PT WARU ABADI Gresik - Indonesia
PROSEDUR RAPAT KOORDINASI MINGGUAN
No. Dokumen
P/PMS/14
No. Revisi
01
Tgl. Berlaku
1 Januari 2005
Halaman
1 dari 3
RAPAT KOORDINASI MINGGUAN PT. WARU ABADI
Daftar Penerima : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
President Director Operational Director Head of Financial Manager East Java Regional Manager West Java Regional Manager Internal Auditor Branch Manager
PENGENDALIAN (X)
X
Keterangan
Nama
Uncontrolled
Disusun
Controlled
Diperiksa
Joni Gunawan, S.Sos, MM
Disetujui
Ir. Moelyanto
Control Number
Komite Bangmen
Tanda Tangan
PT WARU ABADI Gresik - Indonesia
I.
PROSEDUR RAPAT KOORDINASI MINGGUAN
No. Dokumen
P/PMS/14
No. Revisi
01
Tgl. Berlaku
1 Januari 2005
Halaman
2 dari 3
TUJUAN & RUANG LINGKUP Tujuan Prosedur : Memastikan bahwa pelaksanaan rapat koordinasi mingguan di PT. Waru Abadi sesuai dengan prosedur yang berlaku. Ruang Lingkup Prosedur : Prosedur ini meliputi prosedur rapat koordinasi mingguan unit bisnis di PT. Waru Abadi, yaitu : Rapat masalah pemasaran, piutang, persediaan dan kas beserta rapat masalah teknis di lapangan.
II. ISTILAH & SINGKATAN -----III. TANGGUNG JAWAB
3.1. Penyelanggara Rapat Bertanggung jawab dalam pelaksanaan rapat (koordinasi), mulai pembuatan undangan, menyiapkan tempat, menyiapkan bahan sampai dengan selesainya rapat. 3.2. Notulis Bertanggung jawab atas pencatatan hasil rapat. 3.3. Peserta Rapat Bertanggung jawab atas kepercayaan yang telah diberikan penyelengara (kehadiran) serta diharapkan peran aktifnya pada rapat tersebut. 3.4. Financial Officer Bertanggung jawab atas penyimpanan pencatatan hasil rapat (file).
Hal : 3 dari 3
PROSEDUR RAPAT KOORDINASI MINGGUAN NO
KETERANGAN
1
Branch Manager sebagai penyelenggara rapat koordinasi mingguan mengundang jajarannya untuk melaksanakan rapat pada sore hari (jam menyesuaikan) selesai melaksanakan aktivitas rutin. dan juga menunjuk seorang Notulis (sesuai dengan kepentingan rapat) utuk mencatat semua hasil-hasil rapat.
2
3
Branch Manager memimpin rapat koordinasi mingguan dengan pokok bahasan semua yang terkait dengan operasional unit, saran-saran dan ide-ide dari peserta rapat koordinasi mingguan. Pokok bahasan, usulan-usulan dan kesimpulan hasil rapat dicatat oleh Notulis. Hasil pencatatan Rapat Koordinasi Mingguan (Notulen) oleh notulis dikirim ke masing-masing peserta dan juga ke kabag masing-masing. Notulis memberikan print out hasil rapat mingguan kepada Urusan Administrasi Unit untuk di file.
PENYELENGGARA (Branch Mgr ) PESERTA RAPAT
NOTULIS
Regional Manager
Financial Officer
Awal 1
2 Undangan Rapat Koord Mingguan
Rapat Koordinasi Mingguan
Pencatatan Rapat Koordinasi Mingguan
Selesai Notulen
Notulen
3
Catatan : Pokok Bahasan Utama yang harus dikoordinasikan adalah sebagai berikut: Permasalahan pemasaran, piutang, persediaan , dan cash flow.
F
F
PT WARU ABADI Gresik - Indonesia
INSTRUKSI KERJA
No. Dokumen
IK/PMS/14
No. Revisi
01
Tgl. Berlaku
1 Januari 2005
Halaman
1 dari 2
PROSES RAPAT KOORDINASI MINGGUAN PT.WARU ABADI
Daftar Penerima : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
President Director Operational Director Head of Financial Manager East Java Regional Manager West Java Regional Manager Internal Auditor Branch Manager
PENGENDALIAN (X)
X
Keterangan
Nama
Uncontrolled
Disusun
Controlled
Diperiksa
Joni Gunawan, S.Sos, MM
Disetujui
Ir. Moelyanto
Control Number
Komite Bangmen
Tanda Tangan
PT WARU ABADI Gresik - Indonesia
I.
AKTIFITAS RAPAT KOODINASI MINGGUAN PT WARU ABADI
No. Dokumen
IK/PMS/14
No. Revisi
01
Tgl. Berlaku
1 Januari 2005
Halaman
2 dari 2
ALAT KERJA - Alat - alat tulis - Komputer + LCD Proyektor - Dokumen - dokumen pendukung
II. PELAKSANA KERJA
- Penyelenggara Rapat III. URUTAN KERJA
-
Penyiapan bahan rapat Mengirim undangan via e-mail ke peserta undangan Menyiapkan tempat dan peralatan rapat Penyampaian bahasan rapat (Notulis sudah mulai melakukan pencatatan-pencatatan) Penyampaian saran-saran, ide-ide dan hal-hal yang berhubungan dengan pokok bahasan rapat. Kesimpulan Kirim hasil Notulis (Notulen) via e-mail ke peserta dan penyimpanan file rapat tersebut oleh Financial Officer.
III. DOKUMEN PENTING
P/PMS/13 R/DOK/01 R/PMS/04
= Prosedur Rapat Koordinasi Mingguan PT. Waru Abadi = Undangan Rapat = Dokumen Notulen Rapat
No. Record : PT.WARU ABADI Gresik - Indonesia
RAPAT TANGGAL PUKUL TEMPAT
R/PMS/10
NOTULEN RAPAT
: : : :
DAFTAR HADIR No Nama
Jabatan
Ttd
No
1.
6.
2.
7.
3.
8.
4.
9.
5.
10.
Nama
Jabatan
Ttd
I. POKOK BAHASAN :
II. USULAN-USULAN :
III. KESIMPULAN
:
NOTULIS
(…………………..)