Taller5-comunicacion_riesgos

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA CENTRO DE EXTENSION Y PROYECCION SOCIAL

CURSO DE CAPACITACION EN GERENCIA DE POYECTOS

PROFESOR

:

PMP Juan Carlos Pacheco

V TALLER de Capacitación: Gestión de Comunicación y Gestión de Riesgos INTEGRANTES

: GRUPO Nº 8 – – –

Yazmín Illia Valcárcel Juan Luis Ramos Lachi Kenny Luis Escobar

08 de Abril del 2009

Curso de Capacitación en Gerencia de Proyectos

5º Taller de Capacitación: Anexo 15: Plan de Gestión de las Comunicaciones

Anexo 15: PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICACIONES NOMBRE DEL PROYECTO

Capacitación en Gerencia de Proyectos

ELABORADO POR:

GERENTE DE PROYECTO

REVISADO POR:

FECHA / VERSIÓN

APROBADO POR:

ENTREGABLE

INFORMACIÓN

MEDIO

DESTINATARIO

FRECUENCIA

RESPONSABLE

Acta de inicio del proyecto. Informe resumido de avance del proyecto.

Inicio del proyecto. Avance general del proyecto.

Físico, formal.

Gobierno Central

Mensual

Gerente general

Acta de inicio del proyecto. Diccionario del WBS. Informe resumido de avance del proyecto.

Inicio del proyecto. Detalles de los entregables. Avance del proyecto.

Físico, formal.

Gobierno Regional

Mensual

Equipo de trabajo

Físico, formal.

Universidades

Una sola vez

Equipo de trabajo

Físico, formal

PTSA

Una sola vez, Mensual

Equipo de trabajo

Físico

Gerente del

Mensual

Equipo de trabajo

Agenda de la capacitación. Cronograma de la capacitación. Instructores elegidos.

Acta de inicio del proyecto. Diccionario del WBS. Informe resumido de avance del proyecto. Acta de inicio del proyecto.

Inicio del proyecto. Información sobre los temas de la capacitación. Cronograma de la capacitación. Información de los instructores elegidos. Inicio del proyecto. Detalles de los entregables. Avance del proyecto. Cierre del proyecto. Inicio del proyecto.

2

Curso de Capacitación en Gerencia de Proyectos ENTREGABLE EDT. Presupuesto del proyecto. Cronograma del proyecto Informe de riesgos.

5º Taller de Capacitación: Anexo 15: Plan de Gestión de las Comunicaciones INFORMACIÓN

MEDIO

Alcance del proyecto. Costos del proyecto. Cronograma del proyecto. Riesgos.

DESTINATARIO

FRECUENCIA

RESPONSABLE

Proyecto

Publicidad realizada.

Objetivos de la capacitación, locales

publicidad

Población

constante

Equipo de trabajo

Agenda de la capacitación. Cronograma de la capacitación. Instructores elegidos.

Inicio del proyecto. Información sobre los temas de la capacitación. Cronograma de la capacitación. Información de los instructores elegidos.

publicidad

Asistentes

constante

Equipo de trabajo

3

Curso de Capacitación en Gerencia de Proyectos

5º Taller de Capacitación: Anexo 16: Tormenta de Ideas

Anexo 16: TORMENTA DE IDEAS DE RIESGOS

Nombre del Proyecto:

Programa de Entrenamiento en Gestión de Proyectos

Preparado por: Fecha:

Luis Salguero 08/04/09

Facilitador de la sesión:

Alvaro Barton

Cargo: Grupo Participante:

Coordinador de Proyecto 1

Ubicación: Entregable:

Local para sesiones Probabilidad de Ocurrencia

Grado de Impacto

Cierre de Local por incumplimiento de disposiciones impuestas por Defensa Civil.

0.7

0.8

Verificar certificado de cumplimiento de disposiciones de seguridad.

Supervisor de Proyecto

Salon indispuesto por eventos.

0.5

0.8

Coordinar el uso de un salon disponible para casos de emergencia.

Coordinador de Proyecto

Estructura de local en malas condiciones (paredes y techos sin pintar ni limpiar)

0.9

0.4

Realizar una lista de verificación in situ’’ del local a usar, check list de verificación.

Supervisor de Proyecto

Local disponible sin costo

0.1

0.8

Averiguar locales en disposición que no impliquen un costo.

Supervisor de Proyecto

Fenómeno Natural

0.1

0.8

Coordinar el uso de una infraestructura moderna disponible para casos de emergencia.

Supervisor de Proyecto

Huelga del personal

0.9

0.8

Coordinar el uso de un local disponible para casos de emergencia.

Coordinador de Proyecto

Riesgo Identificado

Entregable: Expositores elegidos

4

Acciones propuestas

¿Identificado por?

Curso de Capacitación en Gerencia de Proyectos

5º Taller de Capacitación: Anexo 16: Tormenta de Ideas

Probabilidad de Ocurrencia

Riesgo Identificado

Grado de Impacto

Acciones propuestas

¿Identificado por?

Planificar el relevo de otro docente en su reemplazo con similar perfil académico profesional

Supervisor de Proyecto

Expositores indispuestos por asuntos personales (enfermedad, accidente)

0.7

0.4

Renuncia de expositor

0.1

0.8

Planificar un relevo con similar perfil académico profesional

Coordinador de Proyecto

Metodología de trabajo no es la esperada. Mal performance del expositor.

0.3

0.4

Realizar procesos de selección de personal exhaustivos, considerar un relevo con características superiores al elegido,

Coordinador de Proyecto

Entregable:

Publicidad del evento Probabilidad de Ocurrencia

Grado de Impacto

No cumplimiento de cantidades pactadas de impresión de material publicitario

0.5

0.4

Realizar el proceso de selección de proveedores de publicidad de forma tal que se tenga un proveedor secundario que cumpla con los requerimientos.

Supervisor de Proyecto

Robo de material publicitario

0.5

0.2

Ver el uso de medios alternativos tradicionales tales como la radio y tv,

Coordinador de Proyecto

Alza de precios en tarifa de publicación de avisos en medios tradicionales y no tradicionales

0.3

0.8

Redefinir uso de medios a utilizar para gestión de las comunicaciones,

Coordinador de Proyecto

Riesgo Identificado

5

Acciones propuestas

¿Identificado por?

Curso de Capacitación en Gerencia de Proyectos

5º Taller de Capacitación: Anexo 17: Análisis FODA

Anexo 17: IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS – Análisis FODA Nombre del Proyecto: Curso de Capacitación en Gerencia de Proyectos Preparado por: Fecha: Gerente del Proyecto: Facilitador del Análisis FODA: Participantes : Fecha del Análisis FODA: FORTALEZAS: (¿Qué fortalezas potenciales existen acerca del proyecto, el equipo de proyecto, el patrocinador, la estructura de la organización, el cliente, el cronograma del proyecto, el presupuesto del proyecto, el producto del proyecto, etc.?) 1. Experiencia del equipo de trabajo. 2. Existencia de un apoyo gubernamental en la realización del proyecto 3. Interés del gobierno regional en la realización del proyecto. 4. Instructores certificados en PMI. DEBILIDADES: (¿Qué debilidades potenciales existen acerca del proyecto, el equipo del proyecto, el patrocinador, la estructura de organización, el cliente, el cronograma del proyecto, el presupuesto del proyecto, el producto del proyecto, etc.?) 1. El poco conocimiento de la cultura regional. 2. Locales con reducida capacidad. 3. Primera vez en la realización de este tipo de proyecto. 4. Inexperiencia del gestor de proyectos en lidiar con la población regional. OPORTUNIDADES: (¿Qué oportunidades potenciales existen acerca del proyecto, los requerimientos del proyecto, los requerimientos del producto, el cronograma del proyecto, los recursos, la calidad, etc.?) 1. Ofrecimiento de apoyo por entidades externas. 2. Contrato de instructores altamente calificados. 3. Control de la calidad llevada de la mejor manera. 4. Comprender la problemática real de las regiones. AMENAZAS: (¿Qué amenazas potenciales existen acerca del proyecto, los requerimientos del proyecto, los requerimientos del producto, el cronograma del proyecto, los recursos, la calidad, etc.?) 1. Huelga de los pobladores de las regiones. 2. Desastres naturales que se puedan presentar. 3. Irregularidad en el servicio de energía eléctrica, que puede causar problemas en los equipos de cómputo. 4. Problemas de comunicación en las localidades escogidas.

FORTALEZAS:

6

Curso de Capacitación en Gerencia de Proyectos

5º Taller de Capacitación: Anexo 17: Análisis FODA

5. Apoyo de la población regional. 6. Materiales de buena calidad. 7. Locales con todos los servicios necesarios. 8. Adecuada programación de los cursos a dictarse. DEBILIDADES: 5. Desconocimiento de la importancia de la capacitación por parte de las regiones. 6.

La falta de coordinación en la logística necesaria para la capacitación.

OPORTUNIDADES: 5.

Obtención de locales sin costo alguno.

6.

Donación de materiales por parte de entidades privadas.

7.

Obtención de los servicios a bajos costos.

8.

Mejorar las relaciones con las regiones involucradas en el proyecto.

AMENAZAS: 5. Trabas burocráticas en la realización del proyecto. 6. Rechazo de la capacitación por parte de los pobladores de la región. 7. Poca expectativa por la capacitación. 8. Inasistencia de los instructores. 9. Falla en la logística del proyecto. 10. Deterioro de equipos de cómputo.

7

Curso de Capacitación en Gerencia de Proyectos

5º Taller de Capacitación: Anexo 18: Plan de Respuesta al Riesgo

Anexo 18: PLAN DE RESPUESTA AL RIESGO Item

Riesgos

EDT

Imp Prob Score

Trigger

Item

Propietario Respuesta al Tipo Riesgo del Riesgo o Imp Prob Riesgo Resp Residual Responsable Coordinador Coordinar el uso Mitigación 0.8 0.7 0 del Proyecto de un local disponible para casos de emergencia.

1.0

Huelga del personal

0.9

0.8

0.72

Según estadisticas

2.0

Expositores indispuestos por asuntos personales (enfermedad, accidente)

0.1

0.8

0.8

Según estadísticas

Supervisor de Planificar el Proyecto relevo de otro docente en su reemplazo con similar perfil académico profesional

Acepta

0.8

0.7

0

3.0

Robo de material publicitario

0.5

0.2

0.1

Aumento de robos en carreteras

Coordinador del Proyecto

Acepta

0.5

0.2

0

8

Ver el uso de medios alternativos tradicionales tales como la radio y tv,

Riesgos Secundarios