Vicky Form

“UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO”.

Facultad de Estudios Superiores Acatlán

Vázquez González Linda.

Materia: Computación aplicada a la comunicación organizacional.

Grupo: 1701

* COMUNICACIÓN DESCENDENTE. Las organizaciones no pueden existir sin comunicación, ya que los empleados no sabrían que hacer, cómo, cuándo, para qué y por qué hacerlo. Esta comunicación que se da cuando los niveles superiores de la organización transmiten uno o más mensajes a los niveles inferiores. Alberto Martínez de Velasco considera relevante la revisión periódica de planes, metas y objetivos organizacionales desde los niveles más altos de cualquier institución. Cabe mencionar, que a pesar de que Vicky Form cuenta con una página Web tan completa, no cumple con toda la información que una empresa debe tener en consideración y debe de proporcionar, me refiero a que no cuenta con la misión, visión y objetivos. Entonces, si esta revisión no se efectúa, o bien si no se da a conocer de manera, clara y directa a los niveles inferiores, la eficacia y aun a la supervivencia de una institución puede verse amenazada. Es por esto que sería muy conveniente, anexar lo antes mencionado (misión, visión y objetivos).

Considero que lo más adecuado para dar a conocer “la misión, visión, y objetivos” podría ser un apartado en la página principal de internet de la empresa o bien también se puede hacer llegar la información a los correos electrónicos de los empleados, así ellos tendrán bien entendido que es lo que pretende hacer Vicky Form a largo y corto plazo.

Para la comunicación descendente de Vicky Form, también se puede manejar el correo electrónico, que es un recurso tecnológico que nos permite comunicarnos desde cualquier parte del mundo a través de Internet. Esto funcionará muy bien para una buena retroalimentación, así los empleados podrían dar quejas, sugerencias para el mejoramiento de la empresa, o incluso manifestar su gratitud.

Un ejemplo es [email protected], El signo @ siempre está en cada dirección de correo, y lo divide en dos partes: el nombre de usuario (a la izquierda de la arroba; en este caso, persona), y el dominio en el que está (lo de la derecha de la arroba; en este caso, vickyform.com). Lo que hay a la derecha de la arroba es precisamente el nombre del proveedor que da el correo, y por tanto es algo que el usuario no puede cambiar. Por otro lado, lo que hay a la izquierda depende normalmente de la elección del usuario, y es un identificador cualquiera, que puede tener letras, números, y algunos signos. Por otro lado, los mensajes descendentes, deben tratar de llegar siempre como información nueva y no como algo añejo. Vicky Form utiliza una sección en

específico, que lleva por nombre “Noticias” y por otro lado utiliza otra sección que se llama “Llévame contigo” donde se utiliza Facebook y twitter.

1.- En “Noticias”, a su vez se divide en 4 apartados que son: * Más de 600 productos. * El mejor programa de premios. * Nuevas secciones. * Nuevos productos. Estos cuatro apartados te llevan a la misma página, y su fin es vender catálogos; un catálogo por 89 pesos, dos catálogos por 149 pesos y tres catálogos por 199 pesos. 2.- En “Facebook”, Vicky Form sólo tiene el siguiente mensaje: !!!UNETE al movimiento Vicky Form¡¡¡ y descubre porque somos tu mejor opción en lencería. Compra por internet, visita nuestro catálogo en línea o llámanos 01800- 90-VICKY A pesar de contar con 165 fans, esta empresa

no cuenta con ningún

comentario, ni tampoco con alguna duda. 3.-

En su

empresa:

página de Twitter el único mensaje que tiene es de la misma ¡Visita

nuestra

tienda

en

línea!,

totalmente

renovada...

www.vickyform.com. Sólo cuenta con 12 miembros y tampoco tiene ningún comentario.

Las Intranets se pueden

utilizar entre otras cosas para permitir a las

empresas llevar a cabo transacciones de negocio a negocio como: hacer pedidos, enviar facturas, y efectuar pagos. Para mayor seguridad, estas transacciones de Intranet a Intranet no necesitan nunca salir a Internet, pero pueden viajar por líneas alquiladas privadas. Son un sistema poderoso para permitir a una compañía hacer negocios en línea, por ejemplo, permitir que alguien en Internet pida productos. Cuando alguien solicita un producto en Internet, la información se envía de una manera segura desde Internet a la red interna de la compañía. Así es como Vicky Form Utiliza la intranet para vender sus productos, el cliente desde su computadora personal sólo debe de accesar a la página

de internet www.vickyform.com. Y ahí encontrará el apartado

“Vamos de compras”, que contiene el cátalo completo de los artículos que vende dicha empresa y cómodamente podrás comprar desde el lugar donde te encuentres. Todo esto desde internet hasta la intranet de la empresa.

* COMUNICACIÓN ASCENDENTE

Es aquella que se da cuando las personas de los niveles bajos emiten uno o más mensajes a los niveles superiores en la estructura organizacional, a través de canales formales e informales. La comunicación ascendente adopta muchas formas, sin embargo, puede reducirse a lo que el empleado dice: * De sí mismo, su desempeño y sus problemas, * Acerca de otras personas y sus problemas. * Acerca de los usos, prácticas y políticas organizacionales. * Acerca de lo que es necesario hacer y cómo puede ser hecho. Importancia de la comunicación ascendente: 1. Brinda a los niveles más altos de la organización la retroalimentación que proviene de los niveles más bajos acerca de las comunicaciones descendentes (los empleados de Vicky Form pueden hacer uso de un correo electrónico, así podrían mandar mensajería electrónica a los niveles más altos para dar a conocer sus inquietudes). 2. La comunicación

ascendente crea, además, un canal por el que la

administración puede medir el clima organizacional y enfrentarse a problemas tales como quejas o baja productividad, antes de que se conviertan en problemas graves Sería bueno que las quejas que los empleados puedan tener, sean depositadas en un buzón de comentarios que sean colocados en diversos puntos de la empresa, en forma de urna o buzón de correos, incluso también el buzón podría ser en forma virtual dentro de la misma página web de Vicky Form. Como se mencionó antes para la comunicación descendente de Vicky Form, también se puede manejar el correo electrónico, que nos permite comunicarnos desde cualquier parte a través de Internet. El e- mail se deberá revisar una vez a la semana para que los empleados estén al tanto de los avisos que pueda emitir la gerencia además de que esto funcionará muy bien para una buena retroalimentación. Por el contrario, sí los empleados quisieran dar quejas,

sugerencias para el mejoramiento de la empresa, o incluso manifestar su gratitud, lo deberán hacer una vez al mes, y un día en específico, por ejemplo: “la fecha para que envíen correos electrónicos será el día 1ro. de cada mes”. Ejemplo de e-mail de quejas: Buenas tardes, el motivo de mi e-mail es para darle a conocer a usted, la gerencia, que mi jefe directo, no tiene la paciencia para volver a explicarme las cuestiones laborales que no logro entender. Me agradaría que hablaran con él para que ponga de su parte y me explique con más claridad a mí y a mis compañeros los procedimientos que se tienen que seguir en la empresa. Aprovecho para enviarle un cordial saludo Ejemplo de e-mail de sugerencias: Buenas tardes, el motivo de mi e-mail es para sugerir que los correos electrónicos que nos mandan para informarnos de una junta, nos lo hicieran llegar por lo menos una semana antes, así nosotros, nos daremos por enterados. Aprovecho para enviarle un cordial saludo Ejemplo de e-mail de gratitud: Buenas tardes, el motivo de mi e-mail es para hacer de su conocimiento, que durante todo este tiempo que he estado laborando para Vicky Form, me la he pasado muy a gusto, todos me trataron muy bien y me tuvieron paciencia para enseñarme cada procedimiento dentro de la empresa, además de que el ambiente laboral es muy agradable. Aprovecho para enviarle un cordial saludo y le deseo una Feliz Navidad y Prospero Año Nuevo.

Una actitud que resultaría muy eficiente es que los ejecutivos se acerquen a su personal. De esta manera aprenderán más sobre ellos. Una forma que puede resultar muy bien para la comunicación ascendente, podría ser la página de Facebook, con la que cuenta la empresa en la página www.vickyform.com.mx En Facebook se podrán utilizar cuestionarios de todo tipo, para saber la opinión de los empleados y así poder conocer sus necesidades. Se debe tener en cuenta que los cuestionarios deben ser breves (máximo 5 preguntas) para no agobiar a los empleados. Ejemplo: 1.- Cuándo tiene alguna inquietud, ¿puede expresarse con libertad, con su jefe inmediato? 2.- Si no ha entendido bien algún procedimiento ¿se lo vuelven a explicar con calma y claridad? 3.- ¿Con qué frecuencia utiliza su correo electrónico para preguntar, sugerir o reportar algún incidente? Otra práctica de comunicación ascendente es motivar al personal a enviar cartas

a alguna área previamente

determinada, presentando preguntas o

incluso quejas y sugerencias (por lo general, las cartas recibidas se presentan en forma anónima).

Otro recurso que puede utilizarse es el twitter, que es un servicio gratuito de microblogging que permite a sus usuarios enviar micro-entradas basadas en texto, de una longitud máxima de 140 caracteres. La información es enviada de forma inmediata a otros usuarios que han elegido la opción de recibirlas. Pero también se les puede restringir el envío de estos mensajes y sólo algunos miembros podrán recibir la información. Esto permitirá cerrar el twitter por ejemplo sólo para miembros departamentales, o sólo para un departamento en específico, es decir se evitará que el resto del personal tenga acceso al twitter de otro departamento que no sea el que le corresponde. Ejemplo:

“Con el fin de dar a conocer nuevas indicaciones se le solicita al departamento de transporte se presente en la jefatura a las 2:00pm el día viernes 29 de octubre”. “Los jefes de cada departamento favor de presentarse puntuales, en la dirección a las 3:30 el 14/02/2009 para dar a conocer las nuevas estrategias de la empresa”

* COMUNICACIÓN HORIZONTAL, INFORMAL O RUMOR.

A) COMUNICACIÓN HORIZONTAL

La comunicación horizontal suele ser vista como un tipo de comunicación informal, más que formal. Dicho de otra manera, la comunicación horizontal se dará a través de redes de información personales y sociales, más que por autoridad oficial, y su mayor importancia estriba en el impacto que esta información tiene en las personas como tales, más que su posición formal o nivel jerárquico en la organización (su control será más difícil). Los líderes de las redes de comunicación horizontal en las organizaciones lo serán, entonces, no necesariamente por su puesto, sino por su conocimiento, competencia, libertad de movimiento y carisma o atractivo personal. Este tipo de comunicación es lo que se desarrolla entre personas de un mismo nivel jerárquico en donde los individuos tienen la posibilidad de comunicarse directamente entre sí y, de hecho, está relacionada con la formación de grupos dentro de una organización.

Su propósito principal es proveer un canal de coordinación y solución de problemas (evitando tener que llegar a consultar a un superior común, con la lentitud que ello acarrearía) además de que brinda la alternativa de relacionarse con personas similares en la organización, lo que se hace muy importante para la satisfacción en el trabajo. Por ejemplo: “Si una persona es nueva en el aparador de Vicky Form, y una clienta le pide determinado producto del catálogo, y el empleado no sabe como buscarlo, puede pedirle ayuda a uno de sus compañeros con mayor antigüedad en el trabajo, para evitar la lentitud de tener que ir a preguntarle a un superior” Razones por las que surge la comunicación horizontal 1.- Una razón muy importante es que entre los empleados existe “interdependencia funcional” y, como se encuentran al mismo nivel estructural, su comunicación será horizontal. 2.- Otra razón que hace surgir este tipo de comunicación es que los individuos se comunican de manera más abierta con sus iguales que con sus superiores.

3.- La tercera razón es por su misma naturaleza, la comunicación horizontal se mueve rápida y fácilmente, permitiendo que las decisiones sean rápidas y compartidas por toda la organización. Barreras en la comunicación horizontal 1.- Que exista competencia desleal. Esto se da cuando una persona oculta información a otra de su mismo nivel. 2.- una segunda barrera puede ser la misma especialización de las personas, que puede causar un atmosfera competitiva. Por ejemplo; cuando esta situación se da, los gerentes se sienten estimulados a conseguir sus propios objetivos en vez de comunicarse con los otros ejecutivos de su mismo nivel para lograr alcanzar, de manera conjunta, las metas de la institución. B) COMUNICACIÓN INFORMAL Es el intercambio de información que se establece entre las personas en una organización, independientemente de los puestos que ocupan en ella. Normalmente se piensa que esta comunicación es menos precisa que en lo que realidad es, sobre todo porque se magnifican los errores y se recuerdan más que los aciertos. Un hecho más aceptado es el que la información difundida por las redes informales es, por lo general, incompleta, de tal modo que se mal interpreta en ocasiones. Realmente la comunicación informal también puede transmitir noticias, comentarios no dañinos a la organizacional e, incluso, benéficos y normales. 1.- Noticias: se transmiten anuncios de un suceso reciente que contiene fundamento, pero que no se ha confirmado, por una fuente digna de crédito. Por ejemplo: “Mi jefe me dijo que Vicky Form está en crisis y es probable que la empresa se vaya a la quiebra”.

2.- Comentarios: se pueden catalogar como interpretaciones o de noticias, de informaciones o de textos. Por ejemplo: “Creo que nos van a aumentar el sueldo” ¿Ya leíste el libro Programa de incentivos de Vicky Form? “Yo lo interpreto como, que habrá una probabilidad, para ganar un poco más” 3.- Rumores: esta es la parte general dañina de la comunicación ya que carece de fundamentos “Vi al jefe comiendo en un restaurante famoso con Lupita, la secretaria” Causas que hacen surgir la comunicación informal. 1.- Nerviosismo e inseguridad: las personas tienden a aumentar su comunicación informal por crear cohesividad y protegerse entre si contra lo desconocido. Por ejemplo: “Anita renunció”, “Despidieron a Pablo” 2.- Falta de información: cuando se carece de información sobre una situación dada, la gente trata de llenar los espacios vacios lo mejor que puede. Po ejemplo: “¿Que sabes de la renuncia de Ana María?”

Respuesta de la gerencia a la comunicación informal. Los gerentes tienen que aprender a aprovechar las redes de comunicación informal: necesitan saber quiénes son sus líderes, como operan y qué clase de información difunden. Por ello los gerentes deben esforzarse por mantener bien informado al personal. Si se quiere evitar este tipo de comunicación se debe difundir información oficial de manera completa clara y oportuna. Por ejemplo: 1.- Mensajería electrónica: el correo electrónico.

“Este deberá proporcionar información relevante y de interés para los empleados, y deberá ser enviado por lo menos una vez por mes, con el fin de evitar los rumores.” 2.- Revistas, Periódicos o Boletines internos virtuales: sus funciones son informar, motivar e integrar. “Esta publicación, me parecería bueno que se difundiera cada fin de mes” 3.- Tablones de anuncios: en este caso pasaremos del típico tablón de corcho donde se fijan anuncios, a un tablón virtual, donde todos podrán publicar cualquier anuncio. Y podrán publicar en el tablón, siempre y cuando sea breve, y no necesitará de un tiempo determinado para su difusión, es decir, cada que haya necesidad de colocar un anuncia, se podrá hacer. Sin embargo, el anuncio sólo tendrá de vigencia una semana.” Ejemplo.

C) RUMOR: es la parte de la comunicación informal que se da sólo con aquellos comunicados sin fundamento o evidencia formal. A falta de información certera y por la ambigüedad que trae consigo esta se empezaran a correr rumores acerca de los elegidos tratando de dar fundamento, en realidad falso, a esta información: “estoy segura de que es Juan”. Por las características descritas anteriormente, el rumor se dispersa rápidamente y llega a cubrir de hecho a toda la organización, pudiendo traer consigo consecuencias negativas.

A continuación se describen algunas de estas “estrategias de ataque” que se deberían llevar a la práctica sólo en los casos en que la circulación de un rumor sea dañina, paralizando a la gente e impactando negativamente la productividad. 1.- Manejo de hechos. Una vez que el rumor ha comenzado a propagarse, la mejor solución es dar a conocer los hechos reales por una fuente por una fuente digna de credibilidad. “Una conferencia con todos los empleados reunidos, acabaría directamente con los rumores” 2.- Mejor otras formas de comunicación. Una forma de minimizar los aspectos negativos que causa el rumor es mejorar otras formas de comunicación formal. “Las circulares, boletines, revistas internas entre otros (virtuales).” 3.- Atención a Rumores. Se deben escuchar con cuidado, porque, aun cuando sea falso, generalmente porta un mensaje sobre los sentimientos del empleado.