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PROCESO: GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL PROCEDIMIENTO: APOYOS DE SOSTENIMIENTO Objetivo: Establecer las actividades para la planeación, divulgación, inscripción, calificación, adjudicación, seguimiento y pago de los Apoyos de Sostenimiento otorgados a los aprendices en formación titulada SENA Responsables: Director Formación Profesional, Subdirectores Alcance: Este procedimiento aplica para cada una de las actividades de Apoyos de sostenimiento así de Centro como todos los documentos y registros, producidos y aprobados durante cada etapa. Inicia con la identificación de la necesidad de establecer actividades y tareas claras y estandarizadas para cada una de las fases donde intervienen los centros de formación y la Direccion de Formación. Generalidades: 1. La población objetivo de las convocatorias de apoyos de sostenimiento son aprendices matriculados en formación titulada abierta, pertenecientes a los estratos 1 y 2, que nunca hayan suscrito contrato de aprendizaje, que no tengan otro tipo de apoyo y que formulen su plan de negocio coherente con su programa de formación. 2. Los requisitos para ser beneficario del Apoyo de Sostenimiento son: a) Estar matriculado en uno (1) de los programas de formación titulada abierta; no aplica para oferta cerrada, virtual y articulación con la media. b) Pertenecer a los estratos 1 y 2 o pertenecer a la Red Unidos o ser víctima del conflicto armado conforme a lo señalado en la Ley 1448 de 2011 y el Decreto Reglamentario 4800 de 2011 c) Tener Sisbén o pertenecer a una EPS como beneficiario. d) No haber nunca suscrito contrato de aprendizaje. e) No tener vínculo laboral, patrocinio o prácticas que le represente ingresos económicos. f) Haber transcurrido por lo menos un mes y medio de formación desde su matrícula y cumplir con los criterios de rendimiento académico. g) No tener o haber tenido condicionamiento de matrícula durante los tres meses anteriores a la fecha de adjudicación. h) No tener otro tipo de subsidio asignado por Alcaldías, Juntas Comunales, organismo del Estado, ni otro apoyo del SENA. i) No ser beneficiario de apoyos otorgados por el programa Jóvenes en Acción. j) No haber recibido apoyos de sostenimiento en convocatorias anteriores de este tipo, excepto los descritos en la resolución de apertura de la convocatoria. k) No ser, ni haber sido beneficiario del Fondo Nacional de Formación Profesional de la Industria de la construcción - FIC. l) Realizar su inscripción en las fechas acordadas. m) Deben formular su plan de negocio coherente con su programa de formación, con el apoyo de la Unidades de emprendimiento, este apoyo debe ser garantizado por el Subdirector de Centro. 3. Los centros deben garantizar la divulgación y promoción de las convocatorias de apoyos de sostenimiento, por los diferentes medios que tengan disponibles, asegurando que ésta corresponda con la oferta institucional aprobada y que los instrumentos elaborados sean revisados por la Oficina de Comunicaciones. 4. El Centro de Formación acreditará por escrito para cada uno de los aprendices objeto del apoyo de sostenimiento el rendimiento académico que exige la ley 789 de 2002. 5. Procedimiento para inscribirse: Los aprendices interesados en inscribirse en la Convocatoria deberán realizar el siguiente procedimiento: a) Leer cuidadosamente la convocatoria en el link Apoyos de Sostenimiento, página web del SENA, para saber si cumple con los requisitos. b) Verificar previamente que está registrado en SOFIA con su documento de identidad vigente. c) Registrar su inscripción en las fechas publicadas para la convocatoria. d) Inscribirse en la convocatoria con un solo documento de identidad (vigente). e) Cumplir los tiempos establecidos en el cronograma que forma parte de la Convocatoria. No se dará trámite a la inscripción cuando el Aprendiz no cumpla con los requisitos establecidos en este procedimiento 6. Documentación Soporte: Los Aprendices que registre el Centro de Formación como inscritos para la selección de apoyo de sostenimiento deberán presentar la siguiente documentación: • Fotocopia del Documento de Identidad. • Fotocopia de un recibo de Servicio Público. • Fotocopia del SISBEN o EPS. • En caso de ser aprendiz Red Unidos o Victima del Conflito Armando deben entregar soporte de esta situación. • Diligenciar el Formato de Condición Socioeconómica. 7. Criterios para priorizar la asignación de apoyos de sostenimiento a los beneficiarios – Factores de selección: Para efectos de adjudicar los apoyos de sostenimiento a los Aprendices del SENA y, teniendo en cuenta que la disponibilidad de recursos no permite el cubrimiento total de la población que cumple los requisitos, se atenderán de forma preferencial y prioritaria a los Aprendices que cumplan los requisitos de este procedimiento y que presenten una situación de mayor vulnerabilidad respecto de otros Aprendices inscritos en la convocatoria. Para adjudicar los apoyos de sostenimiento se aplicarán los criterios descritos en la resolución de apertura de la convocatoria, identificados por el mayor puntaje posible; el mayor puntaje posible es el equivalente a la suma de los valores numéricos de todas las variables establecidas en la tabla, la adjudicación se hará en estricto orden descendente de puntuación, hasta agotar los recursos del Centro para la convocatoria. 8. Criterios de desempate: Se considera empate cuando al sumar todos los puntos, varios aprendices tienen el mismo resultado final en el Centro de Formación. Si los cupos asignados al Centro de Formación Profesional alcanzan para todos los inscritos, se adjudica a todos y no habrá criterio de desempate. En caso de empate en el (los) último(s) cupo(s) de adjudicación, se utilizará como primer criterio de desempate quienes hayan obtenido mayor puntuación en los cuatro primeros ítems de la prioridad de asignación indicados en el numeral anterior. En caso de que los recursos no alcancen para todos los ganadores del desempate los adjudicatarios serán escogidos dentro de ellos por sorteo, en el cual participarán el Subdirector del Centro, el Coordinador de Formación Profesional, o quien haga sus veces, y dos líderes de los aprendices, quienes suscribirán la respectiva Acta.

PROCESO: GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL PROCEDIMIENTO: APOYOS DE SOSTENIMIENTO 9. Asignación de beneficiarios: Una vez terminado el tiempo de calificación el Centro publicará el listado de los aprendices inscritos con el puntaje obtenido y posteriormente debe a traves de SOFIA PLUS realizar la adjudicación de los aprendices seleccionados, luego se debe generar a través de este aplicativo el listado de los aprendices adjudicados, según el cronograma previsto. Este documento y la Resolución que expida el Subdirector de Centro con la adjudicación deberá ser enviado a la Dirección de Formación Profesional de la Dirección General, con el fin de verificar el cumplimiento de los presentes lineamientos, realizar los respectivos trámites de pago y el seguimiento, control y elaboración de los informes consolidados del nivel nacional sobre el asunto. Es responsabilidad del Centro de Formación, en cabeza del Subdirector, garantizar la confiabilidad y transparencia del proceso y la publicación del listado final de aprendices beneficiados con el apoyo de sostenimiento, al igual que el seguimiento y cancelación del beneficio otorgado a los aprendices.

10. Obligaciones de los aprendices: A partir del momento que los Aprendices resulten adjudicados con el Apoyo de Sostenimiento, deberán cumplir con las siguientes obligaciones: a. Buen rendimiento académico durante su formación. b. No tener condicionamiento o cancelación de la matrícula. c. Reportar oportunamente al Centro de Formación cualquier novedad de cambio de documento o de cuenta bancaria. d. Informar por escrito al Subdirector de Centro su decisión de renunciar voluntariamente al Apoyo de Sostenimiento. e. Informar oportunamente sobre la suscripción de contrato de aprendizaje, de trabajo o de prestación de servicios, o monitoria, o adjudicación con Apoyos de Sostenimiento FIC, o cualquier otro tipo de apoyo, al Centro de Formación. f. Prestar un servicio de gestor de monitoria programados por el Centro de Formación durante su etapa lectiva, por un total de 40 horas mensuales relacionadas con su formación. g. Entregar el informe mensual con sus respectivas evidencias de gestor de monitoria, entre los días 20 y 23 de cada mes, al encargado de Apoyos de Sostenimiento en el Centro de Formación. h. Realizar entregas mensuales de las evidencias de aprendizaje. i. Realizar entrega mensual de las evidencias del avance de su proyecto productivo al encargado de la unidad de emprendimiento durante su etapa productiva. j. Suscribir un pagaré en blanco con instrucciones a fin de respaldar los desembolsos no meritorios. 11.Responsabilidad del Centro: El Subdirector del Centro deberá designar una persona responsable del seguimiento y control de los apoyos de sostenimiento. La designación de esta persona no exime de responsabilidad al Subdirector del Centro frente a las actuaciones, seguimiento y control del proceso de desembolsos de los apoyos de sostenimiento. La persona designada deberá: a. Apoyar en el proceso de verificación de cumplimiento de requisitos, calificación, adjudicación y seguimiento de los Apoyos de Sostenimiento en el Centro de Formación a traves de SOFIA PLUS. b. Registrar, en el momento que ocurran, las novedades que para cada caso afecten el pago a los Aprendices (tales como cancelación del apoyo, cambio de documento de identidad, fin de formación, aplazamiento, consecución del contrato de aprendizaje, registro de cuenta bancaria, fallecimiento del aprendiz, etc); este registro debe hacerse hasta el día 27 de cada mes, considerando que esas novedades afectan el desembolso a realizar mensualmente a cada Aprendiz. En caso que no se registre la novedad correspondiente a tiempo, se adelantarán las investigaciones y se establecerán las responsabilidades a que haya lugar. Adicional a esto el Centro debe realizar los trámites pertinentes para el reembolso del dinero por parte de los Aprendices, a través del botón electrónico de pago que se encuentra en la página web del SENA. c. Hacer seguimiento a los actos académicos de condicionamiento o cancelación de matrícula para reportar oportunamente las novedades. El Subdirector del Centro de Formación deberá asignar a los asesores de Emprendimiento del Centro de Formación, el apoyo y seguimiento a los Aprendices beneficiarios para la formulación y desarrollo de su proyecto productivo, quienes a su vez deben reportar el cumplimiento y los avances del mismo entre los días 20 y 23 de cada mes, a la persona responsable de apoyos de sostenimiento del Centro. 12. Desembolsos no causados: En los casos en que se cancelen apoyos de sostenimiento a Aprendices que no tuvieren derecho a dicho(s) desembolso(s), se adelantará el procedimiento de cobro previsto en la Resolución 00210 del 2007. 13. Aprendices de remplazo: Los Aprendices que queden en lista de elegibles en la convocatoria, deberán cumplir con las siguientes condiciones para ser elegidos como remplazos: a. Estar inscrito en la convocatoria. b. Estar registrado como elegible. c. A la fecha del remplazo el Aprendiz debe cumplir con todos los requisitos, condiciones y obligaciones de la convocatoria. d. Debe realizarse la debida cancelación de los Aprendices salientes a través de la página web del SENA, link Apoyos de Sostenimiento. e. Para aquellos Aprendices de remplazo y de cancelación, se deberá expedir una Resolución por parte del Subdirector del Centro en la cual se registre la novedad, y junto con ello se debe enviar el reporte generado de SOFIA PLUS a la Dirección de Formación Profesional, donde se registre el remplazo. f. El Aprendiz en remplazo será beneficiario del apoyo de sostenimiento por el tiempo que reste para finalizar la convocatoria. 14, Causal de suspensión o cancelación del apoyo de sostenimiento: El apoyo de sostenimiento asignado a un Aprendiz se debe suspender o cancelar en los siguientes casos: a. Causales de Suspensión o Aplazamiento: Cuándo el Aprendiz beneficiario solicite aplazamiento o interrupción de su formación. En estos dos eventos se suspende el pago del apoyo de sostenimiento por el término del aplazamiento o interrupción de su formación sin superar la vigencia presupuestal respectiva.

PROCESO: GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL PROCEDIMIENTO: APOYOS DE SOSTENIMIENTO b. Causales de cancelación: 1. Cuando el aprendiz se retire del programa de formación profesional para el cual se matriculó. 2. Cuando el aprendiz beneficiario solicite traslado de un programa de formación a otro, mientras este adjudicado con el Apoyo de Sostenimiento. 3. Cuando el aprendiz sea sancionado con condicionamiento o cancelación de la matrícula y éste conste en acto académico suscrito por el Subdirector del Centro de Formación respectivo, debidamente ejecutoriado. 4. Cuando el aprendiz suscriba contrato de aprendizaje, de trabajo o de prestación de servicios, o tenga monitoria o apoyo FIC, o cualquier otro tipo de apoyo. 5. Cuando el aprendiz tenga o se le asigne otro tipo de subsidio asignado por las Alcaldías, Juntas Comunales, organismo del Estado, o del SENA. 6. Cuando se evidencie inexactitud en la información que dió origen al beneficio. 7. Cuando el aprendiz haya tenido dos incumplimientos injustificados en la entrega de las evidencias de aprendizaje, o valoración deficiente de las mismas durante el último trimestre de formación. 8. Cuando el aprendiz no haga entrega mensual de las evidencias del avance de su proyecto productivo. 9. Cuando el aprendiz gestor de monitorias no cumpla con el plan y los tiempos acordados en dicha función, los cuales son previamente asignados por el Centro de Formación. 15. Pago de Apoyos de Sostenimiento: El pago del apoyo de sostenimiento se realizará conforme a las siguientes condiciones: a. La convocatoria y los resultados de la adjudicación de los apoyos deben ser publicados y divulgados ampliamente a través de la web, las carteleras y los medios de comunicación de que dispongan cada uno de los Centros de Formación Profesional y Regionales. b. Se realizará el desembolso mes vencido en cuantía equivalente al 50% del SMLMV, excepto en los meses de Enero y Diciembre que se recibirá el 25% del SMLMV, debido a que el apoyo cubre la formación y en este mes los aprendices están en formación 15 días c. La fecha de iniciación del derecho a los desembolsos de Apoyos de Sostenimiento será a partir de la fecha de adjudicación según resolución del Centro de Formación. 16. Para la aplicación de este procedimiento es necesario tener en cuenta las siguientes definiciones: - Adjudicación: Actividad de calificar, seleccionar y beneficiar a un aprendiz con Apoyos de Sostenimiento - Aprendiz de Reemplazo: Los aprendices que cumplen con los requisitos y estan en la lista de elegebiles, pero no fueron adjudicados por limite de cupos, pueden ser adjudicados en reemplazo de un aprendiz adjudicado que por algun motivo pierde el apoyo de sostenimiento. - Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas - Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria - Apoyo de Sostenimiento: Recurso en dinero o espcie que se otorga a los aprendices que se encuentran en una formación titulada abierta, que son estrato 1 y 2 y que no tienen contrato de aprendizaje. - Beneficio: Es la ganancia que adquieren los aprendices al ser beneficiarios con el apoyo de sostenimiento. Documentos asociados: GFPI-F-027 Formato de Registro Socioeconomico GFPI-F-028 Formato de Calificacion y Priorización GFPI-PL-003 Plantilla Pagaré Ejemplo de Resolución Normatividad Ley 789 de 2002 Decreto 4690 de 2005 Acuerdo 008 de 2009

ACTIVIDADES

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

REGISTRO

INICIO

1. Generar matriz de asignación de cupos por Centro de Formación

2. Aprobar Distribución de cupos por el CDN

3. Generar Resolución de Apertura de Convocatoria

4. Divulgar Convocatoria

5. Generar y habilitar formulario de inscripciones

6. Consolidar y Publicar los registros de aprendices inscritos

7. Entregar documentación soporte

Si

Con base en el recurso del BPIN ADMINISTRACIÓN DE CAPITALES PARA APOYOS DE SOSTENIMIENTO PARA ALUMNOS EN FORMACIÓN, se elabora una matriz de cálculo donde se evalua la ejecución de los Centros de Formación en cuanto a los cupos de apoyos de sostenimiento asignados en la vigencia anterior, metas de formación titulada y metas de contrato de aprendizaje; esta matriz arroja la distribución de cupos por centro de formación para la vigencia.

Dirección de Formación Profesional Matriz de analisis Grupo de Gestión Administrativa

El Consejo Directivo Nacional, analiza la propuesta de la distribución de los cupos de apoyos de sostenimiento para cada Centro de Formación, además de la asignación del rubro para pago de poliza y dotación de elementos de seguridad industrial.

Consejo Directivo Nacional del SENA

Se proyecta la resolución de apertura de convocatoria, en la cual se describe el tiempo de convocatoria, el cronograma y la distribución de cupos por Centro de Formación, para la adjudicación de Apoyos de Sostenimiento a los Aprendices SENA. Esta Resolución debe ser revisada y aprobada por la Dirección Juridica, Dirección de Formación Profesional para posterior firma del Director del SENA, luego de esto debe ser publicada en el diario oficial.

Dirección de Formación Profesional Resolución de Apertura Grupo de Gestión de Convocatoria Administrativa y Dirección Juridica

La Resolución de Apertura de convocatoria debe ser remitida a los Subidrectores de Centro para su gestión y puesta en marcha, esta información debe ser publicada a través de los diferentes medios de comunicación, con base en el cronograma de convocatoria

Dirección de Formación Profesional Grupo de Gestión Administrativa, Correo Subdirectores de Centros y Lideres de Bienestar

Se diseña y habilita un formulario en la WEB del SENA, para la inscripción de los aprendices, este formulario debe estar habiltado durante el tiempo que describa el cronograma de la convocatoria. Cada tres horas durante el tiempo de la inscripción se debe realizar seguimiento a los registros de inscripciones.

Dirección de Formación Profesional Grupo de Gestión Administrativa

Se consolidan y depuran los registros de inscripción a fin de eliminar registros repetidos y no validos, el resultado de esta validación es publicada en la pagina de Apoyos de Sostenimiento (Sitio correo misena) y remitido a los Subdirectores de Centro a través de correo electrónico, para que estos listados sean publicados durante el tiempo descrito en el cronograma de la convocatoria, en los diferentes medios de comunicación del centro de formación.

Dirección de Formación Profesional Grupo de Gestión Consolidado con registros Administrativa, validos de inscripción. Subdirectores de Centros, Lideres de Bienestar.

Los aprendices inscritos deberan entregar la documentación soporte que confirme su información socioeconomica, esta información debe remitirla junto con el formato de registro socioeconómico, esta documentación debe ser entregada en la Oficina de Bienestar, quien a su vez la validará.

Lideres de Bienestar, encargados de Apoyos Documentación Soporte, de Sostenimiento en el GFPI-F-027 Centro de Formación y Aprendices

Acta de Consejo con la aprobación de la propuesta

Si el aprendiz cumple con los requisitos pasa a la actividad 9 de lo contratio pasa a la actividad 8

cumple los requistios?

No

8. Devolver Documentación la formación

9. Evaluar criterios de priorización

No

Empate en la puntuación?

Si

FIn

Se devuelve la documentación al aprendiz informando el motivo de la devolución, terminando con su proceso de inscripción.

Lideres de Bienestar, encargados de Apoyos Notificación al aprendiz de Sostenimiento en el Centro de Formación

Se evalua a los aprendices en el formato de Calificación y Priorización el cual contempla los criterios de evaluación consignados en la resolución de apertura de convocatoria. Se deben ordenar de forma descendente los resultados para la asignación de los cupos

Lideres de Bienestar, encargados de Apoyos Formato de Calificación de Sostenimiento en el diligenciado GFPI-F-028 Centro de Formación

Si ACTIVIDADES

DESCRIPCIÓN

REGISTRO

Subdirectores de Centros, Lideres de En caso de existir empate en las utlimas posiciones de la tabla, el Centro Bienestar y de Formación debe aplicar los criterios de desempate descritos en las Acta de desempate Profesionales generalidades del procedimiento. encargados de Apoyos de Sostenimiento

10. Realizar sorteo para desempate

11. Adjudicar Aprendices

12. Generar Resolución de Adjudicación

A traves de SOFIA PLUS el Centro de Formación debe registrar los aprendices beneficiarios del apoyo de sostenimiento, este sistema valida los requisitos que debe cumplir el aprendiz para ser beneficiario, luego de adjudicar los aprendices se generará el reporte de adjudicados.

Subdirectores de Centros, Lideres de Bienestar y Reporte de Aprendices Profesionales Adjudicados encargados de Apoyos de Sostenimiento

Con base en el reporte generado de aprendices adjudicados, el Subdirector de Centro emite resolución de adjudicación, utilizando la plantilla Resolución que hace parte del procedimiento de control de registros publicado en el Blog del SIG. Esta resolución debe ser publicada a traves de diferentes medios de comunicación en el Centro de Formación para conocimiento de todos los aprendices. Ver ejemplo de resolución adjunto al procedimiento.

Subdirectores de Centros, Lideres de Bienestar y Resolución de Profesionales Adjudicación encargados de Apoyos de Sostenimiento

El Subidrector de Centro debe remitir a la Dirección General, la Subdirectores de resolución de adjudicación junto con el reporte de adjudicados, según los Centros tiempos establecidos en el cronograma de convocatoria.

13. Remitir Resolución y Reporte de Adjudicación

Si

RESPONSABLE

14. Validar información de adjudicación recibida

Se realiza la validación de la información recibida, confirmando que la información de la resolución y el reporte de adjudicación generado a través de SOFIA PLUS contengan los mismos datos.

La información concuerda?

Si la Información concuerda pasa a la actividad 17 de lo contrario a la actividad 15

Correo Electronico

Dirección de Formación Profesional Grupo de Gestión Administrativa

No

15. Remitir observaciones a los Centros de Formación

16. Modificar segun obervaciones enviadas y remitir nuevamente

17. Consolidar y Publicación de aprendices adjudicados

18. Convocar aprendices adjudicados a reunion para información general

19. Reportar Novedades de Aprendices

No

Hay cupos para reemplazo?

Si

Act. 11

Cuando la información reportada tiene inconsistencias, se notifica a través de correo electrónico al Subdirector de centro y al Responsable de Bienestar el resultado de la verificación

Dirección de Formación Profesional Correo Electronico Grupo de Gestión Administrativa

El Centro de Formación debe realizar las modificaciones pertinentes y remitirlas nuevamente para validación a la Dirección de Formación Profesional - Grupo de Gestión Administrativa.

Subdirectores de Centros, Lideres de Resolución de Bienestar y Adjudicación y Reporte Profesionales de Adjudicados encargados de Apoyos de Sostenimiento

Consolidación de la información de los aprendices adjudicados por los Centros de Formación para control y seguimiento de novedades y desembolsos. Esta consolidación debe ser notificada a los Subdirectores de Centro, para ser publicada a través de los diferentes medios de comunicación del Centro de Formación.

Dirección de Consolidado con Formación Profesional aprendices adjudicados Grupo de Gestión Correo Electronico Administrativa

Convocar a los aprendices a una reunión de confirmación de la adjudicación, en esta se debe informar a los aprendices sobre sus derecho y deberes como beneficiario, informar su lugar de monitoria, programación de capacitaciones de las unidades de emprendimiento y solicitud de la apertura de cuentas para posterior notificación a la Dirección General. El aprendiz es notificado de la necesidad de firmar un pagare en blanco el cual respaldara en caso de desembolsos no meritorios la devolución de los recursos.

Subdirectores de Centros, Lideres de Acta de reunion, firma de Bienestar y asistencia y pagare Profesionales firmado encargados de Apoyos de Sostenimiento

A traves de SOFIA PLUS se reportan las novedades tales como: cambio de documento, registro de cuenta bancaria, cancelación del apoyo de sostenimiento, aplazamiento del apoyo de sostenimiento. Estas novedades se reportan entre el dia primero (1) y veintisiete (27) de cada mes.

Persona encargada de Apoyos de Reporte SOFIA PLUS Sostenimiento en el Centro de Formación

ACTIVIDADES Si

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

Si hubo cancelación de aprendices beneficiarios del apoyo, el Centro de Formación dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del siguiente mes a la cancelación, reemplaza estos cupos con los aprendices que se encuentren en la lista de elegibles y que a la fecha cumplan con los requisitos de la convocatoria.

Subdirectores de Centros, Lideres de Bienestar y Profesionales encargados de Apoyos de Sostenimiento

21. Actualizar consolidado de adjudicados con novedades reportadas y aprendices de reemplazo

Esta incluye la actualización de la información con las novedades reportadas por los Centros de Formación en SOFIA PLUS, para actualizar el estado y los datos de los aprendices adjudicados y de la consolidación de los aprendices de reemplazo.

Dirección de Consolidado de Formación Profesional aprendices adjudicados Grupo de Gestión actualizado Administrativa

22. Generar archivos planos con valor cero para pre notificación

Dirección de Luego de actualizados los estados en la convocatoria de los aprendices, Formación Profesional - Archivo plano para pre los cambios de documento, los datos bancarios y demas validaciones, se Grupo de Gestión notificación. generan los archivos planos con valor cero. Administrativa

20. Reportar aprendices de reemplazo

Act. 11

REGISTRO

Los archivos plano permiten la pre notificación del estado actual de los datos bancarios para desembolso, estos son remitidos a la Tesoreria de la Dirección General, el resultado de esta validación es entregado nuevamente a la Dirección de Formación Profesional

Dirección Administrativa y Financiera - Grupo de Tesoreria

Se cruza el resultado de la pre notificación contra el consolidado de aprendices para desembolso mensual, con base en esto se realizan los calculos pertinentes para desembolso.

Dirección de Consolidado con calculos Formación Profesional - para desembolso y Grupo de Gestión aprendices efectivos para Administrativa pago

Con base en los calculos para pago, se envia un CI x Radicar con la solicitud de Orden de Pago al Grupo de Contabilidad, indicando el valor del orden, el mes o los meses de desembolso, la convocatoria, el numero de aprendices beneficiarios y el registro presupuestal, esta es radicada en fisico en el Grupo de Contabilidad de la Dirección General.

Dirección de Formación Profesional - CI x Radicar enviado y Grupo de Gestión radicado en fisico. Administrativa

Solicitud, Generación y Asignación de la Orden de Pago para desembolso.Ver procedimiento de egresos cadena presupuestal.

Dirección Administrativa y Financiera - Grupo de Tesoreria y Grupo de Contabilidad

27. Generar archivos planos con valor para notificación de pago

Luego de recibido el numero de orden de pago, se generan los planos para notificación de los desembolsos mensuales.

Dirección de Formación Profesional - Planos de Notificación Grupo de Gestión para pago. Administrativa

28. Remitir a Tesoreria archivos para desembolso

Los archivos plano de notificación son remitidos a la Tesoreria de la Dirección General. Los resultados de estos pagos son remitidos a la Dirección de Formación Profesional para informar a nivel nacional los desembolsos efectuados.

Dirección Administrativa y Financiera - Grupo de Tesoreria

Actualización de los desembolsos realizados y confirmación de los desembolsos, aprendices con rechazo, aprendices sin cuenta bancaria y todo resultado de pago a los Centros de Formación a traves de correo masivo.

Dirección de Formación Profesional - Consolidado actualizado, Grupo de Gestión correo electronico Administrativa

23. Validar planos y remitir resultados de la pre notificación

24. Actualizar información con resultados

25. Calcular valor total de desembolso

26. Solicitar, Radicar y Generar Oden de Pago

29. Actualizar información con resultados de notificación y publicación de resultados

Fin

Resultado de la pre notificación

Orden de Pago

Desembolsos Efectivos