Samenwerken Tweepuntnul Juli 2009

Werken in de wolken Een bijeenkomst plannen voor een ondernemingsraad is soms lastig. Zeker als je meerdere vestigingen hebt, OR-leden met verschillende werktijden, vrije dagen of zelfs ploegen. En wat doe je dan in die bijeenkomst: notulen vaststellen, informatie uitwisselen, eerste oordelen geven, rondvraag stellen? Veel onderdelen van de klassieke vergader-agenda kunnen op afstand van elkaar gedaan worden op een tijd en manier die de deelnemers schikt. Dan houd je in bijeenkomsten dat deel van de agenda over waar het echt omgaat: met elkaar samen in gesprek zijn. Ga eens na wat je op afstand kunt doen en wat samen. En als je het samen doet, heeft het dan een meerwaarde om fysiek bij elkaar te komen? Informatie uitwisselen in een vergadering is snel complex. Of iemand nu veel vertelt of een berg sheets heeft is in alle gevallen vermoeiend. Vragen die ad hoc gesteld worden, zijn niet altijd de beste. Veel makkelijker om dat in eigen tempo te doen. Schrap dat van een agenda. De toelichting kan van meerwaarde zijn, maar richt die op de hoofdlijn, de discussiepunten of organiseer de toelichting naar aanleiding van voorbereide vragen. Zorg dat documenten, sheets, notulen en dergelijke voor deelnemers beschikbaar zijn, zodat ze die in hun eigen tempo kunnen verwerken voor de vergadering. Sommige ondernemingsraad richten een projectsite in. Bij zo een site staat een kalender met belangrijke data, een actielijst, ruimte om berichten te posten en ruimte om documenten te plaatsen. Niet alleen is er dan op één plaats alle informatie voor handen rond een project maar ook is te zien wie wanneer online zijn en wat doen. En dus ook wie er al een poos niet gekeken hebben op de site. Voorbeelden zijn www.basecamphq.com of www.ning.com Handig is het als een document online, dus via internet, beschikbaar is en alle OR-leden erin mogen schrijven. Zodoende kan iedereen zijn vragen kwijt en kunnen OR-leden zien wat anderen voor opmerkingen hadden. Eventueel kan de ‘eigenaar’ van het document of iemand uit de OR periodiek alle opmerkingen ordenen. In Google is er naast het klassieke zoeken ook de mogelijkheid samen aan documenten te werken. Dat onderdeel heet Google Docs. Daarin is precies te regelen wie welk document mogen zien of mogen bewerken. Ook kunnen er mailwaarschuwingen gemaakt worden, zodat er een berichtje komt als er iets gewijzigd is. Op zo een manier zijn ook rondvragen te verzamelen of opmerkingen over het verslag te verzamelen. Dat is handiger dan mail omdat op één plek de brontekst en reacties te vinden zijn. Dat scheelt meerdere mails met elkaar vergelijken. Zorg dat als de ondernemingsraad bij elkaar komt er ook echt een meerwaarde voor het samenzijn is. Doe apart wat apart kan en samen wat samen moet. Uiteraard vraagt deze werkwijze ook weer oefening en is het even ervaring opdoen om te zien of het werkt.