Presentación_prospectiva 2

PASOS PARA DESARROLLAR UNA PROSPECTIVA ORGANIZACIONAL APLICADA EN UN MODELO DE CONTROL DE GESTIÓN

1. OBJETIVO GENERAL DE LA PROSPECTIVA  Proponer

la prospectiva como instrumento metodológico, para la elaboración de un plan estratégico del control.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 

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Proporcionar una herramienta que sirva para diseñar una idea rectora, que permita la subsistencia de la organización. Proponer un modelo de dirección que ayude a alcanzar el estado deseado en el futuro. Generar parámetros que ayuden a la organización, para definir el fin que esta desea alcanzar relacionándolos con los valores de la organización a través de metas y que a su vez este fin sea concreto, práctico y asequible. Orientar a la organización para que innove y que le permita alcanzar una posición competitiva y ventajoso en el entorno socioeconómico donde se desenvuelva

3. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO DE PROSPECTIVA

Es una metodología basada en la innovación, evolución, economía, creatividad y la necesidad de la organización, siendo sensible, adaptable, dinámica y lo más importante que pueda responder a procesos de cambio y a alcanzara el objetivo determinado.

4. MARCO CONCEPTUAL El análisis prospectivo tiene un principio básico, el cual hace énfasis en la comprensión del futuro para alterar el presente, además tiene la concepción de que el futuro es el resultado de interacciones entre tendencias históricas y eventos hipotéticos, cuya finalidad es el análisis de la influencia en el presente de futuros alternativos y de los impactos en el futuro de las políticas actuales, apuntando al autocontrol de los individuos, procesos dentro de la organización.

5. ANÁLISIS DE TENDENCIAS DEL ENTORNO Y DEL CONTEXTO 5.1 Respecto a las tendencias del entorno, se debe

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tener presente las siguientes variables que determinan a una organización en una situación de riesgo o una favorable: Costo como herramienta de gestión. La globalización. La calidad como estrategia diferenciadora. La explosión de los servicios. Cambios socio culturales. Aceleración de las innovaciones tecnológicas al interior de organizaciones. Tendencias del contexto en el control de gestión.

5.2

TENDENCIAS DEL CONTEXTO

Existen diferentes variables a nivel interno que ponen de manifiesto aspectos controlables de ventajas y desventajas frente a la competencia o necesidad del mercado, ellas son: 

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Fusión entre firmas proveedoras de productos o servicios. Giros drásticos en las estrategias comerciales. Marcos regulatorios que obligan a los proveedores a desarrollar productos o servicios que aseguren el cumplimiento permanente de las normas.

5.3 CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL EN COLOMBIA

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En Colombia los sistemas de control hacen especial énfasis en: El Control del gasto. La evaluación de gestión y resultados. El Seguimiento financiero al presupuesto. Los sistema de control interno. La retroalimentación. Los planes de mejoramiento.

5.4 TENDENCIAS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL  

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Utilizar el sistema de costeo basado en actividades. La implantación y seguimiento de indicadores de gestión. El desarrollo de un cuadro de mando integral y tableros de control. Reingeniería de procesos y calidad total. La utilización de indicadores no financieros como instrumento de medición del rendimiento organizacional. El uso de sistemas de control de gestión desde la alta dirección.

6. ANÀLSIS INTERNO 6.1 PROSPECTIVA ORGANIZACIONAL: La condición fundamental para hablar de Prospectiva es la coherencia sistémica “ Es característico de la manera de pensar del hombre encarar entidades antes que sistemas, desconectar sistemas antes que relacionar sus partes, registrar “ingresos” Y “egresos” de los sistemas antes que medir el comportamiento sistémico.” La Prospectiva, el estudio del futuro con criterios científicos con el fin de anticipar situaciones y prevenir y planificar, se presenta, a pesar de sus limitaciones, como una solución para evitar que el devenir incontrolable de los sucesos provoque una pérdida de eficacia y/o de competitividad de la organización. Desde el momento en que, al anticipar, provee de información acerca de alternativas, riesgos y potencialidades, puede ser considerada una herramienta de reducción de incertidumbre notable, y un apoyo inestimable para adecuar los procesos de toma de decisiones a esta nueva realidad.

6. ANÁLISIS INTERNO 6.2 Estructura Organizacional: Se centra en el análisis de los nuevos principios y modelos de estructura organizativa que están apareciendo entre las empresas mas evolucionadas y adaptadas al entorno competitivo actual. Define la estructura organizativa de la empresa como las vías jerárquicas y de comunicación entre los diversos niveles y puestos de la organización. El control se dirige hacia la división del trabajo como estructura primaria y después coordinarlo de diversas formas en estructura operativa.

6. ANÁLISIS INTERNO 6.3 Cultura Organizacional: Es una nueva óptica que permite a la gerencia comprender y mejorar las organizaciones, ha logrado gran importancia, porque obedece a una necesidad de comprender lo que ocurre en un entorno y explicar porqué algunas actividades fallan y otras. El control se dirige a todos los niveles de la empresa ya que son un conjunto de normas, de valores y formas de pensar que caracterizan el comportamiento de las personas en todos los niveles de la empresa. Se pueden realizar sensibilizaciones y fomentar la cultura del autocontrol, mediante encuestas.

6. ANÁLISIS INTERNO 6.4 Talento Humano:

Se basa en factores que le dan diversas modalidades a esta actividad, conocimientos, experiencia, motivación, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes, habilidades, salud, etc. En este sentido, el control se orientará en la definición de competencias, roles, inducción, entrenamiento, mecanismos de evaluación de desempeño, sanciones e incentivos.

6. ANÁLISIS INTERNO 6.5 Financiero:

Es un aspecto que permite a la organización tomar decisiones en relación con la parte económica y el control se encamina básicamente al componente Presupuestal y en la confiabilidad de los registros contables.

6. ANÁLISIS INTERNO 6.6 Equipos:

Son los instrumentos que se utilizan en el desarrollo de las actividades por parte del recursos humano y el control está orientado básicamente en los mecanismos de adquisición, en el manejo y en la vida útil que se le da al bien.

6. ANÁLISIS INTERNO 6.7 Materiales: Son los elementos que se utilizan para realizar tareas en un área específica, el control se orienta hacia la calidad de los insumos.

6. ANÁLISIS INTERNO 6.8 Información:

Estos sistemas de información no son solo los que hacen parte de la informática sino también a los sistemas de información en todas las áreas de la organización y el control se orienta hacia la trazabilidad que existe en cada uno de los distintos procesos de la organización.

6. ANÁLISIS INTERNO 6.9 Control:

Es un elemento complementario, que se da en todas las organizaciones como un conjunto de acciones, funciones, medios y responsables que garanticen mediante su interacción, conocer la situación de un aspecto o función de la organización en un momento determinado. El punto de control es la eficacia de la organización, ya que es el mecanismo idóneo para mantener la organización en condiciones de funcionar en correspondencia con sus objetivos.

6. ANÁLISIS INTERNO 6.10 Mejoramiento Continuo:

Mecanismo utilizado por las organizaciones, situación que le permite ser mas competitivo en el mercado con el ánimo de satisfacer las necesidades de los clientes y principalmente de los proveedores.

7. MISIÓN La misión es la definición duradera del objeto de una organización para que se distinga de otras similares, en otras palabras, es la idea rectora que permite la subsistencia de la organización, del área y del programa, es su razón de ser.

4. 5. 6. 7.

Los pasos a tener en cuenta son: Siempre tener presente el objetivo general Aumentar los niveles de competitividad, productividad y rentabilidad, formando el talento humano. Tener en cuenta nuevas tecnologías aplicadas al desarrollo de la organización. Tener en cuenta el entorno y las necesidades

8. VISIÓN Es el estado deseado por la organización para alcanzar en el futuro. Para el desarrollo de la visión, es importante visionar e identificar los reconocimientos que se deben alcanzar a un largo plazo en el área donde se quiere lograr el reconocimiento. Debe ser un estímulo y una dirección a seguir para la organización, por lo tanto , es realista, amplia, detallada y comprometedora. Debe ser clara, sencilla y de fácil comunicación.

9. OBJETIVOS Son los resultados esperados a corto, mediano y largo plazo que pretende alcanzar una organización por medio del cumplimiento de su misión. Se debe tener en cuenta : Fechas específicas, identificación de estándares, escala de prioridades, puntos de referencia, que puedan medirse y focos generadores de valor para poder promoverlos.

CÓMO SE REALIZA EL OBJETIVO GENERAL  

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Cómo se hace? Para establecer el objetivo general, se debe entender que éste prepara el camino para el futuro, adoptando acciones presentes como posibles para el mañana. Construyendo una matriz DOFA haciendo análisis de las variables exógenas y endógenas, por grupos interdisciplinarios Dependencia/Área: Responsable: E-mail Teléfono:

GRUPO INTERDISCIPLINARIO • • • •

Gestores de la organización – socios accionistas. Comité Técnico de Planeación Comité asesor externo. Comité interno de gestión.

A continuación deben formular las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas con base en:      

Variables económicas De Mercado Competencia laboral Inversión Impacto social Entre otras.

DEBILIDADES Factores al interior de la organización que no permiten el éxito:  1. ______________________________  2. ______________________________  3. ______________________________  4. ______________________________  5. ______________________________

OPORTUNIDADES Condiciones externas que impactan positivamente en el futuro de la organización  1. _______________________________  2. _______________________________  3.________________________________  4. _______________________________  5. _______________________________

FORTALEZAS Factores internos que permiten la proyección y hacerse único en la competencia.  1. ______________________________  2. ______________________________  3. ______________________________  4. ______________________________  5. ______________________________

AMENAZAS Son aquellos posibles obstáculos o irracionalidades que puedan interferir con la operación del sistema. 2. ___________________________________ 3. ___________________________________ 4. ___________________________________ 5. ___________________________________ 6. ___________________________________

Cómo realizar Objetivos Específicos Definición: es el fin intermedio que permite lograr el objetivo general, debe ser cuantificable y evaluable, para esto se deben establecer metas, ya que estas son la traducción cuantitativa de cada objeto y tienen como fin asegurar los resultados en el tiempo. Deben identificarse las variables, que por su importancia e impacto en la organización se pueden considerar como críticas y sirvan de base para el diseño del sistema preservando la capacidad operativa de la organización. En este orden de ideas se deben tener presente las metas que permitan enfocar o canalizar los esfuerzos, metas que guíen los planes los planes, decisiones y metas que ayuden a evaluar el progreso. Ejemplos  Realizar el saneamiento contable.  Sistematizar el conjunto de bienes inmuebles y muebles.  Actualizar el inventario de bienes.  Valorar comercialmente los bienes que son propiedad de la organización.  Canalizar la información, para alimentar la base de datos.  Etc.

Ejemplos

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Realizar el saneamiento contable. Sistematizar el conjunto de bienes inmuebles y muebles. Actualizar el inventario de bienes. Valorar comercialmente los bienes que son propiedad de la organización. Canalizar la información, para alimentar la base

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de datos. Etc.

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