Reglamento Fil Arequipa 2009

PRIMERA FERIA INTERNACIONAL DEL LIBRO - AREQUIPA 2009 REGLAMENTO PARA LOS PARTICIPANTES DE LOS RESPONSABLES DE LA ORGANIZACIÓN 1º. La Comisión Organizadora de la Primera Feria Internacional del Libro - Arequipa 2009, tiene la siguiente estructura orgánica: Presidente: Vicepresidente: Secretario: Tesorero: Vocales de Logística y Coordinación: Vocales de Cultura: Vocales de Comunicación y Marketing:

Patrocinadores:

Centro Cultural Peruano Norteamericano Universidad Nacional de San Agustín Universidad Católica de Santa María Alianza Francesa de Arequipa Universidad Nacional de San Agustín, Universidad Católica de Santa María, Alianza Francesa de Arequipa Instituto Cultural Peruano Norteamericano, Inst. Cultural Peruano Alemán, Alianza Francesa de Arequipa, Instituto Cultural Ítalo Peruano Instituto Cultural Ítalo Peruano, Alianza Francesa de Arequipa, Centro Cultural Peruano Norteamericano Gobierno Regional de Arequipa, Municipalidad Provincial de Arequipa e Instituto Nacional de Cultura

2º.

La Comisión Organizadora es la encargada de la aplicación de las presentes normas, de la interpretación de las mismas por situaciones no previstas, de evaluar las infracciones y determinar las sanciones para aplicarse en cada caso, además, se encarga de velar por el cumplimiento de las normas de ética comercial.

3º.

Las decisiones de la Comisión Organizadora serán comunicadas y puestas en práctica por el Gerente de la Feria.

4º.

La Comisión Organizadora se reserva el derecho de modificar fechas, horarios, lugares o plazos previstos en el presente Reglamento, por causas debidamente justificadas o de fuerza mayor.

5º.

La Comisión Organizadora fija las políticas generales del evento y para su ejecución delega facultades en el Gerente de la Feria, quien será responsable del campo ferial y velará por el cumplimiento de este reglamento. Sus indicaciones e instrucciones deberán ser atendidas por los expositores y personal en general.

DE LOS EXPOSITORES PARTICIPANTES 6º. El expositor será responsable de cualquier daño o perjuicio que cause a las instalaciones de la Feria. Los eventuales daños que pudieran ocurrir serán tasados por un técnico y pagados por el expositor antes de retirar su mercadería. 7º.

Los organizadores no se responsabilizan por la pérdida o daños causados a libros, objetos o material de decoración, ni de la caída del voltaje o interrupción en el suministro de energía eléctrica, ni de los accidentes que pueda sufrir el personal propio o contratado por el expositor y los daños que éste pueda causar a terceros, por lo que se recomienda al expositor contratar un seguro que cubra estos riesgos.

DE LA SEGURIDAD 8º. Por indicación de la Oficina de Defensa Civil, cada stand deberá tener un extintor contra incendios, asimismo, toda instalación eléctrica adicional se realizará, previa comunicación al Gerente de la Feria, con cable vulcanizado No. 14 y únicamente desde el tomacorriente del área de exhibición que ocupa el expositor. 9º.

Para los casos de corte intempestivo de fluido eléctrico, se recomienda proveerse de linternas o lámparas a batería, tomando las precauciones necesarias para evitar accidentes, quedando terminantemente prohibido el uso de velas o lámparas a combustible.

10º.

Queda terminantemente prohibido el estacionamiento de vehículos en las puertas de ingreso al recinto ferial.

11º.

Si el expositor advirtiera alguna violación de este reglamento o de las normas de ética comercial, por parte de otros expositores, deberá poner este hecho en conocimiento de los miembros de la Comisión Organizadora de la Feria, absteniéndose de recurrir a enfrentamientos de cualquier índole con el presunto infractor.

DEL DESARROLLO DE LA FERIA 12º. La Primera Feria Internacional del Libro Arequipa 2009 se realizará desde el miércoles 23 de setiembre al lunes 5 de octubre, en el Parque Bolívar (Libertad de Expresión) Umacollo-Arequipa, para beneficio de la juventud y comunidad arequipeña, brindándoseles las mejores condiciones para su comodidad, seguridad y precios adecuados de los productos que se expidan. 13º.

Los expositores participantes son: ? Empresas y entidades legalmente establecidas en el país, asociadas al sector editorial, educación y al libro en general, ? Empresas que vendan materiales de informática o computación, como complemento de libros, pueden instalar una computadora para fines de exhibición y demostración de dicho material.

14º.

Ningún expositor podrá vender bienes que no sean libros o materiales de informática o computación.

15º.

Todos los expositores deberán llenar la ficha de Inscripción y presentarla en Santa Catalina Nº 208 o enviarla vía e-mail a la dirección [email protected] c/c administració[email protected], a partir del lunes 20 de julio hasta el 10 de agosto del 2009.

16º.

El expositor puede escoger los siguientes tipos de stand. a. Tipo A: 3mx3m =9m2 b. Tipo B: 6mx3m =18m2 2 c. Tipo C: 3mx3mx3m =18m

17º.

Los precios de los stand son: a. Tipo A: $ 330,00 b. Tipo B: $ 565,00 c. Tipo C: $ 565,00

ó ó ó

S/.990.00 S/.1,695.00 S/.1,695.00

18º.

Los pagos que efectuarán los expositores por el alquiler del stand, pueden ser: a. Depósito en Cuenta Corriente Moneda Extranjera Nº3460976 ó Moneda Nacional Nº7259719 del Banco Scotiabank del Perú, haciendo llegar el original del depósito a la Alianza Francesa de Arequipa o remitirse vía correo electrónico para la emisión de su factura o boleta de venta, correspondiente. b. Pago en efectivo en caja de la Alianza Francesa de Arequipa. La detracción del 12% debe ser depositada en la Cta. Cte. M.N. 0101-087263 del Banco de la Nación, igualmente debe remitirse el original o vía correo electrónico .

19º.

La capacidad de la Feria será de 41 stands (31 stand A, 6 stand B y 4 stand C); y la asignación se hará de acuerdo al plano de ubicación que levante la organización, el orden será respetando la fecha de inscripción, pago y comprobante, en ningún caso habrá separaciones. Se entiende que un expositor está inscrito cuando ha cancelado el total del costo del stand. Una vez escogido el stand, si es factible, podrá hacerse cambio por un stand de mayor extensión, en ningún caso se hará el cambio a uno de menor extensión.

20º.

Adicionalmente el stand del expositor contará con: ? Un banner para la cenefa con el nombre que se ha señalado en la ficha de inscripción. En ningún caso se aceptarán cambios. ? Una mesa y dos sillas. ? Promoción y marketing de la Feria que asegure la afluencia de público en general,

? Credenciales para su personal de atención, ? Servicios higiénicos, ? Sonido ambiental, ? Central de comunicación, ? Línea de Internet inalámbrica, ? Servicio de tarjetas Visa, ? Póliza RC, ? Vigilancia de día y de noche y, ? Limpieza de áreas comunes y de circulación.

21º.

El derecho adquirido para la participación en la Feria es intransferible, el expositor no podrá subarrendar o ceder de manera gratuita parcial o totalmente el área contratada.

22º.

La decoración e instalación de los materiales de exhibición se efectuará el día martes 22 de setiembre del 2009 de 8:00 a 20:00 hs. El miércoles 23 de setiembre, todos los stand deberán estar completamente instalados 2 horas previas a la inauguración.

23º.

No está permitido el uso de equipos de reproducción o amplificación de sonido en los stands, excepto cuando se requiera para la presentación de una muestra audiovisual, en cuyo caso la Comisión Organizadora establecerá el volumen adecuado, respetando las normas de convivencia con sus vecinos.

24º.

El horario para los señores expositores es de 08:00 a 22:00 hs.

25º.

El horario de atención al público, es, todos los días, de 9:00 a 21:00 hs.

26º.

Durante el horario de atención al público, no está permitido que se utilicen carretillas ni se trasladen cajas u objetos que incomoden a los clientes o que impidan su libre desplazamiento por la Feria.

27º.

Si algún stand permaneciera cerrado o sin personal a la hora de inicio de la atención al público, la Comisión Organizadora está facultada para abrirlo, retirando la cubierta que lo proteja y dejándolo expuesto al público, bajo responsabilidad y riesgo del expositor. La misma medida se aplica si el expositor cierra su stand antes de la hora establecida.

28º.

Culminada la Feria, el retiro de muebles y material de exposición se realizará el lunes 5 de octubre hasta las 18:00 hs.

29º.

En la feria solo se podrá vender libros, discos compactos culturales, audiovisuales, folletos, fascículos, CD ROM para el aprendizaje de idiomas, diapositivas de carácter cultural o educativo, cassetts, video cassettes o cintas grabadas de carácter cultural o educativo; mapas, planos y esferas geográficas; revistas científicas, técnicas, literarias, didácticas, profesionales y/o de actualidad; láminas artísticas o de enseñanza y cuadros de arte; juegos educativos o didácticos; posters, con excepción de los pornográficos; cromos, tarjetas de saludo; software y CD-ROM.

30º.

Las infracciones al presente Reglamento serán sancionadas por la Comisión Organizadora de acuerdo a la gravedad de la falta cometida.

31º.

Está completamente prohibida la venta de piratería o material no original, de comprobarse ello se procederá al cierre inmediato del stand, se le multará al expositor con el triple del alquiler pagado y se le denunciará ante las entidades respectivas.

32º.

Ningún expositor podrá vender productos ni equipos no relacionados con la naturaleza de la Feria, de verificarse esta situación, la Comisión Organizadora procederá a decomisarlos hasta el término del evento y se le aplicará una multa equivalente al 50% del alquiler del stand.

33º.

Para una correcta identificación de las personas que atenderán los stands, los expositores deberán enviar a la

secretaría de la organización, máximo hasta el viernes 11 de setiembre, la relación de su personal, máximo 6 personas, consignándose nombres, apellidos y número del documento de identidad, para que se les otorguen las credenciales respectivas, las que serán de uso obligatorio e intransferible. En caso de que el expositor decidiera anular una credencial, deberá comunicarlo por escrito a los organizadores. 34º.

Está prohibida la contratación de menores de edad para que atiendan stands.

35º.

Los expositores, como promotores de cultura, deberán observar una conducta apropiada al prestigio y crédito de la Feria, por lo tanto, está prohibido ingerir licor y/o fumar. De darse el caso la Comisión Organizadora los multará con el 50% del pago del alquiler del stand.

36º.

Las instalaciones adicionales que requieran los stands serán por cuenta de cada expositor, quienes deben ceñirse a las especificaciones de energía eléctrica y normas del buen gusto y decoro, a fin de no afectar la estética del conjunto de stands y del campo ferial en general.

37º.

Los muebles, vitrinas, accesorios, exhibidores, etc. que utilice el expositor deberán apoyarse exclusivamente en el piso y no exceder en ningún caso del perímetro del stand.

38º.

Si el expositor desea colocar otros letreros o el logotipo de su empresa sólo podrá hacerlo dentro de su stand y no deben exceder sus límites. No están permitidos los letreros luminosos.

39º.

A la hora del cierre de la Feria, el expositor debe cubrir su stand con un material de seguridad apropiado y limpio.

40º.

Toda venta debe hacerse con comprobante de pago, de verificarse que no se otorga este documento, la Organización procederá a la clausura del stand y el expositor no tendrá derecho a reclamo ni a ninguna devolución y se le aplicará una multa equivalente al doble del importe pagado por derecho de participación.

41º.

Las ventas deben realizarse dentro del perímetro del stand. En ningún caso los vendedores podrán atender al público fuera de dicho perímetro.

42º.

Las ventas son hechas por la entidad inscrita como expositor, de verificarse que las ventas son hechas por cuenta de una entidad distinta a la inscrita, inmediatamente se procederá a la clausura definitiva del stand y a la aplicación de una multa equivalente al doble del importe pagado por derecho de participación.

43º.

Están prohibidos los sorteos, rifas u obsequios que implican una obligación de compra; tampoco se puede vender libros maltratados o usados, excepto que el expositor esté debidamente acreditado como anticuario.

44º.

No se pueden exponer ni vender ediciones clandestinas o piratas, así como publicaciones que hayan sido prohibidas, con arreglo a las disposiciones legales vigentes, o por atentar contra la soberanía nacional o estar incursas dentro de los delitos previstos en el Código Penal.

45º.

Si el expositor advirtiera alguna violación de este reglamento o de las normas de ética comercial, por parte de otros expositores, deberá poner el hecho en conocimiento de los miembros de la Comisión Organizadora de la Feria, absteniéndose de recurrir a enfrentamientos de cualquier índole con el presunto infractor.

DISPOSICIÓN FINAL 46º. Todas las normas contenidas en el presente reglamento son de cumplimiento obligatorio, comprometiéndose el expositor a respetarlas desde su inscripción al evento, bajo responsabilidad, para lo cual firma el compromiso correspondiente. LA COMISIÓN ORGANIZADORA Arequipa, julio 2009