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INVESTIGACIÓN: EL RETO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Jiménez Jiménez Karen Jazmín Lanchimba Lema Erika Alexandra Ing. Santiago Díaz

Licenciatura en Administración de empresas

Quito, 2019

Tabla de contenido Introducción ............................................................................................................................................ 1 El reto de los sistemas de información ................................................................................................... 2 ¿Qué es un sistema de información?.................................................................................................. 2 Entrada de información: ................................................................................................................. 2 Almacenamiento de información: .................................................................................................. 2 Procesamiento de la información: .................................................................................................. 2 Salida de información: .................................................................................................................... 3 La diferencia entre las computadoras y los sistemas de información ................................................ 3 Diferentes tipos de sistemas ............................................................................................................... 3 Sistemas de procesamiento de transacciones ................................................................................ 4 Sistemas de información gerencial para el soporte de decisiones (MIS) ....................................... 5 El proceso administrativo cambiante ................................................................................................. 5 Implementación .............................................................................................................................. 5 La naturaleza cambiante en la tecnología de la información ......................................................... 6 El carácter cambiante en las aplicaciones .......................................................................................... 7 La necesidad de planear la arquitectura de información en una institución ..................................... 7 Enfoques contemporáneos sobre los sistemas de información ........................................................... 8 Enfoque técnico. ............................................................................................................................. 9 Enfoque conductual. ....................................................................................................................... 9 Los sistemas socio técnicos ........................................................................................................... 10 El reto de los sistemas de información: cuestiones principales de administración. ........................ 11 Bibliografía ............................................................................................................................................ 12

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Introducción Un sistema de información es una herramienta con la finalidad de ayudar al control planeación y operaciones de una empresa con la finalidad de proporcionar información a la administración y podemos decir que la información que proporciona un sistema de información ayuda a la gerencia en la toma de decisiones ya que esta clasifica la información de acuerdo a su importancia dando origen así a todas las estrategias y resoluciones que va a utilizar la organización al momento de llevar a cabo la toma de decisiones. Los sistemas de información son más complejos y la mejor manera de comprenderlos es analizarlos desde una perspectiva de tecnología y de negocios. Los sistemas de información contienen información sobre personas, lugares y cosas importantes dentro de la organización, o en el entorno que la rodea. Por información nos referimos a los datos que se han modelado en una forma significativa y útil para los seres humanos. Por el contrario, los datos son flujos de elementos en bruto que representan los eventos que ocurren en las organizaciones o en el entorno físico antes de ordenarlos e interpretarlos en una forma que las personas puedan comprender y usar. Podemos plantear la definición técnica de un sistema de información como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar los procesos de toma de decisiones y de control en una organización. Además de apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de información también pueden ayudar a los gerentes y trabajadores del conocimiento a analizar problemas, visualizar temas complejos y crear nuevos productos.

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El reto de los sistemas de información ¿Qué es un sistema de información? Según Stair & Reynolds (2000) un sistema de información es: Es un tipo especializado de sistema que puede definirse de muchas maneras. Como ya se dijo, un SI es un conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar (entrada), manipular (proceso) y diseminar (salida) datos e información y para proveer un mecanismo de retroalimentación en pro del cumplimiento de un objeto. (p. 15)

Es decir, un sistema de información es un conjunto de datos que interactúan entre sí con un fin común. En informática, los sistemas de información ayudan a administrar, recolectar, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información relevante para los procesos fundamentales y las particularidades de cada organización. Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas: Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc. Almacenamiento de información: es una de las actividades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardad en la sesión o proceso anterior. Procesamiento de la información: esta característica de los sistemas permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un año base.

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Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnéticas, diskettes, la voz, etc. La diferencia entre las computadoras y los sistemas de información Aun cuando los sistemas de información basados en las computadoras emplean tecnología de computación para procesar datos e información significativa, existe una diferencia profunda entre una computadora y un programa de computadoras, y un sistema de información. Las computadoras electrónicas y sus programas relativos de software son los fundamentos técnicos, las herramientas y los materiales de los modernos sistemas de información. Las computadoras constituyen el equipo para almacenar y procesar la información. “Los programas de computadoras o software son conjuntos de instrucciones operativas que dirigen y controlan el procesamiento mediante computadoras” (Laudon & Laudon, 1996, pág. 10). Saber cómo trabajan las computadoras y los programas de cómputo es importante para el diseño de soluciones a los problemas de la institución, pero la razón de emplearlas se deriva del sistema de información del que las computadoras sólo son una parte Diferentes tipos de sistemas Los sistemas pueden clasificarse de acuerdo con numerosas dimensiones; pueden ser simples o complejos, abiertos o cerrados, estables o dinámicos, adaptables o no adaptables, permanentes o temporales.

4 Tabla 1. Tipos de sistema

TIPO DE SISTEMA

CARACTERISTICA

Posee pocos componentes, y cuya relación o interacción Simple entre ellos es sencilla y directa Abierto Interactúa con su entorno Sufre escasos cambios al Estable paso del tiempo Es capaz de modificarse en Adaptable respuesta a cambios en el entorno Esta diseñado para existir Permanente durante un periodo relativamente largo (Stair & Reynolds, 2000, pág. 10)

TIPO DE SISTEMAS

CARACTERISTICAS

Posee muchos elementos Complejo estrechamente relacionados e interconectados Cerrado

No interactúa con el entorno Sufre rápidos y constantes Dinámico cambios al paso del tiempo No Es incapas de modificarse en adaptable respuesta a cambios en el entorno Temporal

Esta diseñado para existir durante un periodo relativamente corto.

Además también existe otra clasificación en la cual se encuentran: Sistemas de procesamiento de transacciones Los gerentes operacionales necesitan sistemas que lleven el registro de las actividades y transacciones elementales de la organización, como ventas, recibos, depósitos en efectivo, nóminas, decisiones de créditos y el flujo de materiales en una fábrica. Los Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS) proveen este tipo de información. “Un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema computarizado que efectúa y registra las transacciones diarias de rutina necesarias para realizar negocios, como introducir pedidos de ventas, reservaciones de hoteles, nómina, registro de empleados y envíos” (Laudon & Laudon, 2012, pág. 46). El principal propósito de los sistemas en este nivel es responder a las preguntas de rutina y rastrear el flujo de transacciones por toda la organización.

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Sistemas de información gerencial para el soporte de decisiones (MIS) La gerencia de nivel medio necesita sistemas para ayudar con las actividades de monitoreo, control, toma de decisiones y administrativas. “Los MIS sintetizan e informan sobre las operaciones básicas de la compañía mediante el uso de datos suministrados por los sistemas de procesamiento de transacciones” (Laudon & Laudon, 2012, pág. 47). El proceso administrativo cambiante La introducción o alteración de un sistema de información tiene un poderoso impacto sobre el comportamiento y la organización. Los cambios en la forma en que se define la información, se accede a ella y se utiliza para administrar los recursos de la organización, conducen con frecuencia a nuevas distribuciones de autoridad y poder. Este cambio interno en la organización genera resistencia y oposición, además de que puede conducir al deceso de un sistema que por lo demás sería bueno. Según Laudon & Laudon (2012) afirma que: Un porcentaje muy grande de los proyectos de sistemas de información sufren tropiezos debido a que no se lidió de manera adecuada con el proceso del cambio organizacional relacionado con la construcción del sistema. La construcción exitosa de un sistema requiere de una administración del cambio cuidadosa. (p. 540)

Implementación Para administrar con efectividad el cambio organizacional relacionado con la introducción de un nuevo sistema de información, es imprescindible examinar el proceso de implementación.

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“La implementación se refiere a todas las actividades organizacionales cuya finalidad es adoptar, administrar y volver rutinaria una innovación, como por ejemplo un nuevo sistema de información” (Laudon & Laudon, 2012, pág. 540). En el proceso de implementación, el analista de sistemas es un agente del cambio. El analista no sólo desarrolla soluciones técnicas, sino que también redefine las configuraciones, interacciones, actividades laborales y relaciones de poder de los diversos grupos en la organización. El analista es el catalizador para todo el proceso del cambio y es responsable de asegurar que todas las partes involucradas acepten los cambios creados por un nuevo sistema. El agente del cambio se comunica con los usuarios, actúa como mediador entre los grupos de interés rivales y se asegura de que el ajuste organizacional relacionado con dichos cambios esté completo. La naturaleza cambiante en la tecnología de la información La naturaleza cambiante de la red, nos obliga ocasionalmente a ajustar los términos a fin de que reflejen la incorporación de nueva Información y servicios así como el desarrollo de nuevas tecnologías. Como Usuario, entiende y acepta que Valores Corporativos, donde podrá en cualquier momento, actualizar o modificar sin previo aviso. Pero en un sentido más amplio, la cuestión del comercio electrónico bien podría servir como símbolo de la nueva era y de la naturaleza cambiante de los asuntos que afectan a los gobiernos locales en Estados Unidos. Si 1998 llega a ser el año recordado como el comienzo de la "era del comercio electrónico", también debería ser reconocido por enviar el siguiente mensaje a todos los funcionarios gubernamentales: A medida que la tecnología cambia la manera en que vivimos y trabajamos, también cambiará la naturaleza de los desafíos a los gobiernos locales y por lo tanto requiere nuevas maneras de hacer frente a esos desafíos.

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El carácter cambiante en las aplicaciones El actual auge de las Tecnologías de la Información (TI) está generando una gran cantidad de nuevos conocimientos. Debido al dinamismo que presentan y a su carácter tan cambiante, no pueden ser contemplados en los planes de estudio de las titulaciones de Informática. Estos conocimientos son solicitados de manera creciente por la avalancha de empresas que buscan en las Telecomunicaciones el complemento a los servicios que ofrecen. Dentro de las TI merece especial interés el fenómeno Internet, respecto al que actualmente existe una creciente demanda de profesionales que permitan a las empresas y organizaciones poder aprovechar las nuevas oportunidades de negocio que se están creando y utilizar este medio para aumentar su competitividad. La necesidad de planear la arquitectura de información en una institución La necesidad surge a partir de la siguiente definición “Una arquitectura de información es un diseño o plano para modelar los requerimientos de información global de una empresa.” (Xosé López, 2012,p16) tomando en cuenta esta definición podemos aclar que que una arquitectura de información es importante en una institución ya que ayuda a representar de una manera adecuada las necesidades de información de una organización, relacionándolas con procesos de negocios específicos y documentando sus relaciones. Acorde a otros autores también explican el porqué de la necesidad de una aquitectura por ejemplo según esta (Cam, 2003) ayuda a ubicar rápidamente la información, encontrar con el menor esfuerzo, establecer relaciones o enlaces, además de reducir costos de mantenimiento y procesos de reingeniería. (p3) como bien se sabe es importante que en una institución se trabaje de una manera productiva y esta lo hare si cuenta con una arquitectura de información adecuada.

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Los beneficios se reflejan en la facilidad de integración de los sistemas, datos e información; en procesos documentados y datos en un repositorio central; en el apoyo en el control de los datos, la gestión de la información y funciones de inventario de datos; en la comprensión del negocio y la generalización de un vocabulario estandarizado y en la identificación de la redundancia de datos y duplicación de procesos (Cam, 2003) una correcta arquitectura de información solo trae consigo un sinnúmero de beneficios para una institución permitiéndole así alcanzar sus metas

Enfoques contemporáneos sobre los sistemas de información

Fuente: sistemas de información gerencial (Laudon K. C., 2008) Como se puede ver el estudio de sistemas de información consta de dos metodologías o enfoques la técnica y del comportamiento o conductual estos sistemas de información son societecnicos pero a continuación hablaremos de cado uno de estos para tener un conocimiento más profundo acerca de los enfoques de sistemas de información

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Enfoque técnico. Cuando hablamos de un enfoque técnico es necesario aclarar que “Las disciplinas que contribuyen a la metodología técnica son: informática, ciencia de la administración e investigación de operaciones.” (Laudon K. C., 2008) es por lo antes mencionado que el enfoque técnico utiliza los modelos basados en matemáticas para el estudio de los sistemas de información por ejemplo la informática tiene como responsabilidad el tratamiento automático de la información y métodos de computación y entre otros como métodos de almacenamiento y acceso eficiente de datos La ciencia de la administración enfatiza el desarrollo de modelos para la toma de decisiones y las prácticas gerenciales .La investigación de operaciones se enfoca en las técnicas matemáticas para optimizar parámetros seleccionados de las organizaciones, como el transporte, el control de inventario y los costos de las transacciones. (Laudon K. C., 2008) Como se podrá ver el principal objetivo del enfoque técnico es el de optimizar y servir de apoyo en la toma de decisiones. Un ejemplo de ello lo podemos observar en el área de finanzas pues lo que un sistema de información ayudan a organizar presupuestos manejar flujos de caja analizar inversiones y evitar tomar decisiones erróneas. (Daniel Cohan Karen, 2008) Enfoque conductual. Una parte importante del campo de los sistemas de información se encarga de los aspectos del comportamiento que surgen en el desarrollo y mantenimiento a largo plazo de los sistemas de información. (Laudon K. C., 2008) Cuando nos referimos a un enfoque conductual a la forma en la que se comportan las personas y en este caso estaríamos diciendo del comportamiento que poseen las personas o su relación con los sistemas de información

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Los sociólogos estudian los sistemas de información con un enfoque hacia la manera en que los grupos y las organizaciones dan forma al desarrollo de los sistemas, y en cómo afectan a individuos, grupos y organizaciones. Los psicólogos los estudian con un interés en la forma en que los humanos que toman las decisiones perciben y utilizan la información formal Los economistas con el fin de comprender la producción de los bienes digitales, la dinámica de los mercados digitales y la forma en que los nuevos sistemas de información cambian las estructuras de control y costos dentro de la empresa. Como se puede observar el enfoque conductual es el impacto que tienen los sistemas de información en las personas y en todo su entorno Los sistemas socio técnicos Los provedores de hardware y sofware las empresas y su entorno son quienes producen los sistenas de informacion gerencial estos sistemas buscan la combinacion de la informatica administracion y la investigacion de operación con la finalidad de crear solociones También se encarga de los aspectos del comportamiento relacionados con el desarrollo, uso e impacto de los sistemas de información, que por lo general se analizan en los campos de la sociología, la economía y la psicología.”(Laudon, 2008,p29) El enfoque societecnico trata de obtener una perspectiva conjunta tanto como del enfoque técnico y social ya que están relacionadas entre sí. “la tecnología se debe cambiar y diseñar de tal forma que se ajuste a las necesidades organizacionales e individuales. Algunas veces, tal vez sea necesario “desoptimizar” la tecnología para lograr este ajuste. Las organizaciones y los individuos también deben cambiar

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por medio de la capacitación, el aprendizaje y el cambio organizacional planeado para permitir que la tecnología opere y prospere”. (Laudon, 2008,p29) En conclusión el enfoque técnico lo que busca es que los sistemas de información sea tratados en conjunto desde lo técnico y lo social en sí que todo funcione como un todo y no por separado ya que de esa forma no tienen la misma funcionalidad que juntas. El reto de los sistemas de información: cuestiones principales de administración. Entre las cuestiones principales de administración están el diseñar y ofrecer nuevos productos y servicios para redirigir y rediseñar sus organizaciones pero en si las distintas cuestiones que se debe plantear la administración 1. Diseñar sistemas que sean competitivos y eficientes 2. Entender los requerimientos del sistema dentro de un entorno global de negocios 3. Crear una arquitectura de información que de soporte a las metas de las institución 4. Diseñar sistemas que las personas puedan controlar ,entender y usar

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Bibliografía Cam, C. G. (2003). Arquitectura de la Información: diseño e implementación*. Pontificia Universidad Católica del Perú. Daniel Cohan Karen, E. A. (2008). Sistemas de informacion para los negocios . Mc graw Hill. Laudon, K. C. (2008). Sistemas de Informacion Gerencial Administracion de la Empresa Digital. Mexico: Pearson. Laudon, K., & Laudon, J. (1996). Administración de los sistemas de información : organización y tecnología. 3a ed. México: Pearson Educación. Laudon, K., & Laudon, J. (2012). Sistemas de información gerencial: 12da edición. México: Pearson Education. Stair, R., & Reynolds, G. (2000). Principios de sistemas de información: Cuarta edición. México: Thomson Learning. Xosé López, X. P. (2012). Arquitectura de la información. Universida de Santiago de Compostela.