Simon
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Simon.
CAPITULO 2. LA NUEVA CIENCIA DE LA DECISIÓN GERENCIAL (SIMON) Los Procesos de la decisión Gerencial En el siguiente capitulo se pretenderá analizar al gerente en todos los estadios que conlleva una decisión y no simplemente en el acto de decidir. El ejecutivo como decididor. La toma de decisiones abarca cuatro fases principales: 1- Encontrar ocasiones para tomar una decisión. -Inteligencia2- Hallar posibles cursos de acción. -Diseño3- Elegir entre los posibles cursos de acción. -Elección4- Evaluar las selecciones pasadas. -RevisiónEntrelazamientos Generales La actividad de inteligencia precede al diseño, y la de diseño precede a la elección. Cada etapa en la toma de una decisión determinada representa por si misma un complejo proceso de toma de decisiones. Por ejemplo, la fase de diseño puede requerir nuevas actividades de inteligencia; los problemas a un nivel dado generan subproblemas que, a su vez, requieren nuevas fases de inteligencia, diseño y elección, y así sucesivamente. No obstante las tres fases a menudo son claramente identificables cuando se desarrolla el proceso de toma de decisiones y aparecen ligadas a las etapas de soluciones: ¿Cuál es el problema ? ¿ Cuáles son las alternativas ? ¿Cuál es la mejor alternativa? Desarrollo de las actitudes de toma de decisión Por lo general se cree que los buenos decididores nacen, no se hacen. Esta es una verdad a medias, ya que si bien cada uno posee diferentes dotes naturales (inteligencia y voluntad), la practica, el aprendizaje y la experiencia desarrollan estos dotes, convirtiéndolas en una actitud madura. Por tanto, las aptitudes que se emplean en los procesos de inteligencia, diseño y elección son susceptibles de ser aprendidas. Responsabilidad del ejecutivo en las decisiones de una organización La tarea del ejecutivo implica no solo tomar decisiones el mismo, sino también procurar que la organización o un sector que dirige lo haga de manera eficaz. Las aptitudes de diseño y mantenimiento de los sistemas modernos de toma de decisión, que llamamos organizaciones, son aptitudes 1
menos intuitivas; por ende; aún mas susceptibles de entrenamiento que las aptitudes de la toma personal de decisiones. Decisiones programadas y no programadas Se distinguen dos tipos polares de decisiones programadas y no programadas, respectivamente. No constituyen dos tipos de decisiones, sino que forman una serie continua en donde en un extremo se encuentran las decisiones altamente programadas y en el otro las no programadas. Las decisiones se programan a medida que son repetitivas y de rutina, es decir cuando se elaboró un modelo mediante el cual no deba tratárselas cada vez que se presentan. Las decisiones son no programadas en la medida en que resultan novedosas, no estructuradas e inusitadamente importantes. No existe un modelo para manejar el problema, por que este no ha surgido antes, o por que su naturaleza y estructura es compleja y huidiza, o posee relevante importancia. Una colección de reglas de reglas de procedimientos es un programa, que permite una respuesta adaptativa del sistema a la situación. Dado que el hombre posee algunas capacidades generales de solución de problemas, ante cualquier tipo de situación, por más novedosa y desconcertante que sea, las personas pueden abordarla mediante cierta programación, razonando en función de medios y fines. La primera razón para distinguir entre decisiones programadas y no programadas proviene del hecho de que se utilizan diferentes técnicas para manejar estos dos aspectos de la toma de decisiones. Métodos tradicionales de toma de decisiones Son métodos ampliamente comprendidos y difundidos en las organizaciones humanas. Técnicas tradicionales para las decisiones programadas. 1- El hábito es el mas general de los métodos, Las memorias colectivas de los miembros de la organización, constituye la base de hechos, conocimientos, aptitudes y procedimientos para la toma de decisiones. La organización puede suministrar en parte esos hábitos o adquirirlos por medio de personas que los hallan internalizado en instituciones educativas y experiencias anteriores. 2- Procedimientos operativos estándar son similares a los anteriores, con la diferencia de que estos han sido formalizados mediante programas escritos. 3- La estructura de la organización determina una estructura de subobjetivos para servir como criterios de elección en varias partes de la organización, y fija responsabilidades de inteligencia en determinadas unidades de la misma, para investigar el ambiente y comunicar acontecimientos que requieran una especial atención en la toma de decisiones. Por tanto es esencial poseer canales de 2
información bien definidos, para lograr una estructura de objetivos y subobjetivos acorde a la división del trabajo y a la asignación de responsabilidades. Técnicas tradicionales para decisiones no programadas 1- Criterio, intuición y creatividad Si bien la toma de decisiones no programadas dependen de un poseso psicológico, estas se pueden mejorar mediante: i- El entrenamiento profesional en los principios básicos de un pensamiento ordenado. ii- El entrenamiento mediante la experiencia y la rotación planificada de los empleados que la organización puede brindar y que a veces se puede complementar con un entrenamiento gerencial avanzado. De esta forma se logra utilizar el entrenamiento y la experiencia planificada como medida para mejorar la toma de decisiones no programadas. El diseño apropiado de la estructura de la organización puede llegar a facilitar la toma de decisiones tanto programadas como no programadas. Un principio importante de diseño de la organización es “la ley de Gresham del planeamiento”, la cual afirma que la actividad programada tiende a expulsar a la actividad no programada. De este enunciado se desprende que debe existir una correcta asignación de responsabilidades dentro de la organización en lo que respecta a la toma de decisiones no programadas, por ende en las organizaciones modernas este tipo de decisiones son tomadas por unidades especializadas, tales como el departamento de investigación de mercados e Investigación y Desarrollo -Inteligencia-, mientras que los departamentos de planeación y de desarrollo de producto realizan actividades de diseño. Nuevas técnicas para la toma de decisiones programadas Investigación operativa. Se puede considerar como la aplicación del método científico a los problemas gerenciales, que en realidad representa una continuación de la gerencia científica (Taylor, etc), la investigación operativa aportó a la toma de decisiones gerenciales un punto de vista que se denomina “Planeamiento de los sistemas”, que consiste en proyectar los componentes de un sistema y tomar decisiones en su marco a la luz de sus repercusiones sobre el sistema. Consiste en: 1- El análisis económico tiende a explicar el funcionamiento racional de un sistema complejo mediante la interacción de sus variables, y toma al sistema de precios como un posible regulador de mecanismos para descentralizar decisiones sin ignorar las interacciones entre los subsistemas. 3
2- El desarrollo y adaptación de técnicas matemáticas para analizar el comportamiento dinámico del sistema complejo. Los instrumentos matemáticos Entre ellos encontramos la programación lineal, la teoría de las colas, la teoría de los juegos, etc. Cualquiera sea el instrumento matemático la regla general para utilizarlo es la siguiente: 1- Elaborar un modelo matemático que satisfaga las condiciones del instrumento por utilizar y que refleje los factores importantes en la decisión gerencial. 2- Definir la función de criterio o valores, una medida para utilizar en las comparaciones de los beneficios relativos para los posibles cursos de acción. 3- Estimaciones empíricas de los parámetros numéricos del modelo. 4- Llevar a cabo los cálculos matemáticos para encontrar los posibles cursos de acción. Las dificultades de cuantificación de las variables son una barrera, conjuntamente con los limites del poder de la computación (para calcular los posibles resultados del modelo). La computadora hace su entrada Las computadoras sirven para poder realizar simulaciones del comportamiento del sistema, pero para ello debemos cuantificar las variables y hacer estimaciones numéricas de los parámetros del sistema. Los beneficios que acarrea la incorporación de computadoras son: 1- Un alto nivel de automatización de la toma de decisiones programadas de rutina y en el procesamiento de datos. 2- Las esferas de extender la toma de decisiones programadas con mayor rapidez, a medida que se pueden implementar instrumentos de investigación operativa. La fabrica automatizada opera sobre la base de decisiones programas, producidas en las oficinas casi automatizada que esta a su lado. Soluciones Heurísticas de problemas Si se entiende como se realiza algo y los procesos intervinientes en esa tarea , se puede tratar de mejorar y encontrar alternativas. Por tanto se describirán los nuevos descubrimientos acerca del procesamiento de información en le hombre y la computadora para la resolución de problemas. La comprensión problemas
del
proceso
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humano
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solución
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Un sujeto ante una situación problemática trata de comparar el problema con alguna solución que ya conoce; busca similitudes y diferencias que le sugieren subproblemas cuya solución puede contribuir a la solución del problema principal. Cada subproblema puede generar a su vez nuevos subproblemas, hasta llegar a un problema que puede llegara a ser solucionado directamente. Luego asciende hasta el nivel superior de problemas y gradualmente trata de ensamblar las soluciones que le sirven para solucionar el problema principal (en cierto nivel nada parece complicado). Simulación del pensamiento Humano Respuesta flexible y adaptativa Las computadora solo pueden hacer aquello para lo cual fueron programadas, un ser humano puede pensar, aprender y crear porque el programa que sus dotes biológicos le confieren, junto con los cambios en ese programa, producidos por la interacción con su medio después del nacimiento, le permiten pensar, aprender y crear. Por ende si se pretende resolver problemas mediante computadoras estas deben simular el pensamiento humano; el cual es regido por programas que organizan multitudes de procesos simples de información en secuencia ordenadas y complejas que responden y se adaptan al ambiente de la tarea y a los datos que se extraen de ese ambiente a medida que se desarrollan las secuencias. Un programa general de solución de problemas La solución general de un problema avanza fijando objetivos, descubriendo diferencias entre la situación actual y el objetivo, hallando en la memoria o por búsqueda de algunos instrumentos o procesos adecuados para reducir diferencias. De esta manera funciona el GPS. Análisis de medios y fines en el GPS El solucionador general de problemas permite atacar tres tipos de problemas: 1- Objetivos de transformar. 2- Objetivos de reducir diferencias 3- Objetivos de aplicación. Objetivos de la de la simulación de solución de problemas 1- Automatizar la toma de decisiones no programadas. 2- Mejorar la toma de decisiones humanas. CAPITULO 4 El diseño de la organización: Los sistemas hombre-maquina En este capitulo se señalaran avances en la automatización y avances en las decisiones humanas, conjuntamente con la 5
integración de los componentes humanos y electrónicos en un sistema hombre-maquina. El ambiente rico en información En la actualidad con la tecnología moderna a menudo existen muy pocos motivos para transferir información a la memoria humana, la creciente facilidad al accesibilidad a los almacenes de información conducen a mantenerla en forma bruta o semiprocesada, especialmente en maneras legibles por maquinas y no por el hombre. Actualmente la tarea critica no es conseguir información sino filtrarla. La estructura jerárquica de la organización La organización puede describirse como una torta de tres pisos: 1- Piso inferior: procesos básicos (hacen a la producción del día a día) 2- Procesos de toma de decisiones programadas (gobiernan el funcionamiento del sistema) 3- Procesos de toma de decisiones no programadas (diseñar el sistema metas, objetivos, etc) La automatización del procesamiento de datos no modificara esta estructura . Los sistemas complejos son jerárquicos por: 1- Por la composición de sus subsistemas, ya que para montar un sistema se debe avanzar desde el fondo hacia arriba, por fusiones sucesivas de subsistemas. 2- Los sistemas jerárquicos requieren menor transmisión de información entre sus partes que otros tipos de sistemas. 3- Los sistemas jerárquicos disuelven la conexión entre complejidad y tamaño. Centralización y descentralización La cuestión no consiste en establecer si se descentralizara, sino hasta donde. Se quiere establecer el nivel apropiado de jerarquía de la organización para clase importantes de decisiones, para poder aprovechar al mayor capacidad analítica, para manejar las interrelaciones que suministra los nuevos desarrollos en la toma de decisiones. Autoridad y responsabilidad La automatización de los sistemas hace que la toma de decisiones que afectan diariamente a las personas se vean reducidas en el uso de la autoridad en forma coercitiva y se traspase este factor a una mayor responsabilidad en el diseño y mejoramiento de sistemas, así también como en la motivación y el entrenamiento de los subordinados. 6
Sistema de información y planeamiento Los sistemas de información que tiende a adquirir mayor importancia son aquellos que reúnen y filtran la información desde fuentes externas, así como los que se diseñan para ayudar al planeamiento estratégico.
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CAPITULO 2. LA NUEVA CIENCIA DE LA DECISIÓN GERENCIAL (SIMON) Los Procesos de la decisión Gerencial En el siguiente capitulo se pretenderá analizar al gerente en todos los estadios que conlleva una decisión y no simplemente en el acto de decidir. El ejecutivo como decididor. La toma de decisiones abarca cuatro fases principales: 1- Encontrar ocasiones para tomar una decisión. -Inteligencia2- Hallar posibles cursos de acción. -Diseño3- Elegir entre los posibles cursos de acción. -Elección4- Evaluar las selecciones pasadas. -RevisiónEntrelazamientos Generales La actividad de inteligencia precede al diseño, y la de diseño precede a la elección. Cada etapa en la toma de una decisión determinada representa por si misma un complejo proceso de toma de decisiones. Por ejemplo, la fase de diseño puede requerir nuevas actividades de inteligencia; los problemas a un nivel dado generan subproblemas que, a su vez, requieren nuevas fases de inteligencia, diseño y elección, y así sucesivamente. No obstante las tres fases a menudo son claramente identificables cuando se desarrolla el proceso de toma de decisiones y aparecen ligadas a las etapas de soluciones: ¿Cuál es el problema ? ¿ Cuáles son las alternativas ? ¿Cuál es la mejor alternativa? Desarrollo de las actitudes de toma de decisión Por lo general se cree que los buenos decididores nacen, no se hacen. Esta es una verdad a medias, ya que si bien cada uno posee diferentes dotes naturales (inteligencia y voluntad), la practica, el aprendizaje y la experiencia desarrollan estos dotes, convirtiéndolas en una actitud madura. Por tanto, las aptitudes que se emplean en los procesos de inteligencia, diseño y elección son susceptibles de ser aprendidas. Responsabilidad del ejecutivo en las decisiones de una organización La tarea del ejecutivo implica no solo tomar decisiones el mismo, sino también procurar que la organización o un sector que dirige lo haga de manera eficaz. Las aptitudes de diseño y mantenimiento de los sistemas modernos de toma de decisión, que llamamos organizaciones, son aptitudes 1
menos intuitivas; por ende; aún mas susceptibles de entrenamiento que las aptitudes de la toma personal de decisiones. Decisiones programadas y no programadas Se distinguen dos tipos polares de decisiones programadas y no programadas, respectivamente. No constituyen dos tipos de decisiones, sino que forman una serie continua en donde en un extremo se encuentran las decisiones altamente programadas y en el otro las no programadas. Las decisiones se programan a medida que son repetitivas y de rutina, es decir cuando se elaboró un modelo mediante el cual no deba tratárselas cada vez que se presentan. Las decisiones son no programadas en la medida en que resultan novedosas, no estructuradas e inusitadamente importantes. No existe un modelo para manejar el problema, por que este no ha surgido antes, o por que su naturaleza y estructura es compleja y huidiza, o posee relevante importancia. Una colección de reglas de reglas de procedimientos es un programa, que permite una respuesta adaptativa del sistema a la situación. Dado que el hombre posee algunas capacidades generales de solución de problemas, ante cualquier tipo de situación, por más novedosa y desconcertante que sea, las personas pueden abordarla mediante cierta programación, razonando en función de medios y fines. La primera razón para distinguir entre decisiones programadas y no programadas proviene del hecho de que se utilizan diferentes técnicas para manejar estos dos aspectos de la toma de decisiones. Métodos tradicionales de toma de decisiones Son métodos ampliamente comprendidos y difundidos en las organizaciones humanas. Técnicas tradicionales para las decisiones programadas. 1- El hábito es el mas general de los métodos, Las memorias colectivas de los miembros de la organización, constituye la base de hechos, conocimientos, aptitudes y procedimientos para la toma de decisiones. La organización puede suministrar en parte esos hábitos o adquirirlos por medio de personas que los hallan internalizado en instituciones educativas y experiencias anteriores. 2- Procedimientos operativos estándar son similares a los anteriores, con la diferencia de que estos han sido formalizados mediante programas escritos. 3- La estructura de la organización determina una estructura de subobjetivos para servir como criterios de elección en varias partes de la organización, y fija responsabilidades de inteligencia en determinadas unidades de la misma, para investigar el ambiente y comunicar acontecimientos que requieran una especial atención en la toma de decisiones. Por tanto es esencial poseer canales de 2
información bien definidos, para lograr una estructura de objetivos y subobjetivos acorde a la división del trabajo y a la asignación de responsabilidades. Técnicas tradicionales para decisiones no programadas 1- Criterio, intuición y creatividad Si bien la toma de decisiones no programadas dependen de un poseso psicológico, estas se pueden mejorar mediante: i- El entrenamiento profesional en los principios básicos de un pensamiento ordenado. ii- El entrenamiento mediante la experiencia y la rotación planificada de los empleados que la organización puede brindar y que a veces se puede complementar con un entrenamiento gerencial avanzado. De esta forma se logra utilizar el entrenamiento y la experiencia planificada como medida para mejorar la toma de decisiones no programadas. El diseño apropiado de la estructura de la organización puede llegar a facilitar la toma de decisiones tanto programadas como no programadas. Un principio importante de diseño de la organización es “la ley de Gresham del planeamiento”, la cual afirma que la actividad programada tiende a expulsar a la actividad no programada. De este enunciado se desprende que debe existir una correcta asignación de responsabilidades dentro de la organización en lo que respecta a la toma de decisiones no programadas, por ende en las organizaciones modernas este tipo de decisiones son tomadas por unidades especializadas, tales como el departamento de investigación de mercados e Investigación y Desarrollo -Inteligencia-, mientras que los departamentos de planeación y de desarrollo de producto realizan actividades de diseño. Nuevas técnicas para la toma de decisiones programadas Investigación operativa. Se puede considerar como la aplicación del método científico a los problemas gerenciales, que en realidad representa una continuación de la gerencia científica (Taylor, etc), la investigación operativa aportó a la toma de decisiones gerenciales un punto de vista que se denomina “Planeamiento de los sistemas”, que consiste en proyectar los componentes de un sistema y tomar decisiones en su marco a la luz de sus repercusiones sobre el sistema. Consiste en: 1- El análisis económico tiende a explicar el funcionamiento racional de un sistema complejo mediante la interacción de sus variables, y toma al sistema de precios como un posible regulador de mecanismos para descentralizar decisiones sin ignorar las interacciones entre los subsistemas. 3
2- El desarrollo y adaptación de técnicas matemáticas para analizar el comportamiento dinámico del sistema complejo. Los instrumentos matemáticos Entre ellos encontramos la programación lineal, la teoría de las colas, la teoría de los juegos, etc. Cualquiera sea el instrumento matemático la regla general para utilizarlo es la siguiente: 1- Elaborar un modelo matemático que satisfaga las condiciones del instrumento por utilizar y que refleje los factores importantes en la decisión gerencial. 2- Definir la función de criterio o valores, una medida para utilizar en las comparaciones de los beneficios relativos para los posibles cursos de acción. 3- Estimaciones empíricas de los parámetros numéricos del modelo. 4- Llevar a cabo los cálculos matemáticos para encontrar los posibles cursos de acción. Las dificultades de cuantificación de las variables son una barrera, conjuntamente con los limites del poder de la computación (para calcular los posibles resultados del modelo). La computadora hace su entrada Las computadoras sirven para poder realizar simulaciones del comportamiento del sistema, pero para ello debemos cuantificar las variables y hacer estimaciones numéricas de los parámetros del sistema. Los beneficios que acarrea la incorporación de computadoras son: 1- Un alto nivel de automatización de la toma de decisiones programadas de rutina y en el procesamiento de datos. 2- Las esferas de extender la toma de decisiones programadas con mayor rapidez, a medida que se pueden implementar instrumentos de investigación operativa. La fabrica automatizada opera sobre la base de decisiones programas, producidas en las oficinas casi automatizada que esta a su lado. Soluciones Heurísticas de problemas Si se entiende como se realiza algo y los procesos intervinientes en esa tarea , se puede tratar de mejorar y encontrar alternativas. Por tanto se describirán los nuevos descubrimientos acerca del procesamiento de información en le hombre y la computadora para la resolución de problemas. La comprensión problemas
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proceso
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humano
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solución
de
Un sujeto ante una situación problemática trata de comparar el problema con alguna solución que ya conoce; busca similitudes y diferencias que le sugieren subproblemas cuya solución puede contribuir a la solución del problema principal. Cada subproblema puede generar a su vez nuevos subproblemas, hasta llegar a un problema que puede llegara a ser solucionado directamente. Luego asciende hasta el nivel superior de problemas y gradualmente trata de ensamblar las soluciones que le sirven para solucionar el problema principal (en cierto nivel nada parece complicado). Simulación del pensamiento Humano Respuesta flexible y adaptativa Las computadora solo pueden hacer aquello para lo cual fueron programadas, un ser humano puede pensar, aprender y crear porque el programa que sus dotes biológicos le confieren, junto con los cambios en ese programa, producidos por la interacción con su medio después del nacimiento, le permiten pensar, aprender y crear. Por ende si se pretende resolver problemas mediante computadoras estas deben simular el pensamiento humano; el cual es regido por programas que organizan multitudes de procesos simples de información en secuencia ordenadas y complejas que responden y se adaptan al ambiente de la tarea y a los datos que se extraen de ese ambiente a medida que se desarrollan las secuencias. Un programa general de solución de problemas La solución general de un problema avanza fijando objetivos, descubriendo diferencias entre la situación actual y el objetivo, hallando en la memoria o por búsqueda de algunos instrumentos o procesos adecuados para reducir diferencias. De esta manera funciona el GPS. Análisis de medios y fines en el GPS El solucionador general de problemas permite atacar tres tipos de problemas: 1- Objetivos de transformar. 2- Objetivos de reducir diferencias 3- Objetivos de aplicación. Objetivos de la de la simulación de solución de problemas 1- Automatizar la toma de decisiones no programadas. 2- Mejorar la toma de decisiones humanas. CAPITULO 4 El diseño de la organización: Los sistemas hombre-maquina En este capitulo se señalaran avances en la automatización y avances en las decisiones humanas, conjuntamente con la 5
integración de los componentes humanos y electrónicos en un sistema hombre-maquina. El ambiente rico en información En la actualidad con la tecnología moderna a menudo existen muy pocos motivos para transferir información a la memoria humana, la creciente facilidad al accesibilidad a los almacenes de información conducen a mantenerla en forma bruta o semiprocesada, especialmente en maneras legibles por maquinas y no por el hombre. Actualmente la tarea critica no es conseguir información sino filtrarla. La estructura jerárquica de la organización La organización puede describirse como una torta de tres pisos: 1- Piso inferior: procesos básicos (hacen a la producción del día a día) 2- Procesos de toma de decisiones programadas (gobiernan el funcionamiento del sistema) 3- Procesos de toma de decisiones no programadas (diseñar el sistema metas, objetivos, etc) La automatización del procesamiento de datos no modificara esta estructura . Los sistemas complejos son jerárquicos por: 1- Por la composición de sus subsistemas, ya que para montar un sistema se debe avanzar desde el fondo hacia arriba, por fusiones sucesivas de subsistemas. 2- Los sistemas jerárquicos requieren menor transmisión de información entre sus partes que otros tipos de sistemas. 3- Los sistemas jerárquicos disuelven la conexión entre complejidad y tamaño. Centralización y descentralización La cuestión no consiste en establecer si se descentralizara, sino hasta donde. Se quiere establecer el nivel apropiado de jerarquía de la organización para clase importantes de decisiones, para poder aprovechar al mayor capacidad analítica, para manejar las interrelaciones que suministra los nuevos desarrollos en la toma de decisiones. Autoridad y responsabilidad La automatización de los sistemas hace que la toma de decisiones que afectan diariamente a las personas se vean reducidas en el uso de la autoridad en forma coercitiva y se traspase este factor a una mayor responsabilidad en el diseño y mejoramiento de sistemas, así también como en la motivación y el entrenamiento de los subordinados. 6
Sistema de información y planeamiento Los sistemas de información que tiende a adquirir mayor importancia son aquellos que reúnen y filtran la información desde fuentes externas, así como los que se diseñan para ayudar al planeamiento estratégico.
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