Program_kerja_unit_sumber_daya_manusia_rs Fmc Tahun 2019.docx

PROGRAM KERJA UNIT SUMBER DAYA MANUSIA RUMAH SAKIT MITRA MEDIKA PONTIANAK

I. PENDAHULUAN SDM merupakan aspek yang sangat krusial yang menentukan keefektifitasan pada sebuah rumah sakit. Rumah sakit senantiasa perlu melakukan investasi dengan melaksanakan fungsi manajemen sumber daya manusia yang professional. SDM merupakan asset terpenting perusahaan karena perannya

sebagai subyek pelaksana kebijakan dan kegiatan operasional

rumah sakit. Agar rumah sakit tetap eksis maka harus berani menghadapi tantangan dan implikasinya yaitu menghadapi perubahan dan memenangkan persaingan. Sumber daya yang dimiliki rumah sakit seperti modal, metode, mesin dan alat-alat kesehatan lainnya tidak bisa memberikan hasil yang maksimal apabila tidak didukung oleh sumber daya manusia yang mempunyai kinerja yang optimal. Kegiatan di unit SDM ini meliputi : Pemenuhan Kebutuhan Tenaga Untuk Tiap-Tiap Unit di Rumah Sakit, Peningkatan Kualitas SDM, Pemenuhan Ijin Kerja, Ijin Operasional, dan Ijin-ijin Lainnya, Pemeliharaan Peralatan dan Sarana Prasarana di Unit SDM, dan Pencegahan & Pengendalian Infeksi Rumah Sakit ( Unit SDM)

II. LATAR BELAKANG Sumber Daya Manusia adalah salah satu aset terpenting Rumah Sakit. Rumah Sakit yang baik dan terintegrasi pada pelayanan dan kepuasan pasien sudah tentu memiliki kualitas Sumber Daya Manusia yang baik. Untuk itu, rumah sakit memerlukan cukup banyak orang dengan berbagai keterampilan dan tenaga yang berkompeten untuk dapat melaksanakan visi misi rumah sakit dan untuk dapat memenuhi semua kebutuhan pasien. Selain memegang peranan penting, sumber daya manusia juga memiliki rentang terhadap faktor-faktor negatif jika tidak dikelola dengan baik. Kinerja yang tidak dikontrol dan efektifitas kerja yang rendah sehingga produktifitas rumah sakit menurun adalah sedikit dari efek negatif jika sumber daya manusia tidak dikendalikan dengan baik. Untuk meningkatkan kinerja karyawan, rumah sakit perlu mempertimbangkan proses manajemen sumber daya manusia yang meliputi antara lain, motivasi, kompensasi, promosi, kepemimpinan, disiplin, pendidikan dan pelatihan, dan lain sebagainya. Apabila proses diatas berjalan dengan baik, maka rumah sakit akan terus berkembang seiring dengan visi misi rumah sakit Semua bentuk pelayanan di SDM yang diberikan harus dapat dinilai. Hasil penilaian tersebut digunakan sebagai dasar meningkatkan kualitas pelayanan sebagai bentuk pertanggung jawaban. Sehingga sebagai bagian dari pelayanan rumah sakit dalam meningkatkan mutu pelayanan, SDM senantiasa dapat memperhatikan setiap karyawan Rumah Sakit Mitra Medika dalam meningkatkan mutu pelayanan.

1 Program Kerja Unit SDM Rumah Sakit Mitra Medika

III. TUJUAN A. TUJUAN UMUM Untuk meningkatkan kualitas dan kompetensi sumber daya manusia di Rumah Sakit Mitra Medika agar dapat dijadikan pedoman dalam peningkatan mutu karyawan di Rumah Sakit Mitra Medika. B. TUJUAN KHUSUS 1. Memberikan pelayanan sesuai dengan standar operasional yang ada dan dilaksanakan secara menyeluruh 2. Meningkatkan kuantitas karyawan di Rumah Sakit Mitra Medika sehingga jumlah sumber daya manusia yang ada bisa sesuai dengan beban kerjanya 3. Memberikan peraturan yang jelas berkaitan dengan hak dan kewajiban karyawan di Rumah Sakit Mitra Medika. 4. Tersedianya SDM Rumah Sakit Mitra Medika yang profesional dan berkualitas

IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN Adapun langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya program tersebut, karena itu tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan. A. KEGIATAN POKOK Adapun kegiatan pokok di unit SDM terbagi menjadi : 

SDM 1. Pengolahan data yang berhubungan dengan administrasi 2. Pengolahan data yang berhubungan dengan gaji 3. Proses Rekrutmen dan Orientasi



Legal 1. Pengurusan Ijin 2. Proses MoU / kerjasama dengan pihak ketiga

B. RINCIAN KEGIATAN 

SDM 1.

Pengolahan data yang berhubungan dengan gaji karyawan (gaji, lembur, oncall, cyto)

2.

Pengajuan ijin / cuti karyawan

3.

Melakukan Proses rekrutmen

4.

Distribusi berkas, pemberitahuan, pengumuman

5.

Penyusunan notulen rapat mingguan manajemen

6.

Menerima surat yang masuk untuk kemudian di disposisikan

7.

Melakukan rekap absensi mingguan

8.

Melakukan orientasi karyawan baru

2 Program Kerja Unit SDM Rumah Sakit Mitra Medika

9.

Melakukan penilaian kinerja karyawan

10. Mendaftarkan

dan

menonaktifkan

karyawan

untuk

Kepesertaan

BPJS

Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan 

Legal 1.

Pengurusan Surat Izin Kerja perawat dan penunjang medis

2.

Pengurusan Surat Izin Praktik Dokter

3.

Membuat perjanjian kerja sama / MoU dengan pihak ketiga

4.

Membuat surat keluar atau surat balasan untuk pihak eksternal

5.

Melakukan proses pemutusan hubungan kerja karyawan

6.

Membuat dan menyampaikan Surat Peringatan kepada karyawan yang bersangkutan

7.

8.

Mengurus perijinan, yaitu : a.

Perijinan operasional Rumah Sakit

-

IMB

-

Ijin gangguan

b.

Perijinan alat-alat kesehatan berupa :

-

CT-Scan

-

ESWL

-

Fluoroscopy

-

Mammography

-

Multi Swing

-

Poli Mobile

-

Panoramic

-

C-Arm

c.

Perijinan lainnya :

-

Ijin Petir

-

Ijin IPLC

-

Ijin generator

-

Ijin TPS Limbah B3

-

Ijin Lingkungan

-

Ijin operasional incinerator

Sertifikasi sarana dan prasarana -

Sertifikasi lift

-

Sertifikasi escalator

-

Sertifikasi bejana tekan

-

Sertifikasi instalasi listrik

3 Program Kerja Unit SDM Rumah Sakit Mitra Medika

1. SUMBER DAYA MANUSIA a. Rencana pendidikan dan pelatihan Diklat Umum Materi Diklat

Jumlah

Biaya per

Peserta

Peserta

Bantuan Hidup Dasar

4

Hand Hygiene

4

Pencegahan dan Pengendalian Infeksi (PPI)

4

Komunikasi Informasi dan Edukasi (KIE)

4

Code Red

4

K3RS

4

Alat Pemadam Api Ringan (APAR)

4

Total

RSMM

RSMM

RSMM

RSMM

Diklat Kompetensi Materi Diklat

Jumlah Peserta 1

Biaya per Peserta

Total

Rp. 10.000.000,-

Rp. 10.000.000,-

Pelatihan SDM

1

Rp. 7.500.000,-

Rp. 7.500.000,-

Pelatihan hukum kontrak RS

1

Rp. 10.000.000,-

Rp. 10.00.000,-

Manajemen SDM

Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil di Unit SDM Nama Jabatan Manager SDM Staff SDM Legal

Pendidikan S1/S2 dari berbagai jurusan (relevan) S 1 dari berbagai jurusan (relevan) S 1 Hukum

Jumlah

Tenaga

Kebutuhan

yang Ada

1

0

Kurang

3

3

Cukup

2

0

Kurang

Keterangan

b. Orientasi Karyawan Baru Program orientasi karyawan baru untuk unit SDM terbagi menjadi 3 (tiga) kelompok penyelenggaraan, yaitu : 1. Orientasi Rumah Sakit : a. Struktur organisasi Rumah Sakit b. Visi, Misi, Tujuan, Falsafah, Nilai-Nilai, dan Motto Rumah Sakit

4 Program Kerja Unit SDM Rumah Sakit Mitra Medika

c. Peraturan Perusahaan d. Kebijakan, prosedur ketenagaan rumah sakit 2. Orientasi oleh komite-komite : a. Pencegahan dan Pengendalian Infeksi (PPI) b. Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP) c. Sasaran Keselamatan Pasien (SKP) d. Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) 3. Orientasi unit SDM a. Kebijakan unit SDM b. Pedoman Pengorganisasian unit SDM c. Program Kerja unit SDM d. Standar Prosedur Operasional unit SDM

2. FASILITAS DAN PERALATAN No.

Nama Barang

Jumlah

Harga Satuan

Harga Total

1.

Lemari Arsip

1

Rp. 7.000.000,-

Rp. 7.000.000,-

2.

Filing Kabinet

3

Rp. 2.000.000,-

Rp. 6.000.000,-

3.

Komputer 1 set (up grade)

4

Rp. 5.000.000,-

Rp. 20.000.000,-

4

ATK : 1. Kertas F4

24 rim

Rp. 46.000,-

Rp. 1.104.000,-

2. Kertas A4

24 rim

Rp. 42.000,-

Rp. 1.008.000,-

3. Pulpen

6 buah

Rp. 5.000,-

Rp. 30.000,-

3 set

Rp. 60.000,-

Rp. 180.000,-

2 buah

Rp. 8.000,-

Rp. 16.000,-

6. Isi Staples

10 kotak

Rp. 4.000,-

Rp. 40.000,-

7. Document Keeper

1 kotak

Rp. 30.000,-

Rp. 360.000,-

8. Map Kertas

2 pack

Rp. 64.000,-

Rp. 128.000,-

4. Tinta Printer 5. Staples

3. PENINGKATAN MUTU Kegiatan membuat laporan dan mencatat kejadian 1. Evaluasi penilaian kinerja karyawan PKWT I dan PKWT II Ruang lingkup

Penilaian evaluasi kinerja saat akan berakhir masa kontrak

Dimensi mutu

Efisiensi dan Efektifitas Tercapainya target penyelesaian penilaian kerja PKWT I dan PKWT II Karyawan yang dinilai 45 hari sebelum masa kontrak

Tujuan Definisi operasional

5 Program Kerja Unit SDM Rumah Sakit Mitra Medika

Kriteria inklusi Kriteria eksklusi Numerator Denominator Dasar pemikiran Tipe Indikator Sumber Data Wilayah Pengamatan Metode Pengumpulan Data Jangka waktu laporan Standar Penanggungjawab Frekuensi penilaian data Periode waktu laporan Analisis data Sosialisasi hasil data Nama alat atau sistem audit Target sample

berakhir Evaluasi sudah dilakukan 45 hari sebelum kontrak berakhir Karyawan kontrak yang dinilai kinerjanya 45 hari sebelum kontrak berakhir Jumlah karyawan kontrak Penilaian kerja karyawan PKWT I dan PKWT II terselesaikan sebelum masa kontrak berakhir Proses Data Karyawan SDM Seluruh karyawan dalam masa kontrak Rekap kontrak karyawan Bulanan 100 % SDM Bulanan Bulanan Tri wulan Rapat koordinasi manajemen Data Karyawan -

2. Turn Over Karyawan Ruang lingkup

Efektifitas SDM

Dimensi mutu Tujuan

Efisiensi dan Efektifitas Manajemen SDM Mengukur perputaran keluar masuk karyawan Turn Over karyawan berarti proses keluar masuk karyawan di rumah sakit Karyawan yang resign Jumlah karyawan yang resign Jumlah seluruh karyawan Efektifitas SDM Proses Data Karyawan SDM Seluruh karyawan RS

Definisi operasional Kriteria inklusi Kriteria eksklusi Numerator Denominator Dasar pemikiran Tipe Indikator Sumber Data Wilayah Pengamatan Metode Pengumpulan Data Jangka waktu laporan Standar Penanggungjawab Frekuensi penilaian data Periode waktu laporan Analisis data

Data Karyawan Bulanan 5% SDM Bulanan Bulanan Triwulan

6 Program Kerja Unit SDM Rumah Sakit Mitra Medika

Sosialisasi hasil data Nama alat atau sistem audit Target sample

Rapat koordinasi manajemen Laporan Data Karyawan -

4. KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) adalah upaya untuk memberikan jaminan keselamatan dan meningkatkan derajat kesehatan pekerja dengan cara pencegahan Kecelakaan Kerja dan Penyakit Akibat Kerja (PAK), pengendalian bahaya di tempat kerja, promosi kesehatan, pengobatan dan rehabilitasi. Konsep dasar K3 rumah sakit adalah upaya terpadu seluruh pekerja rumah sakit, pasien, pengunjung / pengantar orang sakit untuk menciptakan lingkungan kerja, tempat kerja rumah sakit yang sehat, aman dan nyaman baik bagi pekerja rumah sakit, pasien, pengunjung / pengantar orang sakit maupun bagi masyarakat dan lingkungan sekitar rumah sakit. Keselamatan kerja di unit sdm meliputi : 1. Bekerja sesuai dengan prosedur yang telah di tetapkan oleh rumah sakit 2. Memperhatikan keselamatan diri dalam bekerja 3. Penggunaan alat kerja yang sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan sehari-hari

5. PENCEGAHAN DAN PENGENDALIAN INFEKSI 1. Kegiatan kebersihan lingkungan di area sekitar tempat bekerja 2. Pengelolaan sampah di area sekitar tempat kerja 3. Semua kegiatan melakukan kebersihan tangan / kegiatan cuci tangan yang sesuai prosedur setiap hari

V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN Adapun kegiatan yang biasa dilakukan : 1. SDM 1. Penggajian Sistem penggajian mengacu pada struktur gaji yang telah ditetapkan oleh Perusahaan. Pembayaran gaji dan lembur karyawan dilaksanakan setiap tanggal 28 setiap bulannya melalui rekening bank karyawan yang bersangkutan. 2. Administrasi cuti Setelah karyawan menulis permohonan cuti di formulir cuti maka staf SDM mengajukan formulir cuti tersebut ke Wakil Direkutr Umum & Admnisitrasi dan merekap dikomputer untuk kebutuhan laporan bulanan. 3. Rekrutmen

7 Program Kerja Unit SDM Rumah Sakit Mitra Medika

Unit SDM melaksanakan rekrutmen sesuai dengan kebutuhan, urutan rekrutmen adalah tes tertulis, wawancara, dan tes kesehatan. Urutan rekrutmen disesuaikan dengan prosedur yang berlaku. 4. Distribusi berkas, pemberitahuan, pengumuman Membuat surat internal yang berupa pemberitahuan dan pengumuman untuk karyawan, yang kemudian dibagikan kepada seluruh unit yang ada agar diketahui atau ke unit yang berhubungan dengan pengumuman tersebut. 5. Notulen rapat mingguan Setiap hari Selasa pada setiap minggunya diadakan rapat manajemen untuk membahas masalah yang terjadi di Rumah Sakit Mitra Medika untuk sama-sama mencari solusi atas permasalahan tersebut, notulen merangkum setiap materi dan bahan di bahas didalam rapat mingguan tersebut. 6. Penerimaan Surat Masuk Setiap surat yag ditujukan untuk Rumah Sakit Mitra Medika harus selalu melalui Pusat Informasi, kemudian petugas di Pusat Informasi akan menyerahkan ke bagian SDM untuk selanjutnya di diposisikan dan di distribusikan ke unit-unit yang dituju. 7. Kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan & BPJS Kesehatan Setiap karyawan baru yang telah menyelesaikan masa magang diikutkan program BPJS Ketenegakerjaan dan BPJS Kesehatan. Setiap karyawan baru mengisi formulir pendaftaran dan jika persyaratan sudah lengkap maka formulir akan diserahkan ke BPJS untuk didaftarkan. Karyawan yang sudah terdaftar akan mendapatkan kartu untuk BPJS Ketenagakerjaan kartu hanya untuk diri karyawan sendiri, harus disimpan baik-baik apabila hilang maka yang bersangkutan wajib membuat laporan kehilangan di kepolisian dan untuk selanjutnya kartu akan di diterbitkan ulang. Apabila terjadi kecelakaan di tempat kerja atau kecelakaan terjadi saat berangkat atau pulang bekerja melalui jalan yang wajar dilalui maka dapat dilaporkan ke BPJS ketenagakerjaan dan biaya pengobatan dapat di tanggung oleh BPJS Ketenagakerjaan. Sedangkan untuk kepesertaan BPJS Kesehatan setiap karyawan yang sudah berkeluarga akan mendapatkan kartu sejumlah keluarga inti maksimal 5 orang. Dengan demikian semua karyawan dan anggota keluarganya yang sakit / memerlukan pelayanan kesehatan dapat berobat di fasilitas pelayanan kesehatan tingkat 1 (satu) sesuai dengan pilihannya. 8. Rekap Absensi Rekap absensi dilakukan 2 - 3 kali sehari untuk memonitoring kedisiplinan jam masuk karyawan. 9. Orientasi Karyawan Baru Kegiatan orientasi terdiri dari orientasi rumah sakit dan orientasi unit kerja, orientasi rumah sakit dilaksanakan secara klasikal dan orientasi unit kerja dilaksanakan di unit kerja masing-masing. Kegiatan orientasi ini dilakukan bertujuan agar karyawan baru

8 Program Kerja Unit SDM Rumah Sakit Mitra Medika

mengenal lingkungan dan pola kerja di Rumah Sakit Mitra Medika. 10. Penilaian Kinerja Karyawan Penilaian kinerja karyawan dilakukan pada tahap 3 (tiga) bulan pertama, penilaian tahun pertama PKWT I, penilaian kedua PKWT I, penilaian PKWT II, dan penilaian tahunan.

2. LEGAL 1. Pengurusan Surat Izin Kerja perawat dan penunjang medis Setiap perawat dan penunjang medis yang bekerja di rumah sakit harus memiliki Surat Ijin Kerja yang dikeluarkan Dinas Kesehatan Kota Pontianak. Pengurusan ini dilakukan pada saat perawat atau penunjang medis diterima di Rumah Sakit Mitra Medika 2. Pengurusan Surat Ijin Praktik Dokter Sama halnya dengan perawat dan penunjang medis, setiap dokter yang berpraktik di Rumah Sakit Mitra Medika pun harus memiliki surat ijin yang dikeluarkan oleh Dinas Kesehatan Kota Pontianak. 3. Membuat perjanjian kerja sama / MoU dengan pihak ketiga 4. Membuat suat keluar atau surat balasan untuk pihak eksternal Surat yang ditujukan kepada Direktur kemudian dibuat surat balasannya, selain itu juga membuat surat yang ditujukan kepada suatu instansi atau perusahaan tertentu. 5. Melakukan proses pemutusan hubungan kerja karyawan Setiap karyawan yang sudah berakhir masa kontraknya dan tidak diperpanjang maka dilakukan pemutusan hubungan kerja. Pemutusan hubungan kerja ini juga berlaku bagi karyawan yang melanggar peraturan rumah sakit dan berakibat fatal yang merugikan rumah sakit. 6. Membuat dan menyampaikan Surat Peringatan kepada karyawan Setiap karyawan yang melakukan tindakan indisipliner dan sudah dilakukan teguran secara lisan tetapi masih mengulangi hal tersebut maka akan diberi Surat Peringatan sebagai tindak lanjut dari teguran lisan. 7. Mengurus perijinan rumah sakit. Perijinan-perijinan yang diperlukan rumah sakit seperti ijin operasional, ijin alat-alat kesehatan, serta sertifikasi sarana dan prasarana dilakukan untuk melengkapi persyaratan operasional rumah sakit sebagaimana telah ditentukan Undang-Undang.

VI. SASARAN Sasaran a. Terpenuhnya tenaga pengganti bagi karawan resign untuk memenuhi kebutuhan ketenagaan, atau penambahan tenaga berdasarkan analisa beban kerja masing-masing unit. b. Terpenuhnya SDM Rumah Sakit Mitra Medika yang berkualitas

9 Program Kerja Unit SDM Rumah Sakit Mitra Medika

c. Tidak ada komplain d. Tidak ada kejadian nyaris cidera, kejadian tidak diharapkan, kejadian tidak cidera, kejadian potensial cidera dan kejadian sentinel di unit SDM. e. Karyawan baru yang telah melaksanakan orientasi di unit SDM siap kerja sesuai dengan tanggung jawab dan kompetensinya. f. Target semua karyawan bisa mengikuti pelatihan 20 jam setahun. g. Pemantauan indikator mutu telah dipahami oleh semua karyawan. h. Indikator mutu terisi dengan baik sesuai ketentuan

VII. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN No

KEGIATAN

1.

Pengerjaan gaji karyawan

BULAN 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Pelaporan tenaga kerja di 2.

BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan

3.

Ijin Kerja dan Ijin Praktek

4.

Perijinan RS :

Dilakukan setiap ada yang perawat, penunjang medis ataupun dokter yang baru masuk Dilakukan setiap 5 tahun

1. Ijin operasional 2. Ijin alat-alat kesehatan

Dilakukan 2 tahun sekali ( bulan di sesuaikan dengan masa berlaku)

3. Sertifikasi saran dan prasarana 5. 6.

Rapat Unit Pemeliharaan Sarana Prasarana Kerja

VIII. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN 1.

Evaluasi program kegiatan dibuat setelah pelaksaan dan dikomuntasikan dengan notulen dan daftar hadir

2.

Rapat unit setiap bulan didokumentasikan dalam notulen rapat dan daftar hadir

3.

Pemeliharaan dan kerusakan sarana dan prasarana kerja dilakukan segera kepada bagian pemleiharaan sesuai prosedur

4. IX.

Pelaporan kegiatan di unit SDM dibuat dalam laporan bulanan

PENCATATAN, PELAPORAN dan EVALUASI KEGIATAN 1. Pencatatan dilakukan pada saat pelaksanaan kegiatan 2. Setiap bulan dilakukan evaluasi bersama staf lainnya pada saat rapat bulanan

10 Program Kerja Unit SDM Rumah Sakit Mitra Medika

3. Pencatatan semua kegiatan, baik pemeliharaan alat, peremajaan dan penggantian komponen alat dilakukan setelah dilaksanakan, oleh petugas Instalasi pemeliharaan sarana rumah sakit. 4. Pelaporan dilakukan bila ada peralatan yang rusak, dan membutuhkan perbaikan atau penggantian komponen kepada kepala sub bagian pemeliharaan sarana sepengetahuan unit SDM. Hasil laporan menjadi arsip unit SDM dan menjadi catatan serta pedoman pelaksanaan kegiatan serupa di tahun yang akan datang. 5. Laporan bulanan diserahkan pada awal bulan 6. Laporan tahunan disetor pada awal tahun berikutnya 7. Evaluasi kegiatan pelayanan dilakukan tiap bulan dan dilaporkan kepada Wakil Direktur Umum & Administrasi 8. Evaluasi kegiatan pelayanan juga dilakukan tiap tahun, dan dilaporkan ke Wakil Direktur Umum & Administrasi. 9. Hasil evaluasi dilakukan dianalisa, dan dipakai dasar sebagai penyusunan program kerja tahun selanjutnya.

11 Program Kerja Unit SDM Rumah Sakit Mitra Medika