Wilson - Edgardo

Proyecto: DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS PROCESOS DE INGRESO, CRÉDITOS Y NÓMINA DE ASOCIADOS EN LA COOPERATIVA DE FORMADORES PROFESIONALES INTEGRALES DEL GUAVIARE, COFORPROING

INTRODUCCIÓN Actualmente esta empresa no cuenta con herramientas eficaces que le permitan el manejo, almacenamiento y proceso de la información que requiere en el desarrollo diario de sus labores, especialmente la parte administrativa. El trabajo que vamos a realizar durante la ejecución de este proyecto, es el de analizar los tres procesos principales que se llevan a cabo en la cooperativa de trabajo asociado COFORPROING, que son: Ingreso de nuevos asociados • Nomina • Préstamos •

Para lograr mejor eficiencia en el desempeño de sus funciones como empresa asociativa de trabajo, agilizando de esta manera cada una de las tareas que se llevan a cabo en cada proceso. Y posteriormente desarrollar un sistema para el manejo de información, que le permita a la empresa administrar dichos procesos de manera organizada y ágil.

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA  INGRESO DE NUEVOS ASOCIADOS Cuando un profesional quiere ingresar a la cooperativa como asociado, debe hacer dicha solicitud por medio de un oficio dirigido al Consejo de Administración, que se encarga de estudiar la solicitud de ingreso y luego le informa por escrito al interesado. Dicha decisión queda consignada en un acta de reunión del Consejo de Administración. Si fuere aceptada la solicitud, el profesional debe realizar el pago de aportes y cuota de afiliación que rigen en los estatutos y hacer entrega de la hoja de vida a la asistente administrativa.

 CRÉDITOS Para acceder a este servicio, el asociado debe diligenciar un documento que consta de tres formatos: • Solicitud de préstamos • Pagaré • Carta de instrucciones anexa al pagaré Una vez diligenciados estos documentos, se los entregan a la asistente administrativa de la cooperativa, y ella a su vez los recepciona y hace entrega de los mismos al consejo de administración que se reúne junto con el comité de préstamos, todos los jueves para analizar cada solicitud y aprobar o denegar cada solicitud. Si el préstamo es aceptado, se diligencia el respectivo cheque, que debe ser firmado por dos de los siguientes asociados: gerente, presidente del Consejo de Administración, tesorero, para después hacerle entrega del

cheque firmado al asociado, y éste para hacerlo efectivo debe cambiarlo en el banco. Si el solicitante es uno de los miembros del comité de préstamos, entonces es el Consejo de Administración el encargado de analizar la solicitud para autorizar o no, el préstamo. Si el crédito fuere denegado, el comité de créditos le informará por escrito al asociado. La suma máxima a prestar no debe superar tres veces el valor de los aportes del asociado, y el solicitante debe tener un codeudor con capacidad de endeudamiento.

 NÓMINA Cada mes el SENA realiza el pago electrónico por el valor del total de horas orientadas por los asociados en el respectivo mes, luego el contador hace la causación del pago a cada asociado al programa contable, basado en el reporte mensual de horas que presenta el asociado como cuenta de cobro al SENA, y éste a su vez le hace entrega a la cooperativa el total de los reportes que presentaron los asociados con el valor de cada uno de ellos. Al realizar la causación también se tiene en cuenta las diferentes deducciones que tenga el beneficiario, tales como aportes a FACREDIG, seguros bolívar, cuotas de préstamos, aportes parafiscales, aportes de seguridad social, entre otros. Después realiza la transacción electrónica para cada uno de los asociados y genera el desprendible que luego es entregado a cada uno de los beneficiarios.

OBJETIVO GENERAL Desarrollar una solución tecnológica de software, que proporcione soporte a la gestión de la información, de manera organizada y sistemática, de acuerdo a las necesidades de Coforproing.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Recolectar y analizar la información por medio de instrumentos que nos permitan realizar un análisis detallado de los procesos llevados a cabo en la cooperativa. 2. Diseñar los mapas de procesos de acuerdo al levantamiento de información realizado con anterioridad. 3. Realizar el modelamiento del sistema por medio de la herramienta UML que permitan ilustrar a futuro el funcionamiento del mismo.

JUSTIFICACIÓN Es de gran importancia analizar la información que se maneja en cualquier empresa, para tener claro qué información entra y sale del sistema o cual pasa de un proceso a otro, y lo más importante, conocer el orden o paso a paso en que se ejecuta determinado proceso. En cualquier empresa es de vital importancia tener un sistema para la gestión de información, que le permita organizar, almacenar, consultar, generar informes, entre otros, para agilizar las labores que desempeñan los diferentes empleados de la parte administrativa y beneficiando asi, los empleados de la parte operativa y/o usuarios del sistema. Hay empresas o cooperativas, como en este caso, que no cuentan con la herramienta o aplicativo que les permita sistematizar la información, porque carecen de recurso humano o económico, y otras porque son ajenas al cambio tecnológico. Las herramientas tecnológicas de hoy en día, permiten diseñar y desarrollar sistemas que permiten la gestión de información como apoyo a los procesos administrativos que se llevan a cabo en una empresa en particular de acuerdo con sus necesidades específicas. Con el desarrollo de este proyecto se pretende cubrir las necesidades en manejo de información que requiere la cooperativa Coforproing en los procesos de ingreso, préstamos y nómina de asociados.

ALCANCE Con el análisis de la información, diseño ilustrado del nuevo sistema para el manejo de información implementación del nuevo aplicativo, se benefician en primera instancia, la parte administrativa de la cooperativa y en segundo lugar, todos los asociados.

IMPACTO SOCIAL: Mejoramiento en la gestión de la información para la parte administrativa de la cooperativa y por ende a todos los asociados. ECONÓMICO:

Disminución de riesgo de pérdida de datos contables.

AMBIENTAL:

Permite fomentar la cultura de No Papel.

TECNOLÓGICO: Optimizacion en la utilización de los recursos tecnológicos al servicio de las empresas.

ESPECIFICACIONES DE REQUERIMIENTOS

Para la recolección de la información requerida en nuestro proyecto, la técnica que aplicamos, fue la entrevista, ya que es la mas apropiada en nuestro caso, que es recopilar la información de una fuente directa, la cual nos brinda confianza y nos da seguridad acerca del funcionamiento y flujo de la información en cada uno de los procesos.

• INGRESO DE NUEVOS ASOCIADOS 1. Qué debe hacer un profesional que quiere ingresar a la cooperativa como asociado? 2. Cuáles son los requisitos? 3. Cuál es la suma de los aportes y/o cuota de afiliación que debe pagar para poder ingresar como nuevo asociado? 4. Qué documentos soporte debe incluir en su hoja de vida?

• NÓMINA 1. Cuál es el procedimiento a seguir, cuando la cooperativa va a realizar el pago mensual a sus asociados? 2. Qué documentos soportan el total devengado del asociado? 3. Cuáles son las deducciones generales mensuales que se le aplican al total devengado del asociado? 4. Qué documento se le entrega al asociado como soporte del pago realizado? 5. El pago al asociado, se realiza con cheque, efectivo, tarjeta o electrónico?

• CRÉDITOS 1. 2. 3. 4. 5.

Cuáles son los requisitos para acceder a un crédito? Qué debe hacer un asociado que requiera de este servicio? Cuánto es el valor máximo a prestar a cada asociado? A partir de cuánto valor, se debe tener un codeudor? A cuántos meses máximo se establecen las cuotas del crédito?

ANÁLISIS Y VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN