20080111 120134 Plan Estrategico Y Presupuesto Publico

PLAN ESTRATEGICO Y PRESUPUESTO PUBLICO Eduardo Delle Ville Secretario Ejecutivo Asociación Internacional de Presupuesto Público ASIP

La presente disertación tiene como base conceptos obtenidos del libro “Los 6 pasos del Planeamiento Estratégico” de Juan Gandolfo Gaham y otros conceptos recogidos de distintas presentaciones hechas por la Asociación Argentina de Presupuesto y Administración Financiera Público – ASAP. El Conferencista se ha limitado a sistematizarlos para una mayor claridad de la exposición.

¿Cómo sería una propuesta de Plan General de trabajo, para lograr Un Presupuesto Público basado en Un Plan Estratégico?

PROPUESTA Y DEFINICIONES Un Ministerio X, desea implementar un Proceso de Plan Estratégico INTEGRADO al Presupuesto Público. Razón Optimizar su capacidad de Gestión en el corto, mediano y largo plazo.

PLANEAMIENTO ESTRATEGICO El Planeamiento Estratégico es una herramienta para conducir todo tipo de organizaciones públicas o privadas, con o sin fines de lucro, grandes, medianas o pequeñas, incluye los siguientes aspectos: 1) Analizar escenarios 2) Definir Visión 3) Seleccionar Estrategias 4) Asignar una Misión 5) Diseñar una estructura 6) Ejecutar un Plan de Acción (Operativo Anual)

Analizar ESCENARIOS

Definir VISION

PLAN ESTRATEGICO

Seleccionar ESTRATEGIAS

Asignar una MISION

Ejecutar un PLAN DE ACCION

ANALIZAR ESCENARIOS: Internos y Externos Estudiar las circunstancias que rodean a una organización para detectar oportunidades y anticipar riesgos. La vida es cambio y hay que interpretarlos y conocer su sentido. DEFINIR UNA VISION Se trata de saber “hacia donde vamos”, Establecer el destino al cual queremos dirigirnos.

SELECCIONAR ESTRATEGIAS • Las Estrategias son “Caminos” para alcanzar, nuestra Visión. • El “Mapa de Estrategias” identifica las posibles. • Elegir en función de la Visiones y el tiempo disponible, los recursos necesarios y las oportunidades y riesgos de cada una.

ASIGNAR UNA MISION Responde a las preguntas: ¿Qué haremos? ¿Dónde lo haremos? La MISIÓN es el resultado de una VISIÓN previa y de la elección de determinadas Estrategias, para alcanzar esos objetivos.

DISEÑAR UNA ESTRUCTURA ADECUADA

Cada Organización debe tener una estructura que se adecue a la MISION asignada y a los objetivos que se prevén para alcanzarla. Hay distintas formas de estructuras: - Funcionales, - Departamentales, - Por proyectos, etc.

PREPARAR PLAN DE ACCION • Se definen los OBJETIVOS asignados a cada persona y a cada área. • Se diseña el Presupuesto Público • Se obtienen y asignan los distintos recursos humanos, materiales, tecnológicos y económicos. • Se ponen en marcha las actividades diarias • Se siguen y monitorean los resultados.

FUNDAMENTAL Las organizaciones más prestigiosas lo son por la calidad y capacidad de las personas que las componen. Volvamos ahora al Ministerio X.

Definir Objetivos Asignados a cada Persona y a cada área de la Estructura

Obtener y Asignar los distintos Recursos Humanos, Materiales, Tecnológicos y Económicos

PLAN DE ACCION

Diseñar el Presupuesto Público Poner en marcha Actividades Diarias

Seguimiento, Monitoreo y Evaluación de los Resultados

DETERMINACION DEL PLAN ESTRATÉGICO PLAN DE TRABAJO

1.- Diagnóstico de la Situación - Es Subjetivo y Valorativo. - Tantas situaciones como actores sociales hay. - por eso “no es por una sola vez y para siempre”. - Es dinámico

- No es hecho “Desde Afuera”. - Es realizado desde el lugar de un actor social. - Es hecho por quienes tienen el poder de actuar sobre la realidad y modificarla.

2.- Formular el Plan Estratégico

• Revisar la actual estructura del Presupuesto por Programas vigente. • Formular al Plan de Acción General a tres años.

5. Formular el Proyecto de Presupuesto Año 2009 del Ministerio X y el Anteproyecto 2010 y 2011. 6. Formular el Plan de Acción definitivo para el año 2009 (ajustes). 7. Formular un Sistema de Monitoreo (tablero) y Evaluación.

PROCESO LA MISIÓN Y LA VISIÓN DAN LÓGICA:

• Al Plan Estratégico • Al Plan Operativo ó Acción Anual • Al Presupuesto

LAS HERRAMIENTAS MENCIONADAS PERMITEN: PERMITEN 1) Establecen PRIORIDADES 2) Refieren a los Programas Presupuestarios y Proyectos dentro de éstas. 3) Reformulan objetivos y 4) Los articulan entre sí.

OBJETIVOS • El OBJETIVO expresa una de las definiciones y especificaciones del futuro pretendido de la Organización. • Es el “BLANCO DE LA ACCIÓN” • Es el “PUNTO DE LLEGADA” fijado en el tiempo.

PROBLEMAS EN EL MEDIO HAY

PROBLEMAS que resolver - Rutinarios - Definición ambigua

ÁRBOL DE OBJETIVOS Es el VÍNCULO entre: -La ORGANIZACIÓN y -Los PROBLEMAS

ORDENAR LA CAUSALIDAD Los objetivos son las respuestas idealizadas en estado positivo de un PROBLEMA. - Problema (-) - Objetivo (+) Son antitéticos.

REVISIÓN PxP EN BASE AL PLAN ESTRATÉGICO Los OBJETIVOS ESTRATÉGICOS se logran a través de: • OBJETIVOS INTERMEDIOS • OBJETIVOS OPERATIVOS (METAS)

RESUMEN El Plan Estratégico como RESULTADO DE LA REVISIÓN implica : - MISION - VISIÓN - OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

OBJETIVOS I 1. Tienen que ser precisos y no ambiguos. 2. Deben definirse correctamente - Qué presencia se busca incrementar - A quién apunta - Su ubicación geográfica - Porcentaje participación actual y Porcentaje deseado futuro.

OBJETIVOS II 1. Definir los objetivos. 2. Confeccionar cronograma de cumplimiento. 3. Se establecen roles a los Directivos para alcanzarlos. 4. Se establecen facultades y Recursos para el mismo fin. 5. Los Recursos necesarios son de 4 categorías: humanos, tecnológicos, materiales y económicos.

OBJETIVOS III 1. El conjunto de recursos necesarios para materializar los Objetivos se consignan en el Presupuesto Público. 2. Se recomienda utilizar una técnica que permita la obtención especializada de Productos y Servicios, en línea con los OBJETIVOS planteados para apreciar su Impacto. Este es el RESULTADO. 3. Las técnicas aceptables son la del P.B.C. y P x P. 4. Los resultados se pueden medir.

MEDICIÓN MEDIANTE: - INDICADORES REPRESENTATIVOS DE CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS (RESULTADOS)

INDICADORES - IMPACTO - EFICIENCIA - EFICACIA - RELEVANCIA - ETC.

RESULTADOS • ESTRATÉGICOS • INTERMEDIOS • OPERATIVOS

OBJETIVOS Y RESULTADOS SON LA CONSECUENCIA DE LOS SERVICIOS (PRODUCTOS) OFRECIDOS POR EL MINISTERIO X

PRESUPUESTO POR PROGRAMAS CATEGORÍAS PROGRAMÁTICAS: – Programas – Sub-programa – Actividades – Proyectos de inversión física

- PROGRAMAS Y SUBPROGRAMAS: generan Productos Terminales.

- ACTIVIDADES: Productos Intermedios.

FORMULACIÓN A TRES AÑOS DEL PLAN OPERATIVO Y PRESUPUESTO PRELIMINAR

• Definir categorías programáticas • Formular Plan Operativo provisorio y sintético (debe cumplir con los Objetivos y Resultados del Plan Estratégico) • Por último, formular el Presupuesto Preliminar (tres ejercicios). Gastos e Ingresos. Nota: Preliminar, porque se lo debe encuadrar en los techos asignados.

CONTENIDO • Cálculo Plurianual (2009-2011) por año para alcanzar Objetivos. • Medidas correctivas de la organización (conceptos eficiencia y eficacia del programa, etc.) • Tabla de cuantificación de indicadores para medir objetivos, productos y eficiencia. • Seguimiento y evaluación.

FORMULAR ANTEPROYECTOS DE PRESUPUESTO PARA 2009, 2010 Y 2011 • Anteproyecto de Presupuesto 2009 • Anteproyecto de Presupuesto Plurianual 2010-2011 • Cotejo con Presupuesto Preliminar elaborado con Plan Estratégico y Plan Operativo Anual. • Ajuste Objetivos y Valores Indicadores • Reclamos a autoridad presupuestaria

FORMULACIÓN DEFINITIVA DEL PLAN OPERATIVO 2009 EN FUNCIÓN DE LOS CRÉDITOS ASIGNADOS •

Revisión del Plan Operativo Anual y del Plan Estratégico hasta el nivel que sea necesario.

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2) El Plan Operativo consiste en diseñar los principales procesos de trabajo y operaciones que se deben articular y organizar para el logro del Plan Estratégico 2009. 3) El Plan Operativo debe ser diseñado por los responsables de las categorías programáticas. 4) Formar un Comité de Planificación y Programación Presupuestaria.

COMITÉ DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA

• Es conveniente crearlo a nivel del Ministerio X

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• Funciones: – Compatibilizar la tarea de los responsables de las categorías programáticas. – Sistematizar el proceso. – Detectar inconsistencias. – Realizar el Análisis de sensibilidad para reaccionar ante imprevistos. – Elevar sus conclusiones al Gabinete Ministerial.

PROTOCOLOS • Firma de un Protocolo de compromisos entre la conducción superior del Ministerio y los responsables de las categorías programáticas. • Contenido del Protocolo: • Objetivos a cumplir • Condiciones de cumplimiento • Distribución en el tiempo para compatibilizar la programación con cuotas de compromiso.

SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN • Para evaluar las acciones en relación con los objetivos definidos: –Efectividad (objetivos y resultados) –Eficacia (productos) –Eficiencia (procesos)

COMENTARIO ADICIONAL METODOLOGIA EN USO PARA ASIGNAR RECURSOS

Personal (OIT), especialmente aplicada a la producción de bienes y servicios, tanto para funciones de línea como de dirección. 1) Análisis del método 2) Determinación de estandares de recursos (personal, materiales indirectos, tiempos de proceso, etc.) 3) Asignación de recursos

ANALISIS DEL METODO 1) Definir el proceso a analizar. 2) Definir el producto. 3) Definir el estandar de aceptación del producto. 4) Para cada operación del proceso, definir el método más eficiente. 5) Protocolizar el proceso.

DETERMINACION DE ESTANDARES 1) Definir el nivel de capacitación necesario para la operación. 2) Verificar la idoneidad del personal. 3) Verificar que se cumpla el método prescripto. 4) Realizar el estudio de tiempos insumidos (medición directa y técnicas estadísticas). 5) Realizar el estudio integral de otros recursos que necesita el proceso. 6) Prever suplementos por contingencias (situaciones fuera de los estandares). 7) Determinar los estandares de presupuestación.

ASIGNACION DE RECURSOS 1) Determinación de los objetivos. 2) Explosión de los niveles de actividad para cada programa. 3) Determinación de los recursos necesarios para el programa. 4) Asignación de los recursos. 5) Cálculo de los niveles de saturación de los recursos. 6) Análisis de recursos no utilizados y de los márgenes de operación del sistema.