Reglamento Inscripciones Fielic 2009

PROCESO DE INSCRIPCIÓN Se podrán inscribir para participar como expositor en la III FIESTA DEL LIBRO Y LA CULTURA única y exclusivamente las grandes editoriales, las editoriales independientes, las librerías, entidades culturales, medios de comunicación y asociados al sector con certificado de Cámara de Comercio y NIT. Además, los autores independientes podrán participar con un stand de 2X0.50mts. Las inscripciones podrán realizarse a partir del martes 18 de agosto a las 10:00 a.m., y hasta el miércoles 19 de agosto a las 6:00 p.m. en el link http://fiestadellibro.jbmed.org/. A través de la web se asignarán las citas en orden de inscripción para el proceso de venta de los stands, en turnos de 20 minutos cada uno; estas citas no son transferibles con otra entidad o persona. Después de haber diligenciado completamente el formulario de inscripción en la web, debe imprimir el formato de su cita (también se le enviará al correo electrónico), para presentarla el día de la misma. Adicional a esto, quedará un registro de los expositores inscritos en Internet. Cualquier persona natural o jurídica sólo podrá inscribirse una sola vez. El límite máximo de citas que se asignarán será de 75. A partir de la cita número 76, el expositor entrará a una lista de espera.

Recuerde q que la cita sólo se le dará al representante p legal g y/ y/o a la entidad q que realice correctamente el proceso de inscripción. Cada expositor tendrá la oportunidad de comprar un máximo de dos (2) stands, según tamaño (dos de 2X4 ó dos de 4X4), menos los autores independientes que sólo podrán comprar un stand de 2X0.50mts. Una vez reservada la cita, los expositores deberán dirigirse personalmente a las oficinas de la Fiesta del Libro y la Cultura (Jardín Botánico Joaquín Antonio Uribe ‐ Calle 73 No. 51D‐ 14, Piso 2, Edificio Científico), en el horario convenido. Los expositores ubicados fuera de Medellín, podrán concretar la compra de los stand vía telefónica con Laura María Salazar Gómez, Coordinadora de Comercialización en el teléfono 516 30 31 o al celular 314 885 02 86, durante el horario de la cita. El representante legal o su apoderado deberá acudir a la cita con el certificado de Cámara de Comercio y copia del RUT.

REGLAMENTO FIESTA DEL LIBRO Y LA  REGLAMENTO FIESTA DEL LIBRO Y LA CULTURA DE MEDELLÍN 2009 El expositor se compromete a cumplir las condiciones de este documento y a aceptar los cambios posteriores que se hagan en beneficio de la FIESTA DEL LIBRO Y LA CULTURA 2009 o por causas de fuerza mayor. LA FIESTA DEL LIBRO Y LA CULTURA 2009 tendrá derecho a vetar y dar por terminada cualquier actividad que contradiga este reglamento. OBLIGACIONES FIESTA DEL LIBRO Y LA CULTURA DE MEDELLÍN 2009 Entregar stand (s) con las siguientes especificaciones: Panelería ‐Panelería ‐Una (1) mesa y dos (2) sillas por cada 8 mts² y tres (3) entrepaños. ‐Instalación eléctrica general: un (1) tomacorriente doble y tres (3) spots ‐Cenefa marcada. ‐Los Los stands de Orquideorama y exterior Patio de las Azaleas tendrán piso en madera y cubierta en moqueta. ‐Los stands de Orquideorama estarán dotados de techo en trimalla. ‐Escarapela de identificación para los expositores.

OBLIGACIONES DEL EXPOSITOR • •

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No subarrendar ni total ni parcialmente, el(los) stand(s), ni cederlo(s), salvo autorización expresa y por escrito de Fundación Jardín Botánico de Medellín Joaquín Antonio Uribe. Abstenerse de repartir muestras o publicidad que no corresponda a lo declarado en el contrato o que no haya sido aprobado por la FIESTA DEL LIBRO Y LA CULTURA DE MEDELLÍN 2009. Las exhibiciones de cada expositor deberán guardar proporción con el tamaño del (los) stand(s). El incumplimiento de esta condición determinará el cierre del (los) stand(s) y la pérdida de los derechos como expositor. Cancelar el valor total de la participación en los términos y condiciones establecidas. Asumir ell valor, l montaje e instalación l ó de d la l decoración d ó del(los) d l(l ) stand d (s). () Reintegrar el (los) stand (s) y los elementos que le hayan sido suministrados en el estado en que los recibió. No se permite clavar ni fijar objetos, carteles o anuncios en la panelería de los stands ni en ningún otro lugar del Jardín Botánico. Los daños, perforaciones, rasgaduras y demás, causadas a las laminas, paredes lámparas o cornisas, paredes, cornisas serán facturados al expositor. expositor Ocupar solo el área que corresponde a su(s) stand(s), no podrán ocupar pasillos, entradas, pasajes, vestíbulos, ni ningún otro tipo de acceso o circulación del público con publicidad, objetos o muebles sin previa autorización de los organizadores de la Fiesta.

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No modificar las instalaciones eléctricas, hidráulicas, telefónicas o de iluminación, salvo aquellas autorizadas por el departamento técnico del Jardín Botánico. Todas las adecuaciones deberán apoyarse a nivel del piso y con obra seca. La utilización de materiales de p albañilería, ladrillos, cemento, cal, mezclas, tierra, arena, etc., están prohibidas. Retirar todos los elementos propiedad del expositor de su (s) stand(s) al finalizar la FIESTA DEL LIBRO Y LA CULTURA DE MEDELLÍN 2009 o en el momento en que este contrato se termine por el incumplimiento de alguna cláusula. Si el retiro no se hace en el momento oportuno, el expositor cancelará directamente al Jardín Botánico, las facturas que se generen. Es de estricta obligación que el personal de los stands estén presentes durante los 10 días que dura la FIESTA DEL LIBRO Y LA CULTURA DE MEDELLÍN, septiembre 11 al 20 de 2009, además del día de montaje y desmontaje del(los) stand(s). El expositor o el personal encargado contratado por él, deben portar permanentemente las escarapelas de la FIESTA DEL LIBRO Y LA CULTURA DE MEDELLÍN 2009, 2009 para ingresar al Jardín Botánico antes del horario de apertura al público en general y para moverse dentro de sus instalaciones.

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FIESTA DEL LIBRO Y LA CULTURA DE MEDELLÍN 2009, 2009 no se hace h responsable bl por gastos que generen conceptos como alimentación, transporte u otros, del personal que contrate el expositor para la atención, montaje y desmontaje de su (s) stand (s) El Expositor no podrá solicitar las credenciales, ni tomar posesión de su stand sin la presentación del recibo que certifique el PAGO TOTAL DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO Y FACTURA. FACTURA Se deberán cumplir los horarios de apertura y cierre de la Fiesta. Es obligatorio que el personal de stands esté en su puesto de trabajo media hora antes de la apertura de la Fiesta. Los horarios serán de 10:00 a.m. a 10:00 pm. Nadie podrá abrir pasadas las 10:00 am, como tampoco podrá cerrar antes de las 10:00 pm. prohíbe hacer demostraciones ruidosas o escandalosas,, llevar a cabo p propagandas p g con altoparlantes p o Se p cualquier otro tipo de sistema para atraer la atención del público, que importunen a los demás expositores o a los visitantes al evento ferial. El expositor que venda reproducciones ilegales de libros, entiéndase libros piratas, o robados de bibliotecas, se le dará por terminado el contrato de inmediato sin derecho a devolución de dinero y adicional a eso, se le remitiráá a las l autoridades d d competentes.

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El expositor p sólo tendrá autorización p para comprar p y hacer uso máximo de dos stands del mismo tamaño ((dos de 2X4 mts ó dos de 4X4 mts). Si al unir éstos se convierten en un stand de paso, el expositor deberá asumir un costo adicional equivalente a cien mil pesos ($100.000). La dotación y decoración de los stand por parte de los expositores se realizará el día 10 de Septiembre de 2009 de 8 am. a 8 pm., y el desmontaje se realizará el día 21 de Septiembre de 2009 de 8 am. a 8 pm. El stand que no se termine de montar antes de la hora del inicio de la Fiesta (10 am), am) tendrá que permanecer cerrado hasta las 10 pm., pm para poder continuar con el montaje. Sólo se permitirá vender productos editoriales y/o asociados. A los autores independientes sólo se les venderá un stand de 2X0.50 mts. Los stands 6A – 8A y 7A‐9A,, sólo se venderán jjuntos. Los expositores con certificado de Cámara de Comercio de Medellín recibirán un descuento del 10% , sólo para los stands de 2 X4 en el Orquideorama y sólo por el primer stand. INDICACIONES PARA EL INGRESO Y CONTROL DE MATERIALES: Los elementos, equipos o productos que se ingresarán y luego se retirarán durante el montaje y desmontaje de FIESTA DEL LIBRO Y LA CULTURA DE MEDELLÍN 2009, deberán estar relacionados por escrito y al momento de ingresar al Jardín Botánico y/o a la bodega, deberá entregar una copia de dicha relación.

CAUSALES DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO: •

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Por decisión unilateral del expositor. Si la determinación se comunica 15 días antes (28 de agosto) de la realización de la Fiesta y ya hubo consignación, se le reembolsará el 90% del dinero; si la decisión se informa después de esta fecha, no habrá lugar a reembolso total ni parcial de los dineros consignados. La decisión de no o pa participar c pa se debe co comunicar u ca po por esc escrito. o Los expositores pagarán el valor de sus stands en dos cuotas, el primer 50% al devolver al Jardín Botánico el contrato debidamente firmado y sellado y el 50% restante, deberá cancelarse antes del día sábado 3 de septiembre de 2009. Contacto para cancelación de cuotas: Juan Camilo Restrepo Botero, tesorero Jardín Botánico. Teléfono: 444 5500 Ext. 105. Fax. 571 8957. Oficinas de Administración: Cr 52 Nº 73 – 298. Medellín. Si por fuerza mayor se tuviera que aplazar la FIESTA DEL LIBRO Y LA CULTURA DE MEDELLÍN 2009, se devolverá la totalidad del dinero si el expositor desiste de participar. Por incumplimiento de cualquiera de las obligaciones consignadas.

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AMIGABLE COMPOSICIÓN: L discrepancias Las di i que surgieren i con motivo i de d la l interpretación i ió o ejecución j ió del d l presente contrato de d arrendamiento, serán sometidas a decisión de un amigable componedor, que será designado y pagado de común acuerdo por las partes. De no producirse tal acuerdo en un lapso de tres (3) días hábiles contados desde el momento en que surja la discrepancia, el amigable componedor será designado por la Cámara de Comercio de Medellín. El término máximo q que tendrá el amigable g componedor p para realizar su encargo p g será de quince (15) días hábiles contados desde la aceptación del cargo. RECOMENDACIONES FINALES: p alguna g por los daños y p LA FIESTA DEL LIBRO Y LA CULTURA DE MEDELLÍN 2009,, no asume responsabilidad perjuicios que sufran las personas o bienes, especialmente los objetos de exposición, durante su permanencia en la FIESTA DEL LIBRO Y LA CULTURA DE MEDELLÍN 2009. Cada expositor deberá contratar su propia póliza de seguros por pérdida, robo o daños de material, o hacer extensiva la que tiene actualmente. Copia de esta póliza deberá ser entregada al Jardín Botánico al momento del montaje del stand. stand Si Usted no posee este tipo de seguros, los puede adquirir a través de la aseguradora del Jardín Botánico de Medellín quien estaría dispuesto a gestionarla. Debe comunicarse al (4) 444 55 00. NOTA: Quien NO tenga su respectiva póliza NO podrá ingresar al recinto ferial.

Los seguros contratados por las entidades organizadoras, NO son extensivos a los bienes y equipos de los expositores. La Fundación Jardín Botánico de Medellín “Joaquín Antonio Uribe” en cumplimiento con la legislación civil, informa que está asegurado en Responsabilidad Civil extracontractual por un monto de $1.500.000.000 y que por su actividad social y económica provee a sus visitantes servicios de atención inmediata con entidades médicas como EMI. Esta información no exonera al contratante de cumplir con los requisitos exigidos para el evento de la Fiesta del Libro. Adicionalmente informa que contará con la vigilancia privada de Segurtec, responsable de la seguridad de los stands. El JARDÍN BOTÁNICO se reserva los l siguientes i i t derechos: d h ‐De impedir el ingreso de niños sin acompañante, vendedores ambulantes o de personas en estado de embriaguez o bajo los efectos de un sicotrópico. ‐De modificar total o parcialmente los planos de la Fiesta, si lo considera necesario o conveniente. ‐De D variar i las l fechas f h y horarios h i del d l certamen. t ‐De suspender o clausurar el stand que no se ajuste al área adquirida y a las especificaciones del reglamento, que perjudique a un stand vecino o que viole en cualquier forma las instrucciones establecidas por la organización.

Cualquier disposición o norma emanada de autoridad competente que modifique o adicione el presente  C l i di i ió d d id d difi di i l reglamento, para toda clase de efectos queda incorporada a éste, y será de obligatorio cumplimiento.

El presente reglamento se firma  en _____________, el___________________2009

GERENTE O REPRESENTANTE LEGAL Empresa Contratante

COORDINADORA COMERCIAL Fiesta del Libro y la Cultura de Medellín 2009

PLANOS

STANDS

2X0 50 mts 2X0.50 mts

4X2 mts

4X4 mts

Fiesta del Libro y la Cultura No te la perdás ¡Será emocionante!