Un Viaggio Nei Sistemi Documentali

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istemi&Impresa, anche attraverso l’organizzazione di eventi dedicati,1 si occupa regolarmente di document management (vedi su questo numero, gli articoli a pag. 22 e 38, ndr). Perché che siano cartacei o elettronici, strutturati o non strutturati, una cosa è certa: i dati sono la linfa vitale di un’azienda. Per questo è fondamentale saperli gestire nel modo migliore possibile. Per una gestione e una fruizione dei documenti efficace, la conversione graduale al digitale diventa dunque un presupposto indispensabile. I vantaggi che si possono ottenere sono tanti: dal semplice spazio che si ricava negli archivi, allo snellimento e alla condivisione dei processi, passando per un notevole risparmio nei costi di gestione. Ma ovviamente non basta: alla trasformazione dei documenti segue tutto il processo di gestione, processo che va condiviso e assimilato all’interno delle imprese. Allora, un secondo, importante passo potrebbe essere quello di fare cultura nelle proprie aziende, spingendo contemporaneamente verso la standardizzazione dei processi con gli strumenti informatici oggi a disposizione. Strumenti che ormai sono in grado di seguire tutto il ciclo di vita del documento, dalla sua nascita fino all’archiviazione, passando per l’indicizzazione, il recupero e la distribuzione ai vari livelli dell’azienda. In un mercato sempre più competitivo, allora, una corretta gestione delle informazioni potrebbe rilevarsi una leva strategica vincente? Lo abbiamo chiesto ai principali attori di diverse aziende leader nel settore, per provare a capire quanta strada debbano percorrere ancora le nostre imprese, prima di trovare la giusta mediazione tra reale e virtuale. A questa domanda ne abbiamo fatte seguire altre tre: una specifica sul tema, attualmente molto dibattuto, della dematerializzazione; un’altra relativa all’impatto che avrà sulla gestione documentale il previsto aumento delle informazioni prodotte; un’ultima domanda riguarda il grado di maturità e consapevolezza raggiunto dalle aziende sul tema del document management. Ne abbiamo ricavato un quadro dai toni variegati, ma sostanzialmente uniforme, almeno su un punto: il mercato del document management è molto recettivo e nelle

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imprese, pubbliche e private, aumenta costantemente la sensibilità verso questi temi. E ‘innovazione’ risulta essere la parola fondamentale, se non imprescindibile, per poter competere nel mercato di oggi. Buona lettura.

0IUYEXXVSHSQERHI N Il document management si sta sempre più configurando come leva tecnologica per creare innovazione. Quale la vostra strategia in questo ambito? N La dematerializzazione è un argomento molto ‘caldo’. Quali le reali prospettive e l’impatto nel vostro settore? N Secondo gli analisti, lo scambio e il numero delle informazioni sono destinati ad aumentare considerevolmente. Come andrà a impattare, secondo voi, questo aumento sulla gestione documentale? N Le aziende hanno consapevolezza di doversi attrezzare per affrontare con un approccio innovativo il tema del document management? In quale misura?

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%PD'MPX N L’orientamento dell’IT nell’ultima decade è stato caratterizzato da una grande attenzione verso lo sviluppo degli Erp e, in generale, verso i sistemi transazionali. Ciò ha evidenziato come il controllo e l’ottimizzazione dei processi di business sia solo un’illusione se si trascura l’informazione destrutturata. E questo perché non solo il patrimonio conoscitivo di un’organizzazione si formalizza prevalentemente attraverso i documenti, ma anche perché i processi collaborativi, per loro natura orizzontali e ‘cross’, sono difficilmente riducibili al puro dato e sfuggono alla puntualità e al rigore dei sistemi computa-

A questo proposito, si veda il report della Tavola rotonda Processi aziendali e documenti: tra flessibilità ed esigenze di controllo, pubblicato su Sistemi&Impresa n. 3, 2008.

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zionali. Docflow è stata la prima a capire l’importanza del DM come strumento per innovare i processi collaborativi e a valutare l’impatto organizzativo che questo comporta. Non a caso ha implementato la metodologia del prototipo incrementale. Attraverso questo approccio, è possibile introdurre cambiamenti in modo progressivo, misurando i risultati ottenuti step-by-step e permettendo ai clienti di introdurre, senza traumi, tecnologie tutt’altro che neutrali. Il tutto partendo da un portfolio di best practice decisamente corposo.

gida dicotomia, accentuata negli ultimi anni, fra chi ‘pensa’ (società di consulenza) e chi ‘fa’ (società di software), fra chi ha il bisogno (l’utente) e chi dovrebbe soddisfarlo (l’IT). Questo, spesso, va in contrasto con l’introduzione di soluzioni tecniche flessibili e di nuovi modelli di lavoro. Docflow riesce a conciliare una forte capacità realizzativa con una conoscenza approfondita dei processi specifici. Questo connubio ci rende anomali e forse unici sul mercato. www.docflow.it

N La dematerializzazione ha svolto un effetto ‘volano’: la sua intuitività ha creato una grande attenzione presso gli utenti e ha ricoperto una funzione di sensibilizzazione verso le soluzioni di Ecm. Docflow sa molto bene però che si tratta solo di uno strumento abilitante e che è molto importante creare applicazioni che permettano di ripensare i propri processi in termini di efficienza e standardizzazione. La grande esperienza che ci deriva da oltre 300 applicazioni in produzione ci suggerisce che la dematerializzazione in sè svolge in pochi casi un ruolo determinante. La carta, infatti, impone lentezza e sequenzialità ai processi, ma una cattiva o limitata interpretazione dei flussi di lavoro può non risolvere le problematiche di inefficienza.

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*UBMJB N Innanzitutto, il document management deve essere distinto in due ambiti: la gestione del documento cartaceo e la gestione del documento elettronico. Ricoh concepisce il document management come un’area di facilitazione nella gestione dei documenti, sia cartacei sia digitali. La peculiarità di Ricoh in questo ambito si manifesta nell’integrazione di due aree di intervento normalmente gestite da fornitori differenti: aziende produttrici di sistemi di riproduzione e stampa e vendor di software specifici di archiviazione elettronica (software house, solution provider). L’impegno di Ricoh nei confronti dei suoi clienti finali è garantire una soluzione unica nell’approccio alla gestione documentale, che permetta di: s/TTENERESINERGIETRALACOMPONENTEHARDWAREESOFTWAre, con conseguente risparmio complessivo; s!SSICURARECOMPATIBILITÌTRAISISTEMI SOLLEVANDOILCLIENte da successive ed estenuanti fasi di integrazione tra il parco macchine esistente e le piattaforme software; s!VEREUNUNICOFORNITOREPERTUTTELEPROBLEMATICHEDOcumentali, evitando le spiacevoli situazioni di doppia referenza sulla segnalazione degli interventi di assistenza, o di incapacità nell’individuare la competenza su una specifica problematica; s &RUIRE DI VANTAGGI ECONOMICI E lNANZIARI SU UNA SOLUzione complessiva, con risparmio e possibilità di pagamento a consumo.

N È sensazione comune che, se da un lato continuiamo ad applaudire le meraviglie della comunicazione istantanea e la crescente sofisticatezza delle nuove tecnologie, dall’altro proviamo quasi un senso di disagio nel riconoscere una certa perdita di controllo verso le informazioni che trattiamo e verso la parziale attenzione che dedichiamo ai processi rilevanti di business. Il confine fra dato e documento, inoltre, diventa sempre più labile. Noi pensiamo che la vera frontiera sia quella di adottare soluzioni che permettano di modellare i processi collaborativi in modo da ottenere comunicazioni strutturate, informazioni filtrate e non rumorose e conoscenza sempre più ‘confezionata’. In quest’ottica possiamo affermare con serenità che molte delle implementazioni in essere si trovano ancora nella prima fase della loro evoluzione. N Il fatto che le soluzioni di Ecm impattino sul modo di operare dei ‘process owner’ ha avviato in molti casi una revisione dei processi interni e contribuito alla nascita di una nuova consapevolezza delle possibili trasformazioni. Ma gli impedimenti a una reale adozione di tali strumenti non sono pochi. Il susseguirsi, infatti, di nuove tecnologie e la loro complessità lascia sempre meno tempo agli operatori IT all’interno delle aziende per svolgere il loro tradizionale ruolo di agenti della innovazione. Inoltre, le aziende soffrono sempre più gli effetti collaterali della ri-

N Sempre di più, la componente di gestione elettronica del documento si sta connotando come integrativa, e in futuro forse sostitutiva, di quella cartacea. Il mercato si sta organizzando con vendor di entrambe le soluzioni organizzati spesso in accordi o joint venture, al fine di offrire una soluzione complessiva chiavi in mano. Sarebbe infatti un errore pensare che due mondi, fino a ieri distinti, possano SISTEMI&IMPRESA N.4 - APRILE 2008 - 49