001. Pelaksanaan Stok Opname (rev. 10,10).doc

PELAKSANAAN STOK OPNAME Kode Nomor : 001 / DEP.LOG

No. Revisi

: 10

Halaman : 1/4

Ditetapkan :

SPO Administrasi Tanggal Terbit : 31 / 12 / 2010 Pelayanan Yulisar Direktur Umum dan Keuangan

dr. Hasmoro Direktur Utama

PENGERTIAN

1. Stok opname adalah kegiatan yang dilakukan setiap triwulan (3 bulan sekali) sebagai suatu mekanisme kontrol atas persediaan perbekalan farmasi, perbekalan umum, termasuk Bahan Habis Pakai dan dilakukan sesuai waktu yang telah ditentukan/ditetapkan. 2. Perbekalan farmasi adalah sediaan farmasi yang terdiri dari obat, bahan obat, alat kesehatan, reagensia, radiofarmasi dan gas medis. 3. Perbekalan umum adalah material kebutuhan diluar perbekalan farmasi dan alat kesehatan (alkes). 4. Barang Habis Pakai (BHP) adalah barang yang dipakai di suatu unit kerja untuk kepentingan pasien dimana biayanya tidak dibebankan secara langsung kepada pasien bersangkutan selama melakukan transaksi di RSIA/RS Hermina Anggota HHG.

TUJUAN

1. Menjamin mutu perbekalan farmasi/BHP dan perbekalan umum di rumah sakit dan Departemen Logistik sesuai dengan yang dibutuhkan. 2. Mengetahui nilai buku, GL dan nilai fisik perbekalan farmasi/BHP dan perbekalan umum di rumah sakit dan Departemen Logistik pada tiap periode yang telah ditetapkan, 3. Mengetahui selisih nilai fisik dan nilai buku perbekalan farmasi/BHP dan perbekalan umum di rumah sakit dan Departemen Logistik pada tiap periode yang telah ditetapkan. 4. Mengetahui selisih nilai fisik dan nilai GL perbekalan farmasi/BHP dan perbekalan umum di rumah sakit dan Departemen Logistik pada tiap periode yang telah ditetapkan.

KEBIJAKAN

1. Unit kerja yang terkait dalam pelaksanaan stok opname : a. Rumah Sakit : Instalasi Farmasi, Laboratorium, Radiologi, Fisioterapi, Kamar Bersalin (VK), Kamar Operasi (OK), Perina/NICU-ICU, IGD, Perawatan Anak, Perawatan Ibu, Perawatan Umum, KBBL, Rawat Jalan/Poliklinik, Gudang Umum Rumah Sakit, Bagian Keuangan dan EDP. b. Departemen : Gudang Farmasi, Gudang Alkes dan Gudang Umum Departemen Logistik, Departemen Keuangan, EDP. 2. Jadwal stok opname menggunakan jadwal yang telah ditetapkan yaitu setiap 3 (tiga) bulan sekali dengan pembagian personil seperti terlampir dan dilakukan secara serentak di seluruh unit yang terkait di rumah sakit. 3. Wadirum bertanggung jawab terhadap kelancaran persiapan dan pelaksanaan stok opname serta memimpin diskusi hasil stock-opname antara Bidang Penunjang Medis, Bagian Rumah Tangga, Bagian Keuangan, EDP. 4. Khusus untuk HHG, Kepala Departemen Logistik bertanggung jawab terhadap kelancaran persiapan dan pelaksanaan stock-opname di gudang farmasi, gudang umum, dan gudang alat medis. Direktur Umum & Keuangan HHG memimpin rapat hasil stock-opname antara Departemen Logistik, Departemen Pengembangan, Departemen Keuangan dan EDP. 5. Penghitungan dan pencatatan dilakukan oleh 2 (dua) staf dari bagian terkait dan bagian lain, dari awal sampai dengan proses penyesuaian kedua.

* DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN DIREKSI HERMINA HOSPITAL GROUP SECARA TERTULIS * Halaman 1

PELAKSANAAN STOK OPNAME Kode Nomor : 001 / DEP.LOG

No. Revisi

: 10

Halaman : 2/4

Ditetapkan :

SPO Administrasi Tanggal Terbit : 31 / 12 / 2010 Pelayanan Yulisar Direktur Umum dan Keuangan

dr. Hasmoro Direktur Utama

6. Hasil kertas kerja ditandatangani tiap halamannya oleh kedua staf yang menghitung dan mencatat dan dipertanggungjawabkan bersama. 7. Proses peng-input-an ke komputer dilakukan oleh salah satu dari 2 (dua) staf yang menghitung dan mencatat. 8. Hasil input harus segera disesuaikan, tidak diperbolehkan ada fasilitas “print screen”. 9. Berita acara penyesuaian I dan II (bila diperlukan penyesuaian II) harus ditandatangani oleh kedua staf yang melakukan penghitungan dan pencatatan. 10. Selama proses kegiatan stok opname, pelayanan Rawat Jalan maupun Rawat Inap dilakukan secara manual (tidak ditransaksikan dengan menggunakan komputer).

PROSEDUR

1. a.

b.

2. 3. a. b. c.

d.

Selambat-lambatnya 2 (dua) minggu sebelum stok opname, Manajer Penunjang Medis, Manajer Rumah Tangga dan Manajer Keuangan, mengusulkan nama-nama petugas yang akan melaksanakan stok opname kepada Wadirum dengan berpedoman pada lampiran SPO ini, selanjutnya Bagian Personalia membuat surat tugas sesuai ketentuan yang ada, sedangkan untuk di Departemen Logistik dan Departemen Keuangan mengusulkan nama-nama petugas tersebut kepada Direktur Umum dan Keuangan dan selanjutnya Bagian Personalia HHG membuat surat tugas sesuai ketentuan. Paling lambat 1 (satu) hari menjelang stok opname dilakukan pengarahan oleh Wakil Direktur Umum dan Keuangan (untuk RS)/ Direktur Umum dan Keuangan (untuk HHG) terhadap pelaksanaan stok opname. Satu hari sebelum pelaksanaan stok opname, lakukan pengeluaran BHP. Pelaksanaan stok fisik dilakukan sebagai berikut : Lakukan pencetakan formulir item perbekalan farmasi dan perbekalan umum sebelum pelaksanaan stok opname oleh EDP. Lakukan penutupan menu Current stock pada menu melihat saldo stok. Hitung perbekalan farmasi dan umum secara manual, baik untuk Barang Habis Pakai maupun bukan Barang Habis Pakai oleh Kepala Instalasi (Farmasi), Kepala Pelayanan (Laboratorium, Fisioterapi), Kaperu (Rawat Inap dan Rawat Jalan) / Petugas dari instalasi yang ditunjuk, staf gudang umum RS bersama dengan petugas dari instalasi/ bagian lain yang disupervisi oleh Manajer Penunjang Medis, Manajer Rumah Tangga setempat serta Ka.Ur. Akuntansi untuk rumah sakit. Di Departemen, hitung perbekalan farmasi, perbekalan umum, dan alat medis oleh petugas yang ditunjuk didampingi petugas dari bagian lain, disupervisi oleh Manajer Penyimpanan dan Distribusi dan Staf Departemen Keuangan. Khusus untuk obat dalam kemasan dus, jika telah digunakan, segel/ penutupnya harus dibuka sehingga diketahui berapa jumlah obat yang tersisa pada saat pelaksanaan stok opname. Catat hasil perhitungan manual pada formulir yang telah ditetapkan oleh petugas dari instalasi / bagian lain yang ditunjuk.

* DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN DIREKSI HERMINA HOSPITAL GROUP SECARA TERTULIS * Halaman 2

PELAKSANAAN STOK OPNAME Kode Nomor : 001 / DEP.LOG

No. Revisi

: 10

Halaman : 3/4

Ditetapkan :

SPO Administrasi Tanggal Terbit : 31 / 12 / 2010 Pelayanan Yulisar Direktur Umum dan Keuangan

dr. Hasmoro Direktur Utama

e. Kertas kerja hasil pencatatan dipertanggungjawabkan oleh kedua staf yang menghitung dan mencatat. Bila ada koreksi / coretan diparaf oleh kedua staf. Hasil kertas kerja harus dipertanggungjawabkan sesuai dengan bukti fisik. f. Dilakukan peng-input-an data ke komputer oleh petugas yang mencatat dengan disaksikan /didampingi oleh petugas yang lainnya. Hasil peng-input-an dikoreksi kembali. Peng-inputan tersebut dilakukan di satu tempat yang telah ditetapkan dengan jumlah komputer yang memadai. g. Hasil input yang didapat harus langsung dilakukan penyesuaian oleh EDP. Cetak hasil penyesuaian oleh EDP tersebut kemudian cetak hasil stok opname. h. Lakukan analisis (dicari selisih), antara stok yang tertera pada komputer dengan stok fisik oleh Manajer Penunjang Medis. Kepala Instalasi bersama dengan Kepala Pelayanan dan Kepala Keperawatan yang bersangkutan, penjelasan selisih harus masuk akal, logis, dan dapat diterima (misal : bila ada yang tertukar kode harus ada pasangan “lebih” dan yang “kurang”). i. Catat hasil selisih yang diusulkan untuk dilakukan penyesuaian kedua pada formulir Berita Acara Penyesuaian Kedua, kemudian Kaur Akuntansi/ Departemen Keuangan melakukan penghitungan ulang item yang diusulkan, bersama dengan kepala unit terkait. j. Kemudian lakukan penyesuaian kedua pada menu penyesuaian stok random dan dicetak serta ditandatangan oleh Kepala Unit terkait, EDP dan Kaur Akuntansi/ staf Departemen Keuangan. k. Cetak rekapitulasi penyesuaian barang 3 (tiga) bulan terakhir melalui menu “Rekap Penyesuaian Barang”. 3. Kemudian lakukan lakukan analisis secara mendetail pada H+1 : a. Analisis laporan stok opname yang membandingkan antara nilai fisik dengan nilai buku oleh Kepala Instalasi disupervisi Manajer Penunjang Medis dan oleh staf gudang umum disupervisi oleh Manajer Rumah Tangga. Laporan analisa difokuskan pada penyebab selisih stok item per item (bukan difokuskan kepada analisa global / akumulasi selisih + dan -), dengan menggunakan format terlampir (Lampiran 1 dan 2 khusus perbekalan farmasi). Di Departemen, analisis laporan stok opname dilakukan oleh Kepala Gudang Farmasi, Kepala Gudang Umum, dan Kepala Gudang Alat Medis, disupervisi oleh Manajer Penyimpanan dan Distribusi. b. Manajer Penunjang Medis dan Manajer Rumah Tangga merangkum hasil analisa instalasi yang terkait. c. Analisis laporan stok opname yang membandingkan antara nilai fisik dengan nilai General Ledger (GL) dilakukan oleh Manajer Penunjang Medis/Manajer Rumah Tangga bersama dengan Kepala Urusan Akuntansi atau Departemen Keuangan. d. Analisis rekapitulasi penyesuaian barang satu triwulan oleh Manajer Penunjang Medis, Manajer Rumah Tangga bersama dengan Kepala unit terkait/staf gudang umum dengan format terlampir. * DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN DIREKSI HERMINA HOSPITAL GROUP SECARA TERTULIS * Halaman 3

PELAKSANAAN STOK OPNAME Kode Nomor : 001 / DEP.LOG

No. Revisi

: 10

Halaman : 4/4

Ditetapkan :

SPO Administrasi Tanggal Terbit : 31 / 12 / 2010 Pelayanan Yulisar Direktur Umum dan Keuangan

dr. Hasmoro Direktur Utama

4.

Laporan hasil analisa stok opname jajaran medis diserahkan kepada Wadir Medis untuk diketahui/ dikoreksi, kemudian diserahkan kepada Wadir Umum dan diteruskan kepada Direktur. Laporan hasil analisa stok opname jajaran umum langsung diserahkan kepada Wadir Umum dan diteruskan kepada Direktur. 5. Laporan stok opname yang telah ditandatangani oleh Direktur RS diserahkan kepada Departemen Logistik/Departemen Pengembangan dalam waktu 2 minggu setelah pelaksanaan stok opname. Departemen merangkum, menganalisis, dan, menyimpulkannya dalam laporan untuk disampaikan kepada Direktur Umum dan Keuangan dalam waktu 1 minggu.

Catatan : SOP ini merupakan revisi dari SOP Pelaksanaan Stok Fisik Perbekalan Farmasi di Instalasi Penunjang Medis dan Keperawatan No:JMED/SOP/15/06-S7P2 revisi ke 08 tahun 2004.

UNIT TERKAIT

Bidang Penunjang Medis / Bidang Keperawatan / Bagian Keuangan / Bagian Rumah Tangga / Departemen Keuangan / EDP / Departemen Logistik.

* DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN DIREKSI HERMINA HOSPITAL GROUP SECARA TERTULIS * Halaman 4