Fundamentos_de_la_planeación.docx

En este capítulo comenzamos nuestro estudio sobre la primera de las funciones de la administración: la planeación. Planear es importante debido a que se establece lo que hace una organización. Veremos cómo los gerentes fijan objetivos y cómo establecen planes.

 Definir la naturaleza y el propósito de la planeación.  Clasificar los tipos de objetivos que las organizaciones pueden tener y los planes que utilizan.  Comparar y contrastar los métodos de planeación para establecer objetivos.  Analizar temas contemporáneos de planeación

El dilema de un gerente ¿Qué tipos de planes podría necesitar para garantizar que las áreas de ventas y de servicio al cliente permanezcan sólidas mientras la empresa se expande?

¿Usted qué haría?

Podría pensar que la planeación no es algo importante para usted en este momento. Pero cuando piensa en el horario para su siguiente curso o cuando decide qué tiene que hacer para concluir a tiempo un proyecto de clase, está planeando. Planear es algo que todos los gerentes tienen que hacer Como dijimos en el capítulo 1, la planeación implica definir los objetivos de la organización, establecer estrategias para lograr dichos objetivos y desarrollar planes para integrar y coordinar actividades de trabajo. Tiene que ver tanto con los fines (qué) como con los medios (cómo) .

Cuando utilizamos el término planeación, queremos decir planeación formaL En la planeación formal se definen los objetivos específicos durante un periodo específico. Estos objetivos se plantean por escrito y se comparten con los miembros de la organización para reducir la ambigüedad y crear una idea común de lo que tiene que hacerse. Por último, los planes específicos existen para lograr dichos objetivos.

La planeación parece necesitar mucho esfuerzo. Entonces, ¿por qué los gerentes deben planear? Podemos darle al menos cuatro razones. Primero, la planeación incorpora dirección a los gerentes y también al resto de los empleados. Cuando los empleados saben lo que su empresa o equipo intenta lograr y lo que ellos deben hacer para contribuir en el logro de los

objetivos, pueden coordinar sus actividades, entre sí y hacer lo necesario para cumplir con los objetivos. Sin planeación, los departamentos e individuos podrían trabajar en objetivos diferentes y evitar que la organización logre sus objetivos con eficacia. Luego, la planeación reduce la incertidumbre, ya que obliga a los gerentes a ver a futuro, a anticipar el cambio, a considerar el efecto del cambio y a desarrollar respuestas adecuadas. Aunque la planeación no eliminará la incertidumbre, los gerentes planean para que puedan responder con eficacia. Además, la planeación minimiza el desperdicio y la redundancia. Cuando se coordinan las Actividades laborales en torno a planes, las ineficiencias se vuelven obvias y pueden corregirse o eliminarse. Por último, la planeación establece los objetivos o los estándares utilizados para controlar. Cuando los gerentes planean, desarrollan objetivos y planes. Cuando controlan, ven si los planes se han llevado a cabo y si se cumplieron los objetivos. Sin planeación, no habría objetivos con los cuales medir o evaluar el esfuerzo laboral.

¿Vale la pena planear? Diversos estudios han analizado la relación entre la planeación y el desempeño. Aunque la mayoría han mostrado en general relaciones positivas, no podemos decir que las organizaciones que planean fórmamente siempre superan el desempeño de aquellas que no planean. ¿Qué podemos concluir? Primero, en general, la planeación formal está asociada con resultados financieros positivos; Utilidades más altas, rendimiento de activos más elevado, etcétera. Segundo, parece que hacer un buen trabajo de planeación e implementar esos planes tienen una función más importante en el alto desempeño Después, en estudios donde la planeación formal no derivó en un mayor desempeño, con frecuencia el entorno externo fue el responsable. Cuando fuerzas externas, como regulaciones gubernamentales o sindicatos poderosos, restringen las opciones de los gerentes, ellos reducen el efecto que tiene la planeación sobre el desempeño de una organización.

Por último, la relación planeación-desempeño parece estar influenciada por el marco de tiempo de la planeación. Parece que se necesitan al menos cuatro años de planeación formal antes de que Ésta comience a afectar el desempeño. A la planeación frecuentemente se le conoce como la función principal de la administración , ya que ésta sienta las bases de todas las demás cosas que hacen los gerentes cuando organizan, dirigen y controlan. Ésta involucra dos aspectos importantes: objetivos y planes. Los objetivos (metas) son los resultados o propósitos deseados. Éstos guían las decisiones de la administración y forman los criterios contra los cuales se miden los resultados. Es por esto que con frecuencia se les conoce como las bases de la planeación. Es necesario que conozca el objetivo deseado o resultado antes de poder establecer planes para lograrlo. Los planes son documentos que describen cómo se lograrán los objetivos. Por lo general incluyen Asignaciones de recursos, programas y acciones necesarias para cumplir con los objetivos. Cuando los gerentes planean, desarrollan tanto objetivos como planes.

Podría parecer que las organizaciones tienen un solo objetivo: en el caso de las empresas, generar utilidades, y en el caso de organizaciones sin fines de lucro, cumplir las necesidades de algún grupo integrante. Sin embargo, el éxito de una organización no puede determinarse por medio de un solo objetivo. Si los gerentes enfatizan únicamente un objetivo, se Ignoran otros objetivos necesarios para el éxito a largo plazo. En realidad , todas las organizaciones tienen varios objetivos. Por ejemplo, las empresas podrían querer aumentar su participación en el mercado, mantener a sus empleados entusiasmados con trabajar para la organización y a favor de prácticas también tales más sustentables. Una iglesia podría proporcionar un lugar para prácticas religiosas y también actuar como un lugar para que sus miembros socialicen y ayuden económicamente a personas desfavorecidas de su comunidad. La mayoría de los objetivos de las compañías pueden clasificarse como . se relacionan con el desempeño financiero de la organización, mientras que los están relacionados con todas las demás áreas de desempeño de la organización. Por ejemplo, McDonalds

establece que sus objetivos financieros son de 3 a 5 por ciento en promedio anual de ventas y de crecimiento en utilidades, 6 a 7 por ciento en promedio anual de crecimiento en ingresos de operación, y un retorno de la inversión entre 17 y 19 por ciento. Un ejemplo de un objetivo estratejico sería la solicitud del presidente de Nissan por el superar el automóvil de la compañía GT-R: iguala o supera el rendimiento del 911 Turbo de Porsche.

Las formas más populares para describir los planes organizacionales son en términos de alcance (estrategicos contra operacionales), de tiempo (contra largo plazos), de especificidad (Direccionales contra concretos) y frecuencia de uso (únicos contra permanentes) Los planes estratégicos generalmente son de largo plazo, direccionales y únicos. los planes operacionales por lo general son de corto plazo, concretos y permanentes.

¿Qué incluye cada uno? Los planes estratégicos son planes que se aplican a toda la organización y establecen sus objetivos generales. A los planes que abarcan un área operativa particular de la organización se les llama planes operacionales. Estos dos tipos de planes difieren en que los planes estratégicos son amplios, mientras que los operacionales son limitados. El número de años utilizados para definir planes de corto y largo plazos ha disminuido considerablemente debido a la incertidumbre ambiental. El largo plazo se utiliza para definir cualquier periodo mayor a siete años. Intente imaginar lo que probablemente estará haciendo en siete años, y podrá comenzar a darse cuenta de lo difícil que resulta para los gerentes establecer planes tan a futuro, Nosotros definimos los planes de largo plazo como aquellos con un periodo mayor a tres años. Los planes de corto plazo son aquellos que abarcan un año o menos, Cualquier periodo entre ambos sería un plan intermedio. Aunque estas clasificaciones de tiempo son bastame comunes, una organización puede utilizar cualquier marco de tiempo de planeación que desee.

Los objetivos no se escriben de la misma manera. Algunos son mejores que otros, al dejar claro cuáles son los resultados deseados. Los gerentes deben poder plantear objetivos bien escritos.

Los gerentes deben seguir cinco pasos cuando establezcan objetivos: 1. Revisar la misión de la organización o el proposito. Una misión es una declaración amplia que proporciona una idea general de lo que los miembros de una organización piensan que es importante. Los gerentes deben revisar la misión antes de escribir objetivos, ya que los objetivos deben reflejar esa misión.

2. Evaluar los recursos disponibles. Usted no desea establecer objetivos que sean imposibles de lograr; dados los recursos disponibles. Aunque los objetivos deben ser desafiantes, deben ser realistas. 3. Determinar los objetivos individualmente de otros. Lo objetivos reflejan resultados deseados y deben ser congruentes con la misión de la organización 4. Escribir los objetivos y comunicarlos a todos los que deban saberlos. Describir y comunicar los objetivos obliga a la gente a pensar en conjunto. Los objetivos escritos también se vuelven evidencia visible de la importancia de trabajar por algo. 5. Revisar los resultados y si los objetivos se están cumpliendo. Si los objetivos no se están cumpliendo , cámbiela según sea necesario . Una vez que los objetivos se han establecido, escrito y comunicado, un gerente está listo para desarrollar los planes para lograr los objetivos.

El proceso de desarrollo de planes está influenciado por tres factores de contingencia y por el método de planeación seguido. Factores de contingencia en la planeación. En su mayoría, los gerentes de nivel medio y bajo realizan planeación operacional, mientras que los gerentes de mayor nivel realizan planeación estratégica. El segundo factor de contingencia es la incertidumbre ambiental. Cuando la incertidumbre es alta, los planes deben ser específicos pero flexibles. Los gerentes deben estar preparados para cambiar o corregir los planes conforme se implementan. En ocasiones, los gerentes incluso tienen que abandonar los planes. El último factor de contingencia también está relacionado con el marco de tiempo de los planes. El concepto de compromiso dice que los planes deben extenderse lo suficiente para cumplir con los compromisos realizados cuando se desarrollaron los pIanes. Planear para un periodo demasiado largo o demasiado corto resulta ineficiente e Ineficaz.

TEMAS CONTEMPORÁNEOS DE PLANEACIÓN Concluimos este capítulo abordando dos temas contemporáneos de planeación. En específico Analizaremos las críticas a la planeación y cómo los gerentes pueden planear eficazmente en entornos dinámicos.

La planeación organizacional formal se hizo popular en la década de 1960, y aún lo es en la Actualidad. Tiene sentido que una organización establezca metas y cierta dirección, pero los críticos han desafiado algunas de las suposiciones básicas de la planeación: 1. La planeación puede generar rigidez. Los planes formales pueden encasillar a una organización en objetivos específicos por lograr dentro de periodos específicos. Cuando se establecieron estos objetivos, la suposición pudo haber sido que el entorno no cambiaría. Si esa suposición

no es correcta, los gerentes que siguen un plan pueden tener problemas. En lugar de permanecer flexibles, incluso tal vez descartar el plan, los gerentes que continúan persiguiendo los objetivos originales podrían no ser capaces de arreglárselas 2. No es posible desarrollar planes para un entorno dinámico.' Si una suposición básica de Planeación (que el entorno no cambiará) es errónea, entonces ¿cómo se puede planear? El entorno actual de las empresas con frecuencia es aleatorio e impredecible. Administrar en esas condiciones requiere flexibilidad, y eso podría significar no estar Atado a planes formales. 3 . Los planes formales no pueden sustituir la intuición y la creatividad.' Con frecuencia, las Organizaciones tienen éxito gracias a la visión innovadora de alguien, y los esfuerzos de Planeación rutinarios pueden impedir tal visión. 4. La planeación enfoca la atención de los gerentes en la competencia actual y la supervivencia A futuro. 5. La planeación formal refuerza el éxito, que puede llevar al fracaso. , El éxito genera éxito.

Ésta es una tradición estadounidense. Si algo no falla, no hay que arreglarlo, ¿verdad? Bueno, De hecho, el éxito puede generar fracasos en un entorno incierto. Es Difícil cambiar o descartar planes anteriores exitosos; no es fácil dejar la comodidad de lo Que funciona por la ansiedad de lo desconocido. Los planes exitosos pueden dar un falso sentido de seguridad y generar más confianza en los planes formales de lo que está garantizado. Muchos gerentes no se enfrentarán a lo desconocido a menos que se vean forzados a hacerlo por los cambios en el entorno. Pero, para entonces ¡puede ser demasiado tarde! 6. Sólo Planear no es suficiente . Para los gerentes, la sola planeación no es suficiente. ¡Tienen que poner manos a la obra Los gerentes necesitan planear, y también ver que el plan se lleve a cabo.

En un entorno incierto, los gerentes deben desarrollar planes que sean específicos pero flexibles. Aunque esto podría parecer contradictorio, no lo es. Para que sean útiles, los planes necesitan cierta especificidad, pero los planes no deben escribirse en piedra. Los gerentes deben reconocer que la planeación es un proceso continuo. Los planes sirven como un mapa, aunque el destino pueda cambiar debido a las condiciones dinámicas del Mercado. Los gerentes deben estar preparados para cambiar direcciones si las condiciones ambientales lo justifican.

• Practique el establecimiento de objetivos para varios aspectos de su vida personal, como los académicos, preparación de carrera, familia, pasatiempos, etcétera. Establezca al menos dos objetivos de corto plazo y al menos dos de largo plazo para cada área.

• Para los objetivos que ha establecido, escriba los planes para conseguirlos. Piense en términos de lo que tendrá que hacer para lograr cada uno. Por ejemplo, si uno de sus objetivos académicos es mejorar su promedio de calificaciones, ¿qué tendrá que hacer para conseguirlo? • Escriba una declaración de misión personal. Aunque esto puede parecer sencillo, no será simple o fácil. Esperamos que sea algo que quiera mantener, utilizar y revisar cuando sea necesario Que será algo que le ayude a ser quien quería ser y a vivir la vida que quiere vivir.