Seminar Ski Pr-konferencija Za Stampu

MEGATREND UNIVERZITET PRIMENJENIH NAUKA FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

SEMINARSKI RAD IZ PREDMETA ODNOSI SA JAVNOŠCU

TEMA:

KONFERENCIJA ZA ŠTAMPU

Profesor: Student: Prof.Dr.Milivoje Pavlovic

SADRZAJ: KONFERENCIJA ZA ŠTAMPU………………………………………………………… ……………2 BITNI ELEMENTI KONFERENCIJE ZA ŠTAMPU…………………………………… ….............3 Osnovne poruke 3 Ček lista 3 Sinopsis 3 Lista novinara 4 Mesto i vreme održavanja konferencije 5 Govornici i medijator 5 Materijali koje je potrebno pripremiti 6 AKTIVNOSTI NAKON KONFERENCIJE ZA ŠTAMPU……………………………… ……………7 LITERATURA…………………………………………………………………………… ……………..8

2

KONFERENCIJA ZA ŠTAMPU Konferencija za štampu je najcešće korišćen nacin komuniciranja organizacije sa medijima. Ona predstavlja idealan nacin za saopstavanje podataka o vaznim dogadjajima kao sto su krizne situacije,prezentacije znacajnih novih proizvoda,objavljivanje finansijskih rezultata,uspesne privatizacije,ulaganja,investicije,potpisivanje znacajnog ugovora,otvaranje nove fabrike,velika katastrofa… Saziva se za plasiranje obavestenja o krupnijim poduhvatima ili dogadjajima iz zivota organizacije,koje traze dodatna objasnjenja odgovornih i kompetentnih lica. To je svakako jedan od najznacajnijih medijskih dogadjaja organizacije.

3

Slika 1 – Izvor : www.mediacenter.org.yu

Konferencije za stampu klasifikuju se kao redovne,vanredne i specijalne. Mogu biti otvorene (za sve akreditovane novinare),za odabrane ucesnike i zatvorene (za glavne urednike ili resorne specijaliste). Sa ovih poslednjih,koje se nazivaju i brifing (briefing),uglavnom se ne izvestava,vec one sluze kao neki vid internog informisanja ili usmeravanja. Konferencije za stampu je najbolje pripremati u slucaju potpisivanja vaznog ugovora,pocetka novog projekta, predstavljanja godisnjeg izvestaja,neke krizne situacije,otvaranja nove fabrike ili ulaska nove kompanije na trziste,udruzivanja dva preduzeca itd. Da bi konferencija stampu uspela,mora biti dobro pripremljena. Sa lose planiranom i izvedenom,ili nepotrebno organizovanom konferencijom rizikuje se gubljenje poverenja od strane novinara,za sledeci put kada ce njihovo prisustvo biti zaista vazno. Uvek treba imati na umu da svaki nov proizvod nije sasvim dovoljam razlog za sazivanje konferencije za stampu. U los razlog spada i kritikovanje neke nepovoljne price o kompaniji,koja se pojavila u medijima. Razlog za sazivanje konferencije mora biti dogadjaj od posebne vaznosti kada organizacija na jednom mestu prenosi vest svim novinarima odjednom.

4

BITNI ELEMENTI KONFERENCIJE ZA ŠTAMPU Pre konferencije za stampu potrebno je: -definisati osnovne poruke -sastaviti cek listu -pripremiti scenario konferencije -definisati listu novinara -odrediti mesto i vreme dogadjanja -odrediti ucesnike i medijatora -definisati sve potrebne materijale za konferenciju i za press kit.

OSNOVNE PORUKE Definisu se na osnovu ciljeva konferencije,a namera je postizanje sto veceg publiciteta u javnosti. Kao pomoc nam sluze pitanja: kako ucesnici konferencije razmisljaju o predmetu konferencije? Kako zelimo da oni razmisljaju nakon konferencije? Sve sto se javno kaze na konferenciji za stampu mora biti visestruko provereno i dostupno svim novinarima pod istim uslovima. Nije preporucljivo da se neki ucesnik izdvaja time sto ce mu se neka pojedinost kazati “u poverenju” ili nezvanicno. ČEK LISTA To je popis svih stvari i aktivnosti koje su potrebne za organizovanje press konferencije. Neophodno je navesti I odgovornu osobu ili podizvodjaca kako bi znali ko je zaduzen za sta. Lista se redovno kontrolise I po potrebi azurira I ona sluzi kao glavni kontrolor. SINOPSIS To je scenario konferencije. Ukljucuje tajming,teme govornika,eventualno prikazivanje korporativnog filma ili nekog drugog video materijala i vreme trajanja. Formalni deo konferencije za novinare moze trajati najvise 30 minuta,a nakon toga sledi neformalni deo za davanje izjava, intervjua i neformalne razgovore sa novinarima. Trajanje je takodje oko 30 minuta. (Konferencija ne treba da traje duze

5

od jednog sata;najuspesniji su oni susreti koji ne traju duze od jednog skolskog casa). Sinopsis moze izgledati ovako: -uvod (kratak pozdrav,predstavljanje razloga za sazivanje konferencije,njenog okvirnog rasporeda, predstavljanje govornika i materijala) – 3 minuta -predstavljanje glavne teme ili tema (maximalno 3 govornika i medijator) – 5 minuta -duzina pojedinog izlaganja – 5 minuta -diskusija – 10 minuta -odgovori na pitanja -koktel

Slika 2 – Izvor: www.mediacenter.org.yu

LISTA NOVINARA To je mailing lista koju mora da ima i stalno dopunjava svaki profesionalac zaduzen za odnose sa medijima. Sluzba za odnose sa javnoscu pobrinuce se da na konferenciju budu pozvani pravi novinari,specijalisti za konkretnu temu ili oni s kojima vec postoji pozitivno iskustvo. PR menadzeri su duzni da redovno azuriraju 6

postansku listu po sektorima,kako se pozivi ne bi slali ljudima koji tamo vise ne rade ili mozda nisu u zivotu. MESTO I VREME ODRZAVANJA KONFERENCIJE ZA NOVINARE Konferenciju je potrebno pripremiti u odgovarajucem prostoru. Ako otvaramo fabriku najbolje je konferenciju upriliciti u samoj fabrici,kako bi se novinarima kasnije mogao i pokazati proizvodni proces,a ako se radi o potpisivanju vaznog ugovora treba izabrati reprezentativnu lokaciju. Mesto odrzavanja potrebno je urediti na odgovarajuci nacin da bude prepoznatljivo o cijoj konferenciji se radi,tako da,osim cvetnog aranzmana i zastavica sa logotipom kompanije ili organizacije, treba istaknuti i ostale elemente vizuelnog identiteta organizacije. Na govornickom stolu treba pripremiti plocice sa imenima i funkcijama govornika koje pripremamo unapred postujuci hijerarhijski redosled. Ispred prostorije gde se konferencija odrzava trebalo bi pripremiti oznake i pobrinuti se za garderobu. Takodje se treba pobrinuti i za parking mesta i oznaciti ih na odgovarajuci nacin. Lokacija treba da bude laka za pronalazenje,po mogucstvu u centru grada ili u samoj kompaniji. Dan u nedelji i vreme odrzavanja konferencije moraju biti pazljivo odabrani. Petak i ponedeljak nisu najpogodniji za susrete sa novinarima. Jutarnje i popodnevne termine treba takodje izbegavati. Mora se uvazavati vreme koje je pogodno vecini medija,a narocito rokovi u kojima se zakljucuju dnevni listovi. Termini konferencija ne smeju se poklapati sa ranije najavljenim vaznijim dogadjajima od sireg javnog interesa,pa ni sa terminima utakmica u popularnim sportovima. Po strucnjacima iz prakse,najbolje vreme za odrzavanje su utorak,sreda ili cetvrtak i to izmedju 11 i 13 sati. GOVORNICI I MEDIJATOR Govornici se odredjuju u skladu sa temom konferencije.Ne bi ih smelo biti vise od troje. Najvazniji govornik sedi desno od medijatora,drugi najvazniji sa leve strane medijatora,a treci govornik kraj desnog govornika. Raspored sedenja je jako vazan i on moze biti skolski,djacki,bioskopski,pravougaoni sistem,t-sistem,raspored za okruglim stolom (“viteski” sistem) i govornica. Medijator moze biti iz same organizacije ili neko angazovan sa strane. Njegova uloga je da vodi konferenciju,da preda rec govornicima,da napravi kratak uvod I da vodi pitanja koja postavljaju novinari,a ako primeti da se konferencija oduzila,njegova je uloga I da ucini logican kraj,uz napomenu da se razgovori sa govornicima mogu nastaviti na neformalnom delu druzenja. 7

Govornici moraju dobro da poznaju teme konferencije,moraju biti pripremljeni na krizna pitanja, moraju biti upoznati sa nacinom obracanja novinarima,nacinom koriscenja mikrofona,nacinom na koji daju izjave itd. Takodje je vrlo bitno da se vodi racuna o njihovom izgledu,oblacenju,nacinu sedenja. Kod pripreme govornika treba voditi racuna da se ne udalje od glavne teme i ne odu previse u detalje. Pre same konferencije treba imati kratak briefing sa ucesnicima konferencije kako bi redosled izlaganja i teme bili dogovoreni,a i kako bi se oni medjusobno upoznali. Govornici se moraju upoznati i sa sadrzajem materijala za novinare i sinopsisom. Konsultativni briefing i trening za ucesnike obavlja PR menadzer. On istovremeno savetuje,naglasava,predvidja nezgodna pitanja,upoznaje ucesnike sa vrstom medija koji dolaze,preporucuje kako da se donose sa novinarima. Na konferenciji kljucnu ulogu ima direktor (predsednik,generalni direktor) koji daje ton dogadjanju, vodi glavnu rec i odgovara na pitanja novinara. Uspeh konferencije zavisi od njegovih komunikacijskih i drugih sposobnosti. Potrebno je pokriti i sledeca pitanja: -Ko ce predstaviti novinare? -Ko od predstavnika organizacije ce biti prisutan? -Ko ce biti zaduzen za pojedina pitanja i ko ce odgovarati na pitanja? -Ko ce nakon zavrsene konferencije biti na raspolaganju za eventualne radijske i televizijske izjave i intervjue? -Ko ce voditi razgledanje fabrike,hotela ili banke? Treba napomenuti da,ukoliko se pozivaju i strani novinari (akreditovani ili povremeni dopisnici), domacin je duzan da obezbedi prevodioce za nekoliko najfrekventnijih jezika,ili bar za engleski.

8

Slika 3 – Izvor : www.eamedia.org

MATERIJALI KOJE JE POTREBNO PRIPREMITI -LISTA NOVINARA – (popis novinara)- stalni novinari sa kojima je kompanija vec uspostavila saradnju i koji redovno prate poslovanje organizacije, novinari za odredjena podrucja ( ekonomska rubrika,beogradska,IT,zdravstvo,obrazovanje…),dopisnici medija itd. -POZIV – Novinari se na konferenciju za stampu pozivaju pisanom pozivnicom u kojoj su pregledno navedeni povod za razgovor,vreme i mesto odrzavanja. Pozivnica je ispunjena kurtoaznim recima,narocito na pocetku i na kraju, i stize na adresu novinara pet do sedam dana pre dogadjaja (izuzev u slucaju vanrednih i specijalnih konferencija za stampu gde su dozvoljena odstupanja od ovih pravila). Pravila lepog ponasanja obavezuju da imena pozvanih budu korektno napisana na pozivnici,ako je moguce,zajedno sa funkcijom koju trenutno obavljaju. Isti obziri nalazu da se pozivnica uputi i direktoru,odnosno glavnom uredniku glasila. Ako je mesto odrzavanja izvan uzeg gradskog jezgra ili u drugom gradu,daju se jasna uputstva o obezbedjenom besplatnom prevozu. Uz poziv se moze poslati i posebna informacija za stampu,koji mediji mogu da korista za najavu dogadjaja. Dan pre konferencije treba proveriti dolazak medija i treba pitati novinare da li su im potrebne neke dodatne usluge ili informacije,ako dolaze novinari sa televizije ili radija treba im osigurati eventualnu telefonsku liniju (javljanje uzivo),a ukoliko je vreme odrzavanja konferencije blizu deadline-u za dnevne novine,dobro je imati na 9

raspolaganju i jedan kompjuter sa internet vezom ako neki novinar mora odmah da posalje izvestaj,a trebalo bi ranije proveriti i osvetljrnj prostora i uticnice zbog kamera. Novinari se pri dolasku moraju evidentirati tj. Upisati ime,prezime,medij,broj telefona i eventualno kada ce objaviti informaciju. -PRESS KIT – Novinare na dolasku na konferenciju treba pozdraviti i predati im takozvani press-kit (fasciklu ili kesu sa materijalima). Ona obicno sadrzi: -saopstenje za stampu -dodatni materijal sa pojasnjenjima -prospekt,brosuru -prigodan poklon-nesto od korporativnog materijala (blok,hemijska,agenda) -uzorak proizvoda

AKTIVNOSTI NAKON KONFERENCIJE Nakon zavrsetka sluzbenog dela treba se pobrinuti da novinari dobiju od govornika izjavu ili intervju,odnosno da se dogovore za kasnije termine istih. Nakon toga cesto sledi razgledanje organizacije,proizvodne linije,a nakon toga organizuje se prigodan koktel.Uobicajeno je da se novinari ponude kafom ili sokovima,nekada i sendvicima,ali ne i alkoholom. Neeticno je i pozvati novinare na rucak posle konferencije za stampu. Takodje nije umesno davati ucesnicima konferencije skupocene poklone,vec hemijske olovke,naliv pera,beleznice,rokovnici,kalendari, kao skromni znak paznje. Medijima koji se nisu pojavili na konferenciji naknadno se salju materijali (pre svega saopstenje za stampu) i potrebno ih je obavestiti ako su na konferenciji saopstene neke vazne informacije ili ako su doneseni neki zaključci. Nakon konferencije trebalo bi pratiti clanke u medijima kako bi se mogao oceniti publicitet, ali i pripremiti analiza konferencije za novinare. Izvestaj o uspesnosti konferencije se pravi uzimajuci u obzir dobre i lose elemente pripreme konferencije. Ova analiza je narocito dobra jer ukazuje na predloge koji omogucuju poboljsanje kvaliteta sledece konferencije.

10

LITERATURA: - Maricic B., (2002), Odnosi sa javnoscu, Ekonomski fakultet, Beograd - Maricic B., (2002), Ponasanje potrosaca, Savremena administracija, Beograd - Ogilvy D., (1985), Ogilvy on Advertising, Vintage Books, New York - Pavlovic M., (2004), Odnosi sa javnoscu, Megatrend univerzitet primenjenih nauka, Beograd - Rakita B., (2003), Medjunarodni marketing, Ekonomski fakultet, Beograd - Vracar D., (1999), Strategija trzisnog komuniciranja, Ekonomski fakultet, Beograd evo sta je rekao u vezi ispita pitsnj koja su najverovatnija fotografija u PRu blog brend i brendiranje kibernetska estetika takodje obratit paznju na vazne datume u knjizi ispit ce se sastojati primarno od pitanja iz rada, a moze da da i neka iz knige

11