01 Que Son Las Organizaciones

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¿QUÉ SON LAS ORGANIZACIONES? Aportado por: Javier Vásquez Aguilar [email protected] Javier es Bachiller en Comunicación Social de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos de Lima-Perú, trabaja en el Banco de Crédito BCP como Asesor de Banca Telefónica (Call Center). Ha laborado como Supervisor de Call Center en la Empresa de Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de Lima Sedapal, asi como un breve paso por medios escritos y televisivos. Tiene 5 años de experiencia profesional en el área de Contac Center y comunicación externa. Por: Javier Vásquez Aguilar [email protected]

Las organizaciones son entidades sociales compuestas por dos o más individuos con la finalidad de cumplir metas y objetivos. Existe una diversidad de tipos de organizaciones, por ejemplo: universidades, empresas de servicios, colegios, institutos armados, clubs sociales, la familia, etc. Cada uno con sus características específicas que apuntan a una meta a cumplir. Goldhaber1 define a las organizaciones como “sistemas abiertos cuyas partes están relacionadas entre sí y con su medio ambiente. La naturaleza de esta relación es de interdependencia debido a que todas las partes del sistema afectan y son afectados mutuamente”. Es decir, un cambio en una parte del sistema (subsistema) afectará a otras partes del sistema. Bartoli2 define a las organizaciones como “un conjunto estructurado de componentes e interacciones del que se obtiene características que no se encuentran en los elementos que la compone”. Es decir, que las relaciones que se generan en una organización “X” son características propias y que estas no se encuentran en los entes que la componen. Por ejemplo, la organización familia está compuesta por padres e hijos, existe una relación o vínculo entre ellos, está relación tiene particularidades propias que no están presentes en las características individuales de cada miembro. Bartoli añade “La organización es a la vez acción de organizar, el resultado de esa acción y el conjunto organizado en sí mismo”. El conjunto organizado se refiere al grupo humano hacia un objetivo. Para Scott y Etzioni3 organización se define como unidades sociales, colectividad o agrupaciones humanas constituidas o reconstituidas para alcanzar objetivos específicos, con límites relativamente identificables, orden normativo, rangos de autoridad, sistema de comunicación y sistemas de pertenencia coordinados”. Esta colectividad existe de manera relativamente continua en un medio y se embarca en actividades que están relacionados con un conjunto de objetivos. Para Del Pilar4 la palabra organización significa “acción y efecto de organizar y conjunto organizado”. La expresión conjunto organizado nos evoca a la empresa en su totalidad, conformada a partir de una distribución formal de responsabilidades. Una Organización, es la forma que asume todas las asociaciones humanas para lograr sus fines de productividad y prosperidad. Reyes5 define la organización como: “La estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados” Sixto Velasco6 define la organización como: “Agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, res-

2 ponsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir” Para Beckles7 organización es “estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos”. Las organizaciones como se ha definido es un grupo de personas que generan relaciones, para no generar caos están regidas por estructuras formales. Las personas dentro de las organizaciones intercambian recursos e interactúan con el fin de alcanzar objetivo, por ejemplo información, procedimientos, ventas, relaciones sociales, etc. Guzmán8 indica que organización es: “La coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue” Koontz & O´Donnell9 define la organización como: “Agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos. Asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa” Para Massie10, organización es: “La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e Integra sus actividades hacia objetivos comunes” Para algunos portales de administración en Internet definen a las organizaciones como una “unidad social coordinada consiente, compuesta por dos o más personas que funcionan con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes11”. Según esta definición podemos mencionar que organización pueden ser empresas de servicios, productos, escuelas, hospitales, iglesias, militares, tiendas, departamentos de policía, organización de gobiernos locales, etc. Otros, manifiestan que organización esta enmarcada en los procedimientos, normas y métodos, definiendo a la organización como “un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento deben sujetarse a todos sus miembros así valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos12” Se ha precisado que las organizaciones son entes sociales integrados por dos o más individuos para alcanzar metas y objetivos teniendo como soporte las normas, procedimientos y métodos que las rige. Siendo los seres humanos la esencia de las organizaciones es importante mencionar la posición de la teoría de las relaciones humanas en la organización. Esta teoría nos propone que los miembros de la organización deciden qué funciones desempeñan y cómo hacerlos. Promueven el modelo de comportamiento humano basado en la autorrealización (proceso por medio del cual el ser humano desarrolla conocimientos, destrezas y habilidades individuales) Es decir, cuanto más satisfecho se encuentra con su organización, más dispuestos están a trabajar por ella. A pesar de que la teoría de las relaciones humanas propone el desarrollo del ser humano para el desenvolvimiento eficaz de las organizaciones, Likert12, propuesto por Kreps, señala que existen cuatro tipos de sistema de diseño de organización: Explotador autoritario: caracterizado por el alto grado de control y autoridad, es el más eficaz y el que más se utiliza en las organizaciones formales. Los trabajadores están limitados en la planificación y en la toma de decisiones. Benévolo Autoritario: los trabajadores contribuyen poco en las decisiones de las organizaciones pero los directores le permiten exteriorizar sus quejas y opiniones. La retroalimentación repercute al mínimo sobre las operaciones de la empresa. Es un poder manipulado que se otorga al empleado. Consultivo: alienta la comunicación entre dirección y empleados pero la dirección tiene confianza limitada en la capacidad de los trabajadores para tomar decisiones adecuadas para la organización. El director reconoce la labor del empleado acepta sus propuestas pero no es determinante.

3 Participativo: se alienta al trabajador a participar totalmente en el establecimiento de metas y en la toma de decisiones. Se depende de la retroalimentación del trabajador y las ideas para dirigir la organización. Este último enfoque comulga con la teoría de las relaciones humanas, pues si las jefaturas de equipo no introducen la participación continua de los trabajadores, no fomenta la retroalimentación, no se nutre de ideas, la organización desperdicia potencial humano para la innovación de procesos y servicios; a su vez, el grupo humano se sentirá disminuido por la falta de ofertas de mejoras (sea salarial o simbólica) En contra parte, Kreps plantea la “La Teoría de Sistemas Sociales de la Organización13”. Esta teoría se desarrolló para detallar el modelo descriptivo de los procesos de la organización. Esta teoría nos menciona que la organización es “un conjunto complejo de partes interdependientes que interactúan para adaptarse a un entorno constantemente cambiante, con el fin de lograr objetivos”. Algunos de los componentes claves de la organización son los miembros individuales de la organización, los grupos estructurales y funcionales y las tecnologías y equipos de la organización. Cualquier cambio influye sobre un componente afecta inevitablemente a los otros componentes del sistema. Kreps menciona lo siguiente: Las organizaciones son sistemas, cada sistema recibe recursos o entradas de su entorno, procesan estas entradas y exportan productos o salidas a su entorno. La salida del sistema nunca es la misma de su entrada. La organización hace entradas con el fin de efectuar salidas que ayudaran a cumplir sus metas (modelo de transformación) por ejemplo: clientes, dinero, tecnologías, materiales, alimentos, personal y exporta productos: bienes, entretenimiento, información procesada. La teoría de sistemas propone cuatro implicaciones: La interdependencia: todas las partes de una organización están interrelacionadas (sistema y entorno circundante) La apertura: implica que la organización debe estar consciente de los cambios en su entorno. Marco analítico macroscópico y microscópico: a nivel macro la teoría de sistemas identifica las influencias externas sobre las organizaciones (la teoría de recursos humanos se identifica con las influencias internas) La adaptación y la innovación de la organización: implica que las organizaciones no son entidades estáticas, son flexibles y adoptivas innovan continuamente para hacer frente a restricciones cambiantes del entorno del sistema. Los canales de comunicación externa se utilizan para recolectar la información relevante del entorno e informar a los miembros acerca de las necesidades del cambio. 1 Comunicación Organizacional. Gerald M. Goldhaber. Editorial Diana México, Sexta impresión 1994 Pág.30-31 2 Comunicación y Organización. Annie Bartoli. Editorial Paidós 1991. Buenos Aires. Argentina. (Pág. 17) 3 Scott y Etzioni mencionado por Richard Hall. Libro: Organizaciones: estructura y procesos (Pág. 33) Editorial Prentice Hall. Tercera edición. 1983 promociones. 4 II Simposio Latinoamericano de Comunicación Organizacional. Memorias. Teresa del Pilar Niño B. Separata del Curso Comunicación Organizacional de la UNMSM.1996 5 www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/procesoadmvo/tema3_1.htm Agustín Reyes Ponce 6 www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/procesoadmvo/tema3_1.htm Eugenio Sixto Velasco 7 www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/procesoadmvo/tema3_1.htm Beckles, Carmichael y Sarchet 8 www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/procesoadmvo/tema3_1.htm Isaac Guzmán V.

4 9 www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/procesoadmvo/tema3_1.htm Koontz &O´Donnell. 10 www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/procesoadmvo/tema3_1.htm Joseph L. Massie. 11 http://www.deguate.com/infocentros/gerencia/admin/03.html 12 http://www.monografias.com/trabajo06/napro/napro.shtml 12 Gary L. Kreps “La Comunicación en las Organizaciones” Editorial Addison – Wesley Iberoamericana. Segunda edición. 1996. Estados Unidos. Págs. 96-97 13 Gary L. Kreps “La Comunicación en las Organizaciones” Editorial Addison – Wesley Iberoamericana. Segunda edición. 1996. Estados Unidos. Págs. 101-102103-111-112

__________________ Aportado por: Javier Vásquez Aguilar [email protected]