Tecnicas De Redaccion De Informes

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B3G2T11 - TÉCNICAS DE REDACCIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN.

1.

INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................................................. 2

2.

TÉCNICAS DE REDACCIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN................................................................................... 2 2.1. 2.2. 2.3.

3.

PASOS EN LA ELABORACIÓN DE UN INFORME................................................................................................. 2 CALIDAD DE UN INFORME..................................................................................................................................... 3 ESTRUCTURA DE UN INFORME............................................................................................................................. 3

TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE DATOS.......................................................................................................................... 4 3.1. DEFINICIONES........................................................................................................................................................... 4 3.2. MEDIDAS DE TENDENCIA CENTRAL ................................................................................................................... 5 3.2.1. MEDIA.................................................................................................................................................................. 6 3.2.2. MEDIANA............................................................................................................................................................. 6 3.2.3. MODA .................................................................................................................................................................. 6 3.3. MEDIDAS DE DISPERSIÓN ...................................................................................................................................... 7 3.3.1. RANGO................................................................................................................................................................. 7 3.3.2. VARIANZA............................................................................................................................................................ 7 3.3.3. DESVIACIÓN TÍPICA.......................................................................................................................................... 7 3.3.4. COEFICIENTE DE VARIACIÓN DE PEARSON ................................................................................................ 7 3.4. MEDIDAS DE CORRELACIÓN................................................................................................................................. 8 3.4.1. COVARIANZA ...................................................................................................................................................... 8 3.4.2. COEFICIENTE DE CORRELACIÓN LINEAL .................................................................................................... 8 3.4.3. REGRESIÓN LINEAL .......................................................................................................................................... 9

4.

REPRESENTACIONES GRÁFICAS ............................................................................................................................ 10 4.1. GRÁFICOS PARA VARIABLES CUALITATIVAS................................................................................................ 10 4.1.1. DIAGRAMA DE BARRAS................................................................................................................................... 10 4.1.2. PICTOGRAMA ................................................................................................................................................... 10 4.1.3. DIAGRAMA DE SECTORES O TARTAS ........................................................................................................... 11 4.2. GRÁFICOS PARA VARIABLES CUANTITATIVAS ............................................................................................. 12 4.2.1. GRÁFICOS PARA VARIABLES CUANTITATIVAS CONTINUAS..................................................................... 12 4.2.2. GRÁFICOS PARA VARIABLES CUANTITATIVAS DISCRETAS...................................................................... 13

5.

TÉCNICAS DE REPRESENTACIÓN ORAL. AYUDAS VISUALES ....................................................................... 14 5.1. CHARLA.................................................................................................................................................................... 14 5.2. CONFERENCIA ........................................................................................................................................................ 15 5.3. DISCURSO ................................................................................................................................................................ 15 5.4. SEMINARIO.............................................................................................................................................................. 15 5.5. AYUDAS VISUALES ............................................................................................................................................... 15 5.5.1. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LAS AYUDAS AUDIOVISUALES........................................................... 15 5.5.2. LOS COLORES .................................................................................................................................................. 15 5.5.3. PIZARRA ............................................................................................................................................................ 16 5.5.4. TRANSPARENCIAS............................................................................................................................................ 16 5.5.5. PRESENTACIONES ........................................................................................................................................... 17

6.

CONCLUSIÓN ................................................................................................................................................................. 17

7.

BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................................................. 18

8.

ESQUEMA – RESUMEN ................................................................................................................................................ 19

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1.

INTRODUCCIÓN

Entendemos por informe una comunicación escrita que canaliza entre el redactor y el destinatario la información necesaria para el logro de una finalidad. De esta definición podemos identificar tres elementos principales: □

Unos hechos (información)

□

Manejo, proceso de los hechos

□

Existencia de un propósito final.

En el proceso de los hechos es donde encuadramos el análisis de la información y los datos recogidos, en los que será de aplicación las técnicas de análisis de datos y representación gráfica de los mismos. El objetivo es justificar las conclusiones que se presentarán en el informe. Finalmente, haremos algunas consideraciones para otro tipo de comunicación, la oral. Como contextos diferentes que son, la comunicación escrita y la oral requieren técnicas distintas para afrontarlas.

2. TÉCNICAS DE REDACCIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN El informe ha de ser ante todo, claro y en la medida de lo posible breve. Ha de estar redactado en un lenguaje preciso y ameno, tratando de atraer y retener la atención de los lectores, y cuidando de que no de lugar a interpretaciones ambiguas de manera que el lector no se vea obligado a tener que volver sobre lo leído.

2.1.

PASOS EN LA ELABORACIÓN DE UN INFORME

En este apartado se recogen los pasos que se han de seguir en la elaboración de un informe, es decir, todas las acciones que son aconsejables realizar antes y durante la redacción del mismo: □

Delimitación. Todo informe ha de tener un tema, un asunto que tratar, que hay que delimitar y especificar con precisión, separándolo, pero sin desligarlo completamente del contexto de toda el área en que se encuentra comprendido

□

Fundamentación. Todo informe posee una justificación, llena una necesidad objetiva y debe cumplir propósitos específicos. Es aquí donde se fundamentan el porqué y el para qué del mismo ya que son ellos, precisamente, los que pueden asegurar al redactor la eficacia y utilidad de la obra; en definitiva, su validez o invalidez.

□

Búsqueda de información. El redactor del informe debe tener muy claro qué información le es necesaria para elaborar el informe. Asimismo, tiene que distinguir entre aquélla que es absolutamente primordial y aquélla secundaria; entonces, lanzarse a su búsqueda en las diversas fuentes y a todos los niveles posibles.

□

Organización v Asimilación de la Información Encontrada. Una vez obtenida, es necesario clasificar la información, analizarla y asimilar su contenido, para luego ser capaces de llegar a sintetizarla.

□

Planeamiento del Informe. Partiendo de su delimitación, justificación y propósito, se ha de elaborar el primer esbozo del mismo.

□

Organización interna del informe. Es el momento de diseñar el esquema según el cual habrá de articularse el informe; debe ser lógico, ordenado y claro, y contemplar todas las partes que lo compondrán. Dicho esquema debe comprender una introducción en la cual se reseñe el o los propósitos del informe, tantos capítulos o partes como el informe requiera -con sus respectivas subdivisiones, y una conclusión. Asimismo, si le son solicitadas al informante, el esquema no deberá olvidar las recomendaciones o alternativas.

□

Redacción propiamente dicha: Se debe intentar y utilizar una prosa lo más clara, sencilla, ordenada y unívoca posible.

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□

Autocrítica. El informante debe tomar distancia de su obra y de la forma más estricta y objetiva posible intentar ponerse en el lugar del lector; debe auto preguntarse si el informe es veraz, claro y útil.

□

Presentación. Si es el mismo informante quien debe realizar la presentación del informe, esto es, pasarlo a máquina en limpio, no deberá olvidar la importancia de la forma: que ayude a la ágil lectura, que combata el tedio, que sea estética y funcional, así como tampoco las otras normas específicas a cumplir, como los títulos, sub-títulos, etcétera. Si el informante cuenta con otra persona para esta parte del proceso, deberá orientarla y supervisar todos estos aspectos.

2.2.

CALIDAD DE UN INFORME

Podemos enumerar los siguientes elementos como determinantes para la calidad de un informe: □

Claridad: En la revisión del estilo es de primordial importancia acortar las oraciones y los párrafos. Se considera que el largo adecuado para una oración es de alrededor de 15 palabras. También se logra mayor facilidad interpretativa si en la oración usamos una sintaxis regular, es decir, sujeto, verbo y complemento. Adicionalmente se recomienda expresar el verbo en voz activa, modo indicativo y tiempo simple. En cuanto al contenido, cada oración debe llevar una sola idea importante.

□

Concisión: Para ser conciso hay que escoger los detalles significativos, y luego, saber ordenarlos. Estas destrezas requieren sentido común y sentido de gradación. Es necesario eliminar los rodeos, los datos superfluos y toda palabra y frase que sobren.

□

Precisión: El buen escritor necesita precisión de la idea y de las palabras. Cuando falta precisión en la idea decimos que hay vaguedad en el escrito. En estos casos se da vueltas al tema sin hacer blanco en el asunto a exponerse. Y aunque el escrito pueda resultar bello, falla en su propósito comunicativo.

□

Discreción: La comunicación, además de clara y concisa, debe ser discreta. Para escribir necesitamos no sólo de la inteligencia abstracta, sino también de la social, es decir, del tacto.

2.3.

ESTRUCTURA DE UN INFORME

Una posible estructura de un informe podría contener los siguientes epígrafes: □

Título: debe ser específico e informativo, que de una idea clara del tema estudiado

□

Autoría: nombres de los autores, incluyendo alguna vía de comunicación con los mismos (dirección electrónica, teléfono,...)

□

Sumario o resumen: debe dar un adelanto de lo que se leerá en el cuerpo, recogiendo concisamente el tema del trabajo, refiriéndonos sucintamente a la metodología seguida. La extensión del mismo no debe ser mayor de cien palabras.

□

Índice: en esta sección se recoge una tabla con todas las secciones y subsecciones del informe, así como la página en que se encuentran.

□

Cuerpo: a su vez se compondrá de à

Introducción: en esta sección se orienta al lector hacia el tema del informe. Es aconsejable que incluya un marco teórico del tema, con referencias adecuadas que pongan rápidamente en antecedentes al destinatario del informe, es decir, recogiendo el "estado del arte" del tema.

à

Objetivos: enunciar claramente el propósito del informe.

à

Desarrollo: Toda la información debe estar articulada. Cada punto debe ser la continuación natural y lógica del anterior: el desarrollo del informe debe constar de tantas partes, capítulos, puntos y/o secciones como el informe exija. Se recomienda que conste por lo menos, de dos secciones o capítulos con sus respectivas subdivisiones, las cuales deben oscilar entre un mínimo de dos y un máximo de cinco. Sin embargo, se trata de una simple recomendación, no hay dogmas que rijan la organización interna del cuerpo del informe. El autor debe estructurarlo inteligentemente evitando los

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extremos (extrema escasez, extrema abundancia), pero sobre todo en función del lógico desarrollo del informe. à

Conclusiones: se trata de comentar objetivamente qué hemos aprendido de la información analizada, y sintetizar las consecuencias. Deben ser sintetizadoras de todo el trabajo y también concretas. Si son varias, es conveniente numerarlas para facilitar y destacar su importancia.

à

Recomendaciones: No siempre nos son solicitadas, pero en el caso de que así fuera, deben ser concretas, posibles y reales. También es conveniente numerarlas para hacer resaltar su valor.

□

Referencias: las referencias bibliográficas deben recoger el nombre de los autores de las publicaciones que se han citado en el texto, el título de los trabajos y la revista o editorial que los publicó

□

Apéndices: a veces son necesarios para la mejor comprensión de alguna parte del informe. En el texto principal deberemos orientar al lector para que consulte estos apéndices.

3. TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE DATOS En la redacción de informes es necesario realizar un análisis de la información recogida con la finalidad de la extracción de conclusiones. Nos estamos refiriendo fundamentalmente a la aplicación de técnicas estadísticas. Podemos distinguir dos tipos fundamentales de análisis estadístico: □

Estadística descriptiva: consiste en el análisis de series de datos con la finalidad de extraer conclusiones.

□

Estadística inferencial: apoyándose en el cálculo de probabilidades y datos muestrales, realiza estimaciones y predicciones, es decir, se obtienen generalidades sobre un conjunto mayor de datos

En el ámbito del análisis de datos para la redacción de informes nos estamos refiriendo fundamentalmente a la estadística descriptiva.

3.1. DEFINICIONES A continuación se definen algunos conceptos relacionados con el tema: Individuo: cualquier elemento que porte información sobre el fenómeno que se estudia. Por ejemplo, si estudiamos la altura de los niños de una clase, cada alumno es un individuo Población: conjunto de todos los individuos (personas, objetos...) que porten información sobre el fenómeno que se estudia Muestra: subconjunto que seleccionamos de la población, es decir, es un subgrupo de la población que se entienda que es suficientemente representativo. Característica: propiedad inherente al individuo y que es objeto de estudio. Variable estadística: conjunto de posibles valores que puede tomar una característica. Las variables pueden ser de dos tipos: □

Variables cualitativas o atributos: no se pueden medir numéricamente (por ejemplo: nacionalidad, sexo)

□

Variables cuantitativas: tienen valor numérico (edad, talla). A su vez se pueden clasificar en: à

Discretas: sólo pueden tomar valores enteros. Ejemplo: número de hermanos

à

Continuas: pueden tomar cualquier valor real dentro de un intervalo

Intervalo o clase: agrupaciones de valores de variables estadísticas continuas, o variables estadísticas discretas que toman valores muy diversos. A ser posible, se han de definir intervalos de igual amplitud, y tratando de minimizar la pérdida de información. Los intervalos se denotan [ ak, ak+1) y habrán de ser: TEMARIO-TICB-feb04 Actualizado en febrero de 2004

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□

Lo más precisos posibles

□

Mutuamente excluyentes

Marca de clase: se define la marca de clase x'k como el punto medio del intervalo Frecuencia absoluta: número de observaciones que la variable toma en cada clase. Frecuencia absoluta acumulada: en el caso de variables cuantitativas, hablamos de frecuencia absoluta acumulada como el sumatorio de las observaciones cuyos valores son menores o iguales al límite superior de la clase, o lo que es lo mismo, menores que el límite inferior de la siguiente clase. Frecuencia relativa: proporción del valor de la frecuencia absoluta de cada clase en relación al total de las observaciones de la variable Frecuencia relativa acumulada: en el caso de variables cuantitativas, hablamos de frecuencia relativa acumulada como la proporción de observaciones cuyos valores son menores o iguales al límite superior de la clase, o lo que es lo mismo, menores que el límite inferior de la siguiente clase. Tabla de distribución de frecuencias: consiste en la representación estructurada en forma de tabla de toda la información que se ha recogido sobre la variable que se estudia. A continuación se presenta una tabla ejemplo en la que se recoge la altura de 30 personas. Si se representara esta información en una tabla de frecuencia obtendríamos una tabla de 30 líneas (una para cada valor), cada uno de ellos con una frecuencia absoluta de 1 y con una frecuencia relativa del 3,3%. Esta tabla nos aportaría escasa información. En lugar de ello, se agrupan los datos por intervalos, con lo que la información queda más resumida (se pierde, por tanto, algo de información), pero es más manejable e informativa. Estatura Cm 1,01 - 1,10 1,11 - 1,20 1,21 - 1,30 1,31 - 1,40 1,41 - 1,50 1,51 - 1,60 1,61 - 1,70 1,71 - 1,80 1,81 - 1,90 1,91 - 2,00

Frecuencias absolutas Simple Acumulada 1 1 3 4 3 7 2 9 6 15 4 19 3 22 3 25 2 27 3 30

Frecuencias relativas Simple Acumulada 3,3% 3,3% 10,0% 13,3% 10,0% 23,3% 6,6% 30,0% 20,0% 50,0% 13,3% 63,3% 10,0% 73,3% 10,0% 83,3% 6,6% 90,0% 10,0% 100,0%

La tabla de distribución de frecuencias nos servirá de base para el cálculo de las métricas, así como la elaboración de gráficos que veremos posteriormente.

3.2.

MEDIDAS DE TENDENCIA CENTRAL

Las medidas de tendencia central miden la tendencia de las observaciones a concentrarse en torno a un valor particular. Son el resultado de llevar el proceso de reducción estadística hasta el grado máximo y sustituir todos los valores de la observación por sólo uno. Las principales medidas de tendencia central son las siguientes:

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3.2.1. MEDIA Es el valor medio ponderado de la serie de datos. Se pueden calcular diversos tipos de media, siendo las más utilizadas: a) Media aritmética: se calcula multiplicando cada valor por el número de veces que se repite. La suma de todos estos productos se divide por el total de datos de la muestra. La media aritmética se calcula aplicando la siguiente fórmula:

X=

(X1 * n1) + (X2 * n2) + (X3 * n3) + .....+ (Xn-1 * nn-1) + (Xn * nn) --------------------------------------------------------------------------------------n

b) Media geométrica: se eleva cada valor al número de veces que se ha repetido. Se multiplican todo estos resultados y al producto fiinal se le calcula la raíz "n" (siendo "n" el total de datos de la muestra).

G = n X1 * X 2 n1

n2

* .... * X n

nk

Según el tipo de datos que se analice será más apropiado utilizar la media aritmética o la media geométrica. La media geométrica se suele utilizar en series de datos como tipos de interés anuales, inflación, etc., donde el valor de cada año tiene un efecto multiplicativo sobre el de los años anteriores. En todo caso, la media aritmética es la medida de posición central más utilizada. Lo más positivo de la media es que en su cálculo se utilizan todos los valores de la serie, por lo que no se pierde ninguna información. Sin embargo, presenta el problema de que su valor (tanto en el caso de la media aritmética como geométrica) se puede ver muy influido por valores extremos, que se aparten en exceso del resto de la serie. Estos valores anómalos podrían condicionar en gran medida el valor de la media, perdiendo ésta representatividad.

3.2.2. MEDIANA Es el valor de la serie de datos que se sitúa justamente en el centro de la muestra (un 50% de valores son inferiores y otro 50% son superiores). Se calcula observando todas las observaciones de manera creciente. Si el número de observaciones en el conjunto es impar, la mediana es el valor de la observación que se encuentra a la mitad del conjunto ordenado. Si el número es par se considera la mediana como el promedio aritmético de los valores de las dos observaciones que se encuentren a la mitad del conjunto ordenado. Puesto que la mediana es un valor que se basa en la secuencia ordenada de las observaciones en un conjunto de datos, esta medida presenta la ventaja de que no está influida por los valores extremos. Por lo tanto, si un conjunto contiene unos cuantos valores extremos y un agregado muy alto de observaciones, la mediana puede ser una medida de tendencia central mucho más deseable que la media. Entre sus inconvenientes, podemos citar que no utiliza en su cálculo toda la información de la serie de datos.

3.2.3. MODA Es el valor que más se repite en la muestra, es decir, el que tiene mayor frecuencia absoluta. Es la única medida de tendencia central que tiene sentido para variables cualitativas porque en su obtención no se precisa de la realización de ningún cálculo.

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La moda muestra hacia qué valor tienden los datos a agruparse. En conjuntos relativamente pequeños, puede que no exista un par de observaciones cuyo valor sea el mismo. En esta situación no es clara la definición de la moda. También puede suceder que la frecuencia más alta se encuentre compartida por dos o más observaciones. En estos casos, la moda tiene una utilidad limitada como medida de tendencia central.

3.3.

MEDIDAS DE DISPERSIÓN

Son las que se utilizan para estudiar la distribución de los valores de la serie, analizando si estos se encuentran más o menos concentrados o más o menos dispersos.

3.3.1. RANGO Mide la amplitud de los valores de la muestra y se calcula evaluando la diferencia entre el valor más elevado y el valor más bajo.

R = x max − x min 3.3.2. VARIANZA Mide la distancia existente entre los valores de la serie y la media. Se calcula como el sumatorio de las diferencias al cuadrado entre cada valor y la media, multiplicadas por el número de veces que se ha repetido cada valor, dividido por el tamaño de la muestra.

La varianza siempre será mayor que cero. Su interpretación es la siguiente: cuanto más se aproxima a cero, significa que más concentrados están los valores de la serie alrededor de la media. Por el contrario, mientras mayor sea la varianza, más dispersos están. El valor de la varianza puede sufrir un cambio muy desproporcionado, aún más que la media, por la existencia de algunos valores extremos en el conjunto.

3.3.3. DESVIACIÓN TÍPICA Se calcula como la raíz cuadrada de la varianza.

S = S2

x

La varianza y la desviación típica evidentemente no son medidas de variabilidad distintas, debido a que la última no puede determinarse a menos que se conozca la primera. Sin embargo a menudo se prefiere la desviación típica porque se expresa en las mismas unidades físicas de las observaciones.

3.3.4. COEFICIENTE DE VARIACIÓN DE PEARSON Se calcula como cociente entre la desviación típica y la media. El resultado obtenido es un porcentaje, lo cual introduce la ventaja de que permite comparar el nivel de dispersión de dos muestras. Esto no ocurre con la desviación típica, ya que viene expresada en las mismas unidades que los datos de la serie.

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V =

3.4.

S * 100 Xm

MEDIDAS DE CORRELACIÓN

Hasta ahora hemos estudiado medidas para distribuciones unidimensionales, es decir, aquellas en las que se estudia una única variable de los elementos de la población. Las distribuciones bidimensionales son las que recogen dos variables de los elementos de población (por ejemplo, peso y altura). Las medidas de correlación son las que se emplean para estudiar la relación entre las dos variables que intervienen en la distribución (por ejemplo, si estudiamos el peso y la altura, es posible que cuanto más alta sea una persona, más pese). Los coeficientes que vamos a ver a continuación se aplican cuando la relación que puede existir entre las variables es lineal, es decir, si representáramos en un gráfico los pares de valores de las dos variables la nube de puntos se aproximaría a una recta. No obstante, puede que exista una relación que no sea lineal, sino exponencial, parabólica, etc. En estos casos, estos coeficientes medirían mal la intensidad de la relación las variables, por lo que convendría utilizar otro tipo de coeficientes más apropiados.

3.4.1. COVARIANZA La covarianza es una medida de la variabilidad conjunta de x e y, es decir, es una medida de la asociación entre los valores de x y de y y de sus respectivas dispersiones. La covarianza se calcula aplicando la siguiente fórmula:

Donde xi e yi representan los pares de valores de la variable y el producto que se resta corresponde al producto de las medias aritméticas de las variables x e y respectivamente. Interpretación de la covarianza: □

Sxy > 0: correlación lineal positiva (si aumenta el valor de una variable, aumenta también el de la otra)

□

Sxy < 0: correlación lineal negativa (si aumenta el valor de una variable, disminuye el de la otra)

□

Sxy = 0: no existe correlación lineal entre las variables, pero podría existir otro tipo de correlación (parabólica, exponencial, etc)

Una de las características de la covarianza es que es dependiente de la unidad de medida. Por ello también se aplica el coeficiente de correlación lineal, que vemos a continuación

3.4.2. COEFICIENTE DE CORRELACIÓN LINEAL Mide el grado de intensidad de la posible relación entre las variables. El coeficiente se calcula con la siguiente fórmula:

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Es decir, es la covarianza dividida por el producto de las varianzas de las distribuciones, es decir, también lo podemos representar como:

El coeficiente de correlación r puede tomar valores en el intervalo (-1, 1). La interpretación del resultado es la siguiente: □

r > 0: correlación lineal positiva (si aumenta el valor de una variable, aumenta también el de la otra). La correlación es tanto más fuerte cuanto más se aproxime a 1.

□

r < 0: correlación lineal negativa (si aumenta el valor de una variable, disminuye el de la otra). La correlación negativa es tanto más fuerte cuanto más se aproxime a -1.

□

r = 0: no existe correlación lineal entre las variables, pero podría existir otro tipo de correlación (parabólica, exponencial, etc)

3.4.3. REGRESIÓN LINEAL Como acabamos de ver, el coeficiente de correlación lineal nos permite determinar si existe una relación lineal entre dos variables. Una recta viene definida por la fórmula y=ax+b, donde y es la variable dependiente, es decir, aquella que viene definida a partir de la otra variable x (variable independiente). Para definir la recta hay que determinar los valores de los parámetros a y b. El parámetro a es el valor que toma la variable dependiente y, cuando la variable independiente x vale 0, y es el punto donde la recta cruza el eje vertical. El parámetro b determina la pendiente de la recta, su grado de inclinación. La regresión lineal nos permite calcular el valor de estos dos parámetros, definiendo la recta que mejor se ajusta a esta nube de puntos.

El valor de b viene determinado por la siguiente fórmula:

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b=

S xy Sx

2

Es decir, es la covarianza de las dos variables, dividida por la varianza de la variable x. El valor de a viene determinado por: a = ym - (b * xm) Es la media de la variable y, menos la media de la variable x multiplicada por el parámetro b que hemos calculado.

4. REPRESENTACIONES GRÁFICAS 4.1.

GRÁFICOS PARA VARIABLES CUALITATIVAS

4.1.1. DIAGRAMA DE BARRAS El diagrama de barras permite visualizar de manera sencilla la distribución de una variable cualitativa, tanto para frecuencias absolutas como relativas. Sobre el eje horizontal se colocan las clases de la variable y sobre el eje vertical se colocan en una línea continua los valores desde cero hasta el valor máximo alcanzado por la frecuencia más grande de la variable, o un valor que lo sobrepase (esto último en el caso de frecuencias absolutas) Las frecuencias se indican por las alturas de las barras, siendo todas del mismo ancho.

4.1.2. PICTOGRAMA Son diagramas que utilizan para la representación de frecuencias dibujos alusivos al tema que se está midiendo. Presentan la ventaja de que son llamativos y atraen la atención, pero como inconvenientes podemos mencionar que no son muy rigurosos. Ejemplo: en el diagrama se representa la proporción de libros de cada tema presentes en una biblioteca

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Otro tipo de pictogramas utilizan el tamaño del símbolo elegido para hacer referencia a la frecuencia de cada una de las clases. En el ejemplo que aparece a continuación, se hace referencia a la proporción de hombres y mujeres que presentan cierta característica en cuatro países distintos

4.1.3. DIAGRAMA DE SECTORES O TARTAS Consiste en un círculo en el que se representan sectores (o porciones) cuyas áreas son proporcionales a las frecuencias de cada una de las clases. Se construye tomando ángulos proporcionales a las frecuencias para cada una de las clases.

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4.2.

GRÁFICOS PARA VARIABLES CUANTITATIVAS

4.2.1. GRÁFICOS PARA VARIABLES CUANTITATIVAS CONTINUAS

Histograma En este gráfico se utiliza para representar la distribución de frecuencias basándose en unos rectángulos cuya área es proporcional a la frecuencia de la clase. Los rectángulos se representan centrando su base en la marca de clase del intervalo que representan. Los histogramas se utilizan para representar tanto frecuencias absolutas como relativas. Así, el gráfico de la izquierda representa un histograma de frecuencias absolutas y el de la derecha, de frecuencias relativas.

Polígono de frecuencias Se realiza a partir del histograma, uniendo mediante segmentos los centros de las bases superiores de los rectángulos del histograma (es decir, los puntos de las marcas de clase). Para cerrar el polígono se presuponen dos intervalos de igual amplitud y frecuencia igual a 0, adyacentes al primer y último intervalo.

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Ojiva Gráfico similar al anterior, pero que se elabora partiendo de los histogramas de frecuencias acumuladas

4.2.2. GRÁFICOS PARA VARIABLES CUANTITATIVAS DISCRETAS Gráfico de varillas Gráfico de barras donde las barras se indican con una línea gruesa. Representa frecuencias absolutas y relativas.

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Gráfico para frecuencias acumuladas Sólo aparece la línea de lo que sería el borde superior del rectángulo de un gráfico de barras:

5. TÉCNICAS DE REPRESENTACIÓN ORAL. AYUDAS VISUALES Una presentación oral de un tema se puede realizar de diversas maneras, es decir, se pueden seguir distintos procedimientos, algunos más formales y otras más informales. Cuál elegir en cada momento depende de factores como el objetivo de la representación, el tema a tratar o el público a quien va dirigido. En general, la comunicación oral se caracteriza por los siguientes puntos: □

La exposición se compondrá por un cuadro esquemático del tema a tratar, formado por pocas ideas, claras y jerarquizadas; en contraposición, en la comunicación escrita se trata de dar una visión completa del tema, tratando todas las ideas con profundidad

□

Iteraciones: es aconsejable realizar apuntes recapitulando información comunicada en un momento anterior, para resaltar su importancia.

□

Lenguaje: se caracteriza por la utilización de frases coloquiales y simples, frente al lenguaje preciso que es necesario utilizar en la comunicación escrita

□

Recapitulación: al finalizar la exposición, es aconsejable realizar una recapitulación para dar una visión global de lo tratado.

□

Lenguaje corporal: es aconsejable acompañar el discurso con gestos para resaltar ideas, pero huyendo de los gestos repetitivos, pues con ellos sólo se consigue distraer a la audiencia.

A continuación se enumeran algunas de las técnicas de presentación oral

5.1.

CHARLA

Lo podemos definir como una reunión de personas donde un expositor proporciona una información y dialoga con el resto. Se caracteriza por ser informal; así, el ponente puede ser interrumpido por el público para la realización de preguntas, el tono de la charla es distendido y el expositor puede desplazarse por la sala. Además, no es habitual que duren más de una hora. Generalmente, requiere una mínima preparación escrita, ya que el público con sus preguntas puede influir en el discurso. En definitiva, se trata de una técnica adecuada para grupos pequeños en la que es aconsejable la intervención del público.

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5.2.

CONFERENCIA

Es una reunión de personas que escuchan la información que otra les proporciona. Es una técnica formal, en la que los oyentes realizan preguntas al final de la exposición, y en la que es más habitual el uso de ayudas audiovisuales. Requiere de preparación por parte del ponente, y se utilizan cuando se desea transmitir información a grupos grandes

5.3.

DISCURSO

Se trata de un razonamiento oral persuasivo de cierta extensión. Se caracteriza por ser formal y que, a diferencia del anterior, no se suelen utilizar ayudas audiovisuales.

5.4.

SEMINARIO

Un seminario es un grupo que investiga o estudia intensivamente un tema en sesiones planificadas recurriendo a fuentes originales de información. El desarrollo de las tareas es planificado por todos los miembros en la primera sesión del grupo y concluye con una sesión de resumen y evaluación del trabajo realizado. Se puede trabajar durante varios días en sesiones que duran varias horas, según el tiempo que requiera la temática estudiada. 5.5.

AYUDAS VISUALES

Escoger cualquier tipo de ayuda audiovisual debe ser objeto de un planeamiento, porque estos medios son parte del proceso de transmisión de las ideas. Si son bien utilizados, ayudarán a conseguir la mejor transmisión del mensaje, pero hay que tener en cuenta que carecen de valor si se utilizan como medio para sustituir un tema no preparado, o para entretener a los participantes causando que pierdan de vista el objeto de la ponencia. Por tanto, las ayudas visuales han de ser utilizadas con el único objeto de aclarar y centrar la atención en la información que se está intentando transmitir.

5.5.1. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LAS AYUDAS AUDIOVISUALES A continuación se enumeran algunas características deseables respetar a la hora de utilizar ayudas visuales: □

Sencillez: los gráficos que se utilicen deben ser sencillos pero atractivos.

□

Legibilidad: se debe utilizar letra clara y legible para que la pueda leer todo el auditorio

□

Composición: distribución proporcional del contenido dentro del espacio de la ayuda

□

Armonía: utilización de los colores sin exceso, pero que resalten lo más importante.

□

Adecuación: es necesario adecuar los medios a la audiencia.

□

Tiempo: es necesario planificar el tiempo cuidadosamente.

5.5.2. LOS COLORES Los colores juegan un papel importante en el uso de las ayudas visuales. No hay que olvidar que los colores provocan ciertas reacciones psicológicas en el espectador. Sobre la utilización de los colores no existe una regla universal, dado que algunos colores tienen significados distintos en las diversas culturas. Por lo tanto, hay que tener siempre presente el contexto cultural en que se utilizan. Con base en la experiencia, se ha obtenido una escala de combinación de colores que se puede recomendar:

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□

el rojo es útil para resaltar algunas palabras u oraciones importantes y para subrayar títulos, en definitiva, concentran la atención.

□

el amarillo, el naranja y los colores pálidos se ven muy poco

□

el negro combina bien con casi todos los colores

La armonía es la asociación que se hace de unos colores con otros. Esta armonía puede hacerse en dos formas: □

Por analogía: los que en el círculo cromático están más cerca y se parecen más entre sí, por ejemplo verde-amarillo verdoso y azul verdoso

□

Por complementación: los que están opuestos en el círculo cromático y al ponerlos juntos se ven mucho más fuertes de lo que son. Por ejemplo: verde junto a rojo

Para entender estas dos formas de combinación se necesita observar el círculo cromático, que es una rueda donde están colocados todos los colores y se puede ver cuales son análogos (parecidos) y cuales complementarios (opuestos). Para evitar los contrastes muy fuertes se recomienda utilizar colores cercanos al opuesto.

5.5.3. PIZARRA La pizarra se asocia normalmente con la enseñanza tradicional, pero en la actualidad esta concepción ha evolucionado y se ubica también entre los modernos medios de comunicación, como un recurso eficiente y aplicable a distintas áreas del conocimiento. La pizarra proporciona ayudas a la presentación oral, como por ejemplo, que permite adaptar el ritmo de la exposición gráfica al de la presentación de la información, que se puede combinar fácilmente con otros materiales audiovisuales y que se puede rectificar rápidamente (se borra fácilmente) en caso de cometer algún error. Algunos consejos prácticos a la hora de utilizar la pizarra: □

si la pizarra está llena y se necesita escribir más, es preferible borrarla totalmente y empezar de nuevo

□

no es aconsejable escribir demasiado en la pizarra, utilizando todos los rincones. Hay que pensar en lo que se quiere enfatizar

□

es preferible la utilización de letra impresa

□

evitar una precisión innecesaria en los dibujos, son de preferencia los dibujos sencillos de comprender y rápidos de elaborar.

□

situarse para dibujar o escribir de tal manera que los asistentes puedan seguir el dibujo o la escritura a medida que se va realizando en la pizarra

5.5.4. TRANSPARENCIAS Se tratan de hojas transparentes de acetato que para ser visualizadas necesitan de un retroproyector. En dichas láminas se puede escribir de manera permanente o transitoria. En realidad, tanto los marcadores permanentes como los no permanentes se pueden borrar, pero los primeros lo hacen con alcohol o thinner, y los segundos se borran simplemente con agua. Recomendaciones: □

utilizar un máximo de 8-10 líneas por transparencia, y un máximo de 6 o 7 palabras por renglón.

□

Evitar hacer borrones o correcciones

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□

no cargar la transparencia de muchos elementos

□

Vigilar el tamaño de la letra para asegurar una buena legibilidad, en función de la superficie de proyección y la distancia de la pantalla y los participantes.

□

Vigilar la iluminación de la habitación, para evitar imágenes lavadas.

□

El ponente tendrá que cuidar sus movimientos para no provocar sombras.

□

la distancia entre la pantalla y la última fila de asientos debe ser como máximo seis veces el ancho de la pantalla. La distancia entre la pantalla y la primera fila de asientos debe ser como mínimo dos veces el ancho de la pantalla

5.5.5. PRESENTACIONES Los programas que generan presentaciones (slide show) han dado un vuelco total a la facilidad de trabajo. Estas herramientas poseen bibliotecas con gráficos, facilidades para la inserción de animaciones, tablas y otras ayudas que ahorran mucho tiempo a la hora de elaborar la ayuda visual. Algunos de estos programas son el Microsoft Power Point, Corel Show o Harvard Graphics, entre otros. Estas presentaciones están formadas por una secuencia ordenada de pantallas que van avanzando por el tema a tratar, y que se pueden presentar manualmente o bien de forma automática, según un tiempo previamente determinado. Para su elaboración, es conveniente tener en cuenta las siguientes consideraciones:

6.

□

Una sola idea por pantalla, para que el público se concentre en lo que se está presentando en cada momento

□

Tablas: evitar en la medida de lo posible la inclusión de tablas en la presentación, o al menos, que no presenten más de alrededor de la veintena de cuadros. Siempre que se pueda, sustituir la información de la tabla por gráficos, como hemos visto en el capítulo anterior.

□

Utilizar poco texto, sólo el necesario, esquematizando en la medida de lo posible

□

Efectos de transición. Se pueden utilizar efectos como el esfumado lento, las persianas verticales y horizontales.... Sin embargo, estos efectos se tienen que utilizar con cuidado, para evitar que distraigan la atención del público

□

Tiempo de presentación. A este respecto, se suele hablar de la regla del 1 x 2: una diapositiva, no más de dos minutos por pantalla

CONCLUSIÓN

Un acto de comunicación, esto es, una situación comunicativa, está básicamente formado por: □

El emisor, que es la fuente, el organizador

□

El canal, que es el medio físico de transmisión.

□

El receptor, que es el destinatario.

□

Por último, algo transmitido, el mensaje.

En la primera parte del tema se trata la situación en que el canal es el texto escrito, lo cual determina una serie de características que ha de poseer el mensaje, entre las que podemos mencionar la necesidad de utilización de un lenguaje riguroso y preciso, exhaustividad y en definitiva el hacer uso de un estilo esquemático y sin repeticiones. Por el contrario, cuando el canal de comunicación es la voz, el estilo varía radicalmente, haciéndose apropiado el uso de frases coloquiales y simples, la síntesis y la utilización de iteraciones. Una de las características de la

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comunicación oral es que es mucho más fácil perder la atención del oyente que en la escrita: en este contexto a menudo es posible hacer uso de ayudas visuales que deben servir para aclarar conceptos y ayudar a centrar la atención del oyente en los puntos más importantes de la exposición. Por tanto, la forma del mensaje varía dependiendo del canal de comunicación. En cuanto al fondo del mensaje en sí consiste al fin y al cabo en el análisis de una información necesaria para el logro de una finalidad. Para realizar dicho análisis disponemos de las herramientas proporcionadas por la estadística descriptiva, que incluyen la descripción gráfica de los datos.

7.

BIBLIOGRAFÍA □

"Probabilidad y estadística. Aplicaciones y Metodos", Canavos (Ed. McGraw Hill)

□

"Fundamentos de estadística", Peña (Alianza Editorial)

□

"La documentación y sus tecnologías", Amat (Ed. Pirámide)

□

"Manual práctico: expresión oral", varios autores (Ed. Laurousse-Planeta)

□

"Manual del redactor de informes", Van Hagan (Ed. Continental)

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8.

ESQUEMA – RESUMEN

TÉCNICAS DE REDACCIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN Pasos en la elaboración de un informe □

Delimitación: asunto a tratar.

□

Fundamentación. justificación del informe.

□

Búsqueda de información: distinguiendo entre aquélla primordial y secundaria.

□

Organización v Asimilación de la Información Encontrada: clasificación, análisis, asimilación y síntesis de la información obtenida.

□

Planeamiento del Informe

□

Organización interna del informe: esquema de articulación del informe.

□

Redacción propiamente dicha: lenguaje claro y sencillo.

□

Autocrítica: poniéndose en el lugar del lector, analizar si el informe es veraz, claro y útil.

□

Presentación

Calidad de un informe □

Claridad: una oración, 15 palabras, una sola idea importante.

□

Concisión: evitar rodeos y los datos superfluos.

□

Precisión: evitar vaguedades.

□

Discreción: tacto.

Estructura de un informe □

Título

□

Autoría

□

Resumen

□

Indice

□

Cuerpo: introducción, objetivos, desarrollo, conclusiones y recomendaciones

□

Referencias

□

Apéndices

TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE DATOS Definiciones Individuo: elemento que porta información sobre el fenómeno que se estudia Población: conjunto de todos los individuos Muestra: subconjunto de la población Característica: propiedad objeto de estudio.

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Variable estadística: posibles valores que puede tomar una característica. Tipos: □

Variables cualitativas o atributos: no se pueden medir numéricamente

□

Variables cuantitativas: tienen valor numérico à

Discretas: sólo pueden tomar valores enteros.

à

Continuas: pueden tomar cualquier valor real dentro de un intervalo

Intervalo o clase: agrupaciones de valores de variables estadísticas continuas, o variables estadísticas discretas que toman valores muy diversos. Marca de clase: punto medio del intervalo Frecuencia absoluta Frecuencia absoluta acumulada Frecuencia relativa Frecuencia relativa acumulada Tabla de distribución de frecuencias Medidas de tendencia central Media: valor medio ponderado de la serie de datos □

Media aritmética

□

Media geométrica

Mediana: valor situado en el centro de la muestra Moda: valor que más se repite en la muestra Medidas de dispersión Rango: diferencia entre el valor más elevado y el valor más bajo de la muestra Varianza: distancia existente entre los valores de la serie y la media. Desviación típica: raíz cuadrada de la varianza. Coeficiente de variación de Pearson: cociente entre la desviación típica y la media. Medidas de correlación Covarianza: interpretación □

Sxy > 0: correlación lineal positiva

□

Sxy < 0: correlación lineal negativa

□

Sxy = 0: no existe correlación lineal entre las variables

Coeficiente de correlación lineal: covarianza dividida por el producto de las varianzas de las distribuciones. Interpretación: □

r > 0: correlación lineal positiva.

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□

r < 0: correlación lineal negativa.

□

r = 0: no existe correlación lineal entre las variables.

Regresión lineal REPRESENTACIONES GRÁFICAS Gráficos para variables cualitativas □

Diagrama de barras

□

Pictograma

□

Diagrama de sectores o tartas

Gráficos para variables cuantitativas continuas □

Histograma

□

Polígono de frecuencias

□

Ojiva

Gráficos para variables cuantitativas discretas □

Gráfico de varillas

□

Gráfico para frecuencias acumuladas

TÉCNICAS DE REPRESENTACIÓN ORAL. AYUDAS VISUALES Características de la comunicación oral □

Exposición compuesta por pocas ideas, claras y jerarquizadas

□

Iteraciones: para resaltar la información comunicada

□

Lenguaje: frases coloquiales y simples

□

Recapitulación: para dar una visión global de lo tratado.

□

Lenguaje corporal: gestos para resaltar ideas

Tipos de representación oral □

Charla

□

Conferencia

□

Discurso

Ayudas visuales □

Pizarra

□

Transparencias

□

Presentaciones

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Características técnicas de las ayudas audiovisuales □

Sencillez

□

Legibilidad

□

Composición

□

Armonía

□

Adecuación

□

Tiempo

Colores: □

□

Armonía à

por analogía

à

por complementación

Círculo cromático

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