1314

RELATIILE CU PRESA

SUMAR

1.

Relatiile cu presa – parte integranta a Relatiilor Publice

2.

Tipuri de abordare a relatiilor cu mass media

3.

Stirea de presa

4.

Comunicatul de presa

5.

Conferinta de presa

6.

Briefing-ul de presa

7.

Dosarul de presa

Constitutia României Articolul 31 Dreptul la informatie 1.

2.

3.

4.

5.

Dreptul persoanei de a avea acces la orice informatie de interes public nu poate fi îngradit. Autoritatile publice, potrivit competentelor ce le revin, sunt obligate sa asigure informarea corecta a cetatenilor asupra treburilor publice si asupra problemelor de interes personal. Dreptul la informatie nu trebuie sa prejudicieze masurile de protectie a tinerilor sau siguranta nationala. Mijloacele de informare în masa, publice si private, sunt obligate sa asigure informarea corecta a opiniei publice. Serviciile publice de radio si televiziune sunt autonome. Ele trebuie sa garanteze grupurilor sociale si politice importante exercitarea dreptului la antena. Organizarea acestor servicii si controlul parlamentar asupra activitatii lor se reglementeaza prin lege organica.

1. Relatiile cu presa - parte integranta a Relatiilor Publice

Termenul de „relatii publice” este relativ nou în vocabularul organizational românesc, fiind, nu de putine ori, confundat cu termenul de “relatii cu publicul”. Asadar, sa vedem ce sunt relatiile publice. Conform Asociatiei Internationale a Relatiilor Publice, acestea „constituie o functie principala a conducerii, bazata pe o activitate continua si sistematica, cu ajutorul careia organizatiile cauta sa obtina întelegerea, simpatia si sprijinul acelora cu care au relatii în prezent sau vor avea în viitor”. Scott M. Cutlip si Allen H. Center, autorii lucrarii „Effective Public Relations”, arata ca relatiile publice sunt „acea functie a managementului care stabileste si mentine relatii reciproc avantajoase între o organizatie si publicul de care depinde succesul sau esecul acesteia”. Alte publicatii arata ca relatiile publice cuprind tot ceea ce tine de crearea si întretinerea imaginii, iar cei ce lucreaza în acest sector sunt creatori de imagine. Acestea sunt numai câteva dintre zecile, poate sutele de definitii date relatiilor publice. Dintre toate, trebuie retinute, însa, cinci idei cheie.

6

Relatiile cu Presa

Activitatea de relatii publice este: ?? deliberata; ?? planificata; ?? se bazeaza pe realizari; ?? serveste interesului public; ?? este eficienta doar atunci când comunicarea are loc în ambele sensuri. În activitatea de relatii publice, comunicarea este dirijata în doua directii: intern si extern. Comunicarea interna

Comunicarea externa

Se desfasoara pe verticala Este îndreptata în afara si pe orizontala cu organizatiei, catre opinia personalul organizatiei. publica. În general, ea se deruleaza pe doua planuri: ?? cu populatia (comunitatea locala sau societatea în ansamblu), segmente ale ei, lideri de opinie, mass media. ?? în medii internationale de interes. În cadrul procesului de comunicare este inclusa si activitatea de gestionare a crizelor.

Relatiile cu Presa

7

Atentie Relatiile cu mass media constituie unul dintre canalele de comunicare specifice activitatii de relatii publice. Mass media reunesc acele mijloace de comunicare ce permit informarea publica prin orice forme de imprimare, înregistrare, transmitere si comunicare, materializata în ziare, reviste, buletine periodice, emisiuni de radio si televiziune, orice alte forme de înregistrare grafica, fonica sau vizuala, destinate si folosite ca mijloace de exprimare si informare publica de masa.

2. Tipuri de abordare a relatiilor cu mass media

Principala atributie a biroului de presa este de a stabili si întretine o buna comunicare cu mass media, în interesul organizatiei pe care o reprezinta. Pentru a satisface atât nevoile de informare ale mass media, cât si ale publicului, este necesara colaborarea membrilor biroului de presa cu jurnalistii. În acest sens, exista doua modalitati de abordare a relatiilor cu mass-media: activa si reactiva. Abordarea activa ?? presupune un efort planificat de a stârni interesul presei pentru un anumit subiect; ?? are la baza atât initiativa de a veni în întâmpinarea solicitarilor jurnalistilor, cât si anticiparea interesului lor pentru anumite subiecte;

Abordarea reactiva ?? se rezuma doar la a reactiona la solicitarile presei; ?? nu întotdeauna se transmit mesajele dorite deoarece majoritatea timpului este alocat raspunsurilor la întrebarile jurnalistilor sau dezmintirilor la materialele aparute în presa;

Relatiile cu Presa

?? adica “gândeste câteva mutari înainte”; ?? este cea mai dorita deoarece, având initiativa, se poate contrabalansa caracterul critic al unor materiale de presa;

9

?? va aflati întotdeauna în urma evenimentelor si va petreceti timpul “stingând incendii”; ?? în plus, nu puteti controla fluxul informational.

?? stârneste interesul presei. Atentie! Materialele transmise mass-media trebuie sa aiba anumite calitati pentru a le capta interesul. ?? Actualitatea – informatia perimata nu va fi niciodata preluata. Elementul de noutate este întotdeauna si de interes. ?? Ineditul – publicul si, implicit, presa sunt atrase de evenimente neobisnuite. Dar, acest lucru nu înseamna ca senzationalul sa afecteze mesajele dumneavoastra. ?? Conflictul – da stirilor o mai mare cautare. Exemple: razboi, sport, cazuri în justitie etc. ?? Proximitatea – publicul este interesat de evenimentele din imediata sa apropiere. Informatiile locale prezinta mai mult interes.

10

Relatiile cu Presa

?? Suspansul – stirile cu un astfel de element sunt cautate de mass media. Exemplu: luari de ostatici sau disparitii misterioase. ?? Progresul - ultimele inventii sau descoperiri în anumite domenii, cum ar fi genetica sau industria spatiala, sunt stiri de presa interesante. ?? Proeminenta – stirile de senzatie despre personalitatile momentului sunt foarte gustate de public. Trebuie evitata suprasaturarea cu asemenea informatii, deoarece pot fi interpretate drept „cult al personalitatii”. Organizatia poata transmite informatiile dorite catre presa si, implicit, catre publicul tinta, sub mai multe forme. Cele mai des utilizate mijloace sunt: ?? Stirea de presa ?? Comunicatul de presa ?? Conferinta de presa ?? Briefing-ul de presa ?? Dosarul de presa

3. Stirea de presa

Stirea de presa reprezinta relatarea sau descrierea într-o maniera jurnalistica a unui eveniment. Ea este destinata exclusiv publicarii si, drept urmare, este preluata si difuzata ca atare de catre mass media. Stiati ca...? Stirea de presa este adesea confundata cu comunicatul de presa. Când unui reprezentant al unei agentii de publicitate importante din România i s-a atras atentia ca face confuzie între stire si comunicat, acesta a raspuns ca denumirea de „comunicat de presa” suna mai bine si, prin urmare, „îl folosesc ca atare”. Stirea de presa trebuie sa raspunda la cele sase întrebari de baza ale unei stiri, întrebari pe care si le pune orice receptor: ?? CINE (este autorul actiunii, este implicat în eveniment)? ?? CE (s-a întâmplat)? ?? UNDE (s-a petrecut evenimentul)? ?? CÂND (a avut loc)? ?? CUM (s-a desfasurat)?

12

??

Relatiile cu Presa

DE CE (care au fost cauzele sau motivul evenimentului)?

Stirea de presa se construieste dupa modelul “piramidei inversate”. Aceasta presupune ca informatiile prezentate în stire sa fie ordonate descrescator, în functie de importanta lor. Astfel, informatiile cele mai importante sunt amplasate în primul paragraf al stirii, nu în ultimul, deoarece rolul acesteia este de a informa, si nu de a tine în suspans cititorul. Abordarea acestui model se impune deoarece redactorii si editorii din presa citesc, de obicei, primele paragrafe ale unei stiri, pentru a-si da seama daca aceasta prezinta interes sau nu. Când spatiul de publicare nu este suficient, atunci stirea trebuie redusa. Atentie! Reducerea stirii se face mai lejer si mai rapid de la sfârsit catre început. O stire de presa are introducere, cuprins si încheiere.

urmatoarea

INTRODUCERE: Se raspunde la întrebarile: cine?, ce?, unde? când? CUPRINS: Se raspunde la întrebarile: cum? de ce? ÎNCHEIERE: Alte detalii

structura:

Relatiile cu Presa

13

Introducerea ?? trebuie sa capteze atentia cititorului si sa-i trezeasca curiozitatea de a citi pâna la capat; ?? nu trebuie sa depaseasca 30 de cuvinte (un paragraf); ?? trebuie sa raspunda la primele patru întrebari (cine?, ce?, unde?, când?); ?? daca subiectul actiunii nu este o persoana cunoscuta, nu este necesar sa i se dea numele chiar de la început. Cuprinsul ?? este format din mai multe paragrafe de aproximativ 30 de cuvinte, în care se ofera detaliile despre eveniment; ?? acum se raspunde la întrebarile cum? si de ce?; ?? se precizeaza sursele declaratiilor citate; ?? se precizeaza numele persoanelor implicate în eveniment, daca acest lucru nu s-a facut în introducere; ?? se recomanda ca, daca pe tema respectiva au mai fost publicate articole, sa faceti legatura, pe cât posibil, cu acestea; ?? pentru precizarea surselor, se folosesc verbe precum: “a spus”, “a afirmat” sau “a declarat”, nu verbe de genul “a crede” sau “a presupune”; ?? utilizati acelasi timp verbal, trecut sau prezent, dar nu pe amândoua. Atentie! Nu repetati introducere!

informatiile

deja

precizate

în

14

Relatiile cu Presa

Încheierea ?? cuprinde informatii mai putin importante despre eveniment, dar care prezinta interes pentru opinia publica. Retineti! Pentru a redacta o stire buna, atât din punct de vedere structural, cât si informational: ?? Nu trebuie construite paragrafe lungi! ?? Trebuie scris pentru a informa, nu pentru a impresiona! ?? Nu se insereaza opiniile personale, deoarece acestea nu intereseaza pe nimeni! Stirea de presa nu trebuie sa depaseasca o pagina A4. Atentie! Nu trebuie sa lipseasca coordonatele organizatiei care transmite stirea: ?? numele; ?? adresa; ?? numerele de telefon si fax; ?? adresa de e-mail; ?? pagina de Internet. Toate acestea se scriu, de regula, în antet. Sub antet se precizeaza persoana de contact si coordonatele sale pentru eventuale solicitari (aceasta precizare se poate face si la sfârsitul stirii, în partea dreapta).

Relatiile cu Presa

15

Tot în partea de sus, în dreapta, se scrie data difuzarii stirii. La finalul stirii, în partea stânga, se semneaza documentul respectiv si se pune stampila organizatiei. MINISTERUL APARARII NATIONALE Directia Relatii Publice Tel./fax: 413.01.11 Nr. 194- 01 14 iunie 2001 Aceste informatii sunt disponibile si în Internet, la adresa www.mapn.ro Persoana de contact: VIZITA MINISTRULUI APARARII NATIONALE LA WASHINGTON În continuarea vizitei de lucru pe care o întreprinde în SUA, domnul Ioan Mircea Pascu, ministrul apararii nationale, a avut marti si miercuri, la Washington DC, întâlniri cu domnii Paul Wolfowitz, secretarul adjunct al apararii, Marc Grossman, subsecretar de stat pentru afaceri politice la Departamentul de Stat, Stephen Hadley, adjunct al consilierului pentru securitate nationala al Presedintelui SUA, Newt Gingrich, fost speaker al Camerei Reprezentantilor, William Cohen, fost secretar al apararii, si cu congresmanul republican Curt Weldon, membru al Comitetului pentru Fortele Armate din Camera Reprezentantilor. În cadrul discutiilor au fost abordate aspecte referitoare la consolidarea Parteneriatului Strategic între cele doua tari si la asistenta pe care SUA o ofera, în continuare, în procesul de reforma si modernizare a Armatei României. Au fost explorate modalitati concrete de cooperare pentru asigurarea stabilitatii în sud-estul Europei. De asemenea, interlocutorii americani au apreciat eforturile pe care România le face în vederea integrarii euroatlantice. Ministrul apararii nationale a participat la un seminar international organizat de Ambasada Slovaciei la Washington, pe tema "Pregatiri pentru aderarea la NATO", ocazie cu care a prezentat experienta româneasca în implementarea Planului de Actiune în

16

Relatiile cu Presa

vederea Aderarii la NATO (MAP) si a raspuns la întrebarile adresate de auditoriu. Domnul Ioan Mircea Pascu s-a întâlnit cu reprezentanti ai unor mijloace de informare în masa din capitala SUA ("Associated Press", "Reuters", "International Herald Tribune", "CNN", "The Washington Times", "National Public Radio", "Defense News"). Biroul de Presa al M.Ap.N. NOTA: Biroul de Presa al M.Ap.N. pune la dispozitia jurnalistilor interesati fotografii cu aspecte din timpul vizitei.

4. Comunicatul de presa

Comunicatul de presa, spre deosebire de stirea de presa, este destinat informarii presei si nu, în primul rând, publicarii ca atare. Prin comunicat, se informeaza mass media despre actiuni prezente sau viitoare sau se ofera informatii suplimentare despre actiuni care au avut loc. Atentie! Având în vedere ca pentru presa comunicatele sunt surse de informatii oficiale, nu trebuie sa abuzati de acestea! La redactarea comunicatelor se foloseste tot tehnica “piramidei rasturnate” si se raspunde la aceleasi întrebari: cine?, ce?, unde, când?, cum?, de ce?. Nu trebuie sa lipseasca coordonatele organizatiei, persoana de contact, semnatura si stampila organizatiei. Ca si în cazul stirii de presa, comunicatul nu trebuie sa depaseasca o pagina A4.

18

Relatiile cu Presa

Când se primeste un comunicat, primul element care se citeste este titlul. Titlul atrage atentia jurnalistului si-l convinge sa citeasca mai departe. ?? ?? ?? ??

Titlul trebuie sa fie: incitant, pentru a trezi curiozitatea jurnalistului; sa focalizeze atentia pe o actiune noua; simplu, scurt, explicit; sa ofere o perspectiva clara asupra continutului comunicatului.

Evitati nota de senzational în titlu! Este vorba despre un comunicat de presa, nu despre un mesaj publicitar sau un articol de senzatie. Textul comunicatului de presa: ?? trebuie sa fie concis, grupat în paragrafe de maxim 30 de cuvinte; ?? trebuie sa contina cuvinte concrete, cu semnificatie precisa, evitându-se, pe cât posibil, limbajul de specialitate. În cazul în care acesta nu poate fi evitat, cuvintele tehnice sunt explicate între paranteze; ?? include date si cifre verificate în prealabil; ?? precizeaza numele de persoane, localitati sau institutii, scrise corect. ?? foloseste abrevierile numai dupa ce denumirea abreviata a mai fost amintita pe parcursul comunicatului.

Relatiile cu Presa

19

Tonul comunicatului de presa trebuie sa fie neutru, evitându-se judecatile de valoare, comparatiile, superlativele sau calificativele. Totodata, se pot folosi citate din declaratiile organizatorilor sau participantilor la eveniment, personalizându-se astfel comunicatul si amplificându-se forta informatiei. Cu ajutorul citatelor asezate între ghilimele, se poate prezenta pozitia unei organizatii, fara a se renunta la tonul neutru. ?? ?? ?? ??

??

Asezarea în pagina a comunicatului de presa Comunicatul este spatiat la doua rânduri pentru a lasa loc jurnalistilor sa faca însemnari pe text. Pentru adnotari, se lasa câte o margine de 2-3 centimetri de o parte si de alta a paginii. Marginea din stânga nu trebuie sa depaseasca 4 centimetri. O pagina trebuie sa cuprinda 25 de rânduri a câte 60 de semne fiecare, acesta fiind standardul folosit în redactii. Astfel jurnalistul îsi poate da seama cu usurinta de spatiul pe care comunicatul îl poate ocupa într-o pagina de ziar. Nu se subliniaza cuvinte, fraze, nici macar titlul.

Diversitatea situatiilor concrete, care trebuie aduse la cunostinta mass media, a dus la aparitia mai multor tipuri de comunicate. I. Dupa criteriul prezentei sau absentei unei luari de pozitie, exista doua mari categorii de comunicate:

20

Relatiile cu Presa

?? comunicatul de informare, prin intermediul caruia se transmit invitatii sau anumite informatii. ?? comunicatul de tip persuasiv, prin care se transmite o opinie sau o pozitie a organizatiei. II. Comunicatele se diferentiaza si în functie de continutul lor. Astfel, avem: 1.

Comunicat-invitatie, prin care, dupa cum sugereaza si numele, ziaristii sunt invitati sa participe la un eveniment organizat de institutia care-l trimite: o conferinta de presa, o vizita, o inaugurare, aniversare etc.

În comunicat trebuie sa se precizeze: ?? tema evenimentului; ?? locul de desfasurare; ?? momentul desfasurarii; ?? participantii. Invitatia se trimite presei cu doua-trei zile înaintea evenimentului.

Relatiile cu Presa

21

MINISTERUL APARARII NATIONALE Directia Relatii Publice Tel./fax: 413.01.11 Nr.259 - 01 27 iulie Aceste informatii sunt disponibile si în Internet, la adresa www.mapn.ro Persoana de contact: COMUNICAT Marti, 31 iulie a.c., începând cu ora 9.30, la Academia de Înalte Studii Militare (Str. Panduri, nr. 68-72, sector 5) va avea loc festivitatea de absolvire a celei de-a 104-a promotii de ofiteri, care poarta denumirea onorifica "Maresal Constantin Prezan". La ceremonial sunt invitate sa participe oficialitati civile si militare, veterani de razboi, reprezentanti ai mass-media etc. Institutie de elita a învatamântului militar superior, Academia de Înalte Studii Militare asigura absolventilor sai o temeinica pregatire de comandament, de stat-major si logistica, la nivelul standardelor tarilor membre NATO. Jurnalistii acreditati la M.Ap.N. sunt invitati de Senatul A.I.S.M. sa participe la festivitate, începând cu ora 9.10. Detalii suplimentare se pot obtine la tel. 410.20.72 - locotenent colonel Ionel Olaru. Biroul de Presa al M.Ap.N.

2.

Comunicatul-anunt face cunoscut un eveniment public ce urmeaza sa aiba loc: vernisaje, lansari etc. Prin intermediul mass media, se urmareste informarea publicului si convingerea de a participa la eveniment.

22

Relatiile cu Presa

Comunicatul-anunt trebuie sa stârneasca interesul presei, de aceea trebuie sa contina detalii cât mai semnificative. El sta la baza unui material de presa de sine statator. MINISTERUL APARARII NATIONALE Directia Relatii Publice Tel./fax: 413.01.11 Nr. 254 - 01 26 iulie 2001 Aceste informatii sunt disponibile si în Internet, la adresa www.mapn.ro Persoana de contact: COMUNICAT Vineri, 27 iulie a.c., ministrul apararii nationale, domnul Ioan Mircea Pascu, va participa, în poligonul Iavoriv, din Ucraina, la activitatile prilejuite de închiderea exercitiului multinational de comandament "SCUTUL PACII 2001". Domnul Pascu va vizita un centru de pregatire a subunitatilor destinate pentru actiuni de mentinere a pacii si va avea, în cursul dupa-amiezei, o întâlnire de lucru cu omologul sau ucrainean, Oleksandr Kuzmuk. România a fost reprezentata la "SCUTUL PACII 2001" de un detasament compus din 11 cadre militare de la Corpul 10 Armata Teritorial, care si-au desfasurat activitatea în structurile de comanda ale exercitiului la nivel brigada, batalion si în cadrul unei celule de raspuns de tip companie. Activitatea a fost organizata de Comandamentul Garzilor Nationale din statul american Illinois, Comandamentul Tactic al Trupelor SUA din Europa si Comandamentul Trupelor de Uscat din Fortele Armate ale Ucrainei. Au participat reprezentanti ai 20 de tari membre NATO si partenere. Biroul de Presa al M.Ap.N.

Relatiile cu Presa

3.

23

Comunicatul de informare se refera la evenimentele importante ce au loc în cadrul organizatiei: inaugurarea unui nou sediu, lansare de produs sau serviciu, fuzionare, numirea unui nou presedinte etc.

MINISTERUL APARARII NATIONALE Directia Relatii Publice Tel./fax: 413.01.11 Nr. 253 - 01 25 iulie Aceste informatii sunt disponibile si an Internet, la adresa www.mapn.ro Persoana de contact: COMUNICAT Începând de astazi, 25 iulie, în subordinea Statului Major General functioneaza - prin comasarea unor structuri logistice, de mentenanta si depozite - Brigada 122 Logistica, având comandamentul în Bucuresti. Misiunea acestei mari unitati, a carei structura corespunde cerintelor de interoperabilitate cu structurile NATO, este de a realiza sprijinul logistic la nivelul conducerii strategice. Cu aceeasi data, la comanda marii unitati a fost numit colonelul inginer Marin Maciuca, ofiter cu experienta în activitatea de comanda a structurilor logistice si proaspat absolvent al Colegiului National de Aparare. Biroul de Presa al M.Ap.N.

4.

Comunicatul de luare de pozitie prezinta atitudinea organizatiei fata de o anumita problema. Comunicatul poate avea mai multe forme:

24

Relatiile cu Presa

?? de contestare fata de o realitate cu care organizatia nu este de acord; ?? de provocare, prin care denunta o realitate cu care nu este de acord; ?? de clarificare, prin care aduce unele precizari si nuanteaza anumite afirmatii anterioare; ?? de rectificare, prin care corecteaza anumite informatii ce ar putea prejudicia imaginea organizatiei. MINISTERUL APARARII NATIONALE Directia Relatii Publice Tel./fax: 413.01.11 Nr. 158- 01 22 mai 2001 Aceste informatii sunt disponibile si în Internet, la adresa www.mapn.ro Persoana de contact: COMUNICAT Referitor la articolul "Din ordinul ex-ministrului Babiuc, M.Ap.N. a dat la schimb un teren de lux din Baneasa, pierzând milioane de dolari", publicat în ziarul "Adevarul" din 22 mai a.c., Biroul de Presa al M.Ap.N. precizeaza urmatoarele: Ministrul apararii nationale, domnul Ioan Mircea Pascu, a ordonat Corpului de control sa efectueze o cercetare, împreuna cu Secretariatul General al M.Ap.N., privind modul si ratiunile efectuarii acestui schimb de terenuri. Rezultatele controlului vor fi date publicitatii la finalizarea acestuia. Biroul de Presa al M.Ap.N.

Relatiile cu Presa

5.

25

Comunicatul de reamintire dubleaza comunicatul-invitatie, amintindu-le ziaristilor de evenimentul anuntat anterior.

Pe acest comunicat, se face referire la cel trimis deja si se adauga unele detalii pentru a atrage atentia asupra evenimentului. Comunicatul trebuie sa ajunga la ziaristi cu 2-3 zile înaintea desfasurarii actiunii. Stiati ca …? Cel mai utilizat mijloc de comunicare cu mass media este comunicatul de presa? Comunicatele de presa trebuie îndosariate pentru a se putea reveni asupra lor ori de câte ori este nevoie. Atentie! În timpul unei crize, primul comunicat trebuie trimis cât mai repede si trebuie sa precizeze faptele ca atare; dupa acesta, se emit noi comunicate, din ora în ora sau din doua în doua ore, în care se ofera unele detalii suplimentare. În felul acesta, se evita speculatiile din partea presei.

5. Conferinta de presa

Conferinta de presa se organizeaza cu ocazia unor evenimente importante care prezinta interes pronuntat pentru public. Când si de ce se organizeaza o conferinta de presa? ?? când se doreste transmiterea unor date despre un eveniment pe mai multe mijloace de informare în masa; ?? pentru a fi evitate acuzatiile de favoritism în relatiile cu presa; ?? pentru a economisi timp, preîntâmpinându-se, în felul acesta, solicitarile pentru interviuri individuale. Când va hotarâti sa organizati o conferinta de presa, trebuie, mai întâi, sa va gânditi daca subiectul propus de dumneavoastra este interesant si pentru mass media. Stiati ca ...? Un primar de sector din Bucuresti a organizat, cu câtiva ani în urma, o conferinta de presa pentru a le cere ziaristilor sugestii. Primarul era depasit de reclamatiile referitoare la pocnitorile care-i deranjau pe locuitorii sectorului.

Relatiile cu Presa

27

Atentie! Conferinta de presa trebuie sustinuta de factori de decizie din cadrul organizatiei, care au competenta de a raspunde la eventualele întrebari ale jurnalistilor. Organizarea unei conferinte de presa presupune: ?? alegerea unei sali încapatoare dotata cu mese si scaune pentru ziaristi, surse de energie si sistem de amplificare, masa si scaune pentru cei care sustin conferinta; ?? stabilirea orei de desfasurare, indicat fiind tronsonul orar 10 –14; ?? pregatirea unui scurt material introductiv, pentru a-i familiariza pe jurnalisti cu subiectul propus; ?? stabilirea participantilor la conferinta; ?? alcatuirea unei liste cu întrebari si raspunsuri posibile; ?? pregatirea dosarelor de presa pentru ziaristi; ?? desemnarea unui membru al Biroului de presa care sa înregistreze jurnalistii prezenti si sa le înmâneze dosarele de presa; ?? amenajarea unui mic bufet; ?? anuntarea presei din timp (2-3 zile înainte), precizându-se locul si ora desfasurarii, participantii, precum si subiectul abordat; ?? asigurarea de locuri de parcare pentru ziaristi.

28

Relatiile cu Presa

Asa nu! În 1996, dupa ce a fost investit în functie, ministrul învatamântului a organizat o conferinta de presa, în care le-a spus ziaristilor: „Întrebati-ma, eu nu am nimic sa va spun!” Etapele unei conferinte de presa: ?? salutarea ziaristilor; ?? anuntarea temei si a duratei; ?? prezentarea invitatilor; ?? începerea conferintei propriu-zise; ?? întrebarile ziaristilor si raspunsurile; ?? anuntarea apropierii de final; ?? adresarea de multumiri ziaristilor pentru participare. Orice conferinta de presa este condusa de un moderator, de obicei, purtatorul de cuvânt al organizatiei. În unele cazuri, moderator este un membru al Biroului de presa.

6. Briefing-ul de presa

În mare, este asemanator conferintei de presa, numai ca supune atentiei mass media un singur subiect, mai restrâns si mai putin complex decât în cazul conferintei de presa. Atentie! Briefing-ul de presa este sustinut de catre o singura persoana, de obicei un specialist în domeniul abordat. Organizarea briefing-ului de presa este recomandata daca exista mai multe solicitari de informatii pe aceeasi tema din partea presei. Stiati ca...? Saptamânal, Ministerul Apararii organizaza un briefing de presa? Spre deosebire de alte institutii, unde briefing-ul este sustinut de purtatorul de cuvânt, MApN a renuntat la aceasta abordare si aduce un specialist în domeniul respectiv. Briefing-urile de presa trebuie sustinute de materiale ajutatoare, cum ar fi prezentarile pe calculator sau folii transparente.

30

Relatiile cu Presa

Briefing-ul are doua parti: ?? declaratia initiala; ?? raspunsurile la întrebarile presei. Atentie! Briefing-ul nu trebuie sa dureze mai mult de 20 de minute. Refuzati politicos sa raspundeti la întrebarile care nu au legatura cu subiectul. Ca si în cazul conferintei de presa, briefing-ul trebuie sa aiba un moderator. Declaratia principala este organizata în felul urmator: ?? introducerea, în cadrul careia moderatorul: o saluta ziaristii; o prezinta persoana care sustine briefing-ul si tema abordata; o stabileste câteva reguli pentru o buna desfasurare a briefing-ului. ?? cuprinsul, în care specialistul: o raspunde la întrebarile cine?, ce?, unde?, când?, cum?, de ce?; o foloseste numai date despre eveniment si persoanele implicate; o nu trebuie sa se piarda în amanunte, deoarece detalii se afla în mapele de presa. ?? încheierea, în timpul careia:

Relatiile cu Presa

o o

31

specialistul transmite mesajul principal pe un ton pozitiv sau, cel putin, neutru; moderatorul îi invita pe jurnalisti sa adreseze întrebari.

7. Dosarul de presa

Dosarul de presa este alcatuit din materiale informative destinate presei, mult mai detaliate decât într-un comunicat de presa. Dosarul este folosit cu diverse ocazii, cum ar fi conferintele de presa, lansarile, calatoriile de presa etc. Atentie! Dosarul de presa nu este conceput pentru a genera o stire, ci pentru a pune la dispozitia jurnalistilor cât mai multe informatii, din care acestia sa-si realizeze propriile materiale. Structura dosarului de presa trebuie sa respecte anumite reguli. Ce trebuie sa contina un dosar de presa? ?? coperta, pe care apare sigla si antetul organizatiei, data emiterii si tema dosarului; ?? sumarul, în care se mentioneaza în ordine toate materialele care alcatuiesc dosarul. Sumarul sta întotdeauna la începutul, nu la sfârsitul dosarului; ?? un text sub forma unui comunicat, care sintetizeaza tema respectiva;

Relatiile cu Presa

??

??

33

alte documente, sub forma unor texte de 2-3 pagini, cum ar fi: declaratiile initiale, biografii ale celor ce sustin conferinta, alte materiale ajutatoare pe acea tema; materiale suplimentare, cum ar fi articole despre organizatie publicate anterior, însa numai daca acestea au legatura cu subiectul respectiv.

Dosarul de presa nu trebuie sa aiba mai mult de 12 pagini. Prea multe informatii îngreuneaza accesul ziaristilor la adevaratele mesaje pe care vrea sa le transmita o organizatie. Stiati ca...? Directorul unei agentii de „consulting&advertising” a afirmat ca el introduce „Sumar” la dosarul de presa numai daca acesta depaseste 20 de pagini? Ori, teoria spune altceva... Varietatea situatiilor în care dosarul de presa este necesar a dus la aparitia mai multor tipuri: ?? dosarul de presa care însoteste comunicatul de presa: este folosit numai când subiectul abordat este prea complex pentru a fi facut public printrun simplu comunicat; ?? dosarul de presa – cartea de vizita a organizatiei: ofera jurnalistilor informatii despre organizatie, fara a fi legate de un subiect anume sau o problema punctuala; ?? dosarul de presa pentru evenimente: este special conceput pentru o actiune initiata de organizatie.

BIBLIOGRAFIE

STANCU, Valentin, STOICA, Marcela, STOICA, Adrian, Relatii publice. Succes si credibilitate, Ed. Concept Publishing, Bucuresti, 1997. MIRCEA, Dan, Relatiile cu presa, Ed. Militara, Bucuresti, 2000. COMAN, Cristina, Relatiile publice si mass media, Editia a II-a, revazuta, Ed. Polirom, Iasi, 2000. CUTLIP, Scott M. si CENTER, Allen H., Broom, Glen M., Effective Public Relations, Prentice Hall, Englenwood Clofs, New Jersey