Procedimiento Para El Control De La Información Documentada.docx

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

PROCEDIMIENTO CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Código: PRO-SIG-001 Versión: 1.0 Fecha: 20/03/2019 Página: 1 de 2

Objetivo: Proporcionar las instrucciones para la creación, actualización y control de la información documentada acorde a los requisitos del Sistema Integrado De Gestión de la empresa xxxx.

Alcance: El procedimiento inicia con identificar la necesidad y termina con el control de cambios. Aplicado para toda la información documentada del Sistema Integrado de Gestión de la empresa xxxxx. Vocabulario: Actividad: conjunto de tareas que se desarrollan secuencialmente, y que con otras actividades conforman el procedimiento. Se numeran con un dígito y están redactadas en forma de sujeto. La redacción debe ser general pero suficiente para que quien desarrolla el procedimiento entienda qué debe hacer. Alcance: define la extensión, las áreas, servicios y/o procesos a los cuales aplica un documento. Almacenamiento: poner o guardar en archivo de tal forma que se reduzca al mínimo el riesgo de deterioro, daño o pérdida, además registrar información en la memoria de un ordenador. Aprobación: acción mediante la cual una persona cuyo cargo está autorizado, evalúa que el contenido de un documento cumple, para alcanzar los objetivos propuestos. Cambio de fondo: modificaciones realizadas al documento que afectan las condiciones y lineamientos establecidos en la versión vigente. Cambio de forma: modificaciones realizadas al documento que permiten ajustar su presentación o corregir errores de puntuación u ortografía. Código: conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un documento en forma particular; para su identificación según tipo de documento, proceso que pertenece y el consecutivo correspondiente. Control de cambios: es la acción de controlar los cambios que tiene un documento a través del tiempo y se evidencia en el número de la versión que se establece desde la elaboración inicial del documento. Su control se realizará en el Inventario Maestro de Documentos. Distribución: es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los interesados para su aplicación. Documento obsoleto: documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido. Elaboración: cuando se reúne la información y se prepara el borrador del documento. Información documentada: información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Los documentos pueden ser (procedimientos, instructivos, formatos, planes, programas, matrices, documentos de origen externo; entre otros). Inventario Maestro de Documentos: relación de documentos internos y externos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa, los cuales se encuentran asociados a los procesos definidos en el documento.

Procedimiento: descripción de la manera específica de efectuar una actividad o un proceso. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Reglamento: documento en que se establecen un conjunto de reglas y normas establecidas por la organización para su funcionamiento. Responsable: persona que tiene a su cargo la ejecución de una actividad. Retención: es el tiempo de archivo de los registros tanto en el archivo activo como en el inactivo. Revisión: cuando se verifica la adecuación de los documentos para que sean versión inicial (o cuando sea necesario). Versión: señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al documento.

Actividad

Identificar 1

2

Pre-Aprobar

3

Elaborar

4 Revisar y Aprobar

Detalle

Responsable

Determinar la necesidad para crear, actualizar y control de la información documentada del SIG.

HSEQ Líder Proceso

Pre- aprobación de la necesidad para crear, actualizar y control de la información documentada.

Proyectar o modificar la información documentada del SIG, de forma clara y sencilla.

Verificar que la información documentada cumpla con los requisitos del SIG, la norma y la política de la organización. Aceptación de la información documentada. Si no se aprueba el documento se regresa para su modificación.

Evidencia

Formato de solicitud

Alta Gerencia

HSEQ

Documento elaborado

HSEQ Documento revisado y aprobado Alta Gerencia

5 Divulgar

6

Administrar

7

Elaboró:

Control Cambios

Publicar la información documentada. Distribuir la información documentada. Socializar la nueva versión de la información documentada, haciendo énfasis en los cambios realizados a la misma.

Retirar información documentada obsoleta, copias no controladas. Archivar electrónicamente la información documentada. Destruir la información documentada física, si existe nueva versión. Mantener la información documentada digitalmente para acceder a esta por personal idóneo para su manejo. La información documentada de origen externo será anexada en la Matriz Inventario maestro de Documentos.

Establecer una Matriz “Inventario Maestro de Documentos” de la información documentada del SIG. Registrar la información documentada de origen interno y externo en la Matriz “Inventario Maestro de Documentos”. Revisó:

HSEQ Lista de asistencia

Jefe Proceso

HSEQ Alta Gerencia

Matriz “Inventario Maestro de Documentos”

Líder Proceso

HSEQ

Aprobó:

Matriz “Inventario Maestro de Documentos”