunan Knowledge Management System Perusahaan

Lonsum

merupakan

perusahaan

yang

berfokus

pada

pemeliharaan dan pembaharuan pengetahuan dan teknologi secara berkelanjutan. Dengan berusaha menyediakan fasilitas informasi kepada para karyawan secara real-tim e agar terus menggali tacit knowledge yang ada pada karyawan sehingga terciptanya suat u inovasi. Tujuan dari pem bangunan knowledge m anagem ent system ini adalah sebagai berikut: -

Peningkatan asset pengetahuan Sum berpengetahuan akan memberikan kem udahan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang pada akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.

77   

-

Budaya berbagi pengetahuan Budaya saling berbagi pengetahuan informasi yang sudah ada akan lebih terbentuk dengan baik lagi, menciptakan suasana adapatasi yang baik dengan ada perubahan pada budaya sharing knowledge yang ada.

-

Peningkatan produktifitas Pengetahuan yang sudah ada dapat dipakai ulang unt uk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat dan menam bah nilai keunggulan perusahaan Lonsum dengan kompetitornya. Untuk t ujuan KM S yang sejalan dengan visi dan misi perusahaan Lonsum

yaitu meningkatkan nilai perusahaan, menjadi perusahaan agribisnis yang terkemuka dan unggul maka diperlukan pengembangan pengetahuan dari masing-masing sumber daya yang ada. Semakin banyak tenaga ahli yang dimiliki maka akan semakin cepat proses pemecahan masalah yang terjadi dan pemahaman akan proses yang terjadi. Hal seperti ini dapat meningkatkan rasa kepercayaan dan kredibilitas perusahaan dimata para custom er perusahaan. Perusahaan Lonsum dapat dinilai sebagai sebuah perusahaan yang dapat dinilai sebagai sebuah perusahaan yang dapat unggul dalam bidangnya.

78   

3.4 FAS E 2 : Identify the Knowledge Management System 3.4.1

Five phases knowledge development •

Fase 1 : Knowledge Sourcing What is Lonsum known

What needs Lonsum known

(Current Knowledge)

(Future Knowledge)

¾ Budget Planning ¾ Land Clearing

¾ Research and developm ent crop

¾ Field Planting

¾ Sales Opportunity and Growth

¾ Harvesting

¾ Delivery Monitoring

¾ Crop Protection

¾ Land Planning

¾ Inventory Managem ent

¾ Crisis Managem ent ¾ Health and Safety Environm ent

Tabel 3.1Knowledge Sourcing KM S Lonsum What Lonsum known ƒ

Budget Planning Budget planning merupakanpengetahuan tentang bagaimana suat u budget : budget direncanakan, misalnya di Lonsum budget yang direncanakan meliputi budget produksi, budget infrastruktur misalnya budget untuk IT, budget unt uk pembelian lahan, dan budget untuk custom er relationship m anagem ent.

ƒ

Land Clearing Land clearing merupakan pengetahuan yang berisi tentang prosedur ataupun tata cara pembebasan dan pem bersihan lahan yang akan

79   

dipergunakan untuk melakukan penanaman tanaman seperti kelapa sawit,teh, kakao, dan karet. ƒ

Field Planting Field planting adalah ilmu pengetahuan yang menjelaskan tata cara unt uk penanaman bibit kelapa sawit, karet dan kokoa sesuai dengan cara penanaman yang tepat agar agar efisien dan hasil produksinya baik.

ƒ

Harvesting Harvesting merupakan ilmu yang penting bagi perusahaan Lonsum karena pada bagian harvesting di jelaskan bagaimana cara unt uk memanen, waktu panen yang tepat, dan bagaimana agar hasil panen dapat berkualitas dan memenuhi standar unt uk di jual.

ƒ

Crop Protection Crop protection adalah ilmu mengenai tata cara perlindungan baik terhadap bibit, tanaman, pohon maupun hasil produksi dari perkebunan, hal ini sangat penting untuk agar dapat memperkecil resiko kerusakan tanaman oleh cuaca dan hama atau hewan.

ƒ

Inventory Managem ent Pengetahuan tentang prosedur yang tepat untuk mengat ur persediaan bahan mentah, dan barang setengah jadi terutama produk dari lonsum yaitu hasil panen dari perkebunan agar persediaan dapat sesuai dengan kebut uhan, tidak terjadi kelebihan stok maupun kekurangan karena hal ini dapat menimbulkan biaya yang besar sehingga hasilnya kurang efisien.

80   

What need Lonsum known ƒ

Research and developm ent crop Ilmu serta usaha mengenai penelitian dan pengembangan dari bibit atau tanaman agar tercipta sebuah bibit atau tanaman baru yang unggul sehingga hasil panennya lebih baik dari hasil panen lainnya. Sum ber knowledge : Pakar bibit dan tanaman

ƒ

Sales Opportunity and Growth Pengetahuan tentang penjualan produk

terutama produk perkebunan

bagaimana cara mencari dan memperluas penjualan agar dapat terus tumbuh dan berkembang sehingga dapat menghasilkan profit kepada perusahaan. Sum ber knowledge : manager,karyawan senior ƒ

Delivery Monitoring Suatu tata cara ataupun prosedur yang harus dilakukan mengenai pengawasan terhadap hasil panen dari perkebunan ke tempat pengolahan sampai produk dijual kepada konsumen. Sum ber knowledge : pengalaman, manager, karyawan senior

ƒ

Land Planning Land planning adalah pengetahuan tentang perencanaan mengenai lahan yang akan dipergunakan sebagai tempat penanaman bibit, perencanaan serta pengaturan unt uk mengidentifikasi harga dan spesifikasi dari lahan yang akan di beli perusahaan. Sum ber knowledge : pakar tanah, manager

81   

ƒ

Crisis Managem ent Manajemen krisis perlu disiapkan oleh perusahaan Lonsum karena merupakan suat u ilmu tentang manajemen dan pengaturan yang harus dilakukan apabila terjadi krisis yang dapat mempengaruhi kualitas tanaman atau bahkan terjadi sesuat u yang menghasilkan kondisi dimana tanaman di perkebunan mengakami krisis. Sum ber knowledge : pengalaman, manager

ƒ

Health and Safety Environm ent Ilmu tentangkesehatan dan keamanan lingkungan terutama lingkungan pertanian dan perkebunan agar lingkungan produksi menjadi lebih kondusif dan menjadi lebih efektif. Sum ber knowledge : pakar kesehatan lingkungan hidup, manager.

Perusahaan Lonsummencari sumber knowledge dari berbagai sumber diantaranyasebagaiberikut : 1. Experience : Pengalaman – pengalaman yang sudahdidapatkan oleh individumaupun perusahaan dari berbagai peristiwa. 2. Advice : Suatu saran, masukan, nasihat yang diterima oleh individu maupun perusahaan dari berbagai sum ber. 3. Learning : Pem belajaran yang dilakukan oleh individu maupun perusahaan yang hasilnya akan di bagikan kepada seluruh karyawan. 4. Errors: Kesalahan – kesalahan yang telah dilakukan pada masa lampauyang dapat dijadikan suat u peringatan agar tidak terulang kembali.

82   

5. External sources: Sum ber – sum ber dari pihak luar yang digunakan sebagai sumber knowledge perusahaan. •

Knowledge Abstraction Setelah mengidentifikasi knowledge dari berbagai sumber yang dapat dipertanggungjawabkan, knowledge akan diidentifikasi untuk dipilah, yan g mana knowledge yang bersifat pribadi(private), umum, dan layak untuk dibagikan atau tidak. Berdasarkan visi dan misi Lonsum maka pengetahuan yg dibut uhkan tidak ada yg tidak berhasil melewati fase tahap knowledge abstraction.

•

Knowledge C onversion Knowledge yang dipilah – pilah berdasarkankan jenisnyaselanjutnyaakan dikonversikan agar mudah dibagikan pada PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk yang akan menerapkan knowledge m anagem ent.Knowledge akan dibuat dalam bentuk artikel yang dinamakan fit ur publishing page yan g ada dalam website knowledge management. Jenis Knowledge

Bent uk Knowledge

Land Planning

Standard Operational Procedure

Research and developm ent crop Sales Opportunity and Growth Delivery Monitoring

Policy

Health and Safety Environm ent Crisis m anagem ent

Discussion board(FAQ)

Tabel 3.2Knowledge ConversionKM SLonsum

83   

•

Knowledge Diffusion Pada tahap ini akan diidentifikasi siapa saja yang terlibat dalam penerapan knowledge m anagem ent, dalam Lonsum yang terlibat adalah seluruh karyawan unt uk membuat knowledge, membaca knowledge, dan moderator yang bertanggung jawab dalam menyaring, mengedit dan menyebarkan konten ke seluruh karyawan. Research and developm ent Dibuat oleh head of procurem ent and logistic crop

Didistribusikan kepada tim procurem ent and logistic

Sales

Opportunity

Growth

and Dibuat oleh m anaging director sales Didistribusikan kepada tim sales dan special project and joint venture

Delivery Monitoring

Dibuat oleh m anaging director hum an resource and general service Didistribusikan kepada tim operation,tim general services dan tim security.

Land Planning

Dibuat oleh corporate secretary and head of legal affairs Didistribusikan

kepada

tim

dari

corporate

secretary and Legal affairs dan tim sales

Crisis Managem ent

Dibuat oleh head of internal audit and risk m anagem ent

84   

Dan

diditribusikan kepada seluruh karyawan

khususnya tim risk m anagem ent dan operation

Health

and

Environm ent

Safety Dibuat oleh m anaging director operations Didistribusikan kepada tim operation.

Tabel 3.3Knowledge Diffusion KM S Lonsum

•

Knowledge Development and Refinement Karyawan menuliskan knowledge tersebut ke dalam bentuk sebuah artikel. Artikel tersebut masih berbentuk draft dan akan dikirimkan melalu e-mail kepada administrator portal. Administrator akan memberikan draft tersebut kepada moderator untuk diseleksi dan dikoreksi agar knowledge yang sampai ke portal menjadi baik dari segi penulisan dan berbobot dalam isinya serta dapat dipertanggungjawabkan. Jika suat u hari terdapat penam bahan konten maupun perubahan konten yang dianggap perlu karena alasan yang benar, knowledge yang telah dituliskan ke dalam artikel tadi dapat diedit dengan fitur yang telah tersedia dalam situs portal Lonsum.

85   

3.5 FAS E 3 : Clarify the custom specification 3.5.1

Komponen Knowledge Management System

Purpose

Technical Component

Typical Activities

• Memungkinkan akses ke dalam business knowledge

• Organisational Process

di dalam

• Organisational Records

Business

perusahaan.

• Contributor Knowledge

Process

• Sistem pada

Management

perusahaan yang menghubungkan kebijakan-kebijakan

• Related Knowledge System • Policies, Access,

• Decision Making • Discussion Boards • Corporate Communication

Procedures

pada akses knowledge. • Memastikan

Content Management

sumber knowledge

• Document Management

yang berharga

• Libraries

memilikin

• Metadata

• Content Query

pengindexan, dapat

• Indexes

• Knowledge Repository

diperbaiki, tersusun

• Quality Control

• Site Column & Site

secara logic, serta

Content

aman dan terlindungi. • Menyediakan

Web Content Management

• Server Management

platform yang

• File Sharing

aman dan dapat

• Portal Development

diakses bagi

• Browser Management

Knowledge

• User Identification

Management

• Security

System

• System Upgrade

• Portal • Browser • Human-Computer Interface • System Integration • CMS

• Sharepoint Designer 2010

86    • Membantu user sebagai media pembuatan knowledge dan

Knowledge

memberikan fitur

Application

workflow

Management

• Desktop Package • Spesialised Tools

management.

• Windows Sharepoint Server 2010

• Memberikan akses tools dan service khusus yang dibutuhkan

Tabel 3.4Komponen KM S (Sumber: Debowski, 2006, 144)

3.5.2

Functional Specification

3.5.2.1 Requirement ƒ

Top Hits, adalah daftar dari topic-topik dan informasi yang di urutkan berdasarnya frekuensi hit(klik) dari user, topic yg paling sering dibaca (di klick) akan ditampilkan paling atas.

ƒ

Last update topic, berisikan informasi, SOP&Policy yang terakhir di upload. Tampilan unt uk menu ini hampir serupa dengan top hits dan yang membedakan adalah pada recent update-nya karena informasi di ranking berdasarkan tanggal upload (yang terakhir upload akan tampil paling atas).

ƒ

Display synopsis, sinopsis artikel diharapkan akan tampil apabila mouse over pada suatu judul artikel.

ƒ

Upload file and picture, fasilitas untuk upload gambar dan file pada saat penambahan artikel baru.

87   

ƒ

Quiz, Quis dapat berupa teka-teki atau pertanyaan seputar perusahaan. Pemberian quiz diperkirakan dapat menarik user unt uk mengakses portal karena quiz ini juga nantinya akan memberikan reward untuk pemenangnya.

ƒ

Forum, fasilitas forum disini dapat digunakan karyawan untuk membahas atau mendiskusikan suatu topic.

3.5.2.2 Analisis Web Dalam

merancang

dan

membangun

aplikasi,

developer

akan

menggunakan perangkat yang sudah disebutkan diatas yait u: Microsoft Visual Studio 2010, SharePoint Designer 2010 dan fit ur ECM (Enterprise Content Managem ent) dari SharePoint Server. Berikut adalah penjelasan dari beberapa fitur dari yang akan digunakan: 1. Feature Web Analytics Reportpada SharePoint 2010 dapat digunakan karena secara default telah memiliki: a. Traffic Report, dapat menampilkan num ber of page views, top visitors, top browser, top destinations,dll. b. Search Report, dapat menampilkan top queries, popular search keywords,dll. c. Inventory Report, dapat menampilkan top site languages,how m any sites exist,dll. 2. Dengan kombinasi Visual Studio 2010 dan SharePoint Designer 2010, developer dapat membangun page sesuai dengan keinginan termasuk mensettinghovertext atau bahkan membuat form untuk inputan pict ure dan file.

88   

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa sem ua requirem ent dapat diselesaikan sesuai dengan keinginan. Penjelasan lebih lanjut adalah sebagai berikut: ƒ

Top HitsÆ dikerjakan dengan menggunakan Web Analytics Report.

ƒ

Last Update Æ dikerjakan dengan menggunakan Web Analytics Report.

ƒ

Display synopsis Æ dikerjakan dengan menggunakan fitur dari ECM.

ƒ

Upload file and picture Æ dikerjakan dengan menggunakan Visual St udio 2010 dan SharePoint Designer 2010.

ƒ

Quiz Æ dikerjakan dengan menggunakan SharePoint Designer 2010

ƒ

Forum Æsudah ada dalam bagian web part pada SharePoint server 2010.