Teknik Membuat Liflet Untuk Marketing Informasi 2002

TEKNIK MEMBUAT LIFLET UNTUK KEGIATAN MARKETING INFORMASI DI PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI Makalah Disampaikan pada kegiatan Pendidikan dan latihan singkat Marketing Informasi dan Sumber-sumber Informasi untuk Perpustakaan Perguruan Tinggi

Oleh: Drs. Pawit M. Yusup, M.S.

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS PADJADJARAN BANDUNG 10 Mei – 8 Juni 2002

1

Teknik membuat Liflet untuk Kegiatan Marketing Informasi di Perpustakaan Perguruan Tinggi

Oleh: Drs. Pawit M. Yusup, M.S. (Program Studi Ilmu Perpustakaan Fikom Unpad 2002)

1. Pendahuluan Di masyarakat, liflet disebut juga dengan booklet, pamflet, brosur, sebaran, selebaran, atau selipat. Merriam Webster’s Dictionary (1994) menyebutkan bahwa pamflet merupakan sejenis publikasi tercetak tak dijilid, meskipun sering juga dijumpai yang berjilid. Yang mirip atau bahkan sinonim dengan liflet, baik bentuk fisik maupun fungsinya adalah booklet, brochure, pocketbook, chapbook, bulletin, compilation, circular, broadside, throwaway, dan handbill (lihat Compton’s Interactive Encyclopedia, 1994). Secara fisik liflet sering kita jumpai dalam bentuk kertas yang dilipat-lipat, terdiri atas berbagai ukuran, tak berjilid, yang di dalamnya berisi informasi yang bertujuan untuk memberitahukan kepada masyarakat luas tentang sesuatu berkaitan dengan penerbitnya atau lembaga yang mengeluarkannya. Isinya juga sering berupa informasi mutakhir mengenai peristiwa-peristiwa penting, kontroversi sosial, atau bahkan iklan atau promosi. Seiring dengan berkembangnya fungsi-fungsi surat kabar dan majalah, fungsi liflet memang menjadi bergeser dan membatas. Padahal, terbitan jenis liflet ini sangat terkenal pada sekitar akhir abad ke-15 hingga melewati abad ke-18 (lihat Grolier International, 1999). Sekarang bahkan liflet kehadirannya semakin mengkhusus dengan menyajikan informasi yang bersifat hanya sebagai pemberitahuan, pengumuman, atau promosi saja.

2. Tujuan liflet Umumnya liflet dikeluarkan oleh penerbitnya dengan tujuan untuk memberitahukan atau menginformasikan tentang sesuatu peristiwa atau kegiatan 1 Disampaikan pada kegiatan Pendidikan dan Latihan singkat Marketing Informasi dan sumber-sumber informasi di perpustakaan perguruan tinggi, yang diselenggarakan di Unpad pada tanggal 10 Mei s.d 8 Juni 2002

1

terkini kepada masyarakat luas. Namun ada tujuan-tujuan spesifik dari liflet dimaksud, yakni sangat erat kaitannya dengan jenis dari lembaga yang menerbitkannya itu, seperti antara lain: (a) Untuk memperkenalkan produk-produk tertentu, baik jasa ataupun barang kepada masyarakat luas; (b) Untuk memberitahukan suatu peristiwa atau konsep-konsep baru yang menurut pertimbangan perlu disampaikan kepada masyarakat luas; (c) Untuk mempromosikan barang , jasa, atau produk-produk tertentu secara lebih detil kepada masyarakat luas sehingga mereka tertarik untuk membelinya; (d) Sebagai publisitas lembaga; (e) Sebagai media yang digunakan untuk kegiatan external public relation; (f) Di masa perang, liflet biasa dijadikan media untuk menyebarkan desas-desus sehingga mampu melemahkan posisi musuh lewat perang urat syaraf; (g) Di kalangan agama, liflet sering dijadikan media komunikasi dakwah.

3. Manfaat liflet Adapun manfaat dari liflet juga sejalan dengan tercapainya tujuan spesifik penerbitan liflet yang bersangkutan, yakni antara lain sebagai berikut: (a) Sebagai media komunikasi khusus yang dipersiapkan oleh lembaga penerbitnya yang berfungsi untuk menginformasikan, memberitahukan, menyampaikan pesan-pesan edukasi, atau untuk mempengaruhi khalayak pembacanya. (b) Sebagai media promosi akan suatu produk atau jasa yang dihasilkan oleh lembaga yang menerbitkannya, dengan harapan khalayak pembaca menjadi tahu dan kemudian membeli barang atau jasa yang ditawarkannya. (c) Sebagai media komunikasi yang berfungsi untuk publisitas lembaga penerbitnya, yang dalam jangka panjang hal ini akan berdampak kepada peningkatan citra lembaga yang menerbitkannya.

4. Sasaran Sasaran liflet adalah kelompok masyarakat tertentu, meskipun ukuran dan wilayahnya bisa sangat luas. Bisa secara khusus ditujukan kepada anggota masyarakat dalam tingkatan sstrata tertentu, seperti khusus kalangan anak-anak peminat bukubuku komik, kalangan dewasa yang terbatas peminat olah raga keras, dll. Atau juga 2

tidak dibatasi pada strata-strata seperti itu. Liflet tentang kampanye kesehatan melalui gerakan hidup sehat, misalnya, tidak dibatasi oleh strata masyarakat pembacanya.

5. Jenis-jenis liflet Ada banyak jenis liflet yang bisa diketahui, baik dilihat dari segi fisik, fungsi, tujuan, ataupun dari segi karakteristik penerbitnya. Di sini liflet dibedakan dari segi fungsi media komunikasi secara umum, yakni sebagai berikut: (a) Liflet yang berfungsi informatif: Yakni liflet yang dibuat dengan maksud untuk memberitahukan atau menginformasikan sesuatu peristiwa atau kegiatan tertentu dari lembaga yang menerbitkannya itu. Secara fisik tidak bisa dibedakan dalam hal isi yang disampaikannya, kecuali tentu saja jika yang dilihatnya adalah masalah kualitas kertasnya dan teknik penyajiannya serta kedalaman isinya. (b) Liflet yang berfungsi edukatif: Yakni liflat yang disamping sudah mengandung sifat informatif, namun di dalamnya terkandung juga aspek edukatif. Isinya disusun sedemikian rupa sehingga memenuhi unsur-unsur pendidikan di dalamnya. Jenis liflet ini banyak dibuat di lingkungan sekolah dan lembagalembaga pendidikan lainnya. Contohnya antara lain dalam bentuk bulletin, selipat. (c) Liflet yang berfungsi rekreatif: Meskipun agak jarang, liflet jenis ini bersifat menghibur pembacanya, atau setidaknya berisi tentang informasi mengenai aspek hiburan atau entertainment. Banyak kita jumpai misalnya dalam arena pameran atau hiburan-hiburan massal. Sedikit berbau iklan, memang. (d) Liflet yang berfungsi persuasif: Liflet jenis ini biasanya dibuat oleh kalangan yang mempunyai tujuan-tujuan atau kepentingan tertentu, baik kepentingan yang bersifat bisnis, sosial, ataupun agama. Misi akhir dari jenis liflet ini adalah agar para pembacanya terpengaruh oleh ajakan sesuai dengan yang disajikan dalam liflet. (e) Liflet yang berfungsi promosi atau iklan: Liflet jenis ini yang terbanyak kita jumpai. Sebenarnya fungsi-fungsi umum seperti sudah disebutkan di atas tetap ada, namun untuk yang satu ini sudah lebih mengarah kepada unsur-unsur bisnis dan bertujuan komersial. Bentuknya antara lain adalah iklan suatu produk tertentu dari perusahaan tertentu. 3

6. Liflet untuk marketing informasi Seperti sudah kita kenal selama ini bahwa marketing adalah seperangkat kegiatan dalam bisnis yang tampak berupa alur perjalanan barang dan jasa dari produsen kepada konsumen (lihat Grolier International, 1999). Kegiatan ini menyangkut juga aspek-aspek fisik berupa transportasi, penyimpanan atau penggundangan, penjualan, serta aspek-aspek di masing-masing kegiatan bagiannya. DDC 21 (Dewey Decimal Classification edisi 21) mengerangkakan bahwa marketing sebagai kegiatan dalam bisnis yang terfokus kepada manajemen distribusi, dan termasuk ke dalam kelompok ilmu-ilmu terapan. Sementara itu dunia perpustakaan mengadopsinya untuk kegiatan pengembangan sistem layanannya, yakni yang lebih difokuskan kepada manajemen diseminasi informasi. Dalam kegiatan mendiseminasi informasi dan sumber-sumber informasi yang dikuasai perpustakaan inilah nantinya banyak dibutuhkan perangkat manajemen pemasaran atau manajemen distribusi model bisnis tadi. Misalnya saja kegiatan layanan informasi yang meminjam atau mengadopsi model marketing mix; juga termasuk menggunakan alat atau media promosi berupa liflet untuk tujuan pemasarannya.

7. Teknik penyusunan Ada beberapa unsur syarat yang secara fisik bisa diperhatikan dalam pembuatan liflet pada umumnya, dan hal ini merupakan bentuk penyajian liflet yang tampak dari luar, termasuk liflet untuk kegiatan marketing informasi di dunia perpustakaan, juga untuk lingkungan perpustakaan perguruan tinggi, yakni sebagai berikut: (a) Unsur dasar atau pendahuluan: Biasanya berisi latar belakang suatu peristiwa atau kegiatan yang disampaikan dalam liflet berlangsung. Hal-hal yang dapat dijadikan masalah yang bisa mengundang minat dan perhatian pembacanya, juga alasan pokok dilaksanakannya kegiatan marketing informasi dan sumbersumber informasi di perpustakaan. Selain itu, beberapa pernyataan atau bahkan

temuan-temuan

prediktif

atau

antisipatif

berkaitan

dengan

perkembangan dunia kita dengan perkembangan dan tuntutan jaman yang semakin berubah, juga bisa diungkapkan dalam pendahuluan ini. Semua itu dalam rangka upaya menarik perhatian pembacanya. 4

(b) Unsur tujuan: Yang dimaksud dengan tujuan di sini adalah tujuan dilakukannya kegiatan, bukan tujuan pembuatan liflet seperti di atas, yang lebih baik diarahkan kepada khalayak sasarannya atau pembacanya. Misalnya beberapa contoh tujuan dalam kegiatan marketing informasi di dunia perpustakaan, sebagai berikut: (1) Setelah selesai mengikuti kegiatan marketing informasi ini, diharapkan peserta memiliki kemampuan untuk melakukan kegiatan marketing informasi dan sumber-sumber informasi terpilih sebagai bagian dari sistem layanan aktif di perpustakaan perguruan tinggi. (2) Peserta dapat merancang beberapa model liflet untuk marketing informasi dan sumber-sumber informasi di perpustakaan perguruan tinggi. (3) Peserta memiliki kemampuan untuk berpikir kritis berkaitan dengan rencana kegiatan marketing informasi dan sumber-sumber informasi terpilih di perpustakaan perguruan tinggi, setidaknya dengan mendasarkan diri atau mengadopsi kepada model marketing mix (4P tentang pemasaran) dalam marketing management. (c) Unsur khalayak sasaran: Khalayak sasaran adalah sekelompok orang yang secara khusus akan dijadikan calon-calon konsumen dari kegiatan marketing informasi yang sedang kita rencanakan. Dalam dunia manajemen dikenal dengan analisis pasar, sedangkan dunia perpustakaan lebih mengenal konsep pengguna, baik pengguna aktual maupun terutama pengguna potensial. Pengguna aktual adalah orang yang telah menggunakan jasa atau produkproduk jasa layanan perpustakaan kita, sedangkan pengguna potensial adalah mereka yang belum menggunakan jasa dan produk-produk jasa layanan perpustakaan, namun mereka mempunyai potensi untuk menggunakannya. Beberapa pertimbangan dan perhatian terhadap khalayak sasaran dimaksud, banyak berkaitan dengan aspek sosiodemografi khalayak sasaran itu sendiri, yakni antara lain sebagai berikut: (1) Kenali siapa yang akan dijadikan calon pengguna atau konsumen produk kita berdasarkan kategori strata: pendidikan, pekerjaan, penghasilan, bidang minat, umur, jenis kelamin, dll.

5

(2) Kenali

mereka

berdasarkan

kategori-kategori

di

atas

dengan

mempertimbangkan tujuan kegiatan marketing informasi dan sumbersumber informasi terpilih yang kita rencanakan pelaksanaannya. (3) Contohnya, kalau kita akan memasarkan produk berupa abstrak hasil penelitian terpilih bidang hukum pidana, tentu yang dianggap sebagai khalayak sasaran atau pengguna potensialnya adalah para hakim, jaksa, polisi, peneliti bidang hukum, dosen hukum, dan peminat atau pemerhati bidang hukum pidana lainnya. (d) Unsur informasi inti: Ini merupakan materi pokok yang kita maksudkan dalam kegiatan marketing informasi dan sumber-sumber informasi terpilih di dunia perpustakaan, termasuk perpustakaan perguruan tinggi. Kalau yang dipasarkan adalah produk berupa kliping surat kabar nasional dengan dibatasi bidang IPOLEKSOSBUD HANKAMRATA (akronim ini cukup panjang, oleh karena itu di sini tidak ditulis kepanjangannya), maka akan berbeda jika yang akan kita pasarkan adalah produk-produk terpilih berupa program database untuk aplikasi dunia perpustakaan semisal Database Acces untuk sistem denda di bagian layanan perpustakaan. Tujuannya, khalayak sasarannya, dasar pemikirannya, inti permasalahannya, faktor kedalaman informasi yang disajikannya, dan aspek-aspek lainnya, semuanya berbeda. Jadi untuk unsur pokok di sini akan sangat bergantung kepada produk yang akan dipasarkan, juga bergantung kepada model liflet yang akan dibuatnya. Ada liflat yang mencapai beberapa halaman, juga ada yang hanya memerlukan setengah halaman kertas ukuran kuarto. (e) Unsur penunjang: Ini dimaksudkan sebagai unsur yang befungsi memperkuat fungsi-fungsi liflet yang dibuatnya. Salah satu contoh yang bisa dikategorikan dalam unsur penunjang ini adalah: informasi mengenai kontak perorangan diluar jam kerja kantor, yang fungsinya untuk memperlancar proses komunikasi. Juga misalnya dengan digunakannya teknologi komunikasi modern seperti internet dan e-mail untuk keperluan kelancaran kegiatan marketing informasi, itu bisa dikategorikan sebagai unsur penunjang ini. (f) Unsur pelengkap: Unsur ini sifatnya hanya sebagai pelengkap. Kehadirannya dirasa penting, namun jika dipasang juga tidak akan mempengaruhi fungsi liflat dan juga hasil keseluruhan dari kegiatan marketing dimaksud. Unsur ini agak sulit dibuatkan contohnya di sini, karena sifatnya sangat kasuistis. Setiap 6

liflet memiliki unsur pelengkapnya sendiri yang berbeda dengan jenis liflet lainnya. Pada liflet satu, unsur pelengkap kadang-kadang bisa dijadikan unsur penunjang pada liflet lainnya, bahkan mungkin juga bahkan dijadikan unsur pokok pada kondisi dan situasi tertentu. Gambar-gambar tertentu yang di lifat satu merupakan unsur pokok, di liflet lain barngkali hanya sebagai unsur pelengkap, atau mungkin penunjang. (g) Unsur tampilan fisik: Tampilan fisik sebuah liflet bisa menggambarkan kredibilitas

dan

bonafiditas

penyelenggara

kegiatan,

termasuk

penyelenggaraan marketing informasi dan sumber-sumber informasi di perpustakaan. Liflet yang secara fisik berpenampilan jelek, seperti menggunakan kertas dan gaya tulisan yang juga tidak menarik, akan mempengaruhi fungsi dan keberhasilan dari kegiatan yang dilakukannya.

8. Aspek-aspek yang perlu diperhatikan Sebagai media komunikasi yang berfungsi promosi, pembuatan liflet juga perlu memperhatikan beberapa aspek isi dan kunci yang secara langsung berkaitan dengan pelaksanaan marketing informasi dan sumber-sumber informasi di perpustakaan, terutama di perpustakaan perguruan tinggi, yakni sebagai berikut: a) Aspek pengguna/konsumen potensial: Dunia bisnis menggolongkannya ke dalam aspek analisis pasar atau riset pasar, yang secara potensial akan ditargetkan menjadi konsumen atau pengguna produk-produk dan jasa yang kita tawarkan. Gunanya antara lain untuk mengetahui berbagai karakteristik, kemampuan, dan kebutuhan pasar. Sedangkan dunia perpustakaan lebih mengenalnya dengan konsep pengguna, baik aktual maupun terutama pengguna

potensial.

Siapa

yang

akan

dijadikan

sasaran

pengguna

potensialnya? Apakah mereka dari kalangan tertentu, yang sesuai dengan karakteristik sosiodemografi cukup homogen? Bagaimana tingkat dan jenis kebutuhan mereka, juga minatnya, kebiasaannya, dan aspek-aspek lain berkaitan dengan perilaku kehidupan mereka sehari-hari? Kenali dan cari tahu semua aspek tadi. Dengan demikian, tidfak akan mubazir kegiatan yang akan kita lakukan. Sebuah contoh, jika sasaran pengguna potensialnya adalah kalangan anak-anak SD dan remaja awal, maka bisa digunakan pendekatan psikologi anak dan remaja dalam melakukan riset atau analisis pasar, atau dalam melakukan kajian pengguna. 7

b) Aspek pengembangan jasa layanan dan produk: Produk adalah jenis barang atau jasa yang memiliki nilai ekonomi. Ia bisa dijual kepada konsumen atas dasar kesepakatan dan saling membutuhkan. Dunia perpustakaan barangkali tidak bermaksud menjual jasa atau produk-produknya yang berupa informasi dan sumber-sumber informasi yang dikelolanya, melainkan lebih sebagai bentuk “layanan plus”, karena adanya tambahan “biaya produksi” atau tambahan biaya operasional dalam menangani produk-produk yang telah dikembangkan. Kalau perpustakaan hanya mengolah informasi dan sumbersumber informasi secara apa adanya atau mentah lantas dilayankan kepada pengguna, tanpa terlebih dahulu dikemas dalam bentuk produk siap saji dan lebih berkualitas, maka itulah yang selama ini sering dilakukan oleh perpustakaan-perpustakaan, termasuk perpustakaan perguruan tinggi. Akan tetapi kalau perpustakaan sudah berusaha mengembangkan produk-produk jasa dan informasi yang menarik dan siap pakai atau siap saji, misalnya produk berupa sistem otomasi untuk denda di perpustakaan, produk jasa layanan informasi siap saji terhantar, maka itu bisa dijual dengan menetapkan nilai harga tertentu. Atau satu lagi contoh, perpustakaan juga bisa mengembangkan model sistem layanannya dengan cara memperluas jaringan dan jangkauannya ke berbagai tempat yang secara potensial bisa dilakukan. Dengan bantuan media komunikasi dan teknologi informasi seperti sekarang, maka perpustakaan bisa menggunakan jaringan komputer internet untuk melakukan pengembangan layanannya. Dengan begitu tentu saja ada tambahan biaya operasionalnya. c) Aspek penyebaran/distribusi: Produk atau jasa informasi yang dilola perpustakaan biasanya tidak berbentuk barang-barang yang memerlukan tempat atau kemasan fisik khusus. Jasa informasi biasanya cukup dikomunikasikan kepada pengguna atau konsumen melalui media komunikasi berupa kiriman surat, paket-paket cetakan, fotokopi artikel tertentu, dan paketpaket informasi lainnya. Pendistribusiannya pun berbeda dengan model yang dilakukan oleh bagian distribusi barang-barang konsumtif lainnya. Yang penting dalam liflet perlu diperhatikan bagaimana pola distribusi jasa atau barang yang dihasilkan perpustakaan, bagaimana jasa layanan informasi bisa sampai ke rumah-rumah tinggal penggunanya. Demikian juga alat-alat 8

promosinya. Penyebaran liflet dan media promosi lainnya pun bisa menggunakan media komunikasi modern seperti telepon, e-mail, dan internet. d) Aspek penetapan harga jasa dan produk: Sekali lagi bahwa perpustakaan bukanlah lembaga komersial, meskipun tidak semata-mata berupa lembaga sosial. Lebih tepat dikatakan bahwa perpustakaan dikategorikan sebagai lembaga nirlaba, namun dalam kinerjanya mengadopsi model-model lembaga bisnis, dengan alasan lembaga-lembaga bisnis relatif lebih maju dalam banyak hal dibandingkan dengan lembaga nirlaba. Adapun dilibatkannya faktor harga dalam operasionalnya, semata-mata hanya untuk menjaga kesinambungan kinerja perpustakaan. Kita ingat bahwa produk-produk informasi dan jasa sekarang ini tidaklah gratis dalam memperolehnya. Jurnal-jurnal ilmiah yang dilanggan oleh perpustakaan itu bisa menghabiskan ratusan ribu bahkan ratusan juta rupiah per tahunnya. Untuk menjaga agar perpustakaan tetap bisa bertahan hidup dengan kekayaan koleksi dan sumber-sumber informasi yang dikelolanya tetap mutakhir, maka tentu memerlukan biaya, dan biaya ini sebagian dibebankan kepada tidak saja pihak perpustakaan itu sendiri misalnya dari anggaran lembaga induknya, akan tetapi juga dari konsumen atau pengguna. Besaran harga dan penetapannya biasanya berdasarkan atas perhitungan-perhitungan

“asal

tidak

rugi”.

Masalah

keanggotaan

perpustakaan, penggunaan secara eceran, faktor denda keterlambatan, dan aspek lain, juga perlu memperhatikan faktor harga ini. e) Aspek promosi perpustakaan: Tujuan promosi adalah untuk memperkenalkan suatu produk atau jasa kepada masyarakat agar produk dan jasa perpustakaan kita diketahui mereka, sehingga dengan pengetahuannya itu mereka mau menggunakan produk atau jasa dimaksud. Kegiatan promosi ini dilakukan melalui iklan di media massa, katalog, kupon, surat langsung, sebaran atau brosur, pamflet, pajangan atau pameran, dan penjualan secara personal. Tujuan lain dari kegiatan promosi perpustakaan juga adalah untuk memperkenalkan produk-produk yang kita buat atau rancang kepada masyarakat luas, dengan harapan mereka mengetahui dan memahaminya, sehingga dengan demikian diharapkan sebagian dari mereka berkeinginan untuk memanfaatkan produk yang kita kenalkan tadi. Tanpa promosi, sebagus apapun produk atau jasa layanan informasi yang kita buat, tidak ada artinya. 9

9. Penutup Kita ingatkan sekali lagi di sini bahwa informasi dan sumber-sumber informasi yang diketahui dan dikeloka perpustakaan adalah benda mati. Ia tidak ada artinya apa-apa bagi perpustakaan dan masyarakat banyak, kecuali kalau semuanya itu dimanfaatkan. Untuk bisa dimanfaatkan secara optimal maka barang-barang mati tadi perlu diolah sedemikian rupa sehingga menjadi suatu produk atau jasa yang secara potensial dibutuhkan oleh masyarakat. Meskipun anggota masyarakat sebenarnya membutuhkan sejumlah informasi yang kita punyai, namun tentu saja tidak semuanya mengetahui bahwa di perpustakaan kita tersedia “barang-barang” atau informasi yang mereka butuhkan. Dari sana kita sebagai pustakawan atau petugas informasi perlu mempromosikannya atau lebih aktif lagi adalah memasarkannya kepada mereka. Dan salah satu alat promosi dimaksud adalah media komunikasi promosi yang berbentuk liflet. -------------------------

10. Daftar Pustaka Compton=s Interactive Encyclopedia. 1996. Markets, products, and customers. Compton=s Interactive Encyclopedia, SoftKey Multimedia. Dewey Decimal Classification, edisi 21. 1995. Fores Press. Eastabrook, Leigh. 1977. Libraries in Post Industrial Society. (A Neal-Schuman Professional Book). Oryx Press, Cammelbeck Road, Phonix, U.S.A. Grolier International. 1996. Marketing, what to do people want from marketing, .... Grolier International Corporation. Kotler, Philip. 2000. Marketing Management: The Millenium Edition. Prentice-Hall, Upper Saddle, New Jersey. World Book Multimedia Encyclopedia. 1998. Marketing, market research, .... World Book Inc. Monroe Chicago.

10