Trabajo Modelos Adm. Equipo 02

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMON RODRIGUEZ NUCLEO PALO VERDE CURSO MODELOS ADMINISTRATIVOS FACILITADOR: YELITZE QUINTERO SECCIÓN D

UNIDAD II MODELOS ADMINISTRATIVOS

Participantes: Chacón Félix. CI: 14.558.893 Fanay María. CI: 19.288.532 Lizcano Yasnelith. CI: 18.109.095 Jiménez Odalis. CI: 16.523.198 Navarro Lenín. CI: 11.507.046 Mora Darly. CI: 15.775.824 Morillo Lisandro.CI: 9.955.825 Caracas, 6 de Noviembre 2008. 1

INDICE GENERAL INTRODUCCION Modelos administrativos……………………………………………………..………….1 Funciones administrativas generales…………………….…….……………………...1 Tipos de administración………………………………..…………….……………….…3 Planteamiento tradicional………….……………………………………………………5 El enfoque en los sistemas de administración……….……………………………...17 La teoríageneral de sistemas (T.G.S)…….………………………………………….19 Organización como sistemas………………………………………………………….22 Modelos de Katz Kahn……………………………………………….……..................26 Teoría de los sistemas……………………………...................................................28 Importancia de la teoría de sistemas para la organización y gerencia………….34 Concepto de modelos…………………………………………………………………38 CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA

INTRODUCCIÓN Cuando las formas tradicionales de hacer las cosas ya no responden a las nuevas situaciones, la insatisfacción crece. Cuando la velocidad de los cambios y las necesidades exigen respuestas rápidas, la inquietud y la presión aumenta. Cuando aparentemente todo se mueve, cambia y se transforma a nuestro alrededor, la existencia del ser humano se vive con mayor incertidumbre. Las seguridades ya no hay que buscarlas fuera de nosotros mismos porque allí todo cambia y se mueve. La mirada hay que volverla hacia lo íntimo o profundo, hacia lo originario, alrededor de lo cual es posible armonizar y darle 2

sentido al movimiento que nos rodea. Desde ese proceso que dirige su atención a lo profundo en el ser humano para, a partir de allí, abordar nuestra realidad circundante, nuestro entorno humano y las relaciones que con ellos establecemos, surge el interés por las nociones de liderazgo, comunicación, motivación, objetivos comunes a la empresa y aprendizaje en equipo. La actividad gerencial de cualquier tipo de organización, consiste en la aplicación conjunta de varios aspectos relacionados con las distintas áreas. La literatura gerencial en las últimas décadas ha desarrollado herramientas de trabajo aplicables a cada una de las distintas áreas. La investigación de operaciones ha creado un conjunto de herramientas para lidiar con problemas relacionados con el comportamiento administrativo. Esto sucede con áreas funcionales tales como: finanzas, mercadeo, personal, etc. En la función de la Gerencia por objetivo, el gerente se dedica a organizar para facilitar relaciones interpersonales y toma de decisión así como también el lograr una mejor coordinación de actividades y su control.

MODELOS ADMINISTRATIVOS

Diferentes tipos de administración y como son aplicadas sus sistemas en las organizaciones En primer lugar es necesario discutir algunos aspectos sobre la administración. Si los gerentes son las personas responsables de asegurar que una organización logre sus metas, en la actualidad, las personas generalmente se refieren a la administración como un grupo de gerentes en una organización. Por 3

ejemplo, con frecuencia se hace referencia al director general y otros ejecutivos de alto nivel como la administración superior. El término también puede usarse para referirse a las funciones que realizan los gerentes; estas tareas incluyen planear, organizar, dirigir y controlar el trabajo de una organización. La administración se refiere a las tareas u actividades implicadas en la dirección de una organización o una de sus unidades, como se ve actualmente puede esperarse que las personas en muchos trabajos diferentes hagan algunas tareas de administración, aun sino es su preocupación principal. Funciones administrativas generales: El gerente exitoso lleva a cabo en forma capaz cuatro funciones administrativas básicas, sin embargo la cantidad de tiempo que emplea un gerente a cada función depende del nivel particular del trabajo, a continuación una breve explicación de estas funciones:

•

Planeación: Implica determinar las metas y medios de la

organización para alcanzarlas. Los gerentes planean por tres razones: 1.

Para establecer un a dirección general para el futuro de la

organización, como aumentar la utilidades, lograr una mayor participación en el mercado y la responsabilidad social. 2.

Para identificar y destinar los recursos de la organización al logro de

sus metas 3.

Para decidir cuales tareas deben realizarse para alcanzar esas

metas

4

•

Organización: después que los gerentes han preparado planes,

deben traducir esas ideas relativamente abstractas en realidades. Una organización sólida es esencial para este esfuerzo. •

Dirección: después de que la administración ha hecho planes, ha

creado una estructura y ha contratado al personal correcto, alguien debe dirigir la organización; La dirección implica lograr que otros realicen las tareas necesarias motivándolos a lograr las metas de la organización. •

Control: el proceso por el cual una persona, grupo u organización

vigila en forma consciente el desempeño y toma acción correctiva es control. Del mismo modo en que un termostato envía señales a un sistema de calefacción de que la temperatura ambiente es demasiado alta o demasiado baja, así un sistema de control administrativo envía señales a los gerentes de que las cosas no están funcionando como se planeo y que es necesaria una acción correctiva. Tipos de administración: En este preciso momento vivimos en un mundo que se globaliza un poco más con cada segundo que pasa, los grandes consorcios y compañías comienzan a plantear con más frecuencia el desafío de desempeñar su labor en una escala mundial. Si bien es cierto que comienzan a surgir infinidad de nuevas interrogantes referentes a los métodos para manejar subalternos y seguir el ritmo de los cambios que se dan en las organizaciones y en la tecnología, no debemos descartar ni restarle importancia a todo lo sucedido en la administración antes de la aparición de la súper carretera de la información. Veamos ahora a grandes rasgos las principales características de cada periodo histórico: •

Tiempos prehistóricos.- los antecedentes más lejanos sobre

prácticas administrativas coinciden con las formas más primitivas de organización 5

familiar, cuando se hizo una distribución de tareas entre sus miembros y la capacitación para desempeñarlos. Surgieron líderes para organizar las actividades colectivas. Las primeras “empresas” son aquellas que se forman para cazar, pescar, recoger frutos, etc. •

Tiempos antiguos.- la característica común en todas las culturas de

la antigüedad es el sistema de esclavismo; en Egipto la administración tenía un alto grado de centralización, esto debido a que la mayor parte de las recursos los administraba el estado o los templos de diversos dioses, nace la industria primitiva dedicada a la explotación de canteras, minería, albañilería, alfarería, etc. Por su parte en Roma, la sociedad está ya más estratificada y el estado emite leyes para la regulación de la administración como Las Doce Tablas y después El Derecho Romano. •

La

edad

media.-

podemos

señalar

como

las

principales

características de este periodo: la formación de gremios artesanales y de comerciantes, la aparición de burgos o ciudades, la organización y expansión de la Iglesia Católica y , sobre todo, el Feudalismo como sistema de organización política y económica. El Feudalismo comprende la formación de feudos compuestos por tierras en donde ejercía su dominio una autoridad llamada Señor Feudal. •

Edad moderna y contemporánea.- al comienzo de la edad moderna

la actividad económica se enfocaba a la organización de expediciones, viajes comerciales, tráfico de mercancías, construcción de barcos, etc. Entre las diversas naciones del Mediterráneo. Cae el sistema feudal y abre paso al sistema mercantilista. Dicho sistema consiste en poner énfasis en el comercio entre naciones y entre éstas y sus colonias. •

Revolución industrial.- se le llama así al proceso por el cual las

máquinas se utilizan en lugar del trabajo manual. Esto generó cambios profundos 6

en la organización del trabajo y transformaciones en la sociedad de los siglos XVIII y XIX. Planteamiento tradicional Este es el concepto más antiguo y tal vez de mayor aceptación. Surgió a finales del siglo XIX y principios del XX. Este planteamiento se divide en tres grandes ramas administrativas que son: burocrática, científica y gerencial. Administración burocrática La persona a quien más se asocia con esta administración es Max Weber, historiador social alemán. Esta administración se basa en reglas, una jerarquía establecida, una clara división del trabajo y procedimientos detallados. Ofrece además un programa sobre cómo debe operar una organización. Recomienda siete

características

que

juntas

representan

un

método

formal

de

la

administración. Analicemos dichas características: •

Regla.- las reglas ayudan a ofrecer la disciplina que una organización

necesita si desea alcanzar sus metas. Su cumplimiento garantiza la estabilidad organizacional. •

Impersonalidad.- la vigencia de las reglas lleva a tratar a los empleados de

manera impersonal, lo que significa que se les evalúa en función de reglas y datos objetivos. Esto garantiza la imparcialidad para los empleados. •

División del trabajo.- consiste en descomponer obligaciones en tareas más

sencillas y especializadas permitiendo el uso eficaz de los recursos humanos y de capacitación.

7

•

Estructura jerárquica.- esta clasifica las labores en función del grado de

autoridad concedido a cada una de ellas. Por lo general, la autoridad aumenta con cada nivel superior hasta llegar a la cima de la jerarquía. •

Estructura de autoridad.- un sistema basado en las 4 anteriores

características, se mantiene unido por medio de una estructura de autoridad. Esta determina quién tiene derecho a tomar decisiones de diversa importancia. Weber identificó 3 tipos de autoridad: Autoridad tradicional, que se basa en costumbre, abolengo, género, orden de nacimiento, etc. Un ejemplo de esta es el derecho divino de los reyes. Autoridad carismática, que se hace evidente cuando los subordinados suspenden su juicio y obedecen voluntariamente a un líder en virtud de las cualidades personales que perciben en él. Autoridad racional-legal, que se basa en leyes y reglas establecidas que se aplican de manera uniforme. Esta autoridad depende de que los empleados acepten las reglas de la organización. •

Compromiso profesional a largo plazo.- significa que tanto el

empleado como la compañía se sienten comprometidos durante el periodo laboral del empleado. En otras palabras significa que la seguridad en el empleo está garantizada mientras el empleado esté técnicamente calificado y se desempeñe en forma satisfactoria. •

Racionalidad.- significa emplear los medios más eficaces de los que

se pueda disponer. Además permite dividir las metas organizacionales generales en objetivos más específicos para cada parte de la organización. Podemos servirnos de estas siete características para clasificar de menor a mayor a las organizaciones con respecto a su orientación burocrática. Los organismos gubernamentales y algunas compañías privadas ocupan una posición 8

elevada. Algunas empresas creativas e innovadoras son, en cambio, de grado inferior. Los beneficios que se esperan de la burocracia son eficiencia y consistencia. Cuando es necesario realizar muchas tareas rutinarias lo mejor es la burocracia.

Se debe tener cuidado, pues los mismos aspectos de la administración burocrática que aumentan la eficiencia de una organización pueden producir gran ineficiencia en otra. Algunos de los inconvenientes de la burocracia que no suelen preverse son: •

Reglas y trámites rígidos.- un sistema como este deja escaso margen

a la libertad y creatividad individuales. •

Protección de la autoridad.- los gerentes de organizaciones

burocráticas pueden olvidarse de los aspectos de productividad de sus empleados por tratar de proteger y ampliar su autoridad. •

Lentitud en la toma de decisiones.- en una organización muy

burocrática el cumplimiento de reglas y procedimientos puede tener prioridad a la toma de decisiones oportuna y eficaz. •

Incompatibilidad con la nueva tecnología.- los adelantos tecnológicos

pueden volver inoperante la administración burocrática. •

Incompatibilidad con valores de los trabajadores.- entre los valores de

estos trabajadores se hayan desempeñar un trabajo que plantee desafíos, servir a los clientes y encontrar soluciones innovadoras a los problemas. Con frecuencia

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estos valores son incompatibles con la necesidad burocrática de eficiencia, orden y consistencia. Este sistema es más eficaz cuando deben procesarse grandes cantidades de información estándar y se cuenta con un método eficaz de procesamiento; se conocen las necesidades de los clientes y es poco probable que éstas cambien; la tecnología es rutinaria y estable, de manera que se puede capacitar a los empleados fácil y rápido; la organización debe coordinar las actividades de numerosos empleados para brindar un servicio o producto estandarizado. Administración científica Cuando las fábricas se volvieron más grandes y complicadas a fines del siglo XIX, surgió la necesidad de especialistas en las operaciones que pudieran resolver los problemas de personal y productividad que, de no abordarse, amenazarían la eficiencia operativa. “La administración científica” de Frederick Winslow Taylor, se concentra en los individuos y en sus máquinas y herramientas. Su filosofía consiste en que las prácticas administrativas deben basarse en hechos y observaciones, no en rumores o conjeturas. Taylor, ingeniero mecánico estadounidense, consideraba que el aumento de la productividad dependía de la identificación, mediante técnicas científicas objetivas, de medios para lograr que los trabajadores fueran más eficientes. Taylor analizó flujos de trabajo, técnicas de supervisión y cansancio de los trabajadores mediante estudios de tiempos y movimientos, que consisten en identificar y medir los movimientos de un trabajador mientras desempeña una tarea y luego analizar los resultados. Se eliminan los movimientos que retardan la producción. La eliminación del esfuerzo físico innecesario y la especificación de una secuencia exacta de actividades reducen la cantidad de tiempo, dinero y esfuerzo necesaria para elaborar un producto. 10

Taylor consideraba que lo que motivaba a los empleados a trabajar al máximo era el dinero. Propuso que si los trabajadores cumplían cierta norma de producción, se les debía pagar de acuerdo con un índice salarial estándar. Aquellos cuya producción excediera la norma habrían de recibir un índice más elevado por su producción. Los

esposos

Frank

y

Lilian

Gilbreth

habrían

de

realizar

varias

contribuciones a la administración científica. Frank utilizó un nuevo instrumento, las imágenes en movimiento, para estudiar a los trabajadores. Lilian prosiguió el trabajo de Frank abogando por la idea de que los trabajadores tenían derecho a jornadas uniformes, recesos y horas de comida. Henry Gantt, un colaborador de Taylor, se concentró en los sistemas de “control” para programar producción. Ideó las “gráficas de Gantt” que son un informe visual de planeación y avance. Por desgracia casi todos los partidarios de esta administración interpretaron mal el aspecto humano del trabajo. Taylor y Gilbreth no se dieron cuenta que éstos también tienen necesidades sociales y que las condiciones de trabajo y la satisfacción laboral son igual o más importantes que el dinero. Administración gerencial Esta administración se concentra en los gerentes y en las funciones administrativas básicas. Evolucionó a principios del siglo XX y se identifica con Henri Fayol, industrial francés. El estaba convencido de que para tener éxito, a los gerentes les basta conocer las funciones administrativas básicas y aplicarles ciertos principios administrativos, siendo el primero en agrupar las funciones de los gerentes. Fayol elaboró los siguientes 14 principios administrativos: 11

•

División del trabajo.- a mayor especialización, mayor eficiencia.

•

Autoridad.- los gerentes tienen el derecho de dar órdenes para la

realización de las tareas. •

Disciplina.- los miembros de la organización deben respetar las reglas

y acuerdos. •

Unidad de mando.- cada empleado debe recibir instrucciones de una

sola persona a fin de evitar confusiones. •

Unidad de dirección.-los gerentes deben coordinar a los empleados.

•

Subordinación

generales.-

los

de

intereses

los

intereses

particulares

no

individuales deben

a

los

intereses

anteponerse

a

los

organizacionales. •

Remuneración.- el pago a los empleados debe ser justo.

•

Centralización.- los gerentes deben tener la responsabilidad final de

la organización. •

Cadena de mando.- una sola línea de autoridad debe correr de un

puesto a otro. •

Orden.- materiales y personas deben hallarse en el lugar correcto en

el momento justo. •

Equidad.- los gerentes deben ser amigables y justos.

•

Estabilidad y permanencia del personal.- los índices elevados de

rotación de empleados no proporcionan eficiencia. •

Iniciativa.- se debe dar libertad de formular y realizar sus planes.

•

Espíritu de grupo.- fomentar en el grupo un sentido de unidad.

Concepto de sistemas: Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Un sistema es una asociación interrelacionada e interdependientes. El cuerpo humano es un sistema con órganos, músculos, huesos, nervios y una 12

conciencia que vincula todas sus partes. Una organización también esta vinculada en lo externo con los proveedores, clientes, accionistas y dependencias reguladoras. Un gerente orientado a los sistemas competentes solo toma decisiones después de identificar y analizar como otros gerentes, departamentos, clientes u otros podrían ser afectados por las decisiones. El punto de vista de los sistemas de la administración representa un enfoque para resolver problemas diagnosticándolos dentro de un marco de insumos, procesos de transformación, productos y retroalimentación.

Ambiente

Factores claves en los sistemas de información administrativa Los directivos, ansiosos por incorporar y asimilar prospectivamente las nuevas tecnologías para abordar los problemas de la gestión. Están ejerciendo una considerable influencia en las compañías que se dedican a la producción y venta de tecnologías de la información. Los Sistemas de Información Administrativa se han convertido en el reto estratégico más importante de la industria de ordenadores en la actualidad. Semejante explosión de interés ha venido dada por los siguientes factores tecnológicos y económicos. 1.

La

presión

para

operar

a escala mundial y para competir

con

corporaciones globales integradas,

en

contexto

de

una

el

economía

recesiva, obliga al ejecutivo a tener que tomar, rápidamente, decisiones importantes. El directivo debe tomar decisiones rápidas y consistentes con resultados rentables. Por tanto, el directivo se ve sometido en el momento a la 13

fuerte presión de tener que contar con una información fiable y disponible inmediatamente que facilite las decisiones adecuadas en el momento adecuado. 2.

Los avances en la tecnología de los sistemas de inteligencia artificial

están siendo evaluados en la actualidad como instrumento potencial para el desarrollo del tipo de Sistema de Información Administrativa que las grandes empresas contemplan para el presente y los próximos años. 3.

Los sistemas de inteligencia artificial proveen una capacidad

automatizada para racionalizar un gran número de imponderables complejos, que es perfectamente aplicable a una lógica basada en un árbol de decisión. A finales de la década de los 80 y durante los años 90, se produjo un gran avance con la aparición de software especialmente diseñados para el directivo. Estos productos ponían el énfasis en la simplicidad y en una vía inaccesible para la formación del ejecutivo. Algunas prestaciones dignas de mención son las siguientes: ○

Gran variedad de formatos gráficos

○

Las teclas de función activadas por Mouse.

○ Las técnicas para derivar, progresivamente información más detallada sobre un asunto determinado. Aunque se superó la barrera, a medida que los sistemas ganaron en aceptación surgió un nuevo obstáculo aún más complicado. El Directivo se percató que el nuevo enfoque del ordenador personal podría solventar el tipo de problemas e interrogantes de carácter ejecutivo que requerían una agregación de datos procedentes de fuentes existentes. Este puzzle es el reto fundamental en la actualidad: cómo preservar la filosofía del (Fácil de usar) necesarias para animar al directivo a utilizar las nuevas tecnologías y, al mismo tiempo, introducir una infraestructura (invisible) para superar las numerosas complicaciones de la tecnología asociadas con las exigentes necesidades de información del directivo. 14

En

términos

sencillos,

un

Sistema

de

Información

Administrativa

proporciona al directivo información vital de carácter estratégico, táctico y operativo de una manera y en un formato adecuado para facilitar el proceso diario de toma de decisiones. Para convertirse en un elemento estratégico del repertorio de la toma de decisiones del directivo, El Sistema de Información Administrativa del presente y de los próximos años debe incorporar apropiadamente los conceptos de información y tecnología integrados. Los elementos ideales incluyen: ○

Criterios de acción ejecutiva global en la empresa.

○ Tecnologías integradas, indivisible al directivo. ○ Principios consistentes de un sistema de información administrativa y de tecnologías de información en la empresa. ○ Interfaz gráfica simple. ○ Información Integrada. ○ Interfaces que faciliten un acceso fluido a la información externa. La ventaja más notable, reconocida por los directivos que utilizan un sistema de este tipo es la disponibilidad de información, antes no disponible de ninguna manera para apoyar los esfuerzos en la toma de decisiones. Además, beneficios intangibles o beneficios adicionales, tales como la disponibilidad de una información más intuitiva sobre la cual decidir una compra o información de mercado relativa a la satisfacción del consumidor y al servicio pos venta, son también algunas de las ventajas derivadas de un Sistema de Información Administrativa. Todo lo anterior indica que un sistema de información administrativa puede ser, en muchos casos, muy valiosos y producir beneficios y ahorros de costos juntos a habituales beneficios intangibles asociados con el aumento de la eficiencia en la toma de decisiones. 15

Automatización de las oficinas Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración gerencial en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a los listados basadas en papel, los inventarios y las listas de personal y los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel. Empezando por programas de procesamiento de palabra básicos en la década de 1970, para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados. Estos programas han servido para darles a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas. Por ejemplo, los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan, almacenen y utilicen información de formas que alguna vez solo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados. Tipos de programas para la automatización de las oficinas Un catálogo típico de programas para la automatización de las oficinas puede incluir algunos de los siguientes productos: ○ Procesador de palabras 16

○ Hoja de cálculo ○ Base de datos ○ Programa editorial ○ Administrador de proyectos ○ Presentaciones ○

Administrador de archivos de cómputo

○ Correo electrónico ○

Explorador de internet

○ Editor de internet ○ Organizador personal ○ Sistema de administración financiero ○ Sistema de administración personal Muchos libros, revistas y sitios en la red contienen información que pueden ayudar a elegir los programas más apropiados para determinados propósitos. En muchos casos, los programas para la automatización de una oficina vienen incluidos en el equipo, como parte del contrato de compra o de una norma gubernamental.

Uso de los programas de automatización Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. En algunos casos pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal. La mayoría de los paquetes de programas vienen acompañados con manuales para el usuario (en papel o en pantalla).

17

Los programas más modernos son muy poderosos. Un usuario hábil puede desarrollar productos muy sofisticados. Un administrador de sistemas puede, por ejemplo, utilizar los programas automatizados para: ○

Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna,

incluyendo libros, folletos, formatos y cartas informativas. ○

Componer, editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo

corporativo estandarizado, incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos. ○

Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes

en seminarios o para efectos de capacitación. ○

Automatizar diversos componentes de los diversos procesos.

○

Almacenar y manipular registros sobre los empleados.

○

Conservación de inventarios.

○

Operar un sitio en internet y una red interna.

○

Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante.

○

Organizar un sistema de administración financiera.

○

Enviar correos electrónicos individuales o grupales al personal y

clientes/usuarios. ○

Compartir archivos a través de una red.

El enfoque de Sistemas en Administración El enfoque de sistemas revoluciono los enfoques administrativos existentes. Concibe las empresas como sistemas sociales inmersos en sistemas que se interrelacionan y afectan mutuamente. Los orígenes de este enfoque se remontan a las concepciones aristotélicas de causa y efecto, y que todo entero forma parte de otro mayor. La teoría moderna de sistemas se desarrollo por los aportes de Ludwing von Bertanffy, quien indico 18

que no existe elemento físico químico independiente; todos los elementos están integrados en unidades relativamente interdependientes. Fue en 1954 cuando Kenneth Boulding escribió un artículo titulado La teoría general del sistema y la estructurada científica. Este artículo es considerado de gran relevancia por que revoluciono el pensamiento científico y administrativo. Puede definirse un sistema como “un conjunto de elementos íntimamente relacionados que actúan y interactúan entre si hacia la consecución de un fin determinado” Los sistemas se pueden clasificar de acuerdo con: •

El grado de interacción con otros sistemas: Abiertos, semiabiertos, cerrados o semicerrados.

•

Su composición material y objetiva: abstractos y concretos.

•

Su capacidad de respuesta: activos, pasivos y reactivos.

•

Su movilidad interna: estáticos, dinámicos, homeostáticos y probabilísticas.

•

Sus grados de dependencia: independientes e interdependientes. En cualquier sistema se puede encontrar cuatro elementos básicos para

su funcionamiento: 1 Entradas o insumos: abastecen al sistema de lo necesario para cumplir su misión. 2 Procesamiento: es la transformación de los insumos. 3 Salidas o productos: es el resultado de procesos. 4 Retroalimentación: es la respuesta de los sistemas que han recibido como insumo el producto de un sistema previo o la repuesta del medio ambiente. 19

Los sistemas se componen de subsistemas, por ejemplo, el cuerpo humano, qué es un sistema y cuenta además con subsistemas circulatorio, respiratorio, nervioso etc. Una empresa está compuesta por los subsistemas de finanzas, personal, mercadeo, etc. De igual forma, todo sistema forma parte integral de otro más grande, comúnmente llamado macrosistema o suprasistema. Por ejemplo, un árbol es un sistema que forma parte de un microsistema vegetal, y este forma parte la ecología del planeta, y así sucesivamente. Teoría general de sistemas (T.G.S). Hace mucho que existen nociones de los sistemas, una diferencia importante entre la era moderna y épocas anteriores es la manera de concebirlos o la filosofía de su enfoque. La teoría general de los sistemas (TGS) es un campo lógico matemático que se encarga de elaborar y generar los principios que son aplicables a los sistemas en general. En términos generales, la TGS abarca tres aspectos principales. El primero es la ciencia del sistema, que implica la exploración científica de los todos y de la totalidad. El segundo es la tecnología del sistema, que abarca las técnicas los modelos y los enfoques matemáticos de la ingeniería de sistemas. En tercer lugar se encuentra la filosofía del sistema, que significa una reorientación del pensamiento y visión del mundo, que considera la introducción del sistema como un nuevo paradigma científico o modelo ideal, en contraste con la visión de la ciencia clásica que es analítica, mecanicista y lineal. Orígenes de la teoría de los sistemas En la actualidad, para resolver sistemas, se requiere el enfoque amplio de un sistema más que de la obsesión por profundizar en el problema en cuestión. 20

Esta óptica significa ver el problema desde una perspectiva más amplia, o sea, bajo el punto de vista de los sistemas. El hecho de considerar el problema como un todo se llama visión de sistemas o enfoque de sistemas. Cuando los problemas no son analizados de esta manera, el resultado puede ser catastrófico. En 1940, Ludwing von Bertalanffy, biólogo alemán inició un movimiento que implicaba un regreso al pensamiento aristotélico. Bertalanffy realizó sus estudios de los sistemas generales con base en el metabolismo, los estados estables, el crecimiento y los sistemas abiertos por medio de conceptos correspondientes a la físico- química, la cinemática y la termodinámica. Así la teoría general de los sistemas empezó a desarrollarse. Se han identificado muchos subsistemas, subconceptos y herramientas que ahora están disponibles, pero la TGS sigue investigando para crear una base teórica primordial importante. Como confirma Bertalanffy: “Un problema básico, postulado para la ciencia moderna, es la teoría general de la organización. La Teoría General de los sistemas es un principio, capaz de presentar definiciones exactas de tales conceptos y en casos específicos es capaz de usarlos para hacer análisis cuantitativos”. El párrafo anterior señala que el problema central de la ciencia y la cuestión básica a la cual se dirige la TGS, es formular leyes universales de la organización de los sistemas. La concepción atomística sostiene que el mundo, o lo que importa para una entidad cualquiera, puede ser explicado si entendemos sus partes; de tal manera las personas piensan en dividir el todo en partes, en analizar los contenidos y las experiencias de partes indivisibles, por ejemplo los átomos, los elementos químicos, los instintos, las percepciones elementales y así sucesivamente. 21

Con la concepción de los sistemas, la organización debe ser estudiada como un todo, que no puede ser separado en partes sin que se pierdan sus características esenciales. Los teóricos de este enfoque, en lugar de explicar el todo en términos de las partes, explican éstas en función del todo. Esta concepción se reflejará en una organización diferente, a partir de lo cual la ciencia empezó a estudiar los fenómenos como un todo; las corrientes interdisciplinarias como la cibernética, la investigación de operaciones y las ciencias ambientales comenzaron a surgir en la segunda mitad del siglo XX. A diferencia de las antiguas disciplinas científicas, cuando cada una se estudiaba separada de las demás, las nuevas interdisciplinas procuran ampliarse, para combinar y abarcar más aspectos de la realidad (la visión de un todo). Ésta es una concepción holística. El objetivo más reciente es la unificación de las ciencias. La Teoría General de los Sistemas (TES.) o Teoría de Sistemas o Enfoque de Sistemas es entonces, un esfuerzo de estudio interdisciplinario que trata de encontrar las propiedades comunes a entidades, los sistemas que se presentan en todos los sistemas de la realidad pero son objeto de disciplinas académicamente diferentes. Estas Teorías son una ciencia que plantea paradigmas diferentes a los de la ciencia clásica, plantea el entendimiento de la realidad como un complejo, aparentemente es una metáfora que parte de lo mas básico de un sistema, busca reglas de valor general aplicables a la realidad, esta se inicia debido a la necesidad de abordar los sistemas que forman la realidad. Frente a la complejidad de la realidad hay dos (2) opciones: La primera es negar el carácter científico de las cosas y la segunda es buscar regularidades abstractas en los sistemas y es allí donde entran en juego las T.G.S. 22

Desarrollos: Estos pueden ser vistos como un intento de superación, en la Biología, en el campo de las ciencias sociales se ha conseguido introducir el pensamiento sistémico en esta área, el científico Niklas Luhnan entrelazaba su teoría con la cibernética y la matemática, proponía que los sistemas sociales son sistemas clausurados el cual son producto de la comunicación social, podemos resumir que Luhnan lo describe en dos fases; la primera es que la sociedad corresponde a un nivel emergente compuesto por comunicaciones la cual no se limita al lenguaje sino a todas las posibles selecciones informativas que permita realizar el sistema y la otra es que existen sistemas sociales los cuales se basan en la comunicación. Aplicación: La aplicación de la teoría se basa en la empresa cuyo paradigma es la física. Los sistemas complejos como las sociedades permiten este tipo de acercamiento, en la aplicación de estudios modelos sociales, la solución era negar los alcances científicos dentro de la investigación. Las organizaciones como sistemas La idea de tratar a la organización como un sistema abierto no es nueva. Herbert Spencer ya lo afirmaba en el inicio de este siglo: “Un organismo social se asemeja a un organismos individual en los siguientes rasgos esenciales: •

en el crecimiento

•

en el hecho de volverse más complejo a medida que crece;

•

en el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia;

•

porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades componentes

•

porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente heterogeneidad” 23

Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas abiertos, definidas en parte anteriormente. Así, una persona, un grupo, un departamento dentro de una organización, una empresa, una

comunidad, un país, son sistemas pues se componen de

órganos o partes que deben funcionar coordenada e integradamente. Una organización se puede definir como un sistema abierto al entorno, con el cual intercambia elementos e información y del cual recibe la influencia que condiciona su actividad, comportamiento y resultados. Las organizaciones según el concepto de sistemas puede definirse como un sistema abierto debido a que cumplen con los siguientes aspectos: •

Las organizaciones son un sistema abierto que interactúan

intensamente con su entorno, del que se halla separado por límites flexibles. •

Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y

constituidas de partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. •

La organización tiene una misión central, que hace que todas las

partes de la empresa realicen sus funciones orientadas hacia un objetivo común. •

Visión globalizadora de la organización, considerándola integrada en

el entorno que la rodea. •

Las acciones de cualquier segmento de la organización afectan la

totalidad de la misma. •

La sinergia (el todo es más grande que la suma de las partes). Si

todos los subsistemas de la organización, cooperan entre sí, se obtienen mejores resultados que si operan de manera aislada.

24

Como todo sistema abierto las organizaciones deben reaccionar a su ambiente ajustándose o adaptándose a él para poder sobrevivir, pues lo contrario sería actuar como un sistema cerrado y pretender en vano ser sustentable y buscar la sobrevivencia sosteniendo a toda costa su estado inicial u original, cuando el ambiente que lo rodea cambia y modificará rápidamente variables y circunstancias. Al trasladar el concepto de sistema a las organizaciones encontramos factores y características específicas. Las organizaciones son sistemas abiertos que interactúan con el entorno pero al mismo tiempo están claramente delimitadas del mismo. Resulta interesante el funcionamiento de la organización como sistema, ya que una empresa puede llegar a fracasar tanto por falta de adaptación a factores internos como a factores externos. De aquí surge lo que se conoce como retroalimentación positiva y retroalimentación negativa. Es necesario platearse objetivos dentro de la organización pero también debemos saber si estos objetivos concuerdan con la realidad del entorno. Una de las características más importantes de los sistemas es que siempre buscan el equilibrio; al igual que en el cuerpo humano ocurre la homeostasis. La teoría de los sistemas considera a las organizaciones como sistemas abiertos en un intercambio activo con el entorno que le rodea. Cada sistema tiene una frontera que lo separa de su ambiente. La frontera delinea al sistema, lo que está dentro de la frontera es el sistema y lo que está afuera es el ambiente. Las fronteras de los sistemas abiertos son permeables, en el sentido que permiten el intercambio de información, de recursos y de energía entre el sistema y el ambiente. Los sistemas abiertos tienen propósitos y metas, que son las razones de su existencia, por eso las organizaciones son sistemas abiertos. 25

La información es importante para los sistemas en varias formas. La retroalimentación es la información del ambiente acerca del desempeño del sistema; los sistemas requieren dos clases de retroalimentación negativa y positiva.la retroalimentación negativa mide si la salida está siguiendo

o no el

mismo curso que el propósito y las metas. La retroalimentación positiva mide si el propósito y las metas están alineados o no con las necesidades del ambiente.

(Insumos)

Organismos como proceso de conversión

Recursos

(Productos)

Beneficios

Fig. 1 Funcionamiento de las organizaciones como sistemas abiertos

El sistema abierto está en interacción con su medio y logra un estado estable o en equilibrio dinámico, mientras conserva su capacidad de trabajo o transformación de energía. En efecto, la supervivencia del sistema no sería posible sin un flujo continuo de transformación y producción. Si observamos con un ejemplo ya directamente con una empresa, podría describirse con el siguiente gráfico:

Proceso Entradas

Elementos:

Salidas

Humanos (Input)

Materiales

(Output)

Tecnológicos

RETROALIMENTACIÓN

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Pongamos como ejemplo un sistema de facturación de cualquier empresa. El medio ambiente está limitado por otras funciones como ventas,

almacén,

contabilidad, etc. Las entradas se constituyen por los datos de los artículos (cantidad, calidad y precio) surgidos a un determinado cliente. Las salidas serán las facturas ya elaboradas y cotejadas, listas para seguir su proceso de cobro. La retroalimentación se encuentra cuando se regresan algunas facturas, que por tener errores, deben ser corregidas. Finalmente, analizando el sistema encontramos que éste está formado por elementos humanos, auxiliares de facturación, analistas; elementos materiales, la papelería utilizadas, computadoras, impresoras, mobiliario de oficina; elementos tecnológicos, el procedimiento que debe seguirse para la elaboración de la factura. Modelo de Katz y Kahn El modelo de organización propuesto por los Sres. Daniel Katz y Robert Kahn, desarrollado mediante la aplicación de la teoría de los sistemas y la teoría de las organizaciones, generógran revuelo al sugerir que la teoría de las organizaciones debía liberarse de las limitaciones y restricciones que se plantean en orientaciones previas. Evaluando además la posibilidad de aplicar las principales corrientes sociológicas y psicológicas en el análisis organizacional. La teoría de Katz y Kahn al considerar las organizaciones como sistemas abiertos, cuyo modelo se caracterizaba de la siguiente manera: 1-

Entradas: Considerando la premisa que ninguna estructura social es

autosuficiente ni auto contenida, porconsiguiente

reciben insumos de su

ambiente, influyen y es influenciado por él y por los elementos internos que los componen. Ejemplo: Trabajadores, materiales, etc. 2-

Transformación o procesamiento: Transforma sus insumos a fin de

lograr productos acabados o alcanzar objetivos propuestos.

27

3-

Salida: Retroalimenta el ambiente donde se desarrolla con la

exportación de sus productos terminados 4-

Sistemas cíclicos: Todo sistema repite continuamente los ciclos

establecidos: Entradas – Transformación – Salidas. 5-

Homeostasis dinámica (Equilibrio): Todo

sistema abierto se

caracterizan por un estado de equilibrio en el flujo de energía del ambiente exterior su proceso y posterior exportación. 6-

Diferenciación: Las organizaciones como sistemas abiertos, buscan

multiplicarse trayendo como consecuencia la duplicidad de roles y funciones que ameritan diferenciarlas. 7-

Entropía negativa: Necesariamente las organizaciones deben buscar

soluciones que retroalimentes sus procesos y recarguen su energía, a fin de mantener permanentemente su estructura organizacional. 8-

Todo sistema abierto recibe de su ambiente, insumos de carácter

informativo que les permiten conocer los factores externos que pudiesen incidir en él. 9-

Equifinidad: Se plantea que un sistema puede alcanzar, por diversas

vías, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iníciales 10-

Límites o fronteras: Las organizaciones presentan barreras entre el

sistema y el ambiente, definiéndose así su grado de acción y su capacidad de apertura con su entorno. Considerando que las organizaciones son sistemas sociales, con objetivos específicos creados por el hombre, además de ser imperfectos, que consisten en la estandarización de las actividades repetitivas, relativamente duraderas, aliadas en tiempo y espacio, y desarrolladas por un grupo de individuos. La ocurrencia de estas actividades vienen dadas en relación con la entrada de energía en el sistema, en relación a la transformación de la energía dentro del sistema y en relación con el producto resultante. En tal sentido Katz y Kahn describen las organizaciones como sistemas sociales con ciertas características a saber: 28

1-

Las organizaciones sociales no tienen limitaciones de amplitud y

están vinculadas a los seres humanos, recursos materiales, etc. Aunque estos no interactúen entre si. 2-

Son sistemas creados por el hombre e imperfectos, por consiguiente

las funciones normas y valores son sus principales componentes. Donde las funciones describen formas especificas de comportamiento asociadas a determinadas tareas, previa evaluación de sus características. Las normas son expectativas con carácter de exigencias, que alcanza a todo aquel que ejerza una función. Los valores son justificaciones y pretensiones filosóficas generalizadas. 3-

Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de

funciones 4-

Estas organizaciones requieren de mayor control para minimizar las

variabilidades o inestabilidades generadas por las acciones humanas. 5-

Estas organizaciones usan solo los conocimientos y habilidades de

las personas que les son importante, generando inclusiones parcializadas. 6-

Las organizaciones sociales deben

estudiar su funcionamiento

organizativo considerando el ambiente donde se desenvuelven o transan.

Teoría de los sistemas Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.

Tipos de Sistemas.

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El término sistema es empleado generalmente en el sentido de sistema total. Los componentes necesarios para la operación de un sistema total son llamados subsistemas, los que, a su vez, están formados por la reunión de nuevos subsistemas más detallados. En cuanto a su constitución, los sistemas pueden ser físicos o abstractos: sistema físicos o concretos, cuando están compuesto por equipos, por maquinarias y por objetos y cosas reales. Sistemas abstractos, cuando están compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. En ciertos casos, el sistema físico opera en consonancia con el sistema abstracto. En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos:los sistemas cerrados son los que no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, pues son herméticos a cualquier influencia ambiental. Los sistemas abiertos son los que presentan relaciones de intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. De todas las teorías presentadas hasta este momento, la teoría de sistemas es la menos criticada, tal vez por el hecho de que aún no ha transcurrido suficiente tiempo para su análisis más profundo. Por otra parte, puede ser además que la perspectiva sistemática parece estar de acuerdo con la preocupación estructuralfuncionalista típica de las ciencias sociales de los países capitalistas de hoy en día. 30

Las principales características de la moderna teoría de la administración basada en el análisis sistemático son las siguientes: punto de vista sistemático, enfoque dinámico, multidimensional y multi nivelado, multi motivacional, probabilístico, multidisciplinaria, descriptivo, multivariable y adaptativa. Sin embargo, muchos autores consideran la teoría de sistemas demasiado abstracta y conceptual, y por lo tanto, de difícil aplicación a situaciones gerenciales prácticas.

A pesar de que ha venido predominando fuertemente en la teoría

administrativa y tiene una aplicabilidad general al comportamiento de diferentes tipos de organizaciones e individuos en diferentes medios culturales, el enfoque sistemático es básicamente una teoría general comprensible, que cubre ampliamente todos los fenómenos organizacionales. Es una teoría general de las organizaciones y de la administración, una síntesis integradora de los conceptos clásicos, neoclásicos, estructuralistas, neoestructuralistas y behavioristas. El objetivo en los sistemas Los sistemas cumplen con una función básica o principal, por tanto, todos los elementos estarán encaminados a perseguir dicho fin. En nuestra simbología, el objetivo de un sistema corresponde al resultado o resultados obtenidos. Sin un fin, un sistema no tiene razón de existir. Esta razón es el punto de partida de los analistas para un estudio a fondo y completo de un sistema. Los elementos que conforman un sistema El término “ELEMENTOS”, es un punto de vista amplio de los contenidos de un sistema. En ellas podemos encontrar e identificar: actividades, secuencias, procesos, procedimientos, métodos, recursos y controles. Sin un elemento no aporta valor dentro del sistema, este deberá ser eliminado, ya que simplemente consumirá recursos necesarios que pueden servir 31

a otros elementos, o simplemente será un estorbo, y si no ayuda a alcanzar el objetivo, sería más fácil a la larga prescindir de él, que mantenerlo. Un corazón por si solo no sirve de nada, pero si este está ligado al cuerpo humano, se deduce que su aporte esta en impulsar la sangre por todo el cuerpo llevando oxigeno, energía, anticuerpos y nutrientes. Si un elemento falla, podría o no alcanzarse el objetivo, dependiendo de la importancia y aporte que tenga este elemento dentro del sistema. Lo que si es seguro, es que si se llegase a alcanzar el objetivo se vería afectado en la calidad de respuesta (características, tiempo de entrega, condiciones) y su eficiencia se vería reducida. Descomponer un sistema en cada uno de sus elementos, es una tarea fundamental para el analista. Sin este paso es improbable una comprensión a fondo de su función, las posibilidades de mejora o modificación, sus alcances y limitaciones. A continuación definiremos los elementos claves que hay que tener en cuenta para la definición correcta de un sistema: Las actividades: En este aspecto le dedicaremos un capítulo completo, hasta el momento diremos que son procedimientos o funciones que se deben realizar con limitación de recursos (insumos, capital humano, costo, tiempo y secuencia), para alcanzar un objetivo mayor. Las secuencias: Es el orden lógico y sistemático con el cual se realizan las actividades (prerrequisitos de una actividad). Los métodos: Se define como un conjunto de pasos ordenados que permiten alcanzar una meta u objetivo de una forma particular.

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Los procedimientos: Es aplicar un método específico dentro de un marco amplio de solución de problemas. Una actividad consta de uno o más procedimientos para poder llevarse a cabo. Los recursos: Son los insumos y suministros que un sistema necesita para poder funcionar. Encontramos recursos en las entrada (recursos primarios: energía, diseño, materiales, información, datos) y en los procesos (maquinaria, recurso humano, capital monetario, tecnología, tiempo). Los controles: Nos permiten verificar los pasos seguidos por el procesos, desde sus entradas hasta la consecución de metas u objetivo general, se este llevando a cabo, tal cual como fue concebido el sistema. Gracias a los controles se puede realizar una retroalimentación o feedback, de manera que se mejore la eficiencia y eficacia. Sin los controles, un sistema no puede garantizar una producción de resultados concordes a su objetivo. Aislar un sistema de otros sistemas similares o del medio en que se encuentra es otro paso fundamental y tal ves, el más difícil. Hasta que momento deja de ser un procedimiento prioridad de un departamento en una empresa; que variables pueden afectar el desempeño de un sector; en que momento las condiciones atmosféricas de una localidad no afectan a las localidades vecinas; este y otros ejemplos se presentan en el estudio detallado y “correcto”. Clasificación de los sistemas Existen tres tipos generales de sistemas que encontramos a diario en nuestras vidas: Los sistemas naturales, los sistemas artificiales y un tercero que resulta de la combinación de ambos, que llamaremos sistemas compuestos. Cada uno tiene características particulares, pero con bases idénticas dentro de la teoría de sistemas.

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Los sistemas naturales nacen una respuesta fe fenómenos físicos, químicos y biológicos creados por la naturaleza. Los sistemas artificiales son aquellos que fueron logrados por la intervención directa de la raza humana. Este participo de manera activa en su diseño, manejo, control y ejecución. A estos sistemas se les puede llamar sistemas humanos. Los sistemas compuestos ocurren cuando en un sistema natural existe la participación de una fuerza externa manipulada por el ser humano de forma directa o indirecta. Entre los ejemplos concretos tenemos: manipulación del sistema inmunológico, cambio de las condiciones ambientales, adaptación de ecosistemas por la aparición de las ciudades. Ejemplo completo de un análisis de sistemas: El computador es una máquina electrónica y mecánica (hardware), gobernada por programas (software) que permiten procesar y almacenar datos de forma rápida y ordenada. El computador es un sistema completo, donde se identifican claramente las entradas, el proceso y salidas como se describirá a continuación. El sistema se constituye por una serie de parámetros, los cuales son:

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•

Entrada o insumo (input). Es la fuerza de arranque del sistema,

suministrada por la información necesaria para la operación de éste. •

Salida o producto (output). Es la finalidad para la cual se reunirán los

elementos y las relaciones del sistema. •

Procesamiento o transformador (throughput). Es el mecanismo de

conversión de entradas en salidas. •

Retroalimentación (feedback). Es la función del sistema que busca

comparar la salida con un criterio previamente establecido. •

Ambiente (environment). Es el medio que rodea externamente al

sistema.

Importancia de la teoría de sistema para la organización y la gerencia Partiendo del concepto de sistema como un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes que se relacionan formando un todo, se puede decir que es de suma importancia para la organización y la gerencia ya que les permite recopilar mayor información tanto en la parte interna como externa de la empresa, mejorar la calidad de productos o servicios y las relaciones personales entre otros. Toda organización debe basarse en un sistema abierto por ser éste el que mayor beneficio le otorga, ya que interactúa constantemente con el ambiente externo puede crecer, cambiar, competir con otros sistemas y está orientado hacia determinados propósitos. · ¿Rol e importancia del gerente en la organización y que utilidad tienen los modelos administrativos dentro del mismo? El rol del gerente es cumplir con las metas establecidas dentro de la organización, representarla frente a terceros, desarrollar una buena visión de futuro, tener la capacidad de relacionarse y comunicarse con las personas, 35

escucharlas y hacerlas participar en la toma de decisiones, debe poseer conocimiento del negocio y de la empresa, ser un buen planificador, tener un objetivo claro para podérselo transmitir a sus subordinados, mantener el liderazgo basado en principios En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos: •

Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria,

objetos y cosas reales. El hardware. •

Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e

ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software. En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos: •

Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente

que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. Como las máquinas. •

Sistema abierto: El sistema abierto mantiene un intercambio de

transacciones con el ambiente y conserva constantemente el mismo estado, a pesar de que la materia y la energía que lo integran se renuevan de modo continuo. El organismo humano, por ejemplo, no puede considerarse una simple aglomeración de elementos separados, sino un sistema definido que posee integridad y organización. El sistema abierto, como el organismo, es influenciado por el medio ambiente e influye sobre este, alcanzando un estado de equilibrio dinámico en ese medio. Existen diferencias fundamentales entre los sistemas abiertos y los sistemas cerrados. El sistema abierto está en constante interacción dual con el ambiente. Dual, en el sentido de que influye en él y es influenciado por el ambiente; actúa con 36

simultaneidad como variable dependiente y como variable dependiente del ambiente. El sistema cerrado no interactúa con el ambiente. El sistema abierto tiene capacidad de crecimiento, cambio, adaptación al ambiente y hasta autorreproducción en ciertas condiciones ambientales. El sistema cerrado no tiene esa capacidad. Por tanto, el estado actual y final o futuro del sistema abierto no esta necesaria ni rígidamente condicionado por su estado original o inicial, puesto que el sistema abierto tiene reversibilidad. Competir con otros sistemas es una característica del sistema abierto, la cual no se presenta en el sistema cerrado. Del mismo modo, que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias o principales que mantienen estrecha relación entre sí, pero que pueden estudiarse individualmente. •

Ingestión. Las empresas compran materiales para procesarlos de

alguna manera y buscan dinero, maquinas y personas del ambiente, con el fin de ayudar a otras funciones, del mismo modo como los organismos vivos ingieren alimentos, para suplir otras funciones y mantener su fuente de energía. •

Procesamiento. En la empresa, la producción es equivalente a ese

ciclo animal. Al procesar los materiales, existe cierta relación entre las entradas y las salidas; el exceso equivale a la energía necesaria para la supervivencia de la empresa. •

Reacción ante el ambiente. La empresa reacciona al ambiente

cambiando sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Los cambios pueden efectuarse en el producto, el proceso o la estructura. •

Alimentación de las partes. A los participantes de la empresa se les

suministra no solo el significado de sus funciones, sino también los datos de compras, producción, ventas o contabilidad, y se les recompensa principalmente mediante salarios y beneficios. Muchas veces se considera que el dinero es la sangre de la empresa. •

Regeneración de las partes. Los miembros de la empresa también

pueden enfermar, jubilarse, dejar de pertenecer a ella o morir. Las maquinas 37

pueden volverse obsoletas. Dado que hombres y maquinas deben mantenerse o reubicarse, son necesarias las funciones de personal y de mantenimiento. •

Organización. La organización necesita un sistema nervioso central

que coordine las diversas funciones de producción, compras, comercialización, recompensas y mantenimiento. Esto se logra a través de la administración, la cual implica control, toma de decisiones y planeación para adaptar la empresa al ambiente.

Parámetros de los sistemas. El sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Parámetros son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema. Los parámetros de los sistemas son: •

Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del

sistema, que provee el material o la energía para la operación del sistema. •

Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se

reunieron elementos y relaciones del sistema. •

Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el

fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. •

Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback): es la

función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio. •

Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está

en constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y efectúa salidas. 38

Concepto de modelos Definición de modelos administrativos: Básicamente hablamos de modelos que las empresas van copiando, adaptándolos y generalizándolos a las necesidades de las mismas, ya que estos no suelen ser rígidos. Estos se representan a través de técnicas, procesos, modelos y sistemas administrativos. Características: - Son aplicados para producir un cambio. - Para su aplicación requiere del uso de distintas herramientas. - Son modelos que pueden aplicarse a más de un tipo de empresa. - Son modelos que cambian la forma de desempeño del recurso humano de la empresa, a través de las herramientas aplicadas. Tipos de modelos Modelo autocrático: Fue el modelo prevaleciente en la Revolución Industrial. Este modelo depende del poder. Quienes ocupan el mando deben poseer poder suficiente para ordenar, lo que significa que el empleado que no cumpla ordenes será sancionado. En un entorno autocrático la orientación apunta a la autoridad oficial formal y la dirección cree saber que es lo mejor y esta convencida que la obligación de los empleados es cumplir órdenes, es decir que estos deben ser dirigidos, persuadidos y empujados a alcanzar cierto nivel de desempeño y limitados a obedecer órdenes. Esta visión deriva en un estricto control de empleados, el modelo autocrático resulto deleznable debido a brutales y agotadoras tareas físicas y condiciones de insalubridad, indigencia y peligro, en estas condiciones 39

autocráticas los empleados se dirigen a su vez a la obediencia al jefe y no al respeto por este. El modelo constituye un medio muy útil para el efectivo cumplimiento del trabajo del método aceptable para la determinación del comportamiento de los administradores. La fuerza combinada de los conocimientos sobre la necesidad de los empleados y de los cambios que ocurren, los valores sociales, dio al reconocimiento que existen mejores maneras de administrar los sistemas organizacionales. El modelo de custodia: Este depende de los recursos económicos, si una organización carece de recursos suficientes para el ofrecimiento de pensiones y el pago de otras prestaciones le será imposible adoptar este modelo. Entonces el enfoque de custodia da como resultado la dependencia de los empleados respecto a la organización. En lugar de depender de su jefe los empleados dependen de las organizaciones. Los empleados que laboran en entornos

de

custodia

adquieren

una

preocupación

psicológica

por

sus

retribuciones y prestaciones económicas. Como resultado del trato que reciben, tienden a mostrase satisfechos y por lo tanto mantenerse leales a sus empresas. Su mayor ventaja es que discrimina seguridad y satisfacción a los trabajadores. El modelo de apoyo: Tuvo sus orígenes en el principio de las relaciones de apoyo. Se llego a la conclusión de que una organización es un sistema social cuyo elemento más importante es ser trabajador. Los estudios indicaron la importancia de poseer conocimientos de dinámica de grupos y aplicar la supervisión de apoyo.

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El modelo de apoyo depende del liderazgo en lugar del poder y el dinero. A través del liderazgo la empresa ofrece un ambiente que ayuda a los empleados a crecer y cumplir a favor de la organización aquello de lo que son capaces. En consecuencia la orientación de la dirección apunta al apoyo del desempeño laboral de los empleados no al simple apoyo de las prestaciones a los empleados. El

resultado

psicológico

es

una

sensación

de

participación

e

involucramiento en las tareas de organización, éste forma parte del estilo de vida de trabajo de los administradores y en particular de su modo de tratar a los demás. El modelo de apoyo es eficaz tanto para empleados como para administradores y goza aceptación generalizada. El modelo colegial: El término colegial alude a un grupo de personas con propósito común, tienden a ser más útil en condiciones de trabajo de lo programado, medios intelectuales, y circunstancias que permiten un amplio margen de maniobra de las labores. Este depende de la generación por parte de la dirección de una sensación de compañerismo con los empleados, el resultado es que estos se sienten útiles y necesarios. Les resultaba fácil aceptar y respetar el papel de estos en la organización. En vez de ser vistos como jefes, se consideraban a los administradores como colaboradores. Con esto se persigue crear un estricto de mutualidad en el que cada persona realice sus propias contribuciones y aprecie la de los demás. La orientación se dirigió al trabajo en equipo y la respuesta de los empleados es la responsabilidad y sienten a si mismo la obligación de cumplir normas de calidad que signifiquen un reconocimiento tanto para su labor como para la compañía. El resultado psicológico del modelo colegial en los empleados es la autodisciplina. 41

CONCLUSIONES Al finalizar la investigación, se comprendió que definidamente la gerencia por objetivo ayuda a superar muchos de los problemas crónicos de los administradores y profesionales de una empresa con futuro: nos proporciona un medio para medir el verdadero aporte del personal de la empresa, a definir metas comunes de las personas y de la organización y al medir los aportes individuales a tales metas, es más probable que se obtenga un esfuerzo coordinado y un trabajo en equipo, estimulado, a la vez, la iniciativa personal. Asimismo, prever soluciones al grave problema de la definición de las responsabilidades de cada una de las personas que integran la organización, y esto elimina la posibilidad que el individuo cambie su personalidad. La Gerencia por objetivo le da una herramienta a la empresa para establecer sus metas conjuntamente con los subordinados. A través de ella, las metas comunes: rentabilidad, posición competitiva, productividad, liderazgo en el mercado, responsabilidad reconocida y excelentes relaciones se organizan, planifican y ejecutan efectivamente. Sin embargo, considero necesario, recordar que dentro de la Gerencia por objetivo existe el riesgo que estas metas puedan no ser concordantes, pero he aquí la sabiduría, experiencia y liderazgo de los supervisores para lograr la comunicación y abrir las posibilidades de cambios, que beneficien a ambas partes. Por tanto, estimo muy importante, recalcar una característica importante de este Modelo Administrativo: la Gerencia por objetivo no es una fórmula milagrosa, sin embargo, puede comportarse flexible en situaciones limitantes que se le presenten a la empresa, producto de los cambios rápidos y necesarios que sufre la sociedad mundial.

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BIBLIOGRAFÍA Achiles Fernando. Desarrollo Organizacional: enfoque integral. 2003. Editorial Limusa Da Silva Reinaldo. Teorías de la Administración. 2002. Cengage Learning Editores. México De Zuani Elio. Introducción a la Administración de las organizaciones. 2005. Valleta Ediciones. Garzón Manuel. El Desarrollo Organizacional y el cambio planeado. 2005. Editor Universidad del Rosario. Valencia Joaquín Estudios de sistemas y procedimientos administrativos. 2004. Cengage Learning Editores. México Universidad Iberoamericana Sistemas y procedimientos administrativos. 1999. México.

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