Reuniones Efectivas 4

PRINCIPIOS A TENER EN CUENTA: •

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Ser capaces de establecer relaciones satisfactorias con los participantes de la reunión. Tener un fuerte compromiso y sentido de responsabilidad para lograr metas y objetivos propuestos. Poder comunicarse de manera abierta y franca. Ser leales consigo mismo y con los demás. Sentir responsabilidad y compromiso para implementar exitosamente las decisiones de la reunión. Tener espíritu de autocrítica y de crítica constructiva Tener capacidad de autodeterminación, optimismo, iniciativa y tenacidad.

Universidad del Valle

La libertad política implica la libertad de expresar la opinión política que uno tenga, oralmente o por escrito, y un respeto tolerante hacia cualquier otra opinión individual.

Albert Einstein Fecha: Junio de 2005

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REUNIONES EFECTIVAS

OBJETIVO Establecer pautas que pueden ayudar a los funcionarios de la Universidad a tener reuniones de trabajo más efectivas .

DEFINICIÓN La reunión es un método que utilizan los equipos de trabajo, para la búsqueda de consenso y de estrategias para la solución de problemas, con el aprovechamiento efectivo del tiempo y de la comunicación en beneficio de la organización y del equipo. Las reuniones se llevan a cabo con diferentes propósitos dentro de las organizaciones, como lo es: informar, convencer, obtener información, tomar decisiones, sensibilizar o motivar, resolver situaciones de trabajo.

POR QUÉ ES IMPORTANTE HACER LAS REUNIONES EFECTIVAS? Las reuniones efectivas permiten recopilar conocimientos, sugerencias y experiencias de varias personas, para resolver un problema. Abre espacios de participación y cohesión para el logro de las metas. Establece un acercamiento entre los miembros y el buen manejo de las diferencias. Respeto y tolerancia por las opiniones individuales y las decisiones grupales. QUÉ SE DEBE TENER EN CUENTA?

En la Preparación:

Tener estructurada la reunión y establecer los objetivos que va a lograr con la misma y las normas que la van a regir. Preparar la reunión ( recursos humanos y materiales de apoyo). Tener la agenda con el orden del día y tiempos estimados de duración por cada tema a tratar.

Durante la Reunión:

Definir quien será el moderador, quien debe Controlar el grupo y ordenar las intervenciones. Resumir, concluir y llevar nota de los

acuerdos.

Diligenciar el Formato de “Control de Asistencia”. Anexo 1

Después de la Reunión:

Siempre elaborar acta (Anexo 2) de la Reunión indicando los compromisos y responsabilidades asumidos por cada uno de los participan en la reunión. REGLAS CLAVES • Escuche atentamente lo que dicen los demás. • No interrumpa cuando otros están hablando. • No haga comentarios particulares con sus compañeros. • No tema expresar sus propias opiniones. Usted siempre tiene algo que aportar. • No tema expresar desacuerdos, pero hágalo serenamente. • No trate de imponer a toda costa su punto de vista; acepte el aporte de los demás. • Sea breve en su intervención; no haga discursos. • Centre su aporte en el tema de discusión del equipo y en los objetivos que el equipo se ha propuesto. • Cuando alguien este hablando escuche realmente. • Prepare su opinión a partir de lo que la otra persona ha dicho.