Total Quality Management For Education

M. Anis Afiqi., S.H.I M.Pd Program Pascasarjana Universitas Negeri Yogyakarta www.afiqi-sirau.blogspot.com TOTAL QUALITY MANAGEMENT SEBAGAI WUJUD PENINGKATAN MUTU PENDIDIKAN

Sejarah TQM Indsutri Jepang hancur akibat perang dunia ke II, untuk membangun kembali dan bangkit dari kehancuran industrinya tersebut pada tahun 1950 Asosiasi Insinyur Jepang mengundang Dr. W. Edward Deming untuk melatih para insinyur Jepang dalam bidang manajemen untuk mencapai kualitas yang kemudian dikenal dengan Total Quality Management (TQM). Deming dalam negaranya tidak mendapatkan perhatian karena para industriawan Amerika Serikat telah puas dengan keberhasilan mereka. Akan tetapi setelah indistri Jepang dalam bidang mobil khususnya merajai pasar dunia, mereka baru sadar akan pentingnya pemikiran Deming. Mereka mulai mempelajari kembali dan mengaplikasikannya dalam bidang pendidikan. Menurut sejarah perkembangan manajemen kualitas menurut Sallis (1993:26) paling tidak ada tiga jenis system utama, yaitu: pengendalian mutu (quality control), jaminan mutu (quality assurance), dan manajemen mutu terpadu (total quality manajemen). Pengendalian kualitas (quality control) adalah sistem manajemen kualitas yang dilakukan dengan prosedur atau pendekatan pemerikasaan pada produk yang sudah jadi, untuk menentukan apakah kualitasnya sudah sesuai dengan standar yang telah ditentukan. jika tidak sesuai, produk itu tidak akan dipasarkan, tetapi dipelajari dengan teliti apa kelemahannya kemudian diperbaiki kualitasnya pada produk berikutnya. Umumnya yang melakukan pemerikasaan adalah inspektur atau pengawas yang terbaik dan terlatih untuk tugas itu. Dalam system ini barang yang sudah diproduk tersebut tidak dapat diperbaiki lagi, yang dapat diperbaiki adalah barang atau jasa yang diproduk berikutnya, tentu hal ini akan menimbulkan kerugian yang sedikit. Inilah kelemahan pokok dalam manajemen ini. Jaminan mutu (quality assurance) adalah system manajemen kualitas yang berkembang kemudian. Dalam system ini tujuan utamanya adalah pencegahan kesalahan.karena itu, dalam proses pengadaan barang atau jasa harus diusahakan agar setiap langkah dilaksanakan dengan 1

cermat sejak permulaan dan terus diawasi selama proses. Apabila ada kesalahan, pada kerusakan juga diusahakan perbaikannya. Sistem ini yang sesuai dengan prisnsip Corsby – Zero defect (tanpa cacat). Kekuatan sistem ini adalah bahwa kualitas produk memang lebih terjamin, dan tidak mungkin ada produk yang tidak sesuai kualitasnya. Kelemahan sistem ini adalah perencanaan umumnya lebih sulit dan memerlukan sumber daya manusia yang benarbenar berkualitas, yang sudah tentu memerlukan biaya. Namun dalam jangka panjang tetap dianggap lebih menguntungkan. Total Quality Manajement adalah prinsip manajemen yang berkembang periode berikutnya. Dalam sistem ini ada tiga prinsip yang dijadikan sebagai acuan dan pegangan, yaitu: memahami kebutuhan pelanggan sebaik-baiknya, menterjemahkan kebutuhan pelanggan kedalam perencanaan dan proses untuk menghasilkan produk (barang atau jasa), dan memadukan partisipasi semua pihak terkait dalam usaha untuk peningkatan kualitas yang harus dilakukan secara terus-menerus. Dalam sistem ini, prinsip jaminan kualitas juga diintegrasikan. Tujuan pokok sistem ini menurut Sallis (1993:27) adalah mencegah terjadinya kesalahan dan perbaikan mutu terus-menerus sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Definisi dan Paradigma TQM TQM merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungannya (Tjiptono & Diana 2001:4). Menurut W, Edwards Deming sebagai perintis, disamping Joseph Juran, Elton Mayo, Philip B. Corsby, Armand V Feigenbaum sebagai berikut: TQM adalah komitmen budaya organisasi untuk memuaskan pelanggan melalui pengunaan suatu sistem terpadu terhadap alat-alat, teknik-teknik, dan pelatihan. TQM meliputi perbaikan terus menerus atas proses-proses organisasional yang menghasilkan produk dan jasa yang berkualitas. TQM hanya dapat dicapai dengan memperhatikan karakteristik sebagai berikut: Fokus pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal. Memiliki obsesi yang tinggi terhadap kualitas. Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.

M. Anis Afiqi., S.H.I M.Pd Program Pascasarjana Universitas Negeri Yogyakarta www.afiqi-sirau.blogspot.com Memiliki komitmen jangka panjang. Membutuhkan kerjasama tim (teamwork). Memperbaiki proses secara berkesinambungan. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan. Memberikan kebebasan yang terkendali. Memiliki kesatuan tujuan. Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan (Tjiptono & Diana 2001:5). Prinsip-prinsip yang mempedomani TQM mencakup: 1) promosi lingkungan yang berfokus pada mutu, 2) pengenalan kepuasan pelanggan sebagai indikator kunci pelayanan bermutu. 3) perubahan sistem, perilaku dan proses dalam rangka menjalankan perbaikan selangkah demi selangkah dan terus menerus terhadap barang dan pelayanan yang disediakan oleh sebuah organisasi. Lingkungan yang berfokus pada mutu adalah sebuah organisasi dimana pengadaan pelayanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan keperluan pelanggan dan dengan biaya terjangkau menjadi konsensus di kalangan anggota organisasi tersebut. Inti pendekatan semacam ini adalah tingkat kepuasan pelanggan terhadap pelayanan, yang dengan sendirinya menunjukkan efektifitas pelayanan. Kunci untuk mengatasi tantangan tersebut di atas adalah mempromosikan perubahan pada sistem manajemen dan perilaku organisasi penyedia pelayanan. Hal ini mencakup membangun komitmen untuk perubahan, mempromosikan partisipasi semua pihak terkait dan memberdayakan tim kerja. Komitmen untuk merubah pendekatan organisasi dalam hal pengadaan pelayanan bermula dari tingkat manajer senior, tetapi perubahan itu sendiri dimanifestasikan oleh seluruh staf pada semua lapisan. Agar TQM berhasil, maka baik klien maupun tim kerja harus menjadi mitra aktif dalam pengambangan pelayanan. Secara khusus, agar pelanggan puas maka staf harus memiliki 3

keahlian yang dibutuhkan dan rasa memiliki terhadap pelayanan. Pegawai pada semua tingkatan harus bisa melatih keleluasaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan, baik di dalam maupun di luar organisasi. TQM Dalam Pendidikan Urgensi pengadaan pelatihan dan pendidikan secara berkesinambungan tidak bisa dipandang remeh. Untuk mencipatakan tim kerja yang terberdayakan, maka semua orang dalam lingkungan TQM perlu mendapatkan kemampuan tambahan untuk mengembangkan proses dan kinerja. Pelatihan keahlian kerja yang spesifik harus disediakan dan diperbaharui terus menerus untuk merefleksikan proses yang telah berkembang. Istilah mutu terpadu terhadap pendidikan disebut pula Total Quality Education (TQE), untuk memahami esensi mutu terpadu diperlukan empat hal yaitu: Pencapaian dan Pemuasan Pelanggan Perbaikan terus menerus Pembagian tanggung jawab dengan para pegawai Pengurangan sisa pekerjaan dan pengerjaan ulang Kesimpulannya TQE merupakan aplikasi konsep manajemen mutu yang disesuaikan dengan sifat sekolah sebagai oraganisasi jasa kemanusiaan (pembinaan potensi pelajar) melalui pengembangan pembelajaran, agar melahirkan lulusan yang sesuai dengan harapan orang tua, masyarakat dan pelanggan pendidikan. Biasanya, tangapan awal terhadap TQM cukup positif, namun kerap hanya dalam bentuk dukungan verbal semata. Masalah mulai muncul ketika diperlukan dukungan aktif dari para manajer senior untuk menciptakan atmosfer yang kondusif, dimana staf bisa bereksperimen dan mempelajari pendekatan baru tanpa takut disalahkan, atau ketika terjadi tekanan untuk melaksanakan "proyek pesanan". Tujuan dan Manfaat TQM Tujuan utama TQM adalah untuk mereorientasi sistem manajemen, perilaku staf, fokus organisasi dan proses-proses pengadaan pelayanan sehingga lembaga penyedia pelayanan bisa berproduksi lebih baik, pelayanan yang lebih efektif yang memenuhi kebutuhan,

M. Anis Afiqi., S.H.I M.Pd Program Pascasarjana Universitas Negeri Yogyakarta www.afiqi-sirau.blogspot.com keinginan dan keperluan pelanggan. Manfaat utama penerapan TQM pada sektor publik adalah perbaikan pelayanan, pengurangan biaya dan kepuasan pelanggan. Perbaikan progresif dalam sistem manajemen dan kualitas pelayanan menghasilkan peningkatan kepuasan pelanggan. Sebagai tambahan, manfaat lain yang bisa dilihat adalah peningkatan keahlian, semangat dan rasa percaya diri di kalangan staf pelayanan publik, perbaikan hubungan antara pemerintah dan masyarakatnya, peningkatan akuntabilitas dan transparansi pemerintah serta peningkatan produktifitas dan efisiensi pelayanan publik.

Produktivitas Untuk dapat mengungkap kinerja, hasil dan dampak lembaga pendidikan secara periodik dan teratur diperlukan adanya evaluasi, sehingga evaluasi tersebut sekaligus menjadi bagian dari manajemen pendidikan. Fakry Gaffar (1989) mengemukakan bahwa manajemen pendidikan mengandung arti sebagai suatu proses kerjasama yang sistematik dan komprehensif untuk mewujudkan tujuan pendidikan nasional. Manajemen pendidikan mengandung arti sebagai upaya yang terkoordinasikan secara sistematik dan sistemik untuk mencapai tujuan pendidikan nasional. Manajemen pendidikan juga mengandung arti segala sesuatu yang berkenaan dengan pengelolaan proses pendidikan untuk mencapai produktivitas sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Produktivitas dalam arti teknis mengacu kepada derajat keefektifan, efisiensi dalam penggunaan sumber daya. Sedangkan dalam pengertian perilaku, produktivitas merupakan sikap mental yang senantiasa berusaha untuk terus berkembang. Berdasarkan pengertian teknis produktivitas dapat diukur dengan dua standar utama, yaitu produktivitas fisik dan produktivitas nilai. Secara fisik, produktivitas diukur secara kuantitatif seperti banyaknya keluaran (panjang, berat, lamanya waktu, jumlah). Sedangkan berdasarkan nilai produktivitas diukur atas dasar nilai-nilai kemampuan, sikap, perilaku, disiplin, motivasi, dan komitmen terhadap pekerjaan/tugas. Oleh karena itu mengukur tingkat produktivitas tidaklah mudah, di samping banyaknya variable, juga ukuran yang digunakan sangat bervariasi. Secara khusus di bidang pendidikan formal, produktifitas sekolah ditentukan oleh tiga 5

fungsi utama, yaitu: (1) fungsi administrator, (2) fungsi psikologi (3) fungsi ekonomi. Ketiga fungsi tersebut secara linier menentukan tinggi-rendahnya tingkat produktivitas sekolah (Fattah 2000). Dengan demikian produktivitas organisasi secara lebih luas mengidentifikasikan keberhasilan dan atau kegagalan dalam menghasilkan suatu produk tertentu (barang atau jasa) secara kualitas dan kuantitas dengan memanfaatkan sumber-sumber dengan benar. Produktivitas merupakan criteria, pencapaian kerja yang diterapkan kepada individu, kelompok atau organisasi. Gillmore seperti dikutip Fattah (2000), mendasarkan produktivitas pada tiga aspek, yaitu prestasi akademis, kreativitas, dan pemimpin. Seorang yang mempunyai intelegen tinggi sudah barang pasti mempunyai kecenderungan kreatif, berprestasi, dan akhirnya akan produktif. Oleh karena itu, baik secara individu maupun kelompok apabila berkarya sebaikbaiknya, merupakan landasan untuk mencapai produktivitas organisasi. Pencapaian produktivitas yang tinggi ada kaitannya dengan kepuasan individu dan kelompok. Oleh karena itu, yang penting untuk meningkatkan produktivitas perlu diperhatikan perilaku manusia dan sosial dengan segala aspeknya. Dalam kaitan ini Mc. Gregor sangat yakin bahwa manajer akan mendapatkan manfaat besar, apabila menaruh perhatian pada kebutuhan social dan aktualisasi diri bawahannya. Demikian juga Maslow tentang kebutuhan dasar yang bertingkat mulai kebutuhan fisiologi, sosial, rasa aman, penghargaan dan aktualisasi diri. Semuanya itu perlu mendapat perhatian seorang manajer untuk memberi saluran, kesempatan sehingga meningkatkan produktivitas. Kerangka produktivitas dalam selubung TQM dimaksudkan sebagai sasaran utama yang perlu dibidik oleh setiap penyelengara organisasi, tidak kecuali organisasi pendidikan. Hal ini lantaran fokus utama dari penyelenggaraan pendidikan dan TQM adalah produktivitas. Dengan demikian keduanya memiliki visi dan missi yang sama dalam

M. Anis Afiqi., S.H.I M.Pd Program Pascasarjana Universitas Negeri Yogyakarta www.afiqi-sirau.blogspot.com meningkatkan kinerja organsiasi. Unsur-unsur TQM adalah sebagai berikut: Pelayanan Kepada Pelanggan Suatu lembaga atau organisasi yang berorientasi kepada kepuasan pelanggan tent harus mengidentifikasi siapa saja planggan yang berkaitan dengan jasa mereka. Pelanggan dikelompokkan menjadi: pelanggan internal dan eksternal; pelanggan eksternal sendiri ada tiga yaitu primer, sekunder, dan tersier. Pelanggan internal yaitu para staf institusi itu sendiri. Pelanggan primer yaitu penerima dan pengguna langsung jasa yang diberikan oleh institusi, misalnya sekolah yaitu para murid selama menjadi siswa. Pelanggan sekunder yaitu pihak-pihak yang berkepentingan atas jasa sekolah walaupun tidak menerima dan mempergunakan secara langsung, contohnya orang tua, pemerintah, dan lembaga (organisasi) sponsor adalah pelanggan sekunder karena mereka berkepentingan atas jasa pendidikan. Pelanggan tersier adalah pihak-pihak yang menerima dan mempergunakan jasa perguruan tinggi yang telah berhasil memahami dan menghayati jasa perguruan tinggi secara keseluruhan, misalnya dunia kerja meliputi lembaga-lembaga pemerintah dan swasta, usaha-usaha wiraswasta, baik lokal, nasional, maupun internasional. Sumber Daya Manusia (SDM) Dalam manajemen pendidikan istilah SDM maksudnya untuk semua tenaga yang ada dilembaga pendidikan, yang dapat mencakup tenga administrasi dan edukatif. SDM dari suatu institusi perlu didorong agar berkompten dalam tugas mereka. Pengembangan SDM memerlukan sebuah rencana institusional dan sebuah proses analisis kebutuhan sebagaimana diperlukannya sistem monitoring dan evaluasi terhadap efektifitas program pelatihan jangka panjang dan jangka pendek. Lingkungan dan Sumber Daya Fisik Lingkungan sumber daya fisik dapat disamakan dengan sarana dan prasana. Menurut Mulayasa (2002:49) bahwa sarana pendidikan adalah peralatan dan perlengkapan yang secara langsung dipergunakan dalam menunjang proses pendidikan, khususnya proses belajar mengajar. 7

Proses TQM Untuk mencapai hasil yang kompetitif sebuah institusi membutuhkan strategi dan tujuan yang kuat. Oleh karena itu agar proses untuk implementasi TQM berjalan dengan baik dan efektif maka memerlukan pengembangan mutu. Implementasi TQM dalam pendidikan melewati beberapa proses sejak dari persiapan, perencanaan, dan pelaksanaan mutu jasa layanan pendidikan yang diharapkan para pelanggan pendidikan. Proses TQM mencakup aspek kepemimpinan dan kerjasama tim sebagai kunci TQM dalam pendidikan. Kepemimpinan (Leadership) Fungsi leading kepemimpinan pendidikan merupakan satu dimensi yang paling esensial untuk melaksanakan manajemen mutu terpadu. Peter dan Austin dalam bukunya Sallis (1993:87) mengajukan pertimbangan khusus terhadap kepemimpinan pendidikan untuk meraih mutu dalam lembaga pendidikan unggul. Pemimpin pendidikan membutuhkan beberapa bahan pertimbangan yaitu: Vision and Symbols, pemimpin harus mengkomunikasikan nilai-nilai lembaga kepada para staf, anak didik, dan masyarakat luas. Management By Walking About (MBWA) yaitu suatu cara bagi pemimpin untuk memahami, berkomunikasi, dan mendiskusikan proses yang berkembang dalam lembaga. For The Kids, isitlah ini sama dengan “dekat dengan pelanggan” dalam pendidikan. Autonomy, Experimental and Support Failure, yaitu melakukan inovasi diantara staf-stafnya dan bersiap-siap mengantisipasi kegagalan yang mengiringi inovasi tersebut. Created a Sense of Family, menciptakan rasa kekeluargaan diantara para mahasiswa, orang tua, guru, dan staf. Sense of the whole, rhytme, passion, intensity, and anthusias, adalah sifat ketulusan, kesabaran, semangat, intensitas, dan antusiasme yang

M. Anis Afiqi., S.H.I M.Pd Program Pascasarjana Universitas Negeri Yogyakarta www.afiqi-sirau.blogspot.com merupakan mutu personal esensial yang dibuthkan pemimpin lembaga pendidikan. Gaya Kepemimpinan dalam Konteks TQM Gaya kepemimpinan yang dikenal dalam TQM adalah kepemimpinan partisipatif dan kepemimpinan transformasional. Kepemimpinan partisipatif adalah meliputi usaha mencari masukan dari karyawan yang diberdayakan, mempertimbangkan masukan tersebut, dan bertindak berdasarkan masukan itu. Kepemimpinan trasnformasional

yaitu mengubah keseluruhan

organisasi melalui pentranformasian organisasi menuju pandangan mereka tentang apa yang harus dilakukan oleh organisasi itu dan bagaimana seharusnya organisasi itu berjalan dengan baik menuju sasaran kualitas yang telah ditetapkan. Kejasama Tim (team work) Pembentukan kerjasama tim dalam TQM diharapkan benar-benar efektif agar perbaikan mutu pendidikan dapat tercapai. Produk Produk Pendidikan Sesuai dengan pendapat Sallis (1993:31) tentang jasa yang disediakan oleh lembaga pendidikan, berupa, tuition, assessment, and guidencei yang diberikan kepada peserta didik, orang tua, dan sponsor maka produk (hasil) perguruan tinggi yang hakikatnya berupa jasa.

Produk Kepemimpinan Peranan pemimpin dalam setiap level organiasasi akan menentukan pencapaian mutu harus merupakan sikap utama dari pemimpin lembaga pendidikan. Untuk berhasilnya implementasi TQM dalam pendidikan, maka harus ada manajer yang mau menyediakan waktu lebih banyak untuk 9

memimpin, membuat rencana, mengembangkan ide baru dan bekerjasama dengan pelanggan, baik internal dan eksternal. Input, proses, output dan outcomes merupakan kristalisasi dari pentingnya pencapaian produktivitas dalam sebuah organisasi, termasuk bidang pendidikan. Hal tersebut dapat terwujud apabila menerapkan Total Quality Management (TQM). Penerapan TQM sebagai upaya peningkatan mutu pendidikan tidak bisa berhasil secara instant, artinya perubahan inovatif yang diharapkan tidak dapat terwujud secara langsung. Karenanya diperlukan upaya yang berkesinambungan agar dapat mewujudkan produktivitas yang tinggi. DAFTAR PUSTAKA Fattah, Nanang, Landasan Manajemen Pendidikan, Bandung: Remaja Rosdakarya, 2000. -------------------, Ekonomi dan Pembiayaan Pendidikan, Bandung: Remaja Rosdakarya, 2000. Gaffar, Fakry, Menghargai Pengabdian Guru, Bandung: University Press Universitas Pendidikan Indonesia, 1989 Hardjosoedarmo, Soewarso, Total Quality Management, Yogyakarta: Andi, 2002. http://www.deliveri.org/guidelines/policy/pg-6/pg-6summaryi.htm, Tjiptono, Fandy & Anastasia Diana, Total Quality Management, Yogyakarta : Andi. Usman, Husaini, Manajemen; Teori Praktik dan Riset Pendidikan, Jakarta: Bumi Aksara, 2008.